folha de pagamento

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FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO 
 
 
Gabriel, Salomão, Thiago Barbosa. 
Professor - Wilder 
Centro Universitário Leonardo da Vinci - UNIASSELVI 
Ciências Contábeis (CTB0349) – Prática do Módulo I 
22/05/17 
 
 
 
Resumo 
Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, constam também 
outros valores, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos 
salários, aviso prévio, valor do desconto relativo ao vale transporte e às 
refeições e ainda o valor do FGTS. Podem, ainda, constar da folha de 
pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da 
rescisão de contrato de trabalho. Normalmente os salários são pagos até o 5º 
dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto os casos em que os acordos 
ou convenções coletivas estabelecem prazos menores. No entanto, a 
contabilização da folha de pagamento de salários devem ser contabilizados no 
mês a que se referem ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês 
seguinte. No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve 
apropriar estes valores mensalmente em obediência ao regime de 
competência, efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a 
empresa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou 
despesa por ocasião do respectivo pagamento. 
 
 
 
Palavra Chave: Contabilização da folha de pagamento 
 
 
 
INTRODUÇÃO 
 
O pagamento do salário mensal deve ser efetuado até o 5º dia útil do mês 
seguinte ao vencido. Para determinar o prazo de pagamento dos salários, deve 
ser considerado na contagem dos dias o sábado, excluindo o domingo 
e feriado. Em contabilidade, folha de pagamento refere-se ao montante pago 
aos empregados para serviços prestados durante um determinado período de 
tempo. Por sua vez, ela tem função: operacional, contábil, fiscal. 
O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que a empresa seja obrigada a 
elaborar mensalmente a folha de pagamento da remuneração paga devida ou 
creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter em cada 
estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento. 
De um ponto de vista contábil, a folha de pagamento é de extrema importância, 
porque os salários e encargos sociais afetam o lucro da empresa e é 
regulamentado na legislação de cada país, aplicando direitos e deveres. 
Do ponto de vista da ética, a folha de pagamento é um serviço crucial ao 
negócio da empresa, pois afeta diretamente a sua produção. A principal missão 
do departamento de pessoal é garantir que todos os trabalhadores sejam 
pagos de forma precisa e oportuna, com a correta retenção de encargos e 
descontos e que estes encargos sejam recolhidos dentro do prazo estipulado 
pela legislação. 
 
DESENVOLVIMENTO 
 
Folha de pagamento é um documento elaborado pela empresa, no qual se 
relaciona, e um dos principais elementos são: o valor bruto da renumeração, 
deduções do valor bruto da renumeração e o valor liquido que os empregados 
terão o direito a receber. O processamento da Folha de Pagamento é uma das 
poucas tarefas que estão invariavelmente associadas a cada organização de 
negócio, independente de seu tamanho e a sua força no mercado corporativo. 
Independente da sua forma seja por processo manual, mecânico ou eletrônico, 
a utilização da folha de pagamento, é obrigatória para o empregador, e está 
prevista na Lei n° 8.212/91, da Consolidação da Legislação Previdenciária – 
CLP, assim como é instituída na Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, 
pela Lei n° 5.452/43. 
Alguns empregadores efetuam os pagamentos aos funcionários no último dia 
do mês, sendo que neste caso a folha deve ser fechada alguns dias antes, 
ganhando tempo para a análise mensal. Outros empregadores preferem 
realizar os pagamentos no limite máximo preconizado por lei que é no quinto 
dia útil do mês subsequente ao vencido, de acordo com o Art.459, § 1° da CLT. 
Os proventos e descontos podem ser diferenciados de acordo com o tipo de 
atividade da empresa. Caso haja alguma situação especial de trabalho e que 
se tenha uma comprovação do vínculo empregatício, o empregador será 
obrigado a fazer os descontos e os repasses estipulados em lei. A 
contabilização da folha de pagamento é realizada pelo regime de Competência, 
onde são efetuados os lançamentos contábeis das despesas com salário, 
encargos sociais incidentes como a Contribuição Previdenciária Social (INSS), 
o Imposto de Renda (IR), e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço 
(FGTS). No mês seguinte, são efetuados os lançamentos contábeis da 
liquidação da folha, correspondente ao valor líquido pago aos empregados e o 
recolhimento dos encargos e contribuições. 
Agora vamos mostrar um exemplo de como e uma contabilização da folha de 
pagamento: 
 
PROVENTOS VALOR – R$ 
Salários 15.000,00 
Aviso Prévio indenizado 800,00 
Férias indenizadas 700,00 
Salário maternidade 1.800,00 
Salário família 30,00 
13º salário – quitação 500,00 
Total das verbas 18.830,00 
DESCONTOS VALOR – R$ 
Adiantamento de salário 6.000,00 
INSS sobre salários 1.425,00 
INSS sobre 13º salário 40,00 
Vale-transporte 740,00 
Plano de Alimentação do Trabalhador 980,00 
Assistência Médica 630,00 
Faltas e atrasos 90,00 
IRRF sobre salários 710,00 
Contribuição Sindical 30,00 
Total dos descontos 10.645,00 
Valor líquido da folha de pagamento R$ 8.185,00 
 DEMONSTRATIVO DO INSS 
INSS sobre salários 
R$ 
4.200,00 
INSS sobre 13º salário 
R$ 
130,00 
(=) INSS devido pela empresa 
R$ 
4.330,00 
(+) INSS descontado dos empregados 
R$ 
1.465,00 
(-) Salário família R$ 30,00 
(-) Salário maternidade 
R$ 
1.800,00 
(=) Valor líquido a recolher na GPS 
R$ 
3.965,00 
DEMONSTRATIVO DO FGTS 
Parcela incidente sobre a folha de pagamento R$ 1.324,00 
(+) Contribuição ao FGTS sobre 13º salário – rescisão: R$ 42,50 
(=) Valor da contribuição ao FGTS devida R$ 1.366,50 
 
Dados complementares ao fechamento da folha: 
A rescisão de contrato de trabalho é por dispensa sem justa causa, ocorrida no 
último dia do mês, e o pagamento será feito até o 2º dia útil subsequente. 
A contribuição ao FGTS sobre os salários e sobre os valores devidos na 
rescisão foi depositada nas respectivas contas vinculadas. 
Foi pago o adiantamento de salário (adiantamento quinzenal), e sobre esse 
valor foi retido o IRRF no valor de R$ 150,00. 
A empresa provisiona mensalmente o valor das férias, o 13º salário e os 
encargos sociais. 
Os lançamentos contábeis são os seguintes: 
Adiantamento de salário: 
D – Adiantamento de Salários (Ativo Circulante – Adiantamento a empregados) 
R$ 6.000,00 
C – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 250,00 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 5.750,00 
Pagamento do IRRF sobre o adiantamento: 
D – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 150,00 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 150,00 
Provisão da folha de pagamento de salários e do aviso prévio indenizado: 
D – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com pessoal) R$ 15.800,00 
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 15.800,00 
Baixa da provisão de férias e encargos, pelo valor a ser pago na rescisão: 
D – Provisão de Férias (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 700,00 
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 700,00 
Baixa da provisão de 13º salário e encargos, pelo valor a ser pago na rescisão: 
D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 
500,00C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 500,00 
FGTS incidente sobre a parcela do 13º salário pago na rescisão: 
D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 42,50 
C – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 
42,50 
FGTS sobre a folha de pagamento de salários: 
D – FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com encargos 
trabalhistas) R$ 1.324,00 
C – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 
1.324,00 
Salário-família e salário maternidade, que são deduzidos do valor do “INSS a 
recolher”: 
D – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 
1.830,00 
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 1.830,00 
Contribuição sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF descontados na 
folha: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 2.205,00 
C – Contribuição Sindical a Recolher (Passivo Circulante – Encargos 
trabalhistas a pagar) R$ 30,00 
C – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 710,00 
C – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 
1.465,00 
Faltas e atrasos: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 90,00 
C – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com pessoal) R$ 90,00 
Assistência Médica, Vale-Transporte e Plano de Alimentação do Trabalhador 
(PAT), descontados dos funcionários: 
a) Assistência Médica: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 630,00 
C – Assistência Médica (Conta de resultado – Despesa com pessoal) R$ 
630,00 
b) Vale Transporte: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 740,00 
C – Vale Transporte (Conta de Resultado – Despesa com pessoal) R$ 740,00 
c) Plano de Alimentação do Trabalhador: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 980,00 
C – Programa de Alimentação dos Empregados (Conta de Resultado – 
Despesa com pessoal) R$ 980,00 
Baixa dos adiantamentos concedidos: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 6.000,00 
C – Adiantamento de Salários (Ativo Circulante – Adiantamentos a 
empregados) R$ 6.000,00 
INSS parte empresa sobre os salários e o 13º pago na rescisão: 
D – INSS – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com encargos 
trabalhistas) R$ 4.200,00 
D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 
130,00 
C – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 
4.330,00 
Pagamento dos salários: 
Obs: líquido da folha de R$ 8.185,00 menos os valores a pagar em rescisão de 
contrato de R$ 2.000,00: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 6.185,00 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 6.185,00 
Pagamento das verbas rescisórias: 
Aviso prévio, 13º salário e férias; 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações 
trabalhistas) R$ 2.000,00 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 2.000,00 
Pagamento do FGTS: 
D – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 
1.366,50 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 1.366,50 
Pagamento do INSS: 
D – INSS a Pagar (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 
3.965,00 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 3.965,00 
Pagamento da contribuição sindical: 
D – Contribuição Sindical a Pagar (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas 
a pagar) R$ 30,00 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 30,00 
Pagamento do IRRF: 
D – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 710,00 
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 710,00 
 
CONSIDERAÇÕES FINAIS 
 
Conclui-se que a Folha de pagamento é um documento de grande importância 
para a empresa, seja na organização interna, por meio de dados contábeis ou 
para fins fiscais, quanto ao recolhimento de impostos. 
Apesar de aparentemente ter simples elaboração, ela tem diversas 
particularidades a ser analisadas. Um único dado incorreto pode levar todo o 
trabalho ao erro. 
Percebe - se que o empregado tem para a empresa um custo muito além do 
seu salário, levando-se em conta que as taxas de tributação não são nada 
razoáveis, tanto para o empregado, quanto para o empregador e além dos 
tributos, existem as gratificações e adicionais, ou seja, no final da história, um 
funcionário que tem salário base de R$ 1.000,00, sairá um custo médio de R$ 
2.000, depois de somadas a todas as despesas. 
Referencias 
Nos livros da uniasselvi