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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARA FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIA, CONTABILIDADE E SECRETARIADO EXECUTIVO (FEAAC) CURSO DE ADMINISTRAÇÃO MARIANNY TIMBO ALVES A IMPLANTAÇÃO DA METODOLOGIA SEIS SIGMA PARA REDUÇÃO DE CUSTOS NA EMPRESA CBL ALIMENTOS S/A FORTALEZA – CE 2014 2 MARIANNY TIMBO ALVES A IMPLANTAÇÃO DA METODOLOGIA SEIS SIGMA PARA REDUÇÃO DE CUSTOS NA EMPRESA CBL ALIMENTOS S/A Monografia apresentada ao Curso de Administração da Faculdade de Economia, Administração, Atuária e Contabilidade, da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientadora: Prof.ª Dra. Mônica Cavalcanti Sá de Abreu FORTALEZA – CE 2014 3 MARIANNY TIMBO ALVES A IMPLANTAÇÃO DA METODOLOGIA SEIS SIGMA PARA REDUÇÃO DE CUSTOS EM ORGANIZAÇÕES: ESTUDO DE CASO NA EMPRESA CBL ALIMENTOS S/A Monografia apresentada ao Curso de Administração da Faculdade de Economia, Administração, Atuária e Contabilidade, da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração. Aprovada em ____ / ____ / ____. BANCA EXAMINADORA _____________________________________________ Professora Doutora Mônica Cavalcanti Sá de Abreu (Orientadora) Universidade Federal do Ceará _____________________________________________ Professora Doutora Sílvia Maria Dias Pedro Rebouças Universidade Federal do Ceará _____________________________________________ Professor Doutor Claudio Bezerra Leopoldino Universidade Federal do Ceará 4 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, por me conceder luz e proteção nos caminhos percorridos até aqui. Agradeço ao meu Anjo da Guarda pelas bênçãos, força, proteção e perseverança concedidas no dia a dia da minha vida profissional e acadêmica. Aos meus pais Francisco de Assis Alves dos Santos e Maria do Carmo Vieira Timbó, que juntos me ajudaram a ser uma pessoa justa, digna, honesta e determinada em percorrer os caminhos do bem. Ao Kalhil Luna Teles por sempre dar força para a realização de sonhos mais altos, por ser meu melhor amigo e sempre acreditar em mim e apoiar-me em todas as horas que precisei. Agradeço também as escolas pelas quais passei, pois influenciaram bastante no meu crescimento e me fizeram uma pessoa justa e correta. À professora Mônica Abreu, não somente por ser minha orientadora e contribuir com direcionamentos de alta qualidade, mas por ser uma das professoras que realmente cumpre com seu papel de transmitir conhecimento. 5 “Aqueles que se sentem satisfeitos sentam-se e nada fazem. Os insatisfeitos são os únicos benfeitores do mundo.” (Walter S. Landor). 6 RESUMO A complexidade das estratégias comerciais e das interações do mercado atual, cada vez mais exigente, dinâmico e competitivo traz para o mundo empresarial importantes reflexões de como obter ganhos em termos de preço, qualidade e produtividade. No setor das indústrias de laticínios não é diferente, pois uma maior rentabilidade baseada em preço do mercado não garante retornos sustentáveis no mercado competitivo. A Gestão da Qualidade Total, uma ferramenta que auxilia na gestão para ganhos de competitividade, é a que visa à redução de custos, otimização de operações e aumento de produtividade. O presente trabalho tem como objetivo geral avaliar como diminuir a quantidade de produtos devolvidos diariamente do setor de logística responsável pelas entregas de pedidos aos clientes do Estado do Ceará em uma empresa de laticínios, a saber: Companhia Brasileira de Laticínios S/A sob a perspectiva do Seis Sigmas; e como objetivos específicos analisar o problema por meio das ferramentas da qualidade, de identificar as oportunidades de melhoria e de implantar o programa Seis Sigmas. É necessário conhecer a evolução histórica de qualidade e relacionar a gestão de qualidade com o problema a ser apresentado no setor de logística; bem como compreender o Seis Sigma a fim de identificar e de solucionar de forma eficiente problemas com causas e tratativas desconhecidas. A pesquisa apresenta caráter descritivo, analítico e quantitativo, identificando-se como uma pesquisa ação, documental e de campo. Palavras-chave: Seis Sigmas, Qualidade e Logistica. 7 ABSTRACT The complexity of business strategies and interactions of the current market, increasingly demanding, competitive and dynamic brings to the business world important insights on how to gains in terms of price, quality and productivity. In the sector of the dairy industry is no different, for greater profitability based on the market price does not guarantee sustainable returns in the competitive market. The Total Quality Management, a tool that helps the management to competitiveness gains, is aimed at reducing costs, operations optimization and increased productivity. This work has as main objective to evaluate how to reduce the amount of returned products daily in the logistics industry responsible for the delivery of applications to the State of Ceará customers in a dairy company, namely: Companhia Brasileira de Laticíonios S/A. A from the perspective Six Sigma; and specific objectives analyze the problem through quality tools, to identify opportunities for improvement and to implement the Six Sigma program. You must know the historical evolution of quality and relate to quality management with the problem to be presented in the logistics sector; and understand the Six Sigma to identify and solve problems efficiently with unknown causes and negotiations. The research presents descriptive, analytical and quantitative, identifying himself as an action research, documentary and field. Key-words: Six Sigma, Quality, Logistics. 8 Lista de Figuras Figura 1. Evolução histórica da Qualidade.................................................................... 16 Figura 2. Comparativo da probabilidade de falhas em função da variação ou dispersão do processo. .................................................................................................................... 19 Figura 3. Método Seis Sigmas para melhorias. ............................................................. 20 Figura 4. Metodologia seis Sigma - DMAIC ................................................................ 21 Figura 5 – disposição da estrutura HIERARQUICA. ................................................... 22 Figura 6. Especificações dos níveis dos participantes. .................................................. 23 Figura 7. Especificações dos níveis sigmas. .................................................................. 24 Figura 8. Mapeamento de processos: SIPOC ................................................................ 30 Figura 9. Exemplo de lista de verificação ..................................................................... 30 Figura 10. Histograma ................................................................................................... 31 Figura 11. Gráfico de Pareto ......................................................................................... 31 Figura 12. Espinha de peixe .......................................................................................... 32 Figura 13. Diagrama de Dispersão ................................................................................33 Figura 14. Modelo de gráficos de controle. .................................................................. 33 Figura 15. Formulário FEMEA ..................................................................................... 34 Figura 16. Exemplo de FTA .......................................................................................... 35 Figura 17. Fluxograma da distribuição do setor de Logistica ....................................... 43 Figura 18. Histórico das porcentagens de devolução em Fortaleza no ano de 2013 ..... 44 Figura 19. Histórico do problema .................................................................................. 45 Figura 20. SIPOC .......................................................................................................... 46 Figura 21. Normalidade do processo ............................................................................. 47 Figura 22. Capabilidade ................................................................................................ 47 Figura 23. Diagrama de Causa e Efeito ......................................................................... 48 Figura 24. Matriz de esforço e impacto ......................................................................... 49 9 Figura 25. Motivos de Devoluções ................................................................................ 50 Figura 26. FTA .............................................................................................................. 51 Figura 27. Plano de ação parte I .................................................................................... 53 Figura 28. Capabilidade de 2014 ................................................................................... 54 Figura 29. : Boxplot, comparação entre o ano de 2013 e 2014 ..................................... 55 10 Lista de Tabelas Tabela 1. Comparativo entre TQM, ISO 9001 e Seis Sigma ........................................ 27 Tabela 2. Vantagens e desvantagens na utilização do TQM, Seis Sigmas e ISO 9000 ........................................................................................................................................ 28 Tabela 3. Motivos de devoluções registrados em 2013 ................................................. 50 Tabela 4. Plano de ação ................................................................................................. 53 11 Sumário 1. INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 12 1.2 Objetivos ................................................................................................................... 14 1.2.1 Objetivo Geral ....................................................................................................... 14 1.2.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 15 1.3 Justificativa ............................................................................................................... 15 1.4 Escopo do Trabalho .................................................................................................. 15 2. REFERENCIAL TEORICO ....................................................................................... 16 2.1. Gestão da Qualidade Total ...................................................................................... 16 2.2. O Seis Sigma ........................................................................................................... 19 2.2.1. Classificação dos Integrantes dos Níveis Seis Sigmas ......................................... 21 2.2.2 Aplicação dos Seis Sigmas nas Organizações ....................................................... 23 2.3. Comparação Entre os Principais Programas de Qualidade ..................................... 26 2.4. Ferramentas da Qualidade ....................................................................................... 29 3. METODOLOGIA ....................................................................................................... 37 4. RELEVÂNCIA DA EMPRESA CBL ALIMENTOS S/A NO SETOR DE LOGÍSTICA ................................................................................................................... 40 5. RESULTADOS .......................................................................................................... 42 5.1. Fase Exploratória ..................................................................................................... 42 5.2. Fase Aprofundada .................................................................................................... 46 5.3 Fase de Ação e Avaliação ......................................................................................... 49 5. CONCLUSÃO ............................................................................................................ 56 6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................... 57 12 1. INTRODUÇÃO O cenário empresarial está dinâmico e competitivo. Com o crescimento das relações de negócios entre vários países muitas empresas s desenvolveram e expandiram suas operações. No setor de agronegócio, o Brasil, emprega de 7,4 milhões de trabalhadores agrícolas, o que representa 10% da população economicamente ativa do país. Estes trabalhadores não são remunerados ou produzem apenas para a subsistência, vivendo em condições precárias, com baixa escolaridade e oportunidades de ingresso no mercado de trabalho. A pecuária leiteira brasileira vem enfrentando dificuldades atribuídas ao baixo nível tecnológico de pequenos produtores que são a grande maioria. O alto custo de produção quando comparado ao baixo poder aquisitivo da população, às baixas escalas de produção e de produtividade do rebanho principalmente, na pequena propriedade, às importações erráticas e à falta de política pública para o setor. (MONDAINI, 1996). Segundo a Pesquisa Trimestral do Leite realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE, 2014) foram adquiridos, pelas indústrias processadoras de leite, 5,785 bilhões de litros do produto, indicativo de aumento de 8,4% sobre 2013. A industrialização, por sua vez, foi de 5,761 bilhões de litros ou o mesmo que 8,2% de aumento sobre 2013. Verificou-se que o Nordeste 5,7% da aquisição nacional de leite. Em comparativo com 2013, a região Nordeste foi a única que não apresentou que não apresentou queda na aquisição de leite, ao contrario, teve um aumento de 6%. Como o maior concorrente é região sudeste, houve certo alivio em 2014, pois essas regiões tiveram queda de produtividade justificadas pela entrada do período de seca, o que teria impactado a aquisição regional do produto. O leite foi considerado como um dos produtos que apresenta elevadas possibilidades de crescimento. A produção deverá crescer a uma taxa anual de 1,9%. Isso corresponde a uma produção de 39,2 bilhões de litros de leite cru no final do período das projeções. (IBGE 2010) As projeções, da produção da indústria leiteira nos país, indicam também que o consumo deve crescer a uma taxa anual de 1,9%. Contudo, colocando o consumo em 13 um nível pouco acima da produção nacional, exigirá um volume de importações, na ordem de 1,37 bilhão de litros em 2022. Nas décadas de 80 e 90 houve ima explosão no crescimento de laticínios no Brasil. No Nordeste a empresa destaque foi a CBL Alimentos S/A, base dessa pesquisa- ação. O programa de distribuição do Ticket do Leite, que ocorreu em meados de 1990, fez com que as empresas crescessem a taxasde 35% e 40%, ao ano. Em 1995, a CBL Alimentos S/A faturou US$ 100 milhões. Era a quinta ou sexta maior empresa em termos de faturamento no Estado. No mercado atual a alta concorrência não esta baseada no aumento da rentabilidade através dos preços, pois não garante retornos sustentáveis. É bem clara a necessidade de as organizações buscarem abordagens de melhoria para alcançarem melhores resultados, seja em redução de custos e em qualidade do processo ou produto. Para Falconi (2004a), aumentar a produtividade é produzir cada vez mais e/ou melhor, com cada vez menos, com a finalidade de atender às necessidades dos clientes da empresa, garantindo a competitividade entre os concorrentes e a sobrevivência a longo prazo. O objetivo de uma empresa é satisfazer as necessidades dos stakeholders; por meio das cinco dimensões da qualidade: qualidade, custo, entrega, segurança e moral. A primeira dimensão refere-se à qualidade do produto/serviço em si, visando à ausência de defeitos e a presença de características que satisfaçam o cliente. Para auxiliar a busca na qualidade do produto ou do serviço, da satisfação do cliente, existem diversos programas que visam à melhoria continua, o Seis Sigma é um deles e vem recebendo bastante atenção, isso se deve aos sucessos financeiros obtidos na década passada por organizações como a General Eletric e Motorola. O programa Seis Sigmas é uma abordagem disciplinada, dirigida a projetos e com base estatística para reduzir variabilidade, remover defeitos e eliminar desperdícios de produtos, processos e serviços (MONTGOMERY e WOODALL, 2008). É usual em grandes empresas já que oferece diversas vantagens, sejam elas: econômicas, motivacionais, qualitativas, confiabilidade entre outras. Para destaque no cenário organizacional de hoje, as empresas não devem prescindir de implementar e desenvolver novas estratégias endereçadas as suas decisões 14 estruturais. Para alcançar essas estratégias é necessário avaliar profundamente a Qualidade. A Qualidade dentro da organização é orientada a partir da conscientização da necessidade de melhoria, aliados aos conhecimentos de métodos e técnicas, que permitam a uma organização aumentar a produtividade, eliminando o desperdício, permitindo a empresa a reduzir os custos e adequar o resultado final as necessidades dos clientes. Quanto mais próximos estiverem os produtos das necessidades dos clientes, mais próxima estará à empresa da qualidade total, é o que defende Falconi (1992). No meio acadêmico o reconhecimento do Gerenciamento da Qualidade Total da organização (TQM) é voltado para o benéfico na competitividade e também mostra os diversos casos de fracassos na sua implementação que se soma as inúmeras falhas na continuidade da praticas de programas de melhorias. O método Seis Sigma pode ser definido como um sistema flexível para a liderança e o desempenho dos negócios, e possibilita o alcance de benefícios após a sua implementação (Pande, 2001). É com base nessa definição que foi realizada a pesquisa- ação a ser estudada. O problema a ser tratado é baseado no alto índice de devoluções de produtos acabados na filial de fortaleza da empresa CBL Alimentos S/A o que gera altos custos para o setor de Logistica. A metodologia ajudará a reduzir esse índice e propor melhorias contínuas para a organização. 1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo Geral O objetivo geral da pesquisa é descrever como ocorreu a implementação do sistema seis sigma na empresa CBL Alimentos S/A a fim de reduzir os custos e mostrar como o método proporciona maior vantagem competitiva na organização. A pesquisa- ação mostrará se implantação desse programa de qualidade é capaz de reduzir as devoluções de produtos acabados na organização. 15 1.2.2 Objetivos Específicos Apresentar o uso de ferramentas da qualidade; Analisar as devoluções por meio da metodologia Seis Sigma; Identificar as oportunidades de melhorias. Montar um plano de ação e avaliar os resultados do programa; 1.3 Justificativa A partir da execução de um projeto Seis Sigma concluído com êxito, desenvolvera-se esse trabalho. O projeto criado proporcionou grandes resultados financeiros capacitação de pessoas, oportunidade de criação de novos projetos, melhoras nos indicadores logísticos da empresa, aumento na qualidade dos serviços. O fator gerador do estudo desse trabalho foi à baixa eficiência do setor de logística em relação à entrega de produtos aos clientes durante os últimos meses do presente ano, será mostrado como esse programa de qualidade é capaz de resolver o problema do setor na organização. A empresa foi escolhida como objeto do estudo por facilidade na acessibilidade aos dados, à coleta e ao entendimento do problema da pesquisa. 1.4 Escopo do Trabalho Consiste em referencial teórico, metodologia e resultados e conclusão. O referencial teórico é baseado em uma apresentação sobre qualidade, definição e benéficos do programa Seis Sigmas, apresentação e algumas ferramentas da qualidade, comparação entre os principais programas de qualidade e explanação sobre a metodologia abordada no Seis Sigmas. Na metodologia temos a característica do modo de pesquisa, objetivos, processos e meios que foram utilizados para concretizar o estudo e levantamento de como foi realizada a pesquisa. Nos resultados apresenta-se o estudo de caso, onde há a discussão sobre os efeitos do processo de coleta de dados. Por fim, a conclusão aborda todas as resoluções do estudo dos processos e interações do problema. 16 2. REFERENCIAL TEORICO 2.1. Gestão da Qualidade Total Segundo Deus e Vaccaro (2009), o termo Qualidade “é utilizado genericamente para referir a capacidade de um produto ou serviço em atender as expectativas de um indivíduo ou organização com relação a um padrão de satisfação”. Carvalho e Paladini et. al. (2005, p. 10), a década de 50 deu um folego a evolução da gestão da qualidade, com a ajuda dos gurus da qualidade, como Walter A. Shewhart, Joseph M. Juran, W. Edwards Deming, Armand V. Feigenbaum, Philip B. Crosby e Kaoru Ishikawa. Araújo (2010) conta que eventos históricos, influenciados pelos EUA sobre o Japão também contribuíram para o surgimento da qualidade total. A abordagem da qualidade nas organizações passou por diversas eras, com enfoque de inspeção, controle, manutenção e gestão da qualidade (Gavin, 1998). A Figura 1 mostra a evolução da qualidade divida em cinco eras. A Gestão Estratégica da Qualidade usa como estratégia a melhoria para o fortalecimento da competitividade e rentabilidade da empresa. Carpinetti (2010) defende que o objetivo é remover os gargalos dos processos e atividades que não agregam valor ao cliente. Paladini (2009) afirma que os objetivos estratégicos do negocio deem orientação para as metas, e que se deve ter uma abordagem sistêmica, com liderança inovadora, foco na satisfação do cliente e melhoria continua dos processos. Figura 1. Evolução histórica da Qualidade. Fonte: adaptado de Loughlin (2008) “Em meados de 1947, foi criada a ISO – International Organization and Standartization. Trata-se de uma organização internacional privada, sem fins lucrativos, da qual participam 132 países, que normalizam os setores econômicos. No Brasil, o 17 Comitê Brasileiro de Qualidade é representado pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), a qual representa a ISO e é responsável pela elaboração das Normas NBR ISO 9000, na tradução das normas, bem como, na participação efetiva de sua concepção e elaboração.” (Cruz 2013, p. 9). A qualidade não é mais consideradaum diferencial nos produtos e serviços, hoje é o básico para as empresas se manterem no mercado competitivo. De acordo com Martins & Laugeni (2005) a busca da qualidade como vantagem competitiva teve inicio em 1970 com W.E Deming, consultor americano que teve seus conceitos aplicados na indústria japonesa com grande sucesso. Feigenbaum apresentou uma evolução da qualidade, chamada de Total Quality Control (TQC). “é um sistema efetivo para integrar o desenvolvimento d qualidade, manutenção da qualidade e esforços de melhoria de qualidade dos vários grupos de uma organização para permitir produção e serviço aos níveis mais econômicos, para permitir total satisfação no cliente”. (Feigenbaum, 1983, p.6) Tomando como base Feigenbaum, o principio fundamental do TQC é que o controle da qualidade deve começar com a identificação dos requisitos da qualidade do cliente e ter fim somente com o produto estiver em suas mãos e este estar plenamente satisfeito. Ishikawa (1993, p. 107), defende que o TQC é uma evolução do pensamento administrativo, sendo classificado em seis princípios: Qualidade me primeiro lugar; Orientação para o consumidor; O próximo processo é o seu cliente; Usar fatos e dados para fazer apresentações; Gerenciamento por funções cruzadas; Respeito pela humanidade como uma filosofia de administração. Existiram três movimentos nessa era que marcaram o desenvolvimento desse campo: o programa Defeito Zero, Círculos de Controle da Qualidade (CCQ) a quantificação dos custos da qualidade. 18 No inicio da década de 80, o TQC evoluiu para Gestão da Qualidade Total (TQM) “que pode ser definido como gestão de toda organização para que esta se sobressaia em todas as dimensões de produtos e serviços que são importantes para o cliente” (Chase, Jacobs e Aquilano, 2008, p.272). Tornou-se importante nos Estados unidos após um estudo mostrar que os produtos americanos de melhor qualidade tinham taxas de defeitos mais altas do que os produtos japoneses de menor qualidade. Para ajudar as empresas a reestruturar seus programas de qualidade o Departamento de Comercio criou o premio Malcolm Baldrige Nacional Quality Award, que possuía como metas: 1) auxiliar as empresas no aperfeiçoamento da qualidade e produtividade; 2) reconhecer os avanços de empresas que aperfeiçoam a qualidade de seus produtos e serviços; 3) fornecer orientação específica a outras organizações que desejam aprender como gerenciar com alta qualidade. O TQM, implantado de forma correta, pode gerar vantagem competitiva sustentável, com base em custo e diferenciação. Reed, Kemak e Mero (2000) focam no direcionamento para o cliente, redução de custos, aumento do trabalho em equipe e o apoio da Alda Administração. Com todos esses pontos sendo atendidos, ocorre a mudança da cultura da empresa e consequentemente, essas ações tornam-se permanentes. Juran (1991, p.210) afirma que o elemento básico da gestão qualidade total é planejamento e define como atividades usuais do TQM: Estruturar um processo de monitoramento dos objetivos; Estabelecer meios para avaliar o desempenho do processo; Viabilizar o treinamento necessário para cada ação prevista; Fornecer recursos necessários para o cumprimento das responsabilidades; Estabelecer objetivos abrangentes; Determinar as ações necessárias para alcança-los Atribuir responsabilidades bem definidas para o cumprimento das ações. Em 1947 foi criado o ISO – Imternational Organization and Standartization, uma organização internacional sem fins lucrativos que reúne 132 países, que normalizam os setores econômicos. No Brasil a organização é representada pela 19 Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e responsáveis pela elaboração das Normas NBR ISO 9000, por sua tradução e participação efetiva de sua concepção e elaboração (AILDEFONSO, 2006). Outro elemento importante da gestão da qualidade é o método de redução de defeitos em produtos e serviços. Tal elemento é denominado Seis Sigma e tem como base reduzir continuamente a variação dos processos diminuindo defeitos e falhas, assunto do próximo tópico onde serão elencados suas características e conceitos. 2.2. O Seis Sigma O significado literal da letra Grega sigma (γ) representa variabilidade. No caso do método Seis Sigma analisar e dizer que quanto menor é o valor do desvio padrão (sigma), menos variabilidade existe, ou seja, melhor será o serviço ou produto, e quanto maior é seu sigma mais variação o resultado pode ter. A Figura 2 mostra a ocorrência de insucessos ou defeito (área cinza). O gráfico da esquerda demonstra uma maior variação o que indica maior ocorrência de insucesso do que o gráfico à direita, pois o desvio- padrão é maior. Figura 2. Comparativo da probabilidade de falhas em função da variação ou dispersão do processo. Fonte: Kessler, Rafael (2004) 20 De acordo com HARRY el al. (1998) a definição da utilidade do processo do seis sigma, é: “O processo de negocio que permite as organizações incrementar seus lucros por meio da otimização das operações, melhoria da qualidade e eliminação de defeitos, falhas e erros. A meta dos Seis Sigma não é alcançar os Seis Sigma de qualidade. Seis sigmas esta relacionado à melhoria da lucratividade. Organizações que implementam Seis Sigma, fazem isso com a meta de melhorar seus lucros.” Pande (2002) afirma que o seis sigma é “um sistema abrangente e flexível par alcançar, sustentar e maximizar o sucesso empresarial. Seis Sigma é singularmente impulsionado por uma estrita compreensão das necessidades dos cliente, pelo uso disciplinado de fatos, dados e análise estatística e pela atenção diligente à gestão, melhoria e reinvenção dos processos de negócios”. Analisando a causa raiz dos defeitos a Figura 3 mostra a sequencia para implantação da metodologia. Figura 3. Método Seis Sigmas para melhorias. Fonte: Blakeslee Jr., 1999. Segundo Pande (2001), a metodologia desenvolve habilidades e a cultura necessária para uma reestruturação nas empresas, determina metas de desempenho, aumenta a geração de valor para o cliente, aprimora melhorias, aumenta o aprendizado dos colaboradores e gera e executa mudanças estratégicas. Também defende alguns pontos-chaves para o sucesso da implantação desse processo nas empresas como: Foco genuíno no cliente; Gerenciamento dirigido por dados e fatos; Foco em processo, gestão em melhorias; Gestão proativa; Colaboração e compartilhamento; 21 Busca da perfeição em tolerância ao fracasso. O Programa Seis Sigma visa o aperfeiçoamento do processo através da seleção correta dos processos que possam ser melhorados e das pessoas a serem treinadas, relacionando as técnicas estatísticas com as ferramentas da qualidade. A metodologia DMAIC (Define, Mesure, Analyse, Improve, Control) é uma versão do Seis Sigma para processos e é baseada na ISO 9000 e no TQM. (Rechulski e Carvalho,2004, nº2, p. 1221) O Seis Sigma inclui também diversas ferramentas estatísticas que são utilizadas nos outros programas e qualidade. As ferramentas utilizadas nesse processo são voltadas para o DMAIC. A Figura 4 mostra a descrição desse método. Figura 4 – Metodologia seis Sigma - DMAIC Fonte: http://br.kaizen.com/artigos-e-livros/artigos/dmaic.html, acesso em 22 out 2014. A metodologia DMAIC prevê que se um projeto é bem aplicado não deve em nenhum momento retornar às fases anteriores. Se o resultado financeiro do projeto não for o esperado ou se o número de defeitos voltarem a subir, é porque não houve uma correta priorização dasvariáveis de entrada. (Rechulski e Carvalho, 2004, nº2, p. 1222) 2.2.1. Classificação dos Integrantes dos Níveis Seis Sigmas Para aplicação da metodologia é necessário a formação de uma equipe capaz e ativa dentro da organização. Rotondaro (2011, p. 28) afirma que “a constituição da 22 equipe Seis Sigma é fundamental no sucesso do programa, pois ele é desenvolvido especialmente por pessoas”. A organização tem que considerar que as pessoas devem dispor de tempo para estudar e trabalhar nos grupos Seis Sigma já que trabalharão em projetos com grande retorno financeiro. As pessoas desse programa recebem denominações de acordo com o sistema belt, que é baseado no sistema japonês de artes maciais. A Figura 5 mostra as opções dos níveis Seis Sigma. Chase (2008, p. 283) especifica as características dos níveis dos participantes: “Black belts (faixas pretas): aqueles que treinam e, na verdade, lideram, uma equipe de melhoria do Seis Sigma; Master Black belts ou Champions (faixas pretas mestres): aqueles que recebem treinamento mais profundo sobre as ferramentas estatísticas e melhorias do processo. Realizam as mesmas funções dos Black belts, mas para um numero maior de equipes; Green belts (faixas verdes): são funcionários que recebem treinamento suficiente sobre o Seis Sigma para participar de uma equipe, ou em algumas empresas, para trabalhar individualmente nos projetos de pequena escala diretamente relacionados aos seus próprios serviços.” Figura 5 – disposição da estrutura HIERARQUICA. Fonte: Pande et al. (2002, p. 125) As pessoas envolvidas no programa devem estar dentro do perfil, treinamento e papel de cada nível. A Figura 6 mostra as características de cada nível do sistema Belt. 23 Figura 6. Especificações dos níveis dos participantes. Fonte : Coronado e Antony (2002, p. 96) A seção abaixo mostra a origem nos Seis Sigmas nas organizações, como surgiu esse conceito, qual a empresa precursora e outras empresas que tiveram sucesso com essa metodologia. 2.2.2 Aplicação dos Seis Sigmas nas Organizações O presidente da Motorola, Bob Galvin, em 1981, buscou o exemplo do CEO John Young da Hewlett Packard (HP) e implantou o programa de melhoria “10x”. Bob queria que em cinco anos a Motorola realizasse o mesmo trabalho que a HP demorou 10 anos para concluir. Com essa ação, a Motorola foi obrigada a buscar metodologias para reduzir gastos, melhorar processos e implementar melhorias. 24 Na época a Motorola resolveu treinar todos seus funcionários, cerca de 110 mil pessoas sobre a tomada de riscos, competitividade, formas de reduzir o ciclo dos produtos, e conhecimento sobre controles estatísticos. Em 1985, Bill Smith, um engenheiro da Motorola, detectou que se os erros fossem detectados e eliminados ainda no processo de fabricação, era improvável que novos erros surgissem nas provas finais do produto. Percebeu também que algumas empresas, como a HP, fabricavam seus produtos sem a necessidade de retrabalho durante a produção. Foram realizadas diversas pesquisas com empresas conhecidas que possuíam alta qualidade e altos índices de satisfação ao cliente, conhecidos como “best-in-class”. Utilizando os dados obtidos foram feitas analises por meio de dados estatísticos e gráficos e seus níveis de falhas associados a um nível Sigma. A partir da analises dessas empresas, as “best-in-class” ficaram próximas a 3,4 falhas por milhão ou 99,99966% de perfeição que é equivalente ao nível de 6 Sigma (Figura 7). Após as analises, a Motorola estabeleceu sua meta de qualidade a um nível Seis Sigma. Figura 7. Especificações dos níveis sigmas. Fonte: Montgomery (2004,p.16) A iniciativa foi tão bem sucedida que, segundo Cone (2001, p.31): “6-Sigma é uma marca registrada de serviço da Motorola, a qual reportou mais de 17 bilhões de dólares em economias com 6-Sigma até hoje”. Em 1988, a Motorola foi a primeira empresa a ganhar o Prêmio Nacional da Qualidade Malcolm Baldrige. Esse prêmio foi criado em 1987, nos Estados Unidos, e tem como finalidade incentivar a qualidade dos produtos fabricados pelas empresas norte-americanas promovendo metas como: 25 Auxiliar as empresas norte-americanas no aperfeiçoamento da qualidade e produtividade; Reconhecer os avanços de empresas que aperfeiçoam a qualidade de seus produtos e serviços, servindo de exemplo para outras; Estabelecer diretrizes e critérios que possam ser utilizados por empresas, organizações industriais, governamentais e outras, na auto avaliação de seus esforços em aperfeiçoamento da qualidade; Fornecer orientação específica a outras organizações norte-americanas que desejam aprender como gerenciar com alta qualidade, tornando accessível informação detalhada a respeito de como as organizações vencedoras foram capazes de modificar suas culturas e atingir a excelência. Diversas empresas também já ganharam esses prêmios, como a General Motors, a IBM, a Armstrong World Industries, a Westinghouse, a Eastman Chemical, a Xerox, a Federal Express e a Texas Instrument. Embora a Motorola tenha sido a pioneira, quem popularizou a o programa foi a GE de Jack Welch que não era a favor de programas de qualidade e tinha uma visão de que eram desculpas para se gastar mais dinheiro. Welch afirma que a metodologia Seis Sigma “foi a mais importante iniciativa que a GE já empreendeu”. Dentre diversas empresas que usam e usara os Seis sigmas, quatro tiveram grandes destaque: Asea Brown Boveri (ABB) uma empresa líder em tecnologias de energia e automação. Em um único processo em uma única planta e gera uma economia de 750 mil dólares por anos. Allied Signal, em 1994, a beira da falência, implementou o seis sigma e conseguiu reduzir seus custos em dois bilhões de dólares e teve um crescimento de 12% ate 1998. General Electric (GE) implantou o sistema em 1995 e registrou economias de um bilhão de dólares. Baseado nos ótimos resultados da Motorola reduziu de anos para cinco o tempo necessário para atingir o nível 26 seis sigmas conseguindo um ganho de aproximadamente 1,5 bilhões de dólares. Grupo Brasmotor foi pioneira na implementação nacional do seis sigma, em 1999, obteve mais de 20 milhões de reais com o programa. Embora a metodologia seja muito abrangente não é correto afirmar que possa substituir os outros programas da qualidade. O tópico seguinte mostra a comparação ente os três principais programas de qualidade. 2.3. Comparação Entre os Principais Programas de Qualidade Henrique L. Corrêa (2011, p. 228) explica que o Seis Sigma “não apresenta grandes saltos qualitativos, tendo aproveitado conceitos já desenvolvidos e utilizados por outras técnicas de melhoria da qualidade, como analise e controle estatístico de processos, analise de fluxos, simulações.” Mas também se mostrou inovador no que se trata “ao foco estratégico adotado na definição dos processos a serem melhorados; e ao critério na definição das metas de melhoramento”. O Seis Sigma denota uma abordagem oriunda dos conceitos da TQM, representando uma estratégia e uma metodologia de implantação de técnicas estatísticas e métodos. A semelhança do TQM, o Seis Sigma é definido de diversas formas. Alguns autores sustentam que o Seis Sigma é a metodologia da qualidade para o século XXI. Comumente definido como uma estratégia gerencial muito disciplinada e quantitativa tendo como objetivo o aumento significativo da lucratividade das organizações, através da melhoria da qualidade, do aumento da satisfação dos clientes e dos consumidores (Pande et al., 2001, Pfeiferet al., 2004 e Snee, 2004). As normas do ISSO 9000 foram editadas em 1979, e logo após, se tornaram referencia para gestão da qualidade nas organizações. Essas normas são referencias para empresas que exportam produtos, principalmente para Estados Unidos e Europa. Em 2000, a norma foi atualizada e chamada de ISO 9001:2000, ficou com um vocabulário mais simplificado e facilitou sua utilização nas empresas de serviços. Mas as principais 27 mudanças foram: o monitoramento da satisfação do cliente, foco na medição e analise dos resultados obtidos, melhoria continua dos processos e serviços e maior comprometimento da alta administração. As iniciativas TQM, ISO 9000, e Seis Sigma têm como ponto em comum a melhoria contínua. Porém, o foco de cada iniciativa é diferente: o TQM tem foco mais interno no compromisso da gestão, na mudança cultural e treinamento e educação do empregado, e O Seis Sigma e a ISO 9000 limitam a responsabilidade a poucas pessoas da organização, enquanto que o TQM envolve todos os empregados. Entretanto, nem a certificação ISO 9000, nem o TQM, nem tampouco o Seis Sigma garantem a qualidade do produto. (Rebelato e Oliveira, 2006, v. 02, p. 111). A Tabela 1 apresenta dados comparativos dos três modelos mostrando os objetivos, focos e barreiras para implantação de cada um. Tabela 1. Comparativo entre TQM, Seis Sigma e ISO 9000. Fonte: Adaptada de Rebelato e Oliveira .Revista Gestão Industrial (v. 02, n.01, p. 112, 2006) TQM SEIS SIGMAS ISO 9000 Melhoria continua Reduzir a variabilidade dos processos. Satisfazer as necessidades dos clientes. Satisfação do cliente interno e externo, compromisso da gestão, treinamento e educação do empregado. Prevenção de defeitos; Redução dos tempos de ciclo; Economia de custos. Gestão por processo e Satisfação dos clientes · Falta de envolvimento e comprometimento da direção; · Falta de envolvimento e comprometimento da direção; · Falta de envolvimento e comprometimento da direção; · Mudança cultural; · Mudança cultural; · Excesso de burocracia; · Entendimento muito limitado da qualidade; · Infra-estrutura da organização; · Falta de habilidade para entender a aplicação dos fatores que afetam a seleção da parte apropriada; · Outros interesses que não de qualidade; · Habilidades de gerenciamento de projeto, priorização e seleção de projetos, análise e rastreabilidade; · Dificuldade de interpretação de várias seções da norma como os requisitos de calibração e a extensão de documentos necessários; · Políticas organizacionais; · Compreensão da iniciativa Seis Sigma, ferramentas e técnicas; · Medo de mudar para iniciar o projeto · Cinismo; · Integração entre Seis Sigma e a estratégia de negócios; entre Seis Sigma e cliente; entre Seis Sigma e recursos humanos; entre Seis Sigma e fornecedores.; · Estrutura organizacional; · Custo e tempo gasto na implantação; · Considerar o método como uma série de projetos Objetivo Foco Barreiras para Implementação 28 Os três programas são focados em melhorias continuas e satisfação do cliente. Mas é necessário avaliar as vantagens e desvantagens de cada método para realizar a escolha correta. A Tabela 2 mostra as vantagens e desvantagens de cada programa. Tabela 2: Vantagens e desvantagens na utilização do TQM, Seis Sigma e ISO 9000 Fonte: Adaptada de Rebelato e Oliveira .Revista Gestão Industrial (v. 02, n.01, p. 112, 2006) Uma pesquisa realizada por Antony e Banuelas (2002) com empresas mundiais apresentou que mais de 50% das organizações tem inciativas Seis Sigmas e que possuem três ou mais níveis de sigma; que 71 % das companhias implementaram ISO TQM SEIS SIGMAS ISO 9000 Torna a organização mais competitiva e viável; Melhoria na satisfação do empregado; Qualidade altamente percebida; Impulsionando mudança e melhoria; Redução do tempo de ciclo e variação; Vantagem competitiva; Pode proporcionar lucratividade, redução de custos, criatividade e inovação, e um ambiente de trabalho mais agradável ; Melhoria na segurança do local de trabalho e saúde; Redução do custo de auditorias de clientes; Melhora a sinergia organizacional; Medição da acuracidade e Constância; Melhoria na demanda de clientes; Remove atividades não produtivas; Melhoria contínua do processo; Aumento na participação do mercado; Maior confiança no sistema de comunicação. Melhoria da capabilidade de processo e rendimentos; Produto mais rápido para o mercado. Aumento no lucro; Defesa em competição; Melhor documentação; Aumento da participação no mercado; Ganho de mercado; Maior atenção na qualidade pelos empregados; Aumento de produtividade; Melhoria dos resultados operacionais; Comunicação interna intensificada; Redução de defeitos; Retorno de investimentos; Aumento da eficiência operacional. Redução do custo para alcançar a qualidade. Redução de custo o produto. Não possui critérios de medição; Necessidade de grande conhecimento de estatística, Excesso de burocracia; Não possui uma meta clara, demora em atingir o resultado esperado; Uso de ferramentas complexas, alto custo de implantação; Limita a responsabilidade pela qualidade á pequenos grupos dentro da organização Necessita grande mudança cultural. Limitado a poucas pessoas; Necessita desenvolvimento de todos os empregados da organização Não promove a integração das pessoas na organização. Vantagens Desvantagens 29 9000 e TQM e apenas 14% não apresentaram nenhum programa de qualidade. Cada iniciativa possui vantagens e desvantagens. Assim, uma pode compensar a outra. Nenhuma das iniciativas prejudica a implantação da outra, elas sempre se complementam em um processo de fortalecimento. Na próxima seção, mostram-se quais são as ferramentas mais utilizadas na Gestão da Qualidade que também são utilizadas na metodologia Seis Sigmas. 2.4. Ferramentas da Qualidade Marshall Junior et al (2006) afirma que existem ferramentas muito uteis para implementação desses programas, elas surgiram a partir 1950 e que contribuem para a manutenção e melhoria dos processos. Existem diversas ferramentas da qualidade: fluxogramas, folhas de verificação, histogramas, diagrama de Pareto, de causa e efeito e de dispersão, cartas de controle, FEMEA, FTA. Para simplificação e racionalização do trabalho o fluxograma permite um estudo acurado dos métodos, processos e rotinas. Assim como o organograma é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura de uma empresa, o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento. (Dutra e Barreto, 2004). “Existem muitos tipos de fluxogramas. O mais usado no Seis Sigmas é o que retrata as etapas do processo como sendo uma analise do SIPOC (fornecedor, entrada, processo, saída e cliente)”. (Chase el al. 2008, p. 279). Fornecedor: Para quem a ação proporciona a entrada do processo? Entrada: Entrada/Informação/Material Necessário pararealizar a ação Etapas do Processo: Atividades principais de um processo específico. Deve conter uma palavra de ação (verbo). Exemplo: Entrar, verificar, organizar; Saída: Resultado do seu processo Cliente: O que é crítico para o cliente externo? 30 Figura 8. Mapeamento de processos: SIPOC Fonte: Seta desenvolvimento gerencial, 2010. A Matriz SIPOC é uma forma de visualização mais detalhada de um fluxograma, mostra a relação entre os diferentes processos, seus clientes e os resultados são melhor visualizados, é uma forma mais completa de visualizar um fluxograma de informação. Utilizada para mapear uma situação clara do que está acontecendo e obter dados de fácil entendimento as folhas de verificação é uma ferramenta simples, e que pode ser aplicada em qualquer área de análise como mostra a Figura 9. É uma planilha que facilita e padroniza a coleta de dados pertinentes a um problema. Figura 9. Exemplo de lista de verificação Fonte: http://www.datalyzer.com.br/site/suporte/administrador/ info/arquivos/info46/46.html, acesso em 28 out 2014. A folha de verificação mais simples é um conjunto de itens que podem aparecer em um processo, para o qual se deve verificar a ocorrência ou não. Podem ser usadas para criar histogramas. Os histogramas também conhecidos como distribuição de frequências ou diagrama das frequências tem como finalidade mostrar a distribuição dos dados através de um gráfico de barras (Figura 10). 31 Figura 10. Histograma Fonte: http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da- Qualidade/ferramentas-da-qualidade.html, acesso em 28 out 2014. Colabora por meio da união dos dados, a medição torna visível a flexibilidade um determinado processo e é representado por um gráfico de variáveis onde a área de cada barra é proporcional a frequência dos valores representados ou diferencialmente ou cumulativamente. (Marshall et al, 2006 p. 98). Com um aspecto de gráfico em barras onde cada causa é quantificada em relação a sua importante no processo e colocada em ordem decrescente de ocorrência ou influencia apresenta-se os Diagramas de Pareto. Podem ser usados para identificar o problema mais importante através do uso de diferentes critérios de medição como mostra a Figura 11. Figura 11. Gráfico de Pareto Fonte: Seta Desenvolvimento Gerencial, 2010. 32 O Diagrama de Pareto tem como finalidade mostrar a importância de todas as condições, a fim de: escolher o ponto de partida para solução do problema, identificar a causa básica do problema e monitorar o sucesso. “Também chamados de espinha de peixe, os diagramas de causa e efeito, mostra relacionamentos hipotéticos entre as causas potenciais e o problema sob estudo. Uma vez que o diagrama é construído, a analise continuaria para encontrar quais das causas potenciais estavam, na verdade, contribuindo para o problema.” (Chase el al. 2008, p. 279). Figura 12. Espinha de peixe Fonte: Seta Desenvolvimento Gerencial, 2010. “É desenhado para ilustrar claramente as várias causas que afetam um processo por classificação e relação das causas. As causas principais podem ser agrupadas sob seis categorias conhecidas como os "6M": Método, Mão-de-obra, Material, Meio Ambiente, Medida e Máquina”, de acordo com a Figura 12. (Dutra e Barreto, 2004). O Diagrama de Dispersão mostra o que acontece com uma variável quando a outra muda, para testar possíveis relações de causa e efeito. 33 Figura 13 – Diagrama de Dispersão Fonte: http://marketingfuturo.com/diagrama-de-dispersao-o-que- e-como-e-quando-usar/, acesso em 27 out 2014 “Retratam as tendências em dados durante um tempo e, portanto, ajudam a compreender a magnitude de um problema no estagio definido (Figura 13). Em geral, apresentam graficamente a mediana de um processo.” (Chase el al. 2008, p. 279). As castas de controle “são gráficos de espaço em função do tempo, apresentando graficamente os valores de uma estatística, incluindo uma media na linha central e um ou mais limites de controle.“ (Chase el al. 2008, p. 279). Figura 14. Modelo de gráficos de controle. Fonte: http://www.portalaction.com.br/content/2-gr%C3%A1ficos-ou-cartas-de-controle, acesso em 28 out 2014. Os limites de controle são calculados aplicando-se fórmulas simples aos dados do processo. As cartas de controle podem trabalhar tanto com dados mensuráveis como com dados discretos. Considerada umas uma abordagem estruturada para identificar, estimar, priorizar e avaliar o risco de possíveis falhas em casa estágio de um processo, a analise do modo e efeito de falha (FEMEA), começa com a identificação de cada elemento, montagem 34 ou peça do processo e a listagem dos modos de falhas potenciais, das causas potencia e os efeitos de cada falha.“ (Chase el al. 2008, p. 279). Figura 15. Formulário FEMEA Fonte: Seta Desenvolvimento Gerencial, 2010. De acordo com Fernandes e Rebelato (2006) as etapas para a execução de FMEA são: Identificar modos de falha conhecidos e potenciais; Identificar os efeitos de cada modo de falha e a sua respectiva severidade; Identificar as causas possíveis para cada modo de falha e a sua probabilidade de ocorrência; Identificar os meios de detecção do modo de falha e sua probabilidade de detecção; Avaliar o potencial de risco de cada modo de falha e definir medidas para sua eliminação ou redução. Isto é conseguido por ações que aumentem a probabilidade de detecção ou reduzam a probabilidade de ocorrência da falha. Segundo Oliveira, Paiva e Almeida (2010), o FTA (análise de árvore de falha), é uma técnica gráfica dedutiva estruturada em termos de eventos ao invés de 35 componentes. Ajuda na identificação de causas raízes com eficiência e eficácia, desencorajando saltar etapas e chegar rápido à solução; As etapas para estruturação do FTA são: Obter informações básicas da falha; Descrever um resumo da declaração da falha; Definir o evento de topo (falha ou problema); Desenvolver um plano de ação para investigação: o O quê: características básicas do processo ou produto; o Quem: responsável; o Quando: meta da data de identificação da causa raiz; Analisar os dados da investigação; Documentar a indicação do principal mecanismo de falha; Analisar criticamente as conclusões; Planejar ações corretivas; Executar as ações corretivas; Implementar controles que perpetuem as melhorias. Figura 16. Exemplo de FTA Fonte: Seta Desenvolvimento Gerencial, 2010. Segundo Scapin (1999), existe uma relação entre o FMEAe o FTA e é bilateral e complementar, ou seja, o uso do FTA traz informações para o FMEA que facilitam a elaboração do mesmo. A prática do FMEA, por conseguinte, possibilita a revisão da árvore de falhas fazendo com que, neste caso, o FTA seja utilizado como uma ferramenta de melhoria do FMEA ao dar à empresa um maior nível de certeza quanto à criticidade dos modos de falha. 36 O uso de ferramentas reduz o número de falhas, aumenta a atuação proativa junto as suas principais causas, assim diminui a quantidade de reprocesso e consequentemente os custos da produção. As ferramentas podem facilitar a operacionalização do planejamento do processo, tornando-se eficazes instrumentos de suporte à tomada de decisões, onde permite antecipar eventuais falhas, de modo a planejar a execução e cada serviço da melhor forma possível, permite ações preventivas e corretivas nos processos, de modo a reduzir a variabilidade.(Ribeiro e Pasquini, 2010). Para obter os níveis de qualidade desejáveis e ter presteza para acompanhar as mudanças do mercado é necessário fazer uso das ferramentas de qualidade no momento certo e para fins adequados, assim favorecem para o gerenciamento da qualidade. O presente estudo elencam-se os principais pontos do Seis Sigmas, as ferramentas utilizadas, afim de aumentar a produtividade , melhorar processos e reduzir custos. Explana-se também como o método do estudo foi realizado para uma melhor compreensão dos resultados e analises. 37 3. METODOLOGIA Segundo Lakatos e Marconi (2003), a Metodologia define o modo como a pesquisa foi realizada e é o tópico do projeto de pesquisa que busca responder às seguintes questões: Como? Com quê? Onde? Quanto? A natureza dessa pesquisa é a aplicada já que gera conhecimentos para aplicação prática dirigida à solução de problemas específicos. Envolve interesses locais. (GIL, 1999). Quanto à abordagem do problema podemos classificar como sendo uma pesquisa qualitativa, pois utiliza técnicas de dados como a observação participante, história ou relato de vida, entrevista e outros. (COLLIS; HUSSEY, 2005). O presente trabalho apresenta um caráter descritivo, pois o estudo analisa, registra e interpreta os fatos do mundo físico sem a interferência do pesquisador. Tem como finalidade observar e registrar os fenômenos sem entrar no mérito do conteúdo. Também é de caráter analítico, visto que é uma continuação da pesquisa descritiva, pois além de o pesquisador descrever as características, ele analisa e explica porque ou como os fatos estão ocorrendo (COLLIS E HUSSEY, 2005). Quanto ao procedimento técnico do trabalho classifica-se como sendo uma pesquisa-ação, pois segundo Thiollent (2005,p.16) uma das possíveis definições para esse tipo de pesquisa é: “A pesquisa-ação é um tipo de pesquisa social com base empírica que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e no qual os pesquisadores e os participantes representativos da situação ou do problema estão envolvidos de modo cooperativo ou participativo.” Assim sendo, tanto o pesquisador quanto o grupo pesquisado interagem de modo participativo, desenvolvendo as ideias propostas no plano de pesquisa. Para a pesquisa- ação é preciso que ao final do processo haja algum tipo de transformação do grupo envolvido, gerando assim a solução para o problema em questão, conforme os objetivos específicos da pesquisa. Por esse motivo, durante um determinado estudo, poderão 38 ocorrer ajustes progressivos nos planejamentos da investigação, se assim for necessário, fortalecendo a questão da pesquisa com ação (FRANCO, 2005, p. 496). Para facilitar a avaliação e a discussão sobre cada uma das etapas da pesquisa- ação empreendida, optou-se por discuti-las por fases: fase exploratória (diagnóstico para identificar um problema); fase aprofundada (planejamento da ação, considerando as ações como alternativas para resolver o problema); fase de ação (execução das ações, com seleção de um roteiro de ações); fase de avaliação (avaliação das consequências da ação) (Thiollent, 1997, p.44). A pesquisa-ação em analise se deu após a formação de uma equipe para estudar possíveis causas do alto índice de devoluções de uma empresa de meio porte no setor de laticínios do nordeste. Esse estudo é todo baseado na metodologia Seis Sigma, uma inovação na organização e o primeiro grande projeto de qualidade e melhoria desenvolvido dentro do setor de Logística. Antes do inicio da pesquisa foi criado um projeto Lean Six Sigma com apoio da presidência da organização. O projeto é baseado na redução do alto índice de devolução de produtos acabados na filial de Fortaleza, onde se concentra a maior carteira de clientes da empresa. Formou-se então um grupo de trabalho que é composto pelo gerente da área de Logística da regional I (Fortaleza e Grande Fortaleza), gerente comercial da regional I, pelo analista de rota (responsável pela roteirização diária da carteira de clientes), pelo assistente de monitoramento (responsável pelo monitoramento de todas as entregas em rota) e pela autora do presente estudo, responsável por liderar o grupo e realizar as devidas análises. O primeiro passo foi montar um fluxograma da parte de distribuição do setor de Logística com o objetivo de identificar todas as entradas e saídas do processo. O segundo passo foi a definição do processo, já utilizando à metodologia Seis Sigma, a criação do contrato e validação da Controladoria da organização. Não definimos a meta a ser trabalhada, pois esta foi definida pelo presidente da empresa de acordo com o orçamento previsto. Analisamos qual seria nosso Benefício Financeiro Potencial e criamos um cronograma de início do projeto e data final para apresentação dos resultados obtidos. 39 Na fase aprofundada foram utilizadas algumas ferramentas estatísticas para analisar estatisticamente se o projeto era viável. Por meio de ferramentas da qualidade, houve a verificação dos problemas do projeto e as possíveis soluções imediatas. Na fase de ação e avaliação houve diversas comprovações estatísticas para validação dos dados sobre os resultados obtidos durante a analise e comparação sobre os períodos. Por fim, foi criado um plano de Controle das ações efetivas e eficazes para continuidade do programa. 40 4. RELEVÂNCIA DA EMPRESA CBL ALIMENTOS S/A NO SETOR DE LOGÍSTICA Fundada em 1975, com o nome de Laticínios Betânia, é uma empresa que há 39 anos está no mercado Cearense com um nome forte, surgiu com o ideal de oferecer ao público alimentos saudáveis e de qualidade. Neste contexto de sucesso e produção orientada para o bem-estar e qualidade de vida dos consumidores, foi criada em 1986 a Companhia Brasileira de Laticínios (CBL), composta pelas marcas Betânia, Jaguaribe e Cilpe. Em Abril de 2011, visando expandir os seus negócios, foi oficializada a parceria entre a CBL e a empresa WOW Nutrition. Com esta parceria, foi criada a empresa ABSN - Alimentos e Bebidas Saudáveis do Nordeste e a Companhia Brasileira de Laticínios, tornou-se CBL Alimentos S/A. A CBL fabrica toda sua linha de produtos em três unidades industriais, localizadas no Ceará, Pernambuco e Sergipe. Sua linha de produtos inclui leites pasteurizados, leites longa vida, bebidas lácteas, iogurtes, queijos, requeijões, doce de leite, leite em pó, creme de leite e leite condensado. São mais de sessenta produtos, trazendo variedade e maior qualidade para os consumidores. A missão da CBL alimentos é oferecer alimentos saudáveis e saborosos, com qualidade diferenciada, a preços justos, gerando valor para os consumidores, fornecedores, colaboradores e acionistas, em sintonia com uma proposta de desenvolvimento sustentável. Tendo como visão ser a empresa regional de laticínios com liderança no norte e nordeste até 2015, referenciada pela distribuição e qualidade de seus produtos e serviços. Possui seus valores pautados na ética, inovação e qualidade, compromisso com resultados, pessoas, valorização dos relacionamentos e sustentabilidade. Embasado pela missão, valores e em busca da sua visão, a Betânia elencou alguns objetivos, são eles: Manter o padrão estabelecido e desejado para os produtos e serviços; Não sacrificar em hipótese alguma a qualidade de nossos produtos e serviços; Atender com cortesia e eficácia; 41 Entregar o que prometemos; Zelar pelos seus interesses, ajudando a solucionar problemas; Manter um canal de comunicação sadio e eficaz com nossos clientese consumidores visando o aprimoramento de nossas relações; Ser aberto a críticas e contribuições na busca permanente de melhoria de qualidade de nossos produtos e serviços. A estrutura da empresa é composta por um escritório matriz de suporte corporativo, três unidades industriais, três regionais de vendas, centros de distribuição, postos de captação de leite “in natura” e uma fábrica de ração pra o gado dos produtores. O escritório Matriz fica situado em Fortaleza, onde funciona a administração central e suporte corporativo das demais unidades, onde comporta também um centro de distribuição e é sede da regional de vendas I. As Centrais de Coleta de leite são no total de 12 postos de captação e resfriamento de leite “in natura”, dos quais cinco estão no estado do Ceará, 3 no estado de Alagoas e 2 no estado de Pernambuco. Trabalha pautada em uma relação de parceria e cooperação com mais de 2500 famílias de produtores de leite da região. Com a fábrica de ração, a empresa está sempre buscando o fortalecimento da parceria entre empresas e os produtores de leite, disponibilizando rações balanceadas, farelos, grãos, sal mineral e outros utensílios agropecuários, a preços e prazos subsidiados, por venda direta ou através de convênios. A CBL busca o modelo participativo em suas práticas de gestão, abrangendo acionistas, dirigentes e colaboradores de todos os níveis da empresa. Acredita que todas as proposições e ideias devem ser ouvidas, cabendo às lideranças utilizar o seu poder de decisão para avaliar e considerar as propostas apresentadas. Para garantir um processo decisório participativo, segue uma sistemática de fóruns de gestão, que incentiva a colaboração, o alinhamento das ideias, facilita a comunicação interna e cria condições para que as deliberações sejam formalizadas e acompanhadas. Utiliza ferramentas de gestão para acompanhar as metas estabelecidas e executar os trabalhos de acordo com os planos previamente traçados. 42 5. RESULTADOS 5.1. Fase Exploratória O projeto trata sobre as devoluções dos produtos acabados em Fortaleza. O alto índice elevado e a falta de controle do processo levou a escolha do problema para a pesquisa. As fases e problemas do projeto serão apresentados a seguir dentro a metodologia Seis Sigma. A Figura 17 mostra o fluxograma do processo de distribuição do setor de Logistica do centro de distribuição de Fortaleza. O processo começa com a saída do motorista do CD que leva as notas fiscais que estão contidas no documento de transportes (DT) e que deverão ser entregues ao longo do dia. O motorista sai com as notas fiscais e quando não há nenhum problema durante as entregas ou nenhum cliente queira devolver a o mesmo retorna para a empresa e presta contas do que saiu no dia. Caso haja algum problema durante a entrega, o mesmo deve entrar em contato com o monitoramento que é responsável pelo acompanhamento de todas as entregas dos motoristas, deve garantir que tenha 100% de eficiência durante o dia. Se houver algum problema nas entregas, sejam eles logísticos comerciais ou externos, e o motorista retorna com alguma NF, o monitoramento da entrada nessa NF no SAP. É partir dessa entrada que os para analise serão coletados. 43 Figura 17. Fluxograma da distribuição do setor de Logistica Fonte: Elaborado pelo autor ANALISTA O QUE (tarefa) / QUEM (responsável) MOTORISTA MONITORAMENTO VENDEDOR FLUXOGRAMA DO SETOR LOGÍSTICA (DISTRIBUIÇÃO) Realizar as entregas conforme DT e a Sequencia de Entregas Inicio Enviar informações para os analistas Passar instrução ao motorista Informar ao monitoramento Analisar informações de atrasos e devoluções 5 6 7 1 2 3 4 8 Problema na entrega? Seguir com a operação NÃO Precisa do apoio do comercial? NÃO Passar informação ao vendedor / supervisor Entrar em contato com o cliente Instruir o monitoramento como proceder Enviar informação ao motorista e aos analistas Concluir entregas Retornar para a CBL Levar veículo para a expedição Levar NFs e Checklist de devolução para o Monitoramento Receber NFs e Checklist do motorista NFs e Checklist NFs para retornar ou devolver? Dar entrada das NFs no SAP Divergência de estoque? SIM Emitir NF contra o transportador SIM Devolver NFs ao motorista Realizar prestação de contas no caixa FIM 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 44 No item 16, do fluxograma, quando o motorista volta com NF para dar entrada ou devolver, o monitoramento deve estar ciente da verdadeira devolução da Nota Fiscal (NF). É essa devolução que será base para o desenvolvimento do trabalho. A equipe do projeto é composto por um Líder (Analista de Logistica), um Patrocinador (Gerente de Logistica), e mais três membros (Gerente Comercial de Fortaleza, Monitoramento e o Roteirizador de Fortaleza). A empresa esta com o índice de devolução de produtos acima da meta estabelecida, que é de no máximo 3,3%. As devoluções são causadas por diversos motivos, que podem ser causados por pedido errado, desistência do pedido por parte do cliente, falta de produto no processo de carregamento, produto com avaria (detectado no ato da entrega), o cliente estar fechado, entre ou motivos causadores da devolução. No ano de 2013, a empresa não conseguiu atingir a meta estabelecida de 3,3%, mas com o passar dos meses, o índice vinha em processo de piora, o que impactou nos resultados (despesas e lucro) da empresa, pois houve gasto desnecessário com transporte já que os produtos ficam transitando nos veículos. Abaixo segue a Figura 18 que demonstra a evolução do índice de devolução ao longo dos meses de 2013. Figura 18: Histórico das porcentagens de devolução em Fortaleza no ano de 2013 Fonte: Elaborado pelo autor A empresa identificou e aplicou soluções operacionais que atinja o índice de devolução no máximo em 3,3% até outubro de 2014. Com a queda do índice de devolução, utilizam-se menos veículos para realização das entregas. Saindo do atual 45 índice de 2013 em 3,8% para a meta de 3,3%, a empresa pode economizar com custos logísticos cerca de R$ 223.463,78 considerando que o preço da tonelada é 0,22 centavos. A organização deve minimizar os índices de devolução e atingir no máximo 3,33% de seu faturamento. A meta foi estabelecida pela presidência da empresa baseada no orçamento de 2014. O projeto de melhoria se restringe a filial Fortaleza, envolvendo todas as áreas e processos que influenciam no índice de devolução: área de logística, área comercial, área industrial e área administrativa. O índice de devolução é concentrado nos setores comercial (58,90%), outros motivos causados pelo próprio mercado (10,208%) e pelo setor de logística (30,90%). O gráfico de controle, representado abaixo (Figura 19), mostra como se comportou o índice de devolução mês a mês comparado com a media de 2013 e a meta de 2014 levando em consideração o limite superior e inferior do ano analisado. Figura 19: Histórico do problema Fonte: Elaborado pelo autor Observando o gráfico de controle, podemos perceber que apenas 2 meses de 2013 estavam na media desejada e que houve uma variação no mês de dezembro. Essa variação atípica pode ser justificada pelo aumento considerável de vendas de final de ano. 46 Verificando que todos os pontos estão dentro dos limites de controle e não há nenhuma configuração aleatória está presente pode-se afirmar que o processoestá sob controle estatístico. Para analisar melhor o fluxograma do processo (demostrado na Figura 20) foi criado o SIPOC que mostrar as relações entre setores internos e externos sobre o problema abordado. Figura 20: SIPOC Fonte: Elaborado pelo autor Na coluna dos fornecedores foi tratada a ideia de quem poderia fornecer o serviço com qualidade, quem poderia manter esse serviço e quem poderia avaliar a regularidade de vendas e de preço dos produtos. As Entradas foram caracterizadas por quem manteria o serviço necessário e de qualidade. O Processo é basicamente caracterizado pela entrega de produtos, pois é o que vai assegurar a continuidade do projeto. A Saída é justificada pelos produtos devolvidos e por fim, a caracterização dos clientes que é a organização e nossos clientes externos. 5.2. Fase Aprofundada Nessa fase foi realizada uma analise para verificar a capacidade do processo. Verificando estatisticamente se o processo é normal adotamos a verificação do nível descritivo, o p-value. A Figura 21 mostra que o projeto é normal, já que o valor do p- 47 value é maior que 0,01 e também que existe um único ponto fora da normalidade que pode ser desconsiderado no primeiro passo. Figura 21. Normalidade do processo Fonte: Elaborado pelo autor Para identificar a avaliação inicial do projeto, foi realizada a medição do nível sigma do processo atual. O nível sigma atual é de 0,78. Desta forma será possível avaliar se terá evolução após as ações e iniciativas de melhoria. A Figura 22 mostra o nível sigma de 0,78 (ZST = -0,72+1,50) e apresenta 76,5% de falhas acima do limite superior, media acima do alvo. Figura 22. Capabilidade Fonte: Elaborada pelo autor 48 Após a analise da viabilidade do projeto, foi aplicada a ferramenta de Ishykawa (causa e efeito) para identificação das principais causas que impactavam no desvio da meta de índice de devolução. O agrupamento específico, de acordo com as áreas responsáveis e os principais motivos geradores deu origem a Figura 23 onde foram encontradas 30 possíveis causas para o problema: Figura 23: Diagrama de Causa e Efeito Fonte: Elaborada pelo autor Foi feito uma avaliação das principais causas (retiradas da análise de causa e efeito) e aplicado pesos. Desta forma foram escolhidos 50% das causas raiz, para serem desenvolvidas iniciativas para melhoria do índice de devolução da empresa. No método de escolha utilizando a matriz de esforço e impacto, foram utilizados os indicadores de Benefício e Velocidade. A principio seria uma segunda priorização, para escolha dos itens com alto impacto e baixo esforço (Figura 24). Mas, foi decidido trabalhar na maioria dos pontos levantados, pois embora alguns sinalizados com baixo benefício, eram fáceis de serem resolvidos. 49 Figura 24: Matriz de esforço e impacto Fonte: Elaborada pelo autor As causas prioritárias mostradas na matriz acima são: Horário de Saída => Tempo Insuficiente Plano de Carregamento Comunicação Pedido Duplicado Desacordo de Pedido Erro Estoque Importância para Motorista Atenção Ausência da M.O. 5.3 Fase de Ação e Avaliação Para ter uma maior precisão no projeto é necessário levar em consideração o ano de 2014 para verificar os maiores motivos de devolução. Existem 29 motivos (Tabela 3) registrados, sendo eles logísticos comerciais ou de mercado. 50 Tabela3: Motivos de devoluções registrados Fonte: Elaborada pelo autor Foi percebido que 80% dos retornos estão concentrados em seis motivos (Figura 25). Figura 25. Motivos de Devoluções Fonte: Elaborada pelo autor Para detectar as possíveis causas de cada motivo citado acima, foi realizando um FTA simples, temos: DEVOLUCAO-CLIENTE CANCELOU DEVOLUCAO-FALTA DE BONIFICAÇAO/TROCA DEVOLUCAO-PEDIDO EM DUPLICIDADE FALTA DE PROMOTOR DEVOLUCAO-TEMPO INSUFIC/END N LOCALIZADO DATA CRITICA DEVOLUCAO-CLIENTE FECHADO DEVOLUCAO-ERRO DE ROTEIRIZAÇAO DEVOLUCAO-PEDIDO EM DESACORDO AVARIA TRANSPORTADOR DEVOLUCAO-CLIENTE N FEZ PEDIDO PEDIDO EM DESACORDO DE VOLUME DEVOLUCAO-FALTA DE PRODUTO DEVOLUCAO-ESTOQUE CHEIO DEVOLUCAO-CLIENTE SEM DINHEIRO DEVOLUCAO-DIFICIL ACESSO ATRASO NA ENTREGA PEDIDO EXPIRADO (15 DIA VENCIDO) DEVOLUCAO-PRODUTO AVARIADO / QUALIDADE DEVOLUCAO-PROPRIETARIO AUSENTE FALTA DE ARQUIVO XML AVARIA COMERCIAL Dano de transporte Diferença de quantidades Diferença de preço: preço alto demais PRODUTO AVARIADO TROCA - ZORB NAO ENCONTRADA FORMA DE PAGAMENTO ERRADA CONSUMO INTERNO Motivos de devoluções registrados em 2014 51 Figura 26. FTA Fonte: Elaborada pelo autor Com a elaboração do FTA foi mais fácil analisar quais os reais motivos de cada devolução. As devoluções de Cliente Cancelou possui varias razões, são elas: o cliente não quis pagar a taxa que é cobrada em cada boleto (cerca de R$ 1,70), ou o veiculo estava fora do padrão exigido (sem estrabo no piso, ou sujo) ou então o pedido estava atrasado demorou ais de um dia para ser entregue; apolítica da empresa é sempre que se o pedido foi feito hoje, amanha ele já será entregue. Para Pedido Duplicado so foram consideradas duas razões: erro de sistema (o próprio SAP pode duplicar o pedido erroneamente) e erro do vendedor (geralmente 52 ocorre no final do mês para que a meta possa ser atingida o vendedor duplica o pedido, mas também o palm do vendedor pode estar lento e o mesmo tenta conectar varias vezes, gerando assim a duplicidade). O Tempo Insuficiente na entrega é ocasionado principalmente com os clientes do Auto Serviço, pois existe uma restrição de horário, toda entrega deve ser realizada ate as 11horas. Pode ocorrer também a demora no recebimento de algum cliente o que ocasionará atraso nos demais. E a ultima razão avaliada foi a o atraso de promotor, os clientes do Auto Serviço (grandes redes) só recebe se houver algum Promotor de Vendas na loja, como não existe um promotor pra cada loja o que gera um atraso por conta da locomoção de loja em loja. Pedido em Desacordo, esse tipo de devolução, é ocasionada por dois motivos: vendedor passou o pedido errado, com itens a mais não solicitados pelo cliente, ou com valores não negociados, que também é justificado para atingir meta, principalmente dos produtos de cesta. O motivo Cliente Fechado é justificado porque o cliente estava fechado na hora ou dia da entrega, ou então porque estava em balanço e não comunicou ao vendedor, ou o motorista não quis realizar a entrega e justificou dessa forma. Falta de Produto, justificada por falha no carregamento realizado pela expedição, justificada também por avarias de transporte ocorridas durante a rota; ou algum erro de estoque, o produto tem no sistema uma quantidade, mas no estoque físico não possui. E por fim, Cliente Cancelou. Caracterizado principalmente por erro dos vendedores que podem passar para um cliente errado por engano ou simplesmente pode ser má fé do cliente que desistiu do pedido ou não possui dinheiro (caso ele for para pagamento a vista). Após verificar todas as causas possíveis dos problemas, o próximo passo é implementar possíveis melhorias para o projeto. Tratando alguns problemas que foram mostradas na matriz de causa e efeito foram realizadas ações imediatas (Figura 27) e com prazos definidos para apresentação dos resultados. 53 Figura 27. Plano de ação parte I Fonte: Elaborada pelo autor Para as demais ações, foi criado um plano de ação (tabela 4) onde form definidos
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