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RAFAEL HALFELD DA SILVA NOVO MODELO DA GESTÃO DE PESSOAS E SEU PAPEL NA FORMAÇÃO DE LÍDERES Trabalho apresentado ao curso MBA em Gerenciamento de Projetos, Pós- Graduação lato sensu, da Fundação Getulio Vargas como requisito parcial para a obtenção do Grau de Especialista em Gerenciamento de Projetos. ORIENTADORA: Maria Luiza Barcellos Zacharias Rio de Janeiro – RJ Março/2017 FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS PROGRAMA FGV MANAGEMENT MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS Trabalho de Conclusão de Curso NOVO MODELO DA GESTÃO DE PESSOAS E SEU PAPEL NA FORMAÇÃO DE LÍDERES Elaborado por Rafael Halfeld da Silva e aprovado pela Coordenação Acadêmica do curso de MBA em Gerenciamento de Projetos, foi aceito como requisito parcial para a obtenção do certificado do curso de pós-graduação, nível de especialização do Programa FGV Management. Rio de Janeiro - RJ, 23 de Março de 2017. _________________________ André Barcaui Coordenador Acadêmico Executivo _________________________ Maria Luiza Barcellos Zacharias Orientadora TERMO DE COMPROMISSO O aluno Rafael Halfeld da Silva, abaixo assinado, do curso de MBA em Gerenciamento de Projetos, Turma GP 114 do Programa FGV Management, realizado nas dependências da FGV Botafogo no período de agosto de 2015 a janeiro de 2017, declara que o conteúdo do Trabalho de Conclusão de Curso intitulado NOVO MODELO DA GESTÃO DE PESSOAS E SEU PAPEL NA FORMAÇÃO DE LÍDERES é autêntico, original e de sua autoria exclusiva. Rio de Janeiro – RJ, 23 de Março de 2017. _________________________ Rafael Halfeld da Silva “[...] Nunca deixe que lhe digam que não vale a pena Acreditar no sonho que se tem Ou que seus planos nunca vão dar certo Ou que você nunca vai ser alguém Tem gente que machuca os outros Tem gente que não sabe amar Mas eu sei que um dia a gente aprende Se você quiser alguém em quem confiar Confie em si mesmo Quem acredita sempre alcança! [...]” (RUSSO, Renato; VENTURINI, Flávio, 1986) AGRADECIMENTOS Aos grandes amigos que fiz durante o curso, a importância do papel que cada um teve no meu processo de crescimento pessoal e amadurecimento profissional. A Fundação Getulio Vargas por toda a estrutura, corpo docente, direção, administração e demais funcionários que de alguma forma impactaram positivamente na minha vida. A professora Marcela Castro e ao professor Luiz Carlos Becker, que com suas aulas fantásticas, conselhos e ensinamentos, despertaram meu interesse em assuntos relacionados ao comportamento humano e a gestão de pessoas. Aos meus pais, pelo amor, incentivo, apoio incondicional e estrutura que me deram para que eu conseguisse realizar este MBA. RESUMO Por muitos anos, as pessoas foram tratadas como recursos produtivos pelas organizações. Atualmente, devido à globalização e ao avanço tecnológico, as mudanças se tornam corriqueiras nas empresas, o que transformou o papel do líder como fator fundamental para adaptação à nova realidade, para atuar como agente de mudanças. O objetivo desse trabalho foi detalhar como o conhecimento de aspectos comportamentais e liderança pode tornar-se numa vantagem competitiva para que as pessoas se tornem líderes eficazes, motivem e inspirem suas equipes a trabalharem com entusiasmo em direção aos resultados desejados. Os conceitos utilizados abordam temas como, teorias da motivação, teoria dos estilos de liderança, comunicação assertiva e inteligência emocional. Foi realizada uma extensa pesquisa bibliográfica, com livros, artigos, sites, revistas, entrevistas e vídeos, demonstrando como o planejamento estratégico de recursos humanos, dando ênfase as técnicas de treinamento e desenvolvimento, negociação e administração de conflitos, pode auxiliar as organizações na formação de líderes e ao sucesso empresarial. Com as novas tendências da gestão de pessoas, o estudo conclui que as pessoas devem ser vistas como principal ativo que uma organização tem, pois, são elas quem cria os produtos e serviços oferecidos aos clientes. Desta forma, os colaboradores são a base para o crescimento de uma organização. Palavras-Chave: Comunicação; gestão de pessoas; inteligência emocional; liderança; motivação. ABSTRACT For many years, persons have been treated as productive resources by the organizations. Currently, result of globalization and advances in technology, changes have become common in companies, which transformed the role of the leader as a fundamental factor for adaptation to the new reality, to act as a change agent. The purpose of this paper was to detail how the knowledge of behavioral aspects and leadership can become a competitive advantage for people to become effective leaders, motivate and inspire their teams to work enthusiastically toward to desired results. The concepts used cover topic such as, motivation theories, leadership style theory, assertive communication and emotional intelligence. An extensive bibliographical research was carried out, with books, articles, websites, magazines, interviews and videos, demonstrating how the strategic planning of human resources, with emphasis on training and development techniques, negotiation and conflict management, can help organizations in developing leaders and to business success. With new trends in people management, the study concludes that people should be seen as the main asset that an organization has, because, they are the ones who create the products and services offered to the customers. In this way, the employees are the basis for the growth of an organization. Keywords: Communication; people management; emotional intelligence; leadership; motivation. LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ARH – Administração de Recursos Humanos EAD – Ensino a Distância GP – Gerente de Projeto PDI – Plano de Desenvolvimento Individual PMBOK – Project Management Body of Knowledge PMI – Project Management Institute QVT – Qualidade de Vida no Trabalho TAP – Termo de Abertura do Projeto T&D – Treinamento e Desenvolvimento UC – Universidade Corporativa LISTA DE FIGURAS E QUADROS Figura 1 - Visão macro do conceito de Portfólio ........................................................ 14 Figura 2 - As 10 áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos ................. 17 Figura 3 - Problemas mais comuns nas organizações .............................................. 23 Figura 4 - Processo de comunicação ........................................................................ 26 Figura 5 - Hierarquia das necessidades por Maslow ................................................. 29 Figura 6 - Motivação = Expectativa x Instrumentalidade x Valor ............................... 34 Figura 7 - Estágios de maturidade ............................................................................ 38 Figura 8 - Círculo Dourado de Simon Sinek .............................................................. 43 Figura 9 - As pessoas são recursos ou colaboradoras e parceiras da organização?45 Figura 10 - Tipos de mudanças de comportamento decorrentes do treinamento ..... 56 Quadro 1 - Fatores que afetam a motivação ............................................................. 31 Quadro 2 - Diferenças entre as teorias X e Y de McGregor ...................................... 33 Quadro 3 - Comportamento de gerentes e líderes .................................................... 41 Quadro 4 - Métodos de gerenciamento de conflitos .................................................. 61 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO............................................................................................... 12 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................... 14 2.1. Projeto, Programa e Portfólio ......................................................................... 14 2.2. Grupos de processos do gerenciamento de projetos ..................................... 15 2.3. Gerenciamento de projetos ............................................................................ 16 2.4. Gerenciamento de Pessoas ou Recursos Humanos em projetos .................. 18 2.4.1. Habilidades Hard e Soft .................................................................................. 19 2.4.2. A organização que aprende ............................................................................ 20 2.5. Gerenciamento das Comunicações em projetos ............................................ 22 2.5.1. Barreiras à comunicação ................................................................................ 24 2.5.2. A linguagem segundo a Programação Neurolinguística ................................. 25 3. CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS SOBRE LIDERANÇA ........................ 28 3.1. Motivação ....................................................................................................... 28 3.1.1. Teoria de Maslow ........................................................................................... 28 3.1.2. Teoria Herzberg .............................................................................................. 30 3.1.3. Teorias X e Y de McGregor ............................................................................ 32 3.1.4. Teoria da expectativa de Vroom ..................................................................... 33 3.2. Teoria dos estilos de liderança ....................................................................... 35 3.2.1. Liderança Autocrática ..................................................................................... 35 3.2.2. Liderança Democrática ................................................................................... 36 3.2.3. Liderança Laissez-Faire ................................................................................. 37 3.3. Liderança Situacional ..................................................................................... 37 3.4. Teoria dos traços: os tipos de líderes ............................................................. 40 3.5. Diferenças entre gerente e líder ..................................................................... 41 3.6. O Círculo Dourado como forma de comunicação dos líderes ........................ 42 4. BOAS PRÁTICAS DAS ORGANIZAÇÕES NA GESTÃO DE PESSOAS ..... 45 4.1. Gerenciamento de pessoas por competências ............................................... 46 4.2. Qualidade de vida no trabalho como fator motivador ..................................... 48 4.3. Técnicas utilizadas pelas organizações para formar líderes .......................... 50 4.3.1. Coaching ........................................................................................................ 50 4.3.2. Mentoring ........................................................................................................ 51 4.3.3. Empowerment ................................................................................................ 52 4.3.4. Shadow ........................................................................................................... 53 4.3.5. Rotatividade em cargos .................................................................................. 54 4.3.6. Ensino a distância – EAD ............................................................................... 54 4.3.7. Treinamento ................................................................................................... 55 4.4. Negociação e administração de conflitos ....................................................... 57 4.4.1. Níveis de conflitos .......................................................................................... 57 4.4.2. Como gerir conflitos em um projeto ................................................................ 59 4.4.3. Comunicação eficiente ................................................................................... 61 4.4.4. O papel do líder .............................................................................................. 63 4.5. Tendências na gestão de pessoas ................................................................. 64 5. CONCLUSÃO ................................................................................................ 66 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 68 12 1. INTRODUÇÃO Para Chiavenato (2014. p. 6), Para mobilizar, engajar e utilizar plenamente as pessoas em suas atividades, as organizações estão mudando conceitos e alterando as práticas gerenciais. Em vez de investir diretamente em produtos e serviços, estão investindo em pessoas que entendem destes e que sabem como criá- los, desenvolvê-los, produzi-los e melhorá-los. Em vez de investir diretamente nos clientes, estão investindo nas pessoas que os atendam e os sirvam e que saibam como satisfazê-los e encantá-los. E ganham mais com isso. As pessoas passam a constituir o elemento básico do sucesso empresarial. Esta é a nova visão das organizações em relação às pessoas, tratando-as como capital humano em vez de capital produtivo, parceiros em vez de empregados e como seres humanos que precisam satisfazer suas necessidades para trabalharem com motivação e entusiasmo. Na gestão moderna, as pessoas são vistas como diferencial competitivo que leva a organização ao sucesso, elas passam a ser competência básica da organização, a sua principal vantagem competitiva em um mundo globalizado e em um mercado onde a concorrência cresce cada vez mais. Devido à competitividade no mercado e à necessidade de se realizar projetos com menos dinheiro, tempo e mais qualidade, as pessoas precisam estar cada vez mais preparadas para executar as atividades e resolver os problemas para que a organização consiga satisfazer seus clientes. Para que isto seja possível, é preciso manter as pessoas motivadas, o que ocasiona em aumento de produtividade das mesmas, assim, destaca-se o papel do líder como peça chave. Portanto, buscou-se reunir informações com o propósito de responder a seguinte pergunta: Como a formação de líderes pode ser fundamental para o sucesso das organizações? Reflexo da globalização e avanços tecnológicos, as mudanças têm se tornado constante nas organizações. Para lidar com estas mudanças, investir na formação e desenvolvimento de líderes se tornou fundamental, com o objetivo de garantir que na organização tenham líderes capacitados para motivar a sua equipe e mantê-la produtiva. Isso acontece porque o líder deve ser dotado de habilidades interpessoais, que os permitam atuar como agentes de mudanças, responsáveis por conduzir as pessoas rumo ao crescimento e ao estado futuro desejado. 13 Gerir pessoas no sentido de cumprir metas e objetivos comuns é um desafio, e uma das primeiras lições a serem tomadas nesse processo é a de que chefe e líder são tem características distintas. A figura do chefe todo-poderoso, durão e mandão é bastante arcaica e tem por base o estímulo via coação moral e monetária. O líder, por sua vez, é figura central do “novo” modo de gerir pessoas, leva sua equipe a um status não só de otimização do processo e da produção, mas de autoconhecimento profundo. Para o desenvolvimento do presente trabalho foram utilizadas pesquisas bibliográficas. A pesquisa baseou-se em livros e publicações científicas das áreas de gerenciamento de comunicações, gerenciamento de pessoas, negociação e administraçãode conflitos e liderança. O trabalho de conclusão de curso estrutura-se em três capítulos, apresentando-se no primeiro conceitos básicos de gerenciamento de projetos e mais detalhadamente os processos do gerenciamento de comunicações e do gerenciamento de pessoas. No segundo capítulo são abordadas as teorias sobre motivação das pessoas, estilos de liderança e principais características do líder. O terceiro capítulo apresenta o novo modelo de gestão de pessoas, na qual as pessoas são vistas como o mais importante ativo das empresas. Também são destacadas as práticas que as organizações utilizam para formar líderes e os principais aspectos da negociação e administração de conflitos, com o objetivo de mostrar a importância do líder no sucesso das organizações. 14 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1. Projeto, Programa e Portfólio Segundo Dinsmore e Silveira Neto, define-se projeto, como: [...] é um esforço temporário realizado para criar um produto ou um serviço único, diferente, de alguma maneira, de todos os outros produtos e serviços, com início e fim definidos, que utiliza recursos, é dirigido por pessoas e obedece a parâmetros de custo, tempo e qualidade. (2008, p.1) Entende-se que mesmo que o objetivo proposto pelo projeto não seja concluído, o que define projeto é o fato de ter datas de início e fim bem definidas. De acordo com o Project Management Body of Knowledge - PMBOK (PMI, 2013, p.3), “O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de existir.” As grandes organizações executam projetos simultâneos para atingir seus objetivos. Segundo o PMBOK (PMI, 2013), portfólio consiste em um conjunto de projetos e programas que devem estar alinhados com as estratégias da organização. Programa define-se por uma coleção de projetos com objetivos similares, que se gerenciados simultaneamente, tem mais chance de sucesso do que se fossem gerenciados separadamente. A figura 1 apresenta o conceito de portfólio. Figura 1 - Visão macro do conceito de Portfólio Fonte: Elaborada pelo autor 15 2.2. Grupos de processos do gerenciamento de projetos Os processos do gerenciamento de projetos podem ser organizados em grupos de processos, que se repetem ao longo do ciclo de vida do projeto. Segundo o PMBOK (PMI, 2013), ciclo de vida do projeto é uma forma lógica de sequenciar a duração do projeto, organizando o mesmo em fases, de acordo com as necessidades da organização, natureza do projeto e sua aplicação. Define-se processo como um conjunto de atividades interdependentes, que recebem entradas, com objetivo de gerar uma utilidade, produto ou serviço (PMI, 2013). Dependendo da natureza do projeto, em uma só fase do ciclo de vida, podem estar contidos os 5 grupos de processos do gerenciamento de projetos. De acordo com PMBOK (PMI, 2013, p.52), “esses cinco grupos tem dependências claras, são em geral executados em cada projeto e interagem muito entre si. Esses cinco grupos de processos independem de áreas de aplicação ou especialização do setor.” Os grupos de processos são: Grupo de processos de Iniciação: Coletar as informações básicas de um novo projeto ou fase de um projeto. Neste grupo de processos é definido o TAP (Termo de Abertura do Projeto), onde são levantadas informações de stakeholders internos e externos, riscos, premissas, restrições, custos, autorização do sponsor do projeto e definição do gerente do projeto. Grupo de processos de Planejamento: Desenvolve-se a documentação do projeto, definindo como o projeto será guiado para atingir seus objetivos. Grupo de processos de Execução: Processos necessários para executar exatamente o que foi planejado, gerenciar a equipe, cumprir atividades previstas, gerenciar as expectativas dos stakeholders e contratar produtos ou serviços. Grupo de processos de Monitoramento e Controle: Processos para acompanhamento e análise do desempenho do projeto, planejamento de ações corretivas e avaliação de solicitação de mudanças. Grupo de processos de Encerramento: Finalizar as atividades ou fase do projeto, desenvolvimento de documentação de lições aprendidas, encerrar contratos e desmobilização de equipe. 16 2.3. Gerenciamento de projetos De acordo com Dinsmore e Silveira Neto (2008, p.1), O gerenciamento de projetos se refere à aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de satisfazer seus requisitos, e é realizado com o uso de processos tais como iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar. Ainda segundo o PMBOK (PMI, 2013, p.5), o gerenciamento de projetos: [...] é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos 47 processos de gerenciamento de projetos, logicamente agrupados em cinco grupos de processos. Esse cinco grupos de processos são: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. Entende-se que o Gerenciamento de Projetos consiste na aplicação de técnicas e conhecimentos, para atingir o objetivo final e satisfazer as necessidades do cliente. Além das competências citadas anteriormente, o que se espera do GP (Gerente de Projeto), são as atitudes e comportamentos proativos. Para Baumotte et al. (2013, p.39), define-se “atitudes” como, “[...] predisposições para ações exibidas por um indivíduo no trabalho. Elas incluem motivação, energia, intuição e dedicação. Um GP deve demonstrar atitude correta perante todos os stakeholders do projeto.” Os 47 processos do gerenciamento de projetos definidos pela edição do guia PMBOK publicada em 2013 (PMI, 2013), estão distribuídos nos cinco grupos de processos (citados no tópico 1.2), da seguinte forma: Iniciação: 2 processos. Planejamento: 24 processos. Execução: 8 processos. Monitoramento e Controle: 11 processos. Encerramento: 2 processos. Todos os processos estão agrupados em 10 áreas de conhecimento diferentes. Para o PMBOK (PMI, 2013, p.60), “Uma área de conhecimento representa um conjunto completo de conceitos, termos e atividades que compõem um campo profissional, campo de gerenciamento de projetos, ou uma área de especialização.” 17 As 10 áreas de conhecimento definidas pela edição do guia PMBOK publicada em 2013 e apresentadas na figura 2 são: Gerenciamento da integração do projeto. Gerenciamento do escopo do projeto. Gerenciamento do tempo do projeto. Gerenciamento dos custos do projeto. Gerenciamento da qualidade do projeto. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto. Gerenciamento das comunicações do projeto. Gerenciamento dos riscos do projeto. Gerenciamento das aquisições do projeto. Gerenciamento das partes interessadas do projeto. Figura 2 - As 10 áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos Fonte: http://papodeprojeto.blogspot.com.br/2014/05/areas-de-conhecimento-em-gerenciamento.html 18 2.4. Gerenciamento de Pessoas ou Recursos Humanos em projetos Para Baumotte et al. (2013, p.53), define-se gerenciamento de recursos humanos como: A área de gerenciamento de pessoas realmente é complexa e subjetiva, e tem como objetivo principal possibilitar a utilização mais efetiva das competências das pessoas envolvidas no projeto, ou seja, seus stakeholders – todos aqueles que podem influenciar ou ser influenciados, positiva ou negativamente, pelo projeto. Para tal é preciso planejar de maneira adequada as pessoas no projeto. A área de conhecimento, Gerenciamento dos Recursos Humanos, é uma das mais cruciais para o sucesso do projeto, pois tem objetivo de gerenciar o bem mais valioso que as organizações possuem e que efetivamente criam a utilidade que as organizações oferecem aos seus clientes. Segundo guia PMBOK, existem quatro processosnesta área de conhecimento, que são: Planejar o gerenciamento dos recursos humanos: O planejamento dos recursos humanos serve como um guia de como o projeto deve ser executado, descrevendo boas práticas relacionadas à área, definição de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias para contratação da equipe que fará parte do projeto e planejar como será a relação hierárquica (PMI, 2013). Mobilizar a equipe do projeto: Processo que consiste em fazer as contratações e garantir que a equipe estará disponível e alocada para cumprir as atividades do projeto (PMI, 2013). Desenvolver a equipe do projeto: Processo para melhorar e desenvolver novas competências da equipe do projeto. Além disso, existem algumas práticas que hoje vem sendo utilizada pelas organizações, como: PDI (plano de desenvolvimento individual), UC (universidade corporativa), treinamento presencial ou por EAD (ensino a distância), bonificação e premiação por bom desempenho (Baumotte et al, 2013). Gerenciar a equipe do projeto: De acordo com o PMBOK (PMI, 2013, p. 255), o gerenciamento da equipe do projeto consiste no, “[...] processo de acompanhar o desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto.” 19 Para colocar em prática os quatro processos desta área de conhecimento, o GP precisa ter conhecimento e desenvolver as habilidades soft (capacidades interpessoais) e hard (capacidades técnicas) que serão descritas na seção 2.4.1. Como um fator diferencial para o desenvolvimento das equipes e da organização, a seção 2.4.2 aborda o tema “as organizações que aprendem”, onde o aprendizado contínuo e a interdependência das pessoas são tratados como fatores críticos de sucesso para as organizações. 2.4.1. Habilidades Hard e Soft Para o gerenciamento eficaz de projetos, o GP, deve possuir competências técnicas, que são as habilidades adquiridas nas escolas, faculdades e centros de treinamento, mais especificamente voltados à área de gerenciamento de projetos, que são os conhecimentos contidos no guia PMBOK. Essas habilidades são conhecidas como hard skills. (SENTIEIRO, 2015). O GP precisa cada vez mais de habilidades interpessoais, devido à grande diversidade cultural, de personalidades, religiosa, de gênero e etária nas organizações. Esse tipo de habilidade é conhecido como soft skills, que é definido por: [...] termo sociológico em referência às pessoas que possuem um bom nível de inteligência emocional (QE = Quociente de Inteligência Emocional), sustentado por habilidades que têm impacto direto na qualidade das relações interpessoais e que configuram a excelência na interface com o outro (SENTIEIRO, 2015). Para Heldman (2010), boas habilidades soft são fatores críticos de sucesso para os projetos, são indispensáveis para o GP e as pessoas que buscam crescimento na carreira, sendo essas habilidades: Liderança. Comunicação. Escuta ativa. Resolução de problemas. Negociação de conflitos. As habilidades citadas são algumas das necessidades do “funcionário do futuro”, cada vez mais, os recrutadores quando entendem que a pessoa tem o 20 conhecimento técnico, buscam focar os questionamentos em fatores comportamentais, procurando traçar perfis psicológicos e entender se a pessoa em questão é adequada ao cargo que à organização oferece. Ainda na mesma linha, de acordo com Sentieiro (2015), estudos recentes mostram que existem quatro habilidades soft que as pessoas devem ter no futuro, são elas: Comunicação clara. Marca pessoal. Flexibilidade. A melhoria da produtividade. É fundamental que haja um equilíbrio entre habilidades hard e soft. As habilidades hard vão guiar o gerenciamento do projeto ao objetivo traçado, definindo o planejamento do projeto, e as habilidades soft, vão conduzir as pessoas e o projeto ao sucesso. 2.4.2. A organização que aprende Para Tomaél et al. (2006, p.99), define-se aprendizagem organizacional por: A aprendizagem organizacional tem como objetivo principal resultar em inovação, na qual as pessoas aprimoram continuamente suas capacidades, trabalhando juntas na investigação ou em assuntos de maior complexidade, visando a conscientizar-se para profundas modificações pessoais, em que possam questionar constantemente seus modelos mentais e criar ambientes seguros para que outras pessoas façam o mesmo. Com o avanço tecnológico, crescimento populacional e diversidade cultural, as pessoas precisam ter diferentes habilidades que se complementam, tornando imprescindível o trabalho em equipe. Segundo Covey (2016, p. 78), “A interdependência é o paradigma do nós. Nós podemos fazer isso. Nós podemos cooperar. Nós vamos unir nossos talentos e habilidades para juntos criarmos algo maior." A interdependência faz com que a aprendizagem organizacional tenha maior eficácia, fazendo com que todas as pessoas envolvidas tenham conhecimento de diferentes temas e desenvolvam novas habilidades, o que resulta no crescimento do nível de maturidade da organização. 21 De acordo com Senge (1993), para criar uma organização que aprende são necessárias cinco disciplinas, que são analisadas separadamente, porém cada uma delas é dependente da outra, para o sucesso das demais, sendo elas: Maestria pessoal: A primeira disciplina significa a expansão da capacidade pessoal para alcançar os resultados que se desejam e criar um ambiente para que as pessoas ao redor alcancem suas metas e objetivos. Para a maestria pessoal ser alcançada, são necessárias duas características: Primeiro é o esclarecimento do que realmente é importante, ou seja, entender o porquê de estar naquele caminho. A segunda característica é entender com mais clareza o momento para ser mais eficaz na tomada de decisão de qual caminho seguir. A união das duas características, o objetivo com a clareza do momento, gera a tensão criativa, que é a tendência em buscar uma solução para algo que não se acredita. Modelos mentais: Os modelos mentais são ideias arraigadas, crenças e valores, que moldam a forma como as pessoas veem o mundo e tomam suas decisões. Pessoas diferentes têm mapas mentais completamente diferentes, isso explica, por que para um mesmo acontecimento, duas pessoas podem descrever de formas distintas. Entende-se com esse conceito, que as pessoas tomam decisões e tem suas atitudes baseadas em seus mapas mentais, que de alguma forma tem defeitos. O objetivo dessa disciplina é trazer a tona os mapas mentais das pessoas, procurar os defeitos e tentar reconstruir o modelo, de forma a servir melhor o mundo. Visão compartilhada: Essa disciplina faz com que os objetivos, valores e missão sejam compartilhados na organização por todas as pessoas. Ter um objetivo em comum gera a aprendizagem contínua e em grupo, pois, cria foco e energia para que as metas sejam cumpridas. Os objetivos comuns nascem sempre de objetivos pessoais, por isso a importância das organizações estimularem seus colaboradores a criar essa visão, o que gera comprometimento e sinergia entre as pessoas. Aprendizagem em grupo: Através do objetivo em comum vem à aprendizagem em grupo, que é o processo de desenvolvimento das capacidades da equipe para alcançar o resultado desejado. Para que essa disciplina tenha sucesso é necessária à prática da discussão e do diálogo. 22 A discussão é a análise ou troca de ideias de duas ou mais pessoas, com o objetivo de chegar a um consenso, cada pessoa expõe suas ideias de acordo com seus mapas mentais. Normalmente em uma discussão, as pessoas tem objetivo de vencer a “disputa”, o que vai contra o conceito de aprendizagem em grupo. Para que isso mude, deve-se priorizar o diálogo, que é uma forma diferente de se comunicar. No diálogo as pessoas analisam uma questão sob diferentes pontos de vistade forma livre, porém em contraposição à discussão, o diálogo supõe um clima de colaboração e compreensão recíproca. Na discussão, decisões são tomadas. No diálogo, assuntos complexos são analisados. Raciocínio sistêmico: A quinta disciplina, raciocínio sistêmico, é a criação de uma visão analítica, uma forma de linguagem para descrever e compreender as forças e inter-relações que moldem o comportamento de todo o sistema ao invés de olhar somente para uma parte e tentar corrigi-lo. Analisando eventos aleatórios, pode-se verificar que inúmeras variáveis atuam simultaneamente. Estas variáveis que estão organizadas em um círculo de relações de causa-efeito chamadas “processos de feedback”. Feedback significa a avaliação de resultados e desempenho por algo realizado, tem um emissor e um receptor, sendo o receptor o analisado e quem recebe o retorno. Aos olhos da quinta disciplina, o conceito se altera, sendo o feedback qualquer fluxo de influência recíproca. O raciocínio sistêmico integra as outras quatro disciplinas, fazendo com que elas trabalhem juntas, para um resultado melhor. Assim como a visão holística, as partes formam o todo e o todo deve ser analisado como algo maior. A quinta disciplina traz esse mesmo conceito, formando a organização que aprende. 2.5. Gerenciamento das Comunicações em projetos De acordo com PMBOK (PMI, 2013, p.287), Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, que sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização. A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas do projeto, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou influenciar a execução ou resultado do projeto. 23 Ainda na mesma linha, segundo Chaves et al. (2014), a área de comunicação em projetos, é onde os gerentes gastam maior parte do seu tempo (segundo pesquisadores pode chegar a 90%) e é essencial para o sucesso do projeto, pois, através do Gerenciamento das Comunicações os stakeholders do projeto recebem todas as informações para dar continuidade ao trabalho. Para Montes (2017), segundo estudos, a mensagem falada é compreendida pelo receptor da seguinte forma: 7% através das palavras. 38% através do tom de voz. 55% através da linguagem não verbal. Como observado na figura 3, segundo pesquisa realizada nas organizações, um dos problemas mais frequentes é o de comunicação, o que deixa claro, como é importante tomar ações de melhoria para esta área de conhecimento. Figura 3 - Problemas mais comuns nas organizações Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013. Segundo guia PMBOK, existem três processos na área de conhecimento Gerenciamento das Comunicações, que são: Planejar o gerenciamento das comunicações: O planejamento de como será realizada as comunicações no projeto é vital para que todas as equipes envolvidas estejam inteiradas e integradas para que o resultado seja atingido. O planejamento 24 deve ser feito de acordo com as necessidades dos stakeholders, e nos ativos organizacionais fornecidos (Chaves et al., 2014). Gerenciar as comunicações: Segundo o PMBOK (PMI, 2013, p.297), esse processo consiste em: [...] criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto. Entende-se que este processo deve ser seguido durante todo o ciclo de vida do projeto, com objetivo de fornecer a todos os stakeholders com as informações necessárias. Controlar as comunicações: Processo de controle e monitoramento das comunicações que ocorre durante todo o ciclo de vida do projeto, com objetivo de garantir o fluxo de informações para todos os participantes do projeto e verificar desvios entre “Planejado x Realizado”. Este processo também tem como saída, as solicitações de mudanças, que são as ações corretivas, quando necessário (CHAVES et al., 2014). 2.5.1. Barreiras à comunicação A diversidade de pessoas nas organizações, com diferentes, nacionalidades, culturas, religiões, idade e níveis de conhecimento técnico, a comunicação entre as pessoas fica mais complexa. Em função disso o planejamento de comunicação, é fator crítico de sucesso dos projetos e, portanto, deve ser constantemente reforçado pelo GP. Durante o processo de comunicação existem vários aspectos que podem torná-la ineficaz ou ineficiente, esses aspectos são denominados “barreiras à comunicação” e estão presentes no emissor e no receptor (Chaves et al., 2014). De acordo com Chaves et al. (2014, p.26), “Barreiras são elementos que distorcem o processo de comunicação, dificultando ou impedindo o correto entendimento entre emissor e receptor.” As barreiras de comunicação podem ser de conhecimento, comportamentais, organizacionais e técnicas. 25 Barreiras de conhecimento estão ligadas ao não conhecimento do assunto a ser comunicado, uso de termos técnicos desconhecidos pelos stakeholders, uso inadequado da tecnologia. É importante que o GP tome ciência para quem ele vai passar as informações, com antecedência, para preparar de forma adequada o que será comunicado, pois, equipe técnica e gerencial falam “línguas diferentes”, sendo que a equipe técnica fala termos da execução e a equipe gerencial transmite informações como, custos, prazos e compromissos (CHAVES et al., 2014). Para Chaves et al. (2014, p.28) barreiras comportamentais é, “Desconfiança entre as partes, atitudes hostis ou preconceituosas, ansiedade, desinteresse, omissão intencional de fatos e informações, não saber ouvir, falta de atenção ao assunto e prejulgamentos são casos típicos de barreiras comportamentais.”. Deve haver comunicação face a face mesmo que não seja efetivo no primeiro momento, manter uma relação interpessoal e cordial, cria laços afetivos entre as pessoas e ajuda a quebrar essas barreiras. Já na comunicação escrita é importante ter clareza e objetividade no que é comunicado. As barreiras organizacionais estão presentes em estruturas muito burocráticas, com muitas regras e procedimentos, que dificultam as entregas do trabalho, equipamentos de comunicação inacessíveis e organizações com pirâmides hierárquicas muito verticais (CHAVES et al., 2014). Segundo Chaves et al. (2014, p.29) fazem parte das barreiras técnicas, “Equipamentos obsoletos, baixa qualidade na transmissão, distorções de sinal, uso incorreto de padrões técnicos ou desconhecimento da tecnologia empregada e versões conflitantes de sistemas informatizados [...]”. 2.5.2. A linguagem segundo a Programação Neurolinguística Como pode ser observado na figura 4, o processo de comunicação tem quatro pilares, que são: emissor, mensagem, canal de comunicação e receptor. O emissor transmite a mensagem de acordo com sua intenção e suas experiências de vida. O canal tem ruídos internos e externos dependendo de qual é o canal de comunicação e o receptor decodifica a mensagem de acordo com sua interpretação que também advém de suas experiências vividas. 26 Figura 4 - Processo de comunicação Fonte: http://condesdodolmen.blogspot.com.br/2013/06/comunicacao-eficiente-em-gestao-de.html Segundo O’Connor (2016, p.151), A linguagem é parte do ser humano: é à base da vida social. Conviver significa nos comunicarmos com outros, e a linguagem nos permite fazer isso. Torna nosso mundo interior visível, audível e tangível a outros. Permite-nos compartilhar um mundo de experiência e comunicar ideias abstratas, compreender e sermos compreendidos. A forma como as pessoas expressamsuas ideias e se comunicam está alinhada com as experiências vividas, crenças e valores, o que pode ser um problema no momento de transmitir a mensagem, pois as palavras tem um significado para quem emite, e para quem recebe pode ter significados diferentes, pois as experiências do receptor são distintas do emissor. Para O’Connor (2016), quando as pessoas falam, há a tentativa de transmitir experiências passadas com palavras, que são feitas de três formas distintas, sendo elas: Deleção ou Omissão: Não é possível transmitir toda a experiência vivida em palavras, desta forma, existe a omissão de partes por não existir palavras para expressá-la. Neste tipo de linguagem existe o lado bom, pois, pode ser entediante para o receptor quando a mensagem tem detalhes demais, fazendo com o mesmo fique disperso e o lado ruim é quando há omissão demais, e o receptor não consegue acompanhar a linha de raciocínio da pessoa que emite a mensagem. Generalização: A generalização ocorre quando o emissor considera um exemplo único representando um grupo todo ou como uma conclusão geral. O lado positivo deste tipo de linguagem, é que a partir de experiências vividas, é possível 27 replicá-las em outras situações, tornando o caminho para o objetivo final mais claro, porém a generalização cria uma regra a ser seguido para o todo, não dando atenção para as exceções. Distorção: Para O’Connor (2016, p. 156), “A distorção é como mudamos nossa experiência. Podemos distorcer de muitas maneiras. Podemos florear uma experiência, torná-la maior, menor, mais diluída, mais concentrada; podemos inflá-la fora de toda proporção [...]”. Pessoas que distorcem muito podem ser muito criativas, porém, o lado ruim é que a distorção pode levar a conclusões precipitadas e com isso errar na tomada de decisões, por não ter conhecimento da realidade. 28 3. CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS SOBRE LIDERANÇA 3.1. Motivação Para Baumotte et al. (2013, p.147), define-se motivação por: Todo comportamento humano é motivado. Não devemos confundir estímulo com motivação: no primeiro caso, não há envolvimento do eu interior. No incentivo, o indivíduo age levado por pressões externas: ganhar comissões, obter certas vantagens ou evitar punições. Na motivação, ao contrário, o eu interior está envolvido e a pessoa age impelida por uma força interna, porque gosta e quer. Ainda na mesma linha, segundo Cavalcanti et al. (2005, p.86), A motivação de um funcionário reflete-se na quantidade de tempo e na atenção dedicadas às suas atividades (Levy-Leboyer, 1990). Vergara (2003) enfatiza o seu caráter intrínseco, tendo em vista nascer das necessidades interiores, de modo que o que os líderes podem fazer é estimular, incentivar, provocar a motivação de seus funcionários. A motivação é intrínseca, quando vem de dentro da pessoa, neste caso é mais duradoura, pois tem significado para a pessoa e a leva a fazer algo porque ela quer satisfazer alguma necessidade. A motivação também pode ser extrínseca, que é quando há influências externas, por exemplo, no trabalho, pode ser classificado como motivação extrínseca: elogio, comissão, bônus por produtividade, promoção e oportunidade de desenvolvimento (treinamento). Em um contexto geral, se a pessoa tem alguma necessidade e isso faz com que ela tenha alguma atitude (comportamento), ela está satisfazendo algum nível da hierarquia das necessidades e isso indica mover-se para algum lugar, que é uma forma de motivação. Nas seções seguintes serão descritas as teorias da motivação, que tentam explicar o que faz com que as pessoas fiquem motivadas. 3.1.1. Teoria de Maslow Essa teoria foi desenvolvida pelo Dr. Abraham H. Maslow em 1954, que tentou explicar através da hierarquia das necessidades humanas o que motiva uma pessoa. A hierarquia tem cinco níveis e é dividida em dois grupos principais: 29 necessidades básicas e necessidades secundárias como podem ser observadas na figura 5. Figura 5 - Hierarquia das necessidades por Maslow Fonte: http://qualidade.wikidot.com/lideranca-e-motivacao Para Maslow, para atingir um nível, a pessoa tem como pré-requisito o nível anterior, por exemplo, para chegar ao nível “Necessidades de Segurança” o nível “Necessidades Fisiológicas” deve ser atendido. Agora, será descrito com mais detalhes os níveis hierárquicos da figura 5 (BAUMOTTE et al., 2013). Necessidades fisiológicas: São as necessidades básicas do ser humano, como, alimentação (água e comida), respiração (ar), moradia, higiene, vestimenta, descansar, dormir e também as necessidades fisiológicas, evitar dor e fazer sexo. Necessidades de segurança: São aquelas que estão relacionadas com a necessidade de proteção contra algo real ou imaginário. Neste nível, estão inclusos, estabilidade de emprego, casa própria, plano de saúde, seguro de vida, aposentadoria, são todas as coisas que estão ligadas ao sentimento de dependência e proteção. Necessidades sociais: “São necessidades de manter relações humanas com harmonia: sentir-se parte de um grupo, ser membro de um clube, receber carinho e afeto dos familiares, amigos e pessoas do sexo oposto.” (PERIARD, 2011) 30 Necessidades de estima: De acordo com Baumotte et al. (2013, p.150), “Nesse nível está representado o desejo que todo ser humano tem de ser estimado, respeitado, elogiado, prestigiado e objeto da atenção das outras pessoas.” As necessidades de autoestima estão relacionadas a dois aspectos, o de autoafirmação das capacidades das pessoas por elas mesmas ou do reconhecimento das outras pessoas. Realização pessoal: O último nível está relacionado às necessidades de crescimento, onde as pessoas cumprem tudo aquilo que lhes são propostas. Segundo Maslow (1965, apud BAUMOTTE et al, 2013, p.151) [...] o trabalho de autorrealização transcende o eu e também o alcance da falta de identidade, expressão última do real. Soluciona a dicotomia entre o egoísmo e o não egoísmo, o interior e o exterior, uma vez que o trabalho de autorrealização torna-se parte do eu, de forma que não há mais diferença entre o mundo e o eu. As necessidades fisiológicas e de segurança se enquadram no grupo de “Necessidades Primárias”, pois, são algumas das condições básicas para a sobrevivência das pessoas. Os três últimos níveis fazem parte do grupo “Necessidades Secundárias” que dependem da satisfação do primeiro grupo e está relacionado as necessidades de crescimento. 3.1.2. Teoria Herzberg De acordo com Baumotte et al. (2013, p.154), Para melhor detectar as atitudes e motivação dos funcionários de uma empresa ou membros de uma equipe de projeto, Frederick Herzberg (1959) fez vários estudos para determinar quais fatores no ambiente de trabalho do funcionário causavam satisfação ou insatisfação. Herzberg descobriu que os fatores que causavam satisfação no trabalho (e, presumivelmente, motivação) eram diferentes dos que causavam insatisfação. A partir desta pesquisa, Herzberg desenvolveu a teoria dos dois fatores, sendo, os fatores higiênicos os que levam a insatisfação e os motivacionais os que levam a satisfação no trabalho. Ele percebeu que os colaboradores das organizações associam insatisfação às condições físicas do ambiente de trabalho e então denominou esses fatores como “higiênicos”. Também identificou que os colaboradores associam satisfação ao conteúdo do trabalho, definindo esses fatores como “motivacionais”, ou seja, quando os fatores relativos ao ambiente de trabalho 31 não são satisfeitos, as pessoas não realizam seu trabalho com maestria (BAUMOTTE et al.,2013). O quadro 1 mostra quais são os fatores higiênicos e motivacionais que conduzem a satisfação e insatisfação do colaborador na organização. Quadro 1 - Fatores que afetam a motivação Conduzem à insatisfação (higiênicos) Conduzem à satisfação (motivacionais) Política daEmpresa Crescimento Condições do ambiente de Trabalho Desenvolvimento Relacionamento com outros funcionários Responsabilidade Segurança Reconhecimento Salário Realização Fonte: Baumotte et al. (2013, p.155). Os fatores higiênicos são extrínsecos às pessoas, pois estão relacionados a fatores do ambiente de trabalho e se não são atendidos, podem levar a insatisfação. Já os fatores motivacionais são intrínsecos, ou seja, são internos das pessoas e vem delas mesmo, estão ligados ao quinto nível (realização pessoal) da pirâmide de Maslow e fazem com que as pessoas tenham resultados de longo prazo e cheguem ao alto desempenho. Apesar dos fatores motivacionais serem intrínsecos, o gerente ou os líderes, podem tomar atitudes que ajudem as pessoas a se motivarem. A teoria de Herzberg e Maslow tem uma conexão entre os fatores higiênicos e motivacionais e os cinco níveis da pirâmide. Ambos os autores afirmam que estar satisfeito com o ambiente de trabalho, não garante motivação, ou seja, se as necessidades básicas (fisiológicas, de segurança e sociais) descritas por Maslow e os fatores higiênicos de Herzberg são atendidos, o que levará as pessoas a se motivarem está nos fatores motivacionais e os níveis quatro e cinco da pirâmide (estima e realização pessoal), entende-se que a forma como os gerentes lideram as equipes influencia diretamente na motivação (CAVALCANTI et al., 2005). 32 3.1.3. Teorias X e Y de McGregor O enfoque principal da teoria de McGregor é sobre a percepção dos gerentes, administradores, diretores e demais pessoas que tem algum cargo de gestão, em relação ao comportamento humano no ambiente de trabalho. Para isso McGregor criou as teorias X e Y, sendo a teoria X baseada em um estilo tradicional e pragmático e a teoria Y baseada em conceitos modernos. Segundo a teoria X, intrinsecamente, as pessoas não gostam do trabalhar e trabalham o mínimo possível para obter recompensas salariais ou materiais, deixando a realização pessoal de lado. Para Baumotte et al. (2013), por estas razões, a motivação deixa de ser importante, fazendo-se necessário que os gestores usem da autoridade para que consigam atingir os objetivos e expectativas das organizações. Ainda para Baumotte et al. (2013, p.158), “As pessoas são preguiçosas, tentam evitar o trabalho e necessitam ser vigiadas a cada minuto; são incapazes, não têm ambição e param de trabalhar sempre que possível. Necessitam de direcionamento constante e evitam responsabilidades e iniciativas.” Fazendo uma comparação com a teoria de Maslow, para estas pessoas somente os níveis 1 e 2 da pirâmide as motivam, o que as torna pouco criativas e com baixa capacidade de resolver problemas. Os GP’s que seguem essa teoria tem tendência em serem autoritários. Para Vieira et al. (2011), a teoria Y foi embasada em um conceito mais moderno de administração, pois está baseada em concepções mais democráticas e liberais a respeito do comportamento humano. Segundo Baumotte et al. (2013), as pessoas gostam de aceitar responsabilidades e desafios, preocupando-se com seu crescimento e aprendizado, podem conduzir seu próprio trabalho sem que o gestor esteja a todo momento dizendo o que e como o colaborador deve fazer e gostam do sentimento de pertencimento à organização. Os GP’s que seguem essa teoria tendem a serem mais integrativos, dando enfoque nas necessidades das pessoas e atuando como facilitadores. Relacionando com a teoria de Maslow, as pessoas são motivadas pelos níveis três e quatro da pirâmide. Existem várias estilos de liderança, onde é importante que líder saiba escolher a melhor forma de atuação de acordo com a maturidade da organização e das pessoas envolvidas nos projetos. Os estilos de liderança são: 33 Liderança Autocrática. Liderança Democrática. Liderança Laissez-Faire. O quadro 2 apresenta uma comparação entre as principais características e as diferenças das teorias X e Y de McGregor. Quadro 2 - Diferenças entre as teorias X e Y de McGregor Teoria X Teoria Y Concepção tradicional de direção e controle. Integração entre objetivos individuais e organizacionais. O ser humano tem aversão ao trabalho. O ser humano vê o esforço físico e mental no trabalho de forma tão natural quanto o querer descansar. A maioria das pessoas precisa ser controlada, dirigida, coagida e punida para que, finalmente, trabalhe. A maioria das pessoas busca naturalmente se autocorrigir, para atingir os objetivos que se propôs a alcançar. O homem é um ser carente que se esforça para satisfazer uma hierarquia de necessidades. O compromisso com um objetivo depende das recompensas que se espera receber com sua consecução. O ser humano não consegue assumir responsabilidades. O ser humano não só aprende a aceitar responsabilidades como passa a procurá-las. A participação dos funcionários é um instrumento para sua manipulação. A participação dos funcionários é uma forma de valorizar suas potencialidades, tais como: imaginação, criatividade e engenhosidade. O líder adota um estilo autocrático. O líder adota um estilo democrático. Fonte: Baumotte et al. (2013, p.159). 3.1.4. Teoria da expectativa de Vroom Para Tadin et al. (2005, p. 45), “Victor H. Vroom desenvolveu uma teoria da motivação que reconhece a evidência de que diferentes pessoas reagem de 34 diferentes maneiras, conforme a situação em que estejam colocadas, enfatizando assim as diferenças individuais.” Segundo a teoria de Vroom, a motivação da pessoa para escolher qual caminho seguir é baseada em três fatores, que são: valor, instrumentalidade e expectativa. Pode ser observada na figura 6, que a resultante dos três fatores é a motivação. Figura 6 - Motivação = Expectativa x Instrumentalidade x Valor Fonte: http://jovemadministrador.com.br/teoria-motivacional-de-victor-vroom/ Valor: Está ligado às diferentes compensações que as pessoas podem atribuir ao resultado dependendo de qual caminho seguir. Uma promoção, por exemplo, para a pessoa pode representar maior salário, reconhecimento, aspectos que podem ser considerados positivos de acordo com a crença da pessoa, por outro lado, como aspectos negativos, pode ser entendido como maior carga de trabalho, menos tempo com sua família. Este fator pode ser medido como (-1) se a mudança for totalmente inaceitável e (+1) se o lado positivo for muito atrativo. Instrumentalidade: Probabilidade de que um trabalho executado ou um bom desempenho da pessoa a levará a obter recompensas, como, aumenta de salário, promoção, reconhecimento na organização, dentre outras formas de recompensas. Este é um tipo de percepção que a maioria das pessoas consegue ter. De acordo com Vroom a instrumentalidade pode ser medida, variando de 0 a 1. Expectativa: Baseado em suas próprias capacidades a pessoa analisa a probabilidade de ter sucesso e toma a decisão de executar ou não a tarefa que lhe 35 foi proposta, desta forma, cria-se uma expectativa na obtenção de resultados. Essa relação também é medida com valor de 0 a 1. Para Vroom, “Motivação = valor x instrumentalidade x expectativa”, desta forma entende-se que se a pessoa apresenta um baixo valor em qualquer um dos três fatores, o resultado será um baixo valor de motivação, assim, é importante que haja um equilíbrio entre os fatores para que o nível de motivação exista (BAUMOTTE et al., 2013). 3.2. Teoria dos estilos de liderança De acordo com Cavalcanti et al. (2005, p.40), “Um dos primeiros estudos sobre comportamento de liderança foi coordenado por Lewin (segundo Robbins e Coulter 1998), que identificou três estilos básicos: o autocrático, o democrático e o laissez-faire.” A teoria dos estilos de liderança busca contextualizar qual é a estratégia utilizada pelo líder em relação aos seus subordinados, ou seja, aquilo que o líder faze como é seu comportamento para liderar. 3.2.1. Liderança Autocrática No estilo de liderança autocrática, a pessoa que tem a posição de líder, é focada apenas nas tarefas e é quem toma todas as decisões, desconsiderando a opinião dos liderados, ele tem absoluto poder e delega atividades aos seus liderados mostrando o que e como eles devem executar a tarefa (OMOLAYO, 2007). As principais características da liderança autocrática são (adaptado do estudo feito em 1939 por White e Lippit apud Chiavenato (1994, p.534)): O líder define as diretrizes sem a participação da sua equipe. O líder escolhe quais serão as técnicas e ferramentas utilizadas para execução das atividades, sempre que se faz necessário e comunica a equipe de forma imprevisível. O líder delega as atividades para a equipe sem comunicação prévia e também escolhe quem será o seu companheiro de trabalho. 36 O líder é dominador e “pessoal” nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada pessoa da equipe. Este estilo também é conhecido como liderança autoritária ou diretiva, é menos utilizada, pois não desperta interesse da equipe por ela não ter autonomia para expor suas ideias e devido ao medo que se cria em relação a este tipo de líder. Dependendo no nível de maturidade da equipe e das necessidades da organização, como, entregas com prazos apertados ou quando se faz necessário de uso das habilidades manuais (agilidade, destreza, força), pode ser necessário que o líder adote esse estilo (ACIOLY, 2006). 3.2.2. Liderança Democrática No estilo de liderança democrática, o líder conduz a equipe fazendo com que todos participem da tomada de decisões, dá apoio ao grupo, sugerindo alternativas e não faz uso do poder que sua posição hierárquica lhe concede para obter os resultados que ele busca (CAVALCANTI et al, 2005). As principais características da liderança democrática são (adaptado do estudo feito em 1939 por White e Lippit apud Chiavenato (1994, p.534)): As diretrizes são debatidas e decididas pela equipe, onde o líder assiste e dá opiniões. A própria equipe decide quais serão as técnicas e ferramentas utilizadas para executar as atividades que as leve a alcançar os resultados desejados, quando necessário é solicitado apoio do líder, que sugere algumas opções para que a própria equipe tome a decisão. Neste estilo não existe imposição de ideias, o que dá lugar aos debates. O líder procura ser um membro normal da equipe, não se encarregando de muitas atividades, tem comunicação clara e objetiva e limita-se aos "fatos" em suas críticas e elogios, em contraposição ao estilo autocrático, o líder não é “pessoal” no processo de feedback. Este estilo também é conhecido como liderança participativa ou consultiva, é mais utilizada, devido ao seu caráter integrativo, desperta interesse da equipe bem como faz aflorar a criatividade de todos os membros, o que acontece devido à alta participação de todos nos processos decisórios e também cria um sentimento de 37 pertencimento à organização por parte da equipe. Como desvantagem do estilo, a equipe pode não reconhecer devidamente o papel do líder no processo e a tomada de decisão tende a ser mais demorada. 3.2.3. Liderança Laissez-Faire Laissez-Faire é a contração da expressão em língua francesa laissez faire, que significa literalmente “deixa fazer, deixa ir”, significado que traduz bem o conceito deste estilo de liderança, onde o líder é pouco participativo e não tem envolvimento com as atividades exercidas pela equipe. As principais características da liderança Laissez-Faire são (adaptado do estudo feito em 1939 por White e Lippit apud Chiavenato (1994, p.534)): Há liberdade total por parte da equipe na tomada de decisões, com participação mínima do líder. Assim como no estilo democrático, a própria equipe escolhe quais serão as ferramentas e técnicas a serem utilizadas para execução das atividades, onde a diferença, é que a participação do líder no debate é limitada, apresentando apenas materiais variados à equipe deixando claro que poderia fornecer informações, desde que seja solicitado a ele. A própria equipe define quem fará as atividades e qual será o companheiro de trabalho caso necessário, onde há absoluta falta de participação do líder na decisão. Este tipo de liderança é exercido normalmente em organizações em que as pessoas trabalham em projetos individuais, pois seus resultados tendem a ser qualitativo, como por exemplo, empresas de design, desenvolvimento de softwares e moda. A baixa comunicação entre líder e equipe é a grande desvantagem desse estilo, onde, pode haver desalinhamento entre os principais stakeholders (partes interessadas) do projeto e a equipe. 3.3. Liderança Situacional Para Cavalcanti et al. (2005, p.50), 38 A liderança situacional de Hersey e Blanchard (1977) é uma teoria contingencial cujo foco está voltado para os seguidores. Segundo a teoria situacional, a liderança bem-sucedida só será alcançada por meio da seleção de um estilo de liderança adequado que depende do nível de preparo ou de maturidade dos seguidores. A teoria situacional surgiu diante da necessidade de um modelo significativo na área de liderança. Devido a grande diversidade cultural, de personalidades, religiosa, gênero e idade das pessoas nas organizações, os líderes se deparam com pessoas totalmente diferentes, cada uma com suas habilidades e capacidades técnicas que são as hard skills, o que define a maturidade no trabalho, e pessoas com habilidades e capacidades interpessoais e intrapessoais, como, comunicação clara, escuta ativa, flexibilidade, paciência, resiliência, que são chamadas de soft skills e é o que define a maturidade psicológica. Uma pessoa que possui alta maturidade no trabalho (hard skills) e psicológica (soft skills) tem tendência a assumir mais responsabilidades na organização. Em função desta grande diversidade de pessoas, entende-se que o líder que adota a liderança situacional, escolhe o melhor modo de liderar de acordo com a maturidade de cada membro da sua equipe. Como pode ser observado na figura 7, nesta teoria existem quatro tipos de liderança: “Determinar”, “Persuadir”, “Compartilhar” e “Delegar”. Figura 7 - Estágios de maturidade Fonte: Adaptada de Hersey e Blanchard (1977). 39 Segundo Cavalcanti et al. (2005, p.52), “Esse modelo baseia-se na combinação entre o nível de maturidade dos liderados (M1, M2, M3 e M4) e o estilo de liderança (várias combinações de comportamentos voltados para tarefa e para relacionamento). Os níveis de maturidade considerados são:” M1 - Funcionários despreparados e não desejosos de assumir responsabilidades em relação à tarefa; M2 - Funcionários não capazes de realizar a tarefa, por não terem as habilidades necessárias, porém dispostos e motivados a fazer o que o líder pedir; M3 - Funcionários capazes de realizar a tarefa, mas que não estão dispostos nem motivados para fazer o que o líder quer; M4 - Funcionários capazes e motivados para realizar a tarefa. Se um funcionário é despreparado e imaturo em relação à tarefa (M1), o líder deve adotar o estilo “Determinar” e ser bem diretivo quanto aos objetivos, onde, o líder diz exatamente o que deseja e como a atividade deve ser executada, indicando quais ferramentas utilizar, o template da entrega, procedimentos e etc. Este tipo de liderança é necessário, pois as pessoas não têm competências e nem vontade de assumir responsabilidades. Quando o liderado tem um nível M2, ou seja, não tem as habilidades necessárias, porém estão motivados, também é necessário que o líder adote um comportamento diretivo, porém com o estilo “Persuadir”, onde, o líder oferece apoio para a execução da atividade e que o liderado continue motivado no aprendizado da tarefa. O estilo “Compartilhar” deve ser utilizado quandoo funcionário tem as habilidade e capacidades necessárias para executar a atividade, porém não está motivado a fazer o que o líder pede, ou seja, está no nível “M3”, neste caso o líder fornece apoio nas decisões, mas não interfere diretamente, dando liberdade para que o liderado escolha qual caminho seguir. Quando o funcionário é maduro (M4), ou seja, tem todas as capacidades e habilidades necessárias e também está motivado, o estilo a ser utilizado é o de “Delegar”, onde, o líder apenas indica o que ele deseja, dando responsabilidades e autonomia para o liderado, o qual sabe qual caminho seguir para executar a atividade com sucesso. 40 De acordo com Baumotte et al. (2013, p.119), Quanto maior a capacidade do líder de adaptar seu estilo de liderança às exigências da situação, melhor será a percepção dos funcionários em relação à forma como são tratados. Esse é um dos principais fatores que influenciam na satisfação dos funcionários com o ambiente de trabalho, que é medida pela pesquisa de clima organizacional. Os líderes rígidos não variam seu estilo de liderança de acordo com o nível de maturidade das pessoas, portanto, o mesmo tem tendência a ter sucesso somente quando o funcionário tem o comportamento adequado ao seu estilo de liderança. Entende-se que não há um estilo que seja melhor do que o outro existe apenas o mais adequado para cada situação. Os líderes flexíveis tem tendência a ter mais sucesso do que líderes rígidos, devido à diversidade de pessoas a qual ele lidera, pois eles são capazes de se adaptar para atender as necessidades da sua equipe. 3.4. Teoria dos traços: os tipos de líderes Além dos modelos de liderança (Autocrático, Democrático, Laissez-Faire e Situacional), é possível classificar o líder por tipo, que segundo a teoria dos traços quem tivesse certas características e personalidade de liderança, seria um líder. Nesta linha, só exerceria liderança quem tivesse traços físicos, intelectuais, sociais e direcionados para tarefa. Para Vergara (2003, apud CAVALCANTI et al., 2005, p. 39), Os traços físicos estariam relacionados à aparência, estatura, energia e força física. Os traços intelectuais estariam ligados às características de adaptabilidade, entusiasmo, autoconfiança e elevado coeficiente intelectual. Os traços sociais estariam relacionados aos aspectos de cooperação, habilidades interpessoais e habilidades administrativas. E finalmente, os traços relacionados à tarefa referiam-se às características do impulso de realização, persistência e iniciativa. Essa teoria é muito contestada por vários autores devido à afirmação de que somente são líderes quem tem certas características e personalidade inata, ou seja, as pessoas não conseguem desenvolver a liderança, ou elas nascem com esses aspectos ou serão lideradas. Entende-se que o fato de possuir tais características e personalidade pode facilitar o processo de liderar, caso contrário, existem várias técnicas utilizadas para desenvolvimento pessoal, como, treinamentos, coaching, mentoring, EAD, entre outras, que podem auxiliar as organizações no 41 desenvolvimento de líderes, técnicas que serão descritas com mais detalhes na seção 4.4. 3.5. Diferenças entre gerente e líder Os gerentes têm funções de administração, buscando chegar ao objetivo final com eficiência. Suas principais atribuições são: planejamento, delegar tarefas, controlar, regulamentar, ser autoritário, ser consistente, gerir o tempo e custos. O líder, por sua vez, é aquele que consegue com que as pessoas atendam a ele por vontade própria e de bom grado, não por seu poder ou posição hierárquica na organização. Covey (1996, p.163), afirma que a “liderança está mais voltada para fazer as coisas certas, enquanto a gerência se preocupa em fazer certas as coisas”. Bennis (1996) descreve as principais diferenças que caracterizam o comportamento de gerentes e líderes, como pode ser visto no quadro 3. Quadro 3 - Comportamento de gerentes e líderes Gerente Líder Administra Inova Prioriza sistemas e estruturas Prioriza pessoas Tem uma visão de curto prazo Tem perspectiva de futuro Pergunta como e quando Pergunta o quê e por quê Exerce o controle Inspira confiança Aceita e mantém o status quo Desafia o status quo É o clássico bom soldado É a sua própria pessoa Faz certas as coisas (é eficiente) Faz a coisa certa (é eficaz) Fonte: Cavalcanti et al. (2005, p.61). De acordo com Haim (2003, p.51), Ao se apresentar mais uma distinção entre o líder e o gerente, diz-se que o líder opera sobre os recursos emocionais e espirituais da organização, sobre seus valores, comprometimento e aspirações. Em contrapartida, o gerente opera sobre os recursos físicos da organização, sobre seu capital, habilidades humanas, matérias-primas e tecnologia. 42 O líder tem comportamento centrado nas pessoas, onde, seu principal papel é motivá-las e fazer com que sintam satisfação e orgulho do trabalho. O líder tem um apelo emocional para as necessidades humanas descritas por Maslow nos níveis três e quatro da pirâmide, sociais e de estima respectivamente, que são necessidade de sentir-se importante e útil, de se relacionar com as pessoas e ser reconhecido. O gerente tem comportamento centrado no sistema e estrutura da organização, onde, seu principal papel é fazer que as entregas sejam realizadas dentro do prazo, custo e com qualidade. Apesar das diferenças entre gerente e líder, é importante destacar, que a presença de um não anula o outro, ambos são importantes e tem posições mais adequadas ao perfil. Os gerentes lidam com a complexidade das organizações, onde, cada vez mais é necessário entregas com prazos curtos, baixo custo e alta qualidade, o que faz com que o conhecimento técnico seja importante para realização das entregas. O líder atua como agente de mudança nas organizações, devido a grande tendência a transformação, onde, ele estabelece uma direção a partir de sua visão de futuro e então com suas habilidades interpessoais, consegue influenciar as pessoas a seguirem o caminho para o qual à organização está caminhando (KOTTER, 1990). 3.6. O Círculo Dourado como forma de comunicação dos líderes Simon Sinek deu uma palestra no TEDx em 2009, explicando sua teoria sobre como grandes líderes inspiram ação nas pessoas, Sinek fala sobre o modelo de liderança que ele desenvolveu, chamado de Círculo Dourado. Sinek cita alguns casos, de como grandes empresas como a Apple faz tanto sucesso e como de Martin Luther King conseguiu discursar para mais de 250 mil pessoas no The Mall em Washington em 1963, sem sequer enviar uma carta, em uma época onde não havia telefones celulares, redes sociais e outras formas de comunicação. Pode ser observado na figura 8 o modelo de comunicação proposto por Sinek, que segundo ele é a forma de comunicação dos líderes. 43 Figura 8 - Círculo Dourado de Simon Sinek Fonte: Elaborada pelo autor Para ele, a maioria das pessoas se comunica de fora para dentro do círculo, citando como exemplo as pessoas que trabalham nas organizações, todos sabem o que fazem, a maioria sabem como realizar as atividades que lhes são pedidas mas poucos sabem porque estão ali trabalhando. Para Sinek, as pessoas não seguem um líder pelo o que eles fazem, elas o seguem porque acreditam no que o líder acredita. Para explicar sua teoria, ele faz uma correlação com o cérebro humano, que se olhado por um corte transversal visto de cima, o cérebro é dividido em três partes, sendo elas: Neo-Cortex: Parte responsável pelo pensamento analítico, raciocínio lógico e pela linguagem. Relacionado com “O QUÊ?”. Sistema límbico: Este é responsável pelos sentimentos, confiança, lealdade e comportamento humano das pessoas, este sistema é capaz de transformar as emoções em memórias. Relacionado com as duas partes internas docírculo dourado, “COMO?” e “POR QUÊ?”. Cérebro reptiliano: Esta é a menor parte do cérebro e responsável pelas necessidades básicas e essenciais, como as fisiológicas do primeiro nível da pirâmide de Maslow. Sinek diz que quando as pessoas se comunicam de dentro para fora, elas falam primeiramente com o sistema límbico, o qual é responsável por controlar o comportamento humano e então quem está recebendo a mensagem pode racionalizar as coisas tangíveis ditas, como, planos e formas de alcançar o objetivo, 44 o que reforça sua ideia de que as pessoas seguem os líderes porque elas querem e não pelo o que os líderes fazem. 45 4. BOAS PRÁTICAS DAS ORGANIZAÇÕES NA GESTÃO DE PESSOAS Para Chiavenato (2014, p.307), Desenvolver pessoas significa apenas dar-lhes informação e apoio suficiente para que elas aprendam novos conhecimentos, habilidades e competências e se tornem mais eficientes no que fazem. É, sobretudo, dar- lhes a formação básica para que aprendam novas atitudes, soluções, ideias, conceitos e que mudem seus hábitos e comportamentos e que se tornem mais eficazes no que fazem. Formar é muito mais do que simplesmente informar, pois representa um enriquecimento da personalidade humana. No modelo antigo de gestão, as pessoas eram vistas como recursos produtivos das organizações, com ênfase nas habilidades manuais, posição hierárquica forte criando uma dependência dos chefes, regras, normas entre outras características. Com chegada da era da informação, criou-se a necessidade das organizações de fazerem a gestão por pessoas e por competências, pois, atualmente ter um emprego estável não é mais o que motiva e atrai a maioria das pessoas. A figura 9 apresenta a visão da gestão de pessoas como recursos e pessoas como colaboradoras ou parceiras. Figura 9 - As pessoas são recursos ou colaboradoras e parceiras da organização? Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 3. Um dos grandes problemas enfrentados atualmente é a alta rotatividade de pessoas nas organizações, criando a necessidade de fazer um planejamento estratégico de gestão, buscando alternativas para que as pessoas sintam-se felizes e motivadas no trabalho. Este capítulo aborda as tendências na gestão de pessoas e 46 as boas práticas que as organizações utilizam na formação de seus líderes e gerentes. 4.1. Gerenciamento de pessoas por competências Entende-se projeto como, um esforço temporário para criar uma utilidade (produto ou serviço) única, diferente de alguma forma de suas utilidades similares. Idealmente todos os projetos devem estar alinhados com as estratégias organizacionais, caso contrário, deveria sair do portfólio de projetos da empresa, desta forma, as políticas para gestão de pessoas devem estar em linha com os objetivos da organização. Esta necessidade de alinhamento trouxe o conceito de competências nas empresas mais competitivas. De acordo com Baumotte et al. (2013, p.109), Assim, pode-se dizer que hoje existem a gestão de competências e a gestão por competências. A primeira se propõe a elevar o nível de capacitação dos colaboradores; a segunda envolve processos de gerenciamento baseadas no mapeamento de competências para tornar esse gerenciamento mais ligado à estratégia da empresa e seus projetos. Para Chiavenato (2014, p.475), competências dos colaboradores, Envolve a capacidade de agir em diversas situações para criar ativos tangíveis e intangíveis. Embora competência individual não seja propriedade da organização – pois pertence a cada pessoa -, ela deveria ser incluída no balanço patrimonial dos ativos intangíveis, é impossível conceber uma organização sem pessoas. Todos os ativos tangíveis que existem nas organizações vieram a partir de ideias das pessoas. As máquinas que hoje são usadas para realizar o trabalho que muitas pessoas faziam com suas habilidades manuais, foram concebidas por pessoas que as imaginaram e tornaram possível a criação delas. A gestão por competências é a utilização do mapa de competências como pilar para a gestão de pessoas. Isto quer dizer que todos os processos do gerenciamento de recursos humanos passam por uma reestruturação para contemplar as competências, o que pode se tornar vantagem competitiva das organizações. Abaixo estão descritos os processos que os GP’s irão utilizar no dia a dia nas organizações. Cada posição exige uma série de competências interpessoais e técnicas, por isto, a importância de ter mapeado todas as competências necessárias por cada 47 cargo na organização. A rotatividade de pessoas nos projetos cria a necessidade do GP substituir membros da equipe ao longo do ciclo de vida do projeto. A seleção estratégica por competências se tornou um diferencial competitivo das organizações (BAUMOTTE et al., 2013) Para Baumotte et al. (2013, p.110), “A designação de pessoas baseada em competências visa evitar a imobilidade decretada normalmente pelas estruturas hierárquicas tradicionais, adequadas quando o negócio é razoavelmente estável.” O modelo atual de negócios é imprevisível, a todo momento o cliente tem novas ideias para seguir rumo diferente do planejado, e quem dita o ritmo de produção das organizações é o próprio cliente, portanto, as pessoas precisam ter conhecimentos a respeito de assuntos diversos, para que às necessidades dos clientes possam ser atendidas. Para solucionar essa dinâmica, existe a possibilidade de colocar os profissionais técnicos em um grupo maior, com diversidade de competências, para que o GP possa realizar a alocação dos colaboradores em função dos projetos. Remuneração estratégica por competências utiliza a mesma metodologia da tradicional administração de salários, alterando apenas os aspectos da avaliação por competências que são utilizados atualmente. O objetivo desta ótica é identificar maneiras diferentes de remunerar o colaborador, visando retê-lo na organização ou projeto em questão. Para este tipo de remuneração tenha sucesso, é necessário fazer um levantamento das competências organizacionais (core competences), competências gerenciais, competências individuais e das competências requeridas por cada área, departamento ou unidade de negócios da organização, também conhecida como competências funcionais. A partir dessas informações é possível fazer uma matriz de competências e partir deste ponto, a remuneração é feita da forma tradicional como já é feita atualmente (CHIAVENATO, 2014). Durante todo o ciclo de vida do projeto, o GP deve dar feedback de desempenho para sua equipe, para que todos saibam como o seu trabalho está sendo percebido e afetando as pessoas. Desta forma, pode ser reforçado o que está dando certo, como, forma de trabalhar, técnicas e ferramentas utilizadas e comportamentos, da mesma forma que o feedback pode ser utilizado para que estes aspectos sejam corrigidos caso estejam abaixo do desempenho desejado. De acordo com Baumotte et al. (2013, p.114), “[...] dependendo da política organizacional, existe a modalidade de avaliação 360º, que apura a opinião de todos 48 os que interagem com a pessoa que está sendo avaliada: seu superior, seus pares, subordinados, clientes e fornecedores.” O desenvolvimento de pessoas deve ser estimulado constantemente, através de feedback, treinamentos e compartilhamento de informações, conceito conhecimento como aprendizagem continuada. Para Tonet (2009, p. 59), Não é apenas por meio da educação formal que uma pessoa aumenta o seu conhecimento. Todas as empresas possuem conhecimentos represados, ou seja, instalado apenas na cabeça de alguns. Transformar o conhecimento residual em conhecimento disponível é uma das formas de aumentar o conhecimento das pessoas. Para estimular esta forma de aprendizagem, o GP deve frequentemente buscar o desenvolvimento intelectual de sua equipe, o que também é uma forma de mantê-los motivados, e assim
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