Apostila-Curso-Aprendendo-a-Praticar-o-Programa-5S-4

Prévia do material em texto

1 
 
 
 
 
 
Aprendendo a Praticar o Programa 5S 
 
 
 
2 
 
 
Sumário 
Sumário ............................................................................................................................ 2 
História da gestão pela qualidade .......................................................................................... 4 
MÓDULO I – INTRODUÇÃO AO PROGRAMA 5S .................................................................. 5 
1.1. Programa 5S: O que é? .................................................................................................... 5 
1.2. Vantagens de sua implantação ....................................................................................... 5 
1.3. O papel da liderança ....................................................................................................... 6 
MÓDULO II – CONHECENDO OS “SENSOS” E SUA IMPLANTAÇÃO ....................................... 7 
2.1. Senso de Utilização (Seiri) ............................................................................................... 7 
2.2. Senso de Ordenação (Seiton) .......................................................................................... 9 
2.3. Senso de Limpeza (Seisou) ............................................................................................ 12 
2.4. Senso de Saúde (Seiketsu) ............................................................................................. 14 
2.5. Senso de Autodisciplina (Shitsuke) ............................................................................... 15 
MÓDULO III – IMPLANTANDO OS 5S ................................................................................ 18 
3.1. Passo a passo.... ............................................................................................................ 18 
3.2. Sensibilização ................................................................................................................ 21 
3.3. Lançamento do dia “D” ................................................................................................. 22 
3.4. Modelo de implantação ................................................................................................ 23 
MÓDULO IV – COMO AUDITAR ........................................................................................ 26 
4.1. O que é uma auditoria? ................................................................................................. 26 
4.2. Tipos de auditoria .......................................................................................................... 26 
4.3. Composição de uma equipe auditora: .......................................................................... 26 
4.4. Perfil do auditor: ........................................................................................................... 26 
4.5. Ciclo de vida das auditorias internas:............................................................................ 27 
4.6. Passo a passo de uma auditoria interna ....................................................................... 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 
 
 
 
Seja bem-vindo! 
 
Caro (a) aluno (a), 
é com imenso prazer que a Dendrus lhe dá às boas-vindas ao curso “Aprendendo a praticar o 
Programa 5S”. 
Neste curso construiremos o entendimento dos cinco “sensos” descritos pelo Programa 5S, a 
aplicação adequada de cada um deles no local de trabalho e/ou na vida pessoal, o 
entendimento da importância das lideranças no processo de sensibilização e manutenção do 
programa dentro da organização, assim como na formação de auditores internos 
especificamente para o monitoramento do programa. 
Esperamos contribuir para a sua formação profissional e propiciar um aprendizado dinâmico, 
agradável e eficiente. 
 
Conte conosco e aproveite ao máximo esta oportunidade de desenvolvimento! 
 
Dendrus 
 
 
 
O nome Dendrus foi inspirado no nome cientifico do bambu-gigante, Dendrocalamus giganteus. 
Este bambu possui colmos que atingem até 36 metros e cresce até 94 centímetros por dia. 
Acreditamos que nós, assim como essa espécie de bambu, favorecemos o crescimento 
sustentável das organizações, seja pela fixação firme das raízes (Gestão Estratégica) quanto pelo 
potencial de crescimento do seu caule (Gestão de Pessoas, Gestão de Processos e Gestão do 
Conhecimento). 
Nossa missão é conduzir pessoas e organizações ao sucesso. Fazemos isso há quase duas 
décadas através de uma equipe multidisciplinar comprometida com o sucesso! 
Acreditamos que o conhecimento é uma base forte, que sustenta as operações e diretrizes de 
uma empresa. Desse modo, desenvolvemos e fornecemos serviços de consultoria, auditoria e 
diversos cursos/treinamentos. 
4 
 
 
 
História da gestão pela qualidade 
 
Observa-se nos dias de hoje que a política de crescimento e desenvolvimento 
organizacional, tem incorporado uma nova filosofia empresarial, as empresas estão buscando 
a qualidade em todos os processos, produtos e serviços organizacionais, diferente de tempos 
atrás em que se objetivava somente o lucro. Colaborando com esta ideia, ao analisar a 
evolução cronológica da qualidade percebe-se que no início das civilizações ela era associada 
à realização de inspeções e testes nos serviços ou produtos acabados. Contudo, após a 
revolução industrial, o conceito de controle de qualidade sofreu mudanças significativas e 
ganhou maior importância. 
A gestão da qualidade, por exemplo, é um sistema administrativo aprimorado no Japão 
a partir de criações americanas introduzidas nesse país após a 2ª Guerra Mundial. No Japão 
este sistema de gestão é conhecido por TQC (Total Quality Control) e é baseado na 
participação de todos os setores da empresa e de todos os empregados no estudo e condução 
da qualidade. A implantação do TQC em qualquer área é realizada através do desenvolvimento 
de métodos e técnicas que introduzam efetivamente os benefícios que a qualidade traz à uma 
organização. 
No Brasil, a prática da qualidade teve início somente na década de 70. Posteriormente, 
na década de 90, aconteceu a difusão das práticas da qualidade no país. Fato oriundo do apoio 
do Governo Federal, o qual criou o programa brasileiro de qualidade e produtividade, assim 
como um subcomitê setorial da administração pública para difundir os conceitos e princípios 
da gestão pela qualidade no setor federal. 
Logo, pensando na busca pela melhoria contínua e na competitividade, a disseminação 
do Programa 5S teve um grande impulsionamento mundial. 
 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
.............................................................................................................................................
............................................................................................................................................. 
5 
 
 
 
MÓDULO I – INTRODUÇÃO AO PROGRAMA 5S 
 
1.1. Programa 5S: O que é? 
O programa de qualidade 5S surgiu com a finalidade de organizar a indústria japonesa 
no momento em que o país convivia com uma grande crise de competitividade e diferenciação 
no mercado. Em seguida, essa prática espalhou-se pelo mundo e foi adotada por várias 
organizações com foco no aumento da produtividade e da competitividade. 
O programa tem como objetivo melhorar as condições de trabalho e criar na 
organização um ambiente saudável e de qualidade, possibilitando às pessoas transformarem 
seus potenciais em realizações. 
Devido ao aumento da concorrência, a qualidade dos serviços dentro das organizações 
passou a ser fundamental e a implementação do Programa 5S tornou-se uma grande aliada. 
O programa leva esse nome em função dos cinco conceitosque o compõem (em 
japonês): seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Quando o programa foi introduzido no Brasil, 
em 1991, não foi possível fazer a tradução literal dos cinco conceitos, sendo adotada a 
expressão “senso de” antes das palavras que correspondem ao significado japonês. Dessa 
forma, a tradução em português significa: senso de utilização, senso de ordenação, senso 
de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina. 
 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
 
1.2. Vantagens de sua implantação 
 
Todo programa só é interessante para uma organização se trouxer benefícios 
concretos. Quando a implantação de um novo programa é comunicada, começam a surgir 
perguntas como: Quanto vai custar? O que a organização vai ganhar com isso? Quais as 
6 
 
 
vantagens? Sendo assim, seguem abaixo algumas das vantagens que o Programa 5S trará para 
sua organização: 
• minimiza a quantidade de material, mobiliário e equipamentos em desuso nas 
áreas de trabalho; 
• melhora a disponibilidade de espaço e assim a distribuição ambiental; 
• reduz o desperdício; 
• economiza tempo; 
• reduz acidentes; 
• permite o reaproveitamento de materiais; 
• melhora a organização e a limpeza do ambiente de trabalho; 
• incentiva o trabalho em equipe; 
• melhora a qualidade do ambiente de trabalho de forma geral. 
 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
..................................................................................................................................................... 
 
1.3. O papel da liderança 
 
O que leva uma empresa a fracassar em alguma coisa? Porque certas ideias não saem 
do papel? 
Uma empresa depende do apoio e envolvimento de suas lideranças para que seus 
projetos aconteçam e não se tornem um peso para os demais. Com o Programa 5S não é 
diferente. Sem o total apoio da organização e da participação ativa das lideranças, o programa 
corre o risco de fracassar e/ou ser deixado de lado, como mais um programa que não deu 
certo. 
Pensando nisso, elencamos 8 compromissos em que as lideranças devem se empenhar 
para garantir o êxito do programa: 
1- Comprometer-se com os prazos estabelecidos e designar responsáveis para a 
execução de cada etapa. 
7 
 
 
2- Providenciar a capacitação dos colaboradores envolvidos com implantação do 
programa. 
3 - Manter o clima favorável em sua área de atuação para o bom andamento de cada 
etapa. 
4 - Identificar entre os colaboradores de cada área quem fará parte da equipe de 
avaliadores do programa, e receberá treinamento específico para tal função. 
5 - Realizar todas as etapas do programa, incentivando todos os colaboradores. 
6 - Montar um plano para aperfeiçoamento da sua área de atuação após a conclusão 
de cada etapa e avaliação. 
7 - Acompanhar sistematicamente a evolução do programa em cada etapa com ações 
de melhorias definidas. 
8- Expor os resultados das avaliações ao público organizacional, para que todos se 
conscientizem dos resultados alcançados e das necessidades de melhoria. 
 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
 
MÓDULO II – CONHECENDO OS “SENSOS” E SUA IMPLANTAÇÃO 
2.1. Senso de Utilização (Seiri) 
O seiri (senso de utilização) refere-se à reordenação do que necessitamos para a 
execução das nossas atividades. Em sentido mais amplo, incentiva a AUSTERIDADE, 
eliminando o desnecessário. 
Quando aplicado, o seiri traz benefícios, como: 
> a redução da necessidade de espaço, estoques, gastos com armazenamento 
e transporte; 
> facilita o arranjo e o trânsito interno; 
> evita a compra de materiais e componentes em duplicidade; 
> evita danos à materiais e produtos armazenados; 
> aumenta o retorno do capital empregado; 
8 
 
 
> melhora a organização; 
> reduz o cansaço físico; 
> facilita as operações de melhoria da produtividade das máquinas e pessoas. 
 
Mas então, como praticar este "senso" na empresa? Por ser o primeiro, ele será o 
responsável pelo pontapé inicial do programa. 
Primeiramente, você deve fazer uma reunião/conversa com todos os colaboradores e 
diretoria para apresentar o "senso", como funciona, sanar dúvidas, e caso consiga, mostrar 
alguns exemplos, pois a prática faz com que o aprendizado se torne mais interessante. 
Como já falamos, esse "senso" fala de alocarmos e descartarmos os materiais do nosso 
ambiente de trabalho. Sendo assim: 
1. Análise seu ambiente de trabalho na empresa, desde a sua mesa, papéis, móveis, 
equipamentos, etc... 
2. Após fazer a análise, pergunte-se: 
- O que é útil para o meu trabalho? - O que é útil para outro setor? 
- O que deve ser consertado? - O que deve ser vendido? 
- O que deve ser guardado no depósito? - O que deve ser descartado? 
3. Coloque tudo aquilo que descartar, em um local pré-definido (zona de descarte), 
onde os outros possam escolher o que lhes interessar. 
4. Faça a seguinte análise de descarte: 
 Quando eu uso: 
• uso frequentemente - manter no local de trabalho ou próximo dele. 
• uso de vez em quando - manter um pouco afastado do local de trabalho. 
• uso raramente - manter em depósito. 
• nunca uso (ou demora muito para usar) - área de descarte. 
9 
 
 
5. Faça um fluxograma de descarte, segue modelo abaixo: 
 
 
Figura 1: Fluxograma senso de utilização. 
 
Lembre-se: este material deve ser atualizado e colocado no mural da empresa para que 
sempre que surgirem dúvidas os colaboradores possam recorrer a ele, assim como evitar o 
desânimo na implantação. 
 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
 
2.2. Senso de Ordenação (Seiton) 
 
O seiton (senso de ordenação) tem como objetivo determinar o lugar adequado para 
cada material, evitando que o profissional desperdice seu tempo e seu potencial produtivo. 
Além de criar critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, 
utensílios, informações e dados, de modo a FACILITAR o uso, manuseio, procura, localizaçãoe armazenagem de qualquer item. 
10 
 
 
Dentre os principais benefícios deste "senso" estão: 
> redução do desperdício de tempo, procurando o material necessário para trabalhar; 
> melhoria do layout da empresa, facilitando o fluxo de pessoas e produtos; 
> melhoria da satisfação dos colaboradores; 
> eliminação imediata de estoques desnecessários; 
> facilidade de preservar os materiais estocados. 
Para a implantação do "senso de ordenação", é necessário que o primeiro "senso" 
(sendo de utilização) esteja implantado e funcionando de forma contínua. Afinal, para 
organizar materiais e demais equipamentos, é necessário que não haja acúmulos. Ambos os 
"sensos" andam em conjunto. Quando aplicamos o "senso de utilização", automaticamente 
estaremos utilizando do "senso de ordenação", pois uma vez definido se o equipamento é útil 
ou não, iremos alocar conforme sua necessidade. 
Para darmos continuidade, reflita: "cada coisa em seu lugar - um lugar para cada 
coisa". Ou seja, nessa etapa do programa, a empresa deve ser organizada de forma que 
localizar as coisas seja simples e rápido. Mas como fazer isso? Primeiramente realize a 
apresentação do "senso" na empresa, como funciona, tire dúvidas, e então o coloque em 
prática através dos seguintes passos: 
1) defina o local mais adequado para cada tipo de material ou equipamento, inclusive 
no meio digital (sempre de acordo com a frequência de utilização e necessidade); 
2) defina as nomenclaturas a serem utilizadas na identificação; 
3) identifique todo o patrimônio da empresa com cores que possam ajudar na 
diferenciação. Se possível, utilize também figuras de fácil compreensão que possam 
auxiliar na hora de associar o que se procura; 
4) cuide para que os produtos ou matérias-primas estejam ordenados por vencimento 
(adotar o sistema PEPS - Primeiro a entrar, primeiro a sair). 
11 
 
 
5) defina prazos para revisão, armazenamento e validação de documentos, como por 
exemplo os alvarás; 
6) defina locais conforme as exigências do corpo de bombeiros (identificação, rotas de 
fugas, extintores e treinamentos para os colaboradores); 
7) vistoriar e organizar fiações de máquinas e equipamentos; 
8) produtos fracionados devem manter as referências mínimas da embalagem original, 
como código de identificação e prazo de validade; 
9) estar atento e adequado à legislação ou normas vigentes [ex.: Lei 10.962 (Lei da 
Precificação) e decreto 5.903 (Disciplina na colocação de preços em produtos à 
disposição do consumidor)]. 
Para auxiliar na organização, segue um quadro com a sugestão adequada de 
armazenamento dos materiais e/ou equipamentos, conforme a frequência de utilização. 
 
Figura 2: Esquema senso de ordenação. 
 
DICA: imprima e coloque em mural ou em algum outro lugar visível na empresa. Isso irá 
contribuir para que todos consigam esclarecer dúvidas que surgirem e entender rapidamente 
como devem proceder. 
12 
 
 
 
Lembre-se: ter "senso de ordenação" significa encontrar o melhor local, a melhor maneira de 
armazenar, repor, acondicionar de tal forma que as ações sejam ágeis, fáceis e seguras. 
Significa ainda saber distribuir com propriedade seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, 
família e aos amigos. É não misturar suas preferências pessoais com as profissionais, ter 
postura coerente, serenidade nas decisões, valorizar e elogiar bons atos, incentivar e não 
somente criticar as pessoas. 
 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
 
2.3. Senso de Limpeza (Seisou) 
Após a implantação dos dois primeiros "sensos" (utilização e ordenação), é hora de 
trabalharmos o terceiro "senso": o seisou (senso de limpeza). Afinal, "local limpo não é o que 
mais se limpa, é o que menos se suja". 
O "senso de limpeza" não remete somente à limpeza propriamente dita (varrer, lavar, 
espanar), mas também à melhoria da imagem da empresa perante os consumidores internos 
e externos. A implantação deste "senso" traz inúmeros benefícios: 
> facilita a manutenção de equipamentos; 
> evita perdas, danos e desperdício de materiais; 
> identifica os profissionais mais cuidadosos; 
> melhora as condições do local de trabalho; 
> melhora a imagem da empresa. 
13 
 
 
Porém, como em todos os demais "sensos", a equipe deve estar totalmente envolvida 
e colaborando com a causa. Todos devem saber como manter limpo e organizado o seu 
ambiente de trabalho. 
Para implantar, pense em tudo que acumula sujeira e como você poderia resolver isso. 
Após, coloque o "senso" em prática de maneira simples e contínua: 
1) Identifique as fontes de sujeira; 
2) Planeje ações para eliminar os efeitos da sujeira; 
3) Limpe sempre de cima para baixo (tetos, paredes, bancadas, mesas, computadores, 
etc); 
4) Tenha sempre uma lixeira próximo ao seu local de trabalho, o que evita o acúmulo 
desnecessário de papeis e/ou sujeira; 
5) Monte um kit com flanela e material de limpeza para cada colaborador. Dessa 
forma, cada um será responsável pela manutenção da limpeza do seu ambiente de 
trabalho; 
6) Caso a empresa não possua serviço de limpeza, monte uma escala envolvendo todos 
os colaboradores. Dessa forma, a manutenção da limpeza se torna mais simples e 
não sobrecarrega nenhum dos colaboradores; 
7) Combata as principais causas de sujeira; 
8) Sempre limpe os equipamentos após o uso, o que contribui para o "senso de 
limpeza" e aumenta a vida útil dos equipamentos; 
9) Ao final da jornada de trabalho, estipule um tempo para que cada profissional 
coloque em ordem o seu espaço. 
Lembre-se: ter "senso de limpeza" é eliminar a sujeira e sua origem, pois mais importante do 
que o ato de limpar é o de não sujar! 
14 
 
 
Atenção: para um bom resultado na implantação do Programa 5S, é essencial que os "sensos" 
de utilização, ordenação e limpeza estejam funcionando adequadamente. Só assim os 
"sensos" de saúde e autodisciplina poderão ser aplicados. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
 
2.4. Senso de Saúde (Seiketsu) 
 
O seiketsu (senso de saúde), tem como objetivo criar uma cultura de higiene e bem-
estar entre os colaboradores da empresa, para que o ambiente de trabalho seja saudável em 
todos os aspectos (físico, mental, emocional). 
Os benefícios da implantação deste "senso" são: 
> local de trabalho agradável e limpo; 
> prevenção de danos à saúde; 
> melhora na imagem da empresa interna e externamente; 
> conscientização dos gestores e colaboradores através da análise e comparação de 
como deveria ser e como está; 
> melhora no convívio entre as equipes e/ou grupos de trabalho. 
Mas como implantar? Como nos demais "sensos", recomenda-se realizar uma reunião 
para explanação do senso de saúde, apresentar exemplos práticos e sanar possíveis dúvidas. 
Seguem alguns passos importantes a implantação: 
> coloque lembretes em forma de placas, adesivos, etc, lembrando conceitos de 
saúde válidos para cada local (banheiro,escritório, fábrica, copa, cozinha, etc); 
15 
 
 
> a comunicação visual deve ser: clara, visível à distância, estímulo positivo, 
conveniente e convincente; 
> recursos de primeiros socorros devem estar sempre disponíveis; 
> manter os extintores visíveis e dentro do prazo de validade; 
> realizar a manutenção de pisos, torneiras, fiações, portas, fechaduras, paredes, 
divisórias, móveis, etc; 
> proporcionar condições adequadas de iluminação, ventilação e segurança. 
Dica: realizar ginástica laboral, reuniões mensais, convenções, confraternizações, etc, ajudam 
a desenvolver o relacionamento e o bem-estar dos colaboradores. 
Muito autores dizem que ao implantar o quarto "senso" a organização alcança melhora 
significativa de criatividade, de moral e de satisfação dos colaboradores ao realizarem suas 
tarefas. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
..................................................................................................................................................... 
 
2.5. Senso de Autodisciplina (Shitsuke) 
 
O shitsuke (senso de autodisciplina) significa desenvolver o hábito de observar e seguir 
normas, regras, procedimentos e atender especificações, sejam formais ou informais. Quando 
o "senso de autodisciplina" é aplicado eficientemente, significa que o Programa 5S está 
consolidado. Afinal, o quinto "senso" nada mais é do que a continuidade e melhoria de todos 
os outros "sensos". 
16 
 
 
O "senso de autodisciplina", também chamado de "ordem mantida", tem base no 
compromisso de cada colaborador com as suas responsabilidades. Trabalhar em um ambiente 
disciplinado é altamente agradável e produtivo. 
Como nos demais "sensos", a implementação do "senso de autodisciplina" traz 
benefícios importantes: 
• melhora do convívio entre os colaboradores; 
• evita retrabalho; 
• reduz riscos de acidentes; 
• facilita a execução de tarefas; 
• reduz a necessidade de controles adicionais; 
• reduz o desperdício de tempo (devido à falta de rotinas); 
• melhora a qualidade de vida e a produtividade de todos. 
Afinal, este "senso" contempla e fortalece os benefícios gerados pela implantação dos 
demais "sensos". 
Mas como praticá-lo? Seguem os passos para a sua implantação: 
> elabore normas e procedimentos a serem seguidos; 
> estabeleça especificações de produtos e serviços; 
> estabeleça prazos de entrega e fiscalização; 
> padronize e aplique as rotinas existentes; 
> incentive a padronização das tarefas de maior relevância para a empresa; 
> elabore planos de ação para melhorias; 
> identifique possíveis melhorias para os demais "sensos"; 
> incentive a definição/inclusão de critérios de auto verificação na padronização de 
rotinas; 
17 
 
 
> padronize a identificação dos colaboradores (uniformes, crachás); 
> delegue tarefas e incentive sua equipe durante o processo de padronização das 
rotinas; 
> acompanhe a execução dos padrões e verifique o cumprimento dos mesmos; 
> promova revisões automáticas e periódicas nos procedimentos estabelecidos; 
> dê exemplos pessoais de autodisciplina; 
> crie um código de ética, caso a empresa não possua; 
> crie um sistema de reuniões periódicas para a manutenção e melhoria do programa. 
DICA: realize uma reunião de apresentação do "senso" e tire dúvidas, o que favorece a 
qualidade do programa e facilita a sua implantação. 
Após a implantação e consolidação dos 5S, a empresa estará apta a ser avaliada, seja 
através de questionários criados pela própria empresa, ou ainda baseados em modelos já 
existentes e validados por autores e/ou especialistas no programa. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
 
Figura 3: Integração dos 5S. Fonte: Site Sebrae, (2009) 
18 
 
 
MÓDULO III – IMPLANTANDO OS 5S 
3.1. Passo a passo 
A elaboração de um cronograma e a designação de responsáveis diretos é fundamental 
para que a implantação do programa 5S ocorra com eficiência. 
A seguir, o passo a passo das principais ações a serem realizadas. 
 3.1.1. Reunião com lideranças 
Nesta etapa inicial, o compromisso com o programa é formalizado e o papel de cada 
gestor/colaborador no processo de implantação do programa 5S é exposto. 
 3.1.2. Sensibilização 
Nesta etapa serão realizadas visitas aos setores da empresa com o intuito de dialogar 
sobre qualidade, sobre o Programa 5S e conhecer/aproximar os colaboradores para identificar 
os principais desafios à implantação do programa, assim como identificar aqueles que 
possuem perfil para serem facilitadores internos. 
 3.1.3. Dia “D” 
No dia "D" ocorrerá o lançamento oficial do Programa 5S, onde o responsável 
designado apresentará os "sensos" e suas aplicações. Neste dia os facilitadores (comitê 
interno) do programa serão escolhidos e orientados à respeito das suas funções. Os 
facilitadores serão responsáveis por organizar o processo prático da implantação do programa 
na empresa, assim como realizar auditorias periódicas. Este será o ponto de partida para as 
demais ações. 
 3.1.4. Construção do marketing visual 
Material de apoio, cartilhas, cartazes informativos e/ou motivacionais deverão ser 
produzidos e fixados em locais estratégicos dentro da empresa, o que contribuirá para a 
disseminação do programa. Estes materiais serão fundamentais principalmente em empresas 
com número elevado de colaboradores. Afinal, a implantação do Programa 5S será bem 
19 
 
 
sucedida quando cada um dos colaboradores entender a importância e os benefícios que o 
programa trará para a empresa e para cada um dos seus membros. 
O setor de marketing deverá ser responsável pelo desenvolvimento do material que 
irá divulgar o Programa 5S na empresa. Caso sua empresa não tenha um setor ou colaborador 
responsável pelo marketing, alguém deverá ser indicado para esta função. Além disso, um 
deadline (data limite) deve ser estabelecido para a produção desse material, assim como um 
plano de distribuição. 
 3.1.5. Fotografar e/ou filmar os ambientes 
A visualização do “antes e depois” é uma ferramenta motivacional poderosa. Todas as 
salas/setores da empresa deverão ser fotografados/filmados, inclusive setor de liderança, 
almoxarifado, banheiros, copa/cozinha e área externa (quando houver), para posterior 
comparação e análise dos resultados alcançados. Estes registros irão fundamentar a 
importância do Programa 5S para a organização e o bem-estar dos seus colaboradores. 
 3.1.6. Auditoria/Verificação inicial por setor 
O comitê interno, definido no dia "D", deverá realizar um diagnóstico prévio com o 
intuito de detectar as necessidades de cada setor e onde estão as situações mais críticas. Para 
um diagnóstico preciso, uma planilha que liste todos os setores e suas necessidades básicas 
será fundamental. 
 3.1.7. Planejamento das etapas e planos de ação 
O cronograma de cada etapa, bem como o plano de ação para cada uma delas são 
fundamentais para a correta implantação do Programa 5S. Cada uma das etapas planejadas 
deverá ter um plano de ação específico que será facilmente realizadoatravés de uma planilha 
que demonstre o que fazer, como fazer, quando fazer e quem vai fazer [baseada na 
ferramenta 5W2H (Acesse aqui)]. 
 3.1.8. Preparo da área de descarte 
Conforme mencionado durante a explanação do "senso de utilização", será necessário 
reservar uma área para armazenar o que for descartado durante a implantação dos dois 
20 
 
 
primeiros "sensos". No entanto, no módulo II do curso você aprendeu que descartar não quer 
dizer jogar fora, mas reorganizar o material de trabalho por frequência de uso. O que for de 
uso frequente ficará próximo ao seu local de trabalho e o que for de uso esporádico será 
transferido para a "área de descarte". Essa área deverá ser bem planejada, pois irá armazenar 
itens e objetos que a empresa não utiliza com frequência, mas que deverão ser facilmente 
encontrados. Para registrar essa fase, basta listar os requisitos necessários para o preparo 
desta área e após verificar se todos os requisitos foram cumpridos. 
 3.1.9. Execução fase a fase 
Esta será a etapa mais importante. De acordo com o cronograma pré-estabelecido, 
cada um dos cinco "sensos" será aplicado. Como os planos de ação e o cronograma para 
execução já foram planejados, bastará segui-los e registrar cada etapa cumprida. As listas de 
verificação/auditoria são o melhor controle para esta etapa. Através delas você poderá 
observar o que já foi feito, o que falta fazer e o que precisa ser replanejado. 
 3.1.10. Formação dos avaliadores do programa 
Nesta etapa os integrantes do comitê interno serão treinados para auditar. Os 
auditores serão responsáveis por verificar se está tudo ocorrendo conforme o planejado, 
assim como pela avaliação dos resultados. Eles serão preparados para encontrar as falhas que 
permanecerem mesmo após a implantação do programa e solicitar as devidas adequações, 
reavaliadas em uma próxima auditoria. 
 3.1.11. Avaliação do programa 
Neste momento os auditores (comitê interno) entrarão em ação. A auditoria deverá 
ser independente, ou seja, um auditor nunca poderá auditar seu próprio setor de trabalho. 
Sendo assim, serão necessários no mínimo dois auditores na empresa. A avaliação do 
programa deverá ser constante, de preferência mensal, para que seus princípios não sejam 
esquecidos. Cada auditor fará o seu relatório de auditoria onde serão relatadas as falhas 
encontradas, tudo que está funcionando bem, assim como os demais apontamentos. 
 3.1.12. Definição dos planos de melhoria 
21 
 
 
Durante a avaliação do programa serão levantadas as lacunas que ficaram e as 
oportunidades para tornar o processo mais funcional. A partir disso, serão elaborados os 
planos para que as melhorias ocorram e após a implantação dos mesmos, uma nova avaliação 
será executada. Este é o princípio da gestão da qualidade. 
 3.1.13. Exposição dos resultados 
É fundamental que os resultados obtidos com a implantação do programa sejam 
expostos para todos os envolvidos, como forma de feedback e motivação para manter o que 
foi construído. Uma reunião, um dia temático ou ainda um prêmio para os setores que se 
destacaram são boas ideias para manter acesa a chama do 5S. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
..................................................................................................................................................... 
 
3.2. Sensibilização 
 
O processo de sensibilização visa fazer com que os colaboradores que constituem um 
setor e/ou uma mesma empresa, engajem-se na mesma causa, buscando atingir o objetivo 
em comum: a implantação do Programa 5S. 
A maior dificuldade que as empresas encontram para a implantação efetiva do 
programa é a mudança da cultura organizacional em todos os níveis, o que é fundamental na 
busca pela excelência. 
Adquirindo como base a dificuldade de mudança de hábitos e comportamentos em 
uma organização, é necessário sensibilizar seus colaboradores desde o primeiro contato, 
independente da organização possuir ou não conhecimento sobre qualidade. 
Antes de mais nada, é necessário criar um clima adequado e condições que favoreçam 
as mudanças. Essas alterações precisam ser espontâneas, para que se estabeleçam condições 
contínuas que façam a antiga cultura se afastar. Por isso a importância da sensibilização. 
22 
 
 
Para isso, deve ser aplicada a chamada "sensibilização pré-implantação" do Programa 
5S, onde contatos diretos com os colaboradores devem ser realizados no decorrer de um mês 
(dependendo do porte da organização), para analisar e identificar as dificuldades 
enfrentadas. Sugere-se que nesse momento de sensibilização sejam aplicados questionários 
que possibilitem verificar as principais demandas de mudança, assim como o conhecimento 
dos gestores e dos colaboradores sobre o programa. 
Após a sensibilização de toda a organização e a aprovação do programa, o próximo 
passo será o lançamento oficial, o chamado dia "D", onde os colaboradores serão 
efetivamente apresentados ao programa. 
Não esqueça: programação, evita falhas e retrabalho. 
 DICA 1: Durante a sensibilização aproveite para ouvir as dúvidas, críticas e sugestões de todos 
os colaboradores da organização sobre o programa, assim os obstáculos a serem enfrentados 
ficarão mais claros, e quem estará com você nesse desafio também. 
DICA 2: Faça registros da atual situação da empresa, através de fotos, vídeos do layout, 
gavetas, paredes, armários, vestiários, banheiros, cozinha, todas as partes da estrutura da 
empresa e inclusive dos colaboradores, para que após a aplicação seja possível comparar os 
resultados obtidos. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
 
3.3. Lançamento do dia “D” 
O chamado dia "D", faz parte do vocabulário da qualidade e é sem dúvida um dos dias 
mais importantes para o programa de implantação. 
Neste dia será executado o primeiro passo rumo aos objetivos propostos pelo 
Programa 5S. Vale lembrar que o sucesso vem com o comprometimento e o bom desempenho 
de toda a equipe nas tarefas e mudanças que o projeto exigir. 
23 
 
 
Neste dia os conceitos, vantagens, benefícios e maneiras de implantar o Programa 5S 
na organização serão apresentados aos colaboradores. A organização irá escolher a 
metodologia que será utilizada para essa apresentação. O importante é que fique claro o que 
é o programa e como cada pessoa poderá colaborar. 
Logo após a apresentação, a equipe que será responsável pela implantação do 
programa deverá ser definida, bem como o início da implantação dos "sensos". Para facilitar, 
a implantação dos "sensos" poderá ser dividida, sendo os dois primeiros "sensos" implantados 
juntos, após o terceiro e o quarto "sensos", e por fim o quinto "senso". 
Após o lançamento do programa, o próximo passo será a verificação, ou auditoria 
inicial, conforme os "sensos". 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
.................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 
 
3.4. Modelo de implantação 
Alguns autores conhecedores do Programa 5S desenvolveram algumas metodologias 
para facilitar sua implantação e manutenção. Por exemplo, Araújo (2008) desenvolveu um 
método baseado na ferramenta de gestão pela qualidade chamada PDCA. 
Mas o que é PDCA? A sigla PDCA vem do inglês: Plan - Do - Check – Act. Esta é uma 
ferramenta iterativa de gestão utilizada para o controle e melhoria contínua de processos e 
produtos. Também é conhecida como: círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart, 
círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act). 
As etapas sucessivas de cada ciclo do PDCA são: 
• PLANEJAR (Plan): estabelecer os objetivos e os processos necessários para obter 
resultados de acordo com o projetado (metas). Ao estabelecer expectativas de saída, 
24 
 
 
a integridade e precisão das especificações são uma parte da melhoria alvo. Quando 
possível, sugere-se começar em pequena escala, para testar os possíveis efeitos. 
• EXECUTAR (Do): implementar o planejamento, executar o processo, fazer o produto. 
Coletar dados para o mapeamento e a análise dos próximos passos, "verificar" e "agir". 
• VERIFICAR (Check): estudar os resultados atuais (dados coletados no passo anterior, 
“executar”) e compará-los aos resultados esperados (estabelecidos no primeiro passo, 
“planejar”) para detectar as diferenças. Observar possíveis desvios na aplicação do 
planejamento, assim como observar a adequação e abrangência do planejamento para 
a execução do próximo passo, "agir". Coletar dados torna a observação das tendências 
ao longo dos ciclos de PDCA mais fácil e eficaz, uma vez que dados coletados são 
convertidos em informações relevantes para a próxima etapa, o "agir". 
• AGIR (Act): tomar ações corretivas sobre as diferenças significativas entre os 
resultados reais e planejados. Analisar as diferenças detectar suas causas. Determinar 
onde as mudanças para melhoria do processo ou produto devem ser aplicadas. 
Quando a execução de um ciclo de PDCA não apontar a necessidade de alguma 
melhoria, o método aplicado para o próximo ciclo deve ser refinado, ou seja, cada 
etapa do próximo ciclo de PDCA deve ser mais detalhada. 
Quando aplicado junto ao sistema de gestão da qualidade (SGQ), o PDCA 
implementará ações que possibilitam atingir a melhoria contínua, assegurar a operação e o 
controle dos processos produtivos. 
Como sugestão para implantação e manutenção do Programa 5S, segue abaixo o 
modelo desenvolvido por Araújo: 
1. sensibilização - pré-implantação do Programa 5S; 
2. escolha da equipe de apoio; 
3. elaboração de um plano de implantação adequado para cada "senso" (Plan); 
4. lançamento do Programa 5S (Do); 
25 
 
 
5. treinamento e formação dos colaboradores envolvidos; 
6. programação e organização dos postos de trabalho; 
7. coleta e análise de resultados (Check); 
8. limpeza dos postos de trabalho; 
9. conscientização dos colaboradores quanto à saúde e à autodisciplina; 
10. avaliação do programa e tomada de medidas corretivas (Act). 
 
Quadro 1: Etapas de implantação do Programa 5S. Fonte: Adaptado de Araújo (2008) 
Caso prefira, é possível desenvolver seu próprio modelo de implantação. Porém, vale 
lembrar que o entendimento de todos os "sensos" deve estar claro, assim como a forma de 
aplicá-los e onde você quer chegar. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
............................................................................................................................................. 
26 
 
 
 
MÓDULO IV – COMO AUDITAR 
4.1. O que é uma auditoria? 
A auditoria é um dos mecanismos mais eficazes para o aperfeiçoamento dos Sistemas 
de Gestão da Qualidade (SGQ). A auditoria é baseada no princípio de que pessoas não 
envolvidas na rotina de uma organização são capazes de detectar deficiências que, pelo 
hábito, passam despercebidas às pessoas ligadas à uma dada atividade. 
 
4.2. Tipos de auditoria 
 
4.2.1. Auditorias Internas: são realizadas em setores específicos da própria organização. O 
objetivo é a auto avaliação do SGQ. São realizadas por pessoas que não estão 
diretamente envolvidas com a atividade/requisito a ser auditado. 
4.2.2. Auditorias Externas: são realizadas por um auditor não pertencente ao âmbito da 
organização. 
 
4.3. Composição de uma equipe auditora: 
- um auditor líder como responsável; 
- auditores membros; 
- um especialista (alguém que domine a área auditada); 
- observadores (quando necessário); 
- auditores em formação (quando houver). 
 
4.4. Perfil do auditor: 
- instrução e educação; 
- capacidade gerencial para condução das auditorias; 
- habilidade de comunicação e relacionamento; 
- habilidade para julgamentos dignos de confiança; 
- determinação. 
 
IMPORTANTE: é imprescindível que o auditor tenha conhecimento, treinamento, 
imparcialidade, independência, confidencialidade e honestidade. 
27 
 
 
 
4.5. Ciclo de vida das auditorias internas: 
 
1.Preparar e planejar a auditoria interna; 
2. Conduzir a auditoria e relatar constatações; 
3. Fazer uma análise crítica sobre o resultado da auditoria; 
4. Agir corretiva e preventivamente no SGQ. 
 
4.6. Passo a passo de uma auditoria interna 
 
 
Figura 4: Passo a passo de uma auditoria interna.