Administração e suas Funções

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Introdução 
Vivemos em um mundo de organizações. Tudo o que a sociedade requer 
e de que necessita é inventado, criado, desenvolvido, produzido e 
comercializado por organizações. A administração é a forma de definir e 
coordenar como as coisas são feitas nas organizações. Sem esta 
ciência, o mundo moderno jamais seria o que é hoje. 
 
Entender o que é administrar em condições de incerteza, instabilidade e 
imprevisibilidade é uma questão crucial para quaisquer gestores que 
queiram sobreviver e se manterem no mercado cada vez mais 
competitivo. Convivemos hoje com situações que exigem cada vez mais 
o trabalho em equipe e a cooperação de todos para o alcance dos 
objetivos comuns das organizações e de seus colaboradores. 
Administrar significa liderar pessoas e gerir recursos escassos e valiosos 
(tecnológicos, econômicos, financeiros, humanos, entre outros), visando 
a otimização da aplicação desses recursos para as organizações 
alcançarem seus objetivos. 
 
 O administrador é uma peça fundamental para qualquer tipo de 
organização, seja ela governamental, industrial, comercial ou de 
prestação de serviços. 
 
 Em cada um dos níveis organizacionais, seu papel é diferente, por lidar 
com decisões mais e menos complexas. 
 
Para um melhor entendimento do papel do administrador, é necessário 
que você conheça os três níveis organizacionais: 
 
Além dos níveis organizacionais, toda empresa deve ter sua missão, sua 
visão e seus valores, que norteiam os rumos: 
A MISSÃO significa a razão de ser do próprio negócio, por que ele foi 
criado e para que ele existe. Quanto mais as pessoas assimilam a 
missão organizacional, mais elas passam a trabalhar pela causa da 
empresa, além de entender como devem colaborar para seu sucesso. 
negócio, de forma muito clara p 
A VISÃO é a imagem definida pela organização a respeito do seu futuro, 
ou seja, o que ela pretende vir a ser. Indica quais são os objetivos a 
serem alcançados no próximos anos. A visão funciona como uma 
bússola para os parceiros envolvidos.ara todo. 
Os VALORES são as crenças e atitudes básicas que ajudam a definir o 
comportamento individual. Os valores variam entre pessoas e empresas, 
sendo estabelecidos por meio de seus códigos de ética ou de conduta, 
os valores e padrões que deverão servir de guia para o comportamento 
dos seus funcionários.s os interessados. 
 
Como exemplo de Missão, Visão e Valores, podemos destacar os da 
Petrobras: 
MISSÃO: Atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura e 
rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos 
adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o 
desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua. 
VISÃO: Ser uma das cinco maiores empresas integradas de energia do 
mundo e a preferida dos seus públicos de interesse. 
VALORES: Desenvolvimento sustentável, Integração, Resultados, 
Prontidão para mudanças, Empreendedorismo e inovação, Ética e 
transparência, Respeito à vida, Diversidade humana e cultural, Pessoas 
e Orgulho de ser Petrobras. 
 
Para compreender melhor a forma como uma empresa encontra-se 
estruturada, é importante distinguir suas atividades fins e meios. 
Atividades Fins 
São aquelas vinculadas diretamente à missão da empresa. 
Exemplo: em uma loja de eletrodomésticos, as atividades do departamento 
comercial podem ser classificadas como finalísticas, por manterem uma relação 
direta com a razão de ser da organização. 
Atividades Meios 
São aquelas que dão suporte ao desenvolvimento das atividades fins. 
Exemplo: as atividades contábeis servem de apoio para o 
desenvolvimento das atividades comerciais, conforme exemplo citado. 
 
Funções do Processo Administrativo 
A tarefa da Administração consiste em interpretar os objetivos propostos 
pela organização e traduzi-los em ação empresarial por meio de 
planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços 
realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de 
atingir tais objetivos da melhor forma possível. Veja, a seguir, quais são 
as funções do processo administrativo: 
 
Planejamento: Diz respeito às implicações das decisões tomadas hoje 
para um futuro próximo. 
Organização: Compreende, em uma visão hierárquica, as decisões 
acerca da distribuição do poder em autoridade, tarefas, 
responsabilidades e prestação de contas junto às pessoas que estão na 
empresa desenvolvendo atividades. A organização também expressa a 
distribuição otimizada dos recursos em uma empresa. 
Direção: Envolve os estilos de liderança e de direção utilizados pelos 
gestores para motivar as pessoas ao atingimento dos objetivos propostos 
e proporcionar o sentido de missão. 
Controle: Demonstra a compatibilidade entre objetivos esperados e 
resultados alcançados. O produto principal da função de controle é a 
informação. 
 
Para que as funções do administrador funcionem na prática e 
proporcionem resultados eficientes, eficazes e efetivos, a retroação, 
também conhecida por feedback, possibilita ao gestor efetuar ajustes 
segundo as contingências internas e externas. A retroação serve de 
parâmetro para o gestor tomar as decisões com menos risco e incerteza, 
dependendo do nível hierárquico em que ele se encontra e das 
atividades que realiza nas organizações e fora dela. 
 
 
 
O administrador deve possuir as seguintes habilidades: 
Habilidade técnica 
O administrador possui habilidade técnica quando compreende e tem 
domínio da atividade que realiza. 
Esse tipo de habilidade exige conhecimento especializado, capacidade 
analítica dentro da especialidade e facilidade no uso das técnicas e do 
instrumental voltados especificamente para as atividades que 
desenvolve. Quando as pessoas iniciam suas carreiras nas empresas, 
normalmente utilizam essa habilidade em maior proporção. 
A habilidade humana demonstra a capacidade de trabalhar com 
eficácia como membro de uma equipe, no sentido de conseguir esforços 
cooperativos em prol do alcance dos objetivos comuns. Diz respeito às 
aptidões para trabalhar com pessoas e obter resultados por meio delas. 
Requer capacidade para criar uma atmosfera de segurança, para 
comunicar e encorajar a comunicação entre os integrantes, da equipe e 
da organização, com o intuito de compreender as necessidades e 
motivações de seus membros. 
A habilidade conceitual envolve a capacidade de visualizar a 
organização como um conjunto integrado e se posicionar do ponto de 
vista da organização, perceber como as várias funções são 
interdependentes e como uma alteração em uma delas afeta todas as 
demais. Implica ainda visualizar a organização dentro do seu ambiente 
externo e compreender as forças políticas, econômicas, tecnológicas e 
sociais que atuam sobre ela. Como parte das habilidades conceituais, o 
administrador tem de saber conviver, interpretar e lidar com situações 
complexas e ambíguas. Isso requer maturidade, experiência e 
capacidade de analisar pessoas e situações. 
Você sabe o que é um sistema? 
Um sistema pode ser definido como: 
 Um todo organizado; 
 Uma combinação de elementos formando um todo complexo ou unitário; 
 Um conjunto de partes coordenadas para realizar determinadas 
finalidades. 
 
Os seres vivos são sistemas abertos com entradas e saídas em 
constante intercâmbio em relação ao meio ambiente. 
A empresa constitui um sistema. Um sistema organizacional pode ser 
definido como um conjunto de órgãos, setores, departamentos, unidades, 
pessoas, equipamentos etc., dinamicamente inter-relacionados e que 
desenvolvem uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos 
ou propósitos. 
Ambiente organizacional É composto por dois ambientes: 
 
AMBIENTE INTERNO: Constituído dos processos internos, localizados nas 
diversas áreas de uma organização. 
 
AMBIENTE EXTERNO: Composto porvariáveis incontroláveis, fora do 
ambiente interno das empresas, que podem afetá-las de forma positiva, com 
oportunidades, ou negativa, com ameaças. 
 
O ambiente empresarial externo assume diferentes formas. Embora alguns ainda 
possam ser relativamente simples e estáveis, outros tendem a ser muito mais 
complexos e dinâmicos por natureza. Assim, as organizações são concebidas como 
parte de um universo, já que qualquer coisa que acontece no ambiente pode afetar a 
organização e vice-versa. 
 
O ambiente empresarial externo divide-se em dois níveis: 
 
1º É constituído pelos elementos que atuam de forma indireta na organização, sendo 
denominado ambiente indireto, ambiente geral, macroambiente ou ambiente maior. 
 
2º Constitui-se dos elementos que atuam de forma direta na organização e é 
chamado de ambiente direto, operacional, específico ou de tarefa. 
O ambiente representa o contexto no qual as empresas existem e operam. Para viver em 
seu meio, as empresas selecionam e enxergam diferentemente as variáveis ambientais 
mais relevantes para os seus interesses, procurando manter certa coerência e 
consonância em relação ao que percebem em seus ambientes. 
 
O ambiente geral ou macroambiente é constituído de todo o complexo de condições e 
fatores externos que envolvem e influenciam difusamente todas as empresas em 
conjunto. Esses fatores englobam as seguintes variáveis: 
Variaveis técnologicas: A tecnologia é um componente do ambiente na medida em que 
as organizações precisam absorver e incorporar as inovações tecnológicas externas. É 
também parte interna das organizações, na medida em que integra pesquisa 
desenvolvida ou transferida e aplicada internamente para atingir objetivos 
organizacionais. Desse modo, a tecnologia é uma variável ambiental que influencia o 
comportamento das organizações, assim como estas também podem afetar o 
desenvolvimento tecnológico. 
Variaveis Politicas: Incluem o clima político e ideológico geral que o governo pode 
criar e a estabilidade ou instabilidade política e institucional do país em geral, já que 
estes fatores irão repercutir, em algum grau, no comportamento das organizações. Pode-
se citar como exemplo as políticas de incentivos para novos empreendimentos e a taxa 
de impostos sobre circulação de mercadorias de um município para outro. 
Variaveis Economicas: São restrições importantes para todas as organizações. Elas 
tanto podem ser benéficas como maléficas para as organizações a partir das 
consequências geradas. Além disso, podem favorecer o crescimento com a manutenção 
do estado atual da organização. 
Variaveis Legais: A legislação vigente como, por exemplo, a tributária, a trabalhista e a 
comercial tem influência acentuada sobre as ações e o comportamento das organizações. 
Todas as organizações são afetadas pelo sistema legal, de forma direta ou indireta, 
assim como pelo aspecto dinâmico desse sistema, quando uma nova lei é aprovada ou 
uma interpretação é modificada ou, ainda, quando ocorrem mudanças fundamentais, 
principalmente na legislação fiscal. 
Variaveis Sociais: Podem ser representadas pela estrutura sócio-econômica da 
população, as condições de vida de cada segmento populacional, a estrutura de consumo 
e o estilo de vida de cada segmento (ou tendências) e sistema de valores, entre outros. 
Variaveis Demograficas: A variável ambiental denominada demografia inclui: 
densidade populacional, mobilidade interna da população, índices de natalidade e 
mortalidade, taxa de crescimento demográfico, taxa de crescimento populacional, 
composição e distribuição da população segundo sexo, idade e estrutura familiar. Esses 
componentes podem ser úteis na implementação de estratégias empresariais, visando a 
maior participação da empresa junto ao meio. 
Variaveis Ecologicas: As políticas ecológicas definidas nos diferentes âmbitos do 
governo podem atuar como oportunidades e/ou ameaças para as organizações. A 
legislação sobre o meio ambiente em prol do desenvolvimento sustentável pode ser 
citada como exemplo. 
 
 
Ambiente de tarefa 
01.CLIENTES 
Os clientes das organizações estão representados por todos os indivíduos ou 
organizações que compram ou podem vir a comprar um produto ou serviço. 
 
02.CONCORRENTES 
Este setor é constituído pelas organizações que concorrem entre si. Os concorrentes 
disputam os recursos necessários, ou seja, fornecedores e clientes. Para aumentar sua 
participação no mercado, as organizações tem que satisfazer melhor (ou mais) os 
clientes que seus concorrentes. 
 
03.FORNECEDORES 
São empresas que fornecem todas as entradas necessárias para as operações das 
organizações, com as quais elas mantêm relações de dependência. Geralmente elas 
precisam lidar com fornecedores de materiais, tratados pela área de compras; 
fornecedores de capital (acionistas, investidores particulares, bancos comerciais, 
bancos de investimento, etc.), tratados pela área financeira; fornecedores de 
equipamentos e serviços (por exemplo, organizações prestadoras de serviços de 
propaganda, energia, transportes, processamento de dados, assistência médico-
hospitalar, etc.) além de fornecedores de espaço a ser comprado, alugado ou 
arrendado). 
 
04.GRUPOSREGULADORES 
Este setor é constituído por organizações que de alguma forma controlam ou restringem 
as operações das organizações, como os órgãos do governo, sindicatos, associações 
de classe etc. 
 
05.DISTRIBUIDORES 
São os revendedores, típicos das organizações privadas, mais comumente como 
intermediários de operações de venda e também de distribuição de produtos com fim 
comercial, de forma habitual através de pedidos ou encomendas específicas.