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1-ESCOPO DO PROGRAMA
(1) A ferramenta de gerenciamento MS Project é aplicável aos mais diversos tipos de Projetos sejam na Gestão de Projetos de Engenharia (Implantação e manutenção de empreendimentos) ou na área de Gestão Empresarial (Planejamento Estratégico ou Gestão de Projetos Específicos).
Dentro da Engenharia Civil temos como principais aplicações:
CONSTRUÇÃO CIVIL 
- identificação dos serviços que impactam diretamente sobre o prazo de entrega da obra; 
- distribuição de recursos humanos e equipamentos; 
- estudo de simulações para avaliar prazos e custos; 
- visualização de longo prazo do empreendimento; 
- localização de gargalos em processos próprios da obra ou que envolva terceiros, e 
- coordenação dos esforços logísticos.
PROJETOS 
- determinação da estrutura de divisão dos trabalhos; 
- identificação do caminho crítico do projeto; 
- administração do volume de trabalho dos colaboradores; 
- visualização simples da evolução do empreendimento, e 
- coordenação de múltiplos projetos. 
2-APLICACABILIDADE NOS SETORES DA OBRA E ESCRITORIO
Quando vamos executar uma obra, os técnicos detalham uma sequência de atividades, atribuindo tempos, recursos, subdividindo e hierarquizando tarefas. Esta lista de atividades é o primeiro input para o sistema. A cada tarefa podem ainda ser atribuídos custos, condicionantes, comentários especiais, interdependências, datas, metas, etc.
A partir dessa lista, que facilmente pode atingir quinhentas ou mais atividades, o software organiza as atividades na forma de cronograma. Mas, ao contrário dos cronogramas feitos à mão, em que não se visualiza as interdependências entre tarefas, o software mantém válidas todas as interdependências, estejam elas exibidas ou não no cronograma.
Desta forma, se uma determinada atividade tiver seu prazo ou datas de início e término alteradas, as demais atividades acompanham estas mudanças, mantendo a lógica da execução da obra.
Calculando de maneira rápida e precisa as datas mais cedo e mais tarde de cada evento, e as folgas de cada atividade, o programa nos permite identificar o caminho crítico e toda vez que, por força de mudanças na execução de atividades, este caminho crítico mudar, isto nos será claramente indicado.
Conhecido o prazo requerido de nossa obra, podemos adequar atividades no sentido de conseguirmos atingir o prazo estipulado, ou, havendo folga, alocar da melhor forma as tarefas ao longo desta.
Ao atribuirmos às atividades os recursos e custos correspondentes, podemos gerar um histograma de recursos associado ao cronograma, e a partir deste, nivelar os recursos.
Diferentemente de uma produção seriada, um empreendimento tem como característica a inconstância na utilização de recursos: há, por exemplo, fases da obra em que utilizamos mais serventes, em outras fases é a atividade de corte e dobra a mais freqüente, em outros momentos estaremos utilizando carpinteiros, etc. Portanto, é normal que exista uma certa ociosidade. O nivelamento de recursos minimiza esta ociosidade, deslocando atividade dentro de suas respectivas folgas, de maneira a requerer um mínimo efetivo de pessoal para a execução.
Nivelados os recursos e alocados os custos pertinentes a cada recurso, obtém-se facilmente um orçamento econômico da obra, além da curva de avanço físico. A obtenção do orçamento pode ser facilitada pelo fato de que além das interdependências que resguardam a lógica de execução, as atividades podem ser agrupadas segundo a Estrutura Analítica de Projeto (EAP).
Pronto o planejamento inicial, ao começar a obra teremos os relatórios de programação, discriminando por equipe as atividades a serem desenvolvidas naquele dia, semana ou mês, conforme a sua necessidade de programação.
O retorno da programação, informando o cumprimento das atividades e os desvios em relação ao programado, nos permite obter a curva do avanço físico realizado, indicando a necessidade ou não de replanejar a obra e reprogramar as atividades, de forma a atender o prazo estipulado ou informando o novo prazo previsto para a conclusão dos serviços. É a etapa do Acompanhamento e Controle.
3-VANTAGENS DO PROGRAMA
(2)O MS Project se destaca por sua facilidade de interação com o usuário. Sendo um item integrado na plataforma Office da Microsoft, sua interface com o usuário já é comum e por isso, suas ferramentas e comandos são encontrados facilmente, sem necessidade constante de um “manual de instruções”.
Estas características implicam na crescente existência de profissionais no mercado com esta habilidade e o conhecimento na manipulação e aplicação desta ferramenta, tornando-se uma obrigatoriedade, o que antes era um diferencial.
(3)O Gráfico de Gantt é outra ferramenta de destaque do aplicativo que estabelece uma excelente comunicação visual das atividades do projeto, através de um cronograma de barras. Esse modelo de cronograma foi criado em 1918 por Henry L. Gantt, e ilustra com clareza todas as etapas do projeto. No MS Project esse gráfico de barras fica localizado a direita da planilha onde descrevemos todas as atividades do projeto, cada atividade do projeto é representado por uma barra, à representação dos predecessores são feitos por setas que indicam a interdependência entre as atividades. O gráfico também destaca as atividades que estão concluídas. Outra vantagem do MS Project é ter uma interface gráfica muito parecida com os aplicativos do pacote MS Office já muito conhecidos pela maioria dos usuários, essa característica é umas das grandes vantagens do aplicativo, pois facilita a implantação minimizando os custos com treinamento dos gestores.
4-DESVANTAGENS DO PROGRAMA
O MS Project possui uma deficiência no que se refere à vulnerabilidade dos dados, pois podem ser alterados mesmo que as condições impostas para o projeto não sejam corretas, ou seja, aceita “martelar o cronograma”. Este aspecto inexiste no Primavera Project, onde uma vez parametrizados, as informações não fornece aos usuários opções de alterações, ou seja, ele é mais preciso nas informações.
O módulo de impressão é meio “duro de cintura” e o tratamento da escala de tempo para impressão e visualização na tela por percentual não é uma boa solução.
Não existe uma maneira de se fazer uma “Curva S” satisfatoriamente usando apenas o MSP. A grande maioria das soluções passa pela exportação para o Excel. Isto é realmente uma grande desvantagem.
Quando se trabalha no MSP é preciso ter em mente que todos os cálculos são feitos em horas não importando a unidade definida para o projeto. Assim você frequentemente encontra atividades com duração em dias fracionados (reclamação que muitas vezes ouço) devido a problemas de calendários e da conversão das durações para horas.
(4) Mas sem dúvida o que menos me agrada é o modo de atualização. O conceito de “Data Date” do Primavera é muito superior à uma eventual simulação deste raciocínio pela “Data da Status” no MSP. Medir o projeto sem a “Data de Status” é possível mas ainda mais sacrificante pois possibilita uma confusão entre passado e futuro, onde numa medição de agosto por exemplo, pode-se ter atividades não concluídas que tenham término “previsto” para julho e atividades já iniciadas em setembro.
5-CASO PRATICO
(5) O MS-Project tem uma interface que lembra o Excel e trata, inicialmente, qualquer entrada como uma atividade. Deve-se inserir primeiro o nome do Projeto e abaixo as partes da EAP.
EAP do projeto (por fases)
Passo 1 – Aninhar as Fases: Para aninhar as “Fases” dentro do “Projeto”, utilize a tecla <TAB>.
Passo 2 – Inserir as Atividades: Para inserir as atividades prossiga da mesma forma. Clique na tecla <Insert> e vá adicionando as atividades. Recomendação: Neste primeiro momento, não convém pensar em Duração ou em Recursos, a prática mostra que é mais proveitoso listar as atividades do projeto inteiro antes de planejar de fato suas durações e quem irá executá-las.
Passo 3 – Sequenciaras atividades: Para isso use o campo “Predecessora”. Mas antes de tudo, o que é uma “Predecessora”?
Para calcular o prazo de um projeto é preciso concatenar as atividades umas nas outras. Predecessora é a atividade anterior, àquela a qual a atividade se conecta para gerar a sequência de passos.
Ex: Na sequência de atividades x, y e z. A predecessora de y é x, de z é y.
Agora vamos inserir as Predecessoras deste projeto (Se o campo “Predecessoras” não estiver disponível, clique com o botão direito sobre a barra de título e escolha “Inserir Campo”) Vá até o campo “Predecessoras”e insira os números correspondentes ao índice da atividade (número que fica na primeira coluna – a “cinza”).
Cada atividade pode ter várias predecessoras, basta inserir os números separados por vírgula. Recomendação: Lembrando que o cronograma é composto de fases e atividades, a prática mostra que inserir a ordem de predecessão na atividade dá maior controle sobre a sequência. Pois a duração da fase é a soma das durações de duas atividades.
Passo 4 – Definir recursos: Neste passo você irá alocar o recursos nas suas atividades correspondentes. No exemplo abaixo foram definidos dois colaboradores: João e Pedro.
Existem duas formas para atribuir um recurso à uma atividade. A primeira é inserindo diretamente no campo “Nomes dos Recursos”.
A segunda, mais segura, é acessando a “Planilha de Recursos”, através do menu “Exibir > Planilha de Recursos”. E em seguida, usando o list box para selecionar os nomes. Isto evita que você duplique um recurso, por exemplo, chamando um de João outro de Joao, J. da Silva e assim por diante.
Passo 5 – Definir data de Inicio do Projeto: Vá até a opção do menu “Projeto > Informações do Projeto” e insira a data inicial do projeto, no exemplo foi utilizada a data de 1 de agosto de 2011.
A data inicial será importante para Definição do Calendário, para calcular os dias não-úteis dentro período real do projeto.
Passo 6 – Definir Calendário: O calendário é essencial para que se chegue a um cronograma realista. Nele você vai inserir:
Feriados e pontes
Férias e Folgas programadas
Períodos de trabalho diferenciados
Os “Períodos de trabalho diferenciados” são usados quando o recurso humano não trabalha o período padrão, que é de 8 horas diárias de segunda a sexta. Às vezes um recurso pode trabalhar apenas 4 horas, ou somente aos sábados. Todas as variações são aceitáveis.
Por exemplo, os dois recursos trabalharão 8 horas diárias de segunda a sexta e o dia 3 de agosto de 2011 será feriado. Para inserir um feriado, siga as ações:
Primeiro vá até o menu Ferramentas > Alterar período útil
Vá até a aba “Exceções”
Insira todas as exceções conforme seu calendário.
6-CONCLUSÃO
O MS Project cumpre bem os objetivos no planejamento e controle nas etapas da obra, observados o escopo (EAP) e o prazo desta, limitar custos, auxilia os esforços logísticos, planeja as interrupções como folga e férias.
Em resumo, é uma útil ferramenta para evitar perder tempo, esforço e dinheiro, que são três itens essenciais na integração do projeto e sua execução (Prazo, Escopo e Custo).
7-BIBLIOGRAFIA
(1) http://www.lem.ep.usp.br/Pef411/~Marcel%20Abe/Ms%20Project98.htm
(2) http://atusni.com.br/index.php/user-page/item/137-ms-project-x-primavera-project-vantagens-e-desvantagens
(3) http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/importancia-da-implantacao-de-uma-estrutura-de-gerenciamento-de-projetos/47533/
(4) http://www.geocities.ws/lapistrantor/artigo4.htm
 (5) http://www.elirodrigues.com/gestao-de-projetos/serie-como-fazer-um-cronograma/parte-3-como-fazer-um-cronograma-no-ms-project/