Aula Comunicação e Informação em RH

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GOVERNO DO ESTADO DO PIAUÍ
SECRETARIA ESTADUAL DE EDUCAÇÃO E CULTURA
UNIDADE DE EDUCAÇÃO TÉCNICA E PROFISSIONAL
Comunicação e Informação em Recursos Humanos 
 
Professor: Guilherme Melo
Email: guilhermemsn2.0@Hotmail.com
www.facebook.com/guilherme.meloneto 
18/09/2017
Professor: Guilherme Melo
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Comunicação 
Você sabia que a comunicação é um dos fatores mais importantes nas relações interpessoais e que é responsável por grande parte dos conflitos entre os seres humanos? 
Na convivência com amigos, familiares ou colegas de trabalho precisamos aprender a desenvolver mecanismos eficazes de comunicação, que nos auxiliem na transmissão e troca de mensagens pessoais ou corporativas.
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A “arte da comunicação” é um desafio que nos permite avançar e sermos bem sucedidos no processo de interação com as pessoas.
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A importância da comunicação 
Conceito
Comunicação é a forma como as pessoas dividem e trocam informações, ideias e sentimentos. Comunicar é transmitir (do emissor para o receptor) ou compartilhar (emissor e receptor constroem a informação). 
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A comunicação faz parte do nosso ambiente social: Em uma conversa de botequim, em um gesto qualquer de reprovação, em um sinal de trânsito, em um espetáculo de dança ou em um diálogo entre surdos-mudos, só para citar alguns exemplos. 
É impossível dissociar nossa vida, nossas necessidades, da comunicação! Envolve processos que mantém os indivíduos em contato permanente e em todas as circunstâncias – pessoais e profissionais, propiciando a interação.
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Tipos de comunicação
A comunicação varia de acordo com:
Instrumentos utilizados para manter contato com o outro;
As pessoas em processo de comunicação;
 Os objetivos em vista.
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Instrumentos
Comunicação verbal – Utiliza-se a linguagem oral ou escrita para o estabelecimento do contato. Envolve ritmo, tom, entonação da voz.
Comunicação não verbal – Instrumento utilizado na comunicação, que não é a linguagem oral ou escrita.
Pertencem a este grupo: gestos, expressões faciais, posturas, silêncios e ausências no interior de certos textos. Vêm carregados de mensagens significativas, mais ainda do que as palavras.
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A comunicação verbal e a não verbal devem estar sempre sincronizadas no mesmo indivíduo. Muitas vezes, a comunicação verbal e a não verbal estão em dissonância, traindo o eu íntimo que o verbal tenta camuflar.
Falamos uma coisa, mas estamos expressando outra. A comunicação tende a se tornar fala intelectualizada, quando reduzida exclusivamente à linguagem verbal.
A linguagem apenas não verbal dificilmente seria inteligível para o outro.
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Pessoas envolvidas
Comunicação a dois
a) Pessoais – encontro entre dois seres que se percebem em relação de reciprocidade ou complementaridade, como amizade, amor ou fraternidade.
b) Profissionais – quando a comunicação a dois é realizada para assuntos de trabalho.
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Comunicação em grupo
a) Intragrupo – realizada entre pessoas de um mesmo grupo.
b) intergrupos – contatos e trocas entre dois ou mais grupos.
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Objetivos
Consumatória – tem como fim exclusivo a troca com o outro, a quem se vai ao encontro e com quem se deseja falar. Pode ser "falar por falar", ou a necessidade de comunicar ao outro seu universo pessoal.
Instrumental – sempre utilitária e com segundas intenções.
–– A troca com o outro é procurada, preparada e estabelecida. Exemplo: mensagens publicitárias, "slogans" de propagandas políticas.
–– O outro é percebido como um objeto a explorar, a seduzir ou enganar, com o objetivo de assegurar certos ganhos e satisfazer alguns interesses. Há um objetivo a ser explorado.
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Natureza da comunicação
A comunicação acontece quando duas pessoas têm o mesmo interesse. A fluidez da mensagem deve-se aos interesses comuns e alguns pré-requisitos essenciais no relacionamento interpessoal. São eles:
Ter afinidades
Ter empatia
Sentir junto
Pensar junto
 Estabelecer contato psicológico
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Em toda forma de comunicação, para ela ser eficaz, devemos levar em conta:
COM QUEM? - conhecer o RECEPTOR
O QUE? - preparar-se para a COMUNICAÇÃO. Ter convicção do que fala.
COMO? - criar SINTONIA
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Esquema da comunicação
EMISSOR – quem está transmitindo a mensagem.
RECEPTOR – quem está recebendo a mensagem.
MENSAGEM – o que está sendo comunicado.
CANAL – meio utilizado para transmitir a mensagem.
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Barreiras na comunicação
Não são apenas barulhos (ruídos) ou outros estímulos externos que atrapalham ou impedem a comunicação eficaz. Existem obstáculos e barreiras muito mais sutis e não tão evidentes que possuem força e poder para atrapalharem consideravelmente o processo comunicativo.
Em algumas situações, o interlocutor pode apresentar a influência de alguns fatores psicológicos que lhe dificultem a compreensão do que está sendo transmitido. Vamos analisar alguns?
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Quando o interlocutor lê e ouve de acordo com o que lhe interessa
– O que coincide com suas opiniões, crenças, valores e experiências.
Egocentrismo: o impede de enxergar o ponto de vista do outro.
Percepção do outro: influenciada por preconceitos e estereótipos.
Competição – quando um corta a palavra do outro, sem nem sequer ouvir o que ele está dizendo; quer apenas se fazer ouvir.
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Frustração – impede a pessoa de ouvir e entender o que está sendo dito.
–– Transferência inconsciente de sentimentos: que se tem em relação a uma pessoa parecida com o interlocutor. Pode ser favorável ou desfavorável.
–– Projeção: leva a emprestar a outrem intenções que nunca teve, mas que teria no lugar dele.
–– Inibição: do receptor em relação ao emissor, e vice-versa.
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Problemas básicos da comunicação
a) O significado do que se captou de uma mensagem pode não ser exatamente aquele que o EMISSOR quis transmitir.
Nossas necessidades e experiências nos fazem interpretar de diferentes maneiras o que vemos e o que ouvimos, muitas vezes distorcendo a forma de percebermos os fatos e os estímulos externos.
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b) A semântica (significado das palavras)
As palavras não significam a mesma coisa para todas as pessoas. O SIGNIFICADO pode não ser conhecido ou não ser exatamente o que o EMISSOR quis transmitir. Daí, a confusão e a distorção do significado das palavras. É importante que o EMISSOR esclareça o significado das palavras dentro do contexto em que elas forem expressas.
Obs.: Há, também, problemas de semântica quando usamos gíria e termos religiosos.
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c) A insegurança, o aborrecimento e o receio – efeitos da emoção – pode distorcer o que vemos e ouvimos, tornando os fatos mais ameaçadores.
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Linguagem corporal
A linguagem do corpo transmite impressões e estímulos, “dizendo” muito ao outro e, da mesma forma, fazendo-nos perceber que ele tem muito a nos dizer – mesmo sem o uso das palavras.
É uma forma de comunicação/linguagem que não mente, pois mesmo que tentemos disfarçar, camuflar, ela nos denuncia. Não conseguimos controlar.
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É importante aprendermos a OBSERVAR e utilizar o "feedback" que a linguagem corporal nos proporciona.
Observando o receptor e sua reação à mensagem recebida, podemos verificar o nosso próprio desempenho, modificando-o ou não.
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Como melhorar a comunicação
Uma boa comunicação é diferencial competitivopara qualquer profissional, em qualquer área de atuação. 
Desenvolver e aperfeiçoar seu padrão de comunicação certamente lhe será favorável em termos de competências e habilidades para fins de empregabilidade. Portanto, você deverá:
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Aprender a melhorar a sua transmissão.
Adaptar sua mensagem ao vocabulário, interesses e valores do receptor: que palavras, ideias, sentimentos realmente envia às outras pessoas?
Aperfeiçoar a própria recepção.
O que você percebe das reações emitidas pelas outras pessoas? Uso da observação e do feedback.
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Saber ouvir
Ouvir não só a mensagem, mas ir além dela. Há um conteúdo não manifesto em muitas comunicações: verbais, não verbais, de atitude. É preciso ter sensibilidade para entender.
Há um conteúdo informativo, lógico e manifesto em uma comunicação. Há, também, um conteúdo latente, afetivo, emocional e psicológico.
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Uso de comunicação face a face.
São superiores às comunicações escritas.
Há, ao vivo, oportunidade para perceber além da mensagem; a inter-relação tende a tornar-se mais fácil, completa e envolvente.
A voz, as atitudes e as expressões facilitam a realimentação. A voz tem uma gama muito ampla de entonação.
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Colocar-se no lugar do receptor.
Conhecer o seu mundo.
Adaptar a mensagem ao vocabulário, aos interesses e aos valores do receptor. É difícil entender-se com um ouvinte quando se tenta comunicar alguma coisa que o contradiz ou não vai ao encontro daquilo que ele espera.
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Desenvolver a sensibilidade – a EMPATIA.
Habilidade de se colocar no lugar do outro e assim compreender melhor o que a outra pessoa sente e está procurando nos dizer.
Procure sentir como os outros o sentem.
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Seguro/inseguro
Agressivo
 Intolerante
Facilitador
Medroso
Tímido
Orgulhoso
Inacessível
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Saber distinguir o momento oportuno de enviar a mensagem.
Uma mensagem tem condições de ser aceita se:
O receptor está motivado para recebê-la;
O momento é oportuno;
Outras mensagens não estão interferindo.
Mensagens antecipadas podem ser ignoradas, não ouvidas e até rejeitadas.
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As palavras devem ser reforçadas pela ação.
As pessoas tendem a aceitar as mensagens quando participam e quando
são reforçadas pelo exemplo.
 A mensagem deve ser simples, direta e sem redundância.
A mensagem deve ser direta, clara, simples e sem palavras redundantes
para que o receptor possa entender.
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Isso não quer dizer que se deva rebaixar a linguagem, usando somente gírias e expressões da moda.
Mensagens confusas, recheadas de palavras eruditas e estilo rebuscado são verdadeiros quebra-cabeças e provocam distorções.
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Inteligência interpessoal, intrapessoal e a comunicação
Inteligência interpessoal - Habilidade para entender e responder adequadamente a humores, temperamentos motivações e desejos de outras pessoas.
A inteligência interpessoal se manifesta em crianças pequenas como a habilidade para distinguir pessoas, e, nos adultos, como a habilidade para perceber intenções e desejos de outras pessoas e para reagir apropriadamente a partir dessa percepção.
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Inteligência intrapessoal - Habilidade para ter acesso aos próprios sentimentos, sonhos e ideias, para discriminá-los e lançar mão deles na solução de problemas pessoais. 
É o reconhecimento de habilidades, necessidades, desejos e inteligências próprias, a capacidade para formular uma imagem precisa de si próprio e a habilidade para usar essa imagem para funcionar de forma efetiva.
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A preocupação em falar bem a um grupo de pessoas, quer em palestras, reuniões ou em discursos, é acentuada e justificada. 
O comunicador assimila várias estratégias de como expressar-se em público, porém descuida-se e até desleixa-se na comunicação em ambiente profissional, social e familiar.
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Benefícios da inteligência interpessoal
A habilidade no tête à tête potencializa e projeta tanto o cidadão quanto o profissional. Estratégias adequadas ao conversar permitem:
• Conquistar empatia: A informalidade permite a expressão autêntica dos valores, caráter, objetivos principais, conhecimentos e experiências.
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• Ampliar espaço: A flexibilidade, a acessibilidade e a cordialidade no corpo a corpo ampliam o conhecimento, a aceitação dos outros a nosso respeito e, além disso, adquirimos aprimoramento intelectual;
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• Complementar a área profissional: A diversidade de informações exige
contatos com os mais variados tipos de profissionais. 
A especificidade demanda tempo e requer acesso direto às fontes de informações, propiciando segurança e economia de tempo.
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A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES
O conceito de comunicação é fortemente influenciado pelas transações entre as pessoas, de tal modo que a comunicação constitui a primeira área a ser focalizada na administração de Recursos Humanos. 
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Cada vez mais os líderes das organizações precisam estar atentos à rapidez das mudanças no cenário político, econômico e social, bem como a velocidade dos avanços tecnológicos. 
Hoje os clientes estão mais exigentes e atualizados com a acessibilidade das informações, portanto, o termo qualidade não é mais um diferencial, é uma obrigação.
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A visão da empresa e suas atitudes é que irão atrair os clientes externos e internos que se identificam com ela, gerando vários aspectos positivos como: transparência, confiança e lealdade. 
Os líderes, no entanto, precisam reconhecer a comunicação como algo estratégico na gestão coorporativa, onde agrega valores à produtos e serviços.
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É através dela que conseguimos formar uma verdadeira equipe harmoniosa e motivada a promover, interação e o relacionamento entre as pessoas e os departamentos.
As organizações que reconhecem a comunicação como algo competitivo, constroem sua imagem institucional e credibilidade pública, estreitando um relacionamento ético e de responsabilidade social.
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Introdução 
Uma comunicação eficiente é sem qualquer sombra de dúvida, o fator mais importante no sucesso de uma empresa. O relacionamento entre as pessoas só é possível através da comunicação.
A má comunicação traz desgastes nas relações, agressões verbais, perda de tempo com retrabalho, mal entendidos, suscetibilidades afetadas, perda de motivação e stresse. Liderar é comunicar, para atingir os objetivos da empresa (MARTINIANO, 2007, p.156).
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A comunicação se bem administrada oferece a qualquer empresa agilidade e clareza, sendo ela a responsável pelo desenvolvimento humano e de sua organização. 
Tudo que é construído, ou destruído, é pela comunicação ou falta dela.
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Em todas as esferas da atividade humana, as mais variadas sempre estão relacionadas com a utilização da comunicação. 
Desta forma podemos perceber que a comunicação como um todo, serve para organizar e controlar.
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A COMUNICAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES
Segundo Chiavenato (2006), os seres humanos são obrigados a cooperar uns com os outros, formando organizações para alcançar certos objetivos que a ação individual isolada não conseguiria alcançar. 
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Pode-se dizer que organizações são sistemas de atividades coordenadas por mais de duas pessoasque cooperam entre si e só existem quando:
a) Há pessoas capazes de se comunicarem;
b) Que estão dispostas a contribuir com ação conjunta;
c) E a fim de alcançarem um objetivo em comum.
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A comunicação organizacional é de extrema importância para as organizações, pois visa passar informações, tomadas de decisões corretas e desenvolver relacionamentos que integram e coordenam todas as partes.
O comportamento Humano nas organizações sofre influencias pessoais (personalidade, motivação, expectativas, objetivos pessoais) e ambientais (cultura, ambiente de trabalho).
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As relações humanas estão voltadas para atitudes e ações desenvolvidas com os grupos e pessoas. Toda pessoa procura entrar em grupo e ser aceita e compreendida de forma a seguir seus interesses e aspirações.
Cada pessoa tem uma personalidade que pode ser influenciada por outro indivíduo ou grupo. A compreensão dessas relações contribui para melhorar a produtividade dos empregados, porque podem falar de uma forma mais espontânea e de uma maneira sadia.
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O comportamento humano é resultado de um conjunto de fatos coexistentes, que podem ser entendidos como um campo de forças dinâmico inter-relacionado. 
Portanto, o comportamento de uma pessoa depende não somente de suas experiências passadas, mas também do meio ambiente psicológico atual. (NETO, 2001, p. 57)
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O foco das organizações é enfrentar a competitividade e sobreviver às novas exigências de mercado. No passado a comunicação organizacional tinha como função apenas estabelecer elos de relacionamentos com o emissor e receptor, Segundo Bueno (1995), diz que:
“Hoje, não se pode imaginar uma empresa que se pretenda ser líder de mercado e que volte as costas para o trabalho de comunicação”.
(BUENO, 1995, p. 9).
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A mudança é difícil, pois pessoas são influenciáveis e cada qual desenvolve um comportamento perante os processos de comunicação.
Segundo Nassar (2004), afirma que:
Aos gestores cabe prestar atenção as mudanças na sociedade e antecipar-se a um modelo diferente de relacionamento. 
A auto estima dos trabalhadores, o sentimento de identidade com a organização, a responsabilidade com o trabalho, a produtividade e a competitividade, entre outros indicadores, com certeza, não são estimuladas por uma comunicação interna que os despreza ou subestima. (NASSAR, 2004, p. 31)
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A comunicação pode e deve ser utilizada para estimular, motivar e melhorar a imagem da empresa, mas sua prioridade nas organizações é solucionar problemas, gerar e facilitar a compreensão entre pessoas com diferentes pontos de vista.
A comunicação interage na hierarquia da empresa, sendo o fator que pode construir ou destruir a imagem, os relacionamentos e os objetivos. 
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A comunicação se bem administrada oferece a qualquer empresa agilidade. Os administradores começaram a se preocupar com os aspectos “intangíveis” da organização, tais como liderança, comunicação, motivação, organização informal, buscando entender o comportamento humano e encontrar soluções para os problemas organizacionais.
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IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA
Normalmente as empresas são burocráticas, técnicas, racionais e normativas, por princípio não dão espaço para sentimentos e emoções. 
Esses tipos de características das organizações impedem a expressão, participação e engajamento dos trabalhadores, resultando na falta de motivação, comprometimento, refletindo na produtividade. (PIMENTA, 2002)
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Para as empresas reverterem esse quadro é preciso considerar as várias dimensões humanas (emoções, atitudes, valores) no processo de trabalho e nas dependências da empresa.
 Nesta perspectiva, a comunicação deve produzir integração e um verdadeiro espírito de trabalho em equipe. Qualquer objetivo será alcançado quando torna-se possível os trabalhadores evidenciarem seus valores, socializando e confrontando-os com os de outros. (PIMENTA, 2002, p. 119)
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A empresa precisa contribuir para o exercício da cidadania e para a valorização do empregado nas intermediações da empresa. Uma boa comunicação entre os colaboradores pode-se descobrir atenuantes que contribuam ativamente na atividade participativa profissional e pessoal de cada um.
 Se percebermos o empregado passa a maioria do seu tempo dentro da organização, então as razões para manter um ambiente harmonioso e integrado entre os setores são muitas. (KUNSCH, 1997)
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Investimentos feitos só darão retorno à organização, quando o empregado for um multiplicador social e profissional; na verdade ele serve de porta voz para a empresa de forma positiva ou negativa dependendo de como a imagem da empresa é vista por ele. 
A organização o ajudará a ter respostas com antecedência e poderá administrar conflitos e procurar soluções. (KUNSCH, 1997)
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A comunicação interna vai depender do trabalho em equipe, ou seja, entre as áreas de comunicação e de recursos humanos, a diretoria e todos os empregados envolvidos.
 O planejamento de uma política de comunicação interna deve integrar as ações dos vários departamentos da organização.
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Podemos dizer que as estratégias devem ser bem definidas e transparentes, isto significa que manter um diálogo aberto entre a direção e os empregados e propiciar a existência de canais de comunicação livres e eficientes. (KUNSCH, 1997)
A comunicação interna deve apontar os sucessos, valorizar os aspectos positivos, reconhecer os esforços individuais e coletivos.
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Com isso, a empresa pretende aumentar a coesão (...), a solidariedade, a competência, a eficiência. (KUNSCH, 1997, p.129) Segundo Marques (2004), os 5c’s de uma comunicação interna eficaz são:
Clara;
Consistente;
Contínua e frequente;
Curta e rápida e
Completa
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As lideranças devem, portanto liderar o processo de comunicação interna, motivar os empregados para que se engajem ao processo e acima de tudo, dar as ferramentas, os treinamentos, recursos (tempo, gente e dinheiro), onde irão construir um relacionamento de confiança. (MARQUES, 2004)
A comunicação interna favorece um ambiente de trabalho com eficácia, ela pode fluir de três formas: descendente, ascendente e lateral.
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A descendente acontece dos níveis mais altos para os níveis mais baixos; 
Ascendente quando a comunicação é dirigida para os mais altos escalões proporcionando um feedback sobre metas, planejamento;
Comunicação lateral é quando a comunicação acontece com pessoas de um mesmo grupo. 
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Todos os três níveis são importantes, porém a ascendente deve acontecer de forma bem clara, inovadora, proporcionando um ambiente aberto à comunicação. A ascendente e a lateral devem favorecer um ambiente harmonioso e influenciar na motivação dos funcionários.
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Segundo Dubrin (2003, p.204) “a comunicação é o processo básico pelo quais os gerentes e os profissionais realizam suas tarefas; e as pessoas em posição de autoridade consistentemente consideram a habilidade de comunicação como algo vital para o sucesso.” (Dubrin 2003, p.204)
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A qualidade da comunicação interna é derivada de alguns pontos considerados de suma importância explicitados abaixo por Ruggiero (2002):
Prioridade à comunicação: qualidade e programação da comunicação assegurando sintonia da energia e recursos de todos com os objetivos maiores da empresa.
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Abertura da alta direção: disposição da cúpula de abrir informações essenciais garantindo insumos básicos a todos os colaboradores.
Processo de busca: proatividade de cada colaborador em buscar as informações que precisa para realizar bem o seu trabalho.
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Autenticidade: verdade acima de tudo, ausência de jogos de faz de conta e autenticidade no relacionamento entre os colaboradores assegurando eficácia da comunicação e do trabalho em times;
Foco em aprendizagem: garantia de efetiva aprendizagem do que foi comunicado, otimizando o processo de comunicação.
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Individualização: considerar as diferenças individuais, garantindo a sinergia e qualidade de relacionamento na empresa.
Competências de base: desenvolvimento do saber ouvir, expressão oral e escrita, habilidades interpessoais, assegurando a qualidade das relações internas.
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Velocidade: rapidez da comunicação dentro da empresa, maximizando sua qualidade e níveis de contribuição aos objetivos maiores.
Adequação tecnológica: equilíbrio da tecnologia e do contato humano.
Comunicação é a troca de informações entre indivíduos. Significa tornar comum uma mensagem ou informação. Constitui um dos processos fundamentais da experiência humana e da organização social.” (CHIAVENATO, 2001, p.165)
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4. OTIMIZANDO OS RECURSOS ATRAVÉS DA COMUNICAÇÃO 
Todos os recursos disponíveis de uma empresa devem ser otimizados, ou seja, utilizados da melhor maneira possível. 
Quando falamos de recursos estamos incluindo recursos humanos, tecnologia, matérias primas, espaço físico e todos os fatores que formão uma organização. 
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A Promoção da comunicação de assuntos relativos a recursos humanos, através da veiculação ágil e eficaz de informações, busca construir uma base de confiança e credibilidade que permita o fortalecimento do relacionamento entre a Empresa e os empregados, alinhando-os às diretrizes e estratégias empresariais. (CUNHA, 2002). 
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Com tudo as informações devem fluir com clareza e transparência dentro das empresas. Pessoas bem informadas conscientes do processo em qual participam, produzem mais, criam menos problemas e permanecem motivadas. 
Além de tudo o processo de comunicação deve garantir que as informações cheguem até seus destinatários sem perder seu conteúdo, pois um pequeno desvio de informação, podem acarretar prejuízos imensos, de dinheiro e tempo. 
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A comunicação organizacional é um novo nicho de mercado de trabalho para o profissional de comunicação, tão realizador quanto trabalhar nas formas clássicas. É uma nova realidade, pois as empresas cada vez mais têm de se comunicar com todos os públicos para poderem ser mais competitivas. 
A comunicação é o caminho certo para a compreensão da empresa no seu contexto interno e externo, provocando uma harmonia no conjunto, gerando uma sinergia positiva em todos os setores, provocando uma satisfação no contexto. 
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A comunicação organizacional ou empresarial não é coisa para amador, pois a comunicação tem suas sutilezas que só profissionais da área dominam e qualquer ação errada pode provocar sintomas graves. 
As organizações fazem parte desse cenário e buscam aprimorar seus conhecimentos e estratégias para transmitir da melhor maneira possível a importância de seus serviços e produtos para o mercado de modo geral. 
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Porém, a comunicação é necessária também não só para fatores externos das organizações, a estrutura de uma empresa e o bom funcionamento dela depende também da boa comunicação. 
Embora as pessoas sintam a necessidade de se comunicar e façam isso sempre, poucas vezes percebem que estão fazendo. A percepção da importância da comunicação se dá quando não ocorre entendimento entre as partes e até mesmo quando não ocorre comunicação. 
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Não é pelo fato de existir uma comunicação interna formalizada que todos os problemas internos quanto ao fluxo de informações será resolvido, contudo será com uma boa comunicação interna que torna possível a disseminação de informações de maneira eficaz, fortalecendo os propósitos e os objetivos finais das nossas organizações. 
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