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26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 1/26 GESTÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA CAPÍTULO 1 - QUAIS SÃO AS FUNÇÕES DO ORÇAMENTO NO CONTEXTO DA GESTÃO FINANCEIRA? Ciro Gustavo Bragança INICIAR 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 2/26 Introdução Você já parou para pensar por que é preciso elaborar um orçamento? Quais são as etapas de um processo orçamentário e quais são os tipos de orçamentos existentes? Um tipo de orçamento pode ser melhor do que outro? E, ainda, quais os benefícios gerados a partir do processo orçamentário? Em um mundo cada vez mais complexo e competitivo, as pessoas são envolvidas em processos cada vez mais ágeis, cabendo ao indivíduo uma maior capacidade de tomada de decisão, seja ela de cunho particular ou corporativo. Assaf Neto e Lima (2014, p. 4) destacam que “como praticamente toda a ciência, as finanças corporativas incorporaram em seu escopo as grandes evoluções do mundo contemporâneo”. Nesse sentido, você terá a oportunidade de refletir acerca da necessidade de um plano orçamentário, não só para os indivíduos em particular, mas também para as empresas. O indivíduo comum, sobretudo o administrador financeiro, deve constantemente estar atento às mudanças globais para responder prontamente às demandas, bem como utilizar-se de ferramentas empresariais que possam auxiliar suas decisões. A compreensão das técnicas de gestão orçamentária é necessária, ainda, a fim de que as empresas possam minimizar erros de suas operações, gerando qualidade em seus processos, qualidade dos produtos e dos serviços prestados, bem como a minimização de riscos à sua sobrevivência no mercado. Dessa forma, este capítulo ajudará você a compreender essas e outras questões ligadas ao processo orçamentário, como: funções do orçamento, etapas e princípios do planejamento e controle orçamentário, informações gerenciais por meio do processo orçamentário e outros. Os conceitos discutidos ajudarão você a compreender os processos formais da elaboração de um orçamento e os benefícios gerados a partir dessa ferramenta. Sendo assim, vamos começar, pois teremos muito trabalho a partir de agora. Bons estudos! 1.1 Visão geral do orçamento 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 3/26 O orçamento possui uma função extremamente importante na vida das pessoas. Em uma visão geral, contribui para controlar e avaliar o desempenho de colaboradores e, por sua vez, o desempenho empresarial. Informações úteis para decisões gerenciais são obtidas por meio da utilização de tipos de orçamentos que variam de um indivíduo para outro ou de empresa para empresa, conforme a necessidade gerencial. O orçamento direciona e coordena as atividades empresariais e pode ser utilizado até mesmo em âmbito pessoal, para as finanças domésticas. Para as empresas em geral, serve para coordenar atividades em prol de se cumprirem os objetivos traçados pela alta administração. Desse modo, é comum que se diga que o orçamento tem funções de controle e de avaliação. Ressalta-se, portanto, a importância dessa ferramenta gerencial no ambiente corporativo, auxiliando as atividades empresariais de ordem operacional, administrativa e financeira. E quanto a você, sabe quais são as funções de controle e de avaliação? O que é importante saber acerca desses conceitos? Ao estudar os próximos itens, você será capaz de responder a esses questionamentos. Vamos lá! 1.1.1 Função de controle Você sabe por que a função de controle é tão importante no âmbito do processo orçamentário? Considera-se que “controlar” seja o exercício de uma certa autoridade sobre algo ou sobre alguém. Entretanto, quando se fala em orçamentos, exige-se que seja tratado o contexto do controle financeiro. Por outro lado, um adequado controle financeiro necessita de um planejamento. Para tanto, planejar é antecipar os fatos, e isso requer de um gestor informações acuradas acerca das suas receitas e gastos ou os de uma determinada empresa. Frezatti (2017, p. 16) comenta que “planejar sem controlar é uma falácia e desperdício de tempo e energia”. Sendo assim, qual é a função do controle? Você deve ter respondido que é verificar se o que foi planejado está sendo atingido, contribuindo assim para o acompanhamento do desempenho empresarial ou individual por meio do orçamento. VOCÊ SABIA? 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 4/26 De que trata o Princípio da Controlabilidade? Ele “prevê que os gestores só devem ser avaliados com base em elementos que podem controlar” (BEUREN; AMARO; SILVA, 2015, p. 380). Isso quer dizer que a avaliação de um gerente, por exemplo, será mais justa considerando o Princípio da Controlabilidade. Compreende-se dessa forma que o controle exercido sobre as ações de um colaborador e sua avaliação sobre isso devem passar pelo crivo do bom senso e da coerência gerencial. Ou seja, um profissional deve ser avaliado de forma justa em relação ao que ele de fato possa intervir para que não ocorra, por exemplo, um desvio orçamentário qualquer. Em certas situações, o colaborador não exerce efetivamente um controle sobre a situação e não deveria ser avaliado por isso. Acrescenta-se ainda que a função de controle pode ser uma forma de manter os profissionais da empresa alertas, no sentido do alcance das metas. Por exemplo, podem-se implantar reuniões periódicas de apresentação do desempenho por setor, como forma de controle orçamentário. Nesse sentido, a função de controle gera importantes benefícios para o ambiente corporativo, mas deve ser vista como forma de aprimoramento dos processos, dos produtos e serviços, bem como para o desenvolvimento profissional dos colaboradores, nunca como forma de punição aos envolvidos no orçamento. 1.1.2 Função de avaliação Você sabe por que é fundamental avaliar o desempenho das ações pelas quais alguém seja responsável? A avaliação favorece ao avaliador a medição da performance de alguém ou de um setor, podendo até mesmo ser avaliada uma área, uma filial ou empresa. A importância também se dá no sentido de manter os envolvidos na execução orçamentária motivados ou interessados em atingir as metas planejadas. Assim como planejar sem controlar sucede ao engano, pode-se dizer que controlar sem avaliar também seja um erro, ou uma ação inútil. Desse modo, no contexto empresarial, sobretudo no processo orçamentário, importa que haja planejamento, controle e avaliação. VOCÊ SABIA? 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 5/26 O que são Reservas Orçamentárias? Elas correspondem a valores de gastos maiores do que aqueles “adequados” e valores de receitas menores do que aqueles mais “adequados” ou esperados (JIAMBALVO, 2013). Ocorrem devido ao sistema de avaliação de desempenho individual e à sua ligação com o controle orçamentário e pelo conflito de interesses do gestor e das organizações. Portanto, a função da avaliação é garantir o engajamento de pessoas no atingimento dos resultados propostos, além da compreensão dos desvios e, consequentemente, da geração de meios para sanar irregularidades no cumprimento orçamentário. De que outra forma a avaliação pode ser útil? Outro ponto é que ela pode ser utilizada por parte das empresas como forma de tomar decisões para a promoção deempregados, aumento de salários, mudanças de rumos, como desativação ou ampliação de setores, bem como aumento ou diminuição da produção. A função de avaliação é sobretudo uma forma de garantir a medição do desempenho setorial, da performance individual dos colaboradores, da eficiência de processos e da qualidade dos produtos e serviços. Aliada ao planejamento e controle, possibilita que as empresas em geral possam alcançar suas metas. 1.2 Origens do orçamento Como se origina o orçamento? Ele se origina da necessidade das empresas em proceder à comunicação da estratégia empresarial ao corpo gerencial, o qual, por sua vez, irá desenvolver o plano de ação para o atingimento das metas. Como visto, ele auxilia o direcionamento e a coordenação das atividades empresariais. Ressalta-se que, de acordo com Souza (2014, p. 237), a prática orçamentária teve seu início na administração pública, com a necessidade de o governo controlar os gastos públicos e a busca de receitas por meio da arrecadação. Você saberia destacar outro ponto importante da utilização do orçamento? Ele é uma forma de se atingir os objetivos de longo prazo das empresas, definidos pela alta administração. Além disso, “é considerado um dos pilares da gestão e uma das ferramentas fundamentais para que o accountability, a obrigação dos gestores de prestar contas de suas atividades, possa ser encontrado” (FREZATTI, 2017, p. 42). 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 6/26 Nesse sentido, partindo-se da premissa de que a ferramenta orçamentária permitirá a coordenação das atividades empresariais com base nas estratégias anteriormente definidas pela alta administração, o orçamento tem sua origem em duas vertentes: o planejamento e o controle. 1.2.1 Etapas do orçamento Considerando que o processo orçamentário deverá se basear no Planejamento Estratégico da empresa, e que servirá de comunicação, direção e coordenação das atividades em prol dos objetivos traçados pela alta administração, deve-se atentar para as etapas do orçamento, ou etapas para elaboração do orçamento. A figura a seguir descreve as etapas do processo de elaboração orçamentária: Figura 1 - Descrição das etapas do processo de elaboração orçamentária no contexto empresarial. Fonte: Elaborada pelo autor, 2018. Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 7/26 Você pode perceber que, nas etapas anteriores à execução orçamentária, o foco é maior no planejamento, enquanto na etapa de execução orçamentária propriamente dita, o foco será o controle. A análise de cenários favorece a observação, a reflexão e a percepção dos ambientes interno e externo do contexto empresarial, verificando ameaças e oportunidades ao negócio, bem como pontos fracos e fortes da empresa. É fundamental que a alta administração realize a análise de cenário, pois a partir desta é que será possível a definição dos objetivos de longo prazo. Tais análise e definição de objetivos favorecem o estabelecimento das premissas orçamentárias, que serão úteis para a etapa de elaboração do orçamento. Nessa fase, por sua vez, é que haverá a comunicação da estratégia empresarial definida pela alta administração, seguindo pela definição de metas e objetivos de curto ou médio prazos, com as devidas ações de engajamento dos líderes. O engajamento é crucial para o alcance das metas do orçamento, pois garante e mantém a liderança envolvida nesse processo. Na execução orçamentária, deve-se proceder ao acompanhamento das metas, analisando-se os desvios do orçamento e medindo-se o desempenho setorial, de áreas, unidades ou da empresa como um todo. VOCÊ SABIA? O que é Descentralização? Ela está relacionada com a delegação de poder para a tomada de decisão aos níveis hierárquicos mais baixos da empresa. Empresas grandes e complexas delegarão poder de tomada de decisão aos gerentes de suas subunidades e, portanto, serão denominadas de entidades descentralizadas (JIAMBALVO, 2013). Você deve ter notado que o processo orçamentário atende às necessidades gerenciais das empresas e do indivíduo em si, já que favorece que objetivos anteriormente traçados possam se converter em metas e ações e, consequentemente, voltar os envolvidos para o alcance do planejado por meio do controle. 1.2.2 Princípios gerais do planejamento 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 8/26 Sabendo que dentre os motivos de se usar um orçamento destaca-se o fator financeiro e econômico, no caso o objetivo de se obter lucro, e que planejar e controlar são ações que auxiliam a empresa a medir o desempenho empresarial, faz-se necessária a adoção de alguns princípios para o processo orçamentário. Padoveze (2012) destaca como fundamentos para o sistema orçamentário os seguintes elementos principais, conforme o quadro a seguir. Os elementos em destaque no quadro apresentado favorecem o alcance eficaz das proposições para o uso do orçamento como ferramenta gerencial. Envolver os gerentes, destacar os objetivos gerais da empresa aos envolvidos e desenvolver uma comunicação integral são elementos que ressaltam a origem do uso de orçamento pelas empresas. E o que esses elementos favorecem? A comunicação estratégica. Nesse sentido, elementos como metas factíveis, flexibilização e bom senso no sistema orçamentário, além de reconhecimento de esforços, promovem o sucesso no atingimento das metas. Como base nisso, considerando que planejamento e controle fazem parte do processo orçamentário, pode-se destacar os Princípios Gerais do Planejamento como apresentado na figura a seguir. Quadro 1 - Fundamentos e descrição dos elementos principais a serem observados no sistema orçamentário. Fonte: Elaborado pelo autor, baseado em PADOVEZE, 2012. Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 9/26 Desse modo, em relação ao princípio da contribuição aos objetivos, o planejamento volta-se obrigatoriamente para os objetivos da empresa. O princípio da precedência do planejamento sugere uma maior importância às funções administrativas, como organização, direção e controle, relacionando-se com “o que fazer” e “como fazer”. Já o princípio maiores influência e abrangência, está relacionado com o fato de que o planejamento possivelmente modificará pessoas, tecnologia e sistemas. Por fim, o princípio maiores eficiência, eficácia e efetividade relaciona-se com a maximização dos resultados e a mitigação de deficiências operacionais e administrativas. Figura 2 - Princípios gerais do planejamento e suas relações com o processo orçamentário das empresas. Fonte: Elaborada pelo autor, baseado em OLIVEIRA, 2007. Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 10/26 Com isso, você pode inferir que esses princípios permitem uma melhor reflexão e compreensão por parte dos elaboradores do orçamento, bem como de todos os envolvidos, facilitando a relação entre pessoas e processos e, ainda, mitigando as dificuldades na etapa de elaboração orçamentária. No vídeo Como fazer planejamento orçamentário para 2016 (GRISOTTO, 2015), é possível perceber a importância da realização do processo orçamentário para a gestão empresarial e seus benefícios. Assista ao vídeo disponível em:<https://www.youtube.com/watch?v=RIzDFR2o3Gg (https://www.youtube.com/watch?v=RIzDFR2o3Gg)>. Por fim, os princípios auxiliam a empresa a encurtar caminhos no processo de elaboração orçamentária, criam senso reflexivo e participativo de todos, corroborando os motivos de utilização do orçamento, ou seja, a obtenção de lucro. VOCÊ QUER VER? 1.3 Sistema de informações gerenciais O sistema de informações gerenciais, ou SIG, é considerado um conjunto de informações reunidas para facilitar o planejamento, o controle, a análise e a tomada de decisão gerencial. Essas informações são interdependentes e precisam ser traduzidas tempestivamente e com qualidade para serem relevantes ao usuário. Diversos autores classificam os sistemas de informações. Padoveze (2010, p. 49) classifica-os da seguinte forma: a) Sistemas de Informação de Apoio às Operações – têm “como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais”; b) Sistemas de Informação de Apoio à Gestão – “preocupam-se basicamente com as informações necessárias para gestão econômico-financeira da empresa”. Você pode perceber que os SIGs são muito úteis para o processo de elaboração orçamentária, auxiliando os gestores na coleta, processamento e disponibilização de dados e informações. 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 11/26 1.3.1 Relatórios gerenciais De que forma os relatórios gerenciais são úteis? Eles auxiliam na tomada de decisão, pois reúnem informações anteriormente definidas que favorecem o entendimento da performance de uma empresa, uma unidade/filial, um departamento ou mesmo uma área qualquer. Auxiliam também na tomada de decisão futura, permitindo ao gestor reflexão acerca de mudanças necessárias ou até mesmo a manutenção das estratégias que vêm sendo adotadas. Frezatti (2017, p. 50) destaca que “alguns conflitos importantes surgem quando se fala sobre relatórios gerenciais”. O quadro a seguir apresenta as dimensões que são comumente citadas, sendo apresentadas por Frezatti. Na seleção da informação, a relevância tem relação com a utilidade das informações para os usuários; a confiabilidade relaciona-se com a ausência de erros ou vieses; e a materialidade está relacionada com a omissão ou distorção das informações. Para a apresentação da informação, características como a comparabilidade e a compreensibilidade relacionam-se com o fato de o usuário poder entender perfeitamente as informações e poder compará-las ao longo do tempo. Já em relação à restrição para uma informação, tem-se que a informação deve estar disponível quando útil para a tomada de decisão, e o custo de obtenção da informação não pode ser superior ao benefício gerado por ela. De acordo com o quadro apresentado, pode-se dizer que os relatórios gerenciais devem ser utilizados para a tomada de decisão pautada em características como as mostradas na figura a seguir. Quadro 2 - O Sistema de Informações Gerenciais e as dimensões desejadas para os relatórios gerenciais. Fonte: Elaborado pelo autor, adaptado de FREZATTI, 2017. Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 12/26 Você pode ver pela figura apresentada que o foco da informação obtida pelos relatórios gerenciais são os usuários. E por que a informação deve ser relevante, confiável e disponível? Para que ela possa de certa forma ser compreendida e comparada, de forma tempestiva, e ainda que o custo de sua geração não seja maior que os benefícios gerados por ela. O Sebrae disponibiliza um artigo completo sobre como fazer um bom Relatório Gerencial (ANTONIO, 2015). O trabalho do consultor Charbel Atalla Antonio pode ser acessado por meio do link: <http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/relatorios-gerenciais-base-para-tomadas-de- decisao,398b43f87dc17410VgnVCM1000003b74010aRCRD (http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/relatorios-gerenciais-base-para-tomadas-de- decisao,398b43f87dc17410VgnVCM1000003b74010aRCRD)>. Figura 3 - Características para a utilização de relatórios gerenciais com vistas à tomada de decisão. Fonte: Elaborada pelo autor, 2018. VOCÊ QUER LER? Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 13/26 Finalmente, cabe dizer que é necessário que haja bom senso na geração de relatórios de informações gerenciais, haja vista um volume excessivo de relatórios ensejar em dispersão gerencial, ou seja, muita informação em quantidade, mas pouca resolutividade para a tomada de decisão. 1.3.2 Controle orçamentário Como visto, o orçamento favorece o planejamento e o controle voltados para o alcance dos objetivos empresariais. Jiambalvo (2013) comenta que os orçamentos cumprem um papel de facilitadores do controle quando servem de padrão de avaliação. Desse modo, o controle orçamentário permite que haja análise do desempenho empresarial, a qual ocorre conforme apresentado na figura a seguir. Como pode ser visto, o controle orçamentário é feito utilizando-se valores orçados e valores realizados. Para estes últimos, é muito importante a coleta correta das informações, que deverá ser feita tempestivamente à ocorrência dos fatos. O confronto entre os valores orçados e os realizados permite a apuração de diferenças, denominadas desvios orçamentários. Estes permitem que se avalie o desempenho gerencial. Desvios muito grandes precisam ser justificados por meio de reuniões, sendo importante que atitudes proativas sejam realizadas antes do fechamento do período, evitando que as diferenças ocorram. Figura 4 - O controle orçamentário, a análise de desempenho empresarial e os relatórios de desempenho. Fonte: Elaborada pelo autor, 2018. Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 14/26 Desse modo, por meio de treinamentos promovidos pela empresa, incentivados por setores como a Controladoria e o Planejamento, ou áreas como Orçamento e Custos e Finanças e Contabilidade, pode-se difundir, entre os funcionários, que as metas orçamentárias devem ser acompanhadas de preferência diariamente, com vistas à análise dos desvios orçamentários. E o que isso favorece? Ações oportunas com vistas ao cumprimento dos objetivos do orçamento para cada setor ou área. A disponibilização de informações também é muito importante para o acompanhamento dos desvios orçamentários. De que forma isso pode ser feito? Por meio de uma plataforma web ou portal que permitam aos funcionários acessar periodicamente tais informações, auxiliando no controle orçamentário. Podem ser utilizados ainda aplicativos para tablets, celulares, desktops e notebooks. Nessa mesma plataforma, pode-se utilizar uma linguagem didática para os desvios orçamentários, com uso de faróis (como o semáforo), muito aplicado por várias empresas. Funciona da seguinte forma: quando uma receita estiver abaixo do orçado ou o gasto estiver acima do orçado, o farol estará vermelho; se a receita estiver acima do orçado ou o gasto estiver abaixo do orçado, o farol estará verde; se ambos, receita e gastos, estiverem próximos da meta, pode-se utilizar a cor amarela para o farol. Isso facilitará a compreensão dos envolvidos e gerará rápida ação para correção dos rumos ao cumprimento dos objetivos. Acesse o artigo publicado no XVIII SemeAd (RAMOS et al., 2015), disponível em: <http://sistema.semead.com.br/18semead/resultado/trabalhosPDF/378.pdf(http://sistema.semead.com.br/18semead/resultado/trabalhosPDF/378.pdf)>. O trabalho dos autores trata sobre planejamento e controle orçamentário como ferramentas de apoio à tomada decisão gerencial. Acesse o texto e boa leitura! Ainda sobre os desvios orçamentários, é importante que se determine percentuais de desvios que servirão de parâmetro para que a administração os acompanhe. Por exemplo, desvios orçamentários acima de 5% serão passíveis de justificativas. VOCÊ QUER LER? 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 15/26 Marcam-se reuniões que poderão acontecer semanalmente para as discussões e, em seguida, as determinações de ações para sanar as irregularidades. Veja o exemplo a seguir: Um setor operacional teve orçado os seguintes valores: Quando da análise dos desvios via plataforma web, portal ou aplicativo, foram apuradas as seguintes informações: Considerando um desvio orçamentário de referência de 5%, ficaria da seguinte forma: Nota-se que houve um desvio na produção de 20% a menos e, do mesmo modo, a receita teve desvio de 20% a menos. Os gastos não tiveram desvio. Os desvios são calculados da seguinte forma: Valor Realizado dividido pelo Valor Orçado menos um multiplicado por 100. Valores acima de 5% negativos teriam faróis vermelhos. Trata-se de um acompanhamento dos desvios de uma forma clara e objetiva. Entretanto, informações detalhadas precisam ser adicionadas às devidas explicações sobre o ocorrido, facilitando a compreensão dos motivos para os 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 16/26 desvios. O apoio de todos os setores é essencial, haja vista todo o processo de controle orçamentário precisar de uma alimentação de informações gerenciais realizadas, que serão confrontadas oportunamente com as informações do orçamento. Nesse ponto, é importante que os envolvidos tenham ciência da necessária confiabilidade dos dados. É por isso que um treinamento adequado e profissionais com perfil consistente com as funções de controle e acompanhamento gerencial são de extrema importância nesse contexto. Tratando-se de uma questão ética, é importante discutir que a alimentação de informações por parte de pessoas deve ter garantias de ausência de manipulações de números para favorecimento indevido do cumprimento orçamentário. O que é necessário para que se iniba este tipo de conduta? É fundamental a implantação de sistemas que tenham filtros contra erros de digitação e importação de dados, bem como duplicação de informações. Estas travas de sistemas devem ser utilizadas para a devida acurácia da informação. Desse modo, a compreensão do papel do controle orçamentário para a tomada de decisão gerencial é muito importante, tanto para quem controla, quanto para quem é controlado. Nesse sentido, cada vez mais, sistemas e so�wares sofisticados são desenvolvidos por empresas para serem disponibilizados no mercado para compra, ou até mesmo para atendimento das necessidades internas da empresa quanto ao controle orçamentário. 1.4 Tipos de orçamentos Como você viu, o orçamento é uma forma de comunicação da estratégia empresarial, também servindo como ferramenta para a avaliação de desempenho. Além disso, você percebeu a utilidade dele para a tomada de decisão gerencial e, especificamente, para as necessidades das empresas. Ao longo dos anos, os modelos orçamentários vêm sofrendo alterações, sendo que as mudanças ocorridas podem ser explicadas principalmente pela complexidade dos negócios. Outra explicação é a maior competitividade existente entre as empresas, em que a concorrência do mercado sugere aos gestores cada vez mais planejamento, controle e avaliação. 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 17/26 Com isso, cabe ao gestor empresarial a busca por uma ferramenta que possa auxiliar a tomada de decisão, sendo o orçamento o artefato gerencial para isso. Desse modo, cabe a escolha entre os vários tipos de orçamento disponíveis. 1.4.1 Tipos de orçamentos e o modelo de gestão O que leva à utilização de um tipo ou outro de orçamento? Essa escolha pode estar relacionada com o modelo de gestão. Corrobora esse aspecto o comentário de Souza (2014, p. 255) que diz que “o gerenciamento via processo orçamentário ativo e competente possibilita que as decisões da empresa sejam tomadas de forma a traduzir-se em fator crítico de sucesso empresarial”. Outra relação possível, se dá pela cultura orçamentária das organizações. Determinadas empresas poderão utilizar a ferramenta orçamentária que for mais simples ou de fácil implementação ou, do melhor modo, pela sua utilidade gerencial. Na literatura podem ser encontrados vários tipos de orçamentos. O quadro a seguir apresenta os tipos de orçamentos e suas características. 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 18/26 O quadro apresentado demonstra que os orçamentos dos tipos Estático e Flexível, possuem relação com o nível de vendas, que por sua vez nortearão as demais peças orçamentárias. O orçamento do tipo Ajustado oferece flexibilidade frente às mudanças significativas que ocorrerem. Já o orçamento do tipo Contínuo, Quadro 3 - Os tipos de orçamentos que podem ser utilizados pelas empresas e suas características gerenciais. Fonte: Elaborado pelo autor, baseado em PADOVEZE, 2010; FREZATTI, 2017; JIAMBALVO, 2013. Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 19/26 permite a renovação dos dados do orçamento a cada novo período. O orçamento do tipo Base Zero, ou OBZ, tem como principal característica a não utilização de informações passadas para que não se “contaminem” as novas projeções. Contrário a esse procedimento tem-se o orçamento de Tendências, que busca utilizar-se de valores realizados nas previsões orçamentárias. Por último, o tipo de orçamento Por Atividades, que exige um mapeamento de todas as atividades da empresa para ser implementado, sendo, dessa forma, considerado como mais atual e mais caro de ser implantado. Você deve ter percebido que cada tipo de orçamento possui uma característica, o que denota a independência entre eles. O que pode ser inferido a partir disso? Que as empresas utilizarão cada tipo de orçamento segundo a utilidade gerencial, ou benefício à tomada de decisão, percebida pelos gestores em questão. Souza (2014, p. 238) comenta que “o processo orçamentário é materializado mediante um instrumento gerencial de construção coletiva e multidisciplinar, envolvendo diferentes áreas da empresa”. Isso quer dizer que, independentemente do tipo de orçamento a ser utilizado, necessita-se do envolvimento de todos os agentes necessários ao processo orçamentário empresarial. Cada gestor irá escolher um tipo de orçamento a ser adotado pela empresa. A escolha se pautará em características da organização, ou no perfil do gestor, e ainda de acordo com a cultura da empresa ou simplesmente pela necessidade gerencial. Neste último caso, tem-se como o melhor modo de escolha do tipo orçamentário, ou seja, a utilidade gerencial. A utilidade gerencial do tipo de orçamento escolhido tem bastante relação com os benefícios gerados pelas informações obtidas e suas contribuições para a tomada de decisão dos gestores. Desse modo,cabe destacar que não se pode dizer que um tipo de orçamento é melhor ou pior que outro, mas sim o que deve ser observado é a utilidade gerencial para a empresa que o adota. VOCÊ QUER LER? 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 20/26 Se você tem alguma dúvida sobre como elaborar um orçamento empresarial, deve ler esse texto do Portal de Contabilidade (ZANLUCA, [s/d]). Nele é explicado como usar dados e registros históricos para formar as premissas orçamentárias. Leia o texto completo disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/orcamentoempresarial.htm (http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/orcamentoempresarial.htm)>. O orçamento empresarial é uma peça muito importante para as empresas, e a escolha do tipo de orçamento mais condizente com as necessidades delas é fator primordial para a efetividade no processo orçamentário. Como exemplo, podemos citar uma empresa que não tenha condições financeiras de implantar completamente o tipo de orçamento Por Atividades, considerado, como dito, um dos tipos orçamentários mais caros de ser implementado. Ela terá comprometido recursos muitas vezes escassos da entidade. Além disso, o treinamento e a mudança brusca de tipo orçamentário poderão desmotivar diversos empregados. Por outro lado, um tipo de orçamento mais simples poderá não atender às necessidades gerenciais da empresa, premissa básica para a escolha do tipo orçamentário. Destaca-se ainda que pode ser prejudicial que a escolha do tipo de orçamento por parte das empresas esteja baseada em situações como: cópia da concorrência (“uso pois a concorrência usa”), modismos (“é o tipo de orçamento mais utilizado atualmente”) e tradicionalismo (“a utilização se dá pois sempre foi assim”). Por fim, as empresas devem buscar, acerca da escolha do tipo de orçamento, uma contribuição à melhoria das decisões de ordem operacional, financeira e econômica. CASO Um gerente de área de uma companhia brasileira ficou estarrecido na última reunião em que apresentou os números do seu setor. Acontece que a diretoria não se agradou dos números e fez várias críticas em relação ao desempenho apresentado. Voltando para sua sala, o gerente resolveu 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 21/26 analisar novamente o que ocorrera em relação às informações de sua gerência. A companhia utiliza o tipo de orçamento estático e, portanto, o gerente apresentou os seguintes dados: Relatório de desempenho, análise gerencial por tipo de orçamento: orçamento estático. Elaborado pelo autor, baseado em JIAMBALVO, 2013. Analisando novamente os dados de sua gerência, o gerente concluiu que a avaliação de desempenho realizada pela diretoria fora equivocada. Uma análise mais justa para a performance do gerente e sua equipe se daria utilizando-se outro tipo de orçamento. Com base nos conceitos estudados, indique que tipo de orçamento é esse e explique os motivos para a solução do caso. Primeiro, nota-se que um nível de produção maior acarreta em gastos variáveis maiores também, haja vista a quantidade de unidades produzidas ter sido de 12.000, acarretando desvio de 20% a mais em relação ao orçado. Desse modo, um Relatório de Desempenho utilizando o tipo de Orçamento Flexível se faz necessário. Assim, um novo relatório seria apresentado para a diretoria com as seguintes informações: Tabela 1 - Relatório de desempenho, análise gerencial por tipo de orçamento: orçamento flexível. Deslize sobre a imagem para Zoom 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 22/26 Utilizando um orçamento do tipo flexível, o gerente apresentaria um desvio positivo de $ 900, isso porque os valores de gastos variáveis orçados passariam de $ 10 mil para $ 12 mil (12.000 unidades produzidas vezes $ 1 por unidade). Ele seria questionado apenas pelo desvio negativo em gastos fixos, no valor de $ 100, o que seria extremamente razoável, já que o setor dele produziu 20% a mais de unidades. A diretoria, por sua vez, analisando o desempenho pelo tipo de orçamento flexível seria mais justa em relação à performance do gerente. Nota-se enfim que o desempenho do gerente foi satisfatório, com variação positiva de $ 900, explicada principalmente pela redução do valor unitário dos gastos variáveis em relação ao orçado (valor unitário orçado dos gastos variáveis = $ 1; valor realizado unitário dos gastos variáveis = $ 11.000 dividido por $ 12.000 = $ 0,9167). Considerado o “pai da administração moderna”, nasceu no ano de 1909 em Viena, na Áustria. Atuou como economista, jornalista e consultor administrativo, além de ter sido professor, atuando por 21 anos na Universidade de Nova York. Utilizava uma comunicação simples, objetiva e voltada para o comportamento humano. Faleceu aos 95 anos, tendo ministrado seu último curso com 93 anos (DRUKER INSTITUTE, [s/d]). Estamos falando de quem? De Peter F. Druker. As empresas em geral, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, contam cada vez mais com gestores financeiros capazes de solucionar problemas de ordem gerencial, favorecendo o crescimento dessas corporações. Profissionais capacitados em utilizar ferramentas gerenciais são requeridos pelas empresas por sua habilidade na tomada de decisão. Com base nisso, espera-se que os conceitos discutidos possam contribuir para sua carreira profissional, entendendo a importância de ferramentas gerenciais como o orçamento, auxiliando-o na tomada de decisões dentro das organizações. Fonte: Elaborada pelo autor, adaptado de JIAMBALVO, 2013. VOCÊ O CONHECE? 26/05/2019 Gestão Financeira e Orçamentária https://unp.blackboard.com/bbcswebdav/institution/laureate/conteudos/gestao_financeira_orcamentaria/ebook_html/unidade_1/index.html 23/26 Síntese Neste momento, você acabou de concluir os estudos sobre as funções do orçamento no contexto da gestão financeira. Espera-se que você tenha compreendido as razões para o uso do orçamento no contexto empresarial, bem como sua utilidade gerencial. O entendimento dos aspectos de planejamento e controle, sobretudo pelo uso do orçamento, ensejará que você esteja apto para auxiliar a tomada de decisão dentro das organizações. O processo gerencial, por sua vez, é de grande importância para as empresas continuarem atuando. Ele favorece a sobrevivência das organizações em um mercado cada vez mais complexo e competitivo. Neste capítulo, você teve a oportunidade de: assimilar a importância do orçamento para a gestão das empresas; conhecer as funções de controle e avaliação de desempenho; conhecer os tipos de orçamentos disponíveis para utilização. Bibliografia ANTONIO, C. A. Relatórios gerenciais: base para tomadas de decisão. 2015. Disponível em: < (http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/relatorios- gerenciais-base-para-tomadas-de- decisao,398b43f87dc17410VgnVCM1000003b74010aRCRD)http://www.sebrae.com .br/sites/PortalSebrae/bis/relatorios-gerenciais-base-para-tomadas-de- decisao,398b43f87dc17410VgnVCM1000003b74010aRCRD (http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/relatorios-gerenciais-base- para-tomadas-de-decisao,398b43f87dc17410VgnVCM1000003b74010aRCRD)>. Acesso em: 23/02/2018. ASSAF NETO, A.; LIMA, F. G. Curso de administração financeira. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2014. BEUREN, I. M.; AMARO, H. D.; SILVA, P. Y. C. da. 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