Ferramentas utilizadas na Gestão Financeira

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Trabalho: “Ferramentas Utilizadas na Gestão” 
Disciplina: Economia e Finanças Para Gestores 
Ferramentas Utilizadas na Gestão
O que é ferramenta de gestão?
As ferramentas de gestão de projetos são recursos, normalmente softwares ou metodologias, que o seu objetivo é auxiliar os gerentes de projetos ou da equipe, alcançando ate outros de tipos de profissionais, a organizar o trabalho e gerenciar os projetos e as tarefas.
Vale ressaltar, cada setor usa diferentes ferramentas as quais são apropriadas à sua área de atuação, com as ferramentas certas cada uma das funções poderá ser executada com qualidade e rapidez.
Podemos destacar, entre as principais ferramentas de gestão: A matriz SWOT; O Business Model Canvas; A Matriz BCG; O ciclo PDCA.
Por que utilizar uma ferramenta de gestão?
Além das vantagens supracitadas, as ferramentas de gestão oferecem uma visão mais abrangente do negócio. Diante disso, a possibilidade de análise previa sobre os pontos negativos de um produto ou serviço, por exemplo, haverá a possibilidade de criar ações capazes de corrigir os erros para alcançar o objetivo e resultado almejado. 
Quais as outas vantagens de aderir as ferramentas de gestão? 
1. Reduzir os custos e aumentar a receita;
2. Conferir a qualidade dos seus produtos ou serviços;
3. Conhecer melhor os clientes atuais e captar novos;
4. Otimizar o tempo gasto em cada tarefa, evitando trabalhos repetitivos e desnecessários;
5. Aumentar as vendas;
6. Evitar riscos e problemas futuros.
Quais são as ferramentas de gestão?
1) Matriz Swot:
A Matriz SWOT a sua sigla tem como origem a língua inglesa e significa: Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).
SWOT é muito utilizada para aprimorar os diferenciais competitivos da empresa diante do mercado e também para corrigir as suas falhas, que podem prejudicar o empreendimento a médio ou longo prazo. Basicamente, a Análise de SWOT consiste em identificar os pontos fortes e fracos da empresa, através do seguinte conceito:
· Forças – Pontos nos quais a empresa tem vantagens competitivas sobre a concorrência;
· Fraquezas – Pontos nos quais a empresa tem vulnerabilidades ou falhas que podem comprometer seu desempenho, frente à concorrência;
· Oportunidades – Fatores internos e externos que se mostram tendências promissoras a serem trabalhadas;
· Ameaças – Tendências do mercado capazes de gerar riscos para o negócio no futuro, como a expansão de uma empresa concorrente, por exemplo.
O objetivo principal dessa ferramenta é analisar tanto o ambiente interno quanto o ambiente externo de uma empresa, sendo eles:
Os dois primeiros pontos referem-se ao ambiente interno da empresa (pontos fortes e fracos) e fazem parte do nível estratégico do empreendimento. Portanto, podem ser controlados e melhorados para cumprir as metas da organização.
Já os dois últimos (oportunidades e ameaças) dizem respeito ao ambiente externo e remetem aos obstáculos enfrentados pela empresa. Como obstáculos podemos citar concorrência, variação cambial, preferência dos consumidores e vários outros.
2) Business Model Canva: 
O Business Model Canvas ou "Quadro de modelo de negócios" (popularmente conhecida ) é uma ferramenta de gerenciamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes, serve para elaborar, testar e aprimorar o modelo de negócio. 
É uma ferramenta simples e de fácil utilização, é muito usada por empresas que estão iniciando no mercado, porem poderá ser utilizada por empresas mais experientes. 
O Canvas oferece uma visão macro de todo o empreendimento, diante disso, ajuda o gestor no planejamento e determinar as principais áreas da empresa. 
A presente ferramenta é composta por uma tabela com 9 elementos, que ao serem preenchidas, oferecem uma visão ampla e descritiva do modelo de negócio, sendo elas: 
· Segmentos de Clientes: definição de público-alvo e das necessidades dos clientes;
· Proposições de Valor: o que torna a empresa competitiva no mercado em que atua;
· Canais: por quais meios o cliente será prospectado e entrará em contato com a empresa;
· Relacionamento com Clientes: criação e manutenção do vínculo com os consumidores;
· Fontes de Receita: meios de captação de recursos financeiros da empresa;
· Recursos-Chave: criação de valor para o cliente;
· Atividades-Chave: atividades diretamente relacionadas com as proposições de valor;
· Parcerias: Relações estabelecidas com outras empresas ou pessoas com o objetivo de tornar o negócio mais competitivo;
· Estrutura de Custos: mapa descritivo e detalhado dos gastos da empresa.
3) Plano de negócios:
O plano de negócio é uma das ferramentas de gestão indispensáveis para o sucesso de uma empresa, a presente ferramenta descreve de maneira estruturada, objetiva e sequencial, os objetivos do projeto. Diante disso, também oferece o passo a passo para que os mesmos sejam alcançados.
Essa ferramenta é primordial para os empreendedores que precisam conquistar novos investidores, por diminuir consideravelmente os riscos do projeto, oferecendo uma visão bem clara de quem estará envolvido com cada atividade. 
4) Diagrama de Pareto: 
O Diagrama Pareto tem o objetivo de compreender a relação ação - benefício, ou seja, prioriza a ação que trará o melhor resultado.
A ferramenta Diagrama de Pareto, apresenta de forma direta e objetiva, a distribuição dos itens organizando de acordo a frequência de sua ocorrência. 
Na prática, podemos imaginar um gráfico de barras no qual os itens são ordenados do maior (ou mais frequente) para o menor (ou menos frequente).
A ideia é permitir a quem o utiliza uma forma simples e visual de compreender em quais aspectos estão os problemas mais comuns, permitindo a direção imediata de esforços para tentar resolvê-lo. Os dados podem ser exibidos em termos de frequência absoluta (desde que se saiba o total) ou em percentual.
O Diagrama de Pareto é uma ferramenta muito importante porque através dele é possível identificar pequenos problemas que são críticos e causam grandes perdas.
Para o Diagrama de Pareto no conceito a ser aplicado, é importante seguir seis passos básicos:
- Determinar o objetivo do diagrama, ou seja, que tipo de perda será investigada;
- Definir o aspecto do tipo de perda, ou seja, como os dados serão classificados;
- Em uma tabela, ou folha de verificação, organizar os dados com as categorias do aspecto definido;
- Fazer os cálculos de frequência e agrupar as categorias que ocorrem com baixa frequência sob a denominação “outros”;
- Calcular também o total e a porcentagem de cada item sobre o total e o acumulado;
- Traçar o diagrama.
4.1) Diagrama de Pareto - 80/20
O conceito de Diagrama de Pareto está intrinsecamente relacionado com a Lei de Pareto, também conhecida como princípio 80-20, ou lei 20/80 - Diagrama de Pareto 80-20.
De acordo com esta lei, 80% das consequências decorrem de 20% das causas. Esta lei foi proposta por Joseph M. Juran, famoso consultor de negócios, que deu esse nome como homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto.
Durante as suas pesquisas, Pareto descobriu que 80% da riqueza estava nas mãos de apenas 20% da população.
Através desta lei é possível afirmar que:
- 20% dos clientes são responsáveis por mais de 80% dos lucros de uma determinada empresa;
- Mais de 80% das descobertas no mundo científico resultam de 20% dos cientistas.
5) Diagrama de Ishikawa:
O Diagrama de Ishikawa é conhecida popularmente como: “Espinha de Peixe” ou “Causa e Efeito “.
É uma ferramenta visual muito utilizada para identificar os problemas de uma empresa, sendo composto por uma linha horizontal que representa o problema principal e por ramificações verticais que representam as suas causas e subcausas.
O gráfico possui a aparência de uma espinha de peixe e permite que o gestor encontre a solução para o problema apresentado de maneira muito mais fácil.
6) Ciclo PDCA:
O ciclo PDCA, conhecido também como “Ciclo de Deming “, tem a sua origem na língua inglesa: 
P (Plan): planejar; D (Do): fazer;C (Check): checar; A (Action): agir.
Essa ferramenta estratégica, auxilia a qualificar os processos de uma empresa e a corrigir os erros, ela é baseada em ciclos, que se repetem até que os processos atinjam um nível mínimo de qualidade esperado.
O Ciclo PDCA pode ser utilizado para várias finalidades em um negócio. Seja para reduzir custos, treinar colaboradores ou qualquer outro objetivo, esse é um excelente recurso. 
Basicamente, ele consiste em quatro etapas, nas quais é possível entender como um problema surge e como pode ser solucionado. Trata-se de um processo focado nas causas, visando evita-las, e não nas consequências.
Essas etapas são: 
· PLAN (Planejamento) – Na primeira etapa, é necessário que as metas e objetivos sejam traçados para alcançar os objetivos definidos;
· Do (Execução) – Nessa etapa, coloca-se o planejamento em execução. É importante fazer um mapeamento de todo o processo, para que a análise e verificação dos resultados possa ser realizada posteriormente;
· Check (Verificação) – É momento de analisar os resultados alcançados, observar se houve diferenças, não somente quanto ao esperado, mas também se ficou registrado algum desvio de qualidade;
· Act (Ação) – Aqui, as causas dos desvios de qualidade ou resultados negativos são detectadas e as ações corretivas são tomadas, reiniciando um novo ciclo.
7) SIX Sigma / 6-Sigma:
É uma ferramenta utilizada para analisar o desempenho de uma empresa, através dessa ferramenta sera possível testar e qualificar processos, produtos e serviços. Buscando a eficiência dos processos de organização, a redução dos desperdícios e a correta aplicação dos recursos em determinadas tarefas.
A ideia é aplicar métodos estatísticos em processos para minimizar ou eliminar falhas e defeitos. Por isso, há vários níveis de operação.
Grande parte das empresas opera no nível 3-Sigma, o que significa um índice de até 35 mil defeitos (ou falhas) por milhão de unidades/processos. No nível 6-Sigma esse índice cai para 3,4 defeitos por milhão. Quanto menor o número de desvios ou de unidades fora do padrão, melhor.
A aplicação dessa estratégia em seus resultados inclui redução de custos, aumento da qualidade e da produtividade, maiores índices de satisfação por parte dos clientes e eliminação de etapas improdutivas.
Vale ressaltar, que para garantir maior economia e qualidade para o negócio possui 2 metodologias distintas, DMAIC e DMADV.
7.1) DMAIC
É voltado a melhoria dos processos já existentes na empresa, possuindo 5 etapas, sendo elas: 
1. Definir: estabelece quais processos, produtos ou serviços precisam de melhorias;
2. Mensurar: avalia os principais aspectos do projeto, seu desempenho e a causa do desperdício;
3. Analisar: propõe ações corretivas;
4. Incrementar: coloca em prática as soluções corretivas propostas no passo anterior, padronizando o trabalho e otimizando o processo;
5. Controlar: verifica os resultados e monitora os processos, através de sistemas de controles
7.2) DMADV
Como o DMAIC, também é dividido em 5 etapas, porem, a diferença é a utilização em novos projetos, produtos ou serviços ainda não lançados pela empresa, sendo elas: 
1. Definir: estabelecer objetivos seguindo a estratégia da empresa e opinião dos clientes;
2. Mensurar: verificar quais são as chances que os objetivos estabelecidos tenham sucesso. Nessa etapa são usados indicadores de qualidade, como análise de risco e qualidade de produtos e serviços;
3. Analisar: mediante os resultados obtidos na etapa anterior procura-se então por estratégias que oferecem os menores riscos para que o projeto alcance o objetivo desejado;
4. Desenhar (ou detalhar): nessa etapa, a viabilidade do projeto é testada e são criados planos de ação para áreas que precisam de melhorias;
5. Verificar: etapa final, que disponibiliza o produto ou serviço no mercado e acompanha os seus resultados.
8) 5W2H
Essa é uma ferramenta de gestão de qualidade bastante simples de ser utilizada, por ser mais adaptável ao mercado, contendo checklist de atividades a serem realizadas pelos colaboradores de uma empresa.
A ferramenta 5W2H oferece maior clareza na organização das funções, possibilitando um melhor controle de tarefas e otimizar o tempo gasto na execução de cada uma.
A sigla 5W2H corresponde a sete perguntas, sendo o “W” e o “H” referências em inglês aos termos questionados. Assim, quem se vale dessa metodologia deve se atentar aos seguintes itens:
5W:
· What? Qual o objetivo do projeto;
· Why? Por que realizar o projeto;
· Where? Onde o projeto será aplicado;
· When? Tempo gasto para a execução do projeto;
· Who? Quem são os envolvidos no projeto (equipe).
2H:
· How? Como será realizado o projeto;
· How Much? Quanto custará o projeto.  
9) FMEA
A ferramenta, sua sigla, tem origem na língua inglesa, sendo ela: “Failure Mode and Effect Analysis (Modo de falha e análise de efeito) “.
É baseada em uma maneira de analisar eventuais desvios e falhas em um determinado processo ou produto, levando em consideração também as causas que levaram a ocorrer.
Essa ferramenta é utilizada com maior frequência em processos de melhorias contínuas ou em etapas de desenvolvimento de produtos, pois é extremamente benéfico para a indicação de falhas de forma minuciosa, podendo servir também como ponto de partida para a proposição de ações preventivas.
 10)Matriz BCG:
A Matriz BCG foi criada na década de 1970, pela empresa Boston Consulting Group (BCG), e essa ferramenta perpetuar até os dias de hoje. 
É uma ferramenta de análise gráfica a qual permite que o gestor tome as melhores decisões estratégicas para cada produto ou unidade de negócio. Levando em conta a taxa de crescimento do produto e a participação do mesmo no mercado.
A Matriz BCG é uma matriz “2X2”, a qual permite avaliar o portfolio da empresa com base no ciclo de vida de cada produto, permitindo medir a vantagem competitiva de cada produto da empresa em relação aos seus concorrentes.
Há uma classificação de cada quadrante da matriz, sendo representada por símbolos. Sendo eles:
· Estrelas: produtos que possuem boa taxa de crescimento (vendem bem) e possuem boa participação no mercado (são bem aceitos pelos consumidores).
· Pontos de interrogação: geralmente são produtos recém-lançados e que têm bom potencial de mercado, mas que ainda possuem baixa participação. Por esse motivo, ainda não geram lucro e são colocados em questionamento pelos gestores. Entretanto, cabe a estes estabelecer ações capazes de fazer com que mudem de posição dentro da matriz.
· Vacas leiteiras: representam produtos estáveis no mercado, com baixa taxa de crescimento, porém, com boa participação. Oferecem bons lucros à empresa e requerem baixo investimento, constituindo assim, a base da empresa.
· Abacaxis: esses são os produtos que possuem baixa ou nenhuma perspectiva de mercado. Eles não vendem bem, não oferecem lucros à empresa e tão pouco possuem boa participação. Os “abacaxis” norteiam o gestor pela tomada de decisão de retirar o produto do mercado ou então recuperá-los.
 11)Matriz GUT
A matriz GUT é baseada em 3 aspectos: Gravidade; Urgência; Tendência do processo. 
É muito utilizada para estabelecer prioridades, permitindo que o gestor priorize as tarefas mais importantes para empresas, definindo quais serão executadas primeiro.
Considerada como uma das ferramentas de gestão mais fáceis de aplicar, consiste na estruturação de uma tabela onde o primeiro passo é listar os problemas. Esses problemas são classificados conforme com uma das três variáveis apresentadas (gravidade, urgência e tendência).
Cabe salientar, para cada variável é atribuída uma nota. No final, as notas são multiplicadas e o maior resultado definira a tarefa prioritária, ou seja, aquela que deve ser executada antes das demais.
 12)Modelo OBZ 
A ferramenta Modelo OBZ, as suas siglas são: “Orçamento de Base zero”, é uma ferramenta de planejamento orçamentário, tendo como objetivo principal estabelecer o mínimo de recursos financeiros necessários para a empresa consiga atingir suas metas.
Essa ferramentaparte do princípio de que muitas empresas ao elaborarem seus orçamentos de uma convencional, considerem que todos os gastos do último exercício serão novamente necessários e que todas as metas de receita serão alcançadas.
Diante disso, gera um orçamento inchado e desalinhado com a estratégia, pois os números não são analisados de forma detalhada e cuidadosa, dessa forma, a metodologia visa eliminar gastos desnecessários, vislumbrando o aumento da receita da empresa.
Conclusão:
Com base nas ferramentas disponíveis apresentadas nesse trabalho, a escolha da ferramenta de gestão ideal não é uma escolha fácil. Porem, o processo de escolha poderá ser facilitado ao levar em consideração as principais características e necessidades do empreendimento. 
Uma boa análise permitira a eficaz otimização da cadeia operacional do empreendimento através da ferramenta apropriada. 
Referências:
https://www.euax.com.br/2018/08/ferramentas-de-gestao-de-projetos-mais-utilizadas/
https://smartalk.com.br/blog/ferramentas-de-gestao/
https://portal.fslf.edu.br/wp-content/uploads/2016/12/A-IMPORT-NCIA-DAS-FERRAMENTAS-DE-GESTO-NAS-ORGANI-ZAAiES-Marcos.pdf
https://www.profrandes.com.br/userfiles/d69bcc9f0eb9452f3afef3a9b408ac22.pdf
https://klickpages.com.br/blog/ferramentas-de-gestao/
https://robsoncamargo.com.br/blog/Mais-de-10-ferramentas-de-gestao-e-metodologias-para-melhorar-a-sua-vida
https://blog.sage.com.br/as-principais-ferramentas-de-gestao-de-qualidade/	
http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2009_tn_stp_093_628_14670.pdf
http://repositorio.roca.utfpr.edu.br/jspui/bitstream/1/3350/1/PB_COCTB_2014_2_02.pdf
https://repositorio.ufsc.br/xmlui/bitstream/handle/123456789/78973/170414.pdf;jsessionid=8BA9EA787B37D06D7F11DC1B22E7F240?sequence=1
https://econsult.org.br/blog/business-model-canvas-bmc-e-a-importancia-de-um-modelo-de-negocios/?gclid=CjwKCAjw1ej5BRBhEiwAfHyh1DvviLxjtdivXINC9kzOhJBbHtRCtiYl2EJHIK9iAsYPL6DPCHHDjBoCFNgQAvD_BwE
https://pt.wikipedia.org/wiki/Business_Model_Canvas
https://robsoncamargo.com.br/blog/Diagrama-de-Pareto-o-que-e-e-quando-voce-deve-usa-lo#:~:text=O%20Diagrama%20Pareto%20tem%20o,a%20elimina%C3%A7%C3%A3o%20de%20futuras%20perdas.
https://www.siteware.com.br/metodologias/diagrama-de-ishikawa/