A Crise Documental

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A CRISE DOCUMENTAL 
 O mundo atravessa um momento “sui 
generis”. As organizações são mundiais, a 
tecnologia embora auxilie os profissionais no 
dia-a-dia de suas tarefas, também, cria um 
volume de documentos e informações que 
precisam ser gerenciados e avaliados. 
Entretanto, ao que parece, os profissionais 
estão sendo engolidos por uma avalanche 
sem fim de papéis, e-mails, mensagens de 
voz, etc. 
Peter Richardson 
Escola de Administração de Negócios da Universidade 
de Queen’s (Ontário/Canadá) 
Revista Document Management – Ago/2007 – p.6-8 
Desperdício de tempo e 
dinheiro? 
 Os documentos 
eletrônicos não 
reduziram a 
necessidade do 
papel, de fato, 
implementaram 
esta necessidade! 
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Desperdício de tempo e 
dinheiro? 
 A maioria das organizações não entende o 
quanto a falta de gerenciamento de 
documentos custa, mesmo em moeda, ou 
ainda, em termos de recursos humanos, 
porque eles não dispõem de nenhum meio 
fácil de mensurar o custo total do problema 
da gestão documental. 
 
 Os estudos existentes medem os custos 
diretos dos documentos – equipamentos, 
papel, tonner. Mas falham na captura do 
custo estimado – desperdício de tempo, nos 
erros e falhas, na falta de qualidade dos 
documentos. 
As novas tecnologias auxiliam 
na gestão documental? 
 As novas tecnologias são capazes de 
compartilhar documentos, o que 
incrementa a eficiência do preparo de 
documentos e também sua qualidade. 
 
 Uma nova tecnologia 
 eletrônica pode, 
 também, eliminar o 
 papel, desde que 
 usada apropriadamente. 
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Os avanços nas comunicações 
auxiliam na gestão documental? 
 Os avanços nas comunicações (Voip, 
ferramentas móveis, telefones 
celulares, notebooks, sistemas 
wireless, etc.) têm ajudado os 
profissionais a serem mais eficientes e 
efetivos, por estarem 
 disponíveis e 
 produtivos em 
 qualquer lugar, 
 a qualquer hora. 
Os avanços nas comunicações 
auxiliam na gestão documental? 
 Entretanto, estas novas tecnologias de 
comunicação não podem ser um 
substituto para a comunicação pessoal 
o tempo todo. 
 Ainda existem situações em que a 
comunicação 
 interpessoal, 
 a comunicação 
 “cara-a-cara” é 
 essencial. 
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Documentação x Alcance de 
objetivos estratégicos 
 As novas tecnologias para documentos 
criam oportunidades de sermos mais 
eficientes no gerenciamento do 
conhecimento. 
 A documentação, seja em que mídia 
for, é a organização desse 
conhecimento. 
 Estamos chegando ao ponto que os 
documentos estão fazendo pelas 
organizações o que os equipamentos 
automatizados fizeram pela indústria há 
20 ou 30 anos atrás. 
Documentação x Alcance de 
objetivos estratégicos 
 Entretanto, as vantagens competitivas 
virão da combinação entre tecnologias 
e pessoas e, do processo efetivo de 
fomentar a competitividade. 
 Até hoje o treinamento pessoal não 
acompanhou o desenvolvimento da 
tecnologia. 
 Em gestão documental, precisamos o 
equivalente ao que uma linha de 
produção industrial – produtividade, 
bom gerenciamento de estoque, 
controle de qualidade, etc.