Seminário Interdisciplinar Implantação de um PQG

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PROGRAMA 5S: PROPOSTA DE IMPLEMENTAÇÂO DE MELHORIA EMPRESARIAL
Acadêmicos¹
Tutor Externo²
RESUMO 
	Para o desenvolvimento do presente trabalho cientifico foi realizada uma pesquisa bibliográfica sobre os principais conceitos relacionados ao tema 5S. Como base de dados, foram utilizados livros técnicos, artigos e periódicos que abordassem o assunto, além de consulta a sites. Foi realizada uma visita técnica a uma indústria de grande porte localizada na cidade de Gravataí-RS. O objetivo principal desta pesquisa, é a elaboração de um plano de melhorias para aumentar a eficácia do programa 5S já implantado na empresa selecionada, a fim de, assegurar melhor desempenho desta metodologia já existente na empresa. Para tanto será realizada uma pesquisa de cunho exploratório, sendo realizada entrevistas com os autores envolvidos, seus resultados oferecem dados qualitativos. Uma proposta de implementação de melhorias será realizada em caráter prototipal pelos autores. Serão utilizados documentos específicos de suporte e registro das atividades e previsão de controle para reflexão parcial sobre os resultados e reajustes de ações futuras. As implementações das melhorias desta filosofia pode gerar dificuldades em função de haver quebras de paradigmas onde muitas pessoas têm resistência diante de mudanças, porém com o engajamento da liderança e a colaboração dos funcionários pretende-se de alcançar excelentes resultados.
Palavras-chave: Visita a indústria. Proposta. Implementação de melhorias 5S. 
1. INTRODUÇÃO
	A nomenclatura 5S vem de cinco palavras japonesas iniciadas com a letra “S”: SEIRI – Senso de Utilização, SEITON – Senso de Organização, SEISO – Senso de Limpeza, SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde, SHITSUKE – Senso de Disciplina, cada uma delas diz respeito a um passo importante para alcançar o objetivo de criar um ambiente de trabalho enxuto e sem desperdícios o seu foco principal é o ambiente de trabalho na organização, tem como objetivo promover a disciplina na empresa através da conscientização e responsabilidade de todos, tornando o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo. 
O 5S surgiu nas empresas do japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. O pais tinha que superar a escassez de recursos naturais e, suas exportações eram limitadas no cenário mundial, pois seus produtos eram inferiores aos europeus e aos americanos.
Depois da segunda guerra mudial, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos, Deming e Juran, para o controle da qualidade, que aperfeiçoaram esta técnica no japão, que influenciou os empresários de todo mundo, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC – Controle da Qualidade Total). É uma estratégia de administração que busca levar a consciência da qualidade para todos os níveis da produção à entrega, isso implica envolver distribuidores, fornecedores e demais parceiros de negócio, entregando os produtos conforme expectativa do cliente. 
Em pouco tempo os japoneses conseguiram atingir e superar os padrões internacionais de qualidade principalmente os dos Estados Unidos, aplicando primeiro o 5s para em seguida implementar Programas de Qualidade Total. Estes processos atingidos pelo 5S não são apenas para atingir o nível desejado da qualidade, mas também para diversas iniciativas de melhoria, como por exemplo, produtividade, segurança, ordem do seu local de trabalho, para que ele permaneça organizado, limpo, padronizado e disciplinado para melhor desempenho das atividades individuais e em equipe.
A problemática deste estudo científico esta relacionada na identificação de agentes responsáveis às dificuldades para obter o programa 5S bem sucedido. Neste contexto surge o questionamento: Quais as dificuldades das empresas para obterem sucesso e manterem o programa 5S? Quais os principais obstáculos para o engajamento dos funcionários? Quais os problemas mais freguentes ao se abordar a participação dos times? Quais os pontos de melhorias e expectativas dos funcionários? E apartir disso desenvolver um plano de melhorias. 
Tal construção ocorre de forma colaborativa com os atores do sistema produtivo, utilizando-se leituras cientificas de referências da literatura. Após este estudo foi realizada uma análise cuidadosa do ambiente da empresa em particular. 
Dentre as principais ações tomadas, se destaca a análise do ambiente atual através da aplicação de entrevista aberta com os funcionários do setor escolhido para análise do estudo científico e aplicado um questionário suscinto com o intuito de identificar o nível de conhecimento prévio dos funcionários a respeito dos princípios do programa 5S e sua importância. Com o intuito de diagnosticar o ambiente previamente às demais ações e coletar dados posteriormente às melhorias propostas para o programa 5S. 
Os resultados evidenciaram que apesar da empresa ter implantada esta ferramenta e utilizar normas para os procedimentos dos 5S os funcionários não tinham conhecimento técnico do que se trata esta metodologia e como funciona o desdobramento das 5 etapas do senso, acreditando que o 5S se resume apenas na limpeza do local de trabalho. 
Pode-se perceber que por não reconhecerem a importância e os benefícios do programa, grande parte dos funcionários não praticavam as atividades do mesmo. Sendo estes os fatores indentificados para a falta de comprometimento dos funcionários. 
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
	“O ‘Programa 5S’ é mais do que uma ferramenta administrativa. É uma proposta de reeducação, de recuperação de práticas e valores frequentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos. De fato, as atitudes sugeridas pelo programa 5S parecem óbvias” (DAYCHOUM, 2018, p. 173).
Segundo Portal da Educação (2019?) o programa 5 S’s teve sua origem no Japão, quando em Maio de 1950, o professor Kaoro Ishikawa apresentou um método para combater o desperdício, momento em que o Japão tentava se reerguer da derrota sofrida na Segunda querra mundial e as indústrias japonesas necessitavam colocar no mercado produtos com preço e qualidade capazes de competir com a Europa e Estados Unidos.
O Programa 5S´s é considerado pelas indústrias japonesas, como sendo etapa inicial e base para implantação para que as técnicas do TQC tivessem chances de serem bem sucedidas é constituida por cinco princípios que norteiam o comportamento das pessoas com relação ao seu local de trabalho, equipamentos e ferramentas que utilizam em suas atividades. São elas: Seiri: utilização, Seiton: organização, Seiso: limpeza; Seiketsu: conservação, Shitsuke: disciplina. 
No fim da década de 60, o estilo japonês de administração passou a ser adotado por Organizações no mundo inteiro, juntamente com as técnicas do TQC (Total Quality Control), que chegaram ao Brasil no início dos anos 80, com o nome de Qualidade Total.
Conforme Daychoum (2018) algumas estratégias devem ser realizadas para que o programa 5S não seja deixado de lado pelos funcionários, que com o tempo acabam priorizando outras atividades e deixando o 5S em segundo plano. Para tanto é de suma importância um sistema de auditoria e avaliação periódica do programa 5S na empresa, sobretudo é necessário a motivação dos funcionários para a continuidade do programa, pois as auditorias, com o tempo, passam a ser rotinas e não motivam mais os funcionários. 
Como estratégia uma medida a ser tomada é a realização de uma competição sadia entre os setores e que premie os vencedores. É essencial a presença da alta administração durante as auditorias, e divulgação dos resultados da mesma. Esta postura denota o interesse que a organização tem pelo programa. Outra estratégia a ser tomada é a motivação e a relização periódica de treinamentos de reforço do programa 5S, para que o mesmo permaneça na mente dos funcionários. 
Contudo não adianta trabalhar a implantação, a motivação, o controle e o gerenciamento do programa, se não houver comprometimento e o envolvimento pessoal da alta administraçãoda instituição isto acarretará no fracasso do programa a longo prazo.
 
Existem alguns fatores, assim como em todos os programas de qualidade ou programas gerenciais, que dificultam a manutenção do programa 5S em longo prazo. A falta de comprometimento e empenho da alta administração é o principal deles e resulta, na maioria das vezes, em falta de recursos humanos e financeiros destinados ao Programa 5S ou na escolha de um responsável pela organização do programa que, ou não apresenta perfil adequado à tividade, ou está sobrecarregado por outras ocupações e que acabará deixando as atividades do 5S ‘para depois’. Um outro fator a ser considerado é quando o foco do programa está somente na motivação das pessoas. A ideia de que a continuidade dos três primeiros ‘esses’ depende somente da motivação e da conscientização (treinamento) das pessoas, pois elas são apenas um suporte da manutenção do programa. A continuidade do programa implica no estabelecimento de regras, ou seja, na normatização dos procedimentos para a execução do descarte, da arrumação e da limpeza, de forma que o funcionário não deixe de executar os três ‘esses’ ao priorizar outros trabalhos. Portanto, incorporar as atividades do programa 5S na rotina dos funcionários através de treinamentos adequado e da criação de procedimentos de execução de cada um dos ‘esses’ e implantar um sistema de auditoria e avaliação são ações que, por diminuírem a resistência dos funcionários, favorecem a continuidade do programa (DAYCHOUM, 2018, p.183).
QUADRO 1 - METODOLOGIA PARA IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS DO PROGRAMA 5S.
implementação
03-07-2020
09-07-2020
09-07-2020
09-07-2020
16-07-2020
24-07-2020
30-07-2020
20-08-2020
 FONTE Disponivel em:< https://pt.slideshare.net/maxbonfa/plano-de-implantao-do-programa-5-s-no-departamento >acesso em: 17 Abr. 2020. Adaptado pelo autor.
Foi definido um planejamento estratégico através do cronograma de atividades, a fim de, norter as etapas para o desenvolvimentodas de melhorias para o programa 5Ss. Contendo uma lista de tarefas, com prazos definidos para entrega de cada uma dessas atividades em ordem cronológica de execução. Visando auxiliar no controle do programa com o intuito de seguir o planejamento, prever com maior exatidão uma data para cada etapa do processo, evidenciando o atraso ou adiantamento da conclusão da atividade. 
QUADRO 2 - CHECKLIST DE AVALIAÇÃO DO 5S
	
	
 
	
 CHECKLIST DE AUDITORIA - PROGRAMA 5S 
	
	Setor auditado:
	
	Representante do setor auditado: 
	
	Auditor:
	
	Orientações:
	Para cada questão, informe a nota de 1 a 4 no critério estabelecido.
Para obter a nota de cada senso, faça a somatória das notas e divida pelo n° de questões.
A media final é obtida através da media dos 5 sensos. Somando a nota de cada senso e dividindo por 5.
	Pontuação:
	1 Ponto - Ruim 
	2 Pontos - Regular 
	3 Pontos - Bom 
	4 Pontos – Ótimo 
	0 Pontos Não aplicável 
	
	1° S – UTILIZAÇÃO (SEIRI) – PONTOS DE AVALIAÇÃO		
	
	
	
	
	N/A
	OBSERVAÇÕES:
	1- Existem materiais e/ou equipamentos que não estão sendo utilizados sobre as bancadas?	
	
	
	
	
	
	
	2- Existe material não conforme no local de trabalho?
	
	
	
	
	
	
	3- As prateleiras estão organizadas e identificadas?
	
	
	
	
	
	
	4- Verificar se há fios de eletricidade espalhados pelo chão ou mesmo mal fixados nas paredes, proporcionndo riscos de acidentes ou mostrando desorganização.
	
	
	
	
	
	
	 Pontuação:
	
	
	
	
	
	
	2° S – ORDENAÇÃO (SEITON) – PONTOS DE AVALIAÇÃO
	
	
	
	
	N/A
	OBSERVAÇÕES:
	1- Os materiais, objetos, equipamentos estão em local adequados e organizados?
	
	
	
	
	
	
	2- Os locais onde os matérias são guardados/alocados estão identificados corretamente?
	
	
	
	
	
	
	3- Uso das lixeiras corretamente para papeis, plásticos, metais, orgânicos etc?
	
	
	
	
	
	
	4- Saída de emergência está obstruída? Existe material na frente da saída de emergência?
	
	
	
	
	
	
	5- De modo geral o setor, encontra-se organizado?
	
	
	
	
	
	
	 Pontuação:
	
	
	
	
	
	
	3° S – LIMPEZA (SEISOU) – PONTOS DE AVALIAÇÃO
	
	
	
	
	N/A
	OBSERVAÇÕES:
	1- Os moveis, materiais, maquinas e equipamentos estão em boas condições de limpeza? 
	
	
	
	
	
	
	2- O chão esta limpo? Há materiais jogados no chão?
	
	
	
	
	
	
	3- No geral o setor esta limpo?
	
	
	
	
	
	
	 Pontuação:
	
	
	
	
	
	
	4° S – SEIKETSU (SAÚDE) – PONTOS DE AVALIAÇÃO
	
	
	
	
	N/A
	OBSERVAÇÕES:
	1- As lâmpadas, luminárias estão limpas e em funcionamento?
	
	
	
	
	
	
	2- O ambiente é ventilado ou refrigerado?
	
	
	
	
	
	
	3- As pessoas trabalham de maneira ergonômica correta? Sem forçar a coluna ou a postura?
	
	
	
	
	
	
	4- As condições do ambiente estão favoráveis a saúde das pessoas? Ofertam algum tipo de risco?
	
	
	
	
	
	
	5- Os banheiros encontran-se em bom estado de conservação por parte dos usuários?
	
	
	
	
	
	
	6- Os colaboradores zelam pela limpeza do seu ambiente de trabalho?
	
	
	
	
	
	
	 Pontuaçõ:
	
	
	
	
	
	
	5° S- SHITSUK (AUTO-DISCIPLINA) – PONTOS DE AVALIAÇÃO
	
	
	
	
	N/A
	OBSERVAÇÕES:
	1- As pessoas estão consientes da importância do 5S? Receberam treinamentos a respeito?
	
	
	
	
	
	
	1- As iluminações desnecessárias estão sendo apagadas após a saída do local?
	
	
	
	
	
	
	2- Os equipamentos estão sendo desligados nos horários em que não há atividades?
	
	
	
	
	
	
	3- São deixadas portas de armários e gavetas aberats?
	
	
	
	
	
	
	4- Os matérias de uso comum,quando não estão sendo mais utilizados, são colocados nos locais determinados?
	
	
	
	
	
	
	5- Todos estão utilizando uniforme?
	
	
	
	
	
	
	 Pontuação:
	
	
	
	
	
	
	 PONTUAÇÃO GERAL: 
	
	
	
	
	
	
	VISTO DOS AVALIADORES:
	Data:
Fonte Disponivel em: <https://pt.scribd.com/doc/294530841/CheckList-de-Autoditoria-Do-5S-Producao> Acesso em: 11 mai. 2020. Adaptado pelo autor.
Foi apresentado um modelo de checklist a ser seguido periodicamente, com o objetivo de orientar as tafefas que devem ser lembradas e/ou seguidas, assim os profissionais envolvidos não correm o risco de esquecer algo importante. 
Esta ferramenta traz diversas vantagens, uma vez que garante o cumprimento das atividades de forma organizada e sistematizada, agregando agilidade para quem o executa. 
Neste checklist deve ser feito a somatória de pontos para cada senso para a reflexão parcial sobre os resultados e reajustes de ações futuras. 
3. METODOLOGIA
	Foi utilizado um checkist, elaborado especificamente para o tipo de ambiente avaliado, contendo uma lista de tarefas a ser lembradas e/ou seguidas, para verificar os itens importantes do programa. Para a implementação das melhorias do programa foi proposto um cronograma contendo as etapas e datas para cada etapa do processo. O registro fotográfico, mostrou-se de fundamental importância durante todo o processo de implantação das melhorias do programa, pois foi a melhor forma de evidenciar os diversor estágios, motivando a equipe a persistir em busca de uma melhoria continua, e de incentivar outras áreas que ainda não haviam deflagrado o processo. 
Dentre as formas de evidencias que orientam o desenvolvimento desta pesquisa, foram utilizados a observação direta, entrevistas abertas com gestores e funcionários da empresa para mapear o ambiente de estudo e difusão previa do 5S, fotos e análises posteriores as visitas. 
Esta pesquisa teve natureza qualitativa em relação aos temas tratados, Doponto de vista dos objetivos, este estudo classifica-se como exploratório e em relação aos seus procedimentos técnicos como bibliográficos, como base de dados, foram utilizados livros técnicos, artigos e periódicos que abordassem o assunto, além de consulta a sites especializados no assunto. 
	 
4. RESULTADOS E DISCUSSÕES
	Após a análise para identificar o motivo pelo qual os funcionários não estavam engajados para obter o sucesso do programa, foi diagnosticado que a falta de conhecimento das pessoas, alguns métodos de gestão ou aplicação de algumas ferramentas não são bem sucedidas não por serem inadequados, mas por incapacidade na aplicação.
Verificou-se também a importância de treinamentos focados na conscientização de funcionários para a compreensão da importância do 5S, quais os seus benefícios, como praticar os sensos e realizar as inspeções nas áreas juntamente com cada responsável, é fundamental para se atingir os objetivos esperados.
A aplicação do 5S na rotina dos colaboradores envolve mudanças de atitudes e de postura de todos os níveis para que seja de fato efetiva, e como parte do conhecimento oriental, envolve muita disciplina. É preciso aprender a aprender, mas com dedicação e colaboração de todos é possível chegar ao objetivo almejado. 
Foram realizadas duas visitas junto ao gestor da empresa estudada, para discussões e melhorias a serem realizadas de acordo com as necessidades do setor. Após colher estas últimas observações, a proposta foi então validada e considerada para ações efetivas de implementação das melhorias do programa 5S. Para tanto foi apresentado um cronograma para gerenciar e contolar as atividades a serem executadas, com prazos estabelecidos para execução de cada atividade. 
Estas atividades se desdobram em três etapas. Sendo elas: 
1º) Preparação para implementação das melhorias, constituída por: Seminário de sensibilização, seleção de pessoas chave, questionário de percepção do ambiente, brainstorming. 
 •O seminário de sensilização: Busca obter o comprometimento da equipe, com a realização de treinamentos periódicos e busca desenvolver a conscientização das equipes na importância e benefícios da pratica do 5S. 
 •Seleção de pessoas chave: Para implementar as melhorias, foi proposto a criação de um comitê, um grupo de pessoas chave, que contemple funcionários do setor e liderança. O objetivo do comitê é conduzir as principais etapas do programa e incentivar os funcionários durante a implementação das melhorias e manutenção do programa. É de responsabilidade do comitê, preparar e realizar treinamentos para o entendimento dos funcionários sobre os conceitos, importância, benefícios, e como é possível melhorar o ambiente de trabalho através do programa 5S. 
• Questionário de percepção do ambiente: Para identificar a percepção dos colaboradores em relação ao ambiente do local de trabalho foi aplicado um questionário suscinto com perguntas relacionadas ao ambiente de trabalho e identificar possíveis insatisfações.
•Brainstorming: Essa metodologia brainstorming, ou tempestade de ideias em português, será utilizada para estimular a criatividade da equipe e contribuirá para o engajamento e a valorização e motivação da equipe neste processo.
2º) Implementação de melhorias constituída por: Elaboração do plano de implementação e Dia D.
•Elaboração do plano de implementação: Nesta fase será realizado os ajustes necessários da metodologia onde será estabelecidos objetivos e metas do programa e são detalhadas as ações de acordo com a lógica do 5S. Os colaboradores serão estimulados a questionar a si mesmo sobre a importância de realizar corretamente a metodologia 5S. Será implantado as melhorias para o primeiro S e assim sucessivamente.
•Dia D, no caso da organização escolhida, foi estipulado momentos oportunos para a realização das atividades de arrumação e limpeza da empresa, como por exemplo, nas paradas de produção, programadas e não programadas. 
3º) Manutenção, constituída por: Avaliação do trabalho e início do ciclo de treinamentos de manutenção.
•Avaliação do trabalho: Será utilizado o check list, com a finalidade de monitorar as atividades do programa 5S, e identificar melhorias. Foi proposto que seja realizado pelos membros do time em forma de rodízio, para que todos tenham acesso as informações e maior engajamento e comprometimento de todos.
•Treinamentos de manutenção: Como o próprio nome sugere será realizado treinamentos de manutenção, que auxiliarão na fixação das ideias dos 5Ss, de maneira que, esses treinamentos sejam incorporados na rotina de trabalho, com o intuito promover a melhoria contínua.
5. CONCLUSÃO
	Pela observação dos aspectos analisados, concluiu-se que é uma técnica de fácil compreensão, mas cuja aplicação pode não ser tão simples, por implicar mudanças de atitudes e comportamentos, desde, a alta administração para que as mudanças esperadas sejam alcançadas e, além de exigir o envolvimento de todos, requer muita disciplina. 
Sabe-se que a maior dificuldade na implantação de um programa de qualidade é a mudança cultural que se impõe às organizações, em todos os níveis hierárquicos, e que a quebra de paradigmas não é tão simples assim, pois é algo intrínseco no ser humano, a resistência a mudanças, quer seja por medo, comodidade ou falta de interesse, mas com impenho da liderança, colaboração dos funcionários e trabalho em equipe é possível atingir os resultados esperados. Toda mudança gera um certo desconforto, porém, não se pode deixar que este desconforto não permita o desenvolvimento da empresa e o crescimento das pessoas. 
Após a análise observou-se que o fator primordial para amenizar e vencer tal dificuldade é a constância por parte da direção da empresa, e o engajamento de todos da equipe é de suma importância para atingir o objetivo esperado, e conquistar o sucesso almejado. 
REFERÊNCIAS
	BRUNES, C. K. et al. Plano de implantação do programa 5S no departamento de técnologia da Informação da prefeitura municipal de cocaol – RO. In slideshere, Cacoal-RO, 05 nov. 2010. Disponível em: < https://pt.slideshare.net/maxbonfa/plano-de-implantao-do-programa-5-s-no-departamento>. Acesso em: 12 mai. 2020. 
DAYCHOUM, Merhi. 40+20 Ferrementas e Técnicas de Gerenciamento: 7. ed. São Paulo: Brasport, 2018. 
Origem do programa 5S s. Disponível em: <https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/origem-do-programa-5s-s/55167>. Acesso em: 13 Abr. de 2020.
KRETZER, Kleiton. Checklist para auditoria do programa 5S. Programa5S.com. 2014. Disponível em: <https://programa5s.com/2014/08/11/checklist-para-programa-5s/>. Acesso em: 12 mai. 2010.
1André Mendes, Datiane Alves Pinto
2 Edson Guterres Alves 
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI - Curso (FLX 1680) – Prática do Módulo V - 23/04/2020