Gestão de contratos

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Empresas de todos os segmentos estão reconhecendo a importância de inserir em suas rotinas o conjunto de procedimentos de gestão de contratos, o que permite tornar todas as atividades mais seguras evitando, assim, problemas e eventuais prejuízos. É interessante fazer um estudo mais aprofundado das técnicas que envolvem essa gestão para que seja possível colocá-la em prática na sua companhia.
Afinal, o Que é Gestão de Contratos?
O conceito pode ser definido como sendo o conjunto de procedimentos, estratégias, técnicas e controles que permitem realizar uma administração mais assertiva, observando todas as variáveis desde o momento da proposta inicial, passando pelo fechamento da redação das cláusulas contratuais e culminando no acompanhamento da entrega do que foi acordado.
É importante que fique claro que os cuidados com a gestão de contratos devem ser mantidos desde a fase de contato entre as partes, até o período de pós-entrega, pois nesse momento ainda existem obrigações, como o sigilo de informações, por exemplo. Lembrando que utilizar essas técnicas para assegurar que o contrato seja plenamente cumprido é relevante não só do ponto de vista jurídico, mas também sob o viés do marketing. Manter uma boa reputação profissional é a melhor “propaganda” que uma empresa pode fazer de si mesma.
Objetivos da Gestão de Contratos
Atualmente, a gestão de contratos tem ganhado maior destaque no cenário corporativo por oferecer mais segurança para o contratante e para o contratado. Cito, em especial, dois objetivos desse trabalho que o tornam tão positivo, o primeiro é a capacidade de controle das contingências, sabendo quais são os riscos que estão envolvidos em cada etapa do contrato é mais fácil criar métodos para contorná-los.
O segundo objetivo é a busca pela satisfação do cliente, não só no sentido de oferecer o que foi previamente combinado, mas também de preservar o bom relacionamento profissional. Quando o cliente consegue vislumbrar o esforço e dedicação do prestador de serviço para cumprir o que foi acordado no contrato, reconhece a sua capacidade técnica e se sente mais seguro para estabelecer uma nova empreitada.
Sistematização e Personalização Para a Gestão de Contratos
Cada empresa tem seus próprios modelos de contratos, adequados para o tipo de produto e/ou serviço que oferece, sendo assim é natural que a gestão dos mesmos seja personalizada. A base do sucesso para a gestão contratual está em sistematizar os processos de acordo entre as partes, dando atenção especial para cada detalhe de personalização.
Os contratos devem estar alinhados com o tempo necessário para a produção e entrega do bem – tendo de preferência algum prazo extra para o caso de imprevistos – assim como permitir a organização das providências, atividades e documentos concernentes a cada etapa do processo. Trabalhar num ambiente organizado e com uma sequência lógica de atividades é interessante para ter melhores resultados.
Cada Cliente Uma Realidade
Ao desenvolver o seu próprio conjunto de técnicas e procedimentos contratuais, avalie quantos clientes sua companhia possui e quais são os traços diferenciais entre eles. Essa observação é extremamente relevante para criar etapas adequadas a cada perfil. Lembre-se que cada cliente tem uma compreensão diversa de quais são os seus direitos e os seus deveres, bem como variáveis que lhe são únicas.
Nesse caso, é bom contar com a sistematização, isto é, a organização de etapas a serem realizadas durante o desenvolvimento e entrega de um projeto, mas sem desconsiderar pontos que tornam cada cliente único. Ressalto, novamente, o papel da gestão de contratos como uma ponte para a construção de um relacionamento mais positivo e sólido.
Tarefas Que Cabem ao Gestor de Contratos
Companhias de diferentes segmentos e portes têm buscado por profissionais habilitados para cumprir o papel de gestor de contratos, cabe a esse indivíduo acompanhar de perto se todas as etapas descritas no documento estão sendo efetivamente cumpridas. Já citei e reforço que é de grande importância entender que essa gestão contratual se estende pré-contrato até a avaliação da entrega.
Mesmo após o término do trabalho, existem questões pendentes e, ainda que não seja assim, é fundamental que a organização se ocupe de avaliar o quanto obteve a satisfação do seu cliente. Trabalhar com assertividade e seriedade é a melhor maneira de construir um nome sólido no mercado, nunca se esqueça que sua empresa é o trabalho que ela realiza.