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1 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TAÇ Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online AVALIAÇÃO – TABELA DE TEMPORALIDADE – TRANSFERÊNCIA – RECOLHIMENTO AVALIAÇÃO DOS DOCUMENTOS CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Avaliação documental • É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores; • É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição. Atenção! O ato de analisar o documento para determinar por quanto tempo ele deve ser guardado é uma forma de avaliação do documento. Da mesma forma que um profissional avalia um imóvel ou veículo, a empresa deverá formar uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por profissionais de várias áreas que terão como responsabilidade compor a Tabela de Temporalidade da empresa/instituição. 2 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TA Ç Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online Tabela de temporalidade • A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos da instituição; • É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e deve ser aprovada por uma autoridade competente para ser aplicada na instituição. Resolução n. 40 – CONARQ Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção con- duzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução. Atenção! Todo órgão público só poderá eliminar documentos se tiver uma Comissão Permanente de Avaliação constituída e uma Tabela de Temporalidade criada em que conste o que e quando se pode eliminar. Não se elimina documentos com base no conhecimento de um funcionário. TABELA DE TEMPORALIDADE – EXEMPLO: 3 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TAÇ Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online QUESTÕES DE CONCURSO 1. (QUADRIX/CRA-GO) A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos docu- mentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, feitos por meio de uma análise documen- tal sobre a importância, a legalidade e a necessidade. Comentário Atenção aos conceitos de tabela de temporalidade estudados neste bloco. 2. (CESPE/UNB/BACEN) A tabela de temporalidade de documentos é instru- mento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e controlar o prazo de guarda e a destina- ção final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição. 3. (CESPE/UNB/SEE-DF) A tabela de temporalidade é um instrumento resul- tante do processo de avaliação. Comentário A tabela de temporalidade é criada pela Comissão Permanente de Avaliação. 4. (FUNCAB/PREF.MACHADINHO D´OESTE/RO) A eliminação de documen- tos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente. Comentário Os documentos só poderão ser eliminados mediante o prazo que está previsto na tabela de temporalidade do órgão. 4 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TA Ç Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online 5. (CESPE-UNB/DFTRANS) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. Comentário Cada tipo de documento terá um prazo de guarda, definido na tabela de temporalidade. O pulo do gato Cuidado com questões que generalizam o prazo de guarda/eliminação dos documentos. Não existe um prazo padrão, mas, sim, um período definido dentro da tabela de temporalidade do órgão/empresa e este varia de documento para documento. 6. (CESPE/UNB/DPF) Por sua natureza, os processos possuem valor secundá- rio, devendo ser recolhidos à guarda permanente. Comentário Os processos podem conter valor secundário ou não. 7. (CESPE/UNB/TRT-10ª REG) Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos. Comentário Não se pode generalizar prazo de guarda/eliminação de documentos. 8. (CESPE/UNB/FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arqui- vado em um arquivo corrente deve ser eliminado. 5 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TAÇ Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online 9. (CESPE/UNB/MME/CPRM) O prazo máximo de retenção de documentos na fase corrente é de seis meses. 10. (CESPE-UNB/TRE-AL) O prazo indicado para o arquivamento de documen- tos na fase intermediária é de 10 a 20 anos. 11. (CESPE/UNB/TRE/AL) Por suas características de produção, os autos de todos os processos com origem no TRE/AL serão de guarda permanente. 12. (CESPE/UNB/FUNAG) Um dos critérios adotados pela comissão responsá- vel pela avaliação dos documentos nos órgãos públicos é descartar os con- juntos documentais que tenham sido produzidos há mais de 50 anos. Atenção! Toda questão que generalizar o prazo de guarda/eliminação de documentos pode ser considerada incorreta, pois esses prazos devem ser definidos na tabela de temporalidade e sempre variam de acordo com os critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação de cada órgão/empresa. 13. (ESAF/DNIT) A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento arquivístico que gerencia os prazos de guarda dos documentos. Em uma tabela de temporalidade, indique quais são as opções para a destinação final de documentos. a. Guarda corrente ou intermediária. b. Guarda permanente ou temporária. c. Guarda permanente ou eliminação. d. Guarda corrente ou permanente. e. Guarda administrativa ou eliminação. 6 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online Comentário Todo documento terá um destino final, que estará descrito na tabela de temporalidade, conforme exemplo abaixo: 14. (CESPE/UNB/ANATEL) Por meio da tabela de temporalidade, determina-se a destinação final dos documentos de arquivo: a eliminação ou a guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das instituições. 15. (CESPE-UnB/ANVISA) A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária. Comentário Cuidado para não confundir os conceitos de destino final e prazo de guarda. Vantagens da avaliação: • ganho de espaço físico; • agilidade ao organizar e recuperar a informação; • economia de recursos humanos e materiais; • preservação da história. 16. (CESPE/UNB/EBC) Constituem objetivos da etapa de avaliação de docu- mentos a redução da massa documental e a liberação de espaço físico. 7 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TAÇ Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online 17. (CESPE/UNB/MI) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem o aumento do índice de recuperação da informação. 18. (CESPE/UNB/DPF) A avaliação documental provoca, necessariamente, au- mento de recursos humanos e de materiais. 19. (ESAF/ANEEL) A atividade de avaliação documentaltem por finalidade I – orientar o usuário sobre o acesso aos documentos de seu interesse. II – permitir a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secun- dário. III – distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificação. IV – otimizar recursos humanos e materiais. A quantidade itens certos é igual a: a. 0. b. 1. c. 2. d. 3. e. 4. Comentário Ao avaliar os documentos, pode-se determinar quando perderão o valor e poderão ser eliminados, além de realizar economia. Transferência: é a entrada de documentos no arquivo intermediário. Recolhimento: é a entrada de documentos no arquivo permanente. 8 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online Atenção! Alguns documentos podem ser eliminados ou enviados ao arquivo permanente já na fase corrente, sem que obrigatoriamente passem pela fase intermediária. Assim, a idade intermediária não é obrigatória. 9 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TAÇ Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online Pontos de atenção: • Todo documento passa pela idade corrente; • Não há obrigatoriedade em passar pela idade intermediária; • Alguns documentos podem ser “recolhidos” da idade corrente para a idade permanente (não confundir com “transferidos”). 20. (CESPE/UNB/SEE-DF) Um documento passou que pela atividade de reco- lhimento não pode ser mais eliminado. Comentário “Recolhimento” implica que o documento está agora no arquivo permanente. 21. (QUADRIX/CRBS) Julgue as afirmativas seguintes I – Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os respon- sáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos. II – Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrati- vos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor. III – A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Antes de eli- minados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo. 22. (QUADRIX/CRM-PI) Leia as afirmativas a seguir I – Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente. 10 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online II – Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o inter- mediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento. III – O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária. Comentário Não se pode generalizar um prazo para a realização de procedimentos referentes aos documentos. Estes devem ser prescritos na tabela de temporalidade. 23. (FUNCAB/FACELI) Em um órgão, um documentos que estava localizado em um arquivo intermediário foi passado para um arquivo permanente. Neste caso, pode-se dizer que houve um (A). a. integralidade. b. interposição. c. recolhimento. d. transferência. e. descarte. 24. (CESPE/UNB/DPF) Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo per- manente. Comentário Os documentos podem ou não ser recolhidos ao arquivo permanente, mas isso é definido na tabela de temporalidade. 25. (CESPE/UNB/SERPRO) Os documentos que já cumpriram o prazo previa- mente determinado de permanência no arquivo corrente devem ser automa- ticamente eliminados. Comentário A eliminação não é obrigatória. 11 Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento ARQUIVOLOGIA www.grancursosonline.com.br AN O TAÇ Õ ES Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online GABARITO 1. C 2. C 3. C 4. C 5. E 6. E 7. E 8. E 9. E 10. E 11. E 12. E 13. c 14. C 15. E 16. C 17. C 18. E 19. c 20. C 21. I. C – II. C – III. C 22. I. C – II. C – III. E 23. c 24. E 25. E �Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda.
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