FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO

Prévia do material em texto

8
FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO
William Padilha Barbosa
Tutor Externo: Profª. Fabiana Tramontin Bonho
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI
Ciências Contábeis (CTB 0281) – III Módulo
08/06/2016
RESUMO
O presente artigo objetiva analisar a folha de pagamento e sua contabilização, buscando conhecer os processos e etapas da sua elaboração, bem como a importância na esfera contábil, observando o princípio contábil da competência, a classificação contábil referente. Para tanto, buscou-se embasar o trabalho através de pesquisas bibliográficas realizadas a partir de livros e sites voltados à área, conceituando folha de pagamento, apresentando as contas relacionadas, o custo total que o funcionário tem para a empresa, bem como a tributação sobre a folha. A partir dessas informações, conclui-se que a elaboração da folha de pagamento é de caráter obrigatório e relevante importância, tanto para efeitos fiscais, quanto para o próprio controle da empresa.
Palavras-chave: Contabilidade. Folha de Pagamento. Contabilização.
1 INTRODUÇÃO
A folha de pagamento é um resumo de tudo que diz respeito à remuneração dos funcionários, os descontos sofridos e os encargos tributários, sejam do empregado, ou do empregador. Não há uma maneira padrão de elaboração da folha, por essa razão, ela se adapta às necessidades da empresa, contendo informações precisas sobre todos os fatos ocorridos no período.
Todas as empresas deverão, por força de lei, elaborar folha de pagamento das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, a saber: empregados e trabalhadores sem vínculo empregatício. Neste estudo, apresenta-se os lançamentos contábeis dos encargos incidentes sobre a folha de pagamento das empresas e sua devida contabilização.
2 FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO
De acordo com os arts. 457 e 458 da CLT, o salário é a contraprestação devida ao empregado pela prestação de serviços, em decorrência do contrato de trabalho. Remuneração, por sua vez, é a soma do salário contratualmente estipulado (mensal, por hora, por tarefa etc.), com outras vantagens percebidas na vigência do contrato trabalho. Assim, integram a remuneração, além da importância fixa e estipulada, as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, diárias para viagem (que excederem a 50% do salário) e abonos pagos pelo empregador. 
Todavia, ao efetuar o pagamento da remuneração ao empregado, o empregador deverá discriminar todas as verbas que a compõem, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos salários, valor do desconto relativo ao vale-transporte e às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários. Podem, ainda, constar da folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da rescisão de contrato de trabalho.
A folha de pagamento é um relatório mensal elaborado, normalmente por uma equipe de Departamento Pessoal ou do Recursos Humanos cujo objetivo é apresentar os valores dos salários, tributos sobre salários, descontos sobre a folha e valores agregados a este relatório. 
O contabilista de posse de um relatório de folha de pagamento deverá contabilizar todos os fatos ocorridos na Folha de Pagamento (CONTE, 2015). 
A legislação trabalhista (CLT) permite que o empregador efetue descontos no salário do empregado quando se tratar de adiantamentos (ex: vales pagos na metade do mês), de dispositivos de lei (retenções na fonte) ou de contrato coletivo.
Quanto à classificação contábil, os salários e encargos incidentes sobre os mesmos classificam-se como despesas operacionais quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativa, e como custo de produção quando referentes a funcionários dos setores de produção.
2.1 OBSERVÂNCIA DO PRINCÍPIO CONTÁBIL DA COMPETÊNCIA
Normalmente, os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelecem prazos menores. No entanto, o princípio contábil da competência impõe que a contabilização da folha de pagamento de salários deve ser efetuada no mês a que se referem, ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte.
No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar estes valores mensalmente,  efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do respectivo pagamento.
2.2 CONTABILIZAÇÃO 
A contabilização da folha de pagamento ocorre em dois momentos. No ato de apropriação da despesa, no último dia útil do mês trabalhado e o segundo momento será até o 5º dia útil do mês seguinte quando os salários e seus encargos serão efetivamente quitados (RIBEIRO, 2003).
2.3.1 Remuneração e descontos 
Os valores de contribuição previdenciária (parte do empregado) e de imposto de renda retido na fonte são descontados do empregado, que receberá a remuneração líquida destes valores. Sendo assim, na contabilidade da empresa deverão ser realizados os seguintes lançamentos contábeis:
Pelo lançamento da despesa com a remuneração:
		 
	 
	 
	D
	Despesas de folha de pagamento (Conta de Resultado)
	150.000,00
	C
	Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)
	150.000,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo pagamento da remuneração:
		 
	 
	 
	D
	Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)
	150.000,00
	C
	Caixa/Bancos (Ativo Circulante)
	111.000,00
	C
	IRRF a recolher (Passivo Circulante)
	22.500,00
	C
	INSS a recolher (Passivo Circulante)
	16.500,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo pagamento do IRRF a recolher:
		 
	 
	 
	D
	IRRF a recolher (Passivo Circulante)
	150.000,00
	C
	Caixa/Bancos (Ativo Circulante)
	150.000,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo pagamento do INSS a recolher:
		 
	 
	 
	D
	INSS a recolher (Passivo Circulante)
	150.000,00
	C
	Caixa/Bancos (Ativo Circulante)
	150.000,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Caso a empresa tenha outros valores a reduzir da remuneração, tais como contribuição sindical, vale-transporte, vale-refeição, o lançamento contábil será o mesmo demonstrado, ou seja, reduzindo-os do valor da conta "Salários, remunerações a pagar" do Passivo Circulante, em contrapartida da conta de resultado correspondente. Exemplo:
Pelo desconto do vale-transporte
		 
	 
	 
	D
	Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)
	9.000,00
	C
	Vale-transporte (Conta de Resultado)
	9.000,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
2.3.1.1 Encargos sobre a folha de pagamento 
Sobre o valor da folha de pagamento a empresa fica obrigada ao recolhimento do FGTS e do INSS patronal. Para tais encargos, e demais previstos em legislação, poderão ser realizados os seguintes lançamentos:
Pelo FGTS incidente sobre a folha de pagamento:
		 
	 
	 
	D
	FGTS sobre folha de pagamento (Conta de Resultado)
	12.000,00
	C
	FGTS a recolher (Passivo Circulante)
	12.000,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo INSS incidente sobre a folha de pagamento:
		 
	 
	 
	D
	INSS sobre folha de pagamento (Conta de Resultado)
	12.000,00
	C
	INSS a recolher (Passivo Circulante)
	12.000,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
2.3.2 Férias 
Todo empregado tem direito a um período anual de férias, sem prejuízo de sua remuneração, concedidas em período que melhor atenda aos interesses do empregador.
As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período, nos 12 (doze) meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito. Esse período, contudo, não poderá ultrapassar o limite de 12 meses subsequentes à aquisição do direito pelo empregado, sob pena de pagamento em dobro daquilo que exceder o referido período.
Assim, após cada período de 12 meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na proporção determinada em lei, caso tenham ocorrido faltas injustificadas.
Em respeito ao regime de competência, pelo qual as despesas e as receitas devem ser apropriadas na medida em que incorrem, independentementede seu efetivo pagamento ou recebimento, mensalmente a empresa deve registrar na contabilidade1/12 do valor referente às férias.
De acordo com exemplo proposto, tomando-se como exemplo as férias pagas ao empregado mensalista, que recebe um salário mensal de R$ 6.000,00, temos os seguintes lançamentos contábeis:
Salário mensal: R$ 6.000,00
1/3 adicional: R$ 2.000,00 (R$ 6.000,00 ÷ 3)
Remuneração bruta decorrente das férias: R$ 8.000,00 (RS 6.000,00 + R$ 2.000,00)
Pela provisão mensal das férias 1/12 de R$ 8.000,00 (MUNDO CONTÁBIL, 2016).
		:
	 
	 
	D
	Férias acrescidas de 1/3 (Conta de Resultado) 
	666,66
	C
	Férias a pagar (Passivo Circulante)
	666,66
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo pagamento das férias:
		 
	 
	 
	D
	Férias a pagar (Passivo Circulante)
	8.000,00
	C
	Caixa/bancos
	7.033,91
	C
	IRRF sobre férias
	560,00
	C
	INSS sobre férias
	406,09
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
2.3.3 Décimo terceiro 
Da mesma forma que as férias, o décimo terceiro salário deve ser apropriado mensalmente. Sendo assim, temos os seguintes lançamentos, considerando o mesmo salário de R$ 6.000,00 utilizado no tópico anterior:
Pelo lançamento da provisão de décimo terceiro1/12 ao mês:
		 
	 
	 
	D
	Décimo terceiro (Conta de Resultado) 
	500,00
	C
	Décimo terceiro a pagar (Passivo Circulante)
	500,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo pagamento da primeira parcela do décimo terceiro:
		 
	 
	 
	D
	Décimo terceiro a pagar (Passivo Circulante)
	3.000,00
	C
	Caixa/bancos (Ativo Circulante)
	3.000,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo pagamento da segunda parcela do décimo terceiro:
		 
	 
	 
	D
	Décimo terceiro a pagar (Passivo Circulante)
	3.000,00
	C
	Caixa/bancos (Ativo Circulante)
	2.033,91
	C
	INSS a recolher (Passivo Circulante)*
	406,09
	C
	IRRF a recolher (Passivo Circulante)*
	560,00
* Valores hipotéticos.
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo recolhimento do INSS
		 
	 
	 
	D
	INSS a recolher (Passivo Circulante)
	406,09
	C
	Caixa/bancos (Ativo Circulante)
	406,09
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
Pelo recolhimento do IRRF
		 
	 
	 
	D
	IRRF a recolher (Passivo Circulante)
	560,00
	C
	Caixa/bancos (Ativo Circulante)
	560,00
Fonte: Mundo Contábil, 2016.
3 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante do exposto, pode-se ver que a folha de pagamento deve detalhar todos os proventos que o funcionário tem direito a receber naquele mês de referência e também todos os descontos que incidem sobre esses direitos, constituindo-se assim em um documento de relevante importância para a empresa, seja na organização interna, por meio de dados contábeis ou para fins fiscais, quanto ao recolhimento de impostos de dever do empregado ou empregador.
 
Apesar de aparentemente ter simples elaboração, ela tem diversas peculiaridades a ser analisadas. Um único dado incorreto pode induzir todo o trabalho ao erro. Para tanto é primordial registrar e apontar os valores devidos com absoluta atenção. 
REFERÊNCIAS
BRASIL. Consolidação das Leis Trabalhistas. Decreto-lei N.º 5.452, de 1º de Maio de 1943.
COMPLIANCE. Folha de Pagamento – Contabilização. Disponível em: <http://compliance-ce.com.br/2011/06/13/folha-de-pagamento-contabilizacao/> Acesso em: 1 jun. 2016.
CONTENTE, Sergio. Contabilidade Geral. Disponível em: <www.fundacaosergiocontente.org.br/.../apostila-de-contabilidade-mauricio-barros.pdf> Acesso em: 1 jun. 2016.
MUNDO CONTÁBIL. Folha de pagamento de salários - Contabilização - Roteiro de Procedimentos: Roteiro - Federal - 2012/5016. Disponível em: <http://www.mundocontabil.com.br/contador.php?acao=abrir_documento&cod_documento=696&contador=6962> Acesso em: 2 jun. 2016.
RIBEIRO, Osni Moura. CONTABILIDADE COMERCIAL FÁCIL. 15 Ed. São Paulo: Saraiva 2003.
TAF Consultoria Empresarial. Folha de pagamento de salários: Contabilização - Roteiro de Procedimentos. Disponível em: <http://www.mundocontabil.com.br/contador.php?acao=abrir_documento&cod_documento=696&contador=6962> Acesso em: 1 jun. 2016.