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AUDITORIA DE EQUIPAMENTOS, APAREL HOS E INSTRUMENTOS AULA 5 Prof. a Luciana Schleder Gonçalves 2 CONVERSA INICIAL Olá estudante! Bem-vindo a Aula 5 da disciplina Auditoria de Equipamentos, Aparelhos e Instrumentos. Neste momento da nossa disciplina, iremos abordar algumas questões relacionadas à gestão da qualidade de equipamentos de saúde. Este é um tema muito atual, considerando que grande parte das organizações de saúde vem passando por mudanças no sentido da melhoria continua de seus processos e produtos. Esta aula inicia com alguns conceitos fundamentais, aborda os sistemas de acreditação, os princípios da gestão da qualidade, algumas das ferramentas de gestão da qualidade e de mapeamento de riscos utilizadas na área da saúde. Não deixe de conferir os textos indicados para leitura obrigatória, pois eles complementam a discussão do material didático. Bons estudos! Clique aqui e acesse o vídeo 1 CONTEXTUALIZANDO Temos acompanhado na mídia brasileira diversos casos relacionados à má gestão em diversas áreas profissionais. Temos percebido que interesses pessoais vêm sobrepondo-se aos interesses coletivos, o que pode ser traduzido em uma grave crise moral e ética em nosso país. O movimento da gestão da qualidade não é recente em vários cenários da indústria e comércio. Quem nunca ouviu a frase “o cliente tem sempre razão” ou “é preciso encantar o cliente”? Mas como aplicar essas máximas em meio a uma realidade tão conturbada? Na área da saúde, esse movimento é relativamente recente. A proporção de serviços de saúde acreditados nas redes pública e particular é muito pequena, em relação a quantidade total de serviços que existem no país. Como você poderá verificar durante os temas desta aula, entre os princípios e conceitos de gestão da qualidade, alguns estão bastante relacionados à ética, ao comprometimento individual para alcance de objetivos 3 comuns de uma equipe ou de uma organização. Por exemplo, o compromisso com a melhoria contínua. Por isso, como os equipamentos, materiais especiais, aparelhos e instrumentos são parte importante do processo de trabalho em saúde, e mesmo de alguns dos seus produtos, o gerenciamento, dentro dos princípios da gestão da qualidade, é fundamental. E como verificar se esse gerenciamento é realizado da maneira como deve ser? Por meio de auditorias! A função dos auditores será basicamente verificar, em uma determinada situação, se a norma pactuada entre os atores envolvidos na prestação de determinado serviço está sendo cumprida. Essa definição pode ser aplicada para os mais diversos contextos, em especial, no dos produtos hospitalares, no qual existem protocolos, normas, portarias e fluxos de trabalho já estabelecidos, os quais norteiam a prática e podem contribuir para que aconteçam menos desvios, menos falhas e, consequentemente, mais segurança. Clique aqui e acesse o vídeo 2 TEMA 1 – CONCEITOS IMPORTANTES Qualidade é um termo polissêmico. Isso quer dizer: é possível que ele seja definido de diversas maneiras. Um exemplo é a definição de Juran (2009): “consiste nas características do produto que vão ao encontro das necessidades dos clientes e desta forma proporcionam-lhes satisfação em relação ao produto". Assim, é perceptível a importância de conhecer quem são nossos clientes, o que esperam, pois, a satisfação deles influenciará no conceito de qualidade de algum processo ou produto. Guarde essa informação e reflita sobre as consequências na área da saúde! Outra definição importante é a de Tronchim (2006), a qual se refere que a qualidade pode ser definida com base em um conjunto de características, tais como: 1. Nível de excelência profissional 4 Esse atributo relaciona-se com as ações de educação permanente, desenvolvidas pela instituição de saúde. Elas devem estar arraigadas a cada profissional; aos diferentes níveis de expertise dos profissionais nos serviços; ao adequado dimensionamento de pessoal; a ações de supervisão e alocação de pessoal de acordo com o grau de complexidade dos pacientes; e à cultura da qualidade da organização. 2. Uso eficiente dos recursos Contempla as ações de gerenciamento de recursos humanos, tecnológicos, materiais, financeiros, e de Informação – as quais relacionam-se diretamente com a percepção de qualidade de um serviço, tanto por parte dos pacientes quanto dos próprios funcionários. 3. Mínimo de risco para o paciente Esse atributo está voltado ao desenvolvimento e manutenção de uma cultura de segurança nos serviços, o que envolve conhecer os principais eventos adversos e desenvolver estratégias para diminuí-los, ou seja, mudar a cultura de culpabilização dos indivíduos por eventuais erros cometidos. Elaborar e desenvolver programas de segurança do paciente estão voltados para melhorar a comunicação entre profissionais de saúde, entre profissionais e pacientes, e entre instituições de saúde que se relacionam; garantir “o procedimento correto no local correto do paciente correto”, ou seja, identificação dos pacientes e procedimentos aos quais serão submetidos; medir e prevenir riscos de queda; monitorar a infecção hospitalar; e promover a segurança no processo de administração de medicamentos. 4. Um alto grau de satisfação por parte dos usuários Primeiramente, é preciso identificar quem é o cliente. Para muitas instituições, é o paciente, porém, em alguns casos, por exemplo, quando o paciente está inconsciente, a família vira o cliente; em outras situações, o médico é considerado o principal cliente, visto que é ele quem traz o paciente para os serviços de saúde. Uma vez isso definido, é preciso realizar avaliação da qualidade na perspectiva: paciente/família/profissionais de saúde/gestores. 5 5. De acordo com os padrões técnicos As práticas em saúde devem ser baseadas em evidências; ou em protocolos e guidelines do Ministério da Saúde ou de Associações de Especialidades, além de seguir os Procedimentos Operacionais Padrão (POP) das instituições. Para tanto, vejamos algumas dimensões para o alcance da qualidade na área da saúde, de acordo com Donabedian (1985): 1. Eficácia: é a obtenção da melhoria da saúde pela aplicação da ciência e da tecnologia nas condições mais favoráveis (controladas). 2. Efetividade: indica o grau de obtenção da melhoria da saúde, ou seja, a relação existente entre a melhoria possível e a melhoria efetivamente obtida. 3. Eficiência: é a habilidade em reduzir custos dos cuidados sem diminuir a sua efetividade. 4. Aceitabilidade: é a adequação dos cuidados de saúde aos desejos e expectativas dos pacientes e de seus responsáveis. 5. Equidade: é a conformidade com o princípio de justiça e de honestidade na distribuição dos cuidados e dos benefícios da saúde entre os membros de uma população. 6. Legitimidade: é a conformidade dos serviços com as preferências sociais expressas nos princípios éticos, nos valores, nas normas, nas leis e nos costumes. Com base no conhecimento desses conceitos elementares, daremos continuidade às discussões sobre a qualidade na área da saúde nos próximos temas! Clique aqui e acesse o vídeo 3 TEMA 2 – SISTEMAS DE ACREDITAÇÃO 6 Quando você lê em algum lugar que determinado serviço é acreditado, você sabe o que isso quer dizer? De forma bem simples, quer dizer que há grande chance de as pessoas obterem serviços de qualidade. De forma técnica, significa que os conceitosestudados no tema anterior da nossa aula norteiam as práticas daquele serviço, em todas as dimensões. Aquino (citado por Seiffert 2011, p. 26): O Programa de Acreditação Hospitalar tem como enfoque a garantia da qualidade da atenção prestada aos clientes, nos hospitais, de forma que, dentro dos recursos disponíveis, haja uma progressiva mudança que impulsione os profissionais, em todos os níveis e serviços, para a avaliação de falhas, fragilidades, forças e potencialidades da instituição, definindo-se metas claras, com a mobilização de todos os envolvidos... A Acreditação é um processo formal pelo qual uma instituição acreditadora credenciada avalia e reconhece se uma organização de saúde atende a determinados padrões considerados aplicáveis. Abrange a capacidade ou o desempenho da instituição, e não do profissional individualmente, enfoca estratégias contínuas de melhoria e alcance de padrões ótimos de qualidade, e não apenas a conformidade a padrões mínimos destinados a garantir a segurança pública. No Brasil, uma das certificadoras de qualidade dos serviços de saúde para os tipos de serviços de saúde do país é a Organização Nacional de Acreditação (ONA). Para saber mais a respeito da ONA, acesse: ONA – ORGANIZAÇÃO NACIONAL DE ACREDITAÇÃO. Disponível em: <https://www.ona.org.br/>. Acesso em: 19 abr. 2017. Esse processo permite a melhoria contínua de cada serviço, incluindo as ações de cuidado, com foco em ambientes seguros, com o objetivo de reduzir ou impedir a ocorrência de eventos adversos na área da saúde. Mas, qual é a relação entre os programas de acreditação e os equipamentos em saúde? Já discutimos desta disciplina que os equipamentos fazem parte da estrutura dos serviços de saúde. Também, influenciam diretamente nos resultados das ações de diversos profissionais na sua ação profissional junto aos pacientes, quer no diagnóstico, quer nas terapias, não é mesmo? 7 Um dos requerimentos importantes dos processos de certificação é a manutenção atualizada dos registros de testes dos equipamentos, o que inclui as dimensões da segurança, calibração e desempenho. Abordaremos mais sobre esse assunto nos próximos temas da aula. Assim, um programa de controle de equipamentos para fins de acreditação inclui controle de custos, qualidade e acidentes; e gerenciamento da tecnologia (Brasil, 2010). Perceba, temas como ciclo de vida do equipamento em saúde e gerenciamento da manutenção já foram estudados em nossas aulas, e são elementos chave de um programa de gestão da qualidade de qualquer serviço de saúde! Como a acreditação, ou as certificações, acontecem após um processo de auditoria de todos os serviços prestados pela organização que deseja, voluntariamente, ser acreditada ou certificada, é importante lembrarmos que não adianta a organização somente realizar de forma correta, mas também, documentar seus processos, descrever como faz para continuamente buscar a qualidade, e ao encontrar erros, o que e como faz para diminuí-los. Assim, como orienta a Anvisa: a manutenção dos documentos relativos aos equipamentos é muito importante, como no caso da investigação de “incidente” relacionado a aparelho médico que seguidamente exige acesso aos relatórios de manutenção, aos diagramas e instruções do fabricante, aos programas de treinamento. Também, por ocasião da compra de um novo aparelho, [a auditoria] valer-se-á das anotações de frequência e dos custos de manutenção dos equipamentos instalados no hospital. (Brasil, 2010, p. 268) Clique aqui e acesse o vídeo 4 TEMA 3 – PRINCÍPIOS DA GESTÃO DE QUALIDADE Como você sabe, a maioria das teorias administrativas nascem nas indústrias. Nas organizações hospitalares, alguns processos de trabalho podem ser padronizados e eles podem até mesmo ser parecidos com as linhas de montagem da indústria automobilística, como no processo de limpeza, desinfecção e esterilização de materiais. Entretanto, nessas organizações, temos algumas diferenças importantes em relação às indústrias, tais como: 8 matéria-prima, processos realizados por diferentes profissionais, diferentes produtos e resultados terapêuticos, entre eles, a morte como uma opção, e não necessariamente como desfecho negativo do processo de cuidado. Ao trazermos conceitos da administração para a área da saúde, é preciso ter em mente em que medida podemos adotá-los como são ou se é preciso fazer alguma consideração, tendo em vista alguma dessas diferenças. Isso é bastante relevante, caso contrário, corremos o risco de tratar seres humanos de forma igual à matéria-prima é tratada. Pense nisso! Com essa perspectiva em mente, vamos agora discutir sobre os princípios da qualidade! Veja: 1. FOCO NO CLIENTE Por isso, comentamos anteriormente que é necessário definir quem é o o cliente. Com base nessa definição, atender e exceder às expectativas, considerando que uma dimensão da qualidade é a satisfação das necessidades dos clientes. 2. LIDERANÇA Às vezes, ouvimos: “fulano é um líder nato!”. É claro que algumas pessoas têm características de personalidade que as predispõem à liderança; entretanto, é cada vez mais reforçado o fato de existirem conhecimentos, habilidades e atitudes (as competências) que podem ser desenvolvidas por qualquer pessoa. É importante você conhecer-se e identificar quais são seus pontos fortes e quais são seus pontos fracos – aqueles que precisam ser aprimorados. Saber em que circunstâncias podemos motivar quem trabalha conosco diante do desafio do dia a dia e rumo a objetivos organizacionais é uma característica altamente desejada para gestores comprometidos com a qualidade. 3. ENVOLVIMENTO DAS PESSOAS É importante valorizar o desempenho das pessoas que trabalham na organização, pois é somente por meio desse comprometimento, do “vestir a camisa”, que os objetivos organizacionais poderão ser alcançados. 4. ABORDAGEM DE PROCESSOS 9 Sabe-se que o gerenciamento das atividades e também dos recursos pela otimização dos processos – que interligam indivíduos, setores, informações, ações – potencializa o alcance dos resultados. 5. ABORDAGEM DA GESTÃO COMO SISTEMA Considere a organização como diversos processos interligados, ou seja, inter- relacionados, trabalhe de forma conjunta, pois há muito mais chance de sucesso. 6. MELHORIA CONTÍNUA Deve ser um objetivo permanente; com metas a curto, médio e longo prazo, que possam ser avaliados e precursores de novos objetivos. 7. ABORDAGEM NOS FATOS As avaliações e proposições de melhoria devem ter como base dados, informações que gerem indicadores ou conhecimento sobre uma situação a ser modificada. 8. RELAÇÃO MUTUAMENTE BENÉFICA COM FORNECEDORES Reconhecer que existem múltiplos interesses em uma determinada situação possibilita que a negociação considere uma solução em que todos os envolvidos sintam-se minimamente contemplados (relação ganha-ganha). Esses princípios precisam estar em mente sempre que for dar início a um programa de gestão da qualidade e, também, para que você possa, de tempos em tempos, avaliar se suas ações como gestor ou gerente são bem aceitas. Clique aqui e acesse o vídeo 5 TEMA 4 – FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE De modo a auxiliar a geração e organização das ideias, quando o profissional se depara com uma situação que se procura compreender a maior quantidade de fatos para que seja tomada uma decisão, é possível fazermos uso de diversas ferramentas. Abordaremos algumas delas, como o diagrama de causa e efeito (Ishikawa), brainstorming, 5W2H e PDCA. 1. Diagramade causa e efeito 1 0 Também chamado de diagrama de Ishikawa ou diagrama espinha de peixe, é utilizado para apresentar a relação existente entre um resultado de um processo (efeito) e os fatores (causas) do processo que, por razões técnicas, possam afetar o resultado considerado [...] atuando como um guia para a identificação da causa deste problema e para a determinação das medidas corretivas que deverão ser adotadas. (Galdino et al., 2016, p. 1039) Veja a figura 1 a seguir, que mostra o efeito como o problema a ser compreendido ou solucionado, e as espinhas de peixe, as causas ou possíveis determinantes, que podem ser agrupadas em grandes conjuntos. Figura 1 – Diagrama de causa e efeito Fonte: Galdino et al., 2016. 2. Brainstorming Do inglês, significa tempestade de ideias. É uma ferramenta que, desde, 1938, é utilizada por equipes que precisam encontrar soluções inovadoras e criativas para determinado problema. Para isso, seus membros devem participar ativamente, de forma comprometida e em um curto espaço de tempo. 3. 5W2H Esse acrônimo vem das perguntas what? (o quê?); who? (quem?); when? (quando?); where? (onde?); why? (por quê?); how? (como?); e how much? (com quanto?) e, ao responde-las, os tomadores de decisão terão em mãos um ótimo início de um planejamento. Veja a figura 2 a seguir, que explicita algumas questões que podem ser abordadas em cada uma dessas fases. Figura 2 – Metodologia 5W2H 1 1 Fonte: 5W2H, 2016. 4. PDCA Também chamado de Ciclo de Deming, é uma ferramenta que promove a melhoria contínua de um processo com base em planejamento (plan), execução (do), avaliação (check) e ação (act), conforme figura 3. Figura 3 – PDCA 1 2 Fonte: Sebrae, 2005. Conheça mais sobre as ferramentas de gestão da qualidade e procure utilizá-las na prática profissional, muitas delas podem ser utilizadas em combinação, como o PDCA e o 5W2H. Você perceberá o quanto elas podem contribuir para o conhecimento da sua realidade e para a priorização das mudanças necessárias em busca da prestação de serviços com qualidade. Clique aqui e acesse o vídeo 6 TEMA 5 – FERRAMENTAS PRELIMINARES DE RISCO Considerando a tríade proposta por Donabedian (1985) quando se trata da avaliação da qualidade na área da saúde, lembre: estrutura, processos e resultados. Muitos gestores têm adotado o uso de ferramentas para guiar o planejamento, o levantamento de situações condicionantes ou determinantes, 1 3 ações decorrentes e indicadores para monitorização, sempre no intuito de identificar situações que apresentam potencial para mudança (nem sempre são problemas) e melhorar continuamente. Neste tema, iremos abordar mais algumas ferramentas que podem auxiliar o mapeamento de riscos, ligados a segurança do paciente: o mapeamento de processos e o FMEA e HFMEA. 1. Mapeamento de processos Ao longo de nossa disciplina, temos discutido que a área da saúde passa por diversas transformações. Considerando o paradigma da qualidade, principalmente quando estabelece que é preciso um olhar diferenciado para a maneira que atividades no setor da saúde são produzidas. Não é a toa que a gestão por processos é um pilar importante da gestão da qualidade, pois entende processo como fluxo de trabalho para produção de algo de valor e como coordenação das ações, ligado a fatores de trabalho [...] ligado à articulação das atividades, identificando-se o papel de cada departamento e pessoa para a agregação de valor aos clientes. (Demarchi, 2012, p. 38) Assim, o gestor deve compreender os processos aos quais ele está ligado direta ou indiretamente. A utilização dessa ferramenta de mapeamento de processos contribui para mudanças voltadas à melhoria contínua, congregando todos os envolvidos em uma atitude colaborativa (Demarchi, 2012). Podem ser criados fluxogramas e definidas questões relacionadas às atividades inerentes ao processo, como: atividades desenvolvidas para a realização do processo; sequência da execução destas atividades; resultado da atividade; recursos necessários (materiais, equipamentos, formulários e sistemas de informação); agentes envolvidos (profissionais envolvidos nas atividades); clientes e fornecedores(agentes ou unidades externas ao serviço mapeado que tenham alguma relação com as atividades realizadas) e indicadores utilizados. (Demarchi, 2012, p. 39) 2. FMEA A Failure Mode and Effects Analysis (FMEA), do inglês, análise do tipo e efeito de falha, é uma metodologia que 1 4 busca, em princípio, evitar, por meio da análise das falhas potenciais e propostas de ações de melhoria, que ocorram falhas no projeto do produto ou do processo. Detecta as falhas antes, diminuindo as chances de o produto ou processo falhar [...] em produtos/processos já em operação; para aumentar a confiabilidade [em] produtos ou processos já em operação por meio da análise das falhas que já ocorreram; e para diminuir os riscos de erros e aumentar a qualidade em procedimentos administrativos (Hinrichsen et al., 2012, p. 152). O quadro 1 a seguir apresenta um formulário FMEA que contempla os seguintes requisitos de avaliação: (1) função(ões) e característica(s) do produto/processo; (2) tipo(s) de falha(s) potencial(is) para cada função;(3) efeito(s) do tipo falha; (4) causa(s) possível(eis) da falha; e (5) controles atuais. (Hinrichsen et al., 2012, p. 153) A metodologia prevê as fases de identificação; avaliação; planejamento e implementação. Quadro 1 – Exemplo de Formulário de FMEA 1 5 Existe também a metodologia de análise dos modos de falha nos cuidados da saúde, em inglês, Healthcare Failure Mode and Effect Analysis (HFMEA), voltada aos serviços de saúde, na identificação e avaliação de falhas potenciais e seus efeitos em um determinado processo, evitando a ocorrência dos eventos adversos (Souza; Muhlen; Freitas, 2014). São propostas cinco etapas, como pode ser observado na Figura 4. Figura 4 – Etapas do HFMEA 1 6 Fonte: Souza; Muhlen; Freitas, 2014, p. 1706. Essas ferramentas devem ser utilizadas para conhecimento da situação, monitoramento dos processos, e posterior avaliação, por meio, por exemplo, de auditorias – com a intenção da verificação da adequação à norma. Assim, o gestor tem condições de tomar decisões baseadas em dados e informações, contribuindo para a qualidade do serviço prestado. Clique aqui e acesse o vídeo 7 SÍNTESE Nesta aula, abordamos aspectos da gestão da qualidade que são bastante práticos, de maneira que é possível que você possa leva-los prontamente para seu ambiente de trabalho. Estudamos que qualquer programa de gestão da qualidade precisa atingir todos os profissionais envolvidos nos mais diversos processos de trabalho dentro de uma organização: desde o pessoal de serviços gerais, até os cirurgiões. Ou seja, nas atividades meio e nas atividades fim. Caso contrário, é bem provável que a sonhada qualidade não seja alcançada, principalmente devido o princípio de “tudo ou nada”. Para tanto, habilidades de liderança, bem como o uso de ferramentas que auxiliam no planejamento, diagnóstico situacional, monitoramento e avaliação 1 . Definir o escopo 2 . Montar uma equipe . Descrever 3 graficamente o processo 4 . Realizar a análise de perigos Propor ações e medidas de resultados 1 7 precisam ser desenvolvidas e aplicadas. Juntocom tais habilidades, é preciso ter atitude ética, comprometida com objetivos de melhoria contínua e comportamentos que estejam embasados na teoria da qualidade. Muitas vezes, seu comportamento fala muito mais alto do que as palavras que você diz! Clique aqui e acesse o vídeo 8 REFERÊNCIAS 5W2H: entenda o que é, aplique em nossa planilha. Agarre seu sucesso, nov. 2016. Disponível em: <http://www.agarreseusucesso.com.br/5w2h-entenda- oque-e/>. Acesso em: 19 abr. 2017. BONATO, V. L. Gestão da qualidade em saúde: melhorando assistência ao paciente. O Mundo da Saúde, n. 35 v. 5, p. 319-331, 2011. Disponível em: <http://www.institutonsg.com.br/arquivos/download/14.pdf>. Acesso em: 24 abr. 2017. BRASIL. Ministério da Saúde. Agencia Nacional de Vigilância Sanitária. Manual de Tecnovigilância: abordagens de vigilância sanitária de produtos para a saúde comercializados no Brasil. Brasília, DF, 2010. CARVALHO, C. O. M.; SARDENBERG, C.; MATOS, A. C. C.; CENDOROGLO NETO, M.; SANTOS, B.F.C. 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