ATIVIDADES NO PRÉ EVENTO, TRANS EVENTO E PÓS EVENTO

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ATIVIDADES NO 
PRÉ EVENTO, 
TRANS EVENTO E 
PÓS EVENTO
ANDRÉ BENTO CHAVES SANTANA
EVENTO
Todo acontecimento de
especial interesse, capaz de
atrais público e mobilizar
meios de comunicação
Conjunto de ações
profissionais
Realização de um ato
comemorativo
EVENTO GASTRONÔMICO
É quando a Gastronomia se torna o
próprio evento, virando uma atração
periódica para a localidade. Em caso
de sucesso, a atração pode tornar-se
permanente, transmitindo uma
imagem de excelência.
EVENTO GASTRONÔMICO
-Torna-se um espaço importante para
socializar o conceito de gastronomia,
-Divulgar novas tendências e promover o
contato com grandes chefs.
-Pode se apresentar em forma de
festival, com a demonstração ao público
de diferentes estilos e formas de
apresentação sobre o tema principal do
evento,
-Pode ter como objetivo a competição, a
promoção comercial ou a divulgação.
FINALIDADES DO EVENTO 
GASTRONÔMICO
-Promover a integração social;
-Desenvolvimento regional;
-Promover e divulgar a localidade ou região;
-Revigorar a imagem da empresa promotora;
-Atrair novos clientes, estimulando o mercado potencial;
-Apresentar receitas de vendas;
-Absorver novas técnicas de serviço pela participação de especialistas, convidados ou 
contratados;
-Revigorar ou mudar a forma de administração dos estabelecimentos;
-Congregar empresas de um determinado setor
OUTRAS FINALIDADES
-Aproveitar a estrutura de
restaurantes e demais espaços que
ficam ociosos durante determinada
época;
-Incentivar a troca de experiência na
área de Gastronomia;
-Rápida especialização de mão de
obra para trabalhar em restaurantes
e demais unidades de alimentação.
PRÉ EVENTO: 
PLANEJAMENTO E 
PREPARAÇÃO
ETAPAS PARA A ORGANIZAÇÃO DE UM 
EVENTO
PESQUISA
PLANEJAMENTO
ORGANIZAÇÃO
COORDENAÇÃO
CONTROLE E IMPLANTAÇÃO
COMISSÃO ORGANIZADORA
- É composta por comissões;
- Cada comissão desempenha
funções importantes relacionado ao
planejamento, execução e controle
do evento;
- O proprietário do evento é quem dá
a palavra final;
Comissão 
Executiva
Marketing
Comunicação 
Social
Comissão de RH
Comissão de 
Finanças
Tesouraria
Contas a pagar
Comissão de 
Vendas
Inscrições
Comercialização
Comissão 
Técnica
Convidados/ 
Palestrantes
Atividade fim
Comissão de 
Segurança
Comissão 
Cerimonial e 
Protocolo
Organizador do 
Evento
PROJETO
Definição do evento
Levantamento de 
eventos anteriores
Objetivos
PROJETO
Público alvo
Tipologia e Título
Local Data
Cidade
Duração
PROJETO
Temas
Programação Formato
PROJETO
Número de Participantes
Materiais e demais Insumos
Recursos 
Financeiros
Orçamento Serviços
PROJETO
VIABILIDADE ECONÔMICA
Receitas
Critérios para 
inscrições
Comercialização 
do evento
Caixa inicial
Doações e 
Auxílios
PROJETO
Levantamento de Despesas
Compra/Requisição 
de Materiais
Recursos Humanos
PROJETO
Cronograma
Divulgação –
Redes Socias
Check list
TRANS EVENTO
INFRAESTRUTURA EXTERNA
Postos de atendimento
Redes sociais
Assessoria de Imprensa
Transporte e acomodação
INFRAESTRUTURA INTERNA
Infraestrutura física
Equipamentos e mobiliário
Materiais gerais
Limpeza e segurança
Alimentos, bebidas e descartáveis
Transporte local
Programação social, cultural e turística
Tradução simultânea
CHECK LIST DAS ATIVIDADES
- Temporal;
- Por departamento/comissão;
- Atividades temáticas;
- Materiais e infraestrutura;
CHECK LIST DE ALIMENTOS, BEBIDAS E 
RH
- Verificar o número de pessoas;
- Decoração
- Cardápio: Pratos, tipo de serviço, qualidade, 
restrições alimentares
- Tamanho e organização das mesas e 
aparadores;
- Recursos humanos: garçons, maitre, 
recepcionista, cozinheiro, auxiliares
- Funcionamento de equipamentos e 
eletrodomésticos
OUTRAS RECOMENDAÇÕES
-Programar corretamente a inserção dos momentos gastronômicos no
decorrer do evento;
- Evitar longos períodos sem ingestão de alimentos;
- Evitar alimentos de difícil digestão;
- Escolher cardápios e serviço adequado;
- Escolher cardápios que possam ser servidos com antecedência à chegada
dos convidados/público;
EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES NO EVENTO
-Todos os envolvidos no evento
precisam estar em sintonia e
voltados para a efetividade do
evento, seguindo o que foi planejado,
-Esforçar-se para conter, propor e
gerenciar mudanças de última hora.
BRINDES E SORTEIOS
Quando houver, deve conter:
- Regulamento com todas as exigências e obrigações dos organizadores e dos
concorrentes;
- Os prêmios/brindes devem ser convidativos;
- De acordo com a Lei nº 10.683/03 a Caixa Econômica Federal ou a Secretaria
da Administração Econômica do Ministério da Fazendo devem autorizar
previamente a distribuição de prêmios
REALIZAÇÃO DE ATIVIDADES 
RELACIONADAS COM A ALIMENTAÇÃO
-Cursos e seminários;
-Degustação de alimentos e bebidas, tais como vinhos e cervejas;
-Feira de produtos e equipamentos de cozinha;
-Técnicas de produção de alimentos;
-Apresentação de pratos ou palestras técnicas por especialistas
PÓS EVENTO
AVALIAÇÃO
- Identificar pontos fortes e fracos;
- Avaliar de forma crítica todo o conteúdo
e atividades ocorridas no evento;
- Fazer avaliação administrativa e
qualitativa de todo o serviço;
- Estimar o alcance dos objetivos
propostos;
- Fazer um levantamento do perfil dos
participantes, expositores e demais
componentes;
- Checar e avaliar os checking list e
cronogramas;
FLUXO DE CAIXA
- É a sequência das receitas e
despesas efetuadas, agrupadas de
acordo com os critérios definidos
previamente;
- Permite rápida e fácil visualização
da real situação do caixa;
- Permite verificar se o evento trará
ou não o lucro desejado;
- Permite visualização diária,
semanal, mensal, por departamento
ou grupo de despesas.
CONTROLE BANCÁRIO
- Registra diariamente o movimento
(entradas e saídas) da conta corrente
bancária do evento, bem como do
dinheiro no livro-caixa.
CONTAS A PAGAR E A RECEBER
- É fundamental para o bom
planejamento financeiro do evento;
- Pode estar contido no Fluxo de
Caixa
PAGAMENTOS
- Devem ser feitos a partir da conta
corrente do evento, se possível com
mais de uma pessoa como
responsável.
- Documentos comprobatórios dos
pagamentos devem ser armazenados
BALANÇO DE REDES SOCIAIS E CANAIS 
DE COMUNICAÇÃO
- Realizar o levantamento do número
de visualização da página/site/rede
social do evento;
-Verificar o alcance do evento;
-Verificar a repercussão e
comentários sobre o evento;
RELATÓRIOS
- A apresentação de um relatório final do
evento garante maior controle de todas as
ações desempenhadas;
- Garante maior transparência quanto a gestão
do evento;
- Serve de documento base para a realização
de novos eventos.