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UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> UNIDADE II Escrituração Contábil – Parte I INTRODUÇÃO Neste estudo nos debruçaremos sobre a escrituração contábil, uma das técnicas utilizadas pela Contabilidade para atingir o seu objetivo. A escrituração contábil é um processo sistemático e normativo, que depende de conhecimentos sobre os seus diversos aspectos e formalidades, os quais serão detalhados no decorrer da apresentação dos conteúdos. Com isso você vai saber diferenciar atos e fatos contábeis, bem como entender os diferentes fatos utilizados para registro pela contabilidade. Bom Estudo! O que são atos e fatos contábeis, e quais são passíveis de registro contábil? Como está estruturado o plano de contas contábeis? Como são efetuados os registros contábeis? OBJETIVOS Saber diferenciar atos e fatos contábeis, bem como entender os diferentes fatos utilizados para registro pela contabilidade; Compreender a estrutura do plano de contas da Contabilidade; Diferenciar regime de caixa de regime de competência; Entender na teoria e na prática a técnica de escrituração contábil. UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> CONTEÚDO PROGRAMÁTICO Escrituração contábil – Parte I; Método das partidas dobradas e a escrituração contábil em razonetes; Modelos de Demonstrações Contábeis Padronizadas. ATIVIDADES Ao final do estudo da unidade você deverá responder às atividades discursivas. É fundamental tirar todas as dúvidas para só depois realizar a avaliação virtual, composta de questões de múltipla escolha. PLANO DE INTERVENÇÕES DIDÁTICAS - PID O PID foi preparado para lhe auxiliar a gerir, com eficiência, o seu tempo de estudo, bem como para demonstrar como está distribuída a carga horária de estudo da disciplina e quais as fontes selecionadas para complementar a sua trajetória teórica. Consulte-o sempre que iniciar o estudo de uma unidade e procure seguir todas as orientações. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 3 Aula 1 - Escrituração Contábil Atos e fatos administrativos A contabilidade tem a função de registrar as transações ocorridas no âmbito das organizações. Estas transações são oriundas das práticas de gestão de cada entidade. Podemos então afirmar que os números contábeis refletem a eficiência ou não da gestão. Durante o gerenciamento das organizações, os seus gestores estão sempre diante de um ato ou fato administrativo. Sendo que todos os fatos administrativos são sujeitos à escrituração contábil, enquanto que os atos administrativos, somente em situações especiais. Vamos iniciar o nosso estudo com os conceitos de ato e fato administrativo. Como visto, é característica dos fatos administrativos provocar modificações no patrimônio, podendo ou não alterar o patrimônio líquido das organizações, sendo, portanto, objeto de contabilização. Os fatos administrativos são classificados em: Permutativos Modificativos Mistos OS FATOS PERMUTATIVOS, chamados também de qualitativos ou compensativos, provocam modificações entre elementos do ativo, do passivo ou entre ambos, no entanto, não resultam em variação no Patrimônio Líquido. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 4 OS FATOS MODIFICATIVOS são também denominados de quantitativos, pois diferentemente dos fatos permutativos, provocam modificações no patrimônio líquido. Podem ser: Aumentativos: caso provoque um aumento no patrimônio líquido Diminutivos: quando proporcionar uma redução do patrimônio líquido. Os fatos modificativos envolvem sempre uma conta patrimonial e uma conta de resultado. Dicas As contas de resultados, também chamadas de contas diferenciais, são aquelas provenientes de custos, despesas e receitas. Estas contas compõem a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Exemplo de fato modificativo aumentativo: Venda de mercadorias à vista, com dinheiro do caixa. Envolve uma conta de receita (resultado), com um aumento no caixa da empresa. Essa receita de vendas vai ser confrontada com as despesas e custos para apurar o resultado (lucro ou prejuízo) da empresa, que será transferido para o Patrimônio Líquido, após a apuração do resultado do exercício. Exemplo de fato modificativo diminutivo: Pagamento de tarifas bancárias à vista. Envolve uma conta de despesa (resultado), com uma redução do caixa da empresa. OS FATOS MISTOS envolvem, simultaneamente, um fato modificativo e um fato permutativo. Exemplo de fato misto aumentativo: Pagamento a fornecedores com desconto, com dinheiro do caixa. Nesse caso, existirá um fato permutativo, com a baixa da obrigação e a redução da Exemplo de fato permutativo entre elementos do passivo: Transferência de contas do passivo não circulante para o passivo circulante, em virtude da redução do prazo de vencimento. Esse fato modifica as contas dentro do passivo, mas não altera o valor total do passivo, nem do patrimônio líquido. Exemplo de fato permutativo envolvendo elementos do ativo e passivo, simultaneamente: Pagamento, com dinheiro do caixa, de empréstimos bancário. Esse fato provoca uma redução do ativo (saída de caixa); e também uma redução do passivo (diminuição da dívida de empréstimo bancário) sem, no entanto, interferir no patrimônio líquido. Exemplo de fato permutativo entre elementos do ativo: Aquisição de um veículo à vista, pago com o cheque n° 000001, no valor de R$ 30.000,00. Esse fato modifica a conta “Imóveis”, aumentando-a em R$ 30.000,00 e modificou a conta “Banco conta movimento”, reduzindo-a em R$ 30.000,00. Dessa forma, a modificação foi somente entre os elementos patrimoniais do ativo (caixa e imóveis), não provocando alteração no valor total do ativo, nem do patrimônio líquido. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 5 conta “Caixa”. Porém, o valor a ser baixado da obrigação é maior que o valor que sairá do caixa, necessitando assim fazer um lançamento na conta “Juros Ativos”, que contribuirá para aumentar o resultado, modificando para maior o Patrimônio Líquido. Exemplo de fato misto diminutivo: Recebimento de duplicatas com desconto. Nesse caso, ocorrerá um fato permutativo com a entrada de dinheiro no caixa e a baixa da duplicata, mas como a duplicata será recebida por um valor menor que o registrado, será feito o lançamento do desconto concedido, como despesa, reduzindo o resultado, modificando para menos o Patrimônio Líquido. Vamos entender agora o que é um plano de contas. Para tanto será demonstrado tecnicamente como se arruma as contas do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício, o que possibilita ao contador adequar a linguagem contábil à estratégia da empresa, bem como manter a uniformidade na nomenclatura das contas contábeis ao longo do tempo. Conceitualmente, o Plano de Contas é o conjunto das contas que direcionam os registros dos atos e fatos inerentes à empresa, sendo o seu objetivo principal a uniformização dos registros contábeis. Sendo assim, o plano de contas serve de base para a elaboração dos registros contábeis. Antes da apresentação do plano de contas é importante conhecermos o conceito de conta. Segundo Ribeiro (2010), CONTA é o nome técnico que identifica um Componente Patrimonial (Ativo, passivo ou patrimônio líquido) ou um Componente de Resultado (Custo, despesa ou receita). O que podemos assim entender é que as movimentações no patrimônio da empresa devem ser registradas em contas que identifiquem sua natureza. Elas estão dispostas em Contas Patrimoniais e em Contas de Resultado. A primeira serefere aos elementos que compõem o patrimônio enquanto a segunda refere-se aos elementos que provocam variações no patrimônio. As Contas patrimoniais dividem-se em Ativas e Passivas, enquanto as Contas de Resultado dividem-se em Receitas e Despesas. Curiosidades As contas ativas contribuem para o aumento do patrimônio líquido e as contas passivas reduzem o patrimônio líquido. Uma empresa quando efetua compra a prazo de mercadorias para estoque, precisa realizar o registro do bem adquirido, mas também precisa demonstrar a obrigação de pagamento. É através do registro em contas patrimoniais que isso pode ser visualizado: Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 6 BALANÇO PATRIMONIAL ATIVO PASSIVO Caixa (1) Financiamentos a pagar (1) Estoque de mercadorias Percebeu que utilizamos contas separadas para representar cada elemento patrimonial? Por exemplo, os veículos que a empresa possui são representados na conta “Veículos”; o dinheiro que a empresa tem em mãos é registrado na conta “Caixa”; as mercadorias adquiridas para revenda são lançadas na conta “Estoque de mercadorias”; e a dívida a prazo decorrente da compra de mercadorias está representada na conta “Fornecedores”. E assim por diante. Assim, tanto Caixa, como estoques de mercadorias e financiamentos a pagar são contas contábeis, constantes no plano de contas. Ocorre também na prática registrar vários elementos, que possuem características semelhantes em uma mesma conta. Nesse caso, será dado à conta um nome que melhor represente o conjunto dos elementos agrupados. Ludícibus et al (2006) fornece alguns exemplos de casos como esses, conforme a seguir: Até o momento falamos de contas patrimoniais, mas a partir de agora vamos discorrer sobre as contas de resultado, que são também denominadas contas diferenciais e integram a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), que iremos estudar mais detalhadamente no capítulo 04. As contas de resultados – receitas, despesas e custos – são utilizadas para registrar as modificações patrimoniais, e quando confrontadas as receitas com os custos e as despesas, O conjunto formado por cadeiras, mesas, máquinas de escrever, máquinas de somar, entre outros, poderia ser registrado em uma única conta, que teria por nome Móveis e Utensílios. O conjunto de pequenas despesas, sem necessidade de discriminação, receberia o nome de Despesas Diversas ou Despesas Gerais. Diversos valores a receber, sem necessidade de representação isolada, poderiam ser registradas na conta Valores a Receber ou Contas a Receber etc. Diversos valores a pagar, sem necessidade de representação isolada, poderiam ser registrados na conta Valores a Pagar ou Contas a Pagar etc. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 7 apura-se o resultado do período, ou seja, verifica-se se as mutações patrimoniais do exercício resultaram em lucro ou prejuízo. Saiba Mais Receitas: Valores recebidos ou a receber, decorrentes ou não das operações da empresa. Assim, temos as receitas operacionais e as receitas não operacionais. As receitas operacionais são aquelas decorrentes das vendas relacionadas à atividade principal da organização. Já as receitas não operacionais são os ingressos ou promessas de ingressos de dinheiro decorrentes de operações não relacionadas com a atividade principal da empresa. Como exemplo de receita operacional temos a venda de mercadorias ou prestação de serviços de manutenção de informática, cujos valores são decorrentes da venda de um bem e da prestação de serviço, referentes à atividade fim da organização. Como exemplo de receita não operacional temos os juros recebidos da aplicação financeira e o ganho com a venda de um imobilizado. Já que são valores recebidos ou a receber não relacionados às atividades fins da organização. Despesas: Utilização de bens/serviços para obtenção de receita. Como exemplos de despesas, temos: consumo de material de limpeza, comissão dos vendedores ou o material de informática utilizado no setor administrativo. Custo: Bem ou serviço utilizado para a produção de outro bem ou serviço. Exemplo: A madeira (matéria-prima) utilizada para a produção de portas. É importante ressaltar que as receitas provocam o aumento do Patrimônio Líquido; e as despesas e custos, por sua vez, acarretam uma diminuição. Como se faz a elaboração do plano de contas? A elaboração de um plano de contas é tarefa indispensável e individual de cada empresa. Parte de uma estrutura padrão, e dentro dessa estrutura o mesmo deve ser elaborado de acordo com os interesses de cada empresa. Na montagem do plano é necessário observar a legislação específica do ramo de atividade, o tamanho da empresa, o sistema contábil, bem como a compatibilidade com os princípios de Contabilidade e as normas brasileiras de contabilidade vigentes. Sendo ainda necessário a adaptação, quando possível, às exigências dos agentes externos (Imposto de Renda, órgãos ambientais, etc.). Importante O plano de contas terá a quantidade de informações que forem necessárias para a empresa, mas dependerá do ramo, porte e alcance da empresa. Quanto maior o tamanho da empresa, maior a necessidade de detalhar Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 8 a contabilidade através do plano de contas. Na elaboração do plano de contas, deve-se atentar que a lei 6.404/76 estabelece uma divisão para as contas – Contas Patrimoniais e Contas de Resultado. Segundo julgamento de Ribeiro (2010) é essencial que o plano de contas contenha pelo menos as seguintes partes: elenco de contas; manual de contas; modelos de demonstrações contábeis padronizadas. Para melhor entendimento é importante conhecer cada uma dessas partes. Vamos especificar, então, o elenco de contas. O elenco de contas é a relação das contas que serão usadas no registro dos atos e fatos administrativos. Esta fase envolve a adoção do nome e do código de cada conta. Segue um modelo de plano de contas para que você possa visualizar o elenco de contas que consta no mesmo, bem como para servir de parâmetro para a elaboração de outros. Modelo de Plano de Contas 1. ATIVO 1.1 ATIVO CIRCULANTE 1.1.1 Disponível 1.1.1.01 Caixa 1.1.1.02 Banco c/Movimento 1.1.1.02.01 Banco X 1.1.1.02.02 Banco Y 1.1.1.03 Aplicação de Liquidez Imediata 1.1.1.04 Cheques em Cobrança 1.1.1.05 Numerários em Trânsito 1.1.2 Valores a Receber 1.1.2.01 Duplicatas a Receber 1.1.2.02 (-) Duplicatas Descontadas 1.1.2.03 (-) Provisão p/Devedores Duvidosos 1.1.2.04 Impostos a Recuperar 1.1.2.04.01 ICMS a Recuperar 1.1.2.05 Cheques a Receber 1.1.2.06 Adiantamento a Fornecedores Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 9 1.1.2.07 Adiantamento a Empregados 1.1.3 Estoques 1.1.3.01 Matérias-Primas 1.1.3.02 Material Secundário 1.1.3.03 Produtos em Elaboração 1.1.3.04 Produtos Acabados 1.1.3.05 Mercadorias 1.1.3.06 Material de Expediente 1.1.4 Despesas Antecipadas 1.1.4.01 Seguros a Vencer 1.1.4.02 Encargos Financeiros a Apropriar 1.1.4.03 Assinaturas e Anuidades 1.2 ATIVO NÃO CIRCULANTE 1.2.1 Realizável a Longo Prazo 1.2.2 Títulos a Receber 1.2.3 Depósitos Judiciais 1.2.4 Adiantamentos a Sócios 1.2.5 Adiantamentos a Acionistas 1.2.6 Empréstimos a Coligadas 1.2.7 Empréstimos a Controladas 1.2.8 Investimentos 1.2.8.01 Ações de Controladas 1.2.8.02 Ações de Coligadas 1.2.8.03 Ações de Outras Empresas 1.2.9 Imobilizado 1.2.9.01 Edificações 1.2.9.02 Móveis e Utensílios 1.2.9.03 Veículos 1.2.9.04 Ferramentas1.2.9.05 Máquinas e Equipamentos 1.2.9.06 Reflorestamentos 1.2.9.51 (-) Depreciação Acumulada Edificações 1.2.9.52 (-) Depreciação Acumulada Móveis e Utensílios 1.2.9.56 (-) Exaustão Acumulada Reflorestamentos 1.2.10 Intangível 1.2.10.01 Fundo de Comércio Adquirido 1.2.10.02 Bens Incorpóreos 1.2.10.99 (-) Amortização Acumulada 2. PASSIVO 2.1 PASSIVO CIRCULANTE 2.1.1 Fornecedores 2.1.2 Duplicatas a Pagar 2.1.3 Salários a Pagar Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 10 2.1.4 INSS a Recolher 2.1.5 FGTS a Recolher 2.1.6 Provisão p/ 13º Salário 2.1.7 Dividendos a Pagar 2.1.8 Imposto de Renda a Recolher 2.1.9 Contribuição Social a Recolher 2.1.10 Provisão p /Férias 2.1.11 ICMS a Recolher 2.1.12 PIS Receita Bruta a Recolher 2.1.13 Cofins Receita Bruta a Recolher 2.1.14 PIS Importação a Recolher 2.1.15 Cofins Importação a Recolher 2.1.20 Empréstimos Bancários 2.2 PASSIVO NÃO CIRCULANTE 2.2.1 Adiantamento de Sócios 2.2.2 Adiantamento de Acionistas 2.2.3 Empréstimos de Coligadas 2.2.4 Empréstimos de Controladas 2.3 PATRIMÔNIO LÍQUIDO 2.3.1 Capital Social Subscrito e Integralizado 2.3.1.01 Capital Subscrito 2.3.1.02 (—) Capital a Integralizar 2.3.1.02.01 (—) Sócio 1 2.3.1.02.02 (—) Sócio 2 2.3.2 Reservas de Capital 2.3.3 Ajustes de Avaliação Patrimonial 2.3.4 Reservas de Lucros 2.3.4.01 Reserva Legal 2.3.4.02 Reserva de Incentivos Fiscais 2.3.5 (-) Ações em Tesouraria 2.3.6 (-) Prejuízos Acumulados 2.3.9 Resultado Transitório do Exercício em Curso 3. RECEITAS 3.1 Receitas Operacionais 3.1.1 Vendas 3.1.1.01 Receita de Vendas de Produtos 3.1.1.02 Receita de Vendas de Mercadorias 3.1.1.03 Receita de Prestação de Serviços 3.1.2 Financeiras 3.1.2.01 Juros Ativos 3.1.2.02 Juros de Aplicações Financeiras 3.1.2.03 Descontos Obtidos 3.1.2.04 Variações Monetárias e Cambiais Ativas 3.1.3 Outras Receitas Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 11 3.1.3.01 Aluguéis e Arrendamentos 3.1.3.02 Vendas de Sucatas e Resíduos 3.1.3.03 Dividendos e Lucros Recebidos 3.1.3.04 Indenizações Recebidas 3.1.3.05 Receita na Venda de Bens do Ativo Não Circulante 3.1.3.06 Resultado Positivo da Equivalência Patrimonial 4. DESPESAS 4.1 Despesas Operacionais 4.1.1 Despesas Administrativas 4.1.1.01 Honorários da Diretoria 4.1.1.02 Salários e Ordenados 4.1.1.03 Encargos Sociais 4.1.1.04 Energia Elétrica 4.1.1.05 Material de Expediente 4.1.1.06 Indenizações e Aviso Prévio 4.1.1.07 Manutenção e Reparos 4.1.1.08 Serviços Prestados por Terceiros 4.1.1.09 Seguros 4.1.1.10 Telefone 4.1.1.11 Propaganda e Publicidade 4.1.2 Despesas com Vendas 4.1.2.01 Honorários da Diretoria 4.1.2.02 Salários e Ordenados 4.1.2.03 Encargos Sociais 4.1.2.04 Energia Elétrica 4.1.2.05 Material de Expediente 4.1.2.06 Indenizações e Aviso Prévio 4.1.2.07 Manutenção e Reparos 4.1.2.08 Serviços Prestados por Terceiros 4.1.2.09 Seguros 4.1.2.10 Telefone 4.1.2.11 Propaganda e Publicidade 4.1.3 Despesas Financeiras 4.1.3.01 Juros Passivos 4.1.3.02 Variações Monetárias e Cambiais Passivas 4.1.3.03 Descontos Concedidos 4.1.4 Outras Despesas 4.1.4.01 Custo das Vendas do Ativo Não Circulante 4.1.4.02 Provisões para Perdas Permanentes 4.1.4.03 Resultado Negativo da Equivalência Patrimonial Fonte: Portal Tributário. <http://www.portaltributario.com.br>. Acesso em: 10 jun.2013. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 12 Atividade discursiva Classifique os atos e fatos administrativos (permutativos, modificativos e mistos), em seguida faça os lançamentos de cada um em razonetes para aqueles classificados como fatos administrativos: a) O pagamento antecipado de um passivo com um desconto de 10%. b) O pagamento de uma despesa qualquer. c) A aquisição de um veículo à vista. d) Assinatura de contrato para compra de mercadorias Aula 2 - Modelos de Demonstrações Contábeis Padronizadas No modelo de plano de contas, anteriormente apresentado, é possível visualizar que cada conta possui um código. O código da conta nada mais é do que os números que identificam cada conta que compõe o plano. Isto facilita e torna mais ágil efetuar os registros contábeis, pois os débitos e créditos são lançados por meio e codificação (número) e não por intitulação (nome). No plano de contas podemos observar que as contas de Ativo, Passivo, Receitas e Despesas tem uma numeração padrão, conforme segue: Ativo 1 Passivo 2 Receitas 3 Despesas 4 Cada dígito do código da conta tem uma função. Vejamos: 1º Dígito: Grupo que a conta pertence no sistema Patrimonial (Ativo, Passivo) ou Resultado (Receita, Despesa). 2º Dígito: Grupo que a conta pertence. 3º Dígito: Subgrupo que a conta pertence. 4º e 5º Dígitos: Reservado para conta principal, sendo que o 4º dígito pode ser usado para representar a divisão de subgrupo, caso haja. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 13 Grau da Conta O grau da Conta aponta a posição na hierarquia do grupo que a conta pertence. Exemplo: 1.1.1.01 Caixa 1 Ativo – Subdivisão do Balanço Patrimonial 1.1 Ativo Circulante – Grupo das contas que se divide o Ativo 1.1.1 Disponível – Subgrupo das contas que se subdivide o Ativo Circulante 1.1.1.01 Caixa – Conta Principal ou de Primeiro Grau Vamos ver outro exemplo, agora buscando codificar a conta “Reserva Legal”. Vamos entender o que é Função, Funcionamento e Natureza da Conta? Acompanhe comigo. A Função é utilizada para denominar de missão, razão da existência da conta, ou seja, para que ela serve. A conta permite o controle da movimentação dos componentes patrimoniais, das extrapatrimoniais (contas de compensação) e das contas de resultado. Essa utilização permite um grande passo para o entendimento da informação contábil. O Funcionamento das contas é a movimentação contábil das contas através de débitos e créditos. A Natureza da Conta está relacionada se sua origem é referente a crédito ou a débito. Conforme visto anteriormente, foi estabelecido que as contas de Ativo e de despesas teriam natureza devedora e as contas de Passivo e de receitas teriam natureza credora. Vejamos alguns exemplos acerca dos conteúdos que estamos estudando. Nível 1: Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Custos e Despesas. Nível 2: Ativo: Circulante, Não Circulante / Passivo e Patrimônio Líquido: Circulante, Não Circulante e Patrimônio Líquido. / Receitas: Receita Bruta, Deduções da Receita Bruta, Outras Receitas Operacionais / Custos e Despesas Operacionais. Nível 3: Contas que evidenciem os grupos a que se referem, como por exemplo: Nível 1 – 2. Passivo Nível 2 – 2.3. Patrimônio Líquido Nível 3 – 2.3.4. Reservas de Lucros Nível 4: Sub-contas que evidenciem o tipo de registro contabilizado, como por exemplo: Nível 1 – 2. Passivo Nível 2 – 2.3. Patrimônio Líquido Nível 3 – 2.3.4. Reservas de Lucros Nível 4 - 2.3.4.01 Reserva Legal Fonte: Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/planodecontas.htm>. Acesso em: 10/06/2013 Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 14 Manual de Contas O Manual de Contas apresenta os detalhes das contas que compõem o plano. Ele vai direcionar o setor contábil no momento de efetuar os registros uniformes dos eventos. As informações contidas no manual de contas devem envolver o código numérico, a intitulação, a função,a natureza e os critérios de avaliação de cada conta, exemplo de lançamentos apropriados para o registro de operações raras, roteiros para conciliações de dados, bem como informações acerca de documentos que servem de suporte aos registros contábeis. (RIBEIRO, 2010, p. 41). CONTA CAIXA (ATIVO) Função: Registrar a movimentação de dinheiro, cheques e outros documentos compensáveis em poder da empresa. Funcionamento: Debita-se pelo recebimento (entrada). Credita-se pelo pagamento (saída). Natureza: Devedora CONTA: SALÁRIOS A PAGAR (PASSIVO) Função: Registrar os valores a pagar aos empregados relativos aos salários e os descontos que ocorram na folha de pagamento. Funcionamento: Debita-se pelos descontos e pelos pagamentos de adiantamento e saldo líquido final. Credita-se pelos salários. Natureza: Credora CONTA: DESPESAS ADMINISTRATIVAS (DESPESA) Função: Registrar, em conta específica, as despesas com a estrutura administrativa da empresa. Funcionamento: Debita-se pelo pagamento e ocorrência da despesa. Credita-se pela apuração do Resultado do Exercício. Natureza: Devedora CONTA: RECEITA BRUTA DE VENDAS (RECEITA) Função:Registrar, em conta específica, as receitas de vendas de mercadorias, produtos e serviços prestados, destacando as receitas de vendas de mercadorias, produtos e serviços sujeitos ao regime de substituição tributária, as vendas para o exterior e as vendas de operações normais. Funcionamento: Debita-se pela apuração do Resultado do Exercício. Credita-se pela ocorrência da receita, com base nos documentos fiscais emitidos pela empresa. Natureza: Credora Fonte: <http://www.crcsp.org.br/>. Acesso em: 10 jun.2013. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 15 Regime de caixa e regime de competência Uma das preocupações recorrentes das organizações com fins lucrativos é saber se as suas operações estão gerando lucro ou prejuízo. Assim, para a apuração desse resultado, é necessário confrontar receitas e despesas. Entretanto, sabe-se que tanto as entradas de caixa oriundas das receitas bem como as saídas de caixa relativas às despesas podem ser pagas antecipadamente, à vista ou a prazo. Portanto, o resultado encontrado pela sua confrontação vai depender do momento em que as receitas e despesas são consideradas, na data do efetivo pagamento ou recebimento, ou na data que ocorrer o fato gerador. O fato gerador e o recebimento podem ocorrer no exercício social atual; O fato gerador poderá ocorrer no exercício social atual e o seu respectivo recebimento somente se efetuará nos exercício social seguinte. Quanto às despesas pode ocorrer que: O pagamento poderá ser efetuado no exercício atual e o fato gerador somente ocorrerá no próximo exercício social; O fato gerador e o pagamento podem ocorrer no exercício social atual; O fato gerador poderá ocorrer no exercício social atual e o seu respectivo pagamento somente se efetuará no exercício social seguinte. Saiba Mais Existe uma expressão muito utilizada na Contabilidade, quando vamos reconhecer Despesa e/ou Receita, é o chamado Fato gerador (de despesa e de receita). No Direto Tributário, a expressão é utilizada para representar o fato ou conjunto de fatos que deram origem a obrigação jurídica de pagar um determinado tributo. Na Contabilidade seguimos um raciocínio similar. Fato Gerador de Despesa: é o acontecimento que deu origem a despesa. Aquele momento quando ocorre o consumo de bens ou a utilização de serviços, negociações com clientes em que são oferecidos descontos, ou nos momentos em que as dívidas são acrescidas por juros em virtude de atraso no pagamento. Fato Gerador de Receita: é o acontecimento que origina a receita. Momentos de venda ou prestação de serviços, recebimentos de juros sobre os valores em atraso dos clientes, bem como obtenção de descontos na liquidação antecipada de dívidas. Dizemos que a despesa foi incorrida quando ocorre o fato gerador. Da mesma forma, dizemos que a receita foi realizada quando ocorre o fato gerador. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 16 Ribeiro (2010, p. 283) afirma que “é o regime de escrituração contábil adotado pela empresa que determina quais despesas e quais receitas integrarão ou não o resultado de um exercício social”. Por isso, é importante que compreender tipos de regimes de escrituração contábil, utilizados para registro dos fatos contábeis, conforme segue: Regime de caixa; Regime de competência; Regime misto. Cabe salientar que de acordo com a Lei 6.404/76 e o Novo Código Civil (NCC), para fins de elaboração das demonstrações contábeis para apresentação aos usuários externos, as empresas estão obrigadas a utilizar o regime de competência. De olho na legislação “A escrituração da companhia será mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação comercial e desta Lei aos princípios de contabilidade geralmente aceitos, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes no tempo e registrar as mutações patrimoniais segundo o regime de competência.” (Art. 177, da Lei 6.404/1976 – grifado pela autora). Voltando a falar genericamente sobre os regimes de escrituração contábil, vamos discorrer sobre cada um deles, dando uma maior atenção ao regime de competência, pelo fato de ser o regime adotado pela Contabilidade. Regime de caixa Esse regime estabelece que as receitas e despesas devem ser consideradas no momento das entradas e saídas financeiras do caixa, independente da ocorrência do fato gerador. Ou seja, os valores que entrarem ou saírem do caixa da empresa é que servirão de base para a apuração do resultado do exercício atual, sem levar em consideração se as receitas e despesas ocorreram no exercício anterior, no exercício atual, ou ainda se ainda irão ocorrer em exercício futuro. EXEMPLO: A Empresa Lucro Certo Ltda. adquiriu em 02/01/2010, um imóvel no valor de R$ 80.000,00, sendo 50% à vista e o restante financiado em 60 meses. Pelo regime de caixa, qual o valor deverá ser registrado na Contabilidade em 02/01/10? RESPOSTA: R$ 40.000,00, pois pelo regime de caixa, a despesa somente será registrada na Contabilidade, quando houver saída de numerários do caixa da empresa. E no dia 02/01/2001 saiu exatamente R$ 40.000,00 (50% de R$ 80.000,00). Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 17 Regime de competência O regime de competência está relacionado ao princípio da competência, apresentando-se como um método de escrituração totalmente distinto do regime de caixa. Pelo regime de competência as receitas e despesas são consideradas para a apuração do exercício no momento que ocorrer o fato gerador, independente se o seu recebimento ou pagamento foi no ato da compra ou não. Utilizando o mesmo exemplo anterior, veremos como fica o registro contábil pelo regime de competência. EXEMPLO: A Empresa Lucro Certo Ltda. adquiriu em 02/01/2010, um imóvel no valor de R$ 80.000,00, sendo 50% à vista e o restante financiado em 60 meses. Pelo regime de competência, qual o valor deverá ser registrado na Contabilidade em 02/01/10? RESPOSTA: R$ 80.000,00, pois pelo regime de competência, a despesa será registrada na Contabilidade, quando ocorrer o fato gerador. E o fato gerador é a aquisição do veículo no dia 02/01/2010. Importante Para fins de cumprimento das normas contábeis vigentes, a Contabilidade adota o princípio de competência. Consequentemente, o regime utilizado pela mesma para atender a legislação é o regime de competência. Regime misto É a junção do regime de caixa com o regimede competência para fins de registros contábeis. Esse regime é utilizado para a apuração do balanço orçamentário, na contabilidade pública. Nesse caso, é utilizado o regime de caixa para as contas de receita e o regime de competência para as contas de despesa. o reconhecimento das receitas, mediante contabilização, ocorre somente no momento do efetivo recebimento, isto é, quando entrar dinheiro em caixa ou no banco. a contabilização ou reconhecimento das despesas ocorre somente no momento do efetivo pagamento, ou seja, quando há saída de dinheiro do caixa ou do desembolso. CARACTERÍSTICAS DO REGIME DE CAIXA Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 18 Exemplo prático A seguir será apresentado um exemplo ilustrativo que permitirá a compreensão do regime de caixa e do regime de competência, bem uma comparação entre ambos os regimes. Observação A Cia. Lucro Certo Ltda., no primeiro trimestre, obteve das suas transações comerciais uma receita mensal de 5.000,00, recebida à vista. Para a obtenção dessa receita, a Lucro Certo tem uma despesa mensal de R$ 3.000,00, que são pagas em um prazo de 30 dias. Como fica o resultado da empresa pelo regime de competência e pelo regime de caixa? Primeiro vamos verificar como fica pelo regime de competência. No regime de competência, as despesas e receitas são contabilizadas quando ocorrem. Dessa forma, mesmo sem terem sido pagos, os R$ 3.000,00 das despesas consumidas no 1º mês, deverão ser contabilizadas. Veja a seguir como ficam os resultados referentes ao primeiro trimestre. DESCRIÇÃO/ PERÍODO JAN FEV MAR TOTAL RECEITAS 5.000,00 5.000,00 5.000,00 15.000,00 DESPESAS (3.000,00) (3.000,00) (3.000,00) (9.000,00) RESULTADO 2.000,00 2.000,00 2.000,00 6.000,00 Agora vamos apurar o resultado pelo regime de caixa. Por esse regime, a empresa só contabiliza as receitas e despesas quando recebidas ou pagas, respectivamente. Dessa forma, se o cliente não paga de imediato, não se reconhece a despesa. Assim, no nosso exemplo, como as despesas são pagas com 30 dias, a despesa do primeiro mês será paga no segundo, a do segundo será paga no terceiro, e assim por diante. Vamos ver como ficará o nosso demonstrativo dos resultados para o primeiro trimestre. DESCRIÇÃO/ PERÍODO JAN FEV MAR TOTAL RECEITAS 5.000,00 5.000,00 5.000,00 15.000,00 DESPESAS - (3.000,00) (3.000,00) (6.000,00) RESULTADO 5.000,00 2.000,00 2.000,00 9.000,00 Podemos perceber que pelo regime de caixa, o resultado do trimestre foi maior em R$ 3.000,00 (três mil reais) que aquele apurado pelo regime de competência. Isso aconteceu porque em janeiro não houve desembolso da despesa, sendo que esta só foi lançada em fevereiro, a de fevereiro foi reconhecida em março, e a despesa de março mês só será reconhecida por esse regime em abril, período este que não faz parte do demonstrativo do primeiro trimestre. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 19 Atividade discursiva Qual a natureza das contas patrimoniais (do ativo e do passivo) e das contas de resultado (receitas e despesas)? Aula 3 - Método das partidas dobradas e a escrituração contábil em razonetes Esse método foi sistematizado pela primeira vez para uso na Contabilidade, no ano de 1494, pelo Frei Franciscano Luca Pacioli, sendo utilizado até os dias atuais na escrituração contábil. Pelo método das partidas dobradas, os registros contábeis são efetuados, considerando que para cada um ou mais débitos existem um ou mais créditos de igual valor, e vice-versa. Não existe um lançamento sem uma contrapartida. Especificaremos como se processa o funcionamento e movimentação das Contas. A movimentação das contas se dá por meio de débitos e créditos. Por isso é imprescindível o entendimento dessas expressões em Contabilidade. Vamos relembrar que a representação gráfica de um elemento patrimonial é o T. Assim, a sua esquerda temos o lado do débito e a sua direita é o lado do crédito. CONTA Débito Crédito A expressão débito não significa propriamente algo desfavorável em Contabilidade, assim como crédito não pode ser tomado como algo favorável. Isto porque essas denominações são convenções contábeis. O que irá indicar aumentos e diminuições no saldo das contas será a natureza desta. Sabendo que as contas possuem naturezas credoras ou devedoras, vamos compreender essa diferença. As contas de natureza devedoras são aquelas que se encontram do lado esquerdo do Balanço Patrimonial (Contas do Ativo) ou aquelas que geram redução do PL (Despesa e custo). As contas de natureza credoras são as que estão do lado direito do Balanço Patrimonial (Contas do Passivo) ou aquelas que geram aumento do PL (Receita). Ribeiro (2010) explica o mecanismo de débito e crédito da seguinte forma: Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 20 Resumindo o funcionamento das contas, temos: CONTA DE ATIVO Débito Crédito Aumentos Diminuições CONTA DE PASSIVO Débito Crédito Diminuições Aumentos CONTA DE RESULTADO Débito Crédito Diminuições Aumentos Para melhor entendermos o mecanismo de débito e crédito e de partidas dobradas, vamos observar os exemplos de lançamentos contábeis a seguir: EXEMPLO 1: A empresa A possui um saldo de R$ 150.000,00 em seu caixa, e de R$ 40.000,00 em seu estoque de mercadorias. Em uma determinada data comprou, à vista, mercadorias para revenda no valor de R$ 64.500,00. Fazer o lançamento em razonetes RESPOSTA COMENTADA: O que aconteceu nesse fato contábil? Houve uma redução na conta Caixa (Ativo) e um aumento na conta Estoques (Ativo). O lançamento envolveu duas contas do ativo, que tem natureza devedora, dessa forma os saldos iniciais das mesmas devem ser registrados no lado esquerdo. Como os aumentos nas contas do ativo são registrados no débito (lado esquerdo) e as reduções no crédito (lado direito), o lançamento desse fato, em razonetes, fica assim: CAIXA ESTOQUES (S)150.000 64.500(1) (S) 40.000 85.500 (1) 64.500 104.500 Podemos perceber também a aplicação do método das partidas dobradas nesse lançamento, quando o valor do débito é igual ao valor do crédito (ambos R$ 64.500,00). As contas com saldo de natureza credora serão creditadas sempre que ocorrer entradas de valores nas respectivas contas, ou seja, serão creditadas para registrar os aumentos em seus saldos; da mesma forma essas contas serão debitadas para registrar saídas de valores, ou seja, diminuição em seus saldos. As contas com saldo de natureza devedora serão debitadas sempre que ocorrer entradas de valores nas respectivas contas, ou seja, serão debitadas para registrar os aumentos em seus saldos; da mesma forma essas contas serão creditadas para registrar saídas de valores, ou seja, diminuição em seus saldos. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 21 EXEMPLO 2: A Empresa B comprou material de limpeza para utilização imediata, no valor de R$ 2.000,00, sendo 40% pago à vista e o restante para pagamento em 30 dias. Sabendo que o saldo da conta Caixa era de R$ 10.000,00, e da conta Contas a pagar era de R$ R$ 3.000,00, efetue o lançamento contábil em razonete. RESPOSTA COMENTADA: Nesse lançamento há a compra de material de limpeza (despesa), com pagamento com recursos do caixa (Ativo), ocasionando uma redução no mesmo. E também gerando uma obrigação com Contas a Pagar (Passivo), aumentando o valor da dívida da empresa. Efetuando os lançamentos abaixo, os saldos iniciais do caixa (ativo) porter natureza devedora, fica do lado esquerdo; e do Contas a Pagar (Passivo) por ter natureza credora fica do lado direito. As contas de despesa e receitas não apresentam saldos iniciais no começo do período. O lançamento diminuindo o Caixa é feito do lado direito e aumentando o Contas a pagar do lado dieito também. Material de limpeza, como é uma despesa tem o valor lançado no débito (lado esquerdo). MATERIAL DE LIMPEZA CAIXA CONTAS A PAGAR (1) 2.000 (S) 10.000 1.000 (1) 3.000 (S) 2.000 10.000 1.000 1.000 (1) 9.000 4.000 Podemos perceber aqui também a aplicação do método das partidas dobradas, no qual o valor do débito (2.000) é exatamente igual à soma dos créditos correspondentes (1.000 + 1.000). Elementos do Lançamento Contábil Lançamento Contábil é o meio pelo qual é efetuado o registro de determinado fato no Livro Diário. Para realizar um lançamento existem elementos essenciais, tais como: a) local e data onde o fato ocorreu; b) conta a ser debitada; c) conta a ser creditada; d) histórico; e) valor Para melhor entendermos como se processa um lançamento contábil, vejamos o exemplo: No dia 02/01/2001, a empresa Lucro Certo Ltda, localizada na Cidade de Salvador, comprou, à vista, uma impressora multifuncional HP Scanner copiadora LaserJet M1132, conforme nota fiscal nº 258, da Informix Ltda, no valor de R$ 574,12, cujo pagamento foi efetuado em dinheiro. a) O fato foi a compra de um equipamento de informática – uma impressora. b) O local e a data são: Salvador, 02/01/2001 c) Conta debitada: Equipamentos de Informática Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 22 d) Conta creditada: Caixa e) Histórico: Compra de impressora multifuncional HP Scanner copiadora LaserJet M1132, CONFORME Nota Fiscal n° 258. f) Valor: R$ 574,12 Observação Os lançamentos contábeis também podem ser classificados, conforme a seguir: Lançamento de 1ª Fórmula – Apenas uma conta de Débito e uma conta de Crédito. Lançamento de 2ª Fórmula – Apenas uma conta de Débito e duas ou mais contas de Crédito. Lançamento de 3ª Fórmula – Duas ou mais contas de Débito e apenas uma conta de Crédito. Lançamento de 4ª Fórmula – Duas ou mais contas de Débito e duas ou mais contas de Crédito. Atividade discursiva Como é o seu funcionamento pelo método das partidas dobradas? Encerramento da unidade Nesta unidade, você estudou que a Escrituração é uma técnica contábil utilizada para registrar as ocorrências da empresa que modifiquem a situação patrimonial ou que venham a alterar-se futuramente. Três foram as questões que nortearam o seu conteúdo, a saber: O que são atos e fatos contábeis, e quais são passíveis de registro contábil? Respondendo a esta questão, verifica-se que Atos – São situações que ocorrem na empresa e não provocam alterações no patrimônio. Fatos – Ocorrem na empresa e provocam alterações no patrimônio. Como está estruturado o plano de contas contábeis? Ressalta-se que na montagem do plano é necessário observar a legislação específica do ramo de atividade, o tamanho da empresa, o sistema contábil, bem como a compatibilidade com os princípios de Contabilidade e as normas brasileiras de contabilidade vigentes. Sendo ainda necessário a adaptação, quando possível, às exigências dos agentes externos (Imposto de Renda, órgãos ambientais, etc.). Como são efetuados os registros contábeis? Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 23 Você estudou nesta unidade que os registros são efetuados através da escrituração que, como visto, é uma técnica contábil que consiste em registrar nos livros próprios (Diário, Razão, Caixa etc.) todos os acontecimentos que ocorrem na empresa e que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial. O artigo 1.179 da Lei nº 10.406/2002 (Novo Código Civil) dispõe sobre a exigência da escrituração para as empresas e ressalta que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Atividade discursiva Você estudou e já compreende que as contas possuem naturezas credoras ou devedoras. A partir da leitura desta unidade, especifique a diferença entre as referidas naturezas. Vídeo Blog com diversos vídeos de contabilidade. Link: http://videosdecontabilidade.blogspot.com.br/ Sites Página do Comitê de Pronunciamentos Contábeis. Esse comitê é o responsável no Brasil pela elaboração dos pronunciamentos, que são transformados em normas contábeis. http://www.cpc.org.br/index.php Artigos FARIA, Ana Cristina de; et al. Percepção dos contribuintes em relação aos impactos da adoção do SPEd. Disponível em http://www.congressousp.fipecafi.org/artigos102010/248.pdf, acesso em 22/06/2013. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 24 Livros Equipe de Professores da FEA/USP. Contabilidade introdutória: atualizada de acordo com as leis nº 11.638/07 e nº 11.941/09. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2010. MÜLLER, Aderbal Nicolas. Contabilidade básica: fundamentos essenciais. São Paulo: Pearson, 2009. Periódicos Revista UNB Contábil http://www.cgg-amg.unb.br/ Revista de Administração e Contabilidade da FAT http://www.reacfat.com.br/Index.php/reac Revista de Contabilidade e Controladoria http://ojs.c3sl.ufpr.br/ojs2/index.php/rcc Redes Sociais e/ou Blog Duas dicas de links para você se inteirar sobre as discussões na área contábil. Blogabilidade - http://blogabilidade.blogspot.com.br/ Contabilidade, uma página no Facebook https://www.facebook.com/pages/Contabilidade/114391831975401?fref=ts Referências BRASIL. Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406.htm>. Acesso em 20. Jun. 2013. RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade Básica Fácil. 23 ed. São Paulo: Saraiva, 2010. MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. 16. ed. São Paulo: Atlas, 2012. Roteiro de Estudos UNIDADE IV • <Título da Unidade IV> 25 RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade geral fácil. 7. ed. São Paulo: Saraiva, 2010.
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