Gráficos de Processamento: Fluxogramas

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7. Gráficos de Processamento 
· Os fluxogramas 
· Elaboração de fluxogramas 
· Tipos de fluxogramas 
 
7.1 Utilizações e Vantagens 
 
 Em uma organização, busca-se a racionalização de métodos e surge a 
necessidade de substituir os relatórios, expressos em palavras, por uma apresentação 
esquemática, que possibilite uma visualização dos eventos e que seja, ao mesmo 
tempo, racional e sistematicamente organizada. 
 Para que o resultado seja alcançado, inclusive aumentando o grau de 
detalhamento, utilizamos gráficos, com símbolos representativos das ocorrências 
observadas, com a finalidade de tornar o fluxo de trabalho mais compreensível e 
racional. 
 Um gráfico é a representação de fenômenos quaisquer, traduzindo, de um ponto 
de vista, um raciocínio esquematizado, cujo objetivo é facilitar a compreensão da exata 
tramitação de certo fluxo de trabalho ou rotina. 
 
Os gráficos de processamento podem ser utilizados quando: 
· Da implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, com suas rotinas, 
métodos e processos de trabalho, objetivando clareza e compreensão para o 
público, interno ou externo, envolvido; 
· Da análise de um sistema já existente, porém não bem definido, a fim de se 
elaborar instruções visando definir e uniformizar seu entendimento pela 
organização; 
· Do planejamento e análise de rotinas de trabalho, objetivando sua 
racionalização; 
· Verificar o funcionamento real de todos os componentes do sistema. O 
método gráfico elimina as dificuldades encontradas em uma redação, e sua 
objetividade concorre para facilitar a analise da eficiência de um sistema. 
· Proporcionar leitura mais rápida e interpretação mais precisa. Em 
narrações extensas, o analista, a fim de que possa completar o quadro das 
ações e deficiências, deverá recordar-se de parágrafos anteriores, os quais, 
geralmente, encontram-se isolados e disseminados por todo o texto. Tal 
varredura sobre a narração demanda maior período de tempo e fatalmente induz 
o analista em erros de reconhecimento no fluxo operacional. 
· Descrever qualquer sistema, desde os mais simples até os mais 
complexos. Há sistemas tão complexos, que é praticamente impossível 
descreve-lo sem ser com o fluxograma, que elimina as dificuldades geralmente 
encontradas, representando com idêntica objetividade qualquer tipo de sistema, 
seja ele simples ou complexo. 
· Identificar com maior facilidade a localização das deficiências e defeitos do 
processo operacional. Por sua metodologia de representar a seqüência lógica 
do sistema, realça os pontos fracos pela fácil visualização dos passos e 
operações. 
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· Fácil atualização. O fluxograma é muito mais fácil de atualizar do que uma 
redação, pois, enquanto no gráfico basta simplesmente apagar as condições 
anteriores e acrescentar as novas, o texto de uma redação deverá ser 
completamente alterado a fim de abrigar as novas inserções. 
 
· Entendimento mais simples e objetivo do que o de outros métodos descritivos. 
 
7.2 Gráficos de fluxo ou de processo ( fluxograma ). 
 É uma técnica analítica que permite descrever os sistemas administrativos de 
maneira clara e lógica. 
Por gráficos de fluxo ou de processo então, pode-se entender todos aqueles que 
procuram representar, de maneira dinâmica e analítica, a seqüência lógica das fases, 
etapas ou passos de um trabalho desenvolvido, por meio de determinadas simbologias, 
caracterizando ainda seus agentes executores. Estes gráficos recebem genericamente 
a denominação de fluxogramas. 
O fluxograma é um gráfico universal, que representa o fluxo ou seqüência 
normal de qualquer trabalho, produto ou documento. Os símbolos utilizados no 
fluxograma têm por finalidade colocar em evidência a origem, processamento e destino 
da informação. 
 
7.2.1 Finalidade. 
 Os fluxogramas, tem como finalidade colocar em evidência a seqüência lógica 
de um trabalho, de modo que haja uma visão para a execução de suas fases, dando 
assim condições, caso seja necessário, para que uma análise sobre todas as mesmas 
seja efetuada, com o intuito de otimizar o método utilizado ou proposto, racionalizando, 
com tal procedimento, recursos humanos e materiais. 
 
7.3 Requisitos de elaboração: 
 Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas e são portanto, uma 
fotografia de uma situação real, desempenhando relevante papel no estudo da maneira 
pela qual se desenvolvem as atividades de determinada empresa. Entretanto, para que 
esses diagramas mostrem realmente o modo pelo qual as coisas estão sendo feitas, é 
essencial que o analista: 
 ð defina com precisão o que será estudado; 
 ð defina os pontos de início e de término do processo; 
 ð identifique e numere cada uma das fases descritas pelos funcionários; 
 ð assinale ou faça a simbologia mais adequada a cada fase ou etapa; e 
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ð identifique os documentos componentes do fluxo. 
7.3.1 Roteiro para a elaboração de fluxogramas: 
1) Comunicaçãoà as chefias envolvidas participam aos empregados a realização 
do trabalho e seus objetivos. 
2) Coleta de dadosà as informações devem ser fornecidas pelos próprios 
executores dos trabalhos, mediante a utilização de um roteiro de entrevista, que 
poderá conter as seguintes questões: cargo e nome? De quem recebe o 
trabalho? Em que consiste o trabalho? Para quem passa o trabalho após 
terminar sua parte? Quanto tempo gasta para realizar o trabalho? Etc. 
3) Fluxogramaçãoà colhidos os dados, deve ser escolhido o tipo de fluxograma a 
ser utilizado. Deve ser examinado o fluxograma elaborado e, não estando as 
coisas muito claras ou estando o fluxo incompleto ou apresentando 
incoerências, deverá o analista retornar aos entrevistados para: 
a) certificar-se da correção dos dados; b) colher informações adicionais; c) 
ouvir opiniões dos executores dos serviços; d) fazer observação pessoal 
das rotinas que apresentam incoerências. 
 4) Análise do fluxogramaà o analista deve partir do processo geral e descer 
progressivamente ao exame minucioso das diversas etapas. 
Para cada fase de estudo devem ser feitas as seguintes indagações: 
a) qual a utilidade de cada etapa do processo? 
b) Haverá vantagens em se alterar a seqüência de operações? 
c) As operações estão sendo executadas por pessoas adequadas às funções que 
ocupam, com treinamento suficiente nas técnicas utilizadas? 
d) Cada operação está sendo executada da maneira mais eficiente? 
 
5) Relatório de análiseà o analista deve preparar um relatório em que poderão ser 
inseridos os seguintes itens: 
a) condições atuais: fluxograma da situação existente; 
b) análise das condições existentes: descrição das falhas de processamento 
diagnosticados, como: desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de 
controle. 
c) Recomendações: fluxograma da rotina proposta; informações complementares 
sobre fases complexas. 
 
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6) Apresentação do trabalhoà os fluxogramas constituem excelentes 
demonstrações visuais para a apresentação das recomendações finais. O analista 
deve apresentar o tipo de fluxograma que mais se adequar à natureza do trabalho. 
 
7.4 Opinião importante sobre os fluxogramas, segundo Harrington: 
 Numa abordagem da melhoria dos processos empresarias, se expressa sobre 
os fluxogramas: 
· Sua elaboração é uma ferramenta inestimável para entender o funcionamento 
interno e os relacionamentos entre os processos empresariais; 
· Função básica dos fluxogramas à documentar um processo para que se possa 
identificar as áreas que precisam ser aperfeiçoadas; 
· Comparar um fluxograma com as atividades do processo real irá destacar 
aquelas áreas em que as regras ou políticas não são claras, ou estão sendo até 
desobedecidas. Começam a aparecer as diferenças entre a forma como uma 
atividade deve ser executada e como ela está sendo executada na realidade;7.5 Fluxograma vertical: 
 Este fluxograma que é o mais simples de todos e o mais utilizado para identificar 
as rotinas existentes num setor de trabalho qualquer. 
 Como os símbolos são impressos, isto permite ao analista, durante o transcurso 
de uma entrevista, somente fazer as ligações para descrever o sistema. 
 O fluxograma vertical, reduz em muito as divergências de entendimento entre 
entrevistador e entrevistado, quando é complexo o sistema do trabalho. O fluxograma 
vertical tem maior utilidade, para trabalhos de levantamento. 
7.6 Fluxograma administrativo ou de rotinas de trabalho 
 Esse tipo de fluxograma utiliza-se dos mesmos símbolos do fluxograma vertical, 
mas tem a vantagem de poder ser elaborado com a adoção de alguns recursos técnicos 
que permitem uma apresentação mais compreensível da rotina, facilitando sua análise e 
posterior racionalização. 
 Para sua maior funcionalidade, deve ser precedido do fluxograma vertical, pois 
no levantamento o analista vai preenchendo o formulário referente ao fluxograma 
vertical e, após passá-lo a limpo, desenha o fluxograma administrativo. 
 O fluxograma administrativo, por sua ampla visão do sistema analisado, permite 
que qualquer trabalho, por mais complexo que seja, possa ser subdividido em 
elementos simples, facilitando o estudo de cada item individual, de maneira 
conveniente. É de grande valia na pesquisa de fluxos de trabalho, visando sua 
racionalização, permitindo identificar falhas na distribuição de encargos, processamento 
incoerente do trabalho e outros aspectos característicos da ambiência administrativa. 
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 Os símbolos utilizados para o fluxograma administrativo ou de rotinas de 
trabalho, são os mesmo utilizados pelo vertical, acrescidos de alguns símbolos para 
documentos e símbolos complementares, de uso comum em gráficos. 
1.7.6.1.1 - Simbologia: 
Operação (Círculo) - Tem por objetivo representar as ações necessárias para 
transformação de informações recebidas ou criação de novas informações (executar, 
criar, remover, inserir, emitir, processar, preencher, contabilizar, produzir, classificar, 
tirar copia, elaborar, preparar, divulgar, identificar, etc). 
Transporte (Ponta de flecha) - Indica o deslocamento das informações entre os 
participantes de um sistema operacional (remeter, enviar, encaminhar, destinar, 
deslocar, trocar de posição, etc). 
Analise ou conferência (Quadrado) - Demonstra a ação de confronto entre duas ou 
mais informações ou, ainda, a verificação da ocorrência de um fato isoladamente 
(controlar, verificar, inspecionar, examinar, analisar, etc). 
Demora (letra "D" maiúscula) - Indica onde há uma certa demora identificada no fluxo 
(esperar, demorar, aguardar, receber documentos, etc). 
Decisão (Losango) - Informa quais os caminhos a serem seguidos no caso de ser 
testada uma determinada assertiva (usada no lugar de analise ou conferência já 
descrita). 
Arquivo (Triângulo) - Representa o armazenamento de informações afins, organizadas 
seqüencialmente em ordem pré estabelecida (arquivar, encerrar, terminar, armazenar, 
desarquivar, etc). 
Terminal (Retângulo) - Indica o início ou o final de uma rotina). 
 
Referências Bibliográficas 
CURY, A.. Organização e Métodos. Uma visão holística. 8 ed. São Paulo: Atlas, 2005.