SERVIÇOS GASTRONÔMICOS

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SERVIÇOS DE SALÃO E EVENTOS - O QUE SÃO EVENTOS GASTRONÔMICOS? 
GESTÃO DE EVENTOS
O profissional de gastronomia precisa dominar os princípios do planejamento, da gestão organizacional, da operacionalização e da execução de eventos. Esses conhecimentos, somados aos conhecimentos técnicos da área, serão o diferencial competitivo.
Os eventos são atividades organizadas pelo estabelecimento de forma esporádica ou constante. Um evento “[...] é o acontecimento que ocorre fora da rotina, sempre organizado com o intuito de reunir pessoas”, ou seja busca atender ou suprir necessidades de determinado grupo de pessoas. O evento é uma estratégia de comunicação que permite aproximar diversos públicos. Nesse caso, está sempre relacionado a um conjunto de pessoas.
Por outro lado, Nakane (2017, p. 38) diz que “[...] os eventos são formados pelo conjunto do fluxo de pessoas, ao mesmo tempo em que atendem às demandas de mercado no que se refere a entretenimento, lazer, conhecimento, descanso e tantas outras motivações”. 
Existe uma particularidade muito interessante em relação aos eventos gastronômicos, afinal, é com a gastronomia que muitos aspectos da cultura local e da localização geográfica de uma comunidade são explorados, a exemplo da realização de um evento que caracterize um tipo de culinária específico, o que irá atrair pessoas que queiram conhecer sobre a cultura.
Antes de organizarmos um evento, é válido que a ideia seja incorporada pela equipe. Assim, é preciso identificar, por exemplo, a necessidade do evento, as alternativas para suprir essas necessidades, definir os objetivos, coletar informações do público-alvo e avaliar a exequibilidade econômica e técnica para a realização do evento. Nesse contexto, é muito importante que o gestor de eventos tenha insights para a tomada de decisões, a fim de compreender as variáveis implícitas e explícitas relacionadas ao evento.
Nakane (2017, p. 44) diz que “[...] uma das principais funções dos eventos é a de promover ideias e conceitos, por meio da sensibilidade das pessoas, ou seja, os eventos precisam, de certa forma, tocar as pessoas, promovendo sensações marcantes para tornarem-se inesquecíveis”. O sucesso de um evento depende de uma série de variáveis. Assim, antes de começar a organizar qualquer evento, Watt (2007) nos explica que é fundamental responder algumas perguntas, como: 
· Por que precisamos ou queremos promover o evento?
· Qual é a natureza e a tipologia do evento?
· Qual é a necessidade de mercado que atenderemos?
· Quando e onde será realizado?
· Quais são os investimentos necessários e os custos para promover e executar o evento?
· Quem participará?
· Como será divulgado o evento? Será que o evento é de interesse da mídia?
· É um evento que pode atrair investidores e patrocinadores?
· Ele fortalece a marca responsável?
· Há eventos semelhantes?
Após a confirmação dessas perguntas, passamos para uma das principais dificuldades:  definir o tema do evento, em especial, para eventos gastronômicos. Nesse sentido, algumas variáveis podem ser consideradas:
· Estação do ano: utilizar estações do ano para a preparação de receitas diferenciadas;
· Data comemorativa: aproveitar as principais datas do calendário nacional para criar produções e ambientações específicas;
· Matéria-prima local: levar em consideração a matéria-prima da época em cada localidade, desenvolvendo produções peculiares e atrativas;
· Festas municipais: a maioria dos municípios do país possuem festas locais, por isso, é interessante aproveitar as temáticas para criar eventos complementares. 
Mallen (2013) aponta quatro fases que devem ser seguidas para o planejamento adequado do evento:
· Fase 1: desenvolvimento (criação da ideia, planejamento da operação e busca por apoio para a realização do evento);
· Fase 2: operacionalização (avaliação dos riscos do negócio, dos custos, da necessidade de pessoal e de estrutura, bem como da potencial receita);
· Fase 3: execução (execução efetiva do evento e acompanhamento);
· Fase 4: avaliação (análise econômica do evento e decisão de reedição ou não, bem como possíveis adequações). 
Em cada fase há princípios básicos de gestão, uma vez que elas seguem um fluxo natural de planejamento e organização. Assim, primeiramente, concebemos uma ideia, verificamos se é factível e procedemos com o planejamento, envolvendo aspectos como orçamentos de custos e receitas, ações de marketing e vendas, além da necessidade de pessoal para a operacionalização do evento.
Deve-se levar em consideração, também, duas coisas em especial: a disponibilidade de utilização da estrutura interna (materiais e ambiente físico) e de pessoal para a realização do evento, sem precisar contratar pessoas externas.
Dessa forma, a gestão de eventos passa por um processo de princípios administrativos, necessários para a efetividade do empreendimento. Os pontos importantes para elaboração, gestão e execução são a definição e o planejamento financeiro, operacional e mercadológico. 
Em se tratando de eventos gastronômicos, é importante conhecer e ter claro o tipo de estabelecimento onde será realizado, pois, com isso, saberemos a qualificação e a quantificação da brigada de cozinha e salão. Depois, é definido o público e determinado o cardápio, estimando a participação e a capacidade do estabelecimento.
TIPOLOGIA DE EVENTOS
Os eventos podem ser classificados em culturais, sociais, esportivos, gastronômicos e uma infinidade de opções para cada finalidade. No entanto, temos que os serviços de alimentos e bebidas possuem papel fundamental em grande parte dos eventos.
Tecnicamente, não existe uma classificação oficial quanto aos tipos de eventos, mas o que se percebe é uma tentativa de cada autor em unificar em grupos as variáveis que ajudam a classificar cada tipo de evento. Dias e Pimenta (2005) classificam os eventos da seguinte forma:
· Finalidade: podem ser institucionais (para melhoria da marca ou imagem da organização) ou promocionais (visam a promoção de um produto ou serviço);
· Área de interesse: a exemplo de eventos na área artística, cultural ou empresarial;
· Dimensão: definido pelo número de participantes (megaeventos mais de 5.000 pessoas / eventos de grande porte mais de 500 pessoas / eventos de médio porte entre 200 a 500 pessoas / pequeno porte até 200 pessoas);
· Periodicidade: podem ocorrer eventualmente ou que sejam programados e ocorrem em função de uma demanda específica;
· Abrangência: relacionado à área de abrangência dos participantes, podendo ser regional, nacional ou internacional.
Matias (2013), por outro lado, classifica os eventos em relação:
· Ao público: o evento pode ser fechado (público selecionado) ou aberto (público em geral);
· À área de interesse: segue a mesma classificação de Dias e Pimenta (2015);
· Ao número de participantes: de pequeno porte (até 150 pessoas), médio porte (150 a 500 pessoas), grande porte (mais de 500 pessoas) ou megaevento (mais de 5.000 pessoas).
Bond (2012) menciona que os eventos ocorrem da seguinte forma:
· Eventos científicos, associativos ou profissionais: como congressos, colóquios, convenções e encontros;
· Eventos institucionais: como colações de grau, jubileus, entrevistas, cerimônias de posse e homenagens;
· Eventos culturais: como concursos literários, festivais de música e lançamentos de livros;
· Eventos sociais: como aniversários, casamentos, batizados, festas de formatura, bodas, jantares e coquetéis.
Essa classificação ainda é complementada por Dias e Pimenta (2005), que acrescentam as rodas de negócio aos eventos empresariais, as noites de autógrafos aos eventos culturais e os bailes e banquetes aos eventos sociais. 
Já Andrade (2007) é mais sucinto em sua classificação:
· Mundiais: que evolvem participantes de todos os continentes;
· Internacionais: com pelo menos 20% dos participantes de outros continentes;
· Latino-americanos: com a participação de, pelo menos, quatro países diferentes;
· Brasileiros: com a participação de pessoas de todas as regiões do país;
· Regionais: de abrangência reduzida;
· Estaduais:que envolvem participantes do mesmo estado;
· Municipais: que envolvem participantes da mesma cidade.
Ainda assim, segundo autor, de acordo com a temática, os eventos podem ser do tipo assembleia, colóquio, conferência, congresso, convenção, fórum, jornada, mesa redonda, mostra, painel, palestra, reunião, seminário e simpósio.
Em relação aos eventos de caráter gastronômicos, podemos dizer que eles ocorrem em três modalidades distintas:
· Interno: eventos realizados nos próprios empreendimentos, de fácil organização e com a própria brigada, a fim de promover o estabelecimento e fidelizar clientes;
· Externo: eventos que acontecem fora dos empreendimentos, necessita de parcerias e tem por objetivo o impacto visual e a geração de mídia espontânea;
· Misto: eventos que incluem ações internas e externas.
 
SUBCOMISSÕES E ATRIBUIÇÕES
Em relação ao pessoal necessário para a realização de eventos, podemos dividir em comissões e subcomissões. 
Nesse sentido, a pessoa principal é o Gerente de Eventos, ou Promotor de Eventos. As características desse profissional envolvem:
· Habilidades gerais (para a busca de informações e o domínio de tecnologias para eventos);
· Saber reconhecer problemas (utilizar a criatividade e a inovação para resolver situações conflituosas);
· Habilidades de comunicação (de extrema importância, tanto na comunicação verbal como escrita, na empatia com o cliente e nas técnicas de relações públicas);
· Habilidades de eficiência (relacionadas ao comportamento empreendedor e gestão do evento);
· Habilidades de relacionamento (saber trabalhar em equipe, ter liderança, motivação e autocontrole).
Andrade (2007, p. 105) ainda complementa que “[...] o Promotor de Eventos deve saber, antes de tudo, construir relacionamentos, entender que pessoas de culturas diferentes veem as coisas de forma diferente”. 
Seguindo esse raciocínio, podemos citar Dorta (2015) quando menciona que as características necessárias de uma pessoa para trabalhar com eventos são: saber planejar, ser assertivo, saber negociar, ser organizado, ser criativo, ser proativo, ser resiliente e ter empatia.
Além da figura principal do Gestor de Eventos, ou do Promotor de Eventos, são necessárias pelo menos quatro funções básicas: o Gerente, o Coordenador, o Atendente e o Supervisor. No entanto, a equipe em si é relativa, uma vez que dependerá do tamanho do evento. Além disso, algumas pessoas podem ocupar mais de uma função em uma ou mais comissões ou subcomissões.
Para Andrade (2007, p. 154), “[...] cada comissão se reúne, avalia necessidades e elabora orçamento a ser enviado às demais comissões que forem necessárias”. 
Dessa maneira, uma distribuição ideal de funções em comissões e subcomissões poderia ser feita da seguinte forma:
· Comissão executiva: responsável pela concepção do evento, planejamento, organização e relacionamento com o mercado;
· Subcomissão de vendas: responsável pela captação de patrocinadores e participantes, bem como pelas ações comerciais do evento;
· Subcomissão de logística: responsável pelos aspectos materiais, aquisição de produtos, montagem, armazenamento e transporte de mercadorias;
· Comissão de cerimonial e protocolo: responsável pela definição do cerimonial e das regras protocolares, se assim for exigido;
· Comissão de marketing: responsável pela criação da arte para divulgação nos diversos meios — impressos, redes sociais e internet;
· Subcomissão de imprensa: responsável pela comunicação com os meios de imprensa, como rádio e jornal, envio de release e contatos com jornalistas;
· Subcomissão de relações públicas: responsável pela tratativa do evento em potenciais clientes institucionais e organizacionais, como a imprensa, os órgãos públicos e as organizações privadas;
· Subcomissão de publicidade e propaganda: responsável pela operacionalização das estratégias elaboradas pela comissão de marketing e equipe de vendas, assim como por identificar e contratar mídias;
· Comissão financeira: responsável pelo orçamento, pelo planejamento do fluxo de caixa, pela definição dos valores a serem aplicados, pelas políticas de desconto e pelos pagamentos;
· Comissão de inscrição: responsável pelo registro dos interessados na participação do evento;
· Comissão de ornamentação e sinalização: responsável pelos aspectos de decoração do ambiente e da sinalização externa e interna, identificação do local do evento e aspectos organizacionais;
· Comissão do programa: responsável pela elaboração, pelo acompanhamento e pela execução do programa do evento, o que inclui o cardápio e as bebidas;
· Comissão de recepção: responsável pela recepção e pelo acompanhamento dos participantes no dia do evento. Está alinhado à comissão de inscrição.
Essa estrutura dependerá do tipo e tamanho do evento, entretanto, nos chama a atenção pela necessidade de atendermos as diversas variáveis envolvidas na realização de um evento. 
Após a programação e a execução do evento, o último passo é a avaliação, tanto no sentido quantitativo — de retorno do investimento e fortalecimento da marca — quanto no quesito qualitativo, relacionado à satisfação dos participantes.
EVENTOS GASTRÔNOMICOS
Eventos em restaurantes: Organizar eventos em restaurantes pode ser uma excelente alternativa para aumentar a receita do estabelecimento, embora isso dependa da localização, do tamanho do local e da equipe disponível para desenvolver a atividade. É um grande oportunidade de o estabelecimento promover um evento, destacando valores culturais, gastronômicos e sociais de onde está localizado. 
A gastronomia é rica em simbolismos sociais de cada região, uma significação dos aspectos históricos, culturais e de tradição de um povo, muitas vezes oculto naquilo que se sente. Isso porque as comidas aguçam os sentidos, ou seja, os aromas, os sabores, o ambiente e a apresentação dos pratos estimulam a lembrança e sensações positivas ou negativas.
Para Watt (2007, p. 16), “[...] os eventos bem-sucedidos só acontecem por meio da ação de algum indivíduo ou grupo que faz com que as coisas aconteçam”. É necessário a ação proativa e o protagonismo do chef ou do gerente de um restaurante na promoção e execução de um evento.
Alguns eventos que poderíamos classificar como gastronômicos:
· Brunch: evento entre o café da manhã e o almoço (deriva de breakfast e lunch), em que se oferece preparações das duas situações;
· Coffee-break: oferecimento de preparações para os intervalos dos eventos;
· Café da manhã: eventos como reuniões, palestras e encontros empresariais;
· Chá da tarde: evento de caráter mais social e amistoso;
· Churrasco: normalmente ocorre após o evento, como cursos e reuniões empresariais;
· Noite de queijos e vinhos: evento de grande potencial pela atratividade que oferece, mas exige conhecimento e qualidade;
· Work lunch: novidade no Brasil, é o fornecimento de alimentos durante o horário do almoço, otimizando o tempo de descanso;
· Festival: eventos peculiares, relacionados a questões culturais, como o Festival da Cerveja ou o Festival do Camarão;
· Datas especiais: são eventos de oportunidades, como o Dia do Nhoque, o Dia das Mães e o Dia dos Namorados;
· Stand-up: evento humorístico, muito bem adaptado em bares e restaurantes.
A lista é grande e pode ser ampliada pela criatividade do chef, pela estrutura do estabelecimento ou pela equipe de gestão de eventos.
Além dos eventos desenvolvidos internamente, também é possível que um estabelecimento de alimentos e bebidas desenvolva ou participe de eventos externos, compartilhados e associados. Para isso, existe um conjunto de tipos de eventos gastronômicos: 
· Festival gastronômico: evento gastronômico de maior amplitude, que oferece experiências gastronômicas refinadas e, normalmente, possuem uma programação cultural e socioeducativa;
· Circuito gastronômico: evento de cunho geográfico reduzido, delimitando uma área em que o estabelecimento deve se inserir. Geralmente, o evento ocorre no próprio estabelecimento;
· Temporada gastronômica: evento sazonal, em uma determinada época do ano, em que o estabelecimentopode criar preparações consistentes à estação;
· Semana gastronômica: geralmente, inclui uma programação técnica paralela, organizada por entidades públicas ou setoriais;
· Street food: eventos gastronômicos de rua, em que os estabelecimentos buscam uma relação direta com o meio urbano, apresentando produções criativas na linha do fast food.
 
Considerando esses aspectos, podemos citar algumas observações referentes a evolução conceitual da gastronomia, de sua tendência e seu poder de interação social. 
Eventos gastronômicos, em um futuro próximo, poderão considerar a incorporação de novos ingredientes e processos, bem como tendências do tipo:
· Multissensorialidade: tendência de tátil, da percepção do toque, da textura e da experiência sensorial;
· Neuronutrição: preocupação com a relação entre a comida e o cérebro, além de questões de saúde e individualização das preparações;
· Food information: tendência na qual as pessoas desejam informações sobre o que estão consumindo;
· Mind fulness: é a busca dos clientes em entender o que puderem sobre alimentos e bebidas.
 
O profissional de gastronomia deve sempre pensar em explorar temas novos, inserindo ações inovadoras na gastronomia, permitindo a realização de um evento diferenciado. Um evento realizado por um estabelecimento de alimentos e bebidas ajuda a posicionar a marca do restaurante ou fortalecer o nome do chef, assim como podem despertar o interesse da mídia e do público em geral.
Além do quesito inovação, um dos pontos a serem considerados é a necessidade de mão de obra para um evento. Veja na tabela a seguir (o número apresentado pelo autor pode variar conforme o evento, mas é uma boa referência para ser utilizada na hora do planejamento):
	Função
	Serviço à francesa
	Serviço de buffet
	Coquetel
	Gerente
	1/100
	1/100
	1/100
	Maître
	1/100
	1/100
	1/100
	Garçom
	1/16
	1/30
	1/30
	Barman
	1/80
	1/100
	1/80
	Ajudante de bar
	1/100
	1/150
	1/60
	Commis
	1/100
	1/150
	1/160
	Chef
	1/100
	1/100
	1/100
	Cozinheiro
	1/50
	1/80
	1/100
	Ajudante de cozinha
	1/50
	1/80
	1/100
Outras variáveis estão relacionadas a quantidade de alimentos e bebidas para o evento. Os alimentos variam de acordo com o cardápio e a ficha técnica, mas as bebidas são mais previsíveis, variando apenas em relação à estação do ano e questões culturais, como é o caso do vinho, que é mais consumido no Sul e Sudeste. Dorta (2015) também nos apresenta um quadro de referência:
	Bebida 
	Quantidade 
	Vinho 
	1 garrafa a cada 3 ou 4 pessoas no almoço ou jantar;
1 garrafa a cada 2 pessoas em um coquetel.
	Champanhe 
	1 garrafa a cada 2 pessoas em uma festa;
1 garrafa a cada 8 pessoas no caso de um brinde. 
	Uísque 
	1 garrafa a cada 20 pessoas.
	Cerveja 
	1 garrafa por pessoa em eventos que forem servidos também água e refrigerante; 
1 garrafa a cada 4 pessoas se também for servido vinho;
1 garrafa a cada 6 pessoas se também forem servidos vinho e uísque.
	Refrigerante 
	400ml por pessoa se houver outra bebidas;
600ml por pessoa se só forem servidos água e refrigerante.
	Água 
	200ml por pessoa.
	Coquetel de frutas 
	1 garrafa de 750ml a cada 25 pessoas.