35 insights para sua carreira no secretariado

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35 insights 
para sua carreira no 
secretariado 
 
 
 
 
 Rosana Pereira 
 
 
 
 
 
 
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Sumário 
 
Descobrindo o seu foco..........................3 
Construção da carreira..........................5 
Você versus o executivo.........................8 
35 insights........................................10 
Mitos e Verdades................................19 
Escolha da Carreira.............................21 
Teste..............................................23 
 
 
 
 
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Descobrindo o seu foco 
 
Em nossa vida passamos o tempo todo por 
processos de mudanças, que bom, 
não é mesmo? Entendo que essa 
é uma excelente forma de 
evolução. Todo profissional inicia 
sua carreira com um 
comportamento e percepção, 
e depois de um tempo evolui e 
percebe que as coisas são diferentes. 
Assim como nossas relações de modo geral, que 
com o tempo nos ensina a ter empatia, 
reconhecimento sobre nossos 
comportamentos e então maturidade 
para lidar com o outro, e 
principalmente conosco (nossos 
impulsos e falhas). 
No secretariado é vendida uma 
imagem glamorosa sobre a atuação 
desse profissional que em nada 
condiz com a realidade dos bastidores. 
Da mesma forma acontece quando somos 
jovens e os adultos nos repassam 
algumas crenças que lá no futuro, muitas 
vezes, nos atrapalha a seguir a vida de 
 
 
 
 
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forma destemida e com liberdade de escolha. Esse é o 
grande desafio da vida adulta, respeitar e agradecer ao 
que nossos pais nos ensinaram e mediante nossas 
experiências de vida e convicções seguir o que de fato 
faz sentido para o nosso caminhar, quando cortamos o 
cordão umbilical e não dependemos mais 
financeiramente deles. Por isso, eu gosto de dizer o 
quanto é importante escolhermos muito bem nossa 
assembleia de vozes na vida adulta, isto é, dar ouvidos a 
quem de fato construiu algo, não digo apenas no sentido 
material, mas muito mais em quem tem uma biografia 
forte, íntegra e congruente, pautada em resultados 
humanos, virtudes, conquistas pessoais, essa pessoa 
merece um pouco da nossa atenção. 
Por meio dessa introdução, te convido a fazer uma faxina 
em tudo o que você já ouviu sobre o secretariado no 
sentido comportamental e técnico e de acordo com o 
que for lendo aqui, faça uma reflexão para que você 
possa trabalhar o que de fato lhe incomoda ou o que 
você acha que pode melhorar na sua atuação como 
secretária(o). E gostaria que soubesse também que, 
qualquer mudança na vida precisa estar alinhada ao 
corpo, mente e um impulso interno que chamo de 
querer. 
 
 
 
 
 
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Construção da 
carreira 
 
Em 2003 
quando 
iniciei 
minha 
carreira 
como 
secretária 
executiva de 
um diretor 
de operações, 
não tive 
ninguém para me 
ensinar como eu deveria tocar 
o meu cotidiano, e então aos 17 anos me vi com uma grande 
responsabilidade: atender com excelência uma pessoa 
importante de uma organização. Não preciso nem dizer o 
quanto eu errei e acertei, e o quanto essa experiência foi 
importante para o meu desenvolvimento pessoal e 
profissional. Essa experiência me trouxe a certeza de que a 
gente aprende de verdade, quando vivenciamos algo e 
trazemos isso para dentro de nós, isto é, quanto mais 
praticarmos algo, melhor profissional nos tornamos. Nessa 
época, observava o trabalho das outras secretárias 
experientes na empresa e pensava: eu preciso dar o meu 
 
 
 
 
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melhor. Foi quando percebi que precisava me profissionalizar 
e então, decidi imediatamente prestar vestibular para 
Secretariado Executivo Bilíngue. 
Iniciei minha graduação e a partir dali eu comecei a me 
interessar cada dia mais sobre o mundo da assessoria 
executiva, e afirmo que o meu maior aprendizado foram as 
tentativas e erros que me submetia na empresa. Estipulei a 
minha primeira meta: falar inglês fluentemente. Me 
comprometi a terminar a Faculdade e fazer um intercâmbio 
para aprimorar o idioma, e então comecei a estudar o idioma 
um pouquinho mais por dia, e a consistência foi muito 
importante nessa caminhada. Fui morar fora, nesse momento 
foi quando eu consegui estar comigo mesma, sozinha no meu 
mundo e num momento de superação emocional, longe da 
família e dos amigos. Foi quando eu pude mudar minha 
percepção sobre mim mesma, entender o que eu era capaz de 
fazer ou não. Então, eu aprendi que eu era capaz de fazer 
muita coisa, desde que eu tivesse motivação, determinação, 
foco e DISCIPLINA. Foi uma grande vitória quando eu percebi 
que conseguia entender o idioma e me comunicar, ou seja, 
percebi que fazer um pouquinho de algo cada dia, do que 
quer que seja, dá resultado. 
A partir desse momento, notei que as coisas realmente 
florescem onde colocamos o nosso foco. Por isso temos que 
tomar muito cuidado com o que estamos prestando atenção. 
Retornei ao Brasil e fui recontratada pela empresa que eu 
trabalhei antes de viajar, porém com a remuneração o dobro 
do que eu ganhava antes de partir, graças a minha decisão. 
Depois investi no espanhol, cursos de psicologia, PNL, e por 
fim uma pós graduação em Business Administration. Esta 
 
 
 
 
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última foi escolhida estrategicamente, pois queria poder estar 
alinhada ao mundo dos negócios e falar a mesma língua que o 
executivo que eu assessorava. 
 
 
 
 
 
 
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Você versus o executivo 
 
O secretariado executivo é um mundo especial, pois os 
profissionais que atuam nessa área precisam desenvolver 
habilidades comportamentais (principalmente) e técnicas que 
facilitem o cotidiano de um terceiro. É como criar um pacto de 
amor, na saúde, na doença, na alegria e na tristeza. Uma 
cumplicidade sem igual, um cuidado e uma seriedade muito 
significativa. Esse profissional precisa entender que o seu 
executivo terá dias altos e baixos, como qualquer outro 
relacionamento que encaramos, ou seja, precisa estar 
disposta, ter empatia e saber que pelas mãos dessa pessoa 
passam muitos assuntos, problemas, responsabilidades e 
pressão. E sua posição nesse cenário é amenizar essa energia 
diária, propondo soluções, parcimônia e postura profissional. 
Há materiais sobre secretariado na internet, alguns cursos e 
inclusive nossa graduação que romantiza um pouco a 
profissão e que ao mesmo tempo não nos orienta na prática 
de como devemos nos comportar mediante um problema, um 
erro, uma dúvida. Escrevo esse e-book com a finalidade de lhe 
trazer alguns insights, para que possa sair desses conflitos da 
melhor maneira possível, pois só temos de fato noção do que 
é a realidade dessa profissão quando aplicamos os 
conhecimentos na prática, que é quando nos deparamos com 
uma situação bastante operacional e limitada, além de termos 
que lidar com executivos dinâmicos, críticos e exigentes. 
 
 
 
 
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Lembre-se esses executivos lidam o dia todo com profissionais 
de outras áreas tão capacitados quanto eles, desta forma, o 
ambiente que eles atuam naturalmente faz com que eles 
exijam o máximo da gente, a régua é muito alta. 
 
 
 
 
 
 
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35 Insights para sua 
carreira no 
secretariado 
 
Compartilho com você o que eu aprendi nesses vinte anos de 
profissão e que eu gostaria que você levasse como um guia de 
35 princípios para que seus dias se tornem cada vez mais 
leves, significativos e assertivos: 
 
1. os executivos que mais me desenvolveram, ou seja, os 
quais eu mais aprendi, foram aqueles com perfis 
exigentes, acredite, eles extraem o melhor de nós. 
Nunca fique chateada ou irritada por ser muito 
cobrada, no futuro você irá agradecer esses 
profissionais. Quando nos limitamos ou estagnamos 
deixamos de desenvolver habilidades que pela crença 
acreditamos que não a possuímos e nos colocamos 
numa posição de vítima. 
 
2. secretariar é uma profissão tal qual o pré sacerdócio. 
Doação o tempo todo.Se você não possuir perfil 
altruísta terá mais dificuldade em lidar com o 
cotidiano, e não há nada errado nisso, ou você busca 
 
 
 
 
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um outro caminho profissional, ou você fica e se 
desafia a desenvolver habilidades emocionais. Se você 
ficar, eu garanto que você amadurece muito mais do 
que você pode imaginar, e praticamente adquire uma 
segunda profissão, a de psicóloga. É incrivel como o 
secretariado nos torna gente de verdade, o nosso 
cotidiano profissional nos leva aos nossos 
desconfortos internos que se forem identificados, 
curamos muitas feridas nossas sem perceber. Ou seja, 
para quem se permite, secretariar é um verdadeiro 
presente. 
 
 
3. você precisa ter o seu tempo sozinha para cuidar da 
sua mente, nem que seja por alguns minutos, 
absorvemos muitas informações e responsabilidades, 
ficando focadas na vida do executivo, portanto é 
essencial que você pratique algum exercício físico a 
fim de extravasar o trabalho que é pesado. 
 
4. cuide da sua saúde e alimentação, irá te ajudar a 
raciocinar melhor, ter qualidade de sono, de 
pensamentos e recuperar sua conexão com a vida. Ah 
beba água, muita! 
 
 
5. O silêncio te ajudará a manter tudo isso constante e 
equilibrado. Pare 15 minutos do seu dia e não pense 
em nada mais, a não ser em algo muito tranquilo e 
calmo irradiando pelo seu corpo, sinta essa luz 
entrando dentro de você; 
 
 
 
 
 
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6. tenha pensamentos bonitos para que você nunca saia 
da sua vibração de paz; 
 
 
7. a carreira tem diversos conformismos e formas como 
as pessoas vivem e encaram suas escolhas. Tem gente 
que não está vivendo, pois está morto em vida, vai 
trabalhar apenas para bater cartão. Outros que vivem 
uma carreira confortável, uma vida ok, com perigo de 
acomodar-se e não buscar o seu melhor. E outros que 
buscam uma vida e carreira com utilidade, se 
expondo, se arriscando e celebrando tudo o que 
vivencia de acordo com sua alegria de viver. O senso 
comum não é a prática comum. Nem todo mundo 
está vivendo uma carreira escolhida, uma vida que 
gostaria de viver, então reflita e perceba qual a vida 
que você está vivendo. 
 
8. O autoconhecimento é a chave fundamental, 
extremamente importante para carreira, pois você irá 
descobrir o que há dentro de você, onde está sua 
criatividade e no momento que você reconhece que 
existe essa fagulha criativa dentro de você, você 
reconhece que isso também existe no outro, e gera 
uma conexão grande entre você e a pessoa que você 
assessora. Por isso, procure entender um pouco mais 
sobre você, pois consequentemente você terá muito 
mais facilidade para lidar com o comportamento do 
seu executivo. 
 
9. Tenha gratidão por tudo o que acontecer na sua 
carreira, por mais doloroso que possa ser o momento 
 
 
 
 
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que você está vivenciando, saiba que há um motivo e 
que isso foi criado 100% por você, e certamente é 
para lhe mostrar algo que você ainda não tenha 
aprendido. Geralmente ficamos de recuperação em 
alguma matéria na vida, e então o mesmo problema 
aparece para que possamos aprender algo que ainda 
não enxergamos. Reconheça, resolva e tire-o da 
frente, menos um! 
 
10. Quero te ajudar a elevar o seu nível de energia e 
criatividade, para isso é importante que você entenda 
o que o secretariado pode lhe oferecer, em qual nível 
está o seu foco, o seu grau de satisfação com a 
carreira, e também onde você está colocando a sua 
energia. 
 
 
11. Crie uma realidade que esteja alinhada aos seus 
objetivos e sonho de carreira. 
 
12. Adapte-se ao perfil do seu executivo, ele não irá 
mudar o jeito dele para que fique bom para você. Por 
isso eu afirmo o quanto é importante você trabalhar 
cada área acima citada, para que seu equilíbrio e 
cérebro entenda o comportamento dele e o grau de 
evolução de cada ser humano que você trabalha; 
 
13. Seja o backup do seu executivo, lembre ele dos 
compromissos, aniversários, remédios e tudo mais 
que você perceber que é importante para ele e para o 
cotidiano dele; 
 
 
 
 
 
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14. Facilite a vida de quem você assessora, resumindo e 
consolidando informações de forma que fique claro o 
entendimento para ele. Se ele fizer uma viagem por 
exemplo, monte um guia resumindo cada passo dessa 
jornada; 
 
15. Elabore o fluxo dos seus processos, tenha tudo 
controlado, domine o que você executa; 
 
16. Apresente documentos com aspectos profissionais. 
Inclua logotipo da empresa, linhas retas, fontes sérias; 
 
17. Não julgue as prioridades de ninguém, quiça do seu 
executivo. Cada qual tem seu código de valores e isso 
deve ser respeitado. 
 
18. Enxergue seu executivo como uma pessoa jurídica, 
tenha uma visão 360 graus sobre qualquer demanda 
que ele lhe pedir. Crie controles e soluções para tudo 
o que você perceber que pode contribuir para o 
trabalho dele e do time dele; 
 
19. Posicione-se sempre que necessário, os executivos 
não admiram profissionais que acatam tudo sem 
questionamentos, mas sempre com fundamentos, 
educação e parcimônia; 
 
20. Confiança: ele precisa confiar em você! Fuja de 
fofocas e discussões dentro da empresa. E lembre-se 
que confiança se conquista; 
 
 
 
 
 
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21. Não misture o seu relacionamento profissional com o 
de amizade. Só toque em seus assuntos pessoais caso 
ele te pergunte! De qualquer forma, esteja sempre 
aberta para as dores dele. Uma vez que tenha 
confiança, será comum eles se sentirem a vontade 
para desabafar suas dores e então ouvir uma opinião 
sincera e sensata, seja você esse apoio; 
 
22. Seja honesta: se errar assuma o erro e já leve uma 
solução; 
 
23. Você precisa provar que é boa tecnicamente, não 
basta falar. Para isso apresente projetos, 
apresentações, controles; 
 
24. Crie um job description da sua área. Mapeie e detalhe 
tudo o que você faz, pois se você consegue saber o 
que você faz você consegue melhorar o que você faz, 
e só assim você terá argumentos para pleitear 
ferramentas novas, equipe, aumento salarial; 
 
25. Evite interromper seu executivo, não tire o foco e a 
concentração dele. Portanto, agende diariamente um 
horário com ele para despachar documentos e 
pendências; 
 
26. Você contribui fazendo a interface entre o executivo e 
seus pares. Com base no conhecimento estratégico da 
empresa, é possível filtrar as informações. Só leve um 
tema ao executivo se já tiver esgotado todas as 
possibilidades de solução ou de delegação ao time 
dele; 
 
 
 
 
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27. Todo profissional precisa estudar sobre a empresa 
que ele atua. Quais os produtos ela oferece, quais os 
projetos que a empresa participa, número de 
funcionários, faturamento. Esse entendimento lhe 
trará maior percepção sobre qualquer ação a ser 
tomada no seu trabalho; 
 
28. Crie indicador de desempenho. Tenha foco em 
resultado. Basta perceber o intuito de qualquer 
empreendedor, que é o resultado. Portanto, seu 
executivo gostará de receber de você, resultado! 
Transforme seu trabalho em números e informação. 
Faça um relatório mensal sobre o andamento do seu 
trabalho e apresente ao seu executivo; 
 
29. Crie indicador de evolução do seu trabalho, um 
comparativo do antes e depois, essa é a melhor 
maneira de apresentar o volume do seu trabalho, a 
redução ou aumento de um custo do departamento, 
etc; 
 
 
30. Pense sempre como gestor e não executor; 
 
31. Você pode trabalhar 8 horas por dia em busca de um 
salário ou mais horas em busca de um sonho. 
Assessorar um executivo importante, requer trabalho 
árduo; 
 
32. Desenvolva competências, hoje! Siga os profissionais 
que você admira e veja o que eles estudaram, quais 
 
 
 
 
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cursos fizeram para chegar no topo, qual caminho 
percorreram e “sebo nas canelas”. 
 
 
33. Como está seu relacionamento com seus pares do 
pool, gestores, executivos? Aprofunde-os agora; 
 
34. Faça networking de qualidade; 
 
 
35. Tenhainiciativa, a sua carreira é você quem cria, 
busca e coloca em prática, nenhum gestor irá pensar 
na sua carreira por você. Seja você o protagonista da 
sua carreira. 
 
Você deve estar curiosa(o) para saber os detalhes de cada 
princípio os quais falamos agora, e eu prometo que em breve 
disponibilizarei a melhor forma de trabalharmos muitos deles 
na prática. 
 
 
 
 
 
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Mitos e Verdades 
 
MITOS: 
 
 
 
1. Secretariado 
Executivo é uma 
profissão 
glamorosa; 
 
2. Profissional de 
secretariado 
executivo ganha 
mal. 
 
 
3. Basta fazer a 
graduação de 
secretariado e 
falar um idioma 
para ser bem-
sucedida. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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VERDADES: 
 
1. No Secretariado 
Executivo, você 
sai para 
comprar 
remédio, e até 
para comprar 
comida ao 
executivo, caso 
o motoboy não 
esteja na 
empresa 
naquele 
momento. 
 
2. Um profissional 
de secretariado 
pode ganhar 
mensalmente 
por volta de R$ 
25.000,00 e até 
mais. 
 
3. Um bom 
profissional sabe 
que antes das 
suas 
qualificações 
acadêmicas e 
técnicas, precisa 
vir a habilidade 
comportamental 
 
 
 
 
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Escolha da 
Carreira 
 
Sempre me perguntam se eu tinha certeza de que havia 
escolhido a carreira certa. Eu nunca soube, não faço ideia, 
também nunca esperei saber. Em áreas importantes da vida 
prefiro tomar decisões. 
Eu decidi ter DISCIPLINA, trabalhar firme e seriamente como 
secretária, porque queria ganhar dinheiro para realizar os 
meus sonhos. Portanto dei e continuo dando o meu melhor, 
trabalhando muito mais do que 8h por dia, fazendo sempre 
além do que me foi acordado. Não me importo com sucesso e 
nem com reconhecimento, mas me importo se estou 
ganhando dinheiro para realizar tudo o que o meu coração 
deseja, com honestidade e dignidade. E não há alegria maior 
 
 
 
 
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no mundo do que fazer algo na qual eu me sinto útil e ser 
remunerada por isso. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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TESTE 
 
Eu estou muito feliz em estar aqui com você, e espero que 
você tenha terminado esse e-book confiante e reflexiva de 
onde você está colocando o seu foco. Será que você está de 
fato se importando com as coisas essenciais da sua vida? Está 
conseguindo inserir a disciplina na sua vida? 
Proponho o seguinte teste: olhe em volta de onde você está. 
Foque e procure todos os objetos vermelhos que você puder 
ver. Agora feche os olhos e pense em todos os objetos azuis 
que estiver nesse ambiente que você está. Difícil, né? Porque 
como mencionei no início desse e-book, onde a gente coloca a 
nossa atenção e o nosso foco é que as coisas florescem. Então 
tenha muito cuidado com o que você está dando atenção na 
sua vida. 
Obrigada pelo carinho e espero seguir com vocês essa grande 
jornada chamada VIDA. 
Com amor, 
Rosana Pereira