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BACHAREL EM ADMINISTRAÇÃO ELLEN CRISTINA G. B. CORACA F04DGF1 HELEN CRISTINA MOREIRA DORIGAN D89CIE8 HINDAUE CAROLINA DE O. LOPES C239054 INGRID DA SILVA COSTA N438JB7 JUCIMARA PEREIRA ANDRADE F0581J4 LAYLA CAROLLINE SILVA DE FARIA D95381-8 ATIVIDADE PRÁTICA SUPERVISIONADA – APS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS ARAÇATUBA 2020 ELLEN CRISTINA G. B. CORACA F04DGF1 HELEN CRISTINA MOREIRA DORIGAN D89CIE8 HINDAUE CAROLINA DE O. LOPES C239054 INGRID DA SILVA COSTA N438JB7 JUCIMARA PEREIRA ANDRADE F0581J4 LAYLA CAROLLINE SILVA DE FARIA D95381-8 ATIVIDADE PRÁTICA SUPERVISIONADA – APS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS Trabalho de Atividade Prática Supervisionada apresentada ao Instituto de Ciências Sociais e Comunicação da Universidade Paulista, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientador: Glauco Carvalho ARAÇATUBA 2020 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Sequência básica de um processo .............................................................................. 6 Figura 2- Exemplo de fluxograma do Processo de venda .......................................................... 7 Figura 3- Exemplo de Fluxograma do Processo de Recrutamento e Seleção e treinamento ..... 7 Figura 4- Exemplo de Fluxograma Destinação de recursos ....................................................... 8 Figura 5- Elementos de um processo .......................................................................................... 9 Figura 6- Logomarca da empresa ............................................................................................. 11 Figura 7 - Organograma da empresa ........................................................................................ 12 Figura 8 - Fluxograma da empresa ........................................................................................... 15 Figura 9 - Fluxograma Processos de Apoio.............................................................................. 16 Figura 10 - Frente da empresa .................................................................................................. 19 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................. 5 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA. ............................................................................... 6 2.1. Tipos de Processo ........................................................................................................... 6 2.1.1. Processos de Negócio (ou de cliente) ............................................................................. 6 2.1.2. Processos Organizacionais (ou de integração organizacional): ....................................... 7 2.1.3. Processos Gerenciais: ..................................................................................................... 8 2.2. Visão por processos ....................................................................................................... 8 2.3. Processos organizacionais-chave e de apoio ................................................................ 9 3. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO .................................................................................. 11 3.1. Dados gerais ................................................................................................................. 11 3.2. Infraestrutura .............................................................................................................. 11 3.3. Organograma ............................................................................................................... 12 3.4. Atuação ......................................................................................................................... 12 3.5. Fornecedores ................................................................................................................ 12 3.6. Concorrência ................................................................................................................ 13 3.7. Ambiente competitivo.................................................................................................. 13 3.8. Desafios Estratégicos ................................................................................................... 13 3.9. Qualidade ..................................................................................................................... 13 3.10. Melhoria Contínua ...................................................................................................... 13 4. OPERAÇÕES .............................................................................................................. 14 4.1. Desempenho ................................................................................................................. 14 4.2. Relação com Fornecedores ......................................................................................... 14 4.3. Satisfação do Cliente ................................................................................................... 14 4.4. Responsabilidade Social .............................................................................................. 14 4.5. Responsabilidade Ambiental ...................................................................................... 14 4.6. Stakeholders .................................................................................................................. 14 5. MAPEAMENTO DE PROCESSOS .......................................................................... 15 5.1. Identificação dos PRINCIPAIS processos implementador no portal. .................... 15 5.1.1. Processos-Chave ........................................................................................................... 15 5.1.2. Processos de Apoio/ou de Trabalho .............................................................................. 15 6. CONCLUSÃO .............................................................................................................. 17 7. REFERÊNCIAS........................................................................................................... 18 ANEXOS..................................................................................................................................19 5 1. INTRODUÇÃO O Programa de APS (Atividades Práticas Supervisionadas) é realizado pelos alunos do curso de graduação em Administração de Empresas, da Universidade Paulista (UNIP). A APS têm como finalidade uma fundamentação prática dos conceitos teóricos explorados nas aulas online da disciplina de Processos Organizacionais. Os objetivos dessa APS é: contribuir para a compreensão das organizações, sistemas dinâmicos que necessitam da aplicação de conceitos adequados, e o foco principal são os processos, ver se não está tendo retrabalho e perca de tempo, isso tudo para que sua sobrevivência seja garantida. Este estudo promove uma evolução perscrutada sobre os variados tipos de processos, sendo este de total importância para a formação de um Administrador. Desta forma, como objeto de estudo para esta análise, será utilizada a empresa Alternativa Soluções Contábeis, porte microempresa, atua no ramo de prestação de serviços contábeis. Utilizaremos como metodologia principal a pesquisa e levantamento de informações feitos através de entrevistas virtuais devido às normativas de prevenção a COVID-19 estabelecidas pela OMS. Junto as informações fornecidas pelos colaboradores, conseguimos realizar uma análise e assim elaborar melhorias, podendo implementar processos cada vez mais rentáveis. 6 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA. Segundo Harrington (1993, p. 10), ― processo é qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para umcliente interno ou externo. Os processos fazem para um cliente interno ou externo. Os processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos. O processo de fabricação recebe como entrada uma solicitação do cliente e matéria prima, trabalha essa matéria-prima segundo as especificações do produto e gera o produto solicitado pelo cliente. Figura 1 - Sequência básica de um processo Fonte: Livro-Texto Unip. Davenport (1994) conceitua um processo como uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, inputs e outputs claramente identificados. Segundo o autor, tais atividades são estruturadas com a finalidade de agregar valor aos inputs, resultando em um produto para um cliente. 2.1. Tipos de Processo O conhecimento dos tipos de processos que existem, junto com o conhecimento da empresa, alinhados e utilizados corretamente é possível extrair o melhor resultado do seu trabalho. Segundo Harrington (1991), na maioria das vezes é interessante separar os processos de produção, dos bens e serviços oferecidos pelos demais processos que ocorrem na organização: os processos relacionados com a gestão da organização e os de apoios aos processos produtivos. A representação gráfica de como os processos são feitos denomina-se fluxograma. Os fluxogramas são um importante instrumento para a compreensão e a avaliação de como os processos são realizados, indicando sua sequência e os responsáveis por sua execução. Existem três categorias básicas de processos organizacionais. 2.1.1. Processos de Negócio (ou de cliente) 7 São aqueles que caracterizam a atuação da empresa e são suportados por outros processos internos da organização resultando, assim, em um produto/serviço para um cliente externo. Exemplos: vendas, desenvolvimento de produtos, distribuição, cobrança, atendimento de pedidos, atendimento de garantia, fabricação etc. Figura 2- Exemplo de fluxograma do Processo de venda Fonte: Google Imagens 03/11/2020 2.1.2. Processos Organizacionais (ou de integração organizacional): São centralizados na organização e viabilizam o funcionamento coordenado de seus subsistemas, em busca de seu desempenho geral, garantindo suporte aos processos de negócio da mesma. Exemplos: planejamento estratégico e tático, orçamento organizacional, recrutamento e seleção, compras, treinamento operacional, armazenamento. Figura 3- Exemplo de Fluxograma do Processo de Recrutamento e Seleção e treinamento Fonte: Google Imagens 03/11/2020 8 2.1.3. Processos Gerenciais: São aqueles focados nos gerentes e nas suas relações; incluem ações de medição e ajustes de desempenho da organização. Exemplos: Fixação de metas, avaliação do resultado da organização, gestão integrada, destinação de recursos. Figura 4- Exemplo de Fluxograma Destinação de recursos Fonte: Google Imagens 03/11/2020 2.2. Visão por processos A representação da organização como um conjunto de processos é uma maneira mais intuitiva e natural de compreendê-la. Ao se orientar por processos, a organização estará trabalhando de forma holística, integrada, considerando todas as dimensões do seu negócio e poderá utilizar, não mais de forma isolada, todos seus esforços para adquirir diferenciais e/ou vantagens competitivas. Todos os processos bem definidos e bem gerenciados têm algumas características em comum: • Alguém é responsável pelo processo (responde por seus resultados); • O início e o fim do processo estão bem definidos (fronteiras bem delineadas); • Relações internas e o sistema de autoridade e responsabilidade são bem definidos; 9 • Procedimentos, tarefas e especificações de treinamento bem entendidos e, preferencialmente, bem documentados; • Sistemas de controle e realimentação próximos de onde a atividade é executada, orientados para atender as necessidades dos clientes; • Prazos de execução consensuais entre as partes envolvidas; • Cultura da melhoria contínua. De uma forma genérica, tem-se: Figura 5- Elementos de um processo Fonte: Livro-Texto Unip. 2.3. Processos organizacionais-chave e de apoio Toda organização possui processos que descrevem seu dia a dia. Esses processos podem ser divididos em processos-chave e de apoio. Os processos-chave são aqueles que representam os processos de marketing e produção. Eles são considerados processos-fim ou que atendem à finalidade do negócio: O marketing tem a função inicial de coletar dados para direcionar a produção da organização. Esses dados devem ser suficientes para, após tabulação e análise, gerar as informações sobre: — características físicas e de desempenho do(s) produto(s) ou serviço(s), características de acessórios, de embalagem, quantidade estimada de consumo no que diz respeito à cor, desempenho, tamanho, funções, múltiplos de venda etc.; 10 — preço que o consumidor está disposto a pagar pelo produto ou serviço com as características solicitadas; condições e formas de pagamento: em dinheiro, a prazo, promoções etc.; — condições de divulgação do produto ou serviço, definindo canais de comunicação/mídias, períodos de divulgação e as formas de fazê-lo: TV, rádio, revistas, jornais, internet, celular; horário matutino, vespertino ou noturno; início ou fim de mês etc.; — abrangência da região de atendimento e formas de atendimento ao cliente: venda direta, no varejo ou no atacado, e se ela será regional, estadual, nacional ou mundial. De posse dessas informações, a produção deve ser comunicada para avaliar a possibilidade de se produzir o produto ou se oferecer o serviço. • A produção, com as informações geradas pelo marketing, deve: — definir as condições de fabricação: maquinário necessário, quantidade de pessoas e qualificação imprescindíveis; área exigida, tempo de fabricação etc.; — plano de manutenção: preventiva, corretiva e, se possível, preditiva; — controle de avaliação da produção, de forma a garantir que o cliente receba o produto com as características solicitadas. Os processos de apoio (processos-meio) são aqueles que dão suporte aos processos-chave, ou seja, dão condições para que possam acontecer. • Os principais processos de apoio são: — administração de recursos humanos (gestão de pessoas), que tem as atribuições de recrutamento, seleção, contratação, integração, avaliação, qualificação (treinamento), controle de frequência (faltas, atrasos, afastamentos), geração de folha de pagamento e de guias de encargos, contatos com sindicatos, entre outros; — administração de materiais, que compreende as funções de compras (baseadas em especificações definidas pelos usuários), armazenamento e distribuição; — administração de serviços, que concentra as atividades de arquivamento, segurança, limpeza, alimentação, contabilidade, jurídico, informática (TI) e transporte. Essas atividades podem ser terceirizadas ou não; — administração financeira, que contempla a montagem de orçamento, contas a pagar, contas a receber, montagem das demonstrações financeiras geração de indicadores acompanhamento de seguros, análise dos indicadores etc.; — gestão integrada, que contempla a análise de todos os indicadores que permitem o acompanhamento sistêmico do negócio, normalmente a cargo da alta direção. 11 3. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 3.1. Dados gerais A empresa Alternativa Soluções Contábeis Ltda. Título do estabelecimento (Nome Fantasia) Alternativa Soluções Contábeis, foi fundada em 03/09/2010 por Beatriz da Silva na cidade de Buritama interior de São Paulo, é uma empresa prestadora de serviços contábeis. Ela tem seu capital fechado, sociedade empresária limitada, seu porte é Microempresa. Sua atividade econômica principal é “Atividades de Contabilidade” presta assessoria através de uma equipe treinada e qualificada nas áreas contábil, fiscal, pessoal, impostode renda, auditoria, societária e tributária. Uma empresa sólida, que ao longo dos anos transformou-se em uma empresa estruturada e de sucesso. Na empresa a força de trabalho é composta por funcionários, distribuídos em; 1 contadora, 1 auxiliar de contabilidade, 2 auxiliares de escritório, 2 secretaria. Totalizando 6 funcionários. O vínculo empregatício para todos os funcionários é o celetista (CLT). Figura 6- Logomarca da empresa Fonte: http://www.alternativacontabil.com.br/ 3.2. Infraestrutura Os serviços prestados pela empresa são de: Consultoria e Assessoria Contábil, Tributária e trabalhista, e suas rotinas, como: registro contábil das transações comerciais de empresas e outras entidades, elaboração das demonstrações contábeis, preparação de declarações de imposto de renda pessoa física e jurídica, transmissão de todas as obrigações acessórias exigidas pelo fisco, atividades de auditoria e consultoria, confecção de folhas de pagamento de funcionários, cálculo de tributos, aberturas, alterações e baixas de sociedades, legalização de empresas, assessoria em processos de licitação, etc. Todos os serviços podem ser feitos online também, adotar esse modelo de atendimento passou a ser uma questão de sobrevivência no mercado em 2020, o setor de Contabilidade não foge dessa situação. http://www.alternativacontabil.com.br/ 12 Documentos são enviados por e-mail ou entregues mensalmente, folha de pagamento, holerites, impostos. Os demais serviços que não são mensais também podem ser contratados através do canal de comunicação. 3.3. Organograma Figura 7 - Organograma da empresa Fonte: Repassadas pela contadora da empresa. Outubro/2020 3.4. Atuação Os clientes alvos são empreendedores que precisam de um contador para resolver os problemas de ordem fiscal, jurídica, tributária e de pessoal da empresa. Pessoas que querem declarar imposto de renda, realizar contratos ou declarações. No escritório se encontra também segmentos de Contabilidade empresarial, Análise contábil, Recursos humanos. 3.5. Fornecedores Devido ao perfil das atividades no segmento contábil, a empresa necessita de fornecedores na área de Tecnologia da Informação, instalando sistemas de informações otimizados capazes de atender seus anseios, no suporte e nas tarefas rotineiras na área contábil, fiscal e trabalhista, permitindo a integração de dados e informações e colaborando na agilidade e qualidade dos serviços prestados, Os demais fornecedores necessários ao funcionamento das atividades da empresa estão ligados a materiais de escritório, materiais de uso e consumo, serviços de internet e telefone, água, energia elétrica, alimentação e outros serviços de suporte necessários ao bom andamento das atividades. Gestão Departamento Pessoal - RH Departamento Contábil Departamento Fiscal Administrativo e Financeiro Departamento de legalização 13 3.6. Concorrência Escritório De Contabilidade Novo Mundo Buritama Ltda. Fatto Assessoria Contábil. Escritório Contábil N. S. Aparecida Eireli. 3.7. Ambiente competitivo Como diferencial da empresa, o escritório possui como segmento, Contábil e Tributário, exigência de profissionais atualizados constantemente, pois as mudanças, legislativas e tecnológicas, são enormes no setor, sendo assim a empresa vê como necessidade estarem sempre atualizados, participando de cursos, palestras e congressos, possuindo material informativo sempre atualizado. O escritório recentemente fez uma troca de sistema, um sistema todo integrado, o primeiro escritório de Buritama que não precisará receber notas de entrada dos clientes, pois o próprio sistema analisa e arquiva essas notas, gerando assim o imposto das mesmas. Também para atrair e fidelizar os clientes, o escritório desenvolverá um serviço de qualidade com diferencial competitivo de prestação de serviço, buscando a fidelização dos clientes. 3.8. Desafios Estratégicos Os principais desafios que a empresa se encontra é ajustar o processo financeiro à maturidade da empresa. É incoerente apostar em um arrojo ousado para o processo financeiro sem que a organização detenha de condições suficientes para sustenta-lo por muito tempo. Do mesmo modo, é ineficiente propor processos que sejam inferiores as possibilidades da empresa. Dessa forma, equilibrar a gestão das finanças com a real potencialidade que a companhia detém traz segurança e eficiência aos processos. 3.9. Qualidade Não houve oportunidade de ser implantado no escritório. 3.10. Melhoria Contínua A proprietária da empresa tem melhorado e se adaptado a importância do uso das tecnologias da informação nos ambientes organizacionais e da contribuição e apoio que ela pode oferecer para o seu sucesso nos dias de hoje. E, por isso mesmo, possuem planos de 14 investir mais em tecnologias da Informação (TI) e utilizá-la como um recurso-chave e estratégico para expansão da empresa. 4. OPERAÇÕES 4.1. Desempenho O principal processo implementado pela empresa é o processo de abertura de empresa e de apuração de impostos. 4.2. Relação com Fornecedores Não tem vínculo direto. Os fornecedores (softwares, papelaria) são de extrema importância para o funcionamento, atendimento e imagem da empresa perante os clientes, para a satisfação dos clientes e dos colaboradores e contribuindo com um bom ambiente de trabalho. 4.3. Satisfação do Cliente A Alternativa preza pelo bom atendimento, confiabilidade e colaboradores especializados. Pensando na satisfação do cliente a empresa possui serviços que podem ser feitos e solicitados via online, WhatsApp ou do site. 4.4. Responsabilidade Social O fator social e a ética, fornecidos através do serviços, consideram o bem-estar dos clientes, e tem como principal ferramenta de trabalho, o Código de Ética do Contabilista. A Alternativa contribui também com algumas instituições da cidade que necessitam de doações. 4.5. Responsabilidade Ambiental Com a intenção de proteger a saúde pública e o meio ambiente, o descarte de eletrônicos são feitos em pontos de coletas na cidade. A empresa também considera a ideia de utilização de painéis solares para a captação de energia. 4.6. Stakeholders A empresa possui o capital fechado. 15 5. MAPEAMENTO DE PROCESSOS 5.1. Identificação dos PRINCIPAIS processos implementador no portal. 5.1.1. Processos-Chave Os serviços prestados pela empresa são de: Consultoria e Assessoria Contábil, Tributária e trabalhista, e suas rotinas, como: registro contábil das transações comerciais de empresas e outras entidades, elaboração das demonstrações contábeis, preparação de declarações de imposto de renda pessoa física e jurídica, transmissão de todas as obrigações acessórias exigidas pelo fisco, atividades de auditoria e consultoria, confecção de folhas de pagamento de funcionários, cálculo de tributos, aberturas, alterações e baixas de sociedades, legalização de empresas, assessoria em processos de licitação. Figura 8 - Fluxograma da empresa Fonte: Repassadas pela Contadora da empresa. Outubro/2020 5.1.2. Processos de Apoio/ou de Trabalho Após o cliente realizar a abertura da sua empresa, com os profissionais do departamento de legalização, ele estará apto para dar andamento nas suas atividades e emitir nota fiscal. Sendo assim, ele será encaminhado para o departamento fiscal que será responsável por receber todas as notas fiscais, realizar a escrituração das notas e apuração dos impostos mensais e anuais. 16 Toda a escrituração deve ser feita segundo os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP), além de seguir a legislação fiscal vigente e o regime de apuração certo, ou seja, Lucro Presumido, Lucro Real ou Simples. O departamento fiscal e contábil realiza toda a verificação e análise das movimentações e cadastros financeiros de um negócio. Realizam a atualização constantepara acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributarias. Os contadores devem, por exemplo, verificar (apurar) se os impostos declarados pelo departamento fiscal estão, de fato, de acordo com o faturamento e as alíquotas previstas em lei, (analise mensal e anual). Além disso, os profissionais do departamento contábil ficam responsáveis pela emissão das guias e envio para o tesoureiro do cliente, ou seja, é responsável pela entrada e saída do documento. Auxilia na determinação de classificação Fiscal de novos produtos comercializados. Figura 9 - Fluxograma Processos de Apoio Fonte: Repassadas pela Contadora da empresa. Outubro/2020 17 6. CONCLUSÃO O desenvolvimento do presente estudo possibilitou a nós, estudantes de Administração identificar na prática a teoria aprendida nas aulas virtuais e podemos assim perceber a importância dos Processos dentro das organizações. Sem um processo fica tudo estacionado, pode haver confusão nas atividades e atrasar toda a sistemática da empresa. Os processos organizacionais são necessários para qualquer tipo de empresas, sem eles, é impossível mapear pontos de falha e obter indicadores de desempenho, que possibilitam mudanças e melhorias. Na empresa Alternativa Soluções Contábeis, onde foram analisadas categorias básicas de processos e funções organizacionais dentro da mesma. Em relação às categorias básicas de processos organizacionais, pode-se observar que a empresa adota postura equilibrada e responsável. Os processos de negócios são funcionais devido à organização da empresa e competência de seus funcionários. A empresa trabalha com sinergia e todos entendem as diretrizes organizacionais, bem como a importância das atribuições para alcance dos objetivos. Sem dúvidas, é uma empresa completa e sem necessidade de sugestões e melhorias. 18 7. REFERÊNCIAS DAVENPORT, THOMAS H. Reengenharia de Processos: Como Inovar na Empresa Através da Tecnologia da Informação. 5. ed, Rio de Janeiro, Campus, 1994. HARRINGTON, H. J. Aperfeiçoando processos empresariais: estratégia revolucionária para o aperfeiçoamento da qualidade, da produtividade e da competitividade. São Paulo: Makron Books, 1993. HARRINGTON, H. James. Business process improvement. New York: McGraw Hill, 1991. Livro-Texto Unip, Administração, Processos Organizacionais. Acesso em 29/10/2020 https://aberturasimples.com.br/quais-sao-os-departamentos-de-um-escritorio-de- contabilidade/ Acesso em 27/10/2020. https://aberturasimples.com.br/quais-sao-os-departamentos-de-um-escritorio-de-contabilidade/ https://aberturasimples.com.br/quais-sao-os-departamentos-de-um-escritorio-de-contabilidade/ 19 ANEXOS FOTOS DA EMPRESA Figura 10 - Frente da empresa Fonte: Google 05/11/2020 FORMULÁRIO DE COMPOSIÇÃO DA EQUIPE APS – CURSO: ADMINISTRAÇÃO DATA: 05/11/2020 Nome da organização/ empresa: ALTERNATIVA SOLUCOES CONTABEIS LTDA Área de atuação: Atividades de contabilidade Endereço: Joaquim Pereira Rosa Cidade: Buritama CEP: 15.290-000 Telefone: (18) 3691-3255 Nome do contato na empresa/organização: Beatriz das D. Silva Cargo: Contadora Turma: AD4P14 Classe: Representante grupo: Layla C.S. Faria Telefone: (18)99746-1014 E-mail: laylasilvaf@icloud.com 20 Identificação dos Integrantes das Equipes Foto Nome: Layla C.S. Faria Endereço: Rua Joaquim Pereira Rosa- Buritama -SP RA: D953818-8 Telefone: (18) 99746-1014 E-mail: laylasilvaf@icloud.com Nome: Ingrid da Silva Costa Endereço: Dr. Francisco de Jesus Valloz - Morada dos Nobres - Araçatuba RA: N438JB-7 Telefone: (18) 99679-3522 E-mail: ingridsilvacosta8@gmail.com Nome: Helen Cristina Moreira Dorigan Endereço: Rua Rodamant Ferreira- Araçatuba RA: D89CIE-8 Telefone: (18) 99737-6338 E-mail: helendorigan@yahoo.com.br Nome: Ellen Cristina Gregório Baptista Coraça Endereço: Temístocles Brandão Cavalcante, - Araçatuba RA: F04DGF-1 Telefone: (18) 99120 6105 E-mail: Ellengregorio@hotmail.com Nome: Jucimara Pereira Andrade Endereço: Altino Vaz de Mello - Penápolis RA: F0581J-4 Telefone: (18) 996740846 E-mail: Jucimaraandrade3281@gmail.com Nome: Hindauê Carolina de Oliveira Lopes Endereço: Rua Montese – Araçatuba RA: C23905-4 Telefone: (18) 996236917 E-mail: hindauecarolina@hotmail.com 21 FICHAS APS 22 23
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