gestão de projetos e processos - n1

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UNIRITTER
MÁRCIO VINCENZI
COMO O USO DE BOAS PRÁTICAS DE GERENCIAMENTO DE
PROJETOS PODE CONTRIBUIR PARA O SUCESSO DOS PROJETOS EM UM
MERCADO CADA VEZ MAIS GLOBALIZADO E COMPETITIVO?
PORTO ALEGRE, RS, 15 DE OUTUBRO DE 2020.
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A organização sem dúvida alguma é um grande aliado para a
realização e produção de boas coisas, há procedimentos já definidos e
formatados para as melhores práticas de diversas coisas e o gerenciamento
de projetos é uma delas.
O PMBOK, guia de melhores práticas para a execução de qualquer
tipo de projeto é uma das principais obras do Project Management Institute
(PMI). Ele descreve um projeto como sendo “um esforço temporário
empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.(apud
VALLE, A.et al,2014, p.22). Portanto, há algumas características semelhantes
quando se trata de projetos. Cada projeto é único, temporário (tem início e
fim) e inclui limitação de tempo, custo e recurso e têm como objetivo a
criação de um resultados exclusivos. (PMI, 2013).
Para uma boa prática de gerenciamento de projetos se faz necessário seguir
pré requisitos já estabelecidos e definidos no gerenciamento de projetos.
No total, o Guia PMBOK, em sua quinta edição, descreve 47 processos de
gerenciamento de projetos, distribuídos em cinco grupos associados ao ciclo
de vida do projeto que são iniciação, planejamento, execução, monitoramento
e controle e encerramento, conforme ilustrado na imagem abaixo.
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De acordo com o PMBOK(PMI, 2013), todos os projetos precisam
passar por essas fases para alcançar o resultado esperado. Segue uma
pequena descrição de cada categoria para explicar melhor sua respectiva
função com base nas informações da quinta edição do PMBOK:
Processo de iniciação que segundo o PMBOK 5ª edição(PMI,2013),
essa fase deve ocupar 4% do tempo de todo o projeto.
Desde o primeiro dia do projeto é preciso comunicar as metas e
objetivos a todas as partes interessadas do projeto.
Projetos e tarefas estão sujeitos a diferentes níveis de risco e uma
equipe de resposta ao risco como a primeira linha de defesa para quando
problemas surgirem será muito importante.
Processo de Planejamento essa fase deve tomar 50% do tempo de
todo o projeto Por isso, é importante que o gerente de projetos dedique
grande parte do seu tempo no planejamento para definir as diretrizes do que
deve ser realizado, com base na declaração de escopo e do plano de
gerenciamento do projeto por meio de linhas de base, visando o alcance dos
objetivos previamente definidos.
É precisa alinhar todos os interessados em uma reunião inicial. Incluir
todos as pessoas que vão participar do projeto. Quanto mais cedo eles
souberem de tudo, melhor.
Um documento de trabalho detalhado cuida da incerteza e da
confusão. Ele claramente documenta que nível de trabalho precisa ser feito
por qual grupo ou indivíduo, para que todos tenham uma compreensão clara
do nível de esforço envolvido.
Para cumprir os prazos e atingir metas é preciso formalizar o plano de
trabalho do projeto. Facilitará para todas as várias fases do projeto o que é
medido é feito, e um plano de trabalho detalhado é uma maneira simples de
medir todas as partes móveis diferentes de um projeto.
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https://pt.venngage.com/blog/plano-de-trabalho/
Processo de Execução deve dedicar apenas 17% do seu tempo com
os processos de execução. Esta fase permite que as entregas sejam
realizadas, com base no plano de gerenciamento do projeto.
É preciso se basear em evidências. Registrar tudo o que acontece no
projeto é uma maneira segura de garantir que se tenham todos os dados
necessários para tomar decisões melhores e aprender com os desafios
anteriores. Então registre tudo e com muitos detalhes.
Processo de monitoramento e controle o gerente de projetos deveria
despender 24% do tempo do projeto nesta etapa.
Pedir feedback é uma ótima maneira de aumentar as chances de
sucesso e melhorar suas habilidades de gestão. No projeto é preciso garantir
o melhor caminho para a obtenção do sucesso, é a equipe que estará do
outro lado da construção do projeto, então, a contribuição deles é
fundamental.
Sempre que você houver um novo pedido dentro do projeto, é do
gerente de projetos a responsabilidade de mostrar como isso afetará o
cronograma ou orçamento, então pratique metodologias ágeis, a avaliação é
fundamental para dizer sim ou não.
É uma boa prática fazer com que todos assinem um novo documento
de acordo sempre que surgir algo novo. Deste modo, as várias partes
interessadas terão uma compreensão clara do novo âmbito de trabalho e do
seu impacto para o projeto em geral.
Processo de encerramento finaliza todas as atividades, formalizam o
encerramento do projeto, o aceite das entregas, o encerramento oficial dos
contratos e a desmobilização dos recursos alocados. Esta última fase deveria
ocupar apenas 4% do tempo dedicado ao projeto.
Uma vez que o projeto for concluído, é hora de refletir e ver como
pode-se otimizar os próximos projetos para o sucesso. Deve ser feito uma
reunião de encerramento. Destacar pontos positivos e negativos, as lições
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aprendidas, em fim os destaques do projeto. A otimização contínua do
gerenciamento de trabalho resultará em economia de tempo e dinheiro.
De acordo com o PMSurvey de 2013, pesquisa realizada pelo PMI,
68% dos problemas em projetos são resultados de problemas de
comunicação em projetos.
Segundo Chaves et al, (2014), existe uma técnica que é bastante utilizada
nesse processo, denominada 5W2H, que tem como objetivo, evitar alguns desses
problemas,causados por erros na comunicação.
•Who? Quem receberá a informação? Quem É o responsável pela emissão e
preparação da mensagem?
•What? –O'Que deverá ser comunicado? Qual mensagem?
•Why?–Por que deverá ser comunicado? Qual a razão, o objetivo da
mensagem?
•When?–Quando deverá ser emitida a informação?
•Where?–Onde a informação será arquivada?
•How? –Como Será transmitida a informação?Qual o meio adequado para a
mensagem?
•How much? –Quanto custará o investimento? Os recursos disponíveis são
suficientes para suprir a demanda do plano?
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Referências
PMI (2012), A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th
Ed.
Gestão de Projetos, escrito por Fábio Câmara Araújo de Carvalho.
Gerenciamento de Projetos: como definir e controlar o escopo do projeto,
escrito pelo professor Carlos Magno da Silva Xavier
Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos, escrito
por Ricardo Vargas.
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