Como fazer avaliação de desempenho em 5 passos

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Como fazer avaliação de desempenho em 5 passos
1 – Estabelecer objetivos para a avaliação dentro da empresa
É sempre bom estabelecer os objetivos da avaliação de desempenho e para quem ela está sendo encaminhada.
Isso é essencial para que o esforço da criação de uma avaliação de desempenho não seja em vão.
Nesse primeiro momento, é ideal refletir sobre a cultura da empresa e o que se quer alcançar com o processo.
Além de verificar qual é a condição atual das equipes, qual abordagem adotar e a quais pessoas ele se destina.
Uma outra questão que deve ser analisada é como a avaliação de desempenho pode auxiliar o colaborador no seu desenvolvimento.
Esses questionamentos serão usados na hora de criar o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) de cada um. E essa parte é essencial para dar significado e engajamento à avaliação.
Lembre-se que o processo não pode acabar nele em si. Deve haver um mecanismo para que seus resultados sejam usados de forma efetiva para atacar os desafios que o colaborador deve ultrapassar para se desenvolver.
2 – Fazer o planejamento do processo do ciclo
Essa parte é muito importante e está relacionada ao tipo de avaliação de desempenho que se quer implementar e como será o processo.
De acordo com a cultura da empresa e a forma do negócio, a equipe de RH deve se organizar para verificar a periodicidade e em quais vias ela se destina.
O ideal, para muitos teóricos, é que a avaliação de desempenho seja realizada de forma contínua e mensalmente. Assim, se alcança uma melhor análise da evolução da empresa como um todo.
Dessa forma, é nessa etapa que se cria o percurso dessa avaliação, ou seja, quais pessoas a ela se destina e como será esse fluxo.
No caso, pode-se determinar, por exemplo, que a avaliação só será feita pelo gestor, ou pelo gestor e o próprio colaborador, e, até mesmo, por estes e outros colaboradores da equipe e clientes.
Como fazer uma avaliação de desempenho depende muito da disponibilidade e da cultura da organização.
A avaliação 360 graus, que inclui o colaborador, seu gestor e colegas, é muito efetiva. Ela provê uma análise sistêmica que propicia uma identificação objetiva e clara das competências e é feita por quem está diariamente trabalhando com quem vê a produção e os resultados daquele colaborador.
3 – Mapear os comportamentos e competências de cada função
Dentro das tarefas de como fazer a avaliação de desempenho está o mapeamento dos comportamentos e competências que são inerentes a cada função.
Esse trabalho não é apenas executado pelo RH. Pode (e deve) envolver alguns gestores e colaboradores das equipes daquela função também.
Só quem trabalha na área diariamente saberá com profundidade quais são os comportamentos que o profissional deve ter para estar apto a função.
Entretanto, alguns dos comportamentos avaliados são compartilhados por toda a empresa. Estes deverão ser vistos de acordo com a cultura do lugar.
4 – Processo de análise e criação de estratégias para o PDI
O objetivo desse passo é saber como se pode coletar esses dados no final e agrupá-los em gráficos e tabelas que sejam úteis para se dar informações efetivas nesse processo.
Muitas plataformas oferecem a retirada de formulários sob demanda com gráficos que atendam a análise no final. É o caso, por exemplo, do software do ImpulseUP.
Uma avaliação nunca deve acabar nela mesma. Dessa forma, deve-se pensar em um plano específico e alinhado a cada empregado.
O primeiro passo é pensar que as competências estão vinculadas a conhecimentos que o colaborador deve ter na área trabalha.
Caso ele não atinja, na avaliação, o exigido, pode-se indicar treinamentos e atividades para que ele evolua nessa competência.
Ao longo do tempo, deve ser feita uma comparação com as avaliações de desempenho posteriores para acompanhar o progresso do empregado.
Isso é interessante para verificar o impacto do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) na evolução da performance do colaborador.
5 – Treinamento para os colaboradores
Depois de vistas as etapas acima, é fundamental explicar para os colaboradores a necessidade de se realizar uma avaliação de desempenho e como ela vai impactar o seu desenvolvimento.
Afinal, não basta saber como fazer avaliação de desempenho. Tem que saber também como envolver as equipes no processo.
Todo esse processo deve estar muito claro, tanto para gestores, quanto para colaboradores, para que a adesão à avaliação seja significativa e alcance os objetivos do primeiro passo.
Nesse ponto, o RH pode criar reuniões com as equipes, criar e-mails e vídeos explicativos e deixar disponível um canal para tirar dúvidas e dar sugestões de abordagem para gestores e colaboradores.
Uma excelente ação é criar uma demonstração da avaliação de desempenho para que os funcionários fiquem cientes do processo e saibam como agir na hora do preenchimento.
Por que automatizar sua avaliação de desempenho?
Em empresas de todos os portes, executar avaliações de desempenho de forma contínua e manual pode ser um grande problema.
Isso se deve ao tempo de execução dos processos e onde esses dados são armazenados.
Além disso, dado o número de colaboradores, seria um grande desafio fazer avaliação de desempenho, juntar todas as informações e ainda gerar conhecimentos úteis, sem algum mecanismo que auxilie nesse processo.
Realizar uma avaliação de desempenho de forma manual, em planilhas, por exemplo, pode tomar muito tempo. E, quanto mais colaboradores se tem, mais complexo fica!
Quando se usa planilhas para fazer uma avaliação de desempenho, os dados são preenchidos por cada colaborador em arquivos separados. E juntar todos esses dados pode ser um grande desafio para as equipes.
E em testes de papel há ainda um risco maior. O risco de vazamento e perda de informações.
As informações da avaliação de desempenho são sensíveis e devem ser acessadas apenas por colaboradores específicos, pois muito do seu sucesso deve-se ao anonimato de quem a avalia.
Ou seja, quando pensar em como fazer avaliação de desempenho lembre-se também da segurança das informações.
Com um sistema automatizado, não há trabalho manual, apenas estratégico. O uso de uma plataforma pode economizar esforço e tempo da equipe de RH.
Hoje em dia, existem sistemas capazes de controlar o acesso às avaliações e envios também. Apenas aqueles que tem permissão podem fazer a auditoria dos dados.
Com isso, a empresa garante a integridade, disponibilidade e confidencialidade dos dados da avaliação de desempenho.
Além desse benefício, os sistemas provêm algo essencial: o backup. O backup provê maior consistência e disponibilidade dos dados posteriormente.
Um sistema auxilia muito na extração e na transformação do que foi coletado para um formato mais adequado para a análise de dados. Dashboards, por exemplo.
Dessa forma, o esforço se volta para a análise das informações em si e não para seu processo de coleta e transformação.
Sistema de avaliação de desempenho
O ImpulseUP é uma plataforma de gestão de desempenho capaz de executar avaliações de desempenho, acompanhar PDI e feedbacks e analisar relatórios.
Ele é um sistema online fácil, rápido e com um ótimo custo benefício. Seus módulos oferecem relatórios completos de todo o processo e ajuda as empresas a melhorar o desempenho dos colaboradores, além de aumentar o engajamento.
No caso da avaliação de desempenho, ele é capaz de executar o mapeamento das competências e comportamentos, a execução de formulários de avaliação e a gestão do preenchimento de cada par do processo.
Com isso, você, RH, não se preocupa em como fazer avaliação de desempenho e sim, em estimular os gestores a executar os planos de carreira e as metas de cada colaborador.
Agora que você aprendeu como fazer avaliação de desempenho, está pronto para começar? Conte com a ImpulseUP para automatizar o processo
Como fazer uma avaliação de desempenho inteligente
O que fazem os líderes que conseguem reter ótimos talentos? Investem na atualização e evolução constante de seu sistema de avaliação de desempenho. Não o consideram uma simples etapa anual,cujos resultados são esquecidos. Prezam pelo desenvolvimento dos seus colaboradores, tanto profissional quanto pessoalmente. Afinal, quando sabe que será ouvido e respondido, o profissional confia no que a empresa pode lhe oferecer – da mesma maneira que confia que seus esforços estão sendo bem investidos. Seguem agora cinco dicas para você enriquecer sua avaliação de desempenho e não deixar escapar bons profissionais.
1. Transparência
Coloque no papel (ou formalize) as funções de todos os cargos de seus colaboradores. Descreva com detalhes as tarefas que eles devem realizar, das mais genéricas às mais específicas, para não cobrar o que não foi demandado – e cobrar o que é justo. Quando tudo fica claro é mais difícil criar conflitos. Você pode contar com a ajuda de softwares de gestão de tarefas para registrar tudo isso.
2. Não confie em sua memória
Registre, como num diário, os principais fatos que acontecem com sua equipe diária ou semanalmente. Se alguém se saiu bem ou mal em alguma situação crítica, se um colaborador precisa evoluir ou ser reconhecido… Problemas e motivos de alegria devem ser descritos e lembrados no momento da avaliação.
3. Use ferramentas para te ajudar
Badges ou medalhas são uma boa maneira de saber como é a performance dos seus colaboradores e algumas ferramentas de gestão de tarefas oferecem isso. Naturalmente, não são todas. Por isso, fique de olho nesse pré-requisito antes de contratar uma. Leia este guia, se preferir.
4. Saiba criticar
Assim como pouca gente sabe criticar de forma respeitosa, pouca gente gosta de ouvir críticas. Para evitar problemas de ambos os lados, indique os pontos limitantes da pessoa de maneira firme, mas construtiva, sempre sugerindo uma atitude a tomar. Caso contrário, o futuro será de ressentimentos. Use relatórios de produtividade e até mesmo as badges para indicar que é possível amadurecer com pequenas atitudes diárias.
5. Faça uso da avaliação
Não tem coisa pior do que ser avaliado e ficar por isso mesmo. Parece que a empresa só está interessada em julgar os colaboradores em vez de incentivá-los. Além disso, eles precisam saber como foram avaliados. Pensando nisso, trace algumas metas com base na evolução ideal de cada um – o que pode resultar em prêmios para quem se sair como o desejado.
Avaliação de desempenho no Runrun.it
Conheça o Runrun.it, um software de gestão de tarefas e equipes que organiza o fluxo de trabalho da sua equipe, deixa as pioridades mais claras e ainda te ajuda na avaliação de desempenho dos funcionários. Ele usa a produtividade e a frequência das atividades do usuário na ferramenta como nota para liberar medalhas (confira mais neste post). Entre as informações que o sistema usa estão tarefas entregues no prazo, publicações no mural da empresa, tarefas reabertas (refação), tarefas entregues atrasadas, número de estimativas precisas, entre outras. Além disso, o Runrun.it produz relatórios gerenciais e oferece espaço para a descrição detalhada de tarefas. Teste gratuitamente: http://runrun.it