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Fundamentos da Administração de Pessoal SEST – Serviço Social do Transporte SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte Fale Conosco 0800 728 2891 ead.sestsenat.org.br Curso on-line – Fundamentos da Administração de Pessoal – Brasília: Sest/Senat, 2016. 153p. : il. – (EaD) 1. Administração de pessoal. 2. Governança corporativa. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título. CDU 005.95/.96 3 Sumário Apresentação 7 Módulo 1 10 Unidade 1 | Aspectos Introdutórios sobre o Departamento Pessoal: Histórico no Organograma das Organizações e sua Organização Interna 11 1. O Departamento Pessoal 13 1.1 Responsabilidades do Assistente de Departamento Pessoal 13 1.2 Papel do Profissional de RH 14 Glossário 18 Atividades 19 Referências 20 Unidade 2 | Principais Rotinas do Departamento Pessoal 24 1. Principais Rotinas 26 1.1 Documentos Admissionais 26 1.2 Registros dos Empregados 27 1.3 Salário e Remuneração 28 1.4 Jornada de Trabalho 29 1.5 Rescisão Contratual 32 Glossário 33 Atividades 34 Referências 35 Módulo 2 39 Unidade 3 | Processo de Contratação de Funcionários 40 1. Primeira Etapa da Contratação de Pessoal 42 1.1 Avaliando Competências 43 1.2 Segunda Etapa de um Processo Seletivo 44 4 Glossário 48 Atividades 49 Referências 50 Unidade 4 | Sistema de Controle de Pagamento de Salários e Benefícios aos Funcionários 54 1. Sistema de Controle de Pessoal 56 2. Demonstrativo de Pagamento 62 Glossário 64 Atividades 65 Referências 66 Módulo 3 70 Unidade 5 | A Importância da Tecnologia da Informação no Departamento Pessoal: Sistemas Computacionais e Tecnologias Auxiliares 71 1. O Que É Tecnologia da Informação? 73 2. Mudanças nas Organizações Modernas 74 3. Funcionalidades da TI 75 Glossário 79 Atividades 80 Referências 81 Unidade 6 | Mais sobre os Sistemas ERP 85 1. Evolução dos Sistemas Computacionais 87 2. Os Sistemas MRP 87 2.1 Funções dos Sistemas ERP 88 2.2 ERP e Integração de Informações 88 3. Dificuldades para a Implementação do Sistema ERP 90 4. Características dos Sistemas ERP 90 5. Inovações 91 5 Glossário 92 Atividades 93 Referências 94 Unidade 7 | Controle do Ponto Eletrônico e Bancos de Horas 98 1. Mudanças nas Exigências do Sistema de Controle do Ponto Eletrônico 100 2. Equipamentos que Eram Utilizados até 2009 100 3. Exigências do Atual Sistema de Ponto Eletrônico Denominado Sistema de Registro Eletrônico do Ponto (SREP) 101 Glossário 104 Atividades 105 Referências 106 Módulo 4 110 Unidade 8 | Desligamento e Quitação do Contrato de Trabalho 111 1. Rescisão Contratual 113 2. Condições que de Envolvem a Demissão Funcionários 113 3. Seguro-Desemprego 116 Glossário 119 Atividades 120 Referências 121 Unidade 9 | Atividades de Representação nos Órgãos Oficiais (DRT, Sindicatos e Justiça do Trabalho) 125 1. Representação: um Ato Legal 127 2. Orientação Jurisprudencial 127 3. Princípios Aplicáveis em uma Audiência Pública 128 3.1 Irrenunciabilidade dos Direitos do Empregado 129 3.2 Verdade Real 129 3.3 Oralidade 129 6 3.4 Comunhão da Prova 129 3.5 Hipossuficiência do Empregado 130 4. Audiência Pública 130 5. Comissões de Conciliação Prévia 131 Glossário 132 Atividades 133 Referências 134 Unidade 10 | Rumos do Setor de Departamento Pessoal nas Organizações 138 1. Norma Regulamentadora 31 (NR 31) 140 2. Surgimento do Departamento Pessoal 140 3. Surgimento do Setor de Recursos Humanos 141 4. O Setor de Recursos Humanos 142 Glossário 145 Atividades 146 Referências 147 Gabarito 151 7 Apresentação Prezado(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) ao curso Fundamentos da Administração de Pessoas! Neste curso, você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final de cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus estudos, você verá ícones que tem a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e ajudar na compreensão do conteúdo. • O curso possui carga horária total de 50h e foi organizado em 4 módulos e 10 unidades, conforme a tabela a seguir. Módulos Unidades Carga Horária 1 1 - Aspectos Introdutórios sobre o Departamento Pessoal: Histórico no Organograma das Organizações e sua Organização Interna 5 horas 2 - Principais Rotinas do Departamento Pessoal 5 horas 2 3 - Processo de Contratação de Funcionários 5 horas 4 - Sistema de Controle de Pagamento de Salários e Benefícios aos Funcionários 5 horas 8 3 5 - A Importância da Tecnologia da Informação no Departamento Pessoal: Sistemas Computacionais e Tecnologias Auxiliares 5 horas 6 - Mais sobre os Sistemas ERP 5 horas 7 - Controle do Ponto Eletrônico e Bancos de Horas 5 horas 4 8 - Desligamento e Quitação do Contrato de Trabalho 5 horas 9 - Atividades de Representação nos Órgãos Oficiais (DRT, Sindicatos e Justiça do Trabalho) 5 horas 10 - Rumos do Setor de Departamento Pessoal nas Organizações 5 horas 9 Fique atento! Para concluir o curso, você precisa: a) navegar por todos os conteúdos e realizar todas as atividades previstas nas “Aulas Interativas”; b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60; c) responder à “Avaliação de Reação”; e d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado. Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de dúvidas, entre em contato por e-mail no endereço eletrônico suporteead@sestsenat. org.br ou pelo telefone 0800 72 82 891. Bons estudos! Fundamentos da Administração de Pessoal MÓDULO 1 11 UNIDADE 1 | ASPECTOS INTRODUTÓRIOS SOBRE O DEPARTAMENTO PESSOAL: HISTÓRICO NO ORGANOGRAMA DAS ORGANIZAÇÕES E SUA ORGANIZAÇÃO INTERNA 12 Unidade 1 | Aspectos Introdutórios sobre o Departamento Pessoal: Histórico no Organograma das Organizações e sua Organização Interna f Você já ouviu falar do Departamento Pessoal? Você conhece os setores desse Departamento? Quais são as áreas de atuação do assistente de Administração Pessoal? É muito importante reconhecer a estrutura do Departamento Pessoal. Sua subdivisão mostra que suas principais atividades são desenvolvidas de maneira concentrada por equipes distintas. O objetivo desta unidade é mostrar a estrutura do Departamento Pessoal e situar o assistente de Departamento Pessoal nessa estrutura. 13 1. O Departamento Pessoal O assistente de Departamento Pessoal é o profissional responsável pelo acompanhamento de benefícios, ele cuida da documentação de admissão e demissão de pessoal e responsabiliza-se pelos processos de rescisão de contratos de trabalho. h Um assistente de Departamento Pessoal prestará auxílio no Departamento Pessoal com admissão, folha de pagamento, rescisão, folha de ponto, benefícios, bem como controle, cálculos e apontamentos. 1.1 Responsabilidades do Assistente de Departamento Pessoal Está sob a responsabilidade de um assistente de Departamento Pessoal: fechar a folha de pagamento; atuar com imposto de renda, RAIS e GEFIF; realizar o atendimento aos clientes; fazer a organização de arquivos; preparar e calcular a folha de pagamento; executar as rescisões contratuais; fazer o controle das férias; realizar o recolhimento de contribuições e outras atividades ligadas a registros e controle de pessoal; manter atualizado o cadastro de funcionários; cuidar do subsistema de benefícios em atividades como: vale-transporte, auxílio alimentação, assistência odontológica e saúde, planosde incentivo, refeitório e atividades sociais; responsabilizar-se pelo controle do registro de ponto (eletrônico) dos funcionários; fazer o fechamento e imputar para a folha de pagamento e para o sistema de banco de horas; realizar a apuração de banco de horas e informar o saldo via relatório para os gestores; executar homologação de rescisão de contratos; atender ao público interno; realizar processo de admissão; e ser responsável pela solicitação de benefícios (vale-transporte, assistência médica, cesta básica e seguro de vida), apoiando toda a área de Departamento Pessoal. Normalmente, em pequenas empresas não há Departamento Pessoal. Em decorrência dos elevados custos fixos necessários para manter o pessoal, costuma ser menos dispendioso terceirizar tais atividades. Em regra, contrata-se serviços de contabilidade. 14 Em várias empresas de médio porte não há uma divisão clara entre o setor de Departamento Pessoal e o de Recursos Humanos. Em empresas grandes, há uma separação muito clara entre o Departamento Pessoal e o Departamento de Recursos Humanos. O Departamento Pessoal auxilia o Departamento de Recursos Humanos nas atividades operacionais. O Departamento de Recursos Humanos realiza as atividades estratégicas de planejamento e o Departamento Pessoal executa as atividades operacionais relacionadas aos processos ligados ao controle do pessoal. 1.2 Papel do Profissional de RH Com as mudanças nas empresas, tem-se visto inúmeras indagações sobre o papel do profissional de Recursos Humanos. Gil (2001) destaca que ao profissional de Recursos Humanos compete o desempenho de inúmeros papéis, tais como: • Comunicador: comunicar-se de maneira eficaz com a administração, gerências, empregados, líderes sindicais etc.; • Selecionador: propor critérios e elaborar instrumentos para recrutamento, seleção e adaptação das pessoas na empresa; • Treinador: elaborar projetos de treinamento e desenvolvimento de pessoas; • Avaliador de desempenho: definir padrões e construir instrumentos para avaliação do desempenho das pessoas; • Analista de cargos: avaliar os cargos e as funções da empresa, a fim de identificar os requisitos que devem possuir seus ocupantes e definir seus níveis de remuneração; • Motivador: utilizar estratégias adequadas para aumentar os níveis de interesse, de satisfação e de realização das pessoas; 15 • Líder: conduzir equipes e liderar reuniões de trabalho; • Negociador: negociar diretamente e assessorar nas negociações com funcionários, clientes e organizações sindicais; • Gestor de qualidade: desempenhar papel atuante na implantação, implementação e acompanhamento de programas de qualidades; e • Coach: apoiar o desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados. Aquino (1992) ainda lembra que as funções de Recursos Humanos são fundamentais para o desenvolvimento da empresa, bem como para sua organização. e Cabe ao Departamento de Recursos Humanos, escolher as pessoas certas para os lugares certos da empresa, treinar e desenvolver habilidades, desenvolver planos de carreira, determinar salários e bonificações, desenvolver programas de incentivo, fazer negociações para amenizar conflitos, preparar o pessoal para a aposentadoria, entre outros. Fonte: Bireme/OPS/OMS. 16 A Figura anterior apresenta as fases do ciclo do processo das atividades do setor de Recursos Humanos. • A primeira se refere à formulação de políticas que estejam alinhadas aos valores e aos objetivos estratégicos da empresa. Entre elas estão as políticas de contratação. • A segunda fase é o recrutamento e seleção. Normalmente, o recrutamento é feito por meio de anúncios em jornais, meios eletrônicos e agências de emprego. Após o recebimento dos currículos dos interessados, inicia-se a etapa de seleção. A etapa de seleção pode ser composta por análise curricular, prova de conhecimentos e entrevista. • A terceira etapa trata da admissão do funcionário selecionado. No entanto, o setor de RH também é responsável pelos processos de demissão. • A quarta etapa trata da administração de pessoal, setor que é responsável por acompanhar o desempenho dos funcionários e realizar interferências, caso seja necessário. • A quinta etapa trata da realização de treinamento e desenvolvimento dos funcionários. Normalmente essa interferência é feita quando há a necessidade de realização de novas atividades que fogem do cotidiano da empresa. • Na sexta etapa é feita a avaliação dos resultados obtidos em todo o processo para verificar os pontos de melhoria. a Cabe ao Departamento Pessoal executar algumas atividades essenciais para o controle do pessoal. Para Silva (2007), o Departamento Pessoal é um órgão da empresa encarregado de tarefas e atividades específicas, desde a sua contratação, pagamentos de salários, transportes, férias, licença médica, 13º salário, entre outras. Marras (2005) cita as funções mais importantes do Departamento Pessoal: • Admissão de novos empregados; 17 • Demissões de empregados; • Registros legais em controles diversos; • Aplicação e manutenção das leis trabalhistas e previdenciárias; • Folha de pagamento (férias, 13º salário etc.); e • Normas disciplinares. O Departamento Pessoal apresenta subdivisões de tarefas, sendo elas: admissão de pessoal, compensação de pessoal e desligamento de pessoal. Tabela 1: Setores do Departamento Pessoal Fonte: Rportal, 2016. O setor de admissão de pessoal objetiva integrar o funcionário recém-selecionado à dinâmica da empresa. Isso é importante para adequar o funcionário às funções específicas do seu cargo. O setor de compensação de pessoal cuida do controle de frequência, folha de pagamento de salários e benefícios, impostos e demais contribuições. Uma das principais funções desse setor é o cálculo dos tributos. DEPARTAMENTO PESSOAL Setor de Admissão Setor de Compensação Setor de Desligamento Atribuições: Recrutamento e seleção Integração Registro Atribuições: Jornada de trabalho Folha de pagamento Benefícios Tributação Atribuições: Rescisão do contrato de trabalho Justiça do Trabalho Fiscalização 18 O setor de desligamento de pessoal cuida do processo de desligamento e quitação do contrato de trabalho. As atividades iniciam a partir da data de desligamento até a quitação de todas as dívidas do contrato de trabalho. Resumindo Esta unidade apresentou que o assistente de Departamento Pessoal é responsável pelas atividades necessárias para o acompanhamento do pessoal de uma empresa. As empresas maiores costumam consolidar um Departamento de Recursos Humanos. Já em empresas pequenas, há apenas o Departamento Pessoal. O Departamento Pessoal apresenta três subdivisões: setor de admissão, setor de compensação e setor de desligamento. Glossário Coach: é uma palavra em inglês que significa treinador, instrutor. Um coach ou coacher é um profissional que exerce o coaching, uma ferramenta de desenvolvimento pessoal e profissional. Habilidade: capacidade de fazer alguma coisa bem; grau de competência de um sujeito frente a um determinado objetivo. 19 d 1) Selecionar os candidatos é uma função do Departamento Pessoal. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 2) O Departamento Pessoal é responsável pela folha de pagamentos. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 3) A área de Recursos Humanos delimita as políticas de contratação. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 4) O Departamento Pessoal realiza atividades operacionais do controle pessoal enquanto a área de recursos humanos realiza as atividades de caráter estratégico. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 20 Referências ALCADE, E. 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Ademais, será dada uma noção sobre o sistema de remuneração, salários e jornada de trabalho. O objetivo desta unidade é apresentar ao leitor as principais rotinas do Departamento Pessoal e detalhes que devem ser observados. 26 1. Principais Rotinas O Departamento Pessoal é parte integrante da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas, sendo um setor que lida exclusivamente com os processos burocráticos no que diz respeito aos funcionários, sendo suas principais responsabilidades a contratação, a administração do cadastro, os desligamentos, as férias, a concessão de licenças, o afastamento médico, o controle do 13° salário e da folha de pagamento do pessoal, entre outros; cuidam exclusivamente de números e papéis. Os riscos estão presentes em todas as atividades laborais, portanto, é necessário conhecer as suas classificações para poder lidar com eles (ALCADE et al., 2016). e As principais rotinas do Departamento Pessoal estão relacionadas ao recolhimento dos documentos admissionais, registros dos empregados, pagamento e descontos, jornada de trabalho e rescisão contratual. 1.1 Documentos Admissionais A primeira etapa de trabalho do Departamento Pessoal é recolher os documentos pessoais dos novos funcionários para realizar a inclusão dos respectivos nomes no sistema. Cordeiro e Mota (2013) destacam a etapa básica para a requisição de documentos, sendo eles: • Foto (poderá ser digitalizada para o prontuário); • RG, CPF, Título de eleitor e CNH; • Certidão de Casamento (se for o caso); • Declaração de concubismo (se for o caso, para fins de habilitação da companheira como dependente) na CTPS; e 27 • Concubismo; • Carteira de reservista (sexo masculino); • Exame médico admissional; • Comprovante de endereço completo com CEP; • Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos; • Caderneta de vacinação dos filhos menores de 7 anos; • Comprovante de frequência escolar dos filhos, a partir dos 7 anos de idade, que deverá ser apresentado ao empregador, todo ano, nos meses de maio e novembro; • Carteira de Trabalho de Previdência Social (CTPS); • Cartão do PIS/PASEP, para funcionários que já trabalharam com carteira assinada; • ASO referente ao desligamento da última empresa; e • Comprovante de escolaridade exigida pelo cargo ocupado com registro profissional expedido pelos órgãos de classe. a Após a coleta dos documentos pessoais dos novos funcionários, é necessário efetuar os respectivos cadastros. 1.2 Registros dos Empregados O local que contém todas as informações dos funcionários se chama “Livro” ou “Ficha de registro”. Segundo Alcade et al. (2016), a ficha de registro deve conter as seguintes informações acerca de cada um dos funcionários: 28 • A identificação do empregado, com o numero e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social; • Data de admissão e demissão; • Cargo ou função; • Remuneração e forma de pagamento; • Local e horário de trabalho; • Concessão de férias; • Identificação da conta vinculada ao FGTS e da conta do PIS/PASEP; e • Acidente de trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido. Segundo Carrion (2004), o art. 41 da CLT dispõe que “Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho”. 1.3 Salário e Remuneração O salário é a base da remuneração de um funcionário, sendo ele acordado no ato de contratação. Já a remuneração é a recompensa em termos monetários do trabalho efetivamente executado, que pode ser maior ou até mesmo menor do que o salário originalmente acordado, porque considera a realização de serviços extras e os respectivos descontos. Segundo Alcade et al. (2016), na folha de pagamento devem ser registrados mensalmente todos os valores referentes à remuneração dos empregados, sendo dividido em duas partes. São elas: 29 • Proventos: são todos os valores de ganho do funcionário, sendo compostos pelo salário, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, entre outros; e • Descontos: são os valores deduzidos do trabalhador referentes ao INSS, contribuição sindical, faltas e atrasos, vale-transporte, convênio farmacêutico ou médico, entre outros. 1.4 Jornada de Trabalho A jornada de trabalho deve respeitar limites impostos pela Consolidação das Leis do Trabalho. Esta determina em seu art. 58 da Seção II, que: “A duração normal do trabalho para os empregados em qualquer atividade privada não excederá de oito horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite”. Segundo o § 1º da Seção II da CLT, não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. (Parágrafo incluído pela Lei nº 10.243, de 19/6/2001). O § 2º da Seção II da CLT determina que o tempo despendido pelo empregado até o local de trabalho e para o seu retorno, por qualquer meio de transporte, não será computado na jornada de trabalho, salvo quando, tratando-se de local de difícil acesso ou não servido por transporte público, o empregador fornecer a condução. E o § 3º da Seção II da CLT, afirma que poderão ser fixados, para as microempresas e empresas de pequeno porte, por meio de acordo ou convenção coletiva, em caso de transporte fornecido pelo empregador, em local de difícil acesso ou não servido por transporte público, o tempo médio despendido pelo empregado, bem como a forma e a natureza da remuneração (Incluído pela Lei Complementar nº 123 de dezembro de 2006). 30 O texto do art. 60 da CLT defende que, nas atividades insalubres, assim consideradas as constantes dos quadros mencionados no capítulo “Da Segurança e da Medicina do Trabalho”, ou que neles venham a ser incluídas por ato do Ministro do Trabalho, Indústria e Comércio, quaisquer prorrogações só poderão ser estabelecidas mediante licença prévia das autoridades competentes em matéria de higiene do trabalho, as quais, para esse efeito, procederão aos necessários exames locais e à verificação dos métodos e processos de trabalho, quer diretamente, quer por intermédio de autoridades sanitárias federais, estaduais e municipais, com quem entrarão em entendimento para tal fim. Conforme o art. 61 da CLT, caso ocorra necessidade imperiosa, poderá a duração do trabalho exceder do limite legal ou convencionado, seja para fazer face a motivo de força maior, seja para atender à realização ou conclusão de serviços inadiáveis ou cuja inexecução possa acarretar prejuízo manifesto. Tais situações são descritas nos parágrafos listados a seguir. Segundo o § 1º do art. 61 da CLT, o excesso de horário, nos casos deste artigo, poderá ser exigido independentemente de acordo ou contrato coletivo e deverá ser comunicado, dentro de 10 (dez) dias, à autoridade competente em matéria de trabalho, ou, antes desse prazo, justificado no momento da fiscalização sem prejuízo dessa comunicação. Em seguida, o § 2º do art. 61 da CLT determina que, nos casos de excesso de horário por motivo de força maior, a remuneração da hora excedente não será inferior à da hora normal. Nos demais casos de excesso previstos neste artigo, a remuneração será, pelo menos, 25% (vinte e cinco por cento) superior à da hora normal, e o trabalho não poderá exceder de 12 (doze) horas, desde que a lei não fixe expressamente outro limite. E o § 3º do art.61 da CLT finaliza determinando que se ocorrer interrupção do trabalho, resultante de causas acidentais, de força maior, ou que determine a impossibilidade de sua realização durante o período normal de expediente, a duração do trabalho poderá ser prorrogada pelo tempo necessário até o máximo de 2 (duas) horas, durante o número de dias indispensáveis à recuperação do tempo perdido, desde que não exceda 10 (dez) horas diárias, em período não superior a 45 (quarenta e cinco) dias por ano, sujeita essa recuperação à prévia autorização da autoridade competente. 31 Segundo o art. 62 da CLT não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; II – Os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial. Parágrafo único. O regime previsto neste capítulo será aplicável aos empregados mencionados no inciso II deste artigo, quando o salário do cargo de confiança, compreendendo a gratificação de função, se houver, for inferior ao valor do respectivo salário efetivo acrescido de 40% (quarenta por cento). O art. 64 da CLT determina que o salário- hora normal, no caso de empregado mensalista, será obtido dividindo-se o salário mensal correspondente à duração do trabalho, a que se refere o art. 58, por 30 (trinta) vezes o número de horas dessa duração. O parágrafo único determina que se o número de dias for inferior a 30 (trinta), será adotado o número de dias trabalhados para fins de cálculo. No caso do empregado diarista, o salário-hora normal será obtido dividindo-se o salário diário correspondente à duração do trabalho, estabelecido no art. 58, pelo número de horas de efetivo trabalho (art. 65). 32 1.5 Rescisão Contratual A rescisão contratual pode ocorrer por diversas razões, entre elas: término do prazo contratual, pedido de rescisão por parte do funcionário, falta grave contra as normas da empresa ou até mesmo por falecimento. Para Martins (2007), a rescisão é a cessação dos efeitos de um contrato pela vontade das próprias partes, ou por uma delas, independentemente de intervenção judicial. A rescisão contratual pode ser classificada em três categorias: dispensa sem justa causa, dispensa por justa causa e pedido de demissão. Considerando as regras preconizadas pela CLT, configura-se dispensa sem justa causa quando o funcionário é dispensado do seu cargo sem ter cometido nenhuma falha grave. É importante ressaltar que os funcionários com regime de contratação regido pela Lei nº 8.112 não podem ter os seus respectivos contratos rescindidos após a obtenção da estabilidade. A dispensa por justa causa ocorre quando o funcionário comete uma falta grave no ambiente de trabalho. E o pedido de demissão ocorre quando o funcionário decide não prestar serviço para o atual empregador. O pagamento das verbas rescisórias deverá ser realizado em conta bancária, cheque ou até mesmo em dinheiro. O prazo para o pagamento é de 10 dias corridos, quando tiver ausência do cumprimento do aviso prévio ou quando este for indenizado, já no caso de aviso prévio trabalhado ou extinção automática do contrato de prazo determinado, o período a ser pago deve ser até o primeiro dia útil. No caso de dispensa pelo empregador, o depósito do FGTS deve ser de 40% sobre o valor do FGTS. 33 Resumindo Esta unidade abordou algumas questões que devem ser observadas no desenvolvimento dos trabalhos no Departamento Pessoal. A jornada dos funcionários deve obedecer aos limites previstos na legislação. A rescisão contratual de um funcionário pressupõe o devido acesso aos direitos trabalhistas por parte do funcionário. Há três modalidades de rescisão: dispensa sem justa causa, dispensa por justa causa e pedido demissão, cada uma dá direito há um conjunto de benefícios diferente. Glossário Concubismo: pessoas que têm uma pessoa companheira dependente. Processos burocráticos: procedimentos que uma pessoa ou empresa deve tomar para obter algo. 34 d 1) Determinado funcionário chega todos os dias ao trabalho com atraso de 20 minutos, no entanto, está trabalhando mais de 8 horas por dia sem direito ao cômputo das horas extras. Discuta com seus colegas a respeito de quais seriam as medidas justas a serem tomadas nessa situação. 2) A duração do trabalho poderá ser prorrogada pelo tempo necessário até o máximo de 2 (duas) horas em caso de interrupção do trabalho. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 3) Um funcionário pode pedir rescisão contratual sem justa causa. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 4) O contratante não pode pedir rescisão contratual de um funcionário sem justa causa. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 5) Trabalhar 2 horas extras por dia em um período maior do que 45 dias configura excesso de trabalho. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 35 Referências ALCADE, E. A. et al. Rotinas de Departamento Pessoal. Disponível em: <http://aems. edu.br/iniciacao-cientifica/download/8843ed7fda.pdf>. Acesso em: 15 mar. 2016. AQUINO, C. P. Administração de recursos humanos: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1992. ARAÚJO, L. C. G. Gestão de pessoas: estratégias e integração organizacional. São Paulo: Atlas, 2006. ASSAF NETO, A. 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Primeira Etapa da Contratação de Pessoal O primeiro passo do processo de contratação de pessoal é a seleção de pessoal. A seleção de pessoas é o processo que busca, dentre os vários candidatos recrutados, aqueles que são mais adequados aos cargos existentes nas organizações, visando manter ou aumentar a eficiência e o desempenho do pessoal, bem como a eficácia da organização, ou seja, preservar ou enriquecer o capital intelectual da organização (CHIAVENATO, 1999). Essa tarefa é usualmente desempenhada pelo Departamento de Recursos Humanos. Segundo Chiavenato (1999), existem duas alternativas para fundamentar o processo seletivo: a) qual é o cargo pretendido; ou b) quais são as competências a serem capturadas. A figura a seguir mostra os objetivos da contratação por cargos. Fonte: CHIAVENATO, 1999, adaptado por Peixoto, 2016. Sob essa ótica, o processo seria baseado em comparações. Os candidatos seriam avaliados com base no seu nível de formação e experiência profissional para, posteriormente, serem hierarquizados ou ordenados. 43 e Sob a ótica das competências, o candidato será avaliado conforme seus conhecimentos, habilidade e atitudes. 1.1 Avaliando Competências Para Peixoto (2016), as competências obedecem a uma hierarquia, sendo ela: • Competências essenciais (core competences): são aquelas competências claras que distinguem a organização e são necessárias para manter sua posição competitiva no mercado. • Competências funcionais: são competências que cada unidade organizacional (ou unidade de negócio) deve construir para servir de base às competências essenciais da empresa. Cada uma das áreas da organização deve construir competências próprias que constituem a competência maior da empresa. Assim, as áreas de marketing, finanças, produção etc. precisam construir suas competências próprias. • Competências gerenciais: são aquelas que cada gestor precisa desenvolver e possuir para atuar como responsável por pessoas dentro da organização. • Competências individuais: são as que todos os indivíduos da empresa necessitam construir para atuar na empresa. Quando bem avaliadas, a utilização da referênciadessas competências tende a dar um importante subsídio à escolha de um candidato. A primeira etapa da seleção é a divulgação da chamada do processo seletivo. A melhor maneira de obter êxito nessa etapa é escolher os lugares mais propícios para comunicar o fato para o público que se pretende atingir ao lançar a chamada. 44 g Atualmente, os locais mais usados para divulgação de chamadas aos interessados estão na Internet. Um mercado de agências que realizam a procura de novos talentos se estabeleceu. Essas agências trabalham com públicos de diferentes níveis de competência, com isso, conseguem atingir mais interessados. 1.2 Segunda Etapa de um Processo Seletivo A segunda etapa de um processo seletivo é a entrevista. Segundo Ribeiro (2005), uma entrevista é um instrumento que busca identificar as principais qualidades e defeitos do candidato. Entre elas, pode-se explorar os diversos aspectos particulares do candidato, como o nível cultural, preferências, perfil psicológico e experiências profissionais. O contato com o candidato é um fator importante para avaliar a sua tranquilidade quanto ao conteúdo das respostas dadas e indagar outras questões que porventura surgirem em meio à entrevista. A seleção é uma etapa muito importante, pois se trata de uma fase qualitativa que envolve as características dos candidatos. Por isso, é importante que os entrevistadores sejam pessoas bem qualificadas para essa função. De acordo com a Previu Consultoria (2016), existem duas técnicas importantes em uma entrevista: os testes psicológicos e as técnicas vivenciais. Os testes psicológicos visam obter traçar o perfil psicológico dos candidatos mediante diferentes situações simuladas para que se tenha melhor conhecimento sobre a sua estrutura emocional. Cada indivíduo tem traços de personalidade marcantes que interferem diretamente no seu desempenho laboral. O mapeamento desses traços é importante para escolher o candidato ideal, cada função dentro de uma empresa requer habilidades pessoais distintas. Por exemplo, um vendedor precisa ser comunicativo e ter tranquilidade para conseguir lidar com os clientes em diversas situações. Na escolha do teste que irá avaliar ou medir as características exemplificadas, o psicólogo deve considerar: as condições de sensibilidade, validade e precisão. 45 O Conselho Federal de Psicologia tem feito avaliações dos testes disponíveis, verificando suas padronizações e usos. Já as técnicas vivenciais exigem respostas a situações estruturadas ou não, de tal forma que os candidatos interajam e participem ativamente delas. Devem sempre ser aplicadas por profissionais com reconhecida qualificação técnica e experiência, que tenham a capacidade de avaliar o candidato com relação à sua habilidade de controlar situações conflitosas mantendo o devido controle emocional. As técnicas vivenciais podem ser classificadas em: • Provas situacionais: atêm-se a aplicar provas relacionadas à execução de tarefas específicas do cargo. Por exemplo: elaborar um memorando, elaborar uma planilha eletrônica, entre outras. • Dinâmica de grupo: trata-se de uma avaliação que coloca os candidatos em interação em meio a uma situação simulada para observar os respectivos comportamentos e a capacidade de lidar com conflitos de interesse, interagindo com os demais envolvidos. A dinâmica de grupo é uma técnica muito utilizada em processos seletivos, pois permite observar as habilidades interpessoais, habilidades de trabalho em grupo e a capacidade proativa dos candidatos. Não deve ser usada quando aspectos comportamentais sociais não sejam requisitos primordiais para o cargo, normalmente isso ocorre para cargos que demandem trabalho individual (exemplo: profissionais de contabilidade). Após escolhido o candidato com o perfil desejado, o Departamento Pessoal recolhe os documentos necessários para efetivar a contratação do novo funcionário, bem como realiza os registros dos benefícios trabalhistas ao qual o funcionário fará jus. O próximo passo diz respeito ao treinamento e capacitação do novo funcionário para que ele possa se familiarizar com a equipe e venha a desempenhar de maneira eficiente as suas funções. Segundo a Infraestrutura Nacional de Dados Espaciais (INDE, 2016), a formação de recursos humanos visa, principalmente, proporcionar o aprendizado de novas formas de conduta ou a modificação das anteriores. Esse conceito pode ser considerado como o processo para desenvolver e prover conhecimentos, habilidades, comportamentos e atitudes para atender a requisitos específicos dos diversos componentes e dimensões. 46 No contexto da Infraestrutura Nacional de Dados Espaciais (INDE, 2016), entende-se capacitação como o desenvolvimento dos saberes teóricos que permitem orientar a ação, facilitar a construção de representações operatórias e tornar possível a formulação de hipóteses. Ao capacitar e treinar pessoas tem-se como objetivos principais: • Prepará-las para execução imediata de tarefas; • Proporcionar oportunidades para contínuo desenvolvimento pessoal; e • Mudar atitudes dessas pessoas para aumentar a motivação e torná-las mais receptivas a uma nova situação. A realização de treinamento e desenvolvimento (T&D) apresenta vantagens e desvantagens. Para Carvalho (1995 apud ARAÚJO, 2006), destacam-se como vantagens: • Ganhos em competitividade e em qualidade; • Identificação dos pontos fortes e fracos das pessoas e da organização como um todo; • Capacitação das pessoas da organização; • Aumento da lucratividade da empresa; • Racionalização dos procedimentos e desenvolvimento das pessoas; • Aumento da produtividade; • Viabilização de um clima organizacional saudável; e • Redução de desperdícios e retrabalhos. No entanto, Araújo (2006) registra alguns pontos fracos que são vistos como desvantagens no treinamento e desenvolvimento: • Necessidade de elevada mobilização de recursos; 47 • Resistência originada por aqueles que sabem tudo sobre o sistema de operação da empresa; • Pessoas com dificuldades em perceber seu próprio crescimento; • Incertezas quanto à continuidade do programa; • Dificuldades de remanejamento de pessoas entre os diversos departamentos; e • Dificuldade de recolocação no mercado. b Para saber mais sobre o assunto, acesse o portal RH disponível no link a seguir. http://www.rhportal.com.br/ Resumindo Conforme foi apresentado nesta unidade, existem etapas que antecedem a contratação de novos funcionários. Para cada uma delas, é necessário tomar os devidos cuidados durante o processo. Cada etapa é determinante para gerar ganhos de competitividade para a empresa. 48 Glossário Mobilização de recursos: refere-se a atividades que são planejadas para a geração de valores financeiros, humanos, materiais e técnicos necessários à viabilização das finalidades de uma organização, promovendo sua sustentabilidade financeira. Testes psicológicos: são instrumentos de avaliação ou mensuração de características psicológicas, constituindo-se um método ou uma técnica de uso privativo do psicólogo. 49 d 1) Imagine-se em um processo seletivo em que há vários candidatos. Você é o mais capacitado, no entanto, a sua maior fragilidade é o perfil psicológico. Como seria a sua reação ao saber que uma das etapas será um teste psicológico? Como você iria se preparar? Reflita com os seus colegas. 2) Os testes psicológicos são a primeira etapa de qualquer processo de seleção. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 3) A realização de treinamento e desenvolvimento gera ganhos de competitividade para a empresa que a executa. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 4) Competências gerenciais são aquelas competências clarasque distinguem a organização e são necessárias para manter sua posição competitiva no mercado. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 5) As competências individuais são as que todos os indivíduos da empresa necessitam construir para atuar na empresa. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 50 Referências ALCADE, E. A. et al. Rotinas de Departamento Pessoal. Disponível em: <http://aems. edu.br/iniciacao-cientifica/download/8843ed7fda.pdf>. Acesso em: 15 mar. 2016. AQUINO, C. P. Administração de recursos humanos: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1992. ARAÚJO, L. C. G. Gestão de pessoas: estratégias e integração organizacional. São Paulo: Atlas, 2006. ASSAF NETO, A. Finanças corporativas e valor. São Paulo: Atlas, 2003. BELTRAME, M. M.; MAÇADA, A. C. G. 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Por meio desta, é possível controlar todo o fluxo de pagamentos e verificar qualquer falha de lançamento no sistema. e Os programas voltados para folha de pagamentos são excelentes ferramentas. Por meio deles é possível realizar cálculos salariais de: mensalistas, horistas, professores, estatutários, estagiários, diferenças salariais, rescisão, férias, 13º salário, vale-transporte e demais benefícios. Para ilustrar algumas funcionalidades dos sistemas voltados para controle de pessoal será apresentada a interface de um programa de cadastro de pessoal e controle da folha de pagamentos. De posse das informações pessoais dos funcionários, o setor de Departamento Pessoal deve realizar o cadastro no sistema. A figura a seguir mostra a aba “Cadastro”, que contém os lugares para inserir as informações pessoais dos funcionários. As principais informações são: nome completo, endereço, estado civil, data de nascimento, CEP, telefone para contato e número do cartão de ponto. 57 Aba "Cadastro de Funcionários" Fonte: Alterdata, 2016. Na segunda aba relacionada aos “Dados Contratuais” é possível inserir algumas informações características da contratação dos funcionários. Tais informações são importantes para o devido acompanhamento do tempo de contratação dos funcionários, vencimento de contratos temporários, entre outras questões. 58 Aba “Dados Contratuais” Fonte: Alterdata, 2016. Na terceira aba, denominada “Informações da Folha”, podem ser inseridas informações relativas à folha de pagamentos e demais decisões relacionadas aos lançamentos futuros, tais como: adiantamentos, pagamentos de horas extras de trabalho, o valor por hora trabalhada, entre outras informações. A seguir, é apresentada figura que mostra as informações da folha. Esta detém duas subabas, a primeira referente aos cálculos salariais e a segunda com dados complementares. Note que há lugares para especificar diversos itens relevantes para o controle da folha de pagamentos. O ponto mais importante que deve ser observado nesta aba é o correto preenchimento dos itens: salário-base; o valor do vale-transporte; a ocorrência de adiantamentos salariais; percentual de adiantamento a ser realizado; controle dos horários de entrada, volta do almoço e término do expediente; a frequência dos pagamentos salariais e o dia exato de descanso do corpo de funcionários. 59 Aba “Informações da Folha” Fonte: Alterdata, 2016. A figura a seguir apresenta a aba “Documento”. Esta é específica para realizar o preenchimento dos dados pessoais de cada funcionário. A caracterização documental de cada funcionário é importante para evitar possíveis divergências em relação aos lançamentos futuros. Os campos que devem ter o seu preenchimento com maior atenção nesta aba são: o número do Registro Geral; a respectiva unidade da Federação; o número da carteira de habilitação e sua respectiva data de vencimento; a categoria da habilitação veicular do funcionário; o número do Cadastro de Pessoa Física; o número da carteira de trabalho; o número do certificado de reservista; o número do PIS/PASEP e os dados bancários. 60 Aba “Documentos” Fonte: Alterdata, 2016. A figura a seguir apresenta a aba “Informações Adicionais”, que é composta pelas informações de 5 subabas. Estas contemplam informações de emissão de passagens, realizações e/ou participação em eventos, complementos relacionados ao sistema de pagamento, vale-refeição e outras informações. A primeira subaba da direita para a esquerda é “Passagens”, em que é possível inserir as informações das viagens agendadas pela empresa e as suas informações específicas tais como: data, número do ticket aéreo, número da poltrona e seu respectivo itinerário. Normalmente essas viagens são programadas para fins de representação corporativa em reuniões em filiais ou com clientes e fornecedores de regiões mais distantes. A segunda subaba denominada “Eventos” serve para informar os eventos que ocorrerão na empresa. Normalmente essas informações justificam boa parte das viagens agendadas. Estas se referem à natureza do evento, objetivo da participação da empresa, datas, local e nome do funcionário representante. Desse modo, as empresas costumam emitir diárias que têm valores fixos. Sendo assim, a emissão dos valores referentes às diárias entra no sistema e são devidamente depositadas na conta do funcionário representante. 61 A terceira subaba denominada “Complemento” se refere a uma possibilidade da empresa em trabalhar com um sistema que facilita o depósito dos pagamentos salariais aos funcionários. Denominado Banco-folha, este é um serviço oferecido por bancos comerciais de integração da folha de pagamentos das empresas com as respectivas contas correntes da empresa e dos funcionários. A eficiência deste sistema reside na praticidade e autonomia, e para realizar os pagamentos basta programar as datas dos pagamentos na folha de pagamentos que o banco tem acesso direto à solicitação e efetua imediatamente as operações bancárias. A quarta subaba é a denominada “Vale-Refeição” e serve para informar qual o valor de vale-refeição ao qual cada funcionário tem direito. A empresa pode optar por trabalhar com ticket refeição ou ticket alimentação. O ticket alimentação somente dá direito de realizar compras em supermercados, açougues e pequenos mercadinhos, enquanto o ticket refeição é destinado às compras em bares, restaurantes, cafés e estabelecimentos do gênero. A quinta e última subaba é a “Outras Informações” cujo objetivo é inserir informações adicionais que sejam relevantes para fins de registro de pessoal, tais como: motivos de eventuais cancelamentos de eventos, falhas relativas à emissão de pagamentos, defeitos, falhas relativas à comunicação entre o sistema interno e os bancos, entre outras. 62 Aba “Outras Informações” Fonte: Alterdata, 2016. 2. Demonstrativo de Pagamento Ao final, essas informações são consolidadas em um relatório individual para cada funcionário da empresa, denominado “Demonstrativo de Pagamento de Salário”, de modo que os componentes do cálculo do valor líquido do salário sejam visualizados. Desse modo, a figura a seguir apresenta a folha preenchida de um funcionário fictício contratado por uma empresa também fictícia. Note que o cálculo se inicia a partir do valor salarial base acrescido do adicional de insalubridade, quinquênio, adicional noturno, adicional de periculosidade, auxílio- alimentação, pagamento das horas extras trabalhadas e repouso remunerado. O valor líquido do salário considera descontos relativos a um adiantamento salarial acrescido do recolhimento do INSS e do IRRF. 63 Demonstrativo de Pagamento de Salário Fonte: Alterdata, 2016. b Para saber mais sobre o assunto, acesse o portal do Fpag (Sistema de Folha de Pagamento Online) disponível no link a seguir. https://www.fpag.com.br/ 64 Resumindo Esta unidade apresentoua interface de um sistema de gerenciamento de pessoal. Visando explicitar as funcionalidades, foram apresentados os principais comandos para realizar a ficha cadastral. A interface de um sistema de folha de pagamentos apresenta diversas abas com informações pessoais de cada um dos funcionários e viabiliza a consolidação da folha de pagamentos da empresa como um todo. Glossário Insalubridade: característica de atividade que não é saudável, nociva à saúde ou em que se dá a exposição a agentes nocivos acima dos limites de tolerância. Periculosidade: Qualidade ou condição de periculoso, de perigoso. 65 d 1) Um funcionário deixou de inserir os dados de novos funcionários recém-contratados. Em decorrência desse caso, não foi possível consolidar o procedimento de elaboração de suas fichas cadastrais. Caso isso acontecesse com você, quais medidas adotaria para solucionar o problema? Reflita com os seus colegas. 2) A aba “Cadastro” contém os lugares para inserir as informações pessoais dos funcionários. Uma delas é o nome completo. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 3) A aba “Dados Contratuais”, como o próprio nome já sugere, contém informações utilizadas para compor a folha de pagamento do funcionário. Uma delas é o endereço do funcionário. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 4) Na aba, “Dados Contratuais”, temos informações específicas sobre a contratação do funcionário, ou seja, informações como Data de Admissão e Vencimento de Experiência. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 5) Na subaba “Passagens”, o usuário poderá informar a data da viagem que fará. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 66 Referências ALCADE, E. A. et al. Rotinas de Departamento Pessoal. Disponível em: <http://aems. edu.br/iniciacao-cientifica/download/8843ed7fda.pdf>. Acesso em: 15 mar. 2016. AQUINO, C. P. Administração de recursos humanos: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1992. ARAÚJO, L. C. G. Gestão de pessoas: estratégias e integração organizacional. São Paulo: Atlas, 2006. ASSAF NETO, A. Finanças corporativas e valor. São Paulo: Atlas, 2003. BELTRAME, M. 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