Prévia do material em texto
Feedback – Melhorando resultados e relações Sobre o curso: Este curso foi desenvolvido com o objetivo de auxiliar você para que aprenda a dar e receber feedback, nos mais diversos cenários e momentos da vida. Você acessará os conceitos fundamentais sobre o tema e verá situações práticas comuns da vida que lhe permitirão aproximar o conteúdo da sua realidade e por em prática uma nova abordagem do feedback. Ao final, você será capaz de avaliar melhor as situações da sua vida e aplicar com êxito as técnicas para dar e receber feedback a partir de agora. Este PDF é parte integrante do curso: Feedback – Melhorando resultados e relações Desenvolvido por E-LEAD+ | 2 Conteúdo Programático: MÓDULO I Introdução Conceito e contexto Princípios Ausência MÓDULO II Dar feedback Técnicas comuns para dar feedback Situações práticas Dicas valiosas de como se deve dar um feedback MÓDULO 3 Receber feedback Gatilhos de verdade Gatilhos de relacionamento Gatilhos de identidade Como lidar com os gatilhos Nós Um pouco mais sobre pontos cegos Dicas valiosas de como receber feedback Exercício Síntese | 3 MÓDULO I Introdução Olá! Bem-vindo (a) ao nosso curso sobre Feedback! Aqui, queremos que você consiga ter uma compreensão mais completa sobre o que é o feedback, onde ele aparece, como precisa ser percebido e processado e quais são os benefícios de sermos conscientes de sua existência e necessidade. Vamos lá? Conceito e contexto Para começar, nada melhor do que você avaliar algumas situações práticas da vida: 1 – Mãe conversa com a filha na cozinha: - Filha, você não acha que esse cabelo roxo tá muito chamativo? - Mãe, os tempos são outros né? Você precisa abrir a sua cabeça. Não vivo no mesmo tempo da sua adolescência! 2 – Dois amigos conversam no bar: - João, você acha que eu devo conversar com meu irmão sobre a herança? - Pedro, você precisa parar de adiar as coisas. Quanto antes você conversar, mais cedo vai resolver. 3 – Uma mulher conversa com um homem em um escritório: - Olá Márcia! O que você achou do projeto? - Luiz, eu gostei muito dos resultados e percebi que você tem evoluído muito na forma como se relaciona com as pessoas na equipe e como tem conduzido bem os novos projetos da área. Para você, onde podemos identificar um feedback? a) Todas as situações b) Apenas na 3 c) Em nenhuma delas | 4 Se você respondeu apenas na 3, significa que você se condicionou a considerar feedback apenas o retorno que tem dos superiores no seu trabalho. A resposta correta é: “Todas as situações”. Sabe por que? O feedback é qualquer informação que você recebe sobre si mesmo. É a maneira como passamos a nos conhecer através das nossas próprias experiências e das de outras pessoas, ou seja, a maneira como aprendemos com a vida. Ele pode vir na forma de: Um agradecimento Um comentário Um convite Uma avaliação Ele pode ser: Formal Informal Direto Implícito Franco Sutil Positivo Corretivo Mas você sabe como surgiu o Feedback? Em português, o termo significa retroalimentação. O feedback foi criado na década de 1860, durante a revolução industrial, para designar o modo como a produção de energia, a quantidade de movimento ou os sinais de saída retornam ao ponto de partida em um sistema mecânico. Após a segunda guerra mundial, passou a ser aplicado no ambiente de trabalho, como forma de fazer as devidas correções para que uma pessoa, como se fosse uma máquina, pudesse corrigir o trajeto de onde partiu e onde deveria chegar, dando o melhor de si. Hoje, nas empresas, o feedback é muito utilizado para: - Desenvolver talentos - Aumentar a satisfação dos colaboradores | 5 - Nivelar equipes - Resolver problemas - Melhorar resultados A chave do feedback é a comunicação. Não há como melhorar uma relação, um resultado, um processo de trabalho, sem que haja clareza e fluência na comunicação. E isso vale para todos os envolvidos, seja aquele que está dando um feedback ou o que está recebendo. Princípios do feedback A qualidade de qualquer relação depende da quantidade e qualidade do feedback recebido A cordialidade é parte integrante do bom feedback O contato visual mostra a importância do feedback e vice-versa Algumas pessoas precisam de mais feedbacks que outras Não se deve negar feedback Ausência de feedback Impacta na produtividade, autoestima e motivação Compromete a relação de lealdade entre líderes, liderados e a empresa Aumenta o risco de perda de talentos Aumenta a incidência de comportamentos e posturas que fogem ao que a empresa necessita ou define como ideais em seu código de conduta Como saber se está faltando feedback ou se ele está sendo mal gerenciado? - Quando o desempenho dos profissionais da empresa é baixo; - Quando ocorrem problemas reincidentes de relacionamento nas equipes; - Quando o nível de iniciativa das pessoas é muito baixo; - Quando existe alta incidência de reclamações dos liderados em relação aos líderes | 6 MÓDULO II DAR FEEDBACK Se você está numa posição de liderança ou mesmo quer exercitar essa habilidade, vamos explorar as melhores práticas para que você possa se desenvolver. TÉCNICAS COMUNS PARA DAR FEEDBACK Vamos avaliar duas situações para localizar melhor o tipo de feedback e a melhor forma de aplicá-lo: SITUAÇÃO A Após uma campanha de vendas bem-sucedida, o gerente chamou cada analista para uma conversa, na qual pretendia dar um feedback positivo sobre a atuação individual na campanha. 1 – Ele falou sobre a importância daquele resultado para a empresa como um todo 2 – Falou do valor do trabalho da equipe para o resultado 3 – Pontuou o desempenho individual do analista e a importância da sua atuação para a equipe SITUAÇÃO B O mesmo gerente, em face de uma outra campanha não tão exitosa, se viu diante da necessidade de implementar mudanças na abordagem dos clientes e também na distribuição de responsabilidades dentro da equipe. Ele chamou a equipe inteira para uma reunião: 1 – Abriu a reunião reforçando o resultado negativo e pontuando que todos ficaram muito aquém do esperado 2 – Elencou todas as mudanças que iria implementar numa ordem de prioridades 3 – Delegou novas responsabilidades para a equipe e dispensou a todos Comparando as duas situações, você percebe algum erro na condução do feedback por parte do gerente? Vamos avaliar cada uma delas? Na situação A, em que o feedback era positivo, ele teve uma condução satisfatória, explicando sua percepção em relação ao projeto e resultados e também reforçando a importância do trabalho em todas as esferas. | 7 Já na situação B, em que o feedback era corretivo, ele deixou muito a desejar e provavelmente deixou a equipe em alto estado de estresse e tensão. O ideal em casos como esse é iniciar com algo positivo, por mais que o resultado da campanha tenha sido ruim, seguindo com perguntas objetivas que façam a equipe perceber claramente que o resultado poderia ter sido melhor e, em seguida, com esse cenário devidamente estabelecido, propor uma nova forma de se fazer aquele trabalho. Com certeza esse feedback melhor estruturado irá gerar uma melhor assimilação das pessoas, mesmo que ele traga mudanças na rotina delas. DICAS VALIOSAS DE COMO SE DEVE DAR UM FEEDBACK Para você que está em uma posição que precisa acompanhar a performance dos seus pares ou subordinadose precisa dar feedback constantemente, selecionamos algumas dicas que vão lhe auxiliar muito a conduzir esse processo e melhorar cada vez mais o seu processo: SITUAÇÃO 1: O analista de sistemas entregou ao gestor um relatório sobre as mudanças feitas no servidor e os impactos para a operação geral do sistema na empresa. Ao dar retorno para o analista, o gestor disse: “Seu relatório está muito bom, completo, com uma linguagem clara e de fácil compreensão, além de apontar questões que vão além dos ajustes no sistema, inclusive com descrição de custos futuros para a operação. Parabéns!” DICA 1: O feedback do gestor reflete bem como se deve fazer. Ao dar um feedback sobre uma atividade realizada, seja específico nas pontuações e não generalista demais. O gestor poderia simplesmente dizer “seu relatório foi bom”, o que causaria no analista uma sensação de que seu trabalho não atingiu o objetivo. Quanto mais detalhado o feedback, mais o interlocutor perceberá que quem fala tem propriedade e que dedicou tempo para avaliar e elaborar um feedback coerente. SITUAÇÃO 2: Numa reunião de equipe, a supervisora de RH ficou incomodada com um assistente que ficava o tempo todo ao celular e resolveu chamá-lo ao final para uma conversa. Ela disse: “Você está atrapalhando demais a equipe. Sempre que te vejo você está distraído mexendo no celular. Não sabe que isso atrapalha a gente?” DICA 2: Basear seu feedback na pessoa não é indicado. Nesse caso, a supervisora direcionou o feedback com um caráter pessoal demais, o que pode gerar também a personalização de um conflito e o assistente começar a achar que ela está de “marcação” com ele, como é comum dizer. O ideal nesse caso é basear o feedback nos comportamentos e não na pessoa. Veja: “Quando você atende o celular durante uma reunião, isso pode distrair seus colegas e suas contribuições para o tema podem acabar não tendo força devido a essa dispersão. Quanto mais focados estivermos, mais rápidos conseguiremos discutir nossa pauta e tomar as melhores decisões”. | 8 SITUAÇÃO 3: Uma analista de treinamento conversa com seu estagiário porque surgiu uma oportunidade de efetivação e ela precisa dar feedback a ele antes de falar dessa possibilidade: “O que você tem achado do seu trabalho aqui? Como avalia sua performance? O que acredita que pode melhorar?” DICA 3: Você pode estranhar tantas perguntas em um feedback e até confundir com uma avaliação de desempenho, mas não está errado. Quando for dar um feedback para alguém, faça sempre perguntas pertinentes sobre aquele tema em questão. Isso irá ajudar você a captar um pouco da percepção do interlocutor antes mesmo de repassar para ele as suas impressões e lhe auxiliará a formatar melhor esse feedback, já evitando possíveis ruídos e distorções. SITUAÇÃO 4: Em um evento interno da empresa, um consultor falou sobre uma nova técnica de negociação e pediu que os grupos elaborassem uma apresentação de um novo produto usando essa nova técnica. Após as apresentações, ele disse: “Quando forem fazer uma apresentação assim para o cliente, lembrem-se que as pessoas vão entender melhor a mensagem se vocês usarem menos frases, porém com mais sentido. Usem frases curtas e fortes!”. DICA 4: Esse é um feedback consistente. Ele tem uma orientação clara e traz ações que as pessoas poderão aplicar para melhorar seus resultados. SITUAÇÃO 5: Um diretor comercial chama o gerente de vendas para uma conversa. Como os resultados do mês não atingiram a meta, ele diz: “Eu acho que você precisa mudar alguma coisa na sua forma de gerenciar sua equipe. Seus resultados estão ruins e parece que você está tranquilo com isso. Já pensou em trocar peças no time?” DICA 5: Se você baseia seu feedback em conselhos e opiniões e não em informações e dados, você poderá cair novamente na personalização de um conflito. O ideal é usar as informações e dados reais para argumentar e criar novas alternativas para o cenário, ao invés de emitir opiniões pessoais ou começar a dar conselhos. Veja como seria melhor esse feedback: “Percebi nos relatórios do mês passado que a performance da sua equipe ficou um pouco aquém do que a gente precisava. Como tem sido o trabalho deles? Você tem percebido alguma dificuldade maior que eles estejam enfrentando? Que ações você acredita que podem ser efetivas nesse momento?”. Há também algumas ações que você NÃO deve tomar quando falamos em dar feedback: - Nunca use desculpas como a falta de tempo, por exemplo, para deixar de dar um feedback. As pessoas precisam saber como estão se saindo e sempre aguardam orientações quando enfrentam dificuldades. | 9 - Também não fique adiando muito tempo para dar um feedback. Se houve um evento ou campanha, dê o feedback pouco tempo após o encerramento para que as pessoas possam trabalhar pontos que eventualmente não tenham sido exitosos. - Não deixe suas emoções falarem mais alto no feedback. Se você perder o controle emocional e começar a gritar ou se exaltar, já terá perdido a função do seu feedback. - Não faça o famoso “morde e assopra”. Use sempre um feedback positivo quando tiver que aplicar o corretivo. - Não fique comparando uma pessoa com outra. Evite gerar conflitos desnecessários. Se quiser comparar um resultado, use como base um padrão de mercado ou da empresa, mas nunca se baseie em outros colegas. - Nunca dê um feedback que encerre a possibilidade de melhoria. Mesmo que uma pessoa tenha tido um bom resultado, deixe claro que é sempre possível melhorar mais. E se o resultado não tiver sido bom, mostre que aquela pessoa pode melhorar e como pode fazer isso. MÓDULO III RECEBER FEEDBACK Você é do tipo de pessoa que só lida bem com feedback positivo? Se alguém faz uma crítica, você pensa logo: “Você está atacando meu caráter, minha carreira, minha família” Ou “Você vai me deixar de fora da equipe?” Ou “Nossa, é isso mesmo que você pensa de mim?’ Antes mesmo de explorarmos técnicas de como receber melhor um feedback, vamos entender quais os gatilhos precisam ser desbloqueados para que ele aconteça: Gatilhos de verdade: É um tipo de gatilho que acionamos quando recebemos um feedback sem cabimento, inútil ou inverídico. A nossa resposta normalmente é de indignação, ofensa e irritação. EXEMPLO: O namorado diz para a namorada que achou que ela estava muito calada durante a cerimônia religiosa de bodas de prata dos pais dele. Ela respondeu: | 10 “O que eu poderia fazer numa cerimônia religiosa? Ficar falando alto ou cantando enquanto o padre falava?” Gatilhos de relacionamento: É o gatilho que nos faz avaliar a credibilidade de quem nos dá um feedback. Ele envolve o que acreditamos saber sobre a pessoa com base na relação que temos com ela ou a impressão do tratamento que estamos recebendo, considerando a profundidade do relacionamento. O risco é esquecermos o feedback em si e transferirmos nossa percepção para o relacionamento que temos com quem dá o feedback, passando a personalizar um conflito. EXEMPLO: Dois amigos trabalham em uma mesma empresa e um deles é supervisor da área em que os dois trabalham. Indo para casa, de carona, o supervisor então diz: “Ontem vi os resultados de vendas e achei que os seus ficaram baixos. Está acontecendo alguma coisa?” Esse feedback pode soar como um desrespeito, já que existe um relacionamento que extrapola a relação de trabalho. Gatilhos de identidade: São os sabotadores internos que nos fazem questionar nossas habilidades e capacidades, por mais que a visão geral daquele feedback seja positiva. Em algum trecho, uma fala nos desperta questionamentos diversos que nos abalam e trazem de volta questões do passado ou até nos fazem achar que o futuro está incerto. EXEMPLO:Uma gerente de RH está conversando com uma analista e diz: “Você conseguiu fechar o processo de seleção e a área demandante está bem satisfeita. Só pontuaram que o requisito dos idiomas não foi tão satisfatório, mas no geral, seu trabalho foi bom”. Nesse exemplo, o fato de haver um PORÉM no feedback já pode deixar a analista abalada, como se tivesse feito um trabalho ruim. Como lidar com os gatilhos? 1 – Gatilhos de verdade: a) Separe reconhecimento, orientação e avaliação; b) Assegure-se de ter entendido bem o que foi dito; c) Procure enxergar seus pontos cegos, que são aquilo que os outros enxergam em você, mas você não consegue perceber; 2 – Gatilhos de relacionamento: a) Separe o que de quem. Se é um amigo que trabalha junto, primeiro trate o feedback profissional e depois, fora do trabalho, discuta eventuais efeitos no relacionamento; b) Entenda a dinâmica desse relacionamento e como cada um pode contribuir para um eventual cenário de feedback no futuro. 3 – Gatilhos de identidade: | 11 a) Procure se conhecer bem e entender o que normalmente lhe desestabiliza; b) Desarme distorções e evite pensamentos angustiantes, que criam situações fantasiosos e inexistentes; c) Cultive uma identidade de crescimento. Nós Veja a situação a seguir para avaliarmos a nossa prática diária: “João chega atrasado quase todos os dias ao trabalho. A média de atraso já foi até calculada por colegas e superiores. Atualmente essa média está em 15 minutos. Os impactos para a empresa são muitos porque dele dependem várias entregas de informações para a contabilidade. Além disso, várias reuniões acabam ficando atrasadas aguardando a chegada dele. Certo dia, ao chegar atrasado meia hora, o gerente de João o chamou na sala e, já em tom ríspido, reforçou que não dava mais para tolerar tantos atrasos. João, inconformado com a forma como foi tratado, compartilhou com os colegas: - Nossa, só porque cheguei hoje um pouco atrasado? Até parece que apenas eu me atraso aqui. E esse povo vive estressado e descarrega em mim. Tá difícil de aguentar!” O que você identifica de errado na postura de João? “Eu não sou o problema, eles é que são.” Faça agora um exame de consciência de poucos minutos e tente se lembrar de situações parecidas em que você agiu da mesma forma. Não se envergonhe! Tendemos a achar que o problema está com os outros e que não precisamos fazer nenhuma mudança de atitude até começarmos a entender que o feedback tem esse poder transformador. Lembra dos gatilhos de relacionamento? Esse é um problema que se localiza exatamente neles. E para desarmar esse gatilho precisamos aceitar que quase nunca o feedback nos relacionamentos tem a ver comigo ou com você somente. Ele fala de NÓS e sobre o nosso sistema de relacionamento. E esse sistema de relacionamento com um bom feedback é o que vai nos ajudar a eliminar acusações passadas e seguir em frente. Quer saber como entendemos e desativamos esse gatilho? 1º: Precisamos antes de tudo parar, respirar e separar o que é o feedback original e o que é um problema de relacionamento já existente e que precisa ser tratado separadamente; 2º: Após separar os assuntos, é preciso definir os tratamentos que daremos a eles, considerando que são duas vertentes de temas, com a mesma pessoa; | 12 3º: Por fim, é preciso também ajudar o emissor do feedback a ser claro a respeito do feedback original, principalmente quando o problema tem a ver com o relacionamento. Os gatilhos de relacionamento criam desvios nas conversas. Normalmente as pessoas falam de coisas diferentes, achando que estão falando da mesma coisa. Um pouco mais sobre pontos cegos Os pontos cegos de que falamos aqui são muito importantes no processo de receber feedback porque comumente nos baseamos apenas em nossas impressões sobre o mundo e ignoramos que, em vários aspectos, estamos enviando mensagens distorcidas que só os outros percebem. Assim, precisamos fazer um pacto com as pessoas para passarmos a enxergar o nosso reflexo para o mundo. Alguns fatos importantes sobre isso: - Não enxergamos nosso próprio rosto, que por vezes pode nos entregar; - Não podemos ouvir ou diferenciar nosso tom de voz como os outros podem; - Desconhecemos até mesmo os nossos próprios padrões de comportamento. De acordo com Douglas Stone e Sheila Heen, no livro Obrigado pelo Feedback – a ciência e a arte de receber bem o retorno de chefes, colegas, familiares e amigos, os pontos cegos são amplificados por: a) Matemática emocional: subtraímos nossas emoções, enquanto os demais as duplicam b) Atribuição: atribuímos nossas falhas a outras situações e pessoas, enquanto os outros as atribuem ao nosso caráter c) Abismo entre impressão e intenção: nós nos julgamos por nossas intenções, enquanto os demais nos julgam pelas impressões que causamos a eles. Para enxergarmos nossos pontos cegos, precisamos da ajuda dos outros. Assim, faça sempre o exercício de pedir aos outros que sejam um espelho franco para ajudar você a se ver no momento. Com um apanhado das impressões que você está causando, você poderá fazer uma avaliação mais crítica de si mesmo. DICAS VALIOSAS DE COMO RECEBER FEEDBACK 1 – Antes de tudo, você precisa OUVIR. Uma escuta qualificada e tranquila lhe ajudará a entender melhor o feedback e tratá-lo da melhor forma; 2 – Não feche sua mente. Você precisa estar aberto ao que está sendo dito e buscar entender as razões da pessoa que fala; | 13 3 – Você pode discordar sim, mas saiba se posicionar. Não faça com o que o momento do feedback se torne um “bate-boca” ou um conflito; 4 – Não hesite em pedir desculpas se sentir que cometeu algum erro; 5 – Peça a quem lhe dá o feedback que deixe muito claro tudo que espera de você; EXERCÍCIO Sobre a habilidade em receber feedback, elencamos algumas perguntas que você deve se fazer para levantar dados que vão lhe clarear um pouco sobre o seu perfil: Quem já lhe deu um bom feedback? O que teve de útil na forma como essa orientação foi feita? Você já recebeu um conselho que adotou anos depois? O que uma pessoa pode te dizer honestamente que lhe motiva? O que é desanimador para você? Qual é o seu estilo de aprendizagem? Visual, auditivo ou cenestésico (que aprende fazendo)? Em que você gostaria de ser melhor do que é hoje? Pense em alguém que você respeita quando lhe dá um feedback. O que você admira nessa pessoa? O que sua infância e família lhe ensinaram sobre feedback durante a vida? Qual você acha que é o papel do tempo no aprendizado de como ouvir mais os outros? O que ajuda você a aceitar uma mudança na sua vida? Antes de encerrarmos, vamos então fazer uma síntese sobre como dar e receber feedback: Como dar feedback 1. Quando ocorreu? Para falar sobre um comportamento que não foi bem percebido, você deve começar pontuando quando ele ocorreu: em que dia, em que momento, em que situação. Em casos críticos, nunca dê o feedback imediatamente após o ocorrido, quando a cabeça ainda pode estar quente. O ideal nesses casos é esperar pelo menos um dia antes de ter essa conversa. 2. O que ocorreu? Especifique o fato! É importante falar isoladamente de um evento, para não correr o risco de generalizar e dar a entender que o comportamento da pessoa é sempre negativo, o que poderia comprometer a eficácia do feedback. 3. Qual foi o impacto? O comportamento em questão gerou algum prejuízo para a empresa ou para a equipe? Qual foi o impacto? Só as situações que tenham impacto pedem feedback. | 14 4. Qual a consequência? Esse é o momento de mostrar que, se o comportamento persistir, haverá perdas para a pessoa e o ambiente no qual ela atua. 5. Proponhaum acordo! Traga o interlocutor para a conversa e pergunte a ele o que pode ser feito para mudar a situação. Esse é o momento de ouvir o outro lado da história, e é importante estar aberto e prestar atenção, procurando entender a posição da pessoa. Normalmente, quando o feedback está sendo passado por algum líder, chega- se a um acordo sobre mudança de comportamento ou atitude. É imprescindível que os dois combinem um novo momento para conversarem novamente, avaliando o cumprimento desse compromisso de mudança pactuado entre eles. Vale lembrar que o objetivo do feedback é ajudar a pessoa a melhorar suas atitudes, e não julgá-la ou condená-la. Não se esqueça que feedbacks corretivos idealmente devem ser precedidos de feedbacks positivos, como forma de mostrar algo positivo e de destaque que deve continuar sendo praticado. Como receber feedback E na hora de receber? Primeiro de tudo, valorize esse momento. É a partir dessa avaliação que você saberá quais habilidades precisa melhorar e quais conhecimentos novos precisa adquirir. Ou seja, é uma oportunidade valiosa para se conhecer melhor. Por isso mesmo, quando recebemos um feedback, não devemos ficar arrumando desculpas, e sim agradecer. É importante não se defender com frases como: “não é bem isso”, “você entendeu errado”, “não é isso que eu quis dizer”, “eu sou assim mesmo”, entre outras. Dito isso, reflita sobre os pontos trazidos pelo seu colega de trabalho, líder, amigo, parente ou qualquer outro interlocutor envolvido. O feedback sem análise posterior não adianta nada. Sugestões de leitura Para fecharmos, deixamos algumas sugestões de leitura para você se aprofundar mais no tema e melhora cada vez mais sua habilidade com o feedback: Feedback Corporativo – Como saber se está indo bem? – Simoni Missel Feedback com coaching – José Roberto Marques Obrigado pelo Feedback: a Ciência e a Arte de Receber Bem o Retorno de Chefes, Colegas, Familiares e Amigos – Sheila Heen e Douglas Stone