apostilha II unidadegestão e controle de custos em empreen. gastro. 2020

Prévia do material em texto

Administração do Restaurante
Contextualizando
Pense na seguinte situação!
Você acaba de se tornar o responsável por implantar um novo restaurante! Você seguiu o roteiro para implementação de um novo negócio, e seu restaurante está na fase inicial do ciclo de vida. A partir de agora, você tem pela frente o grande desafio de fazer a administração desse estabelecimento.
Você será responsável por diversas áreas: Finanças, Recursos Humanos, Gestão de Estoque, Controle de Qualidade (do que é vendido) e Marketing. 
 Controlar as contas a receber e a pagar.
 Realizar a comunicação da empresa com a contabilidade.
 Desenvolver um fluxograma e uma rotina de diversas áreas.
one o box abaixo para prosseguir.]
Reflexão/Feedback
Dentro das áreas pelas quais é responsável, você tem diversas atividades, tais como:
· Controlar contas a receber e a pagar.
· Contratar empregados.
· Fazer a gestão de horários da equipe.
· Realizar a comunicação da empresa com a contabilidade.
· Cotar com fornecedores.
· Fazer compras.
· Realizar controle do estoque.
· Controlar a qualidade do que é produzido e servido.
· Conferir a qualidade do atendimento.
· Controlar e reajustar os preços cobrados.
· Acompanhar o comportamento da clientela.
· Realizar promoção de vendas.
Para cada uma dessas atividades, você deve desenvolver um fluxograma e uma rotina. Após desenvolver esses processos, tudo será mais fácil de ser realizado. Dessa maneira, você estará apto para otimizar o faturamento da empresa e reduzir os custos ao mínimo possível, gerando, assim, o melhor resultado operacional.
A administração do empreendimento é tão importante quanto o planejamento e a concepção do negócio. 
Podemos dizer que o administrador é o grande responsável pelo sucesso ou fracasso do negócio. Saber entender os pontos críticos e dedicar forças para garantir o seu correto funcionamento são essenciais nessa função.
O administrador do negócio é o grande responsável pelo sucesso ou fracasso do negócio.
Para entendermos melhor, podemos fazer uma analogia do trabalho de um administrador com um jogo de malabarismo. Temos diversas áreas que precisamos manter funcionando e com boa qualidade o tempo todo. Não podemos nos distrair e deixar uma das peças cair; se isso acontecer, o jogo todo é comprometido. 
Nessa analogia, podemos imaginar que cada peça que temos que manter no ar seja cada uma das áreas da empresa, e o malabarista é o gestor! Ele é o grande responsável por manter todo o funcionamento da engrenagem que move a empresa rumo ao sucesso. 
Vamos entender de forma detalhada. Agora chegou a hora de entrar em ação!
Os conceitos que abordaremos nesta unidade estão estreitamente relacionados entre si. Algo que ficará claro ao fim desta unidade é o fato de que fazer a administração de um negócio nada mais é do que fazer a gestão de pessoas, afinal tudo está relacionado às pessoas, sejam elas fornecedores, empregados, clientes ou sócios.
A administração de um negócio está baseada na comunicação com fornecedores, colaboradores e clientes por meio dos mais variados canais.
Na essência, a arte de administrar uma empresa é a arte de se comunicar com pessoas, fazendo com que todos estejam alinhados aos objetivos gerais do empreendimento. Isso significa fazer com que os fornecedores nos atendam do modo que a empresa precisa, e que os empregados trabalhem e se esforcem para atender os clientes e suas expectativas. 
O desafio do administrador é estar em meio a tantas pessoas com necessidades e objetivos diferentes e ser capaz de uni-las por meio de uma única coisa: o empreendimento que ele administra. Sem dúvida, o negócio terá sucesso se o gestor compreender sua importância nas relações com as pessoas.
Existem várias ferramentas que podemos utilizar para fazer a gestão e a conexão dessas 
pessoas de modo que todos consigam atingir seus objetivos e se sintam satisfeitos. Vamos 
entendê-las melhor!"
Gestão de matéria-prima e estoque
O que estudaremos aqui?
Gestão dos insumos
Neste tópico, você vai ver as técnicas para a boa gestão de matéria-prima e estoque.
Importância da gestão de matéria-prima e estoque
 Aqui, você vai ver a importância da boa gestão de matéria-prima e estoque.
Importância da gestão de matéria-prima e estoque
Uma das atividades mais importantes para uma boa gestão do negócio é o 
controle da matéria-prima e do estoque. É sobre esse assunto que iremos estudar.
A principal forma de faturamento de um restaurante é por meio da compra da matéria-prima e de sua transformação em refeições para serem comercializadas. 
Poderemos ampliar os lucros da empresa, se soubermos:
· Comprar com qualidade e baixo custo. 
· Fazer uma boa gestão desses insumos.
A principal forma de faturamento de um restaurante é por meio da gestão da matéria-prima e de seu estoque.
Antes de aprofundarmos o estudo da gestão de matéria-prima e estoque, vamos fazer uma reflexão!
Imagine que o prato mais vendido no seu restaurante seja um tipo de massa com frutos do mar. Ele tem um alto custo em virtude dos insumos, como camarão, polvo, lula e mexilhões. Esses ingredientes custam caro e são extremamente perecíveis. Portanto, ao comprá-los, é necessário confiar no fornecedor e armazená-los com muito cuidado. Contudo, no início do seu restaurante, você vendia menos da metade do que você vende hoje desse prato e, hoje, seu volume de compras com esse fornecedor é bem maior do que em relação à negociação inicial.
 Retirar o prato do menu, pois os ingredientes são muito caros.
 Tentar renegociar preços e prazos desses insumos com os fornecedores.
 Não realizar nenhuma mudança, pois, como diz o ditado, "em time que está ganhando não se mexe".
Reflexão/Feedback
Sem dúvida, cada caso deve ser analisado considerando suas particularidades. Mas, talvez, seja a hora de entrar em contato com o fornecedor para tentar renegociar preços e prazos desses insumos. Afinal, agora você compra um volume muito maior e a chance de ele ser mais flexível na negociação com você é maior do que era inicialmente. 
Caso consiga uma redução de 10% no custo, por exemplo, você terá a opção de direcionar essa economia para aumentar os lucros da empresa ou até mesmo de realizar ações promocionais desse prato para vendê-lo ainda mais, talvez concedendo descontos para a compra desse prato nos dias de menor movimento no restaurante. 
No fundo, melhorar a negociação de insumos com os fornecedores traz novas possibilidades de lucro e promoção.
Gestão de insumos
Para realizar a gestão dos insumos, precisamos seguir alguns passos. Vamos conhecê-los?
Para essa gestão, é preciso elaborar:
· ficha técnica;
· lista com todos os ingredientes;
· mapa de estoques;
· formulário de pedido de compras;
Além disso, é importante também utilizar o método de categorização de estoques, chamado curva ABC.
Ficha técnica
O primeiro passo para fazermos a gestão de insumos é termos em mãos um documento chamado ficha técnica de cada um dos preparos que o restaurante realiza. Esse documento é necessário para absolutamente todos os preparos do restaurante: pratos, sobremesas e até mesmo drinks. Essa ficha tem algumas finalidades. Vamos ver quais são?
FINALIDADE 1
Elencar os ingredientes utilizados no preparo com suas quantidades e aproveitamento.
FINALIDADE 2
Definir os custos dos preparos e mantê-los atualizados de acordo com a variação de custo dos insumos.
FINALIDADE 3
Facilitar o pré-preparo das produções, já que, com a ficha em mãos, o manipulador pode selecionar previamente e com facilidade todos os ingredientes que usará no preparo. 
FINALIDADE 4
Permitir que o manipulador saiba exatamente as especificações de cada insumo que utilizará, com os detalhes técnicos de cada um. 
FINALIDADE 5
Planejar compras para produções.
FINALIDADE 6
Definir o aproveitamento de cada ingrediente para determinado preparo.
A seguir, você pode observar um dos possíveis modelos para se montar uma ficha técnica para gestão de insumos.
Referência
Este campo geralmente contém um número ou código que faz referência ao preparo no cardápio (se este possuir o códigode cada preparo). Caso contrário, pode ser utilizado um número que identifique o preparo no sistema informatizado do restaurante.
Preparo
Este campo deve conter o nome do preparo: se for um preparo final que esteja contido no cardápio, deve-se utilizar o mesmo nome do cardápio. Caso seja um preparo-base, como um caldo ou molho que componha o preparo final, pode-se usar o nome que será utilizado para essa receita na ficha técnica do preparo final.
Rendimento
Aqui se preenche o rendimento da receita em porções. Por exemplo, caso a receita contida nesta ficha seja suficiente para montar quatro pratos de uma determinada massa, deve-se discriminar isso neste campo.
Produto
Nesta coluna, listam-se os ingredientes que serão utilizados.
Quantidade líquida
Nesta coluna, deve-se preencher a quantidade final do ingrediente que será usado na receita. Por exemplo: se vamos utilizar cebola sem casca, devemos considerar o peso dela já descascada.
Unidade
Aqui, deve-se indicar a unidade de medida do ingrediente, por exemplo: quilogramas, unidades, litros e mililitros.
Importante:
No campo 6, devemos sempre usar a mesma unidade para medidas do mesmo tipo.
Por exemplo: se utilizo açúcar refinado e farinha de trigo e usei a unidade de medida de peso “quilograma” para discriminar a quantidade de açúcar, devo utilizar essa mesma medida para discriminar a farinha e assim fazer com todos os itens que possuam unidade de peso como medida – não devo, por exemplo, utilizar um ingrediente em quilograma e outro em grama ou libras.
Entretanto mudaremos a unidade de medida quando quisermos indicar outro tipo de medida. Não haveria problema algum em, por exemplo, indicar açúcar em quilogramas e leite em litros ou ovos em unidades, já que possuem classificações diferentes.
Apenas para unidades de medida dentro da mesma classificação (peso, capacidade, unidade) é que se deve usar a mesma métrica.
Preço bruto
Aqui, deve-se indicar o preço total do ingrediente, sempre referente à unidade indicada no campo anterior. Por exemplo, se indiquei cebola em quilogramas, devo inserir neste campo o custo do quilograma da cebola.
Mesmo que eu tenha indicado apenas meio quilograma de cebola, devo indicar aqui o preço do quilograma, e não de meio quilograma.
 na ordem numérica.]
Quantidade bruta
Aqui, indicamos a quantidade total que devemos comprar do ingrediente, independentemente do tratamento que daremos a ele depois.
Utilizando ainda o exemplo da cebola, devemos indicar aqui o peso da cebola com casca, mesmo que na receita a utilizemos descascada.
Esta coluna é útil para o comprador saber a quantidade que deve pedir, independentemente do tratamento que será dado ao ingrediente na cozinha.
Importante:
Na coluna 8, devemos utilizar a mesma unidade de medida que utilizamos no campo Quantidade líquida. É imprescindível que seja dessa maneira, pois, se preenchermos esta coluna com uma unidade diferente, não conseguiremos calcular o rendimento de cada ingrediente.
Rendimento
Para preenchermos esta coluna, a cozinha deve tomar nota das quantidade bruta do ingrediente e da quantidade líquida após o manejo.
Por exemplo, caso em determinada receita se utilize filé de robalo sem pele, a cozinha deve pesar o robalo inteiro com pele, escamas, vísceras, cabeça e rabo, e, após filetar, deve pesar o que resultou de filé desse peixe. Com as duas medidas em mãos, devemos dividir o peso final (quantidade líquida) pelo peso inicial (quantidade bruta) e multiplicar por 100 para obter um número percentual.
Preço líquido
O preço líquido é uma conta de divisão do preço bruto pelo rendimento. Ou seja, no caso do peixe exemplificado no item anterior, se o preço bruto foi de R$ 70, devemos dividi-lo pelo percentual de rendimento, que foi de 57,5%, obtendo o valor de R$ 121,73. Esse valor obtido representa o preço líquido do ingrediente.
Preço total
Nesta coluna, devemos multiplicar o preço bruto pela quantidade bruta para obter o preço total por ingrediente. Por exemplo: se utilizamos a quantidade bruta de 3 kg de cebola, e o preço bruto dela foi de R$ 5, o preço total desse ingrediente será de R$ 15.
Total
Neste campo, fazemos a soma dos preços totais de todos os ingredientes para obtermos, então, o custo total da receita.
Modo de fazer
Neste campo, devemos preencher, passo a passo, o modo de preparo da receita, inserindo todos os detalhes necessários para sua realização, desde a seleção de ingredientes até a finalização do prato.
Importante:
A etapa 13 deve ser a mais detalhada possível, pois é por meio dela que o cozinheiro ou responsável pelo preparo poderá dirimir quaisquer dúvidas que venha a ter durante sua execução. Isso permitirá que o executor possa fazer o preparo da forma padronizada proposta pelo estabelecimento, mesmo na ausência do chefe de cozinha, e garantirá que todos os preparos sejam sempre feitos do mesmo modo, desde o início até o momento em que é servido para o cliente.
Foto
Nesta etapa, deve-se inserir uma foto do preparo pronto. No caso de um prato do cardápio, a imagem deve ser do prato já montado, inclusive com os itens de finalização se houver. O mesmo se aplica para drinks. Pode-se utilizar mais de uma foto mostrando diferentes ângulos ou etapas de finalização.
Custo/porção
Neste campo, iremos dividir o valor do custo total pelo rendimento para saber o custo por porção. Dividimos o valor do campo 12 pelo valor do campo 3 e obtemos o custo por porção.
Índice de custo
Neste campo, iremos colocar o índice que utilizaremos para calcular o preço de venda do prato.
Trata-se de um fator multiplicador que utilizaremos sobre o preço de custo da porção. Se definirmos, por exemplo, que esse fator será 3, e o custo por porção foi de R$ 18, o preço de venda será de R$ 54. Esse fator é determinado por meio de algumas análises e contas, como veremos mais adiante.
Finalmente, neste campo, iremos preencher o preço de venda, que é obtido multiplicando-se o preço de custo da porção pelo índice de custo.
Preço de venda
Finalmente, neste campo, iremos preencher o preço de venda, que é obtido multiplicando-se o preço de custo da porção pelo índice de custo.
Conforme você viu, para preenchermos o item 9, a cozinha deve tomar nota da quantidade bruta do ingrediente e da quantidades líquida após o manejo.
Vamos aprender mais sobre esse item? Confira abaixo o exemplo e as dicas!
Vamos ver um exemplo prático?
Suponha que a cozinha recebeu um robalo de 4 kg e, após fazer o filé, ele foi pesado novamente, obtendo 2,3 kg de produto final. Devemos, então, dividir 2,3 kg (quantidade líquida) por 4 kg (quantidade bruta), obtendo o resultado de 0,575. Em seguida, multiplicamos esse índice por 100 e obtemos o indicador de rendimento de 57,5%. Sabemos, assim, que o rendimento da quantidade bruta desse ingrediente foi de 57,5%.
Agora fique atento às seguintes dicas:
- Dica 1
É importante que este processo seja feito mais de uma vez para cada ingrediente, no mínimo, três vezes, a fim de que tenhamos uma média, pois, na primeira vez, que esse procedimento for realizado, pode ocorrer de algum determinado ingrediente estar fora do padrão e ter um aproveitamento maior ou menor do que a média. Quanto mais vezes realizarmos esse procedimento para cada ingrediente, mais apurada será a média do indicador de rendimento. 
- Dica 2
Outro fato importante é que cada fornecedor pode apresentar um indicador de rendimento diferente para o mesmo ingrediente, ou seja, se comprarmos peixe de dois fornecedores diferentes, podemos ter indicadores diferentes para cada um, pois tudo depende do tratamento prévio que o fornecedor dá ao ingrediente. Isso significa, portanto, que esse fator também serve para comparar custos de produtos entre fornecedores, como veremos mais adiante.
Que tal visualizar um modelo de ficha técnica preenchida?  Confira a seguir!
Lista com todos os ingredientes
Importante!
Essa lista servirá de base para os cadastros de insumos no sistema e também para futuramente cadastrarmos fornecedores que nos atendam com todos os itens utilizados no restaurante.Mapa de estoques
Após definirmos a lista de todos os ingredientes utilizados no estabelecimento, iremos definir um mapa de estoques (também chamado de mapa de armazenamento), levando em conta todos os estoques disponíveis e seus os espaços.
Para compreender o mapa de estoques, acompanhe o caso a seguir.
Vamos ver um exemplo?
Imagine que você tenha quatro estoques dentro do seu restaurante:
· um estoque seco, com quatro estantes de prateleiras;
· uma câmara fria, com duas estantes de prateleiras;
· uma câmara congelada, com uma estante de prateleiras;
· uma área de estoque dentro da cozinha para ingredientes de uso imediato, com uma estante de prateleiras para ingredientes secos, uma geladeira para refrigerados e um conservador de congelados.
INICIAR 
Vamos ver um exemplo?
Imagine que você tenha quatro estoques dentro do seu restaurante:
· um estoque seco, com quatro estantes de prateleiras;
· uma câmara fria, com duas estantes de prateleiras;
· uma câmara congelada, com uma estante de prateleiras;
· uma área de estoque dentro da cozinha para ingredientes de uso imediato, com uma estante de prateleiras para ingredientes secos, uma geladeira para refrigerados e um conservador de congelados.
INICIAR 
Etapa 1
Para esta situação, devemos montar um mapa geral dos estoques, classificando-os pela categoria de produtos que deverá ser armazenada em cada um, como:
· congelados;
· refrigerados;
· sacarias;
· estoque seco etc.
Vamos ver um exemplo?
Imagine que você tenha quatro estoques dentro do seu restaurante:
· um estoque seco, com quatro estantes de prateleiras;
· uma câmara fria, com duas estantes de prateleiras;
· uma câmara congelada, com uma estante de prateleiras;
· uma área de estoque dentro da cozinha para ingredientes de uso imediato, com uma estante de prateleiras para ingredientes secos, uma geladeira para refrigerados e um conservador de congelados.
INICIAR 
Etapa 1
Para esta situação, devemos montar um mapa geral dos estoques, classificando-os pela categoria de produtos que deverá ser armazenada em cada um, como:
· congelados;
· refrigerados;
· sacarias;
· estoque seco etc.
1
2
3
Etapa 2
Após realizarmos esse mapeamento macro dos estoques, iremos detalhar cada um, classificando-os de acordo com o que será armazenado, em categorias, por exemplo:
· hortifrúti;
· grãos;
· aves;
· congelados;
· bovinos;
· refrigerados.
Vamos ver um exemplo?
Imagine que você tenha quatro estoques dentro do seu restaurante:
· um estoque seco, com quatro estantes de prateleiras;
· uma câmara fria, com duas estantes de prateleiras;
· uma câmara congelada, com uma estante de prateleiras;
· uma área de estoque dentro da cozinha para ingredientes de uso imediato, com uma estante de prateleiras para ingredientes secos, uma geladeira para refrigerados e um conservador de congelados.
INICIAR 
Etapa 1
Para esta situação, devemos montar um mapa geral dos estoques, classificando-os pela categoria de produtos que deverá ser armazenada em cada um, como:
· congelados;
· refrigerados;
· sacarias;
· estoque seco etc.
1
2
3
Etapa 2
Após realizarmos esse mapeamento macro dos estoques, iremos detalhar cada um, classificando-os de acordo com o que será armazenado, em categorias, por exemplo:
· hortifrúti;
· grãos;
· aves;
· congelados;
· bovinos;
· refrigerados.
1
2
3
Etapa 3
Se for necessário, poderemos avançar mais ainda no detalhe, montando mapas de estantes e indicando em que local da prateleira deve ser armazenado cada item da nossa lista de ingredientes.
Esse tipo de detalhe é extremamente útil para garantir que questões de segurança alimentar sejam levadas a sério, como o armazenamento de proteínas de origem animal de acordo com a legislação, evitando contaminação cruzada.
O que podemos concluir?
Deste modo, ficará claro para toda a equipe onde se deve armazenar cada item e também onde se poderá encontrar os ingredientes nos momentos de produção. É útil também para que se possam realizar inventários de maneira rápida e precisa, sem a necessidade de procurar em vários estoques por um item.
Vale ressaltar que esse tipo de planejamento se faz necessário independentemente do tamanho do negócio – do maior ao menor, devemos ter garantia de que as matérias-primas estejam sendo bem armazenadas.
No mapa de estoques, devemos indicar também as condições técnicas adequadas para cada ambiente, por exemplo: temperatura ideal do ambiente, normas para acesso ao ambiente, de que modo se dará o controle de acesso ao estoque e até mesmo os cargos e as posições que terão acesso a cada ambiente de estoque. Isso traz mais segurança e reduz as dúvidas quanto à correta manutenção do espaço.
Vamos ver um exemplo de mapeamento de estoque geral?
Veja agora um modelo de mapeamento de estoque interno!
Importante!
Note que, no mapeamento de estoque interno, foi indicada uma sigla para cada setor do estoque. Dentro dele, as estantes foram identificadas com as siglas E1, E2, E3 e E4. As prateleiras das estantes foram identificadas com as siglas PS, PM e PI. Essas siglas têm grande utilidade para indicar a localização de determinado item dentro dos estoques de maneira rápida e prática. Por exemplo, caso queria indicar onde se encontra o item GRÃO-DE-BICO, você poderá indicar o caminho “SC-E3-PI”.
Desse modo, é possível indicar com precisão onde cada item do estoque se encontra.
Esses mapas podem ser afixados nas portas de cada estoque. e também uma cópia pode ser mantida em uma pasta no escritório e em outras pastas com cópias nas áreas de cozinha, bar e salão, permitindo que todos possam ter fácil acesso à informação quando necessário.
Formulário de pedido de compras
Após definirmos a lista geral de ingredientes do empreendimento e o mapeamento dos estoques, podemos desenvolver o formulário de pedido de compras. Cada setor do empreendimento ficará responsável por preencher esse formulário nas periodicidades determinadas pela gerência para que sejam realizadas as compras. 
Antes de conferirmos exemplos de formulários de pedido de compras, atente-se à dica que preparamos para você!
Cada um dos formulários deve possuir um cabeçalho indicando informações importantes, tais como: setor e empregado responsável por preenchê-lo, dia da semana e horário máximo a ser entregue para a gerência e periodicidade com que deve ser preenchido. Com essas informações afixadas nos cabeçalhos, evitaremos dúvidas e mal-entendidos entre os responsáveis por preencher o formulário.
Veja agora um exemplo de formulário de compras com a descrição de cada campo: