Competências para organização de eventos

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Competências que compõem a organização de eventos corporativos
Para execução das suas atividades, a função de secretário(a) exige habilidades e competências próprias, segundo Santos (2010), entre elas:
· Planejar;
· Organizar;
· Coordenar;
· Comandar;
· Controlar.
Santos (2010), ainda acrescenta que um secretário(a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento e deve ouvir as outras pessoas com atenção, suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse cargo exige alto padrão de desempenho e transparência.
Para Bilert e colaboradores (2010), para que o evento possa ser bem planejado e bem executado é importante que seja levantado o maior número possível de dados sobre o evento, como:
· Saber quais são as necessidades desse evento;
· Quais são os objetivos;
· A coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores e outras
· Instituições de importância que participarão do evento;
· Programação do tempo para cada atividade do evento.
Para atingir esses objetivos, é necessário que o evento seja planejado. Planejar significa decidir antecipadamente o que deve ser feito, o que aumenta as chances de sucesso. Andrade (2002) afirma que para se realizar um excelente evento é essencial estabelecer uma metodologia de trabalho. Segundo Matias (2004), o planejamento de um evento é dividido em três fases, veja quais são elas:
1ª fase – Pré-evento: essa é a fase de planejamento e organização, e pressupõe sua execução.
2ª fase – Evento ou transevento: é fase de realização do evento.
3ª fase – Pós-evento: momento de avaliação do evento e seus resultados.
As três fases são fundamentais para o desenvolvimento de um evento. Com planejamento, é possível utilizar estratégias que vão desde a definição do objetivo que se pretende atingir e do público-alvo a ser convidado, até os atrativos ou entretenimento utilizados e a programação a ser oferecida.
Quanto mais comprometidas com seus objetivos forem as fases de pré-evento (planejamento) e transevento (realização), mais sucesso o evento alcançará no pós-evento (avaliação).
A organização de um evento não é tarefa simples, e nem todas as pessoas apresentam um perfil para atuar nessa área. A organização de um evento demanda tempo, conhecimento, habilidade e capacidade para assumir responsabilidades e enfrentar dificuldades que possam aparecer no decorrer do processo.
Bibliografia
· Acesso em 28/04/2021 às 15:30– Bilert e Colaboradores, novembro 2010, Paraná, 23º Semana acadêmica secretariado executivo.
Disponível em: http:// abpsec.com.br/abpsec/?mdocs-file=3747
· Acesso em 28/04/2021 às 17:00 – Sabino e Marchelli, dezembro 2019, Rio de Janeiro, v.7, nº 04, artigo 06, Cadernos EBAPE.BR – FGV.
Disponível em: https://doi.org/10.1590/S1679-39512009000400006
· Acesso em 27/04/2021 às 21:00 – Santos, outubro 2010, Secretariado, funções, atribuições e perfil profissional.
Disponível em: https://administradores.com.br/artigos/secretariado-funcoesatribuicoes-e-perfil-profissional
· Acesso em 27/04/2021 às 21:40 – Metallum Congressos e Eventos
Disponível em: https://www.metallum.com.br/blog/o-que-e-secretaria-para-eventos/