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1 UNIVERSIDADE PAULISTA INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO – ICSC CURSO DE ADMINISTRAÇÃO AMBIENTE CONTEXTUAL, ESTRATÉGIA E ESTÁGIO DE DESENVOLVIMENTO DA IPIRANGA PRODUTOS DE PETRÓLEO S.A. COMO DETERMINANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL. SÃO JOSÉ DO RIO PRETO - SP 2020 1 ANIELE GONÇALVES COSTA – C78CAG2 AMBIENTE CONTEXTUAL, ESTRATÉGIA E ESTÁGIO DE DESENVOLVIMENTO DA IPIRANGA PRODUTOS DE PETRÓLEO S.A. COMO DETERMINANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL. Atividades Práticas Supervisionadas – APS - Trabalho para a avaliação de DP, do curso de Administração da Universidade Paulista sob orientação do professor e da matéria Estrutura Organizacional. Orientador: Prof. Helber Menon SÃO JOSÉ DO RIO PRETO - SP 2020 1 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ................................................................................................... 6 1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................... 7 1.1 Estrutura Organizacional ........................................................................... 7 1.1.1 O Desenvolvimento Organizacional ...................................................... 8 1.1.2 Recursos Financeiros e Tecnológicos .................................................. 9 1.1.3 Insumos e Fornecedores ...................................................................... 10 1.1.4 Produtos e Clientes ............................................................................... 11 1.2. Hierarquias Administrativas ................................................................... 12 1.2.1 Ambiente Organizacional ..................................................................... 12 1.2.2 Estrutura Vertical................................................................................... 14 1.2.3 Organizações Altas ............................................................................... 14 1.2.4 Organizações Achatadas ...................................................................... 15 1.3 Conceitos Superficiais de Estratégia ..................................................... 16 1.3.1 Estratégia de Descarte .......................................................................... 18 1.4 Dimensão Estrutural – Organograma ..................................................... 18 1.4.1 Características Internas das Organizações ....................................... 19 1.4.1.1 Especialização do Trabalho .............................................................. 19 1.4.1.2 Cadeia de Comando .......................................................................... 20 1.4.1.3 Amplitude de Controle ...................................................................... 21 1.4.1.4 Departamentalização .......................................................................... 21 1.4.1.5 Grau de Centralização ........................................................................ 25 1 1.4.1.6 Formalização ...................................................................................... 26 1.5 Dimensões Contextuais ........................................................................... 27 1.5.1 Identificação do Ambiente .................................................................... 27 1.5.1.1 Tamanho ............................................................................................. 27 1.5.1.2 Tecnologia .......................................................................................... 27 1.5.1.3 Ambiente ............................................................................................. 27 1.5.1.4 Metas e Estratégias ............................................................................29 1.5.1.4 Metas e Cultura ................................................................................... 29 2 ESTUDO DE CASO ...................................................................................... 30 2.1 Perfil da Organização ............................................................................... 30 2.1.2 Força de Trabalho – IPIRANGA ............................................................ 32 2.1.3 Produtos e Clientes – IPIRANGA ......................................................... 33 2.1.4 Principais Concorrentes da Organização ........................................... 35 2.1.5 Principais Insumos – IPIRANGA ..........................................................35 2.2 Estrutura Organizacional ......................................................................... 35 2.2.1 Descrição da Estrutura Organização Encontrada da Empresa ......... 35 2.2.1.1 Especialização do Trabalho – IPIRANGA ......................................... 40 2.2.1.2 Cadeia de Comando – IPIRANGA ..................................................... 41 2.2.1.3 Amplitude de Controle – IPIRANGA ................................................. 41 2.2.1.4 Departamentalização – IPIRANGA ....................................................42 2.2.1.5 Grau de Centralização – IPIRANGA ................................................. 42 2.2.1.6 Formalização – IPIRANGA .................................................................43 5 2.2.2 Descrição das Condições Ambientais Encontradas na Empresa ..... 44 2.2.3 Avaliação da Empresa quanto a Estrutura Organizacional ............... 48 2.2.4 Recursos e Ferramentas utilizadas na Medição de Desempenho .... 49 2.2.5 – Descrição de como a empresa trabalha melhorias na Estrutura Organizacional ................................................................................................ 49 3 ANÁLISE E SUGESTÕES DE MELHORIA .................................................. 51 3.1 Análise da Estrutura Organizacional – IPIRANGA ................................. 51 3.2 Sugestão de Melhoria .............................................................................. 51 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................ 53 REFERÊNCIAS ................................................................................................ 54 6 INTRODUÇÃO O trabalho de campo será realizado na empresa Ipiranga Produtos de Petróleo S.A., em uma de suas unidades operacionais, localizada na Avenida Dr. Cenobelino de Barros Serra nº 340, no Parque Industrial de São José do Rio Preto/SP. A Ipiranga é uma empresa privada do ramo de combustíveis que tem como atividade principal o comércio atacadista de álcool carburante, biodiesel, gasolina e demais derivados de petróleo, sendo cem por cento nacional e pertencente ao Grupo Ultra A dimensão da empresa oferece a oportunidade para exploração de vários fatores importantes no aprendizado prático dos assuntos abordados na matéria de Estrutura Organizacional. Será importante para entender como uma grande empresa é estruturada e como funciona suas relações hierárquicas. O tema principal do trabalho é o Ambiente Contextual, Estratégia e Estágio de Desenvolvimento da Empresa como Determinantes da Estrutura Organizacional, onde serão avaliadas as condições físicas, organizacionais da Ipiranga, como ela funciona no âmbito organizacional, como é a relação entre as áreas e a sua forma de organização interna. Para o desenvolvimento do trabalho, será realizado pesquisa acadêmica no âmbito da Administração, para a devida fundamentação teórica. Em seguida serão explorados detalhes internos da empresa, com a finalidade de conhecer a sua concepção e estrutura, onde deverão constar os mecanismos relacionais entre as partes ou setores, avaliando o reflexo dessa estrutura no desempenho da empresa. Por fim, fazer um paralelo entre os princípios da Administração com os métodos utilizados hoje pela Ipiranga, avaliando a sua postura considerandopontos fortes e de melhorias. 7 1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 1.1 Estrutura Organizacional. A Estrutura organizacional é a maneira pela qual as atividades da empresa instituições estruturadas são divididas e coordenadas. Constitui a arquitetura ou formato organizacional que assegura a divisão e coordenação das atividades dos membros da organização. Essa estrutura funciona como a espinhas dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e articula todas as suas partes integrantes. Nesse sentido, a estrutura organizacional costuma apresentar por natureza predominantemente estática. Ela se refere a configuração dos órgãos e equipes da organização. Para que as empresas tenham um melhor desempenho em alcançar os seus objetivos é primordial que exista uma organização interna eficiente e eficaz para dar o suporte necessário e conseguir satisfazer seus clientes. Um dos principais recursos das organizações são as pessoas, empregados ou ainda força de trabalho que deve receber o treinamento adequando para que exerçam suas atividades de forma eficiente e eficaz. As pessoas devem estar dispostas de forma organizada com atribuições bem definidas dentro de uma cadeia hierárquico. Os colaboradores são vistos hoje como o bem mais valioso das empresas. Sem mão de obra qualificada e motivada fica mais difícil manter uma organização competitiva. Para ilustrar o termo, segue o pensamento de MARX: O número de pessoas com capacidade do processo de divisão social do trabalho, em uma determinada sociedade. Para Marx, o valor da força de trabalho deveria ser determinado da mesma maneira que qualquer outra mercadoria, de acordo à quantidade de horas gasta para a produção, no caso do trabalhador, a quantidade de horas que ele usa para garantir os seus meios de subsistência. (MARX, 1974, p.26) A estrutura organizacional não é permanente e nem definitiva, pois deve ser ajustada e reajustada continuamente, sempre que a situação e o contexto ambiental sofram mudanças de transformação. Assim que a medida em que enfrentam novos e diferentes desafios gerados por mudanças externas, a organização precisa responder e mudar adequadamente para ser bem- 8 sucedida. As mudanças externas que ocorrem no ambiente trazem novas oportunidades, provocam ameaças, proporcionam novas tecnologias e novos recursos, incentivam a concorrência, condicionam novas regulações legais e governamentais e todas essas influências passam a afetar diretamente os negócios da organização. E é aí que o segredo reside. 1.1.1 O Desenvolvimento Organizacional O conceito de desenvolvimento organizacional tem suas raízes justamente na ideia de que uma organização é um sistema social; extensão do meio a que está circunscrita e sujeita a todas as intempéries, seja de ordem política, seja cultural; respondendo, hoje, por grande parte de ações voltadas à melhoria da qualidade de vida das populações mais carentes nos grandes centros urbanos; e francamente engajadas em políticas de proteção ambiental. A empresa moderna é altamente empreendedora e participativa, movimentando todos os segmentos das diversas ciências ´para poder fazer frente ás exigência de mercados cada vez mais sofisticados e diversificados. Por ser essencialmente dinâmico, o desenvolvimento organizacional é processo que envolve combinação de alterações estruturais e comportamentais que se completam e se suportam, em vista de um objetivo que é o aumento da eficiência ou da eficácia organizacional. O desenvolvimento organizacional envolve várias mudanças. É um processo planejado de modificações culturais e estruturais, aplicado a uma organização, e a organização precisa estar disponível para diagnosticar, planejar e implementar essas modificações. Essa estrutura não deve ser engessada, ela deve sofrer alterações constantes, a medida que o ambiente interno e externo exija tal necessidade. As mudanças podem ser a nível organizacional ou mesmo estrutural, com a doção de reestruturação ou a implantação de novas tecnologias. Essas são decisões que o administrador deverá ter experiência ou sentimento para não perder o tempo de ação. A necessidade de se reorganizar, além da questão 9 das mudanças externas, ela se faz necessária para que as organizações se tornem mais ágeis, simples, eficientes, eficazes e competitivas em um ambiente global de forte e acirrada concorrência. Segundo CHIAVENATO Estrutura Organizacional é: A estrutura organizacional é a maneira pela qual as atividades da empresa de instituições estruturadas são divididas e coordenadas. Constitui a arquitetura ou formato organizacional que assegura a divisão e coordenação das atividades dos membros da organização. Na verdade, a estrutura organizacional funciona como uma espinha dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e articula todas as suas partes integrantes. Nesse sentido, a estrutura organizacional costuma apresentar uma natureza predominantemente estática. Ela se refere à configuração dos orgãos e equipes da organização. (CHIAVENATO, 2014, p. 278). 1.1.2 Recursos Financeiros e Tecnológicos Toda organização necessita de uma base financeira sólida para poder realizar os seus projetos e conseguir atingir os objetivos. Nesse sentido é importante comentar sobre a importância de ser um volume suficiente para estruturar a empresa e sobrar o suficiente para se ter um capital de giro disponível para momentos de crise. O capital empregado em uma empresa pode ser próprio ou de terceiros. Um recurso é um meio, podendo ser de todo tipo, que permite obter algo que se pretende. O dinheiro, por exemplo, é um recurso indispensável para comprar uma casa. As finanças, por outro lado, dizem respeito aos bens, as posses e ao dinheiro que circula. Por isso, os recursos financeiros são os ativos que têm algum grau de liquidez. O dinheiro em numerário, os créditos, os depósitos em entidades financeiras (bancos, por exemplo), as divisas e as posses em ações e em bônus fazem parte dos chamados recursos financeiros. (http://conceito.de/recursos-financeiros). Os recursos tecnológicos deverão ser compatíveis com os recursos financeiros disponíveis, e também com o tipo de seguimento de marcado que a empresa adotar. Mas é fato que hoje em dia os recursos tecnológicos evoluíram muito e não há como uma organização ficar no mercado sem o uso de computador e internet. Neste âmbito também estão enquadrados os tipos de http://conceito.de/recursos-financeiros 10 automações a serem definidos (produção automatizada ou manual). Um recurso é um meio de todo o tipo que permite responder a uma necessidade ou conseguir aquilo que se pretende. A tecnologia, por sua vez, faz referência ás teorias e ás técnicas que possibilitam o aproveitamento prático do conhecimento científico. Um recurso tecnológico é, portanto, um meio que se vale da tecnologia para cumprir com o seu propósito. Os recursos tecnológicos podem ser tangíveis (como computador, impressora ou outra máquina) ou intangíveis (um sistema ou aplicação virtual). Nos dias que correm, os recursos tecnológicos são uma parte imprescindível para que as empresas como para a realização de todo o tipo de tarefas. (http://conceito.de/recursos-tecnologicos). 1.1.3 Insumos e Fornecedores É importante para uma empresa ter uma garantia de ter sua matéria prima de boa qualidade e ter fornecedores confiáveis quanto a entrega destes. O desafio atualmente é conseguir uma matéria prima de qualidade á um custo baixo. Como também a garantia de entrega dos fornecedores. Por isso, atualmente, estes quesitos são constantemente reavaliados pelas empresas. Sobre insumos e fornecedores pode-se ter as seguintes definições: Insumo é um substantivo masculino provindo do latim, "insumere'', que tem o significado de despender, empregar, fazeruso de alguma coisa, agregar. O insumo geralmente é classificado de duas maneiras: como fator de produção ou como de matéria prima. Os insumos considerados na categoria fator de produção são classificados tanto como máquinas ou equipamentos ou como trabalho e capital investido. Já na categoria de matéria prima, podemos considerar como insumos qualquer material empregado para a produção. (http://www.significadosbr.com.br/insumos). É um conceito econômico que permite fazer referência a um bem que se utiliza na produção de outros bens. Dependendo do contexto, pode ser sinônimo de matéria-prima ou de fator de produção. Pelas suas próprias características, os insumos tendem a perder as suas propriedades para se transformar e passar a fazer parte do produto final. Pode-se dizer que um insumo é aquilo que se utiliza no processo produtivo para a elaboração de um bem. (http://conceito.de/insumo). Fornecedor significa aquelas pessoas ou instituições que proporcionam um produto ou serviço para que a organização possa http://conceito.de/recursos-tecnologicos http://www.significadosbr.com.br/insumos http://conceito.de/insumo 11 funcionar. O fornecedor externo é uma outra organização, enquanto o fornecedor interno representa uma unidade organizacional. ( CHIAVENATO, 2014, p. 278) O fornecedor é a pessoa ou a empresa que abastece algo a outra empresa ou comunidade. O termo deriva do verbo fornecer, que faz referência a prover ou providenciar o necessário para um determinado fim. (http://conceito.de/fornecedor). 1.1.4 Produtos e Clientes Como dito anteriormente uma estrutura organizacional tem o objetivo de produzir bens e serviços para a satisfação de seus clientes. Os produtos a serem produzidos estão diretamente relacionados com o tipo de cliente ou público alvo que deseja atingir. Produto poder ser definido como: Produto é tudo o que se refere aos "bens e serviços" que uma empresa disponibiliza ao mercado-alvo, para "atenção, aquisição, uso ou consumo" (p.500) tendo em vista a satisfação de necessidades do cliente. Compreende um conjunto de benefícios, com elementos tangíveis e intangíveis resultando na soma de satisfação física e psicológicas do consumidor quando realiza uma compra inclui: bens, serviços, idéias, pessoas, organizações, ou a combinação destes elementos. (KOTLER ARMSTRONG; SAUNDERS, 2008, P.52) O cliente é um dos focos mais importantes das empresas, e são elas que darão o veredito final a respeito da qualidade dos produtos produzidos, e também são eles que garantirão a sobrevivência da empresa. Cliente é todo aquele (pessoas, segmentos e organização) que mantém contato com a empresa ou a quem você direciona seus serviços e/ou produtos. Somente o cliente pode determinar se a qualidade de um serviço é boa ou não. (BARRACHO, 2001, P.24) Cliente é o que tem acesso à varias opções de escolha de qualquer produto. É toda e qualquer pessoa que visita ou somente procura a empresa com algum interesse em adquirir produtos ou serviços no momento presente ou futuro. Qualquer pessoa que seja impactada pelo produto ou processo pode-se afirmar que o consumidor é qualquer pessoa que participe do processo, desde a sua concepção até o seu consumo. Importante que seja, mas não só como retórica para atraí-los; é essencial uma estrutura de produção de serviços compatível com as necessidades identificadas, pois a cortesia não sustentará por muito tempo serviços sem qualidades. (LINDON; LENDREVIE; LÉVY; DIONÍSIO; RODRIGUES, 2009, p.50) O cliente interno significa a pessoa ou unidade que utiliza o produto ou http://conceito.de/fornecedor 12 serviço proporcionado por outra pessoa ou unidade organizacional. O cliente externo significa a pessoa ou instituição que utiliza o produto ou serviço oferecido pela organização. (CHIAVENATO, 2014, P. 278) Muitos dos processos organizacionais são voltados para clientes internos, como é o caso dos processos de recrutamento e seleção de pessoal destinados a suprir as necessidades (coletivas) de ambiente de trabalho limpo e em condições higiênicas de uso; dos processos de compra destinados a suprir as necessidades internas de matéria- prima, mercadoria para revenda ou materiais de uso e consumo, e assim pode diante sendo todos esses processos voltados ao atendimento das necessidades das pessoas ou setores internos à própria organização (neste caso , os clientes internos). 1.2 Hierarquias Administrativas Para que os funcionários possam realizar eficientemente as suas tarefas e deveres existe uma hierarquia administrativa. A função principal é assegurar que as pessoas executem suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz. A hierarquia administrativa refere-se ao número de níveis de administração que uma organização adota para assegurar a realização das tarefas e o alcance de objetivos. Uma estrutura alta exige muitos níveis hierárquicos, enquanto uma estrutura baixa requer poucos níveis. A amplitude de controle média utilizada por organização determinada se a sua estrutura organizacional será alta ou achatada. Uma estrutura alta tem a amplitude geral estreita e muitos níveis, apresentando uma conformação verticalizada. Uma estrutura achatada tem uma amplitude geral ampla, dispersada e tem poucos níveis hierárquicos, apresentando uma conformação horizontalizada. Quase sempre, as organizações estão acrescentando ou eliminando níveis hierárquicos em sua estrutura organizacional para ajustar-se as situações ou novos desafios considerados de maneira interdependente. 1.2.1 Ambiente Organizacional O ambiente pode ser definido como o conjunto de todos os fenômenos 13 externos à população de organizações em análise que a influenciam de forma real e potencial. Esta definição foi anunciada por R.Hall em Organizações: "estrutura e processos". Em estudos de estratégia, fatores ambientais podem ser considerados ao mesmo tempo, como restrições ou oportunidades às organizações, afetando-lhe a escala de operações e o modo de produção técnicas, entre outras características. Pressupõe-se, ainda que o ambiente, enquanto elemento dinâmico e independente, encontra-se em processo de constante transformação. Essas alterações ambientais contínuas exercem pressão sobre as organizações, no sentido de que produzem reações. Entretanto, as respostas em geral não são automáticas, pois são mediadas por escolhas estratégicas tomadas pelos membros com poder de decisão, como concordam. A extensão da pressão por sua vez, depende da extensão da mudança em alteração de algum fator ambiental crítico. Neste sentido, é importante considerar que as escolhas estratégicas também influenciam o ambiente, ao definirem os domínios em que as organizações operam. Assim como o ambiente pode ser influenciado pela estrutura e estratégia organizacionais, da mesma forma, inversamente, as características organizacionais são fortemente afetadas pelo ambiente que os envolvem. W. R. Scott, em "Organizações: sistemas racionais, naturais e abertos", classifica o ambiente com base em duas facetas distintas: o ambiente técnico e o ambiente institucional. Enquanto o ambiente técnico envolve questões relacionadas a recursos e resultados operacionais, o ambiente institucional inclui fatores culturais e simbólicos que afetam as organizações. O ambiente técnico refere-se no aspecto relevantes para um determinado conjunto de objetivos organizacionais, mais especificamente ligados a questões de fontes de recursos e informações, competidores, mercados, serviços e produtos. Esse conceito implica em certo grau de dependência da organização em relação ao ambiente principalmente em função da busca por recursos essenciais e da incerteza em relação ao acesso a informações sobre o ambiente. As duas 14 condições - dependência e incerteza- são considerados elementos potencialmente problemáticos para as organizações o que tem levado à busca por ferramentas de análise ambiental mais eficiente e ao desenvolvimento de mecanismos organizacionais adequados para fazer frente ao ambiente. 1.2.2 Estrutura Vertical A estrutura vertical refere-se ao aparato que envolve 3 fatores principais: a hierarquias administrativas, a amplitude de controle e o grau de centralização ou descentralização do processo de tomadas de decisões da organização. Esses fatores são estreitamente relacionados entre si. Se uma organização adiciona mais um nível administrativo, sua amplitude de controle ficará mais estreita, a estrutura administrativa mais verticalizada e o grau de centralização\descentralização também será afetado. São 3 fatores interligados que precisam ser considerados de maneira interdependente. 1.2.3 Organizações Altas As organizações altas e verticalizadas caracterizam-se por muitos níveis administrativos, hierarquias alongadas, o que resulta em uma configuração que se assemelha a uma pirâmide. Era o modelo tradicional de organização. Suas principais características são: Há mais oportunidade para promoção, pois existem mais passos na escada hierárquicas para serem alcançados Como a média da amplitude de controle é mais estreita, a carga de supervisão é menor para cada gerente. Isso significa maior contato com os subordinados e promove unidades de trabalho com mais produtividade e qualidade resultante da perfeita compreensão dos procedimentos de trabalho pelos funcionários As decisões são mais demoradas porque a estrutura alongada requer maior coordenação entre as fronteiras funcionais 15 A comunicação é mais lenta e tende a ser mais imprecisa por causa dos pontos intermediários na cadeia de comunicação que provocam distorções. Além disso, a informação tende a ser mais filtrada e censurada, na medida em que se sobe ou se desce nos diferentes níveis hierárquicos. Muitos gerentes omitem fatos dos funcionários porque pensam que eles não precisam conhecê-los, quando é importante que tais fatos sejam comunicados a eles: Figura 1 - Organograma Vertical As organizações não operam na base do improviso. E nem funcionam ao acaso. Elas requerem planejamento para todas as suas operações e atividades. Principalmente quando operam em ambientes dinâmicos, complexos e competitivos. O planejamento constitui a primeira das funções administrativas, vindo antes da organização, direção e do controle. Planejar significa interpretar a missão organizacional e estabelecer os objetivos da organização, bem como os meios necessários para seu alcance com o máximo de eficiência e eficácia. 1.2.4 Organizações Achatadas As organizações achatadas e horizontalizadas caracterizam-se por poucos níveis administrativos, hierarquias baixa e pelo fato de a base estar próxima ao topo da organização. Suas características principais são: 16 A comunicação que corre pela organização é mais rápida e sofre menos distorções As pessoas dos níveis mais baixos sentem-se mais próximas de cúpula As decisões são tomadas mais prontamente, o que permite maior rapidez em responder aos clientes Nos níveis mais baixos, existem poucas oportunidades para promoção, pois existem poucos níveis para serem alcançados O suporte que poderia ser proporcionado por mais níveis administrativos deve ser obtido por outros meios, como pessoas mais autossuficientes no nível em que o trabalho é executado. Figura 2 - Organograma Horizontal 1.3 Conceitos Superficiais de Estratégia Utilizada originalmente em situações militares, a noção de estratégia passou a ser dotada pelas empresas, pois, assim como a guerra, nos negócios é preciso selecionar e organizar os meios necessários para atingir o objetivo desejado. Há vários conceitos de estratégia no âmbito da teoria administrativa. Para Henry Mintzberg, a estratégia é um modo de pensar o futuro de forma integrada dentro do processo decisório, por meio de um procedimento formalizado e articulador de resultados. Igor Ansoff afirma que a estratégia deve considerar os seguintes aspectos: o negócio em que a empresa está 17 inserida, as tendências do mercado, as decisões, o nicho competitivo e as características da linha de produtos e serviços. Para Chandler, a estratégia deve ser definida como o processo de estabelecer metas e objetivos de longo prazo para a empresa e de adotar cursos de ação e alocar recursos para atingi-los, focando principalmente 3 elementos: Cursos de ação para alcançar os objetivos Busca de novas ideias; e Processo de formulação da estratégia. Autores mais recentes da administração estratégica ressaltam a importância de planejar a estratégia ideal para que se atinjam os objetivos de acordo com as condições impostas pelo ambiente, aproveitando as oportunidades e se defendendo das ameaças que surgem, elaborando um plano que deve conciliar os diversos elementos: Internos: pontos fortes, pontos fracos, recursos disponíveis (humanos, financeiros, tecnológicos etc....), habilidades existentes etc. ) Externos: oportunidades, ameaças, restrições, mudanças ambientais etc.... Assim por meio da análise do ambiente e da organização, a empresa pode estabelecer a melhor maneira de atingir seus objetivos, seus recursos e as condições ambientais. Inicialmente, a literatura sobre estratégia na administração ocupou-se das técnicas de planejamento estratégico. Com o tempo, passou também a abordar, além do planejamento, as fases de implementação, acompanhamento e avaliação. Dessa forma, a administração estratégica compreende: Planejamento: etapa de elaboração Implementação: processo de colocar em prática a estratégia; e 18 Controle: acompanhamento e avaliação. O planejamento estratégico é o processo de elaboração da estratégia, projetando os objetivos e resultados esperados a longo prazo; considera a relação existente entre a empresa e seu ambiente e deve ser abrangente, envolvendo toda a empresa. A elaboração do planejamento envolve os processos de análise do ambiente e de organização. Geralmente, os responsáveis por sua elaboração são os altos executivos da empresa. 1.3.1 Estratégia de descarte Produtos ou serviços que deixam de ser efetivamente rentáveis devem ser excluídos das atividades da organização, podendo ser empregada a chamada estratégia de descarte. Aquisições ou empreendimentos que pareciam interessantes, mas que agora, cinco anos depois, mantêm resultados inexpressivos, são candidatos ao descarte: produtos ou serviços que perderam a eficácia com as mudanças sociais e econômicas, bem como aqueles que se tornaram obsoletos por já terem alcançados e esgotados sua finalidade e aplicabilidade. Em cenários agressivos é preciso ter agilidade na superação de golpes súbitos e severos, além de saber aproveitar oportunidades inesperadas. Os recursos precisam ser concentrados nos resultados, e para isso o passado, improdutivo e autofágico, deve ser abandonado. 1.4 Dimensão Estruturais - Organograma A forma mais simples de se identificar a estrutura de uma organização é por meio de seu organograma. Nele está materializado o processo pelo qual a autoridade é distribuída, as atividades são especificadas e um sistema de comunicação é delineado. A forma como uma organização está estruturada ajuda a diferenciar suas partes ao mesmo tempo em que mantém tais partes interligadas. Ela possibilita, então, relações de interdependência entre os 19 indivíduos de um grupo e entre grupos e de previsibilidade e hierarquia. O processo de construção da estrutura de uma organização envolve basicamente, dois mecanismos: a divisão e a coordenação. Tais mecanismos decorrem das necessidadesbásicas que justifica o processo de organizar, onde o trabalho precisa ser dividido entre as pessoas devido à sua natureza complexa. Figura 3 - Organograma Níveis Organizacionais 1.4.1 Características Internas das Organizações Especialização do Trabalho A especialização é o modo pelo qual o trabalho é dividido em tarefas individualizadas, padronizadas e relativamente simples. O termo Especialização pode ser também utilizado para descrever o grau em que as tarefas na organização são subdivididas em funções separadas. A essência da especialização do trabalho é que, em vez de uma atividade ser completada inteiramente por uma única pessoa, ela é dividida em um certo número de etapas, cada qual sendo realizada por um indivíduo. 20 Figura 4 – Processo de Especialização no Trabalho Cadeia de Comando É uma linha única de autoridade que vai do topo da organização até o escalão mais baixo, determinando quem se reporta a quem na empresa. Nela também está determinada as delegações que cada empregado, nas caixinhas, possui, e quando essa delegação acaba chega a hora de se reportar aos níveis superiores. Figura 5 – Organograma – Cadeia de Comando 21 Amplitude de Controle Amplitude administrativa, também denominada amplitude de controle ou amplitude de comando refere-se ao número de funcionários que um administrador consegue dirigir com eficiência e eficácia. Essa amplitude está relacionada diretamente ao número de níveis hierárquicos de uma organização e a configuração geral de sua estrutura organizacional (centralização). Quanto maior a amplitude administrativa, menor será a quantidade de níveis hierárquicos de uma empresa, o que produzirá uma estrutura organizacional achatada e dispersa horizontalmente. Já uma amplitude administrativa menor aumentará a quantidade de níveis hierárquicos e produzirá uma estrutura organizacional alta e alongada. Figura 6 - Organograma Amplitude Departamentalização Na medida em que os cargos são divididos pela especialização do trabalho, há como consequência, a necessidade de agrupá-los de modo que as tarefas comuns possam ser coordenadas. A base pelas quais os cargos são agrupados é chamada departamentalização. Há assim, o agrupamento, em departamentos, de atividades de trabalho que sejam semelhantes ou logicamente conectadas, para que se possa efetivamente realizar a coordenação das tarefas comuns. A escolha do tipo de departamentalização está baseada em que tipo de 22 resultado tem como objetivo. Caso queira ter mais eficiência, certamente terá mais processos, condizente com uma empresa vertical de baixa amplitude. Quando o foco for a eficácia a amplitude será maior e estrutura horizontal. Figura 7 – Eficácia X Eficiência São cinco os principais tipos de departamentalização: A. Departamentalização FUNCIONAL Agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional. Assim todos os indivíduos que executam funções semelhantes ficam reunidos, todo o pessoal de vendas, todo o pessoal de contabilidade, todo o pessoal de secretaria, todas as enfermeiras, e assim por diante. A Departamentalização funcional pode ocorrer em qualquer nível e é normalmente encontrada muito próximo à cúpula. Vantagens: Mantém o poder e o prestígio das funções principais Cria eficiência através dos princípios da especialização. Centraliza a perícia da organização. Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração. Segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas. Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos. Desvantagens: 23 A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula. Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado. A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização em tamanho e amplitude. Muita especialização do trabalho. B. Departamentalização GEOGRÁFICA Algumas vezes mencionadas como regional, de área ou geográfica. É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações. Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas em áreas do Brasil como a região Nordeste, região Sudeste, e região Sul. Muitas vezes as filiais de bancos são estabelecidas desta maneira. As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto. Tal grupamento permite a uma divisão focalizar as necessidades singulares de sua área, mas exige coordenação e controle da administração de cúpula em cada região. C. Departamentalização por CLIENTE A Departamentalização de cliente consiste em agrupar as atividades de tal modo que elas focalizem um determinado uso do produto ou serviço. A Departamentalização de cliente é usada principalmente no grupamento de atividade de vendas ou serviços. A principal vantagem da Departamentalização de cliente é a adaptabilidade uma determinada clientela. As desvantagens são: Dificuldade de coordenação, Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais em benefício de seus próprios clientes. 24 D. Departamentalização por PRODUTO É feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da empresa. Vantagens: Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços. A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor. Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro. Facilita a coordenação de resultados. Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto. Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade. Desvantagens: Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento. Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos de produtos. Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. E. Departamentalização por PROCESSO É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou equipamento. É encontrada com mais frequência em produção. As atividades de uma fábrica podem ser grupadas em perfuração, esmerilamento, soldagem, montagem e acabamento, cada qual em seu departamento. Vantagens: Maior especialização de recursos alocados. Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas. 25 Desvantagens: Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo. Flexibilidade restrita para ajustes no processo. Grau de Centralização A centralização refere-se à localização da autoridade para a tomada de decisão. Desta forma, a localização da autoridade pode ser identificada ao longo de uma contínua centralização-descentralização. Numa organização centralizada as decisões estão concentradas em um ou poucos pontos. Já uma estrutura descentralizada dispersa a autoridade na tomada de decisão por diversas posições da organização (BOWDITCH E BUONO, 1992). O grau de centralização-descentralização de cada organização é afetado por diversos fatores. A dificuldade das empresas em delegar e descentralizar. A tomada de decisão em uma organização pode ser centralizada ou descentralizada. A centralização é a maneira na qual a localização da tomada de decisão está próxima do topo hierárquico da organização. Já a descentralização pressiona níveis hierárquico mais baixo a tomarem decisões. A distribuição do poderdentro da empresa é concentração de autoridade na cúpula da hierarquia ou sua relativa dispersão nos demais níveis da empresa. Muitos autores consideram centralização como sinônimo da concentração da autoridade na cúpula e descentralização como sinônimo da dispersão da autoridade pelos demais outros níveis da empresa. Funcionários mais baixos na hierarquia da empresa podem ter mais acesso à informação que os mais altos na hierarquia, já que normalmente quem tem contato direto com consumidores e características específicas e técnicas da operação da empresa se concentram em níveis hierárquicos mais baixos. Além disso, essas informações são custosas de serem transferidas através de toda a hierarquia da empresa. Em uma decisão centralizada nos níveis mais altos, a decisão pode ter falta de informações, ou os tomadores de decisão incorrem de altos custos para obter as informações necessárias. Por isso, decisões 26 descentralizadas contribuem para melhor uso de conhecimento específico que são mais facilmente obtidas ao usar a diversidade de funcionários da empresa. Segue vantagens e desvantagens de tomada de decisão centralizada e descentralizada. De uma estrutura Centralizada: De uma estrutura Descentralizada: 1.4.1.5 Formalização Formalização é a extensão das expectativas relativas às atividades dos cargos padronizados e explícitos (BOWDITCH E BUONO, 1992). Diz respeito ao 27 volume de documentação escrita em uma organização: procedimentos, descrições de cargos, regulamentos, manuais de políticas. Esses documentos escritos descrevem comportamentos e atividades. Sua formalização, muitas vezes, é medida pela simples contagem das páginas de documentação na organização; 1.5 Dimensões Contextuais 1.5.1 Identificação do Ambiente Tamanho É a magnitude da organização no que se refere ao número de pessoas que participam dela. Ela pode ser medida levando-se em consideração toda a organização ou só seus componentes específicos, como uma instalação ou uma divisão. Já que as organizações são sistemas sociais, seu tamanho costuma ser avaliado pelo número de funcionários. Outras medidas, como o total de vendas ou total de haveres, também refletem o tamanho, mas não indicam o volume do componente humano do sistema social. 1.2.1.2 Tecnologia É a natureza do subsistema de produção, incluindo as ações e técnicas utilizadas para transformar as entradas organizacionais em saídas. Ela mostra como a organização realmente fabrica produtos e serviços que provêm os consumidores, por exemplo, a manufatura auxiliada por computador (CAM), o sistema avançado de informação e a internet. Também podemos incluir a estrutura tecnológica dos equipamentos de produção como máquinas e o sistema de automação da planta, como também os equipamentos usados pelos empregados durante a execução de suas tarefas. 1.2.1.3 Ambiente São Todos os elementos que se encontram além dos limites da organização. Entre os principais estão as organizações industriais, públicas, 28 financeiras, fornecedores e, principalmente, os clientes. Além disso, devemos considerar o ambiente político, social e econômico. A análise dos fatores do ambiente - principalmente as ameaças e oportunidades, os quais variam dependendo da organização em estudo, é necessária porque a empresa deve estar atenta a determinados movimentos de outros elementos do ambiente competitivo, como os seus concorrentes e o mercado. Por isso, é muito importante a análise da concorrência em busca de informações que permitam prever com maior segurança a possibilidade de alguma ameaça por parte dos concorrentes ou mesmo de uma oportunidade de mercado motivada por novas ideias, novas necessidades ou novo métodos administrativos. A empresa deve também, por meio de seu departamento de marketing, analisar as condições que o mercado lhe impõe, buscando informações que possibilitem a identificação de novas necessidades, novos nichos de marcado. Outros elementos do ambiente aos quais a empresa deve estar atenta são a tecnologia, o governo e as condições econômicas, pois todos eles podem interferir diretamente na formulação de sua estratégia. A análise dos elementos internos à empresa, com o fim de identificar seus pontos fortes e fracos, por meio do levantamento de informações sobre as diversas áreas, considerando os aspectos financeiros, tecnológicos, humanos etc. Esta análise pode ser feita pelo estudo de seus clientes e mercados, produtos e serviços e de suas vantagens competitivas. Assim, a empresa procura estudar a evolução do número de clientes, o perfil destes, sua participação no mercado em relação a concorrência, a participação de cada produto/serviço, se há crescimento ou diminuição das vendas de determinado produto etc. analisando qual o fator que faz com que ela, seu produto ou serviço tenham sucesso em relação a seus concorrentes, ou seja, qual a vantagem competitiva existente. Estabelecem-se assim, os seus pontos fortes e fracos. 29 1.5.1.4 Metas e Estratégias Definem o propósito e as técnicas competitivas que distinguem uma organização da outra. As metas, muitas vezes, são escritas como uma declaração duradoura dos intentos da organização. Uma estratégia é um plano de ação que descreve a alocação de recursos e as atividades para lidar com o ambiente e alcançar as metas organizacionais. As metas e estratégias mostram o escopo de suas operações e o relacionamento com seus funcionários, clientes e concorrentes. 1.5.1.5 Metas e Cultura É o conjunto subjacente de valores, crenças, conhecimentos e normas essenciais compartilhadas pelos funcionários. Esses valores subjacentes podem referir-se ao comportamento ético, compromisso com os funcionários, eficiência ou serviços aos clientes, e fornecem a cola para manter unidos os componentes da organização. A cultura de uma organização pode não estar escrita, mas é observada em suas histórias, slogans, cerimônias, maneiras de seus funcionários se vestirem e disposição dos escritórios. 30 2 ESTUDO DE CASO 2.1 Perfil da Organização A Ipiranga é uma empresa privada do ramo de combustíveis que tem como atividade principal o comércio atacadista de álcool carburante, biodiesel, gasolina e demais derivados de petróleo, sendo cem por cento nacional e pertencente ao Grupo Ultra, opera com uma rede de 7.500 postos de combustíveis e 1.800 lojas de conveniência, em todas as regiões do país. É a segunda maior distribuidora do Brasil e a primeira privada. Conforme seu contrato social a empresa é constituída na 7 forma de sociedade anônima (SA), denominada IPIRANGA PRODUTOS DE PETRÓLEO S.A., regida por estatuto próprio e também pela legislação aplicável e é uma subsidiária integral da Ultrapar Participações S.A. A sua formação estatutária está expressa na Ata de Assembleia e representada no quadro abaixo: Tabela 1 - Forma Estatutária da Ipiranga A Ipiranga nasceu como uma refinaria de petróleo em 1937, estado do Rio Grande do Sul com o nome de Refinaria de Petróleo Rio Grandense. A empresa enfrentou, em sua trajetória, uma guerra mundial, mudanças na política econômica, falta de insumos e a forte concorrência estrangeira, mesmo 31 assim continuou investindo, onde na década de 40 criou a primeira unidade produtora de solventes do país e na década de 50 foi a primeira a produzir asfalto. Em maio de 1959 a Ipiranga comprou a multinacional Gulf Oil Corporation no Brasil, desta forma ampliou seus negócios a nível nacional, chegando a todas as regiões do país e nasceu então a Companhia Brasileira de Petróleo Ipiranga. Na década de 70, mais precisamente no ano de 1973 a Organização dos Países Exportadores de Petróleo (OPEP), elevou em 300% o preço do barril do petróleo. Foi o primeiro "choque do petróleo",que causou incertezas e temores quanto ao abastecimento mundial de petróleo. Em contramão ao cenário, a Ipiranga 8 vinha diversificando aos poucos seus ramos de atuação, onde em determinado momento operou com mais de trinta empresas de ramos diferentes; hotéis, couro, agropecuária, pescados, transportes, pavimentação, indústria química, petroquímica, fertilizantes. Essa estratégia de negócios fez com que a empresa resistisse à crise e saísse mais fortalecida dela. Seguindo com o seu empreendedorismo, em 1993 a Ipiranga realiza a compra de mais uma empresa multinacional que atuava no Brasil, a Atlantic. Isso defini a estratégia de negócios onde será o seu principal mercado de atuação, ou seja, a distribuição de combustíveis. Com a Atlantic veio também a atuação na fabricação de lubrificantes, por meio de sua fábrica no Brasil, até os dias atuais a linha de lubrificantes da Ipiranga é produzida nesta fábrica e distribuídas para todo o país. No ano de 2008, na maior negociação brasileira ocorrida até então, a Ipiranga teve seus ativos vendidos e distribuídos em partes para as empresas Petrobras, Braskem e Ultra, esta última ficou de posse também da marca IPIRANGA. Sua atuação no mercado voltou a limitar-se apenas nos estados do sul de maneira bem menos agressiva. Em 2009, o Grupo Ultra acreditando no grande potencial da atividade e com intenção de voltar com a marca Ipiranga em todo o Brasil, comprou os ativos de outra grande multinacional, a CHEVRON (TEXACO). Esse momento 32 também foi um marco, pois nasceu então a IPIRANGA PRODUTOS DE PETRÓLEO SA, como é atualmente conhecida. Continuando os investimentos, em 2010 o Grupo Ultra adquiriu mais uma distribuidora, a DNP (Manaus/AM), empresa que atuava na distribuição de combustíveis especificamente na Região Norte do país. Essa ação fortaleceu ainda mais a marca nessa região, consolidando a posição da Ipiranga no mercado nacional e crescendo a cada ano. Hoje a Ipiranga atua de forma agressiva, diversificando a sua atuação no mercado e sempre preocupada em manter-se atualizada com as tendências de mercado. O faturamento da empresa em 2015 chegou a 65,2 bilhões de Reais. Desta forma segundo o BNDES a Ipiranga é considerada uma empresa de grande porte. Conforme pode ser confirmado na tabela abaixo. Tabela 2 - Classificação de porte de empresas segundo BNDES – 2016 2.1.2 Força de Trabalho - IPIRANGA A Ipiranga possui no Brasil cerca de 1.200 empregados diretos distribuídos em 72 bases, escritórios e matriz. Normalmente os empregados da área comercial, chamados Assessores de Negócio, não ficam lotados nas Bases, apenas visitam esporadicamente como ponto de apoio, pois atuam mais diretamente no campo, dando suporte aos clientes e trabalhando o mercado. 33 Na Base de São José do Rio Preto, filial operacional visitada, a força de trabalho compreende 32 empregados, admitidos sob o regime jurídico da Consolidação das Leis do Trabalho e, na forma do Artigo 443, parágrafo 2º alínea A - da CLT, que atuam diretamente na logística operacional da Base de São José do Rio Preto, divididos em três turnos, com o recebimento de produtos, controle de qualidade, armazenamento e distribuição aos postos revendedores e clientes de diversos seguimentos. A empresa também possui um quadro paralelo de colaboradores onde fazem parte; estagiários, menores aprendizes e portadores de deficiência física (inclusão), onde a empresa participa de programas sociais. Considerando apenas os funcionários efetivamente contratados e limitando apenas a unidade operacional visitada, temos o seguinte quadro abaixo: Tabela 3 - Tabela do quadro funcional da unidade da Ipiranga em Rio Preto 2.1.3 Produtos e Clientes - IPIRANGA A Ipiranga trabalha com uma grande oferta de produtos e serviços. Dentro da atividade principal estão inclusos os derivados de petróleo e biocombustíveis, que são os principais produtos distribuídos pela Base de São José do Rio Preto. A Ipiranga também disponibiliza outros produtos e serviços 34 que são ofertados aos clientes em forma de mix, conforme relação na tabela abaixo: Tabela 4 - Lista de Produtos e Serviços da Ipiranga Dentro de sua atuação, nas atividades secundárias está o Comércio atacadista de outros produtos químicos e petroquímicos, que permite a venda de lubrificantes e uma grande lista de produtos automotivos e industriais, dentre eles os fluidos hidráulicos e isolantes. Dentro deste mercado a Ipiranga ainda agrega valor na oferta de franquias que são montadas dentro dos próprios postos onde as principais são a AM/PM (conveniência) e Jet Oil (troca de óleo carros e motos). Devido a imensa lista de produtos ofertados, o leque de clientes que podem ser atendidos pela empresa é bastante grande, mas principalmente podemos citar os postos revendedores de combustíveis (cidade e rodovias), grandes mineradoras, consórcios, metalúrgicas, empresas de ônibus, termoelétricas, hidroelétricas, usinas 12 de álcool, ferrovias e grandes construtoras, sem falar nos contratos com entidades públicas (prefeituras). 35 2.1.4 Principais Concorrentes da Organização - IPIRANGA No passado, com a restrição do seguimento, existiam apenas 6 distribuidoras atuantes no país, eram elas: Texaco, Esso, Shell, Ipiranga, Atlantic e Petrobras. Com a queda do monopólio em 1996 e a abertura do mercado, o número de organizações aumentou grandemente. Desde então ocorreram muitas variáveis que levaram novamente a redução desses agentes, ainda assim conforme a ANP o número atual de Distribuidoras no país chega a cento e setenta e sete (lista completa no ANEXO J. Hoje em dia os principais concorrentes da Ipiranga no cenário nacional são a Petrobras Distribuidora, Raizen, Ale Sat (processo de compra por parte da Ipiranga está atualmente sob avaliação do CADE) e Petróleo Sabbá. 2.1.5 Principais Insumos - IPIRANGA Os insumos utilizados pela Ipiranga são de fontes comuns para todas as distribuidoras de derivados de petróleo, onde os principais fornecedores estão abaixo relacionados aos produtos fornecidos: Gasolina A - Refinarias Petrobras (Paulínia) e importação Óleo Diesel - Refinarias Petrobras (Paulínia) e importação Biodiesel - Usinas de produção vegetal e animal Etanol (Anidro e Hidratado) - Usinas de álcool Óleo Básico (lubrificantes) - Refinarias e importação 2.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 2.2.1 Descrição da Estrutura Organizacional Encontrada na Empresa Mesmo fazendo parte de uma Holding, a empresa Ipiranga tem como controle majoritário a empresa Grupo Ultrapar, a estrutura isolada por si só é considerada completa no âmbito de uma empresa, pois contempla quase que 100% de uma estrutura normal, inclusive porque todas as outras empresas que 36 fazem parte do grupo são de seguimento diferente da Ipiranga, e será analisada apenas a estrutura organizacional da mesma. Ela atua no Brasil inteiro, e tem uma estrutura bem complexa, mas de certa forma bem funcional. Abaixo segue o organograma geral da empresa nos seus níveis organizacionais Institucional, Intermediário e Operacional (Supervisores de primeiro nível), não estão inclusos os operacionais propriamente dito. Figura 8 - Organograma IPIRANGA - Relação Níveis Hierárquicos Tem uma sede denominada Matriz localizada no Rio de Janeiro que fica além da Superintendência, todos os outros departamentos que dão suporte aos processos da empresa, como por exemplo: Recursos Humanos, Jurídico, Área Técnica e de Qualidade, Marketing, Segurança e etc. A maior parte das posições está espalhada pelo Brasil. Neste contexto todo o plano estratégico da Companhia, definida pelo ULTRA, passa primeiramente pela Superintendência no Rio de Janeiro e é cascateada aos staffs abaixo até ser plenamente executado,chegando até às 37 unidades operacionais, no caso específico a unidade de São José do Rio Preto. Quanto a estrutura das áreas funcionais da Ipiranga, temos: Produção e Operação: Neste caso trabalham juntos três Departamentos; Suprimentos, Transportes e Operações. O primeiro é responsável pela compra efetiva do insumo (combustíveis), determinando o modal de melhor rentabilidade para a empresa (refinaria ou importação), em seguida o Departamento de transportes tem que definir a logística de transportes (rodoviário, ferroviário, dutovia ou multimodal). Por último Operações entra com o local de armazenamento e a logística de entrega aos clientes. Na Base existem os Procedimentos Operacionais previamente definidos para a correta execução das tarefas. Marketing e Vendas: O departamento de vendas está inserido no Marketing, contudo todas as questões envolvendo propaganda estão centralizadas na Matriz, como também toda a estratégia de Marketing da Companhia. Com Base na Política de Comunicação e Marketing. Administração e Financeira: Toda estrutura de controle financeiro está centralizada nas mãos da ULTRAPAR, esse controle é feito por meio de vários sistemas que enviam informações de todas as empresas do grupo. Neste campo é avaliado os desempenhos como também a liberação de recursos para investimentos. Recursos Humanos: existe na matriz um departamento que é responsável por fazer toda gestão de RH da Ipiranga. Desta forma, esse departamento cuida do processo seletivo e recrutamento no caso das contratações, definição da grade de treinamentos para os variados departamentos, gestão de salários e programas motivacionais inclusive Participação nos Lucros. Para entender melhor a dimensão estrutural relacionado a Áreas Funcionais foi elaborado o desenho abaixo, onde fica claro a posição delas no 38 organograma da Ipiranga. (Produção, Marketing, Recursos Humanos, Administração de Serviços e Financeira. Quanto a este último a particularidade é que o controle fica fora da empresa, sendo de delegação do Grupo Ultra, empresa dana da Ipiranga. Figura 9- Organograma IPIRANGA - Funções Administrativas Na unidade operacional de São José do Rio Preto, o Chefe da Base é o cargo mais elevado, correspondente ao Supervisor de Primeira Linha no nível Operacional, ele é o responsável pelo elo da Base com a Coordenadoria de Núcleo, que repassa para a Base toda orientação proveniente dos níveis mais elevados, e por sua vez aplica na Base as ações requeridas. Abaixo segue o organograma da unidade operacional de São José do Rio Preto contemplando o Chefe de Base e os seus 32 colaboradores. 39 Figura 10 - Organograma Ipiranga - Unidade São José do Rio Preto A unidade que foi visitada, Base de São José do Rio Preto, trata basicamente de uma das unidades da Ipiranga onde o foco é principalmente operacional, já que a empresa é uma Distribuidora de Combustíveis e neste contexto não ocorre a produção propriamente dita de produtos, e sim apenas a mistura de produtos para a distribuição / revenda dos combustíveis. Como por exemplo: Gasolina A ao Etanol Anidro para elaboração da Gasolina C, Diesel S-10 e S-500 com Biodiesel e também a adição de aditivos. Neste contexto será feita a relação desta à uma unidade de produção de uma fábrica. A estrutura de 32 empregados é distribuída em três turnos (manhã, tarde e noite), onde as tarefas básicas são: Chefe da Base: Gestão e Controle Supervisão: Supervisionar e treinar a mão de obra operacional Administrativos: Faturamento, estoque, logística de suprimento, transportes, pagamentos e arquivo morto. 40 Mecânico: Manutenção preditiva, preventiva e corretiva dos equipamentos Operadores: Carga e descarga de combustível. Existe em Rio Preto uma Gerencia de Vendas para cobrir a região, no entanto não atuam dentro da Base, ficam lotados em um prédio comercial no centro de Rio Preto e são responsáveis pelo atendimento e assessoramento aos clientes. Este grupo está ligado diretamente à Diretoria de Marketing, que é uma outra linha hierárquica, diferente da operacional, a qual está subordinada a Base. Mas há ligação entre as duas áreas no sentido de que o operacional é o fim do processo de venda efetivamente dito. 2.2.1.1 Especialização do Trabalho - IPIRANGA A empresa Ipiranga possui trabalha com procedimentos claros e independentes, onde cada empregado realiza tarefas específicas e individuas dentro do processo. Abaixo segue o fluxograma do processo de Recebimento e Expedição de produto, nele está evidente os passos, o momento e as tarefas executadas por cada colaborador dentro da instalação. Figura 11 – Mapeamento de Processo – Recebimento e Expedição 41 2.2.1.2 Cadeia de Comando - IPIRANGA Apesar da empresa possuir toda uma estrutura funcional de uma grande empresa, localmente só pode ser obeservada o Nível Operacional, onde o Chefe da Base faz o papel de Supervisor de primeira linha e tem autoridade sobre 31 colaboradores, dos quais 4 supervisores e 7 administrativos diretamente. Os 19 operadores são subordinados aos supervisores. Segue a linha de comando direta da Superintendência da Ipiranga até o nível operacional da Base de São José do Rio Preto. Figura 12 – Linha de Comando – Ipiranga Rio Preto 2.2.1.3 Amplitude de Controle - IPIRANGA Por ser uma grande empresa e a sua atividade exige o grau de organização elevado, a Ipiranga é formada por vários níveis organizacionais hierárquicos, a ampitude adminsitrativa neste caso é menor sendo então uma empresa com estrutura organizacional alta e alongada, podendo ser observada em seu organograma. Ou seja, é necessário um grande número de gestores para um grande número de empregados. 42 Figura 13 – Organograma Vertical - Ipiranga 2.2.1.4 Departamentalização - IPIRANGA Também pelo seu porte o perfil de departamentalização não se limita a um único tipo. É observado pelo menos características de três tipos: A. Departamentalização Funcional Busca a eficiência através da especialização, sendo uma empresa com rigor elevado de controle e segurança na execução de tarefas e relacionamento entre empregados. B. Departamentalização Geográfica Por atuar em todas as regiões do país a Ipiranga tem mais de 70 unidades operacionais atuando autonomamente nas distribuições de combustíveis e franquias. C. Departamentalização por Produto Dentro da estrutura total a Ipiranga tem estruturas menores que atuam isoladamente em seguimentos distintos que são eles: Combustíveis, Lubrificantes e Franquias. 2.2.1.5 Grau de Centralização - IPIRANGA De maneira didática a Ipiranga é uma empresa onde suas decisões estratégicas são centralizadas na alta adminsitração, extrapolando para o Grupo Ultra que é a dona da ipiranga. No entanto, dentro dos diversos níveis a empresa trabalha com uma lista de delegações onde estipula limites para que todos os níveis abaixo tenham uma certa autonomia, e tomem decisões dentro de uma faixa que é constantemente auditada pelo Departamento de Controles Internos (Auditoria). Apesar de vigiado, essa delegação dá uma certa agilidade no processo de trabalho. Como exemplo foi observado um limite de aprovação 43 local para manutenções e compras. Acima deste limite o nível hierárquico imediatamente superior terá uma faixa maior como delegação. Isso impede que todos os assuntos burocráticos precisem chegar até níveis muito altos para assuntos relativamente corriqueiros. 2.2.1.6 Formalização - IPIRANGA Toda forma de comunicação dentro da Ipiranga é padronizada por meio dos procedimentos criados. Dentro de cada proceimnetos estão detalhados os passos de cada tarefa a ser realizada, os documentos que serão usados no processo e o trâmitede preenchimento e fluxo de trâmite dentro da estrutura. Caso haja necessidade de aprovação há claramente explicito essa ação e de quem pertence a delegação para assinatura. Os procedimentos estão todos dentro de sistema chamado SINE, onde é possivel consultar facilmente todas as normas internas e também baixar e preencher os formulários. Existem também documentos que são gerados por meio dos sistemas contábeis e financeiros, neste caso a aprovação é eletrônica diretamente no sistema, um exemplo deste ultimo caso é a aprovação de pagamentos onde o porcessamente é feito no sistema JDE e o sistema emcaminha automaticamente para a provação dos níveis acima delegados. Figura 14 - Sistema de Procedimentos e Norma Ipiranga – SINE 44 Figura 15 – Sistema Contábil – JDE – Tela de aprovação de Pagamentos 2.2.2 Descrição das Condições Ambientais Encontradas na Empresa A Ipiranga tem atuação no Brasil inteiro, pois tem pontos operacionais em todas as regiões do país, desta forma estando sujeita as leis e normas estabelecidas pelo Governo Federal, e todas as suas derivações estaduais e municipais. Pela característica dos principais produtos comercializados, (combustíveis), que são de utilidade pública e de fundamental importância na movimentação da economia do país, é um seguimento que de certa forma não é muito afetado por crises. No entanto, o preço do produto no mercado internacional, baliza de certa forma a aplicação do preço no mercado nacional e afeta diretamente na formação do preço. Além dos órgãos que normalmente têm interação direta com as empresas como Prefeitura, SEFA como outras, a Ipiranga tem relações direta com entidades que atuam na área de impacto das distribuidoras de combustível, como ANP, Órgãos Ambientais (em São Paulo, CETESB), IBAMA e Bombeiros, na prática qualquer um desses podem interditar as atividades da empresa caso seja encontrado irregularidades. 45 Figura 16 – Mapa de influência da Ipiranga no Brasil Internamente a unidade operacional de São José do Rio Preto o ambiente de trabalho é bem funcional e possui a tecnologia adequada para uma operacionalizar a sua produção de forma eficiente. Os procedimentos garantem que as tarefas sejam executadas de forma padronizada e sem desperdício. O sistema de informática aplicado na empresa é integrado em todo o Brasil, no entanto ainda não há ligação direta a empresa Ultra, que é dona da Ipiranga. Isso ainda exige uma estrutura de interligação entre as empresas. Em Rio Preto os concorrentes da Ipiranga (Raizen, ALE e BR) ficam situados bem ao lado da Base. E atuam de forma independente e similar visto que são congêneres na atividade de distribuição. 46 Quando foi instalada, a Base ficava em área rural, bem afastada de bairros residenciais. Hoje a empresa está cercada pela comunidade. Um dos fatores onde o Ambiente pode afetar diretamente a atuação da empresa é o fato do Prefeitura e DNIT ter planos para retirada da ferrovia da ALL de dentro da cidade. Isso afetaria diretamente na cadeia de suprimentos da Ipiranga, pois forçará a mudança de localização ou no seu modal de recebimento (de ferroviário para rodoviário), certamente afetando o preço final do produto. Um dos fatores de controle mais contundente observado na plana é quanto a questão de segurança, pois os produtos armazenados são altamente inflamáveis. Para este controle é adotado o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e sistema de controle automático de operação como medidores de vazão, sistema de aterramento, sistema de combate a incêndio automático e áreas restritas. Foto Aérea da Base da Ipiranga: São José do Rio Preto O layout interno é bem organizado, onde a estrutura administrativa trabalha de forma integrada como o operacional (administrativos, supervisores e gestor). É adotado a divisão por estações de trabalho onde todos estão 47 posicionados na mesma sala, sem paredes. Isso agiliza a comunicação, otimizando as ações e interações entre os membros da equipe. Foi observado um ambiente profissional mais descontraído de trabalho, onde todos sabem as suas funções e interagem de forma produtiva. 48 Apesar de ter uma hierarquia bem definida, os procedimentos estabelecidos dão ao grupo uma certa liberdade para atuarem dentre de suas delegações. Isso foi observado no sistema de trabalho, onde cada um possui liberdade de atuação dento de sua delegação. A chefia atua de forma estratégica, fazendo um elo de ligação entre grupos superiores e o quadro operacional do local. A coordenação está relacionada a garantir os prazos, eficiência nos processos e eficácia nas entregas. A empresa não terceiriza a atividade fim da empresa, mas atua com algumas empresas em atividades de apoio e complementar, como por exemplo vigilância, limpeza, jardinagem, análise de produto (controle de qualidade) e transporte de combustíveis. 2.2.3 Avaliação da Empresa quanto a Estrutura Organizacional Apesar de ser uma empresa que tem uma estrutura sólida e de certa forma adaptável, pois como foi observado no item de departamentalização ela possui características mistas. Tornando as ações mais flexíveis. É também uma empresa que investe pesado em tecnologia e treinamento, conseguindo assim manter sua posição no mercado. Há também uma valorização muito grande na mão de obra interna e um esforço de RH em preparar os empregados potenciais para assumirem desafios maiores que na maioria das vezes permite uma ascensão na carreira profissional. Certamente o empenho da empresa em se manter atualizada deixa a empresa mais preparada para os desafios de mercado, onde várias premiações e reconhecimentos externos ratificam as suas estratégias. Além das premiações abaixo por várias vezes a Ipiranga foi reconhecida como uma das melhores empresas para se trabalhar (EXAME). Sendo uma comprovação de que há comprometimento dos empregados em fazer parte do processo de crescimento da empresa. 49 2.2.4 Recursos e Ferramentas utilizadas na Medição de Desempenho A Ipiranga constantemente atua com ferramentas de avaliação (indicadores de desempenho) para adequar, corrigir e melhorar o desempenho da estrutura organizacional. Normalmente as alterações estão vinculadas aos objetivos estratégicos da empresa, sempre com alinhamento de várias áreas. Nesses indicadores sempre são avaliados critérios de custo, eficiência e eficácia. Apesar de todas as áreas possuírem indicadores distintos, e resultados conhecidos, as decisões estratégicas são tomadas em níveis altos, não sendo fornecido aos níveis inferiores o método desse processo. 2.2.5 Descrição de como a empresa trabalha melhorias na Estrutura Organizacional Atualmente a empresa está investindo pesado na tecnologia e treinamentos. Sendo que a Ipiranga tende a automatizar o máximo suas atividades para que a estrutura seja mais eficiente. A empresa está atuando recentemente em centralização de algumas atividades que eram realizadas diretamente pelas Bases, como por exemplo; fretes, estoque, cadastros, suprimentos e programação de entrega. Estão criando Centrais de 50 Atendimentos no Rio de Janeiro que serão responsáveis pelas tarefas de forma remota. Outro ponto que estão trabalhando é a unificação de sistema, pois devido as diversas aquisições, hoje a empresa trabalha com 3 sistemas somente na IPP. O Grupo Ultra está com projeto de unificação do sistema. Isso trará maior controle e muito mais agilidade nas informações e processos. Uma frente que é bem adotada pela empresa é o uso de Sistema para interação com o cliente, trabalhando e intensificando o uso da Internet nessas transações. Para que haja garantia de um relacionamento saudável entre os membros da organização, a empresa adota um Código de Ética para nortearo estilo de conduta desejado pela organização, padronizando as ações individuais para que não haja desvio de comportamento. 51 3 Análise e Sugestões de Melhoria 3.1 Análise da estrutura Organizacional (item 2.2) Com base nas informações levantadas, foi constado que a Ipiranga é uma empresa que tem uma atuação eficiente, mantendo o alto padrão apoiado pelo desempenho de seus recursos intelectuais, estruturais e financeiros. Independentemente do sucesso que a empresa apresenta, foi observado o esforço que é realizado para se adequar constantemente a estrutura, visto que o Grupo Ultra (dona da Ipiranga) vem incessantemente fazendo aquisições de empresas e aumentando o tamanho organização. Recentemente o grupo divulgou a compra de mais uma distribuidora de Combustíveis, a ALESAT. O processo de aquisição está sob avaliação do CADE a quase um ano. Quando essa compra for liberada, mais uma vez será iniciado grande processo de fusão da ALE na Ipiranga, certamente serão necessárias muitas adaptações de estrutura física e funcional. É uma empresa que possui uma estrutura adequada para o atendimento com qualidade a seus clientes, oferecendo condições adequadas aos colaboradores para realizarem suas atividades com satisfação Todos os departamentos possuem os seus objetivos traçados com a finalidade de atendimentos anuais e renováveis baseados nas novas condições. 3.2 Sugestão de Melhoria A empresa sabe fazer uso de todas as ferramentas disponíveis no mercado para manter a sua estrutura funcionando de forma eficiente e sempre atingir os seus objetivos. Contudo, constatou-se que existem dois pontos que poderiam ser considerados de forma diferente: a) O Grupo Ultra é uma holding que possui várias empresas distintas e ainda possuem estrutura independente dos departamentos de apoio como RH, Jurídico e contabilidade. A sugestão de melhoria neste caso 52 seria a centralização desses departamentos diretamente na cede do Ultra, em vez de cada empresa possuir estruturas independentes. b) Também pelas diversas aquisições do Grupo Ultra cada empresa possui um sistema independente de operação, dificultando a transmissão de informações contábeis entre as empresas do grupo, somente a Ipiranga opera com três sistemas distintos. 53 CONSIDERAÇÕES FINAIS O trabalho foi realizado com o foco direto na estrutura da empresa Ipiranga Produtos de Petróleo S.A., para entender a condição de sua Estrutura Organizacional atual e comparar com o material didático estudado no semestre. Foi constatado a importância primordial de determinas ferramentas de indicadores para que a empresa possa aplicar o ciclo PDCA e poder adequar constantemente a sua estrutura Observou-se que uma estrutura eficiente e eficaz, custa muito caro, pois não envolve apenas equipamentos e sistemas de informática, mas toda uma estrutura organizacional de treinamento da força de trabalho com a finalidade de deixar a equipe atualizada e preparada para responder da melhor maneira às necessidades desse trabalho. Ficou evidente que há uma necessidade crescente das empresas em atentarem para as questões de adaptar a sua estrutura às mudanças do meio ambiente. A Ipiranga, por fazer parte de um grande grupo e ainda estão estarem em expansão, tem que dispor de um grande esforço para adaptar estrutura com a unificação de empresas, onde constantemente há mudanças de posições e criações de novos cargos para ajustar às novas realidades. Apesar da empresa trabalhar a eficiência a estrutura pode ser mista e com diversas variações, pois as realizadas de empresas são alteradas constantemente, por diversas razões. Podemos afirmar que esse é um caminho sem volta. A cada dia o mercado se torna mais exigente e impreciso, fazendo com que apenas os mais ágeis sobrevivam. 54 REFERÊNCIAS BARRACHO, Carlos. Lições de Psicologia Econômica (Lisboa: Instituto Piaget). ISBN 9789727714803, 2001. BNDES. [SITE Institucional]. Disponível em: <http://www.bndes.gov.br/. Acesso em: 02/10/2020. CERTO, Samuel C.; Management: diversity, quality, ethics, and the global environment. Boston, Allyn £ Bacon, 1994. P.207. 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