revisão conceitos básicos de gestão

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Questão 1 - Quais são as naturezas de atuação das organizações? 
Explicação: Podemos ter as organizações públicas administradas pelo governo, que tem como objetivo prestar serviços à comunidade, não tendo o lucro como objetivo. Temos as organizações empresariais que visam o lucro, sendo classificadas pelo seu tamanho, natureza jurídica e área de atuação. Há também as organizações do Terceiro Setor, que se constituem em entidades sem fins lucrativos, criadas por pessoas sem vínculos com o governo, como as ONGs e outras entidades com fins filantrópicos. Vale ressaltar a existência de empresas com características bastante específicas como as de economia mista, que embora resultem da união entre o Estado e entes privados, se constituem em organizações direcionadas apenas às atividades de natureza empresariais. Já as empresas públicas, se constituem de capital exclusivamente público, e são criadas para que o Estado exerça atividades de caráter econômico ou execute serviços públicos.
Questão 2 – Como podemos definir as organizações? 
Explicação: Organização pode ser entendida como a estrutura formada por duas ou mais pessoas que se esforçam de forma coordenada para alcançar determinado objetivo de maneira coletiva. Nesta estrutura, temos delimitada a divisão do trabalho e os níveis hierárquicos. A construção de um organograma nos ajuda a visualizar a representação da estrutura departamental de uma organização. Neste sentido, é preciso que se atribua funções gerenciais e operacionais para que as atividades funcionem conforme o planejado dentro de cada departamento. Note que para o funcionamento de uma empresa é necessário a execução de atividades-chave e secundárias. O setor financeiro de uma empresa, por exemplo, é uma atividade-chave, pois toda organização precisa gerenciar estes recursos. Já a atividade secundária é aquela que a empresa não necessita gerenciar diretamente, como os serviços de recepção e portaria, uma vez que podem ser terceirizados.
Questão 3 – O significa eficiência e eficácia no contexto organizacional?
 Explicação: Administração é um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente e eficaz de recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas organizacionais. A eficiência é a capacidade de realização das atividades da organização, minimizando a utilização dos seus recursos, ou seja, é a capacidade de desempenhar corretamente as tarefas. É uma medida de relação entre os resultados alcançados e os recursos consumidos. A eficácia implica em escolher os objetivos certos e conseguir atingi-los, e sua principal preocupação é com os fins. Apesar das diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia, eles estão correlacionados. Sem eficácia, a eficiência é inútil, pois a organização não consegue realizar o seu propósito. Por outro lado, é fácil ser eficaz quando se é ineficiente, visto que muitos recursos são desperdiçados.
Questão 4 - Qual a importância das habilidades do administrador? 
Explicação: Para que o administrador execute bem o seu trabalho e desenvolva com sucesso suas atividades é necessário que ele domine habilidades e aplique-as, conforme sua posição na organização. Temos três habilidades a serem dominadas pelo administrador na sua rotina organizacional. Habilidade técnica: consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para o desempenho de tarefas específicas, por meio da experiência e educação. É muito importante para os profissionais da linha de comando e para os operacionais. Habilidade humana: capacidade e facilidade para trabalhar com pessoas, comunicar-se, compreender atitudes e motivações e liderar grupos. Facilita o bom relacionamento interpessoal. Habilidade conceitual: capacidade de compreender a complexidade da organização como um todo e o ajustamento do comportamento de suas partes. Esta habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total, e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu departamento, ou grupo imediato. São executadas pelos dirigentes das organizações.
Questão 5 – Qual o papel do gestor para o crescimento organizacional?
 Explicação: O gestor é fundamental para o crescimento organizacional. Atualmente, sua tarefa não é apenas delegar funções, mas definir e acompanhar as metas e os objetivos propostos, agir de forma proativa em situações emergenciais e, ainda, alinhar sua equipe de maneira a alcançar os resultados com eficiência. Ele precisa ter características como a capacidade de identificar prioridades; capacidade de operacionalizar ideias; capacidade de delegar funções; habilidade para identificar oportunidades; capacidade de comunicação, redação e criatividade; capacidade de trabalho em equipe; capacidade de liderança; disposição para correr riscos e responsabilidade; facilidade de relacionamento interpessoal; domínio de métodos e técnicas de trabalho; capacidade de adaptar-se a normas e procedimentos; capacidade de estabelecer e consolidar relações; e capacidade de subordinar-se e obedecer à autoridade.
Questão 6 – O que mudou na atuação do gestor atualmente? 
Explicação: Há algumas décadas, as organizações eram formadas por um organograma (desenho gráfico) vertical, onde no topo ficava a figura do chefe e na base o grupo de staff (refere-se aos responsáveis pelas atividades operacionais, como apoio a linha de comando). Nessa época, a ascensão profissional era impulsionada pelo “tempo de casa” e dificilmente os cargos de liderança* eram ocupados por alguém que recém tivesse chegado à empresa. Podemos dizer que, hoje, o gestor atua em diversas áreas da organização e atende demandas complexas que, em outras épocas, eram cumpridas por executivos do topo da pirâmide organizacional. Em outras palavras, embora sua atuação seja gerencial, esses profissionais estão tomando decisões importantes, que impactam diretamente nos resultados da organização. (*) Um líder pode ser considerado “nato”, que é quando possui o perfil de liderança, ou “feito”, quando desenvolve suas habilidades no decorrer da carreira por meio de cursos, workshops e palestras.
Questão 8 – Quais são as áreas funcionais da organização? Explicação:
 Uma organização funcional divide as unidades empresariais, de modo que cada unidade tenha um conjunto de deveres e responsabilidades não semelhantes. A funcionalidade de uma organização é heterogênea, mas interage entre si, buscando a perfeita harmonia entre as tarefas. As principais áreas organizacionais que são gerenciadas pelas empresas são produção (operações), marketing, pesquisa e desenvolvimento, finanças e recursos humanos. O estudo correto das funções organizacionais é imprescindível para que a empresa entenda seu desenho institucional, ou seja, como ela está estruturada em seu ambiente interno. Isso porque, quando as funções de uma empresa apresentam falhas em suas atividades, é necessário rever os fluxos, pois quando ocorrem problemas na entrada das funções, suas saídas certamente serão ineficientes. Neste sentido, o fluxograma pode ajudar como uma técnica de representação gráfica que se utiliza de símbolos previamente convencionados. Criado por meio de figuras geométricas que representam uma funcionalidade organizacional, permite a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho
Questão 9 – Quais são os três níveis organizacionais? 
Explicação: As organizações são gerenciadas por seus escopos administrativos, ou seja, os níveis hierárquicos que são os responsáveis pela definição estratégica das empresas. Para uma gestão eficiente, é necessário atender aos três níveis organizacionais: estratégicos, táticos e operacionais. O nível estratégico propõe-se a uma análise profunda da organização, compreendendo seu ambiente interno e o externo. Com esse propósito, traça uma direção estratégica para alcançar a missão da empresa, a longo prazo. O planejamento tático, por sua vez, ocorre apenas em determinados setores e departamentos da organização,não atingindo-a em um todo. Porém, é desenvolvido por meio de objetivos traçados no planejamento estratégico. O planejamento operacional, que se encontra na base inferior da pirâmide, e que tem suas ações dirigidas em curto prazo.
Questão 10 – O que entendemos como abordagem sistêmica da organização?
 Explicação: Quando tratamos de uma abordagem sistêmica, estamos nos referindo a todos os processos que envolvem uma organização, desde seus sistemas tecnológicos até o pessoal (comportamental) envolvido nas decisões estratégicas, táticas e operacionais. Um sistema pode ser caracterizado como um conjunto de elementos interdependentes que se relacionam, transformando várias partes em um elemento único. O conceito de sistema aberto é aplicável a qualquer tipo de organização, seja ela com ou sem fins lucrativos. Nesse sentido, as organizações são consideradas sistemas abertos criados por homens que mantêm uma interação diretamente com seu meio ambiente (interno e externo), que podem ser representados por fornecedores, clientes, concorrentes, entidades não governamentais e outros agentes externos.
Questão 11 – Qual a importância da análise ambiental? Explicação: 
A análise ambiental representa uma ferramenta que pode contribuir com o gestor no momento de analisar o ambiente organizacional em busca de ‘restrições ou ameaças’ e ‘fonte de recursos e oportunidades’. Essa verificação é desenvolvida por meio de um processo sistemático, composto por mapeamento, classificação e exame das variáveis ambientais que auxiliará os gestores na escolha da estratégia mais adequada para a empresa, sendo que essas análises também servirão de subsídios para o desenvolvimento do planejamento estratégico das organizações. As variáveis da análise ambiental podem ser pensadas a partir dos conceitos de ambiente externo (contextual e operacional) e de ambiente interno.
Questão 12 – O que entendemos por stakeholders?
 Explicação: Os stakeholders em uma organização são, por definição, qualquer grupo ou indivíduo que pode afetar ou ser afetado pela realização dos objetivos dessa companhia. A atenção a esses grupos é de suma importância, pois neles repousam valiosas informações para o pleno desenvolvimento da operação das organizações, que podem servir de subsídios para a tomada de decisão dos gestores. Descuidar dessas informações poderá causar sérios problemas às companhias. Os stakeholders podem ser caracterizados como pessoa física ou jurídica, podendo ser internos ou externos à organização. Este conceito pode ser entendido por dois sentidos, um amplo e outro mais restrito. No sentido amplo temos todo grupo ou indivíduo que influencia ou é influenciado pelo alcance dos objetivos da organização. Já no sentido mais restrito temos indivíduos ou grupos que a organização depende para se manter viva, ou seja, em plena operação.
Questão 13 – Como podemos definir o ambiente externo operacional e o contextual? 
Explicação: O ambiente externo é constituído por vários elementos que vão além das fronteiras da companhia e que, consequentemente, a afetam de forma direta ou indireta. Há vários elementos que compõem o ambiente externo das organizações, sendo ele dividido nos substratos contextual e operacional. O ambiente contextual está relacionado às forças e instituições que possuem caráter político, tecnológico, social, econômico, cultural, ecológico, demográfico e legais. Já o ambiente operacional das organizações possui maiores implicações diretas e relativamente mais imediatas para com a administração de uma empresa. Esse ambiente pode ser representado por sete elementos: Clientes, Fornecedores, Agências reguladores, Grupos de interesses especiais, Meios de comunicação social, Instituições financeiras e Concorrentes.
Questão 14 – O que entendemos como cultura organizacional? 
Explicação: Cultura organizacional é o conjunto de valores, crenças, atitudes e normas compartilhadas que moldam o comportamento e as expectativas de cada membro da organização. Podese dizer que a cultura organizacional vai representar muito da personalidade da organização. A cultura organizacional pode ser transmitida por muitos meios, como as histórias, os rituais, os símbolos e os slogans. Há ainda, nesse sentido, os mitos organizacionais e os heróis, além dos contadores de histórias que perpetuam valores e outras figuras, como os fofoqueiros ou os conspiradores.
Questão 15 – O que representa a motivação dentro do contexto organizacional? 
Explicação: A motivação pode ser entendida como um fenômeno comportamental único e natural e vem da importância que cada um dá ao seu trabalho, do significado que é atribuído a cada atividade desse trabalho e que cada pessoa busca o seu próprio referencial de autoestima e auto identidade. Motivação é algo particular de cada indivíduo. Porém, os interesses de terceiros, que se referem ao coletivo de pessoas presentes em determinado espaço, poderão influenciar essa motivação positiva ou negativamente. O aspecto motivacional está atrelado direta e essencialmente aos indivíduos, à empresa e aos ambientes interno e externo. A motivação nos indivíduos surge com o impulso de alguém ou por meio de um estimulo para que desenvolva uma atitude condizente com determinados objetivos préestabelecidos pela organização.
Questão 16 – Qual a importância do clima organizacional?
 Explicação: O clima organizacional está intrinsicamente relacionado com a motivação, ou seja, é considerado a propriedade do ambiente organizacional que é visualizada e percebida pelos indivíduos da empresa, sendo que tal clima poderá influenciar em seu comportamento. Representa, então, a qualidade ou propriedade do ambiente organizacional, unicamente interno. Serve como um indicador para avaliar o grau de satisfação dos colaboradores dentro de uma organização. Ele é o resultado da relação dos elementos culturais da empresa e é nesse ponto que o clima se relaciona diretamente com a cultura organizacional. Como fatores determinantes do clima organizacional, temos além do alinhamento da cultura da empresa com as ações que são executadas pela organização, outras variantes como a integração dos diversos processos e áreas funcionais, a otimização da comunicação interna, a percepção das necessidades de treinamento e desenvolvimento da equipe, a otimização das ações estratégicas e a redução no índice de rotatividade do corpo de colaboradores.