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ESPIRITO SANTO GESTÃO DE PESSOAS NO AGRONEGÓCIO CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU NÚCLEO DE PÓS-GRADUAÇÃO E EXTENSÃO – FAVENI 1 1 SUMÁRIO 1 A GESTÃO DE PESSOAS NO AGRONEGÓCIO .............................. 3 1.1 A gestão de empresas rurais ....................................................... 3 2 GESTÃO DE PESSOAS – CONCEITOS ........................................... 7 2.1 COMO TER UMA BOA GESTÃO DE PESSOAS NA SUA EMPRESA 9 2.2 Gestão de Pessoas nas organizações ...................................... 10 2.3 Gestão de Pessoas no setor público ......................................... 11 2.4 Os 5 pilares da gestão de pessoas ........................................... 11 2.5 8 tendências de gestão de pessoas para 2017 ......................... 18 2.6 Gestão de pessoas nas pequenas empresas ........................... 20 2.7 A importância da gestão de pessoas nas pequenas empresas 21 2.8 O que o profissional de gestão de pessoas faz pela empresa .. 21 2.9 Os benefícios da gestão de pessoas nas pequenas empresas 22 3 ESTUDOS DO GERENCIAMENTO DE PESSOAS COM BASE MOTIVACIONAL VISANDO NA SUPERAÇÃO DE SITUAÇÕES, PROBLEMAS E CONFLITOS ................................................................................................. 23 4 CONCEITOS DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTERNA E EXTERNA VISANDO PROCESSOS, BARREIRAS, FLUXOS FORMALE INFORMAL, REDES E MEIOS DE COMUNICAÇÃO ...................................... 26 4.1 COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA E SUAS DIFERENÇAS 26 4.2 COMUNICAÇÃO EXTERNA ..................................................... 26 4.3 COMUNICAÇÃO INTERNA ...................................................... 28 4.4 Princípios da Comunicação Interna ........................................... 29 4.5 Formalidade da Comunicação ................................................... 34 4.6 Revista de Imprensa.................................................................. 36 4.7 Propostas de Desenvolvimento Cultural.................................... 37 2 4.8 Diferenças entre Comunicação Interna e Comunicação Externa: 37 5 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE PESSOAS NO AGRONEGÓCIO 38 5.1 Conheça a Importância da Gestão no Agronegócio .................. 38 5.2 Por Que Iniciar a Gestão de Agronegócio o Mais Breve Possível? 38 5.3 Quando a Falta da Gestão Se Torna Um Risco? ...................... 39 5.4 Gestão e agronegócio ............................................................... 39 5.5 Gestão de pessoas faz a diferença no agronegócio brasileiro .. 42 5.6 Gestão de Pessoas e de Processos: ferramentas para a competitividade do Agronegócio ................................................................... 44 3 2 A GESTÃO DE PESSOAS NO AGRONEGÓCIO 2.1 A gestão de empresas rurais Um aspecto fundamental para a contextualização contemporânea do agronegócio está associado à maneira pela qual a gestão tem incorporado diversas práticas tradicionalmente relacionadas a organizações industriais, comerciais e prestadoras de serviços tipicamente urbanas. Com isso, o termo gestão a cada ano ganha mais importância em eventos, sites, revistas e diálogos, e nota-se que está se tornando um "jargão" colocar a gestão como a responsável por tudo que acontece nas empresas, e na pecuária leiteira não seria diferente Fonte: totalconsult.com.br A importância do tema é indiscutível, mas alguns cuidados conceituais devem ser tomados para o correto entendimento e uso do termo, e consequentemente o amplo aproveitamento dos resultados que sua prática correta pode proporcionar. Gestão empresarial pode ser conceituada como "a busca de um significado conceitual dos modelos e das técnicas, através das pessoas, via um conjunto de comportamentos e aplicações práticas, voltados e sustentados pela ação". A prática da gestão simplificadamente é a reunião da racionalidade da administração com a intuição/pragmatismo da liderança, em outras palavras 4 pode-se dizer que gestão = administração mais liderança. A parte da administração trata das técnicas, dos recursos tangíveis, dos processos, das regras e do uso das tecnologias. A parte da liderança trata das atitudes, dos comportamentos, das intenções, da motivação, da criatividade, da comunicação. Por natureza, é uma atividade sofisticada em seu pragmatismo: ela busca resultados. O que interessa, prioritariamente, é a transformação de intenções em resultados, ao longo dos ciclos de vida das organizações, dos processos, dos produtos e das equipes. Estes conceitos contribuem para evidenciar a importância da liderança em uma propriedade. Por liderança entende-se que é a habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando atingir aos objetivos identificados como sendo para o bem comum. Na gestão de qualquer organização, a liderança é importante porque as atividades são fundamentalmente realizadas por pessoas, por mais automatizada que seja o sistema produtivo. Daí a afirmativa que o gestor gerencia e controla os recursos da empresa, as finanças, estoques, mas não pode gerenciar seres humanos, ou seja, gerencia coisas e lidera pessoas. Isso porque as coisas não têm capacidade e liberdade para escolher, só as pessoas as têm e o gestor pode influenciar nessas escolhas. Para que o gerenciamento aconteça na prática, é necessária uma boa atuação da liderança e o uso adequado de ferramentas administrativas, e acima de tudo tomar decisões que propiciem o alcance dos resultados esperados pela empresa. Desta forma, a função do gestor é analisar riscos e tomar decisões, o que é um processo complexo que requer raciocínio, compromisso, e uso de informações, além de lidar com pessoas, princípios, conceitos e metodologias (algumas delas abstratas), e o uso correto das informações e conhecimentos, podem reduzir o risco. O tratamento de fazendas produtoras de leite como empresas, ainda não começou no Brasil. Existem alguns casos aqui e ali, mas a grande maioria das propriedades ainda não experimentou os prazeres de uma gestão empresarial. As razões são muitas, mas destacam-se o fato de que a atividade ainda não despertou o interesse de grupos econômicos para o seu potencial de fazer dinheiro. Não sendo uma atividade economicamente sólida porque carece de ajustes básicos e fundamentais como, por exemplo, a aplicação total dos 5 padrões de qualidade impostos para o leite pelo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, maior controle das importações predatórias, o uso ilegal do soro em substituição ao leite entre outros. Com a correção destes fatores, a atividade poderá se tornar atraente financeiramente e os conceitos de gestão de negócios passarão a ser prática comum nas fazendas produtoras de leite. A aplicação da administração estratégica em fazendas é algo ainda pouco experimentada e a relação custo- benefício auxilia na identificação de áreas que podem ser melhoradas por meio de maior atenção e comunicação eficaz. Segundo o Diagnóstico da Pecuária Leiteira em Minas Gerais, realizado em 2005, 67% das administrações de empresas rurais produtoras de leite são realizadas pelos proprietários, e 29,60% pelo proprietário e sua família. Neste sentido, a administração é tipicamente familiar e poucos são os casos em que a administração é realizada por um administrador contratado. O pequeno volume de produção da maioria dos produtores é a principal justificativa para estes não contratarem administradores. Muito se tem falado em gestão/administração, mas poucas são as propriedades onde se pode perceber realmente, sua aplicação. Os benefícios da administração, as consequências da não administração ou a necessidade dela, são fatores importantes apontados por vários autores. Nota-se que apesar de importante considera-se baixo o uso da administração em fazendas.Segundo uma pesquisa realizada nacionalmente com diversos sistemas produtivos, e inclusive o do leite, existem vários fatores limitantes ao desenvolvimento da administração rural no Brasil, os quais se destacam: a) Dificuldade de compreensão do quadro teórico e metodológico do processo de gestão rural no país, tanto por parte dos produtores como por parte dos profissionais que trabalham com assistência técnica e extensão rural. b) Certa desconfiança, por parte dos produtores e até dos técnicos, quanto à necessidade e a eficácia de se usar um processo de gestão mais acurado, envolvendo, por exemplo, o planejamento formal para ações de longo prazo ou o controle individualizado do fluxo de caixa das atividades existentes. Essa atitude negativa pode estar relacionada a vários fatores não controláveis que afetam o resultado 6 econômico das empresas rurais e dificulta o seu processo administrativo. c) Maior custo dos serviços de uma assistência agropecuária mais abrangente (englobando técnicas de gestão) e carência no mercado de profissionais relativamente autônomos, sem vínculo com empresas que mantêm relações comerciais com os produtores rurais, e dispostos a assumir algumas funções de cunho administrativo junto às empresas rurais. d) Alto custo para se implantar sistemas de registro contábil, principalmente pelo esforço necessário à coleta de dados precisos em condições a campo e, dificuldades para se gerar e interpretar as informações relevantes ao processo decisório nas empresas rurais. Estes mesmos trabalhos concluíram ainda que há uma diferença significativa entre as percepções de técnicos e produtores de leite, quanto ao processo administrativo nas áreas de produção, finanças, comercialização e recursos humanos dos sistemas de produção de leite. Estas propriedades geralmente são administradas de forma empírica, sem a adoção de um planejamento formalizado e os controles, quando utilizados, são mais simples. Esta diferença de percepção, a começar pelos objetivos que os produtores vislumbram para seus sistemas de produção, podem levar a distorções na atuação dos técnicos nos sistemas assistidos por eles, e consequentemente o comprometimento dos resultados possíveis de serem alcançados. Tem-se verificado ainda um baixo envolvimento qualitativo e quantitativo dos profissionais da assistência técnica e extensão rural (engenheiros agrônomos, médicos veterinários, zootecnistas, técnicos em agropecuária) em assuntos relacionados ao processo administrativo das empresas rurais. Entretanto, para os profissionais de ciências agrárias que tiverem uma abordagem mais proativa e focada em resultados, esta pode ser uma oportunidade de atuação. O uso de ferramentas administrativas não garante o êxito de um sistema de gestão. É necessário influenciar as pessoas para que façam o que deve ser feito. Para que isso aconteça, os objetivos do produtor devem estar claros, a assistência técnica deve compreendê-los, e juntos buscarem as melhores 7 alternativas para alcança-los, com um bom planejamento e fundamentado em dados e informações. Vimos quanto ao desafio de colocar a gestão em prática nas empresas rurais, e um conceito comum é que não há como administrar sem medir, tema do nosso próximo artigo. Gostaríamos de saber sobre sua opinião e sugestões e por isso perguntamos: quais aspectos da gestão você tem dúvidas ou gostaria que fosse abordado nesta coluna? Utilize o espaço abaixo e nos envie suas sugestões.1 3 GESTÃO DE PESSOAS – CONCEITOS Gestão de pessoas é um conceito empregado às estratégias que objetivam atrair, reter, potencializar e administrar o capital humano de uma empresa. As empresas que a possuem entre suas políticas internas são aquelas que formam profissionais mais bem qualificados e motivados para desempenhar as suas funções. A gestão de pessoas é comumente confundida com a atuação do setor de Recursos Humanos. No entanto, o RH apenas disponibiliza as ferramentas e mecanismos necessários à atuação dos profissionais em uma empresa. Já a gestão das pessoas utiliza esses e outros recursos em ações que valorizem os colaboradores. 1 Extraído do link: www.milkpoint.com.br 8 Fonte: blog.luz.vc Dessa forma, A gestão de pessoas é comumente confundida com a atuação do setor de Recursos Humanos. Como líderes, eles precisam manter os colaboradores motivados por meio de técnicas que os ajudem a desenvolver constantemente suas habilidades. Como consequência, promovem não só o desenvolvimento dos profissionais, como também o crescimento da empresa. PRINCIPAIS PONTOS DA GESTÃO DE PESSSOAS: A gestão de pessoas, portanto, humaniza as instituições, adaptando as empresas para manterem a harmonia e a satisfação tanto do empregado quanto do empregador. Esse gerenciamento segue quatro pilares principais: participação, capacitação, envolvimento e desenvolvimento. PARTICIPAÇÃO É um processo que engloba todos os funcionários da instituição, estimulando o trabalho em equipe, sem excluir ninguém. Como abre espaço para todos os profissionais darem sua opinião nas questões empresariais, essa prática proporciona o surgimento de novas ideia e soluções que contribuem com a melhoria constante na gestão da companhia. CAPACITAÇÃO Nessa etapa, o colaborador é capacitado, aperfeiçoando suas qualidades por meio de palestras, workshops, cursos e treinamentos. O profissional deve se sentir preparado, confiante e competente para dar o seu melhor em suas funções e isso refletirá em sua produção e rendimento. ENVOLVIMENTO Com um colaborador participativo e capacitado, é necessário envolvê-lo aos valores e missão da empresa. Dessa maneira, ele estará em sintonia com todos, e será capaz de desenvolver e produzir não só individualmente, mas em conjunto. DESENVOLVIMENTO Com todos os setores alinhados pelas etapas anteriores, novos projetos podem ser desenvolvidos e colocados em prática com a ajuda de profissionais participativos, capacitados e envolvidos nos processos e objetivos da instituição. 9 3.1 COMO TER UMA BOA GESTÃO DE PESSOAS NA SUA EMPRESA A gestão de pessoas tem sido muito valorizada e praticada por grandes organizações. Elas entenderam a importância de oferecer o suporte necessário aos funcionários para que se sintam reconhecidos, e, consequentemente, motivados. No entanto, ainda existem empresas que não sabem delegar aos reais responsáveis a gestão de pessoas. Outras vão muito além disso e ainda tratam os seus funcionários como custos e não ativos. Uma organização que queira obter sucesso deve investir principalmente no treinamento de líderes para que eles sejam capazes de enxergar a importância dos seus subordinados no alcance de resultados. Também é importante investir em um RH que garanta os direitos e deveres dos funcionários, visando a sua satisfação plena desde a contratação. Dessa forma, os profissionais poderão contar com melhores salários e benefícios, segurança no trabalho, capacitações e oportunidade de crescimento. Essas ações promovem a capacitação dos colaboradores, bem como todos os benefícios materiais que ele precisa para se manter motivado no desempenho de suas funções. A gestão de pessoas envolve a formação de todos que constituem a empresa, de modo que suas estratégias voltadas para o ser humano comecem a fazer parte da cultura organizacional. Isso possibilita a criação de um ambiente de trabalho produtivo, em que não somente a empresa se beneficie, mas também os seus funcionários, atingindo o seu sucesso profissional e satisfação pessoal. Valorizar o funcionário é importantíssimo para todas as empresas, pois a satisfação profissional é colocada por muitos a frente até mesmo da remuneração.2 O conceito de gestão de pessoas ou administração de recursos humanos é uma associação dehabilidades e métodos, políticas, técnicas e práticas definidas, com o objetivo de administrar os comportamentos internos e potencializar o capital humano nas organizações. 2 Extraído do link: http://www.jrmcoaching.com.br 10 A Gestão de Pessoas ocorre através da participação, capacitação, envolvimento e desenvolvimento de funcionários de uma empresa, e a área tem a função de humanizar as empresas. Muitas vezes, a gestão de pessoas é confundida com o setor de Recursos Humanos, porém RH é a técnica e os mecanismos que o profissional utiliza e gestão de pessoas tem como objetivo a valorização dos profissionais. Em uma empresa, a gestão de pessoas deve ser feita pelos gestores e diretores, porque é uma área que requer capacidade de liderança. O setor de gestão de pessoas possui uma grande responsabilidade na formação dos profissionais, e tem o objetivo de desenvolver e colaborar para o crescimento da instituição e do próprio profissional. Gestão de Pessoas por Idalberto Chiavenato: A gestão de pessoas, assim como recursos humanos, faz parte da área de administração, e uma das obras mais conhecida é “Gestão de Pessoas” de Idalberto Chiavenato. Chiavenato é um autor brasileiro na área de administração de empresas e de recursos humanos, seus livros são utilizados por administradores de todo Brasil, além de países da América Latina, e na Europa, como Portugal e Espanha. Chiavenato possui várias obras que versam sobre o tema gestão de pessoas, como “Gerenciando as Pessoas”, “Administração de Recursos Humanos”, “Treinamento e Desenvolvimento de Recursos Humanos” e outros. 3.2 Gestão de Pessoas nas organizações O capital humano tem sido cada vez mais valorizado pelas organizações, pois elas entenderam que devem oferecer o suporte necessário para que essas pessoas desenvolvam novas aptidões e aperfeiçoem características que já possuem. Se as pessoas dentro das organizações tiverem oportunidade de progressão, elas vão poder dar o melhor delas, originando resultados positivos para a empresa em questão. Uma boa gestão dos elementos de uma organização causa um crescimento contínuo, onde todos contribuem para um ambiente de eficiência e eficácia. 11 3.3 Gestão de Pessoas no setor público A gestão de pessoas no setor público possui algumas particularidades. Ao contrário do que acontece no setor privado, onde o gestor pode contratar indivíduos que apresentem características vantajosas para a empresa, no setor público, a lei exige que as contratações sejam feitas mediante concursos públicos. É por esse motivo que no âmbito do setor público ações de desenvolvimento profissional são cruciais, pois os elementos podem aprender a progredir na carreira, e não aprendem só a cumprir as suas funções atuais de forma mais eficaz. Os responsáveis pela gestão de pessoas no setor público devem saber motivar os funcionários, para que estes sintam que são uma peça importante na empresa. Se isto acontecer, seguramente terão um melhor desempenho no trabalho. Além disso, a área de gestão de pessoas tem também a responsabilidade de exercer práticas de gerenciamento, planejamento, avaliação e recompensas, criando e mantendo um ambiente profissional e positivo na organização.3 3.4 Os 5 pilares da gestão de pessoas 1° Pilar – Motivação 2° Pilar – Processo de Comunicação 3° Pilar – Trabalho em Equipe 4° Pilar – Conhecimento e Competência 5° Pilar – Treinamento e Desenvolvimento 3 Extraído do link: www.significados.com.br 12 Fonte: iniciativaarca.wordpress.com Foi-se o tempo em que as pessoas eram vistas como simples engrenagens que poderiam ser facilmente substituídas dentro de uma organização. Cada vez mais as empresas encaram seus colaboradores como peças essenciais para o sucesso. Nesse contexto, a gestão de pessoas e dos recursos humanos acabou ganhando bastante força nos últimos tempos e hoje em dia administrar os recursos humanos e potencializar o desempenho de quem faz parte de uma empresa virou um grande diferencial competitivo. Por isso, fazer a gestão de pessoas não se trata apenas de procurar deixar seus colaboradores satisfeitos e motivados, mas de criar uma estratégia completa, que envolve toda a organização em busca do desenvolvimento, capacitação e humanização de quem faz parte dela. Ela está apoiada em 5 pilares essenciais. 1° Pilar: Motivação Normalmente esse será o ponto de partida e combustível para os outros 4 pilares da gestão de pessoas, pois qualquer empresa depende do comprometimento individual de cada pessoa que participa dela. Um funcionário sem motivação rende muito menos do que é capaz e está sempre pronto para sair na primeira oportunidade possível. Esse não é o perfil de trabalhador que as empresas buscam atualmente, muito pelo contrário, a automotivação é um dos pontos essenciais buscados em processos seletivos. Pensando na organização como um todo, o mais importante é entender o que motiva uma pessoa a fazer parte dela. Podem ser incentivos financeiros 13 (altos salários e bônus), o propósito da empresa em si (negócios sociais e que buscam o bem), o desafio proporcionado a quem participa delas (no caso de startups e novos empreendimentos), um plano de carreira consistente (desenvolvimento e valorização de funcionários), enfim, existem uma série de motivadores e cada pessoa reage de maneira diferente a cada um deles. Como eu falei, é necessário entender o que sua organização ou área possui de bom e focar nesse aspecto ao contratar. Dicas práticas de como ter a motivação como base da gestão de pessoas da sua empresa: Tenha metas da empresa, das áreas do negócio e individuais – quando uma pessoa sabe o que tem que buscar, ela fica mais motivada para correr atrás disso. E se vai fazer metas, que sejam ousadas para tirar seus colaboradores da zona de conforto. Faça um processo seletivo transparente e exigente – Se você coloca pessoas alinhadas com seus valores e que entendem todo o funcionamento e dificuldades que existem, a chance de mantê- las motivadas é muito maior. Adote a meritocracia (de verdade) – quem atinge os resultados planejados precisa ser reconhecido por isso, independentemente de sua posição hierárquica ou cargo. Isso pode ser feito com promoções, bônus financeiro, prêmios (como viagens ou ingressos para um teatro) ou treinamentos exclusivos. Abordagem individual com feedbacks periódicos – cada pessoa é diferente e deve ser tratada dessa forma. Dar feedbacks periódicos (semanalmente, mensalmente ou trimestralmente) pode ajudar muito a corrigir comportamentos erráticos, motivar alguém que poderia estar ficando desmotivado e garantir uma excelente gestão de pessoas em qualquer nível hierárquico. Colocar essa dica na prática é tão fácil quanto anotar comportamentos e sentar para ter uma conversa sincera. 2° Pilar: Processo de comunicação Para que tudo o que falamos no parágrafo anterior realmente aconteça, uma boa comunicação é essencial. Não só entre gestores e funcionários ou entre colaboradores do mesmo setor, mas uma comunicação de toda a empresa integrada, que faça com que a informação sempre esteja disponível quando for 14 necessária. Os administradores devem incentivar o diálogo, quebrando as barreiras hierárquicas e trabalhando em conjunto com todo o time, para assim atingir um objetivo comum. Dicas práticas de como ter um processo de comunicação prático na gestão de pessoas da sua empresa: Adote um software de comunicação interna – no passado esse bate papo era feito por e-mails, o que pode ser lento e pouco prático. Hoje em dia eu recomendo fortemente o Slack (usamos aqui na LUZ), que vai ser uma ferramenta que ajudará as próximas 3 dicas. Método da Comunicação Imediata – Muitasvezes em equipes que trabalham no mesmo ambiente, ocorre o envio de e-mails para comunicar coisas que podem ser tratadas por conversas pessoais rápidas ou por telefone. Saiba quando priorizar e incentivar cada um. Promova a agilidade em respostas – nenhum e-mail ou chat pode ficar mais de 1 hora sem resposta. Essa prática vai agilizar o processo de comunicação entre os colaboradores da sua empresa. Para melhorar, esse tipo de prática quando adotada como exemplo, se transmite também para os clientes. Evite gargalos – Quando existe trabalho entre equipes, muitas vezes o colaborador A fala com o gerente do projeto que comunica esse item para o colaborador B. Se for possível, deixe o colaborador A em contato com o colaborador B diretamente. 3° Pilar: Trabalho em equipe A empresa é um organismo só com um objetivo comum para todos, por isso não faz sentido cada setor ou cada equipe ter os seus próprios objetivos se eles não possuem ligação com os demais. Só conseguindo ver a importância do que todos estão realizando é que os funcionários se sentem relevantes dentro de um ambiente organizacional. Por isso muito mais do que aquele papo de ter um ambiente bacana (que até é importante e se você quiser entender como o seu está, utilize a nossa planilha de pesquisa de clima), eu acredito em iniciativas que fazem com que o trabalho em equipe seja natura e orgânico ao trabalho em si na sua empresa ou área. 15 Dicas práticas de como melhorar o trabalho em equipe na gestão de pessoas da sua empresa: Crie grupos de trabalho – Esses grupos de trabalho funcionam como projetos específicos. Possuem início, meio e fim, bem como um objetivo bem claro que deve ser alcançado. Já vi empresas com projeto de implementar melhorias em seus sites. Nesse caso, pessoas de diferentes áreas bolavam testes A/B, mensuravam os números e implementavam as melhorias onde haviam resultados positivos. Utilize um software para compartilhamento de tarefas – Como eu havia falado ali em cima, quanto mais natural for a interação entre colaboradores, mais prático vai ser gerar um trabalho em equipe de primeira. Uma forma de fazer isso é utilizando um software de gerenciamento de tarefas e todos. No nosso caso, usamos o Trello (mas existem diversos outros também). Veja um painel exemplificando diversas pessoas trabalhando em atividades comuns. Faça reuniões de acompanhamento – O trabalho de equipe fica muito melhor quando todo mundo está na mesma página. Ao fazer reuniões de no máximo 30 minutos no início de cada semana conseguimos criar uma sinergia muito grande entre atividades em comum de equipes diferentes. Tenha momentos de diversão – Nada melhor para um bom ambiente de trabalho ter momentos em que você não fala de trabalho. Por isso estimule momentos de interação fora do ambiente de trabalho. Isso pode variar desde um almoço até um happy hour. Aqui na LUZ periodicamente fazemos uma trilha com a empresa inteira. 4° Pilar: Conhecimento e competência Por melhor que seja estruturado todo esse sistema que viemos falando ao longo do texto, o sucesso não será possível caso os funcionários não possuam conhecimento e competência para executar as suas tarefas. Sendo assim, é preciso que seja feito um planejamento que busque montar a melhor equipe possível e criar um ambiente em que todos consigam crescer juntos. Esse 16 processo de construção passa pelo processo seletivo e construção de uma cultura de valores forte. Para que isso aconteça o ideal é manter as práticas de gestão por competências – identificando os pontos fortes e as oportunidades de melhoria dos profissionais – e de feedback, que permite estar sempre dando retorno sobre cada ação dos membros da equipe. Dicas práticas de como aprimorar competências na gestão de pessoas da sua empresa: Pratique a Avaliação de Desempenho baseada em competências – Para isso, defina quais são as principais competências da sua organização e de áreas específicas, estipule pesos para competências mais importantes e realize a avaliação periodicamente. Realize um processo seletivo rigoroso (e transparente) – Uma das piores coisas que pode acontecer é você colocar uma pessoa para dentro da sua empresa que não esteja alinhada com os seus valores ou com o que sua empresa faz no dia a dia. Por isso, seja o mais sincero possível em relação a salário, horário de trabalho, possíveis horas extras e nível de pressão. Não se contente em contratar pessoas mais ou menos. Só contrate pessoas que realmente sejam muito boas. 5° Pilar: Treinamento e desenvolvimento Quem fica parado acaba ficando para trás, e isso vale não só para a gestão da empresa como um todo, mas também para o desenvolvimento de cada funcionário. O treinamento e a busca pelo desenvolvimento devem ser constantes, partindo conjuntamente da empresa e de cada um dos trabalhadores. 17 Fonte: prevencaodeperdasbrasil.com.br O mais importante é atingir um ponto de equilíbrio em que a empresa e o profissional estejam satisfeitos com o resultado da troca. Dessa forma, todos ganham e têm a oportunidade de crescerem juntos, em uma parceria que tem tudo para dar certo. Dicas práticas de como fazer treinamento e desenvolvimento na gestão de pessoas da sua empresa: Identifique treinamentos mais desejados – Com uma simples pesquisa entre os seus colaboradores você consegue identificar o que eles mais gostariam de aprender ou se aprimorar. Podem ser cursos técnicos (sobre um software ou como mexer em um equipamento ou máquina) ou comportamentais (negociação para vendedores ou de conhecimentos específicos). Além disso, se você está vendo quando tem gente da sua equipe necessitando de um treinamento ou de outro. Realize um processo contínuo de treinamento e desenvolvimento – Sabendo o que é mais importante, vale a pena organizar treinamentos de tempos em tempos. Para isso, utilize uma planilha de controle de treinamento e desenvolvimento. Lembre-se que os treinamentos podem ser feitos por alguém da sua equipe (“de 18 graça”), por algum parceiro ou até mesmo contratando uma empresa para dar um treinamento in-company.4 3.5 8 tendências de gestão de pessoas para 2017 Uma boa gestão de pessoas pode ser o fator determinante para o sucesso de uma empresa. Para ajudar os donos de pequenos negócios a superarem esse desafio, o Sebrae disponibiliza em seu portal uma página com as oito tendências em gestão de pessoas para 2017. Entre elas estão o home office, a autogestão e a realização de treinamentos. “Manter os funcionários motivados com o trabalho não é uma tarefa fácil, mas com empenho e dedicação é possível que uma empresa transforme seu capital humano em um dos principais diferenciais entre os seus concorrentes”, afirma o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos. Confira as tendências, baseadas nos estudos Future of Work (Futuro do Trabalho), realizado pela ADP (Automatic Data Processing) e o site Glassdoor, um dos maiores portais de carreira do mundo. 1. Mobilidade no trabalho O home-office, prática que permite que os colaboradores trabalhem de casa, não é algo novo, porém, tem se tornado comum dentro das empresas. Assim como a contratação de freelancers - ou profissionais autônomos - que não têm vínculos empregatícios institucionais (carteira assinada, entre outros benefícios). Geralmente, seus contratos são específicos para sua uma demanda ou job. 2. Auto gestão O colaborador não terá mais alguém que supervisione seu trabalho. Ganha força a autogestão como forma de sustentar o protagonismo do profissional. As estruturas cada vez mais enxutas e menos hierarquizadas exigirão colaboradores mais qualificados e generalistas trabalhando em função de projetos e entregas e não apenas sobre tarefas. 3. Trabalho pelo propósito4 Extraído do link: blog.luz.vc 19 Relacionado à tendência anterior, cresce no mercado o número de colaboradores que aceitam oportunidades com base no propósito, seja da ação ou da empresa, e não mais prioritariamente pelo cargo a ser ocupado, pelos benefícios da vaga ou pela forma de contratação. De qualquer maneira, aqui está mais um grande impacto na gestão de pessoas. A sugestão é que os profissionais de RH reflitam sobre estratégias de engajamento e sobre cultura corporativa. 4. Employer branding A expressão branding significa o esforço contínuo de gerar valor para a marca. No caso do employer branding a ideia é a mesma, porém, o alvo é diferente. Enquanto as ações de branding miram os consumidores, o employer branding tem como alvo os colaboradores da organização. Despertar o desejo de fazer parte de uma organização é o objetivo central do employer branding, que busca o engajamento dos atuais e potenciais colaboradores. 5. Planejamento de carreira em “W” Há pouco tempo, a única forma de crescer em uma empresa era no sentido vertical, ou “Y”, na qual o profissional, assim que atinge um determinado nível de conhecimento e experiência, precisa escolher entre dois caminhos: a carreira gerencial ou a técnica. Hoje, devido à complexidade de várias organizações e à multidisciplinaridade dos colaboradores, surgiu um novo modelo, a carreira em “W”, que consiste em adicionar mais uma opção de carreira para o profissional: a carreira de gestor de projetos. 6. Job Rotation Essa tendência tem tudo a ver com a geração de profissionais do futuro. Essa prática permite que o colaborador se movimente mais dentro da empresa e consiga aprender sobre determinado negócio com profundidade. Vivenciando diferentes rotinas, atividades e funções, o profissional é capaz de entender os processos e ampliar o seu ponto de vista sobre as diferentes áreas de atuação de sua carreira. 7. Remuneração variável x remuneração fixa Uma das mais fortes tendências na gestão de pessoas no futuro é que a remuneração fixa, aquela baseada nas competências (capacidade para resolver problemas) exigidas para o cargo seja cada vez menor, se comparada à 20 remuneração variável, cuja base é o desempenho individual de cada colaborador e, em alguns casos, da equipe como um todo. A forma como essa remuneração é paga varia de cultura para cultura: da tradicional PLR paga no Brasil à opção de compra de ações da companhia oferecida aos executivos norte-americanos. Aliás, a possibilidade de se tornar sócio da empresa em que trabalha aparece, por si só, como uma forte tendência na gestão de pessoas para os próximos anos. 8. Treinamento corporativo virtual A maneira como as áreas de treinamento leva o conhecimento às equipes tem sofrido cada vez mais impacto. Trazer as pessoas ao conhecimento já não é mais uma ação efetiva. O atual cenário indica que o mais eficaz é disponibilizar o material para que o aluno tenha a opção de acessá-lo a qualquer momento e de onde desejar. Nesse sentido, as ferramentas de EAD têm se sofisticado, contribuindo para a superação da resistência das pessoas quanto ao ensino a distância.5 3.6 Gestão de pessoas nas pequenas empresas Atrair e reter talentos, promover o desenvolvimento de pessoas nas organizações, aumentar a produtividade, reduzir a rotatividade e criar um ambiente de trabalho sinérgico, que mantenha os funcionários satisfeitos e comprometidos com o trabalho, são desafios que só uma gestão de pessoas bem estruturada consegue superar. Contudo, a gestão de pessoas nas pequenas empresas ainda sofre do estigma da falta de recursos, do número reduzido de funcionários e da resistência de muitos empresários, que não veem a ação como investimento, mas, sim, como um custo a ser evitado. E é exatamente sobre isso que vamos falar no post de hoje! Que tal conhecer o poder da gestão de pessoas nas pequenas empresas, entendendo como ela pode contribuir para resultados mais satisfatórios e o que você pode fazer para implantá-la na sua organização sem grandes investimentos? Confira. 5 Extraído do link: revistapegn.globo.com 21 3.7 A importância da gestão de pessoas nas pequenas empresas Tal qual uma grande empresa, um pequeno empreendimento tem em seus funcionários o grande diferencial do negócio, que pode realmente destacar a marca em um mercado cada vez mais competitivo. Como nesse caso os salários e benefícios não conseguem ser os mesmos das grandes corporações, é com a gestão de pessoas que as pequenas empresas devem contar para atrair e reter talentos, elevar a autoestima dos colaboradores, motivá-los a produzirem mais e melhor e vestirem de fato a camisa da companhia. A falta de recursos e de estrutura para montar um departamento inteiro de gestão de pessoas não pode ser desculpa para não investir no desenvolvimento dos profissionais nas organizações, uma vez que a presença de um único funcionário responsável pela gestão de pessoas já traz mais confiança e credibilidade para quem ingressa, bem como gera uma nova expectativa naqueles que já estão na pequena empresa há mais tempo. 3.8 O que o profissional de gestão de pessoas faz pela empresa Fonte: ibccoaching.com.br Um dos motivos pelos quais os pequenos empreendedores normalmente não veem necessidade de manter um profissional de gestão de pessoas em seu quadro de funcionários é pela confusão criada com as rotinas trabalhistas do 22 setor de departamento pessoal, que, na maioria das vezes, são gerenciadas pela contabilidade. A gestão de pessoas é muito mais do que o simples controle das folhas de pagamento e dos cálculos de ponto, horas extras e tributos. Ela, na verdade, tem como missão principal cuidar do ambiente de trabalho, zelar pelas relações interpessoais na empresa e manter os funcionários satisfeitos com as políticas de valorização e reconhecimento desenvolvidas pela organização. A presença de um profissional de gestão de pessoas permite que a pequena empresa invista em melhorias na qualidade de vida dos funcionários, na produtividade, na comunicação interna, nos relacionamentos e nos resultados gerais do negócio, afinal, colaboradores motivados trabalham melhor, contribuem com seus colegas e estão dispostos a se comprometer com os objetivos da empresa. 3.9 Os benefícios da gestão de pessoas nas pequenas empresas Os benefícios de manter uma gestão de pessoas eficiente nas pequenas empresas se tornam visíveis em pouco tempo, basta que se tenha um olhar mais cuidadoso sobre o comportamento dos funcionários. O ambiente de trabalho fica mais atrativo, mantendo os talentos na empresa e evitando a evasão por diferenças salariais ou de benefícios. Com programas de desenvolvimento de pessoas nas organizações, a pequena empresa entende melhor as necessidades de treinamento dos seus funcionários e busca capacitações, tornando-se cada vez mais competitiva. Além disso, com um ambiente sinérgico e harmonioso, as ausências por doença caem, os funcionários passam a se sentir parte da empresa e corresponsáveis pelos resultados financeiros e de negócios, além de ficarem mais abertos a dar e receber feedback, estando sempre prontos para enfrentar um desafio a mais pela empresa. Ou seja, com uma gestão de pessoas eficaz, você passa a ter verdadeiros parceiros de negócio, que trazem resultados muito melhores do que funcionários que só trabalham pelo valor recebido ao final do mês.6 6 Extraído do link: blog.contaazul.com 23 4 ESTUDOS DO GERENCIAMENTO DE PESSOAS COM BASE MOTIVACIONAL VISANDO NA SUPERAÇÃO DE SITUAÇÕES, PROBLEMAS E CONFLITOS Não importa se a empresa é pequena ou se conta com uma multidão de funcionários: uma hora será preciso lidar com conflitos. Afinal, qualquer ambiente que reúna pessoas com personalidades,visões de vida e culturas diferentes está à mercê de eventuais atritos. O problema é que os conflitos causam uma série de danos ao ambiente corporativo, acabando por tirar dos profissionais a percepção de que é preciso seguir objetivos em comum. Conheça os riscos: Por mais que os atritos dentro de uma empresa estejam longe de poder ser considerados raridades, é um risco encará-los como algo natural. Isso porque conflitos podem ser, ao mesmo tempo, sintomas de problemas mais sérios e problemas em si. Quando há um embate mais duro entre funcionários, toda a empresa é afetada de forma negativa e uma série de ações precisa ser tomada para solucionar o problema. E esse cenário só traz prejuízos. Baixa de produtividade: Caso não sejam adequadamente prevenidos, os conflitos precisam ao menos ter seus efeitos minimizados. Isso exige ações que vão desde uma conversa reservada entre lideranças e os diretamente envolvidos, passando por treinamentos e palestras com toda a equipe ou, em casos extremos, uma reestruturação das políticas internas da empresa. E é claro que tudo isso custa dinheiro e tempo, recursos que poderiam ser investidos em processos mais estratégicos da corporação. Deterioração do clima organizacional: É fato: em um conflito entre profissionais, toda a equipe acaba afetada. Isso acontece não só porque os envolvidos tendem a ter sua produtividade reduzida, sobrecarregando os demais, mas também porque o clima de negatividade contamina todo o ambiente. Nesse contexto, não é raro que grupos rivais se formem ou que alguns profissionais se solidarizem com uma das partes em detrimento da outra. Como resultado surgem equipes pouco equilibradas, não alinhadas e caminhando em sentidos divergentes. Entenda os motivos: 24 Os conflitos em ambientes organizacionais acontecem pelos mais diversos motivos, incluindo rixas pessoais, diferenças culturais e até posicionamentos políticos. No entanto, existem situações em que a própria empresa é a criadora de problemas entre colaboradores. Esses casos merecem uma atenção especial de gestão de pessoas. Mudanças repentinas: Mudanças sempre exigem uma atenção especial dos profissionais responsáveis pela gestão de pessoas, uma vez que podem causar inseguranças na equipe, que começa a duvidar se o trabalho realizado até então era suficientemente bom ou a se perguntar como será a adaptação à nova realidade. Quando essas mudanças são feitas de forma brusca ou sem o esclarecimento correto sobre o porquê de estarem acontecendo e com quais objetivos, todo o clima empresarial é afetado. Lembre-se: um ambiente ruim é solo fértil para instabilidades e conflitos. Mudanças repentinas: É normal que empresas precisem se adaptar a momentos de crise, adequando seu orçamento para tempos de austeridade. Mas atenção: esse tipo de ação causa danos colaterais que precisam ser previstos e devidamente monitorados. Cortar benefícios de funcionários, contingenciar recursos para projetos inovadores ou mesmo suspender a possibilidade de promoções e aumentos: tudo isso e muito mais pode gerar insatisfação e insegurança, verdadeiros gatilhos para conflitos. Desarticulação de equipes: Não é à toa que conceitos como integração e alinhamento vêm sendo repetidamente abordados nos ambientes corporativos. Em negócios cada vez mais complexos, que envolvem a colaboração de diversos profissionais, o esforço realmente deve ser conjunto para que todas as partes caminhem na mesma direção e, sempre que possível, no mesmo ritmo. Uma equipe desarticulada é foco de conflitos constantes. Metas, metodologias e processos não compartilhados fazem com que os times optem por caminhos diferentes, muitas vezes se cruzando de maneira desastrosa. É preciso melhorar a comunicação. Saiba como agir: Quando o assunto é gestão de conflitos, o primeiro passo é tentar prevenir o problema. Garantir uma boa comunicação entre empresa e colaboradores, por 25 exemplo, diminui a possibilidade de que mudanças funcionem como um gatilho para conflitos. Da mesma forma, é preciso incentivar a integração constante entre as equipes. Isso pode ser feito por meio de treinamentos, por exemplo, com o compartilhamento claro de informações e detalhamento de ações e metodologias. No entanto, quando o conflito efetivamente acontece, é preciso saber remediá-lo com exatidão. Nesse caso, sugerimos acompanhar o passo a passo que preparamos a seguir! Atue como mediador: Ao gerenciarem qualquer conflito, as lideranças devem agir com isenção e justiça. Conversar separadamente com cada parte envolvida é o primeiro passo para entender os lados da história e mostrar que a chefia está propensa a buscar uma solução equilibrada. Promova soluções em conjunto: Depois de conversar com cada uma das partes, reúna os envolvidos em um local reservado, aponte suas considerações sobre o caso, bem como quais acha que podem ser as melhores soluções para o conflito. Mas sempre peça que os envolvidos falem novamente o que acham que deveria ser feito e como corrigir o problema causador do atrito. Acompanhe os desdobramentos: Após conversar com as partes, mediar o conflito e construir soluções em conjunto, continue observando o desdobramento do caso. Verifique se as atuações realmente melhoraram ou se serão necessárias novas reuniões ou mesmo treinamentos mais amplos, que envolvam não apenas os conflitantes, mas toda a equipe.7 7 Extraído do link: blogespecializacao.fdc.org.br 26 5 CONCEITOS DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTERNA E EXTERNA VISANDO PROCESSOS, BARREIRAS, FLUXOS FORMALE INFORMAL, REDES E MEIOS DE COMUNICAÇÃO 5.1 COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA E SUAS DIFERENÇAS A comunicação e a informação assumem um papel fundamental no ambiente e na vida das empresas. A comunicação é talvez o tipo de atividade desenvolvido pelos atores organizacionais que está mais diretamente relacionada com a “performance global”. Sem a sua utilização, as empresas dificilmente conseguiriam delinear planos estratégicos para a realização dos objetivos e funcionar numa perspectiva holística. Poder-se-á dizer que a comunicação assume uma importância fundamental nas dinâmicas internas e externas de uma empresa, contribuindo para uma mais fácil interação e desempenho dos indivíduos. Nesta perspectiva, a comunicação assenta em duas funções essenciais para a sua atividade global, que são a promoção e a coordenação da comunicação interna e externa. 5.2 COMUNICAÇÃO EXTERNA Fonte: ibccoaching.com.brFonte: lifehandbook.org 27 Comunicação externa compreende toda a informação que esteja relacionada com as atividades que esta empresa desenvolve. Essa informação vai no sentido de promover a imagem da empresa, normalmente através de divulgação na imprensa dos acontecimentos que a empresa realiza. Essas ações são desenvolvidas em torno da gestão da sua imagem institucional e estão associadas às temáticas e aos conceitos que as formalizam, ou seja, a comunicação externa é importante na empresa, pois através dela você capta e mantêm seus clientes. Gestão da Imagem A gestão da imagem é um dos aspectos mais relevantes para uma empresa, não só na sua apresentação e divulgação, mas também por constituir um fator considerável para o seu sucesso. Comumente considera-se que a primeira percepção da imagem é aquela que assume um maior peso na formação de impressões; no entanto, aposta-se numa abordagem visuo-estética conducente a uma reflexão constante não apenas do que se vê, mas como se vê. Neste contexto, contrariamente à maioria das empresas, existe um ânimo coletivo da equipe na tentativa de sintonizar constantemente a imagem que vai ser exteriorizada com o conceito que está a abordar para os produtos a disponibilizar. Outra das formas que é utilizada para a divulgação da imagemda empresa passa pelo contato com a comunicação social disponibilizando informação sobre suas áreas de intervenção e acontecimentos relevantes na vida desta organização. Mídia – Publicidade – Propaganda – Impressos: Para uma comunicação externa eficiente uns dos requisitos é que a Mídia, Publicidade, Propaganda e Impressos estejam sendo bem feitos, se estão atingindo o público alvo. Captação de novos clientes: As ligações que estão sendo feitas na empresa estão captando novos clientes, se os antigos clientes se mantêm, pois, isso é essencial na sua empresa. Manutenção de Clientes: Se os Clientes estão recebendo informações regularmente sobre as novidades, produtos que sua empresa oferece. Em Público: Está bem apresentável em uma reunião externa, ser dinâmico. 28 Internet: A maior ferramenta de comunicação do século XXI. Como um site da empresa, os contatos feitos através dele, ele precisa estar claro para todos que visualizam, funcionar bem, pois não tem nada pior que um site que não funciona ou as informações que os clientes procura. 5.3 COMUNICAÇÃO INTERNA Por comunicação interna entende-se toda a atividade desenvolvida em contexto organizacional que é responsável pela produção e fluxo de informação entre os atores organizacionais e que está inerente a toda a atividade desenvolvida pelos mesmos. Neste âmbito destacam-se, sobretudo as atividades de seleção e distribuição de notícias, a produção e gestão de conteúdos multimídia, a organização de atividades de formação como seminários e workshops e ainda a concepção e elaboração de propostas relacionadas com o desenvolvimento cultural. A Comunicação interna surge na Inglaterra, no século XIX, no cenário da Revolução Industrial, quando a mecanização da indústria têxtil, posteriormente aperfeiçoada pela tecnologia do vapor, determina que as relações entre empregado e empregador passam a ser formais. São as interações, os processos de trocas, os relacionamentos dentro de uma empresa. Ela é responsável por fazer circular as informações, o conhecimento, de forma verticalmente, ou seja, da direção para os níveis subordinados, e horizontalmente entre os empregados de mesmo nível de subordinação. Hoje apesar de termos muitas formas de obter informações e conhecimentos, nem sempre estamos nos comunicando. Existe grande diferença entre comunicação e informação. Numa empresa não é diferente, muitas informações são produzidas e causam impacto na vida dos funcionários, mas nem sempre geram mudanças de atitudes, ou ainda, causam confusão porque não foram divulgadas de forma adequada; outras informações sequer chegam aos verdadeiros destinatários porque um gestor não identificou a essência comunicativa de determinado fato. 29 Comunicação Interna engloba todos os atos de comunicação que se produzem no interior de uma organização e que variam nas modalidades em que são utilizados, nos instrumentos de veiculação e nas funções que desempenham. Grunig e Conrad usam a expressão comunicação organizacional para descrever como as pessoas comunicam estrategicamente dentro das organizações. Neste âmbito, a comunicação organizacional engloba a comunicação com os empregados, com os gestores de nível médio, com os gestores de topo e os seus subordinados, descrevendo como se relacionam uns com os outros dentro da organização. Antes de a comunicação ter a relevância atual, a única aptidão exigida à direção de uma organização era estabelecer procedimentos administrativos, instruções de produção e todas as informações necessárias ao funcionamento da empresa. Para além da importância que a informação operacional tem para a organização e para o indivíduo, a informação que não é diretamente essencial ao funcionamento da empresa tem uma importância cada vez maior. Cada vez mais os trabalhadores querem estar informados sobre os fatores externos e internos que influenciam a segurança e a natureza do seu trabalho como, por exemplo, as novas tecnologias, a expansão da empresa ou os despedimentos, as regalias e as políticas salariais. Querem estar informados sobre a empresa relativamente aos seus lucros, aos novos produtos e aos seus objetivos. Querem também estar informados sobre as pessoas noutros departamentos, sobre a empresa e as pessoas na sua globalidade. 5.4 Princípios da Comunicação Interna Como referimos anteriormente, a comunicação pode ser definida como o processo pelo qual uma pessoa transmite a informação à outra pessoa. A boa comunicação requer diariamente diferentes ações internas, diferentes solicitações e métodos. Emmanuel Dupuy apresenta doze princípios da comunicação, que devem guiar uma organização interessada em desenvolver as suas mudanças internas. Estes princípios surgiram de dificuldades 30 encontradas na realidade empresarial e devem guiar os atos de comunicação das empresas que pretendem alcançar o sucesso. Os princípios são: a) Lucidez: este princípio traduz-se na pré-identificação pessoal e consiste na necessidade de adaptação a um público específico e aos valores da cultura. Assim, a empresa tem de se conhecer antes de se dar a conhecer e definir os seus fins, «[…] a comunicação lúcida apoia- se na cultura dos empregados, por isso compreendê-los, é essencial a uma boa comunicação. b) Vontade: o princípio da vontade traduz-se em estabelecer um serviço de comunicação e o respectivo orçamento. A aplicação deste princípio atribui à comunicação um papel importante na gestão e na condução do negócio; c) Transparência: este princípio opõe-se ao hábito do secretismo para as informações em geral, exceto no caso de informações que podem ser usadas pela concorrência. É aquele segundo o qual a comunicação tem início com a estratégia e admite o direito ao erro. Para comunicar com transparência, é preciso racionalizar em termos de análise de objetivos e resultados organizacionais – a informação que pode prejudicar a empresa deve ser imediatamente divulgada para que os rumores alarmistas não surjam – é mais fácil à organização pôr um problema que escondê-lo. d) Simplicidade: A comunicação deve permitir que todos os empregados compreendam as mensagens de forma clara. As mensagens devem ser simples e acessíveis e os suportes devem ser adequados à mensagem para que cada um se reveja nela. Um determinado ato da gestão pode ser um signo mais significativo tendo mais impacto do que uma mensagem num editorial ou até propriamente os grandes discursos; e) Rapidez: a rapidez de difusão da informação garante o interesse do destinatário, evita a formação de rumores de forma descontrolada e evita que os empregados sejam informados em primeiro lugar, pelos meios exteriores à organização, em vez de serem informados por ela. f) Duração: A duração da comunicação numa organização deve apresentar uma certa permanência independentemente dos 31 resultados momentâneos. A comunicação com os empregados baseia-se num processo evolutivo e irreversível em que a organização e os seus membros se envolvem. Segundo este princípio, os suportes de comunicação interna devem evoluir para que os seus destinatários não se aborreçam deles devendo ser postos em causa, relativamente à sua perenidade, para não os cansar. g) Tenacidade: este princípio pressupõe que uma mensagem, para ser compreendida, deve ser veiculada em todos os instrumentos de comunicação, o que deve implicar uma certa repetição da comunicação; h) Realismo: segundo este princípio, a comunicação permite compreender melhor a organização, faz evoluir lentamente as atitudes, cabendo aos empregados mudar o seu modo de relacionamento. O desenvolvimento da comunicação é, portanto, um investimento cuja rendibilidade só é visível a longo prazo; i) Adaptação: este princípio tem por base a cultura da empresa. Segundo este princípio, as publicações devem ser adaptadas àsnecessidades dos trabalhadores, tendo por base a cultura existente e não as estruturas estabelecidas. Isto evita uma diversificação exagerada dos instrumentos de comunicação em função dos públicos visados e uma perda de informação; Fonte: blog.safetec.com.br 32 j) Envolvimento: o envolvimento não é objetivo, porque a empresa tem sempre em vista um proveito. Baseia-se na escuta e na troca de impressões com os empregados, na afirmação de uma transparência real, sem manipulações, traduzindo-se não só pela presença do discurso da direção em todos os suportes de comunicação, mas, também, pela transmissão do discurso dos trabalhadores nos suportes de comunicação ascendente; k) Sedução: A comunicação interna deve seduzir para poder chamar a atenção e despertar o interesse e, sobretudo persuadir. A empresa deve aplicar este princípio na comunicação com os seus colaboradores, como aplica com os seus clientes na venda dos seus produtos, porque eles conhecem a comunicação que a organização estabelece com o grande público, da qual são também destinatários; l) Antecipação: segundo este princípio a organização tem de estar preparada em termos de comunicação, para poder responder aos possíveis acontecimentos, às reações dos empregados e às mudanças que decorrem normalmente na organização. Numa organização, a aplicação destes princípios facilita o desenvolvimento da comunicação interna. Fatores da Comunicação Interna Ao falarmos de comunicação interna temos que explicar o conceito dos fatores aos quais está associada, designadamente, fluxo de informação, nível de complexidade, canal de comunicação e formalidade da comunicação: Fluxo de Informação a) Comunicação descendente – a comunicação descendente faz parte da estrutura de dependência hierárquica. Parte da gestão de topo para baixo, através dos níveis superiores hierárquicos, até aos empregados. Tem a finalidade de informar, instruir e dirigir; b) Comunicação ascendente – flui dos subordinados para os seus superiores com o objetivo de fornecer informações aos níveis de topo; c) Comunicação horizontal ou lateral – estabelece-se entre os elementos de um grupo de trabalho ou entre elementos de grupos de trabalho, diferentes ao mesmo nível hierárquico e visa a 33 comunicação entre pessoas que estão fora da cadeia de comando, proporcionando uma rápida cooperação e coordenação; d) Comunicação em diagonal – fluxo de informação entre uma chefia funcional e elementos de outro grupo de trabalho quando ela exerce autoridade funcional. Visa o fluxo de informação entre especialistas de diferentes áreas funcionais em diferentes níveis de gestão; No processo comunicacional, o fluxo ascendente é mais reduzido que o descendente, bloqueando mais facilmente. Isto acontece porque, por um lado, os empregados evitam revelar às chefias informação desfavorável, ou seja, evitam fazer reclamações ou colocar problemas com receio de serem punidos, por outro, ao enviarem a informação favorável estão a exprimir os seus pontos de vista. Ainda na opinião de Dupuy, estes dois fatores podem gerar um processo de distorção na comunicação, que só é reduzido pela confiança que os empregados têm nos seus superiores e que é um indicador de que tanto a política organizacional como as relações e os procedimentos com os empregados devem ser revistos. A informação crítica, da direção aos empregados e vice-versa, é essencial à criação de um clima de confiança, à colaboração de ambas as partes e ao progresso econômico, social e humano. A obtenção de um feedback constante consegue-se, evitando a formação de compartimentos estanques entre os escalões hierárquicos, diretores, chefias e restantes empregados. Quando a comunicação se torna difícil, as Relações Públicas são os interlocutores que a forçam, humanizando as relações entre os intervenientes. Os interesses das várias camadas do público interno são, muitas vezes, antagônicos existindo situações de conflito direto ou latente entre o público de cúpula e o público de base. É indispensável fazer adaptações na forma de comunicação e as Relações Públicas, ao adaptarem as informações, contribuem para harmonizar a vida, a compreensão e o respeito do grupo. Nível de Complexidade Quanto ao nível de complexidade as comunicações podem ter as seguintes formas: a) Comunicação interpessoal: troca de informação pessoal entre indivíduos com iteração um a um; 34 b) Comunicação em grupo: acontece entre indivíduos de um grupo, normalmente sob a forma de reuniões; c) Comunicação em toda a organização: ocorre quando a informação parte da gestão fluindo até todos os empregados da organização. Visa disseminar informações sobre os procedimentos e políticas da organização; Canal de Comunicação Neste fator trata-se de caracterizar o padrão de comunicação estabelecido de acordo com os propósitos do grupo. A comunicação pode estabelecer-se segundo várias formas, designadas por redes de comunicação centralizadas ou descentralizadas. 5.5 Formalidade da Comunicação Quanto à formalidade, a comunicação pode ser: a) formal: é a comunicação que ocorre dentro da estrutura formal da cadeia de comando assumindo normalmente a forma escrita; b) informal: ocorre independentemente da estrutura formal e assume a forma oral. A comunicação formal tem por base a estrutura funcional de onde emana um modelo formal de comunicações escritas e orais, enquanto a comunicação informal consiste num contato pessoal e direto entre um trabalhador e um chefe permitindo o esclarecimento de questões e contribuindo para a integração das pessoas. Nas organizações, este tipo de contatos age como instrumentos eficientes de Relações Públicas. De acordo com Whitaker Penteado, estes instrumentos são facilmente utilizados, contribuindo positivamente para a integração humana das pessoas e dos grupos. Margarida Kunsch[13] diz que o sistema de comunicação informal das organizações surge das relações sociais dos seus membros, no qual a formação de lideranças desempenha um papel importante. Os meios de comunicação informal são vários, entre os quais a conversa, o murmúrio, os rumores, a rede de boatos e muitos outros tipos, dependendo da organização. Este tipo de comunicação deve ser utilizado com vista ao crescimento da organização e não constituir, contrariamente, qualquer entrave, uma vez que os rumores distorcem 35 a verdade e se propagam de uma forma incontrolável. Adrian Buckley[14] considera que o sistema informal é um poderoso canal de comunicação, principalmente quando os canais formais bloqueiam, constituindo metade da informação necessária ao planejamento dos gestores. Apesar das mensagens veiculadas por este meio serem frequentemente distorcidas, têm por vezes mais credibilidade e são mais rápidas do que as recebidas pelos canais formais. Por exemplo, o lançamento de um boato provoca uma reação imediata, enquanto que um memorando pode demorar três semanas a obter uma resposta. Uma comunicação eficaz compreende ambos os sistemas, formal e informal, que devem ser devidamente determinados, verificados no seu funcionalismo e utilização em todo o processo de transmissão de mensagens. Mas porque a comunicação interna é tão importante numa organização? – Porque os empregados são parceiros e quanto mais bem informados estiverem, mais envolvidos com aquela empresa, sua missão e seu negócio, eles estarão. A comunicação interna amplia a visão do empregado, dando – lhe um conhecimento sistêmico do processo. Assim o funcionário, sabendo do seu trabalho o desempenhará com mais eficiência. – O ‘’melhor porta – voz’’ da empresa que trabalha, pois, sua opinião vale muito para quem está de fora. Ele é o maior propagandista de sua organização. Funcionários descontentes, mal informados, podem gerar prejuízos nas organizações porque podemexpressar, com mais autenticidade do que outros públicos, tanto para o lado negativo ou positivo, pois afinal de contas são eles que está vivendo lá dentro. Por isso o processo de comunicação interna precisa ser valorizado e os canais que ele dispõe como: jornais, boletins, murais etc. disponibilizados de forma eficaz e atrativa para que realmente cumpram sua missão de integrar todo o quadro funcional de uma organização. Comunicar é mais que informar é atrair, envolver… E neste processo, todos os empregados possuem seu valor e atuam de forma a tornar uma organização bem informada ou não. Enfim, uma boa comunicação interna depende de todos nós! 36 5.6 Revista de Imprensa Esta função existe no sentido de informar todos os colaboradores acerca de notícias na imprensa que estejam relacionadas com a empresa e com as suas áreas de intervenção, nomeadamente o desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação, assim como as áreas relacionadas com uma dimensão cultural e artística. Fonte: comunicacrise.blogspot.com.br Neste processo de comunicação procede-se à pesquisa, seleção e posterior distribuição das notícias aos colaboradores, de forma a que todos os atores organizacionais possam estar em contato permanente com as atividades que são desenvolvidas nessas áreas, com os desafios que vão surgindo e com as inovações que emergem muito rapidamente. Por outro lado, pretende-se desta forma, estimular simultaneamente a busca pela atualização da informação e despertar a motivação para o exercício de um papel ativo na construção do conhecimento nos diferentes contextos. Produção e Gestão de Conteúdos A produção e gestão de conteúdos multimídia é outra atividade desenvolvida pela equipa de Comunicação e Educação que coopera no sentido de produzir e divulgar no site as notícias relativas à empresa no que diz respeito às suas áreas de intervenção. Neste sentido existe um envolvimento na produção, alteração e constante atualização de todos os conteúdos, o que torna o site bastante dinâmico. 37 Organização de Ações Formativas Assumindo-se como uma “organização aprendente” a empresa tem a preocupação e necessidade constante de, por um lado desempenhar um papel ativo na sua aprendizagem e evolução. Por outro, desenvolver ações formativas que permitam apresentar o resultado decorrente dessa aprendizagem. Neste sentido, tem desenvolvido e organizado diversos acontecimentos como workshops e seminários, através dos quais transmite o seu conhecimento nas diversas áreas de intervenção e apresenta simultaneamente os seus produtos, promovendo as TIC como ferramenta de apoio ao negócio, mas também como fator determinante da dinâmica das organizações. 5.7 Propostas de Desenvolvimento Cultural Outra área na qual a empresa pretende apostar é na formação a nível cultural, nomeadamente através da organização de visitas guiadas a diversos espaços culturais e dirigidas aos quadros da empresa. Como organização com o ciclo em aprendizagem que é, desenvolve propostas no sentido de se desenvolver em áreas que digam respeito à Educação, Arte e Cultura. O valor atribuído à aprendizagem e aumento na diversidade dos conhecimentos culturais permite impulsionar nos quadros da empresa um gosto pela a auto formação e desenvolvimento pessoal. Este princípio tem subjacente a noção de que uma busca pelo conhecimento e pelo desenvolvimento quer pessoal quer profissional, poderá conduzir ao aumento da autoestima e autoconfiança dos atores organizacionais e consequentemente ao aumento das suas competências e desempenho. 5.8 Diferenças entre Comunicação Interna e Comunicação Externa: A comunicação interna está relacionada ao código da ética da empresa, o código de ética deve ser entendido por quem trabalha com a comunicação da empresa. Exemplo: R.H, Assessoria, Ombudsman… Comunicação Externa cuida da imagem institucional da empresa, ou seja, como ela é vista pelos seus consumidores. 38 A Comunicação organizacional é um novo nicho de mercado de trabalho para o profissional de comunicação, tão realizador quanto trabalhar nas formas clássicas. É uma nova realidade, pois as empresas cada vez mais têm necessidades de se comunicar com todos os públicos para poderem ser mais competitivas e a comunicação organizacional é o cominho certo para a compreensão da empresa no seu contexto interno e externo, provocando uma harmonia no conjunto, gerando uma sinergia positiva em todos os setores, provocando uma satisfação no contexto.8 6 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE PESSOAS NO AGRONEGÓCIO 6.1 Conheça a Importância da Gestão no Agronegócio Não há dúvidas de que o futuro de uma empresa está diretamente ligado a forma de como os gestores lidam e superam as dificuldades cotidianas. E no ramo de Agronegócio, não é diferente. O desenvolvimento do setor de Agronegócio está crescendo em ritmo acelerado aqui no Brasil, devido ao uso de novas tecnologias de auxílio. Hoje, o Brasil se tornou uma das maiores potências mundiais neste seguimento, o Agronegócio é ainda responsável por cerca de 40% das exportações brasileiras. E diante deste fato, já conseguimos ter uma boa noção sobre a importância da Gestão do Agronegócio. 6.2 Por Que Iniciar a Gestão de Agronegócio o Mais Breve Possível? No ramo de Agronegócio é fundamental ter um profissional qualificado dedicado à gestão da empresa. Pois é ele quem irá analisar o mercado em que a empresa está situada, bem como identificar as principais ameaças competitivas que possam criar barreiras para uma boa atuação da empresa. Além disso, o gestor é inteiramente responsável por selecionar os melhores caminhos para crescimento, determinando as principais metas e objetivos, através de um planejamento claro e conciso. 8 Extraído do link: empreendedorismoecomunicacao.wordpress.com 39 A gestão no Agronegócio é também imprescindível quando falamos em planejamento de estratégias. Somente um bom gestor pode identificar as melhores oportunidades de implementar uma estratégia de crescimento, redução de custos ou para evitar prejuízos severos à empresa. 6.3 Quando a Falta da Gestão Se Torna Um Risco? A maioria das empresas de Agronegócio aqui do Brasil se iniciaram com uma gestão familiar, isso não é o problema. O real problema começa quando existe a falta de monitoramento ou acham desnecessário o auxílio de um profissional gestor. Esse problema pode estagnar o crescimento da empresa, pois não conseguem ter uma visão estratégica de mercado. A falta de gestão, neste caso acarreta vários problemas podendo comprometer o futuro da empresa. A gestão no Agronegócio é responsável por trazer decisões assertivas para as empresas, melhor posicionamento de mercado e principalmente melhor atendimento às exigências da população. No fim das contas, é o gestor quem fará com que sua empresa de Agronegócio seja bem-sucedida ou não. É através de suas análises que sua empresa terá acesso as mais avançadas tecnologias, tendências de mercado, análise rigorosa de qualidade, aumento de produtividade e análise de investimento. Assim se faz extremamente importante a gestão no ramo de Agronegócio que implica diretamente no desenvolvimento, garantindo todo potencial para estar entre as melhores empresas de Agronegócio da atualidade.9 6.4 Gestão e agronegócio As ferramentas de gestão fazem a diferença para quem quer fazer sucesso no agronegócio. Se a produção de grãos no Brasil já tem status de "Agricultura de precisão", o mesmo não podemos dizer da pecuária de corte. Ela 9 Extraído do link: www.trecsson.com.br 40 ainda é administrada de forma conservadora e tradicional. É hora de o fazendeiro virar empresário rural. Há muito que o Brasil é destaque no agronegócio mundial, sendo hoje um dos mais importantes“players”, na produção de alimentos para o planeta. Sejam de commoditties como soja, milho, café, açúcar ou de proteína animal como carnes bovina, suína e frango. Estima-se que há disponível no território brasileiro cerca de 62 milhões de hectares de terra em condições de produzir e 200 milhões em pastagens, sendo que destes, 90 milhões aptos para agricultura. E para atender a uma demanda cada vez mais crescente do mundo por alimentos é necessário um conjunto de fatores, que vão desde a disponibilidade e qualidade da terra; um clima favorável sem grandes variações; oferta de água doce e, ainda, o domínio da tecnologia. Sem falar da preocupação com a sustentabilidade e o meio ambiente. O Brasil está no topo em produtividade e quantidade, revezando esta posição apenas, com os Estados Unidos. Podemos dizer que fazemos uma agricultura de precisão e competente! Apesar dos entraves burocráticos, políticos e estruturais como: logística precária, barreiras sanitárias, técnicas e tarifárias e a insegurança jurídica que inquieta nas questões ambientais e fundiárias. Mas, para fazer uma agricultura com estas demandas, é preciso utilizar com competência as ferramentas de gestão. E isso os nossos produtores fazem com a maior competência. Lembro-me de uma reportagem que fiz sobre uma família de gaúchos que há 13 anos deixaram o sul do país para se aventurarem no sul do Piauí. Venderam uma propriedade de 1,2mil hectares para comprar duas outras, que somadas hoje, passam de 21 mil hectares: uma vocacionada para grãos (soja e milho) e outra para a produção no sistema de integração LPF- Lavoura Pecuária e Floresta-. 41 Fonte: agristar.com.br Além disso, administram um secador e armazenador de grãos, uma transportadora com uma frota de 15 caminhões e uma fábrica de sementes. Tudo feito em família utilizando técnicas da administração: seja no relacionamento e qualificação profissional de seus colaboradores, no uso de recursos tecnológicos como GPS e TI, nas operações financeiras em Bolsa e na realização de pesquisa de novas tecnologias. E o resultado disto se reflete no nosso produto interno bruto, nos sucessivos recordes de produção e exportação e na boa imagem do país mundo afora. Aliás, em uma entrevista de TV, ao ser perguntado a um operador do mercado financeiro da Bolsa de Chicago nos EEUU, sobre a importância do Brasil na produção de grãos e carnes, ele respondeu: “não se toma nenhuma decisão de mercado hoje no mundo, sem primeiro ouvir o Brasil”! Mas, se por um lado a agricultura esbanja eficiência, o de proteína animal bovina, carece de profissionalismo e de gestão, ou seja, ainda produzimos de forma conservadora e tradicional. Ao contrário dos produtores de frango e suínos, que são extremamente eficientes. A pecuária moderna e de resultados ainda é praticada por poucos, somente uma minoria está preparada. E olha que temos um rebanho de 200 milhões de cabeças de gado, sendo que entre 80% e 90% são de Bos Indicus, das raças zebuínas. A grande maioria ainda não compreendeu que para fazer sucesso hoje, e se manter no negócio de produção de carnes, é preciso deixar 42 de ser apenas um fazendeiro, para ser um empresário rural, que utilize de forma inteligente e racional estas ferramentas. Antigamente para se “fazer” um boi levava-se até 5 anos. O gado era solto em grandes áreas de pasto (hoje boa parte dela degradada) e a própria natureza se encarregava de lhe fornecer alimentos. Só aí, o boi estava preparado para o abate. Hoje, com áreas bem menores- pressionadas pela grande expansão da agricultura- e exigências do mercado quanto a volume, qualidade e preço, busca- se o abate entre 18 e 24 meses. E o gado ideal para a pecuária comercial é aquele que é criado a pasto, é abatido entre 17 e 18 arrobas, tem a carne macia e marmorizada e uma boa cobertura de gordura. Ou seja, são muitas as exigências. E para fazer esta pecuária é preciso ter um plano de negócios; fazer uma análise dos pontos fortes e fracos do seu negócio, do mercado, da propriedade e do rebanho; estabelecer metas possíveis e confiáveis; ter uma missão, valores e visão empreendedora; saber fazer contas, balanços; capacitar a equipe de trabalho para operar máquinas e equipamentos cada vez mais modernos; lançar mão da biotecnologia através do melhoramento genético e de suas mais variadas aplicações como inseminação artificial, transferência de embriões, fertilização In Vitro; e ainda, utilizar das ferramentas de controle e mensuração de forma constante e disciplinada. E depois, da “porteira à fora” saber sobre preços e como se comporta o mercado, a exportação e muitas outras exigências, como as de caráter conjuntural, legislação, política e ambiental. Lembrando sempre que o que vale é o “boi no gancho”! Enfim, é preciso ser um bom gestor, pois não se chega ao sucesso sem incorporar as boas práticas administrativas e a adoção de uma postura cada vez mais moderna, tecnológica e empresarial.10 6.5 Gestão de pessoas faz a diferença no agronegócio brasileiro A gestão de pessoas é um dos grandes gargalos do processo de profissionalização do agronegócio. Se bem-feita, impulsiona os negócios, mas, 10 Extraído do link: www.administradores.com.br 43 se ignorada, gera prejuízos. Atenta ao cenário cada vez mais dinâmico do campo, a Bayer CropScience passou a oferecer consultoria para apoiar seus clientes no gerenciamento de recursos humanos, capacitando líderes e recém- formados. A mecânica é tão descomplicada quanto produtiva: os agricultores podem resgatar treinamentos e consultorias a partir da pontuação acumulada pela compra de produtos. Este serviço faz parte do menu do Bayer Agro Services, programa criado há quase quatro anos e que já tem mais de 25 opções que vão da capacitação de lideranças ao conhecimento preciso na aplicação de defensivos agrícolas, e do preparo para novas tecnologias de georreferência até o suporte no processo de sucessão familiar. Tecnologia, Recursos Humanos (RH), segurança da informação e sustentabilidade, são alguns dos temas abordados. Exemplo de grande player do agronegócio que resgatou serviço focado em RH é o Grupo Bom Futuro, do Mato Grosso, referência em produção agrícola no Brasil. “O suporte da Bayer CropScience nesta consultoria deu origem a uma série de projetos que estão em fase final de implantação, como programa de coaching com executivos, gestão por competência, desenvolvimento de lideranças e pesquisa de clima organizacional”, explica Tiago Goecks, gerente de RH do Grupo Bom Futuro. Sobre o resultado desta consultoria, Tiago ainda enumera grandes contribuições, como maior envolvimento por parte dos executivos nas ações da empresa, interação mais intensa entre as áreas do grupo e, principalmente, considerável crescimento profissional de seus colaboradores. “O principal objetivo desta consultoria está sendo alcançado, queremos gerar líderes para o agronegócio brasileiro”, finaliza Goecks. De acordo com Ivan Moreno, diretor de Acesso ao Mercado da Bayer CropScience, existem desafios para uma empresa continuar em expansão, como investir ainda mais no processo de profissionalização dos colaboradores e conseguir acompanhar o mercado cada vez mais dinâmico e exigente. “Sabemos que o agronegócio é responsável por boa parte do crescimento do Brasil e isso só acontece por causa das pessoas que atuam dentro de uma empresa agrícola. Diante deste cenário de muitos desafios, existem consultorias especializadas em orientar as companhias e dar suporte na estruturação da área 44 de RH. Cada organização tem uma realidade, uma necessidade, um jeito de fazer isso acontecer”, disse o executivo. “A Bayer CropScience quer continuar sendo parceira deste crescimento e por isso oferece serviços para clientes”.11 6.6 Gestão de Pessoas e
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