Aula Introdutória de Arquivologia

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Arquivologia | Material de Apoio 
Professor Kátia Quadros
CONCEITOS INICIAIS 
ARQUIVOLOGIA 
É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, 
seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor 
histórico. 
Seu objetivo é a organização e o acesso à informação. 
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 
O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o 
conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e 
documento. 
INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um 
acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. 
SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. 
 Por exemplo: pen drive, folha A4. 
DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa comprovar fatos e que 
possa ser utilizado para consulta. 
 Destacamos: 
Informação registrada 
Comprova fatos 
Utilizado para consulta 
SINAR 
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 
O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à 
preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. 
Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ: 
 o Arquivo Nacional;
 os arquivos do Poder Executivo Federal;
 os arquivos do Poder Legislativo Federal;
 os arquivos do Poder Judiciário Federal;
 os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
 os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos
Poderes Executivo e Legislativo.
CONARQ 
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado1, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da 
Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um 
1 Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas em grupo, com o
aproveitamento de experiências diferenciadas.
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Nota
Conceito de Documento.
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Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção 
especial aos documentos de arquivo. 
Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas 
outras informações sobre Arquivologia. 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br 
ARQUIVO NACIONAL - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e 
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e 
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 
ARQUIVO 
Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos 
por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus 
sucessores para efeitos futuros. 
Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados 
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, 
visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. 
Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que 
poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, 
organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de 
arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue. 
Desse conceito é importante destacar: 
1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem ser também recebidos pela
mesma e nunca comprados, trocados, etc.
2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vários tipos (sonoro,
cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em suporte papel.
3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de
arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma
atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela
organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades
realizadas por aquele órgão.
 Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um documento será produzido em 
razão da atividade da instituição, ou seja, um banco não produz certidão de nascimento, mas documentos 
pertinentes a uma instituição financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que 
se trata de uma instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por exemplo. 
Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos 
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de 
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
 Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n. 8.159 é bastante cobrado. 
Decreto Nº 4.073, De 3 De Janeiro De 2002 
Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados. 
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O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR: 
 Móvel destinado à guarda de documentos. 
 Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos. 
 Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar, guardar e dispor para o 
uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 
 
 
RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
1. Reconstituição e preservação da memória; 
2. Apoio administrativo; 
3. Fonte de informação; 
4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica. 
 
 Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de documentos que se 
acumulam naturalmente ao longo do tempo. 
As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção, utilização e destinação dos 
documentos. 
 
 
FINALIDADE DO ARQUIVO 
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um 
arquivamento ordenado e eficiente; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em 
consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição 
de maneira eficiente. 
 
Requisitos para garantir a Finalidade: 
 
1) Pessoal qualificado e em número suficiente; 
2) Instalações em local apropriado; 
3) Materiais adequados; 
4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentadosna teoria arquivística moderna; 
5) Normas de funcionamento; 
6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. 
 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o 
decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar 
disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 
 
 
Fundo Aberto – recebe e produz novos documentos. 
Fundo Fechado – não recebe nem produz documentos, a instituição não se encontra mais em atividade. 
 
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU 
 
Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos distintos. 
 
Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do 
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exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a 
natureza dos documentos. 
 
Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está 
inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e 
seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são 
produzidos ou recebidos pela própria instituição. Segunda Heloísa Bellotto, a forma usual dos documentos é a 
impressa e múltipla. 
 
Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição 
do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. 
Segundo Heloísa Bellotto, as características dos documentos de um museu é serem tridimensionais, ou seja, objetos. 
 
 
 
 
 
 
 
Arquivo Museu Biblioteca 
Documentos Únicos Coleções 
Valor 
Administrativo/Funcional 
Valor Cultural/Histórico Valor Cultural 
Documentos 
produzidos/recebidos 
Compra/permuta/doação Compra/permuta/doação 
 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
GÊNERO 
 
Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo. 
 
Podemos destacar: 
 
 Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas. 
 
 Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens 
estáticas. Ex: Fotografias. 
 
 Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 
Necessitam de computador para serem acessados. Ex: documentos eletrônicos: word, excel. 
 
 Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante 
utilização de técnicas específicas. Ex: Microficha, microfilme em rolo. 
 
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 Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex: Contratos, folha de 
pagamento, livros de contas, requisições, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, 
tabela, questionários, correspondência e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos. 
 
 Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), 
conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. 
Ex: Filmes e fitas videomagnéticas. 
 
 Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: 
Discos e fitas audiomagnéticas. 
 
NATUREZA DO ASSUNTO 
 
Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a administração quando 
divulgadas. 
 
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades, por qualquer meio 
legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. 
 
Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, 
necessitam de medidas especiais de segurança, quanto a sua custódia e divulgação. 
 
Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua 
imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; 
 
O grau de sigilo divide-se em três categorias: 
 ultrassecreto: 25 anos. 
 secreto: 15 anos 
 reservado: 5 anos. 
 
 Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que regulamenta o 
Acesso a Informações. 
DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012, regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011. 
 
 
ESPÉCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA 
 
 Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das 
informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, 
requerimento, organograma). 
 
Algumas classificações: 
 
1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e 
deliberar sobre matérias específicas. Ex. Medida provisória, decreto, estatuto, regimento, 
 
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regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, 
despacho decisório, lei; 
 
2. Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar 
uma solução. Ex: parecer, relatório. voto, despacho interlocutório; 
 
3. Atos de assentamento: são configurados por registros, consubstanciando assentamento 
sobre fatos ou ocorrências. Ex: apostila, ata, termo, auto de infração; 
 
4. Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex: traslado, 
certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica. 
 
5. Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal, 
Estadual ou Municipal – é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc); 
 
6. Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex: 
aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, 
telegrama, telex, telefax, alvará, circular. 
 
 Tipologia documental: É apenas a designação da atividade que gerou o documento. Exemplo: de serviço, de 
posse, de concurso. 
 
 Tipo documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. 
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo 
de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial. 
 
 
Veja no exemplo: Carta precatória. Carta é espécie; Precatória é tipologia e Carta precatória é um tipo 
documental. 
 E se fosse um Contrato de Prestação de Serviço? 
 
 
 
 Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi 
confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de 
microfilme, mapa. 
 
 Forma: Estágio de preparação. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cópia. 
 
ObsTradição documental: estudo das formas do documento e seus estágios de transmissão. 
 
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Técnica de registro: técnica que permite a anotação sistemática em livro próprio ou que gera a unidade de 
informação logicamente indivisível. 
 
NATUREZA DO DOCUMENTO 
 
NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-
se a fins extremamente comerciais. 
NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar 
informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro. 
NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração 
pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como por exemplo: leis, 
decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal. 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
 
ENTIDADES MANTENEDORAS 
 
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma: 
 
Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito 
federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas, administrativas, judiciárias ou 
legislativas. 
Federal: Central e Regional 
Estadual 
Municipal 
 
Arquivos Institucionais: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, 
famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas. 
Instituições educacionais 
Igrejas 
Corporações não – lucrativas 
Sociedades, associações 
 
Arquivos Comerciais: Firmas, corporações, companhias. 
 
Familiais ou pessoais. 
 
NATUREZA DOS DOCUMENTOS 
 
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Cuidado! Pois As duas primeiras, o próprio nome as define, porém, a "natureza oficial" não se autodefine, mas corresponde à documentos da adm. pública
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Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos – 
iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, 
documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu 
armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. 
 
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da 
forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de 
engenharia. 
 
 Arquivo especial  Depende do SUPORTE 
 Arquivo especializado  Depende do ASSUNTO 
 
 
TIPOS DE ACESSO 
 
Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre. 
Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que determina prazos ou exclusões 
gerais. 
 
TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
 
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou 
escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. 
 
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros. 
 
EXTENSÃO DE ATUAÇÃO 
 
Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos mesmos, cumprindo funções 
de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo corrente – junto aos órgãos operacionais. 
 
Competências dos Arquivos Setoriais: 
» racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos órgãos que 
compõem as unidades aos quais estão subordinados; 
» conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados; 
» manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos; 
» atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia; 
» participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a 
documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinação de documentos, das atividades – meio e fim, 
para o Arquivo Central; 
» elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados; 
 
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» elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo de 
Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos); 
» orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central; 
» zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua 
custódia; 
» exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais. 
 
Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais. Centraliza as atividades 
de um arquivo corrente. 
Num sistema centralizado de arquivos correntes, não só os documentos ficam reunidos em um único local, mas 
também há a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e 
expedição – de documentos de uso corrente de um único órgão da estrutura organizacional. Essas atividades são 
realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso. 
 
Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito 
à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica apenas à 
fase corrente de arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, 
embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados. 
 
Os arquivos correntes são aqueles que guardam os documentos mais recentes e frequentemente consultados. Por 
isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem localizados nos próprios setores em que os mesmos foram 
produzidos/recebidos ou próximos a estes. 
 
Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo central) as atividades do 
arquivo corrente. 
 
Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação devem, necessariamente, ser 
centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da 
mesma instituição. 
 
 
ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO 
 
Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973). 
 
Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a 
administração e a história numa sequência temporal. 
 
TEORIA DAS 3 IDADES 
 
Teoria das 3 idades 
1. Arquivo de primeira idade ou corrente 
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário 
3. Arquivo de terceira idade ou permanente 
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Arquivo de Primeira Idade ou Corrente 
 
É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas 
repartições que os receberam e os produziram ou em dependênciaspróximas de fácil acesso. Por documentos em 
curso entende-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser 
emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. 
 
Também são chamados de: 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo; 
1ª Fase; 1º Ciclo. 
 
Atividades do Arquivo Corrente: 
 
• Protocolo 
• Expedição 
• Arquivamento 
• Empréstimo e Consulta 
• Destinação 
 
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