ROTINAS DE ADMISSÃO

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ROTINAS DE ADMISSÃO
Rotinas de admissão é a série de procedimentos que devem ser adotados para a contratação do empregado.
Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA CONTRATAÇÃO
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Título de eleitor (maiores de 18 anos, sendo facultativo a partir dos 16 anos)
Certidão de Reservista ou prova de alistamento no serviço militar (sexo masculino a partir do ano em que completa 18 anos)
Número do CPF
Registro profissional expandido pelos órgãos de classe, de a função exigir (AOB, CREA, CRM e etc.)
Cédula de Identidade (RG)
Certidão de casamento (se for o caso)
Fotos (tamanho e quantidade a critério da empresa)
Declaração de concubinato (se for o caso, para fins de habilitação da companheira como dependente) na CTPS
Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, para fins de salário-família e IR
Certidão de nascimentos dos filhos entre 16 e 21 anos (e, se universitário, 24 anos) para fins de IR
Carteira de vacinação de filhos até 5 anos
Atestado de saúde ocupacional (ASO), constando a capacidade para o exercício da função
Carteira Nacional de Habilitação (CNH), se a função exigir
Cartão do PIS
O profissional responsável pela admissão do empregado deve ter em mãos a lista de documentos e fazer a sua conferência no ato da admissão.
IMPORTANTE: Antes do início efetivos dos empregados na empresa, há também a necessidade de que eles sejam examinados por um médico do trabalho, que constará a capacidade de exercício da função determinada. - Chamado de Exame pré-admissional.
DOCUMENTOS PREENCHIDOS NA CONTRATAÇÃO
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Ficha de registro de empregado
Contrato de Trabalho (duas vias)
Documento de cadastramento do NIS - DCN (Somente se o trabalhador ainda não tiver sido cadastrado no NIS)
Declaração de dependentes de Imposto de Renda Retido na Fonte (duas vias) 
Termo de Responsabilidade do Salário família (duas vias)
Ficha de salário família 
Acordo de compensação de horas (duas vias)
Acordo de prorrogação de horas – Horas extras - (duas vias) 
Opção de vale-transporte
Autorização para desconto em folha de pagamento (duas vias). Exemplo: vale refeição, seguro de vida, assistência médica, compras particulares na empresa, grêmio, etc.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
O empregador deve anotar na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:
Data de admissão
Remuneração
Condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes
As anotações podem ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio eletrônico ou mecânico de impressão.
O empregador pode adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que devem ser anotadas na própria CTPS.
O empregador pode, a qualquer tempo, solicitar a atualização e fornecimento, impressos, de dados constantes na ficha de anotações.
Nas localidades em que não haja serviço regular de expedição de CTPS, a legislação trabalhista permite a admissão sem esse documento, estabelecendo um prazo de 30 dias para regularização da situação. Nesse caso, a empresa está obrigada a:
Permitir o comparecimento do empregado no posto de emissão mais próximo ao local de trabalho
Fornecer, no ato da admissão, documento do qual constem, pelo menos, a data de admissão, a natureza do trabalho, o salário e a forma de pagamento. Ocorrendo dispensa do empregado antes da obtenção da CTPS, o empregador estará obrigado a fornecer-lhe uma declaração da relação de emprego.
PRAZO PARA ANOTAÇÕES NA CTPS
As empresas devem adotar, para efeito de fiscalização, o uso de recibo de recebimento da CTPS, assim como de sua devolução ao empregado, em que o empregado anota a data na qual está recebendo sua CTPS de volta.
VALOR DAS ANOTAÇÕES
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é prova fundamental do contrato de trabalho, sendo exigida especialmente nos seguintes casos:
Justiça do Trabalho: reclamações trabalhistas
INSS em casos de afastamentos por doenças, acidentes de trabalho, pensão por morte, aposentadoria, declaração de dependentes e etc.
Sindicatos, Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE): homologações de rescisões
Caixa Econômica Federal (CEF): recebimento de seguro desemprego, FGTS, PIS e etc.
AS ANOTAÇÕES NA CTPS DEVEM SER FEITAS:
Em ordem cronológica
Sem abreviaturas, rasuras, emendas (Nada que possa gerar dúvidas. Caso isso ocorra, efetuar ressalva)
Com caneta esferográfica ou etiquetas, sempre de forma legível
ATUALIZAÇÃO DAS ANOTAÇÕES
A atualização das anotações da CTPS serão efetuadas nas seguintes situações:
Na data base da categoria profissional correspondente
Por ocasião do afastamento por doença e/ou acidente do trabalho
A qualquer tempo por solicitação do empregado
Na época do gozo de férias
Na rescisão contratual 
Para fins previdenciários
REGISTRO DE EMPREGADOS - Informações que devem conter no registro de empregados
I - Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade
II - Número e série da CTPS 
III - Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) o no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP)
IV - Data de admissão
V - Remuneração
VI - Jornada de Trabalho
VII - Férias
VIII - Acidente do Trabalho e doenças profissionais, quando houver
PROIBIÇÕES
É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.
Na contratação ou manutenção do emprego do trabalhador, o empregador está legalmente proibido de exigir quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos a esterilização ou atestado de gravidez.
PROCESSOS DE CADASTRAMENTO DO PIS/PASEP (NIS)
O programa de Integração Social (PIS) e o programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), ambos criados em 1970, foram unificados. Ambos os sistemas baseavam-se na participação dos trabalhadores nos lucros das empresas. Entretanto diferentemente do benefício com este nome, o PIS/PASEP não é um sistema de participação nos lucros das em presas em que trabalham, e sim um sistema constituído por um único fundo, formado pela contribuição mensal de todas as empresas do país, com base em um pequeno percentual de seu lucro ou, não tendo fins lucrativos, sobre sua folha de pagamento.
Este fundo é gerado pela Caixa Econômica Federal, gerando rendimentos.
Cada trabalhador, na ocasião de seu primeiro emprego, é cadastrado no sistema, recebendo um número (NIS - Número de Identificação Social) que vale por toda a vida profissional e identifica a sua conta individual.
Esse cadastramento no PIS é um direito do trabalhador, pois a sua inscrição identifica esse trabalhador para recolhimento e pagamento do FGTS e do Seguro-Desemprego, além de ser um dos critérios para a atribuição do abono salarial.
O cadastramento do trabalhador pela empresa pode ser solicitado em qualquer agência da Caixa (formulário DCN) ou diretamente por meio de acesso à Internet (Sistema PISweb).
A relação Anual de informações Social (RAIS) é o documento que informa ao sistema do PIS/PASEP os dados referentes aos trabalhadores que participarão do programa por ano.
Recebem abono anual equivalente a um salário mínimo os trabalhadores com salário até dois mínimos, que tenham trabalhado, no ano, para empresas participantes do PIS/PASEP, conforme informações da RAIS.
Os empregados que já estavam cadastrados na época da promulgação da Constituição Federalpodem sacar o montante de sua conta do PIS/PASEP nos seguintes casos:
Aposentadoria
Invalidez Permanente
Reforma militar ou transferência para a reserva
Câncer do titular ou de seus dependentes
Portador do vírus da AIDS
Morte do trabalhador - saque pelos dependentes
DECLARAÇÃO DE ENCARGOS DE FAMÍLIA PARA FINS DE IMPOSTO DE RENDA
Para fins de desconto na fonte, os beneficiários devem informar a fonte pagadora (empresa) os dependente que serão utilizados na determinação da base de cálculo.
Cabe ao empregador realizar o desconto do tributo a título de imposto de renda diretamente no salário de seus empregados, conforme a faixa salarial e de acordo com a legislação aplicável.
O empregado por sua vez deverá apresentar declaração indicando quais são seus dependentes, caso este exista.
Este procedimento será feito mediante documento próprio formal por meio escrito.
No caso de dependentes comuns, a declaração deve ser firmada por ambos os cônjuges. Como dependente entende-se:
O absolutamente incapaz do qual o contribuinte seja tutor ou curador
O cônjuge, na constância da sociedade conjugal
A companheira que vive com o empregado há cinco anos, pelo menos, ou por um período menor, se da união tiverem um filho
Pessoa pobre, menor de 21 anos, desde que o empregado a esteja criando ou educando e da qual detenha guarda judicial
Irmãos ascendentes, desde que não aufiram rendimentos tributáveis ou não superiores ao limite de isenção mensal
Descendentes até 21 anos ou inválidos de qualquer idade sem recursos, sem sustento dos pais desde que o empregado detenha a guarda judicial
Filhos de pais separados que ficaram sob a guarda do contribuinte, em cumprimento de decisão judicial ou acordo homologado judicialmente, desde que não tenham rendimento próprio.
FICHA DE SALÁRIO FAMÍLIA
Todas as empresas devem manter rigorosamente em dia e com toda a clareza, os lançamentos das fichas de salário família, exibindo-as à fiscalização para respectiva rubrica, sempre que lhes for exigida, assim como as provas de filiação, os comprovantes de pagamento do salário família.
O termo de responsabilidade assinado pelo empregado, os comprovantes relativos às vacinas obrigatórias e a comprovação da frequência escolar, entre outros, que possam interessar à mesma fiscalização.
TERMO DE RESPONSABILIDADE SALÁRIO FAMÍLIA
Para efeito de concessão e manutenção do salário família, é obrigatório o segurado firmar o Termo de Responsabilidade.
Esse documento discrimina a relação dos dependentes que dão ao empregado o direito de receber o salário família da Previdência Social.
São dependentes para esse efeito os filhos menores de 14 anos, os inválidos de qualquer idade, os filhos adotivos e os menos que estejam sob guarda do empregado, desde que reconhecidos como tal pela Previdência Social.
VALE TRANSPORTE
Quando o empregado necessita de vale transporte, deve preencher o formulário de Declaração de Descolamentos, informando o tipo e quantidade de vales.
Quando o empregado não necessita de vale transporte, deve ser preenchido o formulário de declaração de renúncia do vale-transporte.
AUTORIZAÇÕES DE DESCONTO EM FOLHA DE PAGAMENTO
Exemplos: Cartão Alimentação, refeição, seguro de vida e assistência médica, entre outros.