GP AULA 5 parte 2 (2)

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GESTÃO DE PROCESSOS
AULA 5 
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MAPEAMENTO DE PROCESSOS – SOLUÇÃO CASE 
	A Cia Industrial Rio Vermelho é uma indústria metalúrgica de médio porte com 485 empregados, fabricante de bombas hidráulicas, com sede e fábrica no Rio de Janeiro.
	Nessa empresa as compras são centralizadas no Setor de Compras (PROCESSO DE COMPRAS- A)com base nas requisições recebidas (A 1) das áreas usuárias e também do Setor de Gestão de Estoques. As requisições emitidas pelas áreas usuárias são materiais de uso eventual, já que os itens de estoque são requisitados pelo Setor de Gestão de Estoques.
	As requisições para compra são emitidas eletronicamente, através do módulo próprio do sistema informatizado, mas se imprime formulário próprio em que são apostos as assinaturas do responsável pela requisição e também de quem está aprovando.
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	Antes da aprovação da requisição também é verificada a disponibilidade de verba orçamentária para a rubrica (A 2). Essa verificação e a respectiva reserva é realizada eletronicamente quando se emite o documento. Nos casos de insuficiência de verba a emissão fica suspensa até a alocação de recursos. A alocação desse recurso é de competência do Diretor Financeira e obedece a um procedimento específico.
	De posse da Requisição para Compra aprovada o Setor de Compras realiza licitação (A 3), se valendo de diferentes procedimentos segundo o valor da compra ou do produto, realiza análise e seleção das propostas recebidas (A 4), elabora mapa comparativa de propostas, elege a proposta mais vantajosa, negocia com fornecedor (A 5) e emite a Ordem de Compra (A 6).
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	Na emissão da Ordem de Compra se efetua o empenho da verba orçamentária (A 7) e a sua aprovação segue as regras do Manual de Competência da Cia. Como a compra envolve aspectos financeiros e operacionais, esse documento é emitido com 5 cópias, sendo uma para o processo de compras, outro para o fornecedor, Setor de Almoxarifado, Setor de Contas a Pagar e para o requisitante.
	O recebimento de material é realizado pelo Setor de Almoxarifado (PROCESSO DE RECEBIMENTO E ESTOCAGEM – B), (recebe a Ordem de Compra – B 1), onde se recebe, confere o material recebido (B 2). Nos casos de matérias-primas sujeitos ao controle de qualidade, solicita inspeção (B 3) para a Divisão de Controle de Qualidade (PROCESSO DE CONTROLE DE QUALIDADE - C), (recebe solicitação de inspeção – C 1) que realiza a inspeção (C – 2) e emite Laudo de Inspeção após a inspeção (C 3). Enquanto o material não é inspecionado permanece na área de recebimento e conferência. 
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	Os materiais sujeitos a inspeção são incluídos no estoque(PROCESSO DE CONTROLE DE ESTOQUE – D), após o recebimento do Laudo de Inspeção (B 4), quando se dá entrada do material no sistema e estoque no almoxarifado (D 1). Uma cópia do documento de recebimento é enviado pelo Setor de Almoxarifado para o Setor de Compras (B 5) para o encerramento do processo de compras (A 8), nos casos de recebimento total ou final e outra cópia, capeando a Nota Fiscal do fornecedor e demais documentos de transporte é remetido para o Setor de Contas a Pagar (PROCESSO DE CONTAS A PAGAR – E), (recebe a Ordem de Compra – E 1), (recebe a Nota Fiscal – E 2) para providências de pagamento (E 3).
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	Processos e Atividades
	A) PROCESSO: COMPRAS
		ATIVIDADES 				
Receber a requisição de compras
Verificar a disponibilidade verba/reserva
Efetuar licitação
Analisar as propostas recebidas
Negociar com os fornecedores
Emitir Ordem de Compra
Efetuar empenho de verba
Encerrar o processo de compra
	 
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	 Processos e Atividades
	
	B) PROCESSO: RECEBIMENTO E ESTOCAGEM (ALMOXARIFADO)
	ATIVIDADES
Recebimento da Ordem de Compra
Receber e conferir o material
Solicitar a inspeção (quando for o caso)
Receber laudo
Enviar copia da Nota Fiscal de entrada para compras e contas a pagar
 
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	 Processos e Atividades
	
	C) PROCESSO: CONTROLE DE QUALIDADE
	ATIVIDADES 				
Receber a solicitação de inspeção 
Efetuar a inspeção da mercadoria
Emitir o laudo
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	 Processos e Atividades
	D) PROCESSO: CONTROLE DE ESTOQUE
		ATIVIDADE 				
Registrar a entrada de material no estoque
 
	E) PROCESSO: CONTAS A PAGAR
	ATIVIDADE 				
Receber a Ordem de Compra
Receber a Nota Fiscal
Processar os pagamentos
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Aula 5 – Modelagem do Processo de Negócio – parte 2
(UML, SIPOC e IDEFO)
Modelagem do Processo de Negócio
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OBJETIVOS DA AULA
	
	Ao final desta aula o aluno deverá ser capaz de:
	
	- Descrever um organograma hierárquico funcional;
	- Criar um modelo de processos usando UML, SIPOC ou IDEFO.
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Modelagem de Processos
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Os processos podem ser identificados e analisados de diferentes formas: como fluxo de material, fluxo de trabalho, mudança de estado etc.
Gonçalves (2000) aborda os processos como: famílias, categorias, formas de visão, etc.
Ver Quadros a seguir (material de didático )
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IDENTIFICAÇÃO DAS FAMÍLIAS NUMA ORGANIZAÇÃO
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 PROCESSOS DE NEGÓCIO OU CLIENTES, ORGANIZACIONAIS 
OU DE INTEGRAÇÃO E GERENCIAIS
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É importante analisar e modelar com base no conhecimento dos processos críticos:
Processos primários: são os que afetam positiva ou negativamente a relação com os clientes
Processos de apoio: colaboram com os processos primários na busca de sucesso com os clientes
Processos gerenciais: dão suporte à coordenação das atividades de apoio e dos processos primários
Green & Rosemann, 2000
CLASSIFICAÇÃO GERAL DOS PROCESSOS
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A Hierarquia dos Processos
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MACROSISTEMA
SISTEMA
SUBSISTEMA
MICROSISTEMA
(Rotina)
Sistema 
Organizacinal
(Macroprocesso)
PROCESSOS (Gestão)
DESEMPENHO
INDICADORES DE DESEMPENHO
Avaliação dos Resultados
Treinamento
Desenvolvimento
Ambiente 
Equipe
Qualidade
Produtividade
Metodologia (ferramentas)
Análise e modelagem
Pessoas
Processos de 
Trabalho
Tecnologia
MACROPROCESSO PROCESSO (conjunto de atividades) SUBPROCESSO ( atividades) MICROPROCESSO (tarefas)
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Forma como os processos podem ser logicamente organizados e estruturados, contribuindo para sua melhor compreensão.
Facilitando a gestão da organização.
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Nada no mundo se encontra isolado.
A interdisciplinaridade faz parte do contexto universal
Os problemas não podem ser entendidos isoladamente.
O pensamento sistêmico nos ajuda a entender essa inter-relação com outros problemas
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ISO – International Organization for Standardization, ISO 9000/2008; ISO 14000/2008; ISO 27000/2006; ISO 26000/2010.
 não é um padrão descritivo, mas normativo. 
A norma não define como fazer, mas o que fazer.
A seguir uma proposta de solução para documentação dos processos organizacionais.
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Os processos são documentados em manuais da qualidade.
Para documentar estes processos é preciso:
Primeiro: levantar os macroprocessos organizacionais (Empresa e UENs); 
Segundo: levantar os processos relacionados às atividades e tarefas do Core Business 
(parte central de um negócio ou de uma Área Estratégica de Negócio) .
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MANUAL 
DE
 QUALIDADE
MANUAL 
 DE UNIDADE DE NEGÓCIO
PASTAS DE REGISTRO 
DE QUALIDADE
HIERARQUIA DA DOCUMENTAÇÃO
Políticas, diretrizes e orientações estratégicas
Descreve o que está sendo controlado
Descreve os detalhes
Instruções operacionais, planos,
 planilhas, especificações,etc.
Evidências comprobatórias
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Hierarquia dos Componentes da Documentação
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Macroprocesso ou processo: descreve-se, em linhas gerais, os grupos de atividades;
Procedimento: maneira de agir, de fazer algo. Modo específico de executar uma tarefa. Descreve cada atividade do processo, sem entrar em detalhes;
Análise de processo: avaliação da conformidade entre o esperado e o real, visando a compatibilizar objetivos e medidas de performance;
COMPONENTES DA
DOCUMENTAÇÃO 
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Atividade: conjunto de tarefas, sendo tarefa a menor unidade divisível do trabalho (ação executada por uma pessoa);
Evento: algo que acontece e interfere na rotina de um processo afetando seu funcionamento ou processo;
Tarefa: porção do trabalho a ser concluída em um determinado prazo;
Instrução de Trabalho: descreve detalhadamente as atividades operacionais;
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Continuação
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Registro: documento que fornece evidência objetiva de atividades ou resultados obtidos;
Especificação: documento que define os requisitos;
Requisitos: atributos visando a atender às necessidades e às expectativas do cliente;
Manual da Qualidade: manual geral, genérico, sem detalhes;
Manuais das UENs: contém o conteúdo específico daquela unidade
Continuação
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ELEMENTOS DA MODELAGEM
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DESCRIÇÃO DOS ELEMENTOS DE MODELAGEM 
Definir como Gestão por Processo o “Modelo de Gestão Organizacional “ orientando para gerir a organização como foco nos processos. 
Definir como estrutura de apoio à gestão por processo o conjunto de elementos de análise e modelagem de processos. 
Definir como pertencente a este conjunto os seguintes elementos : 
 Processos; processos de negócios; metodologias; técnicas; modelos; ferramentas tecnológicas ( softwares) 
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 ELEMENTOS DA MODELAGEM 
Ferramentas Tecnológicas : referem-se aos softwares de apoio da gestão por processos disponíveis no mercado 
Técnicas: Referem-se ao conhecimento pratico às praticas ou conjuntos de métodos de analise e modelagem do processo. 
Métodos: Referem-se aos procedimentos ou a maneira escolhida para realizar as atividades. 
Modelos : são as formas de representações da realidade, ou de fatos – figuras, gráficos, desenhos e protótipos ( exemplo a seguir) 
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Metodologia : referem-se aos passos ou às etapas e aos critérios ( conjunto de procedimentos) a serem seguidos , bem como a escolha das ferramentas das técnicas e dos modelos para realização das atividades 
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Existem uma gama enorme de ferramentas de analise de modelagem ( PG. 173 material) 
Modelos: 
ORGANOGRAMAS 
SCRIPT DE PROCESSOS 
UML 
MAPA DE PROCESSOS : diagramas diversos 
(modelo SIPOC, diagrama de bloco, fluxograma vertical , fluxograma funcional ou horizontal) 
Outros ( rede PERT , diagrama de classe) 
FERRAMENTAS DE ANÁLISE E MODELAGEM
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ORGANOGRAMA HIERÁRQUICO FUNCIONAL
	Este tipo de estrutura é fundamentado na técnica da supervisão funcional, tendo sido planejada para implantar as idéias de Taylor e tem larga aplicação na base da organização, em que prevalece a especialização. 
	Na estrutura funcional, a autoridade passa pelos níveis de gerenciamento para ser compartilhada entre as funções técnicas e administrativas, as quais se baseiam num conjunto de tarefas comum a todas as funções. Um indivíduo pode prestar contas a vários superiores, cada qual exercendo sua autoridade especializada na tarefa.
	
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ORGANOGRAMA HIERÁRQUICO FUNCIONAL
	
 ORGANOGRAMA HIERÁRQUICO FUNCIONAL 
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Apresenta, de forma mais detalhada, as etapas de um processo, ou sub-processo.
É uma forma de representar processos através da Escrita, e não com desenhos.
Trata-se do “passo a passo” escrito de um processo.
SCRIPT DO PROCESSO GESTÃO DE PROJETOS 
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Script do Subprocesso 1-Planejamento
O Líder do Projeto (LP) revê a Proposta aceita pelo cliente
Estuda a Proposta
Revê o cronograma de trabalho
Acerta com o financeiro, a forma de pagamento
Analisa as atividades e traça os caminhos
Aloca recursos e meios (pessoal e material)
Reúne com a equipe
Apresenta o projeto
Discute detalhes
Distribui tarefas e responsabilidades
Dá orientações
Informa sobre a forma como o cliente vai pagar
Vide: Gestão de Projetos do SGE (Pág. 175)
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Script do Subprocesso 2 – Execução e Controle
O LP controla o andamento das atividades do projeto de acordo com o cronograma e conduta crítica.
Avalia com a equipe
A possibilidade de atraso, erro ou falha
Toma medidas preventivas e/ou corretivas
Atualiza cronograma inserindo correções
Em tempo hábil para prestação de contas.
Elabora relatório de atividades baseado no cronograma atual
Repassa o relatório ao Gestor Financeiro.
 Vide: Gestão de Projetos do SGE. Pg. 175
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Script do Subprocesso 3 – Satisfação do Cliente
Após elaborar o relatório de atividades
Envia para o cliente o Questionário de Avaliação de Desempenho (QAD)
Cobra do cliente o preenchimento e devolução do QAD
Apura o Nível de Satisfação do Cliente (NSC) com base nas informações do QAD.
Informa a equipe sobre o NSC.
Discute com a equipe melhorias no desempenho
Envia ao cliente feedback sobre ações corretivas implementadas.
 Vide: Gestão de Projetos do SGE. Pág. 175
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Script do Subprocesso 4 – Ações Corretivas
 O LP informa a equipe sobre NSC.
 Discute e acerta com a equipe as medidas corretivas com base NSC.
 Envia para o representante do cliente o questionário de avaliação de desempenho.
 Volta para “Execução e Controle”.
 Vide: Gestão de Projetos do SGE. (Pág. 175) 
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DIAGRAMA DE UML 
A Unified Modeling Language (UML) é uma linguagem de modelagem não proprietária de terceira geração. A UML não é uma metodologia de desenvolvimento, o que significa que ela não diz para você o que fazer primeiro e em seguida ou como projetar seu sistema, mas ela lhe auxilia a visualizar seu desenho e a comunicação entre objetos.
Basicamente, a UML permite que desenvolvedores visualizem os produtos de seus trabalhos em diagramas padronizados. Junto com uma notação gráfica, a UML também especifica significados, isto é, semântica.
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Usa-se os diagramas de UML para ajudar a conceber nossas idéias em relação ao sistema que se esta desenvolvendo e/ou planejando, ou para apresentá-las a um grupo de forma que todos a visualizem, facilitando a interação e a discussão. É uma forma de documentar nossas idéias quando estiverem bem definidas e consolidadas, para facilitar a compreensão de todos.
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Linguagem para especificação, construção, visualização e documentação de artefatos de um sistema informático. 
Existem mais de 50 ferramentas comerciais e acadêmicas para modelação com o UML. 
Tipos de elementos básicos : 
TIPOS DE DIAGRAMA DE UML 
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Principais elementos da estrutura 
Classes, Objetos, Interfaces, Casos de Utilização, Atores, Colaborações, Componentes, Artefatos e Nós. 
Elementos de especificação de comportamento (estados e atividades) 
Elementos de agrupamento (pacotes e fragmentos) 
Anotações e restrições 
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DIAGRAMA DE UML
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TIPOS DE RELAÇÕES 
Relações 
Sintaxe e semântica bem definidas 
Permitem o estabelecimento de interdependências entre os elementos básicos vistos anteriormente. 
Tipos 
Associação 
Dependência 
Realização 
Generalização 
Agregação 
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DIAGRAMA DE CASO DE USO
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DIAGRAMA DE CLASSE 
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DIAGRAMA DE COMPONENTES
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MAPA DE PROCESSOS
São tipos específicos de modelos ,como imagens , gráficos, listas ou tabelas de um ou mais processos. 
O mapeamento de processos ( atividades de elaboração destes modelos) pode ser feito de várias maneiras e usando uma das ferramentas já mencionada. 
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SIPOC
	O diagrama de SIPOC é uma ferramenta usada para identificar todos os elementos pertinentes de um projeto de melhoria de processo, antes do projeto começar. O significado dos termos da sigla são: 
	- S (suppliers): fornecedores do processo; 
	- I (inputs): insumos do processo;
	- P (process): atividades do processo;
	- O (outputs): saídas do processo; e
	- C (customers): clientes do processo.
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SIPOC
	A ferramenta SIPOC é particularmente útil quando não estiver claro: quem provê contribuições para o processo, que especificações são colocadas nas contribuições, quem são os verdadeiros clientes do processo,
o que são as exigências dos clientes.
	Em um exemplo de “tirar cópias de um documento”, teremos:
	Fornecedores 	 Entradas 	Processo 	Saídas Clientes
	- Fabricante 	 - copiadoras 	 - cópias - você
	- Art. Escritório 	 - papel, toner	 			 - arquivo
	- Você	 	 - original					
 - Cia eletricidade 	 - energia
	*Processo: são as atividades
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Consiste em descrever os elementos dos processos dentre os quais citamos: fornecedores, entradas, saídas, indicadores de desempenho, clientes dos processos.
MODELO SIPOC 
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SIPOC
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DIAGRAMA DE BLOCO
	Diagrama de bloco é a representação gráfica de um processo ou modelo de um sistema complexo. Através de figuras geométricas e ligações, descreve-se as relações entre cada subsistema e o fluxo de informação. É a representação gráfica da solução de um problema. Os simbolos devem ser dispostos em ordem lógica e com sintaxe correta para atingir o objetivo de resolver o problema. Os diagramas diferem os fluxogramas por representarem pequenas partes de um grande sistema com foco no processo lógico. Um exemplo de diagramas de blocos são os fluxogramas usados em engenharia de software. 
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DIAGRAMA DE BLOCO
	No exemplo acima, poderíamos representar a sequência das atividades de “tirar cópia de um documento” da seguinte maneira:
	
	Colocar o original sobre o vidro → Fechar a tampa → 
	Ajustar opções → Apertar copiar → 
 Remover cópias e originais
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Representa , graficamente a sequência lógica dos processos de forma não detalhada 
DIAGRAMA DE BLOCO 
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IDEFO
IDEFO é uma técnica usada para produzir uma modelagem funcional que é uma representação estruturada do sistema de objetos analisados. Ela modela um sistema de objetos em Top-down (de cima para baixo) e possui cinco elementos básicos para representação: funções, entradas, saídas, controle e mecanismo.
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IDEFO
Os modelos de gráfico de processo IDEFO servem para criar diagramas hierárquicos para gerenciamento de configuração de modelos, análises de necessidades e benefícios, definições de requisitos e modelos de aperfeiçoamento contínuo (somente no Visio Professional). 
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FLUXOGRAMA
Representam , graficamente e de forma detalhada a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. 
Os símbolos e as técnicas utilizados na elaboração do fluxograma devem identificar os órgãos ou as pessoas responsáveis pela ação. 
O fluxograma só será útil se representar corretamente o processo. 
A simbologia básica utilizada é a seguinte: 
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Principais símbolos utilizados 
nos fluxogramas
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Metodologia de Gerenciamento de Processos
A gerência de processos é uma metodologia centrada na busca da excelência, através do direcionamento dos processos, sob o enfoque de uma visão macro de ações coordenadas voltadas para melhoria contínua. 
A inserção da empresa em um ambiente competitivo de negócios faz com que ela seja constantemente pressionada por resultados, derivados da importância em se atender os níveis de exigência dos clientes.
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Se você ocupa uma posição de comando (chefia, supervisão etc.) gerencia gente, certo? 
Como “comandante”, você é responsável por, pelo menos, um resultado, e, consequentemente, também por um processo.
Para quem? 
Para os usuários/clientes, que podem ser externos ou internos. 
Sabemos que todo cliente tem necessidades e expectativas em relação aos produtos/serviços que são produzidos por nossa empresa. É nossa obrigação assegurar que o processo atenda a essas necessidades e expectativas.
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ESTRUTURA DA MODELAGEM DE PROCESSO 
Apoio
às 
Estratégias
para Vantagem
Competitiva
Apoio à Tomada
de Decisão
Empresarial
Apoio às Operações e aos Processos
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A Metodologia de Gerenciamento de Processos tem por objetivo assegurar a obtenção de produtos e serviços que atendam às necessidades e expectativas dos clientes, ao menor custo possível. Para isso, ela deve seguir alguns critérios.
Estabelecer e manter padrões
Controlar o processo
Operacionalizar ações corretivas
Encorajar/buscar aprimoramentos
Propiciar empowerment
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3
Para atender às necessidades e expectativas dos clientes nos produtos/serviços que eles recebem.
Estabelecer e manter padrões
Controlar o processo
Operacionalizar ações corretivas
Encorajar/buscar aprimoramentos
Propiciar empowerment
Proporcionar o monitoramento do processo, bem como de seus resultados (produtos/serviços) através de Indicadores de Desempenho.
Para o processo retornar aos padrões quando o resultado divergir do esperado.
Sempre há possibilidades de efetivar melhorias, tanto nos processo como nos produtos/serviços.
Liberar o gerente/supervisor para fazer o seu papel, ou seja, melhorar o desempenho da equipe, preparando os funcionários para se tornarem mais responsáveis pelas atividades que eles desenvolvem no processo.
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Continuar leitura material didático – Gestão por processo 
	Saulo Barbará – página 137 a 207
Próxima Aula 
Empresas Brasileira
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Pop up do slide anterior.
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As setas aparecem uma a uma.
Ao clicar na seta, a caixa com o conteúdo aparece como se estivesse saindo de dentro dela.