7 - Apostila - Rotinas de Secretaria Escolar II - Unidade I

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PROFA. ROSNELLI MARIA ALVES MOREIRA SILVA 
Campus Machado 
Agosto/2020 
 
CURSO ASSISTENTE DE 
SECRETARIA ESCOLAR 
 
 
ROTINAS DE SECRETARIA ESCOLAR II 
 UNIDADE I 
 
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Queridos cursistas! 
 
“Lembrem-se sempre de que ser um estudante é ser um eterno aprendiz, é 
mergulhar nos diferentes mundos do conhecimento, é correr atrás do amanhã, abraçar a 
vida, é felicidade, sonho, tempo de se preparar para a vida. Sucesso hoje e sempre! Além 
de manter compromisso com a escola, tenham com vocês mesmos e o futuro de vocês” 
(LIMA, Pedro Henrique Martins de). 
 
Espero encontrá-los todos bem, com saúde e dispostos a iniciarmos mais uma 
etapa nos estudos. Reconhecemos sua dedicação e no seu empenho demonstrado até o 
momento, tenho acompanhado sua evolução nestas semanas e estou orgulhosa! 
Chegaremos juntos até o final deste curso, mais uma etapa será vencida e novas 
oportunidades aparecerão em sua vida. 
Nesta semana daremos continuidade às Rotinas da Secretaria Escolar, 
abordaremos sobre documentos administrativos e financeiros, tais como: 
 
 Controles administrativos de pessoal: controle de ponto, folha de 
pagamento de salário, férias, e décimo terceiro salário; 
 Recibo; 
 Cheque: conceituação, finalidade e tipos. 
 
Mãos à obra, um excelente estudo! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. Controle administrativo de pessoal: controle de ponto, folha de 
pagamento de salário, férias e décimo terceiro salário 
 
O controle administrativo e financeiro vem se fortalecendo como requisito 
importante para a condução da unidade escolar. Cabe a gestão administrativa tomar 
decisões e ações sobre as pessoas e recursos materiais necessários para que a escola 
funcione, e a financeira abrange a aplicabilidade, decorrente das decisões e do valor 
financeiro de que dispõe. 
É comum que os diretores de escolas sejam professores da rede de ensino, as 
exigências vão além do conhecimento pedagógico, há um acúmulo de funções que 
demandam de conhecimento de administração pública, financeira, legal e humana. 
Mesmo ultrapassando seu conhecimento, o gestor escolar deve saber administrar 
financeiramente, voltando todo recurso para a melhoria da 
aprendizagem dos alunos, dos professores e do ambiente escolar. 
Toda e qualquer tomada de decisões devem ser apresentadas para 
Secretaria de Educação. 
O gestor escolar deve elaborar e programar um planejamento 
escolar apontando as reais necessidades da escola, quais as metas a 
serem alcançadas e como alcançar. 
As três fases de processo de elaboração e implementação do planejamento 
escolar são: 
 
DIAGNÓSTICO PROGRAMAÇÃO ACOMPANHAMENTO E 
AVALIAÇÃO 
O que a escola precisa? 
Para que precisa? Os 
professores precisam 
realmente precisam disto? 
Isto ajudará os alunos? É 
urgente, necessário? 
Levantamento das reais 
necessidades da escola. 
O que deve ser feito? Quem 
irá fazer? Por que deverá ser 
feito? Quando e como será 
feito? Quanto irá custar? 
 
Programar o que será feito, 
como será feito, as metas a 
serem alcançadas. 
Alcancei os planos traçados? 
Avaliação final do processo de 
planejamento, examinar o que 
foi feito, o alcance dos planos 
traçados. 
 
 
 
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Todo planejamento escolar deve ser realizado com a participação de todos: 
funcionários, pais, equipe diretiva e alunos. Todo funcionamento financeiro é 
realizado através de planejamento. Por exemplo: quando resolvemos fazer uma 
viagem, não pegamos a mala com roupas, compramos a passagem e viajamos. 
Primeiro vamos pensar: para onde você vai? É longe ou perto? Frio ou quente? Tem 
praia, piscina? Terei que pegar ônibus, táxi? Em qual hotel ficarei? Quanto ficará a 
hospedagem? O hotel fornecerá alimentação? Quantos dias ficarei de férias? 
Quantas roupas levarei? Esse montante eu tenho disponível ou fará falta para pagar 
minhas contas? 
Questionamentos como estes são normais para fazermos uma viagem, imagine 
para administrar uma escola? 
A escola tem ambientes internos, externos, funcionários, alunos, alimentação, 
contas de água, luz, internet, reparos hidráulicos, elétricos. São muitas as despesas de 
uma escola e para conseguir lidar com estas questões é necessário que o gestor escolar 
faça um planejamento. 
Nesta unidade abordaremos um planejamento pessoal e financeiro. O 
planejamento de funcionários é fundamental para que a escola garanta uma equipe 
escolar colaborativa. Para uma escola funcionar é essencial que todos os funcionários 
(assistente de secretaria escolar, professores, orientadores, supervisores, serviços 
gerais, jardineiro e diretores) trabalhem em sintonia, trazendo harmonia ao ambiente 
escolar e segurança aos alunos e pais. 
 Cabe ao gestor escolar administrar todos os funcionários que trabalham na 
escola, verificando o ponto de frequência, folha de ponto, férias e décimo terceiro. 
Veremos a seguir alguns pontos essenciais para o bom andamento escolar e pessoal: 
 
1.1) Controle de ponto 
 
A frequência escolar deve ser acompanhada diariamente e toda alteração deve ser 
anotada na ficha mensal do funcionário para que não haja nenhum mal-entendido. 
O Controle de ponto ocorre de três formas: manual, mecânico e eletrônico. 
 
 
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Figura 1 Livro de ponto, ponto mecânico e ponto digital (biométrico). Disponível em: 
https://gestaoescolar.org.br/conteudo/368/ponto-dos-funcionarios Acesso: 12/08/2020 
 
O livro de ponto manual é um documento incontestável e prova documental para 
fins trabalhistas e previdenciários. Caso o controle de ponto seja manual, deve-se registrar 
a hora real de entrada, saída para almoço, retorno do almoço e saída do turno. 
O gestor deve supervisionar a assinatura e horário dos funcionários ou pode 
delegar a função ao assistente de secretaria escolar. 
No ponto mecânico os horários serão marcados no cartão de ponto do funcionário, 
contudo, deve o gestor supervisionar as marcações, ausências e realizar o fechamento no 
final do mês. 
O ponto digital, biométrico, é o registro de ponto atual e mais utilizado nas 
unidades escolares. São relógios ligados ao sistema virtual que lança ao programa de 
recursos humanos, todos os horários registrados, as ausências, os horários trabalhados 
extras, até mesmo os minutos de atraso do funcionário. O sistema biométrico funciona 
com a coleta da digital dos funcionários. Após colher as digitais dos funcionários, cria-se 
um banco de dados que registra todo e qualquer movimento do funcionário. 
Cada escola estabelece suas regras para o registro de ponto, faltas e atrasos. Vale 
ressaltar que na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o funcionário tem 5 minutos 
de tolerância para mais ou menos e também que a folha de ponto é individual. 
O ideal é que o funcionário avise ao gestor escolar que irá atrasar ou não vai 
trabalhar. Nos casos de faltas, o gestor escolar poderá solicitar o atestado médico ou 
declaração médica para justificar a ausência do funcionário. No caso de não haver, 
declaração ou atestado o funcionário ficará com falta, que deve ser anotado no livro de 
controle de frequência, assim como as férias, licença maternidade e horas extras. 
O controle de ponto deve ser preciso, clara e real, o que possibilitará: 
 
✓ O pagamento mensal do vencimento/salário, com os devidos descontos e 
vantagens concedidas (as vantagens variam entre escolas públicas, estaduais, federais, 
 
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particulares. Cada instituição tem seu plano de carreira); 
✓ Atualização do Cadastro de Contagem de Tempo de Serviço (útil para 
aposentadoria); 
✓ A agilização dos benefícios na folha de pagamento, das vantagens adquiridas 
decorrentes da apuração da contagem de tempo (o registro de ponto biométrico tem a 
vantagem de conter de forma rápida as informações necessárias); 
✓ Certidão de Tempo de Contribuição (aposentadoria, abono de permanência e 
averbação em outro órgão).O registro e controle da frequência diária do pessoal docente e administrativo são 
atribuições do secretário da escola e do gestor escolar. 
Os professores têm uma carga horária diferenciada, isto é, alguns professores são 
contratados para trabalhar 30 horas, 40 horas, 60 minutos (hora/aula). Este controle de 
jornada de trabalho deve ser definido e controlado pelo gestor e secretário. 
O docente em sala de aula tem algumas diferenças de acordo com o turno: 
 
• Diurno: 50 minutos com alunos e 10 minutos será cumprido em local de livre 
escolha; 
• Noturno: 45 minutos com alunos e 15 minutos será cumprido em local de livre 
escolha; 
• O limite máximo de horas a ser cumprida diariamente é de oito horas. 
 
Já a carga horária de trabalho administrativo é de até 8 horas diárias e 40 horas 
semanais, sendo direito de descanso de uma hora para alimentação no mínimo e um dia 
de descanso semanal, no mínimo conforme prevê a Constituição Federal de 1988. 
O relógio de ponto biométrico é um instrumento que facilitará a vida do RH na 
hora de calcular as horas trabalhadas, descontos, ausências. No relógio de ponto 
biométrico, assim que o funcionário registra o ponto, saí um comprovante do registro que 
serve como documento comprobatório. Os relógios mecânico e manual são usados por 
empresas com poucos funcionários, no entanto o risco de fraudes é maior. 
Ter o controle da assiduidade e da frequência dos funcionários é importante para 
a escola, assim como também é importante para o funcionário. É no controle do ponto do 
funcionário que há toda informação de entradas, saídas, ausências, extras do funcionário. 
Quanto mais transparente e rigoroso é o controle de ponto, menor é a probabilidade de 
 
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conflitos judiciais. 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.2) Folha de pagamento 
 
A folha de pagamento é a forma da escola se organiza para contabilizar os valores 
devidos aos funcionários que estão trabalhando na escola. A folha de pagamento é o 
espelho da folha de ponto, nela está discriminado as horas extras, adicionais noturnos, 
descanso semanal remunerado, faltas atrasos, ausências injustificadas ou abonadas e 
muito mais. 
Na folha de pagamento é demonstrado os salários brutos e líquidos, além de conter 
informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada funcionário escolar. 
A folha de pagamento é feita mensalmente e logo depois de apurar os detalhes da 
folha de ponto, é impresso o documento onde deve constar as informações sobre a jornada 
de trabalho do funcionário, chamado de holerite. 
O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que: 
 
As empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e 
remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo 
que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes. 
 
Deve constar na folha de pagamento o nome do funcionário, cargo, função, faltas, 
atrasos ou afastamentos, frequências, descontos de encargos sociais; valor líquido que o 
funcionário terá de receber e a forma de pagamento e data que o valor estará disponível. 
Para fechar a folha de pagamento o processo mais importante é a classificação das 
ocupações de cada funcionário, é a partir dele que serão observadas as regras 
 O atestado médico e a declaração embora tenham sentidos semelhantes, 
há diferenças gerando momentos de confusão. A declaração pode ser 
feita por qualquer pessoa que participou do procedimento declarado pelo 
funcionário (ultrassom, raio X, exames laboratoriais) e informam 
somente o dia ou horário em que o mesmo esteve presente para realizar 
tal atividade. Já o atestado deve ser assinado somente pelos médicos e 
informa a quantidade de dias que o funcionário necessitará de 
afastamento. 
https://www.jusbrasil.com.br/topicos/11722706/artigo-225-do-decreto-n-3048-de-06-de-maio-de-1999
 
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determinadas pela convenção que regulamenta e normatiza os dados para cálculo da folha. 
(MOURA, 2019) 
Após conferir o cadastro e a classificação, é necessário exportar as informações 
referentes à jornada de trabalho do sistema de controle de ponto, isto é, faltas, atrasos, 
descontos de DSR (descanso semanal remunerado), adicional noturno entre outros dados. 
Tendo certeza das informações colhidas, deve-se verificar os descontos da folha 
de pagamento e imprimir duas vias do holerite (uma via para a escola e outra para a 
funcionária). 
 
 
Figura 2 Holerite modelo. Disponível em: https://www.supersoft.com.br/blog/forums/topic/geracao-de-
holerites/ Acesso: 12/08/2020 
 
1.3) Férias 
 
Planejamento de férias é o momento mais esperado pelo funcionário e garantido 
pela CLT e pela Constituição Federal de 1988. As férias é um direito essencial para 
garantir a segurança e a saúde do funcionário. Todo funcionário tem direito as férias 
anuais remuneradas conforme artigo 129 da CLT. A Constituição Federal de 1988 além 
de garantir o mesmo direito assegura ainda mais um terço do salário habitual do 
funcionário. As férias podem ser divididas em três períodos conforme reforma trabalhista 
aprovada no Senado em julho de 2017. 
 
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Quem decide o período de férias é o gestor escolar e o funcionário decide se 
gostaria de dividir os dias de férias ou tirá-los de forma corrida, mas que ele possa tirar 
férias é necessário haver um controle, estimativa para que a escola não fique despreparada 
de funcionários. 
Os professores e equipe diretiva tiram férias coletivas juntamente com os alunos: 
mês de julho, dezembro e janeiro. Já os funcionários administrativos devem ter uma 
escala de férias e de preferência nas férias dos alunos também. No caso dos serviços 
gerais, deverá ser feito uma escala e é bom lembrar, durante as férias dos alunos é o 
melhor período para que possam faxinar todos os ambientes da escola. 
Todo funcionário que complete doze meses trabalhados tem o direito de tirar 
férias. Ressalvo que as férias dos professores devem acompanhar as normas da escola. Os 
professores têm direito a tirar férias após doze meses de trabalho na escola, mas há casos 
de férias proporcionais. Em relação as férias dos professores, é necessário que o gestor 
escolar junto com a Secretaria de Educação defina os períodos de férias, quantos dias tem 
direito, quando irá receber o 1/3. 
Como assistente de secretaria escolar, você deverá lançar na folha de ponto, folha 
de pagamento e emitir a folha de férias para que o funcionário assine o período de férias. 
Compreenda, as férias devem constar na folha de ponto como “férias” senão o funcionário 
irá com falta; lançar também na folha de pagamento para que possa receber o 1/3. A folha 
de férias deve ser emitida e impressa para que o funcionário assine que está tirando férias, 
uma cópia ficará com o funcionário e outra na pasta funcional. 
 
 
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Figura 3 Modelo de recibo de férias. Disponível em: https://suporte.metadados.com.br/hc/pt-
br/articles/360005091612-Como-Apropriar-o-Adiantamento-de-F%C3%A9rias- Acesso: 13/08/2020 
 
 
Desde novembro de 2017, o artigo 134 da CLT, parágrafo 3º, proíbe 
o início das férias no período de dois dias que antecede feriado ou 
domingo (repouso semanal remunerado). No caso dos professores, 
portanto, as férias só podem começar entre a 2ª e a 5ª feira. 
 
 
 
 
 
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1.4) 13º salário 
 
O 13º salário é uma gratificação de natal instituída em 1962, através da lei nº 
4.090/62 garantindo ao funcionário receber 1/12 da remuneração por mês trabalhado, isto 
é, um salário extra no final do ano. 
Complicado falar em 1/12 do mês trabalhado! De acordo com a lei 4090/1962, o 
funcionário a partir de quinze dias de serviço passa a ter direito a receber o décimo terceiro 
salário. O 13º salário pode ser integral desde que o funcionário tenha trabalhado os doze 
meses do ano ou proporcional. 
O 13º proporcional equivale aos meses trabalhados durante o ano. Então, se você 
entrou em abril de 2019, terá direito ao 13º salário referenteaos 08 meses trabalhados, ou 
seja, 8/12. 
O 13º salário é um direito previsto na Constituição Federal de 1988 e 
Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Os funcionários públicos também este direito 
assegurado, podendo ser pago em até duas parcelas. 
Para calcular o 13º salário deve dividir o salário mensal por doze e multiplicar 
pelo número de meses trabalhados na escola. Exemplo: 
 
Professora iniciou seus trabalhos em abril de 2019 com salário de R$ 1.600,00 por 
mês. 
Meses trabalhados: 04/2019 a 12/2019 = 08 meses 
Salário R$1.600,00 / 12 = R$ 133,33 x 08 = R$ 1.066,66 
 
As verbas salariais fixas como insalubridade, periculosidade, triênios assim como 
as verbas variáveis (comissões, horas extras, adicionais noturnos) devem ser incluídas no 
pagamento do 13º salário. 
Os encargos a serem descontados na folha de pagamento do 13º salário são: INSS, 
FGTS, SEFIP, Imposto de Renda. 
 Ao assistente de secretaria escolar cabe o lançamento do 13º salário e emissão do 
recibo em duas vias, uma para o funcionário e outra para a escola. 
 
 
 
 
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Figura 4 Modelo de recibo de 13º salário. Disponível em: https://suporte.wolterskluwer.com.br/hc/pt-
br/articles/360020025511-S769-Recibos-de-13%C2%BA-sal%C3%A1rio-na-mesma-
compet%C3%AAncia-do-desligamento-do-trabalhador Acesso: 13/08/2020 
 
2. Recibo 
 
Na escola, o assistente de secretaria escolar digita muitos recibos de pagamentos 
que deve ser feito com o máximo de dados possíveis para que possa ter clareza, 
transparente e coeso. 
O recibo é um documento escrito ou digitado que tem como função comprovar o 
recebimento de algo. O pagamento é a retribuição monetária dada em troca de um produto 
ou serviço. 
Portanto, o recibo de pagamento deve estar legível, conter os dados da contratante 
para que comprove o pagamento pela execução dos serviços. Na escola, tudo que se gasta 
deve obrigatoriamente conter um recibo de pagamento para comprovar junto ao contador, 
a Secretaria de Educação, aos pais, ao colegiado, a comissão de pais. 
O recibo pode ser fiscal, manual ou digitado: 
 
- Recibo fiscal é aquele fornecido pelo contratante: nota fiscal, cupom fiscal. O cupom 
fiscal é um comprovante emitido por um emissor de cupom fiscal que traz detalhes sobre 
uma transação entre a escola e a empresa contratante. 
 
 
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Figura 5 Modelo de cupom fiscal. Disponível em: https://blog.contabilista.com.br/diferenca-entre-recibo-
cupom-fiscal-nota-fiscal.html Acesso: 13/08/2020 
 
A nota fiscal é um documento comprobatório completo que a empresa emiti a 
escola. 
 
Figura 6 Modelo de nota fiscal. Disponível em: https://blog.contabilista.com.br/diferenca-entre-recibo-
cupom-fiscal-nota-fiscal.html Acesso: 13/08/2020 
 
 
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- Recibo manual ou digitado é o recibo digitado ou manuscrito. Não pode ter rasura, ser 
legível e conter dados do fornecedor ou contratante. 
 
 
Figura 7 Modelo de recibo manuscrito ou digitado. Disponível em: 
https://blog.contabilista.com.br/diferenca-entre-recibo-cupom-fiscal-nota-fiscal.html Acesso: 13/08/2020 
 
 
3. Cheque: conceituação, finalidade e tipos 
 
Um cheque é um título de crédito, uma ordem de pagamento à vista de fundos na 
conta do emissor para o beneficiário, ou seja, é um documento que autoriza ao banco que 
pague a quantia nela preenchida à pessoa que quiser sacar, descontando o dinheiro da 
conta da pessoa que emitiu o cheque. 
O cheque é uma forma simples de pagar alguém, ainda mais quando não se tem o 
dinheiro ou não queremos carregá-lo no bolso. 
 
 
Figura 8 Modelo de cheque. Carvalho, Renata. Disponível em: https://mundodosbancos.com/18/cheques/ 
Acesso: 15/08/2020 
 
 O cheque pode ser dividido em duas categorias: 
 
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• Ao portador: pode ser sacado por qualquer pessoa; 
• Nominal: somente pode ser sacado por quem estiver indicado no cheque. 
 
Uma das características do cheque é que eles podem ser cruzados, conferindo a 
condição de poderem ser pagos através de depósito bancário. 
O cheque pré-datado não tem validade legal, nada impede que o beneficiário 
efetue o depósito antes da data preenchida no cheque. 
Para preencher o cheque é necessário atentar-se a escrita. O valor indicado em 
numeral deve ser igual ao escrito por extenso, se os valores divergirem, prevalecerá o 
menor valor. 
O cheque endossado é aquele em que o beneficiário assina e escreve o nome de 
outra pessoa para que ela possa sacar ou depositar esse cheque. 
O cheque especial é usado quando não tem saldo disponível para o pagamento, 
portanto é necessário tomar muito cuidado ao soltá-lo devido as taxas. 
Os cheques podem ser devolvidos por diversos motivos: cheques sem fundos, 
conta encerrado, cheque sustado, divergência de assinatura ou dados, entre outros. 
Atualmente, as escolas possuem contas bancárias e gerenciadores financeiros 
instalados em seus computadores. Os gerenciadores financeiros são muito práticos e 
fáceis de serem usados, por exemplo, a escola compra brinquedos pedagógicos para os 
alunos, a empresa fornecedora emite nota fiscal com dados bancários para depósito do 
valor devido. Através do gerenciador financeiro, o diretor deve realizar o pagamento da 
nota fiscal colocando o número da nota fiscal, valor, conta a ser depositado o valor e 
realizar o pagamento. Logo após, é possível emitir comprovante de pagamento da nota 
fiscal. (CARVALHO, 2018) 
Outro meio fácil e sem burocracias é o pagamento com cartão de créditos que 
debita o valor da nota fiscal na conta corrente da escola e emite um cupom fiscal para 
comprovação. 
 
 
 
 
 
 
 
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4. Referências Bibliográficas 
 
BRASIL, Lei nº 12 796 de 4 de abril de 2013. Disponível em: 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/lei/l12796.htm Acesso: 
07/07/2020 
 
BRASIL. Ministério da Educação. Secretaria de Educação Básica. In: SOUZA, José 
Vieira de. Profuncionário – Teorias administrativas. Brasília: Universidade de 
Brasília, 2006. 
 
CARVALHO, Renata. Cheques. Disponível em: Renata. Disponível em: 
https://mundodosbancos.com/18/cheques/ Acesso: 15/08/2020 
 
GONÇALVES, E. C. Contabilidade Geral. 6a ed., São Paulo: Atlas, 2007 
 
MOURA, Cheron. Folha de pagamento: como fazer controle de jornada efetivamente. 
18/01/2019. Disponível em https://www.pontotel.com.br/folha-de-pagamento/#1 Acesso: 
12/08/2020 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/lei/l12796.htm
https://www.pontotel.com.br/folha-de-pagamento/#1