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Programa de Habilidades & Competências NEGOCIAÇÃO Catarina Viegas 2 1 - Introdução: A habilidade de negociação é essencial para alcançar objetivos pessoais e profi ssionais. Desde sempre negociamos, com nossos pais, amigos, colegas de trabalho, fornecedores e com todos que nos cercam. Como exemplos, temos: O fi lho negocia com a mãe para jogar vídeo game ou assistir TV até mais tarde; A mãe negocia com o fi lho para comer toda a refeição e fazer as tarefas de casa; Um casal geralmente negocia o que irão assistir na TV ou quem terá o poder do controle remoto; O professor com a Instituição de Ensino, os horários adequados para atender as grades das aulas de diferentes turmas; E claro, as Negociações Institucionais, que envolvem os interesses das empresas, do Estado e até de um País. O grande desafi o é como podemos negociar de forma efetiva, usando argumentação como base do diálogo, compreendo a melhor forma de comunicar a nossa mensagem e conhecendo as concessões que poderemos fazer sem impactar nosso objetivo principal e, especialmente, como podemos negociar de forma positiva estabelecendo relações de longo prazo e gerando uma percepção de ganha a ganha. Assim iniciaremos este curso com a pergunta: O que é negociação? Os professores da Universidade de Harvard, Bruce Patton, William Ury e Roger Fischer, falam que a negociação é uma “comunicação de vaivém projetada para chegar a um acordo quando você e o outro lado têm alguns interesses que são compartilhados e outros que se opõem”. Assim, em uma defi nição mais completa poderíamos afi rma que a Negociação é um processo de comunicação através do diálogo, pois envolve pelo menos duas pessoas, que busca resolver um confl ito, uma divergência ou defender um ponto de vista. Portanto, a negociação não objetiva levar vantagem ou reduzir valores, mas sim, encontrar um denominador comum que satisfaça as partes envolvidas. 2 – Tipos de Negociação: Existem diversos tipos de negociação, mas neste curso abordaremos os tipos mais comuns que são: 1. Negociação Competitiva: Este tipo de negociação objetiva ter o máximo de ganhos, onde uma parte não está preocupada com os interesses da outra. O objetivo é ganhar a qualquer custo, sem fl exibilização e/ou concessão. Assim, esta negociação também é conhecida como 3 “ganha-perde”, pois sempre leva uma das partes a perda ou algum tipo de prejuízo. Desta forma, a construção do relacionamento e parceria de longo prazo não são importantes. 2. Negociação Colaborativa: Este tipo de negociação objetiva agregar valor ao que se negocia, por tanto exige uma maior preparação, e possui como princípio uma abordagem integrativa que objetiva alcançar acordos viáveis e mutuamente satisfatórios. Assim, é possível construir relações de longo prazo e é uma relação de “ganha-ganha”. Esta forma de negociar foi desenvolvida por três professores da Universidade de Harvard, Roger Fisher, Bruce Patton e William Ury, que entendiam que através da empatia* a negociação poderia se basear em princípios estabelecidos através do equilíbrio entre as necessidades de cada negociador. Obs: Para quem tiver interesse em se aprofundar mais sobre o tema e conhecer em detalhe os princípios abordados pelos professores, recomendo a leitura do livro traduzido em língua portuguesa “Como Chegar ao Sim”. *Empatia é ação de se colocar no lugar de outra pessoa, buscando agir ou pensar da forma como ela pensaria ou agiria nas mesmas circunstâncias. (fonte: www.dicio.com.br) 3 – Preparação: Uma das atividades mais importante da Negociação é a Preparação. Ela objetiva explorar e esgotar todas as possibilidades que podem surgir ao longo do debate, separar o que realmente importa, defi nir o que representará o sucesso da negociação, usar técnicas para defi nir as alternativas, o preço inicial e por fi m, compreender quando estamos chegando em uma zona de acordo para celebrar uma negociação satisfatória para as partes envolvidas. Assim, temos cinco atividades principais e uma adicional que pode ser usada em negociações mais complexas: I. Entenda o “Problema”: Geralmente o problema em uma negociação está baseado em variáveis como prazo, preço, escopo do projeto e etc. É importante compreender qual é o problema real a ser negociado para não misturar ou confundir com os aspectos emocionais que surgem em uma negociação. Afi nal, negociamos com outra pessoa que possui emoções, conceitos e preconceitos, inteligência e valores éticos. Por isto, é bastante comum que a nossa emoção nos leve a associar o outro como parte do problema. Portanto, através da identifi cação da variável que de fato é o foco central do problema a ser negociado, podemos criar uma dissociação emocional e, ao longo do diálogo, poderemos ser fi rmes e incisivos dentro do que esperemos, sem deixar de sermos respeitosos e amáveis com as pessoas. Com base na metodologia de negociação da Universidade Harvard, a questão emocional é, na maioria das vezes, mais importante do que o conteúdo e demais aspectos técnicos da negociação. 4 Obs: Para quem tiver interesse em se aprofundar mais sobre o tema, recomendo a leitura do livro “A Arte da Negociação”, do professor da Harvard Business School Michael Wheeler. II. Defi na os Critérios de Sucesso: O que de fato é fundamental para obter como resultado do acordo, ou seja, aquilo que não abrimos mão e o que entendemos como satisfatório ao término da negociação. Certamente o critério de sucesso está associado ao problema, mas pode ter outras variáveis defi nidas também como sucesso. Exemplo: Eu posso ter como o problema de uma negociação a contratação de um determinado serviço que exige que sua execução seja realizada em até 2 dias. Neste exemplo, o problema / variável principal é o “tempo/prazo”. No entanto, eu posso estabelecer como Critério de Sucesso, além da variável “prazo”, contratar o serviço com o “preço” mais baixo. Assim, eu tenho as variáveis “prazo” e “preço” como os critérios de sucesso estabelecidos nesta negociação. III. Tenha o BATNA ou Plano B*: BATNA é o acrônimo inglês de Best Alternative To a Negotiation Agreement, ou seja, Melhor Alternativa para Negociar um Acordo. Ou ainda, seria o que chamamos na linguagem popular de Plano B. Por que o BATNA é tão importante em uma negociação? Na prática, segundo a metodologia de Harvard, uma negociação pode não acontecer exatamente como planejamos, pois não temos como adivinhar de fato como a outra parte irá se posicionar frente aos aspectos técnicos e emocionais. No entanto, poderemos considerar as diferentes possibilidades e assim direcionar a negociação frente a outras alternativas que sejam favoráveis a um acordo. *Plano B expressão usada para referir-se a planejamentos que são feitos e postos em prática caso o plano principal não dê certo. (fonte: www.dicionarioinformal.com.br) Quem conhece mais sobre as necessidades do outro e o que o outro perde se não fi zer aquele acordo pode defi nir um melhor Plano B e assim, ter mais poder ao longo da negociação. Por isso, obter as informações da outra parte permite identifi car quais são os limites para que as alternativas propostas sejam aceitas de forma satisfatória. Exemplo: Contratar um determinado serviço e defi nir que pagaria até R$300,00 à vista. Mas, caso esta alternativa não for viável, estabeleci como Plano B a possibilidade de pagar até R$330,00 em três parcelas mensais consecutivas. IV. Defi na a Ancoragem: Ancorar é fi xar o primeiro valor em uma negociação. Geralmente é o número de saída arbitrário, que objetiva estabelecer limites dentro do que será acordado e ajuda a estabelecer o preço de reserva que será utilizado como margem na negociação sem representar prejuízo as partes. Geralmente quem fi xa o primeiro valor em uma negociação acaba afetando psicologicamente o outro, pois ao ancorar, fi ca estabelecido para a outra parte que a primeira não está disposta a aceitar um valor muito distante do inicial. 5 O impasseque temos é: Quando de fato temos que ancorar ou quando devemos deixar que o outro faça a ancoragem? De forma geral, devemos ancorar quando temos informações sufi cientes, referências dos preços praticados pelo mercado, conhecimento dos diferentes fornecedores e qualidade de seus serviços e etc. Quando não temos qualquer informação sobre um determinado produto ou serviço, deixamos que o outro ancore. Vamos considerar o seguintes exemplos: • Exemplo 1: Um determinado sapato custa na Internet de R$120,00 a R$150,00 e em uma loja física R$130,00. Se você possui interesse em comprar na loja física, para não pagar o adicional do frete correspondente a R$15,00, seria importante você estabelecer a ancoragem em um valor inicial, por exemplo, de R$120,00. Deixando claro que não estaria disposto pagar os R$130,00 estabelecidos pelo lojista. A partir daí a negociação seria direcionada um meio termo entre R$120,00 e R$130,00, objetivando trazer um ganho, considerando a economia frente a compra digital. Assim, com base nas informações pesquisadas na Internet, é possível defi nir um preço de ancoragem justo, considerando a referência de preço de outros lojistas/fornecedores. • Exemplo 2: Um episódio, documentado em vários artigos sobre a biografi a de Thomas Edison*, fala que em 1870 Thomas foi vender uma de suas patentes: um telégrafo capaz de transmitir notícias de cotações de bolsa, para o presidente de uma poderosa companhia. Ele, como cientista, estava muito desconfortável para negociar e por isso engasgou na hora que falar quanto queria por sua invenção. O presidente da empresa acabou se antecipando e falou que estava disposto a pagar 40 mil dólares. Se Thomas tivesse ancorado, o seu valor teria sido apenas 3 mil dólares. *Thomas Edison foi um dos maiores inventores da humanidade. Sua maior invenção foi da lâmpada elétrica. (fonte: https://www.ebiografi a.com/thomas_edison) Logo, quando não temos noção ou referência do valor do que de fato é percebido pelo mercado, é melhor deixar que o outro ancore pois poderemos ter boas surpresas e uma negociação mais alinhada com a realidade desconhecida por você. V. Entenda qual é a ZOPA: ZOPA é o acrônimo inglês de Zone of Possible Agreement, ou seja, Zona de Um Possível Acordo. Na prática é a zona onde as partes envolvidas na negociação enxergam que existe um caminho de convergência entre os interesses próprios e os do outro, ou seja, é o espaço onde as partes estão abertas a fazerem concessões e fl exibilizações, usando o BATNA ou Plano B, objetivando convergir em um acordo comum. Exemplo: Vamos usar como referência o Exemplo 1 apresentado na atividade “IV – Defi na a Ancoragem”. Neste exemplo, tínhamos as seguintes referências em relação aos valores do sapato: 6 • Na visão do comprador: De R$120,00 a 1R$50,00, mais R$15,00 referente ao custo do frete; • Na visão do lojista: R$130,00, com alguma margem de negociação, pois os preços nas lojas já consideram algum tipo de diferimento. Obs: É muito comum, nos grandes varejistas, que o preço já inclua alguma possibilidade de parcelamento, sem que seja necessário o acréscimo de qualquer valor que representaria os encargos ou juros de fi nanciamento. Assim, neste exemplo, o preço de R$130,00 já considerava como opção para o pagamento o parcelamento em até 3 vezes sem juros. Considerando que o comprador ancorou o valor em R$120,00 e considerando que o lojista possui uma margem de negociação a partir do preço de R$130,00, há uma Zona de Acordo o intervalo de preços entre R$120,00 e R$130,00. Nesta negociação o vendedor concedeu um desconto de R$5,00, condicionado ao pagamento a vista, que foi aceito pelo comprador e, assim fechando um acordo satisfatório para ambos. VI. Ensaie: O signifi cado de ensaiar no conceito da negociação é - treinar, colocar a prova, fazer testes ou experiências, simular todas as possibilidades positivas e negativas, para assim, defi nir a estratégia da lógica da argumentação, com clareza do que queremos e podemos fl exibilizar frente as possíveis objeções, através do Plano B (BATNA) estabelecido na preparação, e identifi cando quando estamos chegando na Zona de Acordo (ZOPA) para realizar uma ação conclusiva que leve a um acordo satisfatório. 4 – Comunicação: Podemos defi nir a comunicação como: “Comunicação é uma palavra derivada do termo latino “communicare”, que signifi ca “partilhar, participar algo, tornar comum”. (fonte: https://www.signifi cados.com.br/comunicacao/) “Uma interação entre duas pessoas que buscam trocar informação entre si. No entanto, esta troca acarreta a emissão de um conjunto de dados e sua consequente recepção. Isto nos leva a destacar uma série de elementos que sempre estão presentes como o remetente, o destinatário e a mensagem.” (fonte: https://conceitos.com/comunicacao/) A comunicação é uma habilidade extremamente importante no processo da negociação, pois nela defi niremos como entregaremos a nossa mensagem e, para isto, é fundamental entender o perfil psicológico do nosso interlocutor, para entender como ele sente e processa as informações na tomada de decisão. 7 Com base nos estudos da psiquiatria moderna de Sigmund Schlomo Freud* e Carl Gustav Jung**, podemos compreender 4 principais “tipos” psicológicos de personalidade, que estão associados aos 4 quadrantes da consciência humana que possui ênfase em: sentimento, sensação, intuição e pensamento. Cada ser humano possui um destes elementos de forma mais evidente ou predominante, e através de estudos posteriores, levou à criação dos quatro tipos de personalidades atribuídos aos comportamentos básico, sendo eles: Pragmático, Analítico, Expressivo e Afável. *Sigmund Schlomo Freud foi um médico neurologista e psiquiatra criador da psicanálise. (fonte: https://www.ebiografi a.com/sigmund_freud) ** Carl Gustav Jung foi um psiquiatra e psicoterapeuta suíço que fundou a psicologia analítica. Jung propôs e desenvolveu os conceitos de personalidade extrovertida e introvertida, arquétipo e inconsciente coletivo. (fonte: https://www.ebiografi a.com/carl_gustav_jung/). Os Quatro Perfi s Psicológicos: Racional PragmáticoAnalítico Expressivo Emocial Afável R á p i d o L e n t o 8 • Perfi l Pragmático: Possui um viés mais racional e pensamento rápido. A comunicação precisar ser direta, com profundidade e lógica. Assim, é importante ir direto ao ponto, sem rodeios e demonstrar segurança ao longo de toda interação. Como identifi car este perfi l? Geralmente o interlocutor vai direto ao assunto e parece que está com pressa de chegar em algum lugar, se posiciona de forma fi rme e possui uma linguagem corporal com gestos mais fi rmes e impositivos. Palavra que o defi ne: Direto! • Perfi l Analítico: Possui um viés racional e pensamento lento. A comunicação precisa ser rica em detalhes e, portanto, a preparação e saber lidar com objeções de forma positiva é muito importante para interagir com este perfi l. Seja formal, forneça todos os dados possíveis e dê tempo para que ele chegue nas suas próprias conclusões. Como identifi car este perfi l: Geralmente o interlocutor deste perfi l gosta de fazer várias perguntas e obter todas as informações necessárias, números e históricos, para sentir segurança antes de tomar qualquer decisão. Palavra que o defi ne: Razão! • Perfi l Expressivo: Possui um viés emocional e pensamento rápido. A comunicação precisa ser objetiva e a relação de confi ança é estabelecida através da relação interpessoal e não pela lógica, pois são bem intuitivos. Gostam de ser tratados com informalidade e de receber bastante atenção. Como identifi car este perfi l: Geralmente o interlocutor deste perfi l é extrovertido, fala demasiadamente sobre vários assuntos, gosta de opinar sobre tudo e é atraído por novidades. Palavra que o defi ne: Fala! Obs: Na interlocução com este perfi l é muito importante saber ouvir, mais do que em qualquer outro perfi l. • Perfi l Afável: Possui um viésemocional e pensamento lento. A comunicação precisa ser estabelecida através das relações interpessoais e valores sociais. Gostam de ser tratados com informalidade e estabelecem relações de confi ança através do que você diz e não através do dados e fatos apresentados. Como identifi car este perfi l: Geralmente o interlocutor deste perfi l gosta de ouvir e falar sobre família, trabalho e atividades rotineiras. Fala bastante sobre aspectos humanos e não técnicos. Portanto, é importante estabelecer uma relação de confi ança forte, pois a tomada de decisão será baseada na relação humana. Palavra que o defi ne: Sentimento! 9 Obs: Em diversas situações frente a uma negociação é extremamente importante, especialmente se o nosso interlocutor possuir um perfi l mais lento, aprender a lidar com o silêncio, pois o ser humano tende a preencher o silêncio para não fi car em uma situação desconfortável ou, ainda, sem a leitura correta de como a mensagem entregue ecoou no outro. Assim, segundo o professor Guhan Subramanian* da Harvard Business School e Harvard Law School, não saber lidar com esta situação é um erro, pois em diversas situações o interlocutor precisa de tempo para processar totalmente as informações recebidas, assim para ele: “O silêncio lhe dá a habilidade de abafar seus instintos para auto advocacia e amplifi car seu instinto de ouvir”. *Guhan Subramanian é advogado e economista norte-americano, com foco em direito corporativo e financeiro, resolução de disputas, negociações e acordos comerciais, atualmente o professor de Direito e na Harvard Law School e Direito Empresarial na Harvard Business School. (fonte: https://hls.harvard.edu/faculty/directory/10868/Subramanian) A Comunicação Não Verbal O termo comunicação não verbal foi popularizado em 1956 com a publicação do livro: “Comunicação não verbal: notas sobre a percepção visual das relações humanas” de Jurgen Ruesch* e Weldon Kees**, ainda sem tradução na língua portuguesa. Assim, a comunicação não verbal é a comunicação que não é realizada através da fala ou da a escrita. Ela expressa o pensamento recorrendo aos elementos de comunicação sem o uso de palavras, como: olhares, postura, expressão facial, gestos, movimentos corporais, entonação da voz, assim como mensagens não tão óbvias como roupas, cores, distância espacial entre as pessoas, ou seja, utiliza-se de simbologias comportamentais. Com base no estudo realizado pelo antropólogo americano Ray Birdwhistell***, 55% da nossa comunicação é transmitida via linguagem corporal, 38% é através da voz e seu tom e apenas 7% é através das palavras. Ou seja, 93% da comunicação é estabelecia não sobre O QUE falamos, mas COMO comunicamos a nossa mensagem. *Jurgen Ruesch foi um escritor psiquiatra americano, interessado nos problemas da comunicação. (fonte: https://esacademic.com/dic.nsf/eswiki/671868) **Weldon Kees era um poeta e crítico literário, que colaborou com psiquiatra Dr. Jurgen Ruesch no livro Nonverbal Communication (1956). (fonte: https://poets.org/poet/weldon-kees) ***Ray Birdwhistell foi um antropólogo norte-americano que desenvolveu estudos sobre a cinésica, que signifi ca a “expressão facial, gestual, postura e movimentos corporais”, que se traduzem em comunicação não verbal. (fonte: http://www.culturalequity.org/alan-lomax/friends/birdwhistell) 10 Por tanto, a linguagem não verbal chancela a credibilidade do que queremos entregar como mensagem e, por isto, ela é tão importante no processo de comunicação estabelecido em uma negociação. Ou seja, não adianta, por exemplo, apresentar uma série de informações e dar garantias no que está sendo negociado apenas com as palavras, se sua linguagem corporal apresenta aspectos de insegurança e agitação. Assim, é muito importante em toda comunicação: • Observar com atenção o outro: pois todo a comunicação não verbal trás informações relevantes ao que realmente está sendo falado. Tente ler os sinais e siga sua intuição. • Atenção a postura: Fique ereto e inclinado levemente para a frente, pois isto demonstra interesse. Tente usar gestos mais sutis, pois eles conotam uma expressão mais amigável e acolhedora. • Contato Visual: Olhe nos olhos do outro, pois isto gera confi ança e atenção ao que está sendo dito. • Escute mais e fale menos: Mesmo diante dos perfi s mais introspectivos aprenda a ouvir mais e a observar. Isto demonstrará que você realmente se interessa pelo outro. Obs: Para quem tiver interesse em se aprofundar mais sobre o tema, recomendo a leitura do livro “O corpo fala”, do escritor e do educador Roland Tompakow e Pierre Weil. 5 – Roteiro: Com objetivo de simplifi car e ajudar a colocar em prática todo o conteúdo abordado neste curso, esta última etapa apresenta um roteiro simplifi cado com as dicas e técnicas importantes em um processo de negociação: 1. Entre na negociação com uma postura Colaborativa e não competitiva, demonstre que o resultado ganha a ganha é a melhor opção para ambos. 2. Entenda o Problema, identifi cando qual é a variável que realmente importa naquilo que ser será negociado. Assim, será possível separar o problema da pessoa com a qual você irá interagir. 3. Defi na quais são os Critérios de Sucesso da negociação, ou seja, aquilo que trará um senso de realização quando concretizado o acordo. 4. Tenha o Plano B (BATNA) ou todas as alternativas possíveis para um acordo. 5. Entenda como e quem deve estabelecer a Ancoragem. 11 6. Identifi que o ZOPA ao longo da negociação, para levar a negociação para uma conclusão satisfatória para as duas partes. 7. Ensaie, considerando todas as alternativas contrárias (objeções) e use as alternativas defi nidas no BATNA (fl exibilizações) como opções positivas ao acordo. 8. Mapeie o Perfi l Psicológico de quem você está interagindo e leve a comunicação na direção ao que este perfi l precisa: razão, emoção, mais ou menos informações, mensagens entregues de forma mais lenta ou mais rápida. 9. Seja empático e crie uma linguagem não verbal receptiva, aberta e atenciosa. Escute mais e eventualmente fi que confortável com o silêncio. Lembre-se que algumas pessoas precisam de mais tempo para processar as informações. 10. Evite confronto, use a argumentação como chave, evite falar não, mas dê outras alternativas ao invés da negativa sem si. Usar este roteiro e incorporar estas ações no dia a dia a dia é extremamente importante, pois de forma geral, os confl itos que conhecemos tanto no ambiente familiar, como nas empresas e no mundo, em sua maioria, são consequências de uma má negociação ou de uma negociação competitiva onde alguém saiu perdendo e, portanto, com o sentimento de mal-estar e de prejuízo. 12 6 – Bibliografi a: Livro: A Arte da Negociação • Autor: Michael Wheeler • Editora Leya • Resumo: A Arte da Negociação revela como os grandes negociadores prosperaram diante do caos e da incerteza. Eles não caem na armadilha de planos rígidos. Em vez disso, entendem a negociação como um processo de exploração que exige aprendizado contínuo, adaptação e infl uência. Sua agilidade lhes permite chegar a um acordo quando outros estariam em um impasse. Livro: Como Chegar ao Sim • Autores: Bruce Patton, William Ury, Roger Fischer • Solomon Editores • Resumo: Baseado no trabalho do Projeto de Negociação de Harvard, grupo que estuda e atua em todos os tipos de negociações, mediações e resoluções de confl itos, ele oferece um método direto e prático para obter acordos que satisfaçam todas as partes envolvidas. Livro: Negociação Competitiva e Colaborativa • Autor: Alfredo de Aguiar Luz • Editora Independently Published • Resumo: Após 30+ anos vivenciando negociações nas mais diversas necessidades e enfrentando todo tipo de adversidades e situações, resolvi escrever este e-book para dar minha contribuição para os profi ssionais das mais diversas áreas e que agora poderão se benefi ciar do mesmo. O objetivo é ajuda-los na negociação competitiva e colaborativa comferramentas que facilitarão os resultados esperados. Livro: Tipos Psicológicos •Autor: Carl Gustav Jung • Editora Vozes 13 • Resumo: Busca explicar as diferenças entre as pessoas em suas relações com o mundo. Estuda os mais variados campos do saber, desde a Filosofi a até à Arte, sob o ponto de vista de seus oito tipos psicológicos. O capítulo fi nal é um glossário, escrito pelo próprio autor, apresentando suas principais idéias. Livro: Negotiauctions - Grandes Estratégias para Vencer Negociações • Autor: Guhan Subramanian • Editora Campus • Resumo: O livro trata basicamente de negociação, onde o o autor faz um apanhado geral sobre as teorias da negociação e de leilão. Livro: O Corpo Fala • Autores: Roland Tompakow e Pierre Weil • Editora Vozes • Resumo: O livro tenta desvendar a comunicação não-verbal do corpo humano, primeiramente analisando os princípios subterrâneos que regem e conduzem o corpo. A partir desses princípios aparecem as expressões, gestos e atos corporais que, de modos característicos estilizados ou inovadores, expressam sentimentos, concepções, ou posicionamentos internos. 14 15 16 17 18
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