Trabalho Administração de Sistemas de Informação

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CENTRO DE EXTENSÃO E FORMAÇÃO MONTENEGRO – CEFAM
CURSO: BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS
DE INFORMAÇÕES
ARARI – MA 
2018
CIRLENE COELHO
CLEIDIANE FERNANDES
FABIANA MESQUITA
IGOR ROSA
IZAELMA DOS REIS
WERLYS CUNHA
O DESAFIO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
Trabalho apresentado à disciplina de SI Sistemas de Informações como requisito parcial para obtenção de nota.
Prof ª Joaquim Júnior
ARARI – MA
2018
1. A IMPORTÂNCIA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Com a evolução das informações e o crescente uso da tecnologia da informação nas organizações, os sistemas de informação se tornaram muito importantes na estrutura organizacional, seja de nível estratégico ou operacional. A tecnologia da informação vem sendo precursora na abertura de novos horizontes e mercados para a expansão que visa maiores lucros.
Os Sistemas de Informação são peça fundamental para as empresas, não apenas na elaboração de relatórios, mas fazem parte de todos os departamentos e atividades da companhia, desde o simples controle até a confecção de planos estratégicos complexos. Tudo que acontece, todos processos, são regidos por um sistema, que pode ou não ser informatizado. Mais uma vez, deve ser considerada a importância do administrador nesse processo.
2. O DESAFIO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Um administrador deve saber como usar os Sistemas de Informação estrategicamente para tomada de decisões, para isso precisa conhecer sua empresa.Usar a tecnologia da informação para simplificar e coordenar a comunicação, eliminar trabalho desnecessário e eliminar as ineficiências das estruturas organizacionais fora de moda.
A tecnologia da informação pode sugerir algumas novas maneiras de realizar negócios, no entanto as empresas ainda precisam ter uma clara idéia de seus objetivos de negócios e como eles podem ser melhor apoaidos por sistemas de informação.
Muitas organizações não podem atingir seus objetivos por estarem incapacitados por fragmentados e incompatíveis hardware, software, redes de telecomunicação e sistemas de informações.
Mas a tecnologia da informação utilizada na empresa depende de fatores como estrutura da mesma, procedimentos padrão de operação, processos de negocio, políticas, cultura, ambiente e a própria administração.
3. EDI E GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO
EDI (Eletroctronic Data Interchange), em português significa Intercâmbio eletrônico de dados, é a troca de informações padronizadas através de sistemas de informática entre duas ou mais empresas. Seu objetivo é a diminuição e a substituição do fluxo de papeis entre empresas e agilizar e reduzir os custos dos processos.
A necessidade da implantação de um sistema de gestão documental vem aumentando a cada dia por conta do acumulo de grandes massas documentais pelas organizações, assim perceberam que o método mais viável de controle desses documentos seria a gestão em todo o ciclo e não deixar apenas para o final na hora de arquivar os documentos.
Podemos perceber que o GED é bem planejado e estruturado com base na gestão de documentos, permitindo uma rápida localização do documento e manuseio facilitado, reduzindo o tempo de procura por uma determinada informação. Podemos assim dizer que o GED é um mercado em amplo desenvolvimento, onde existe a estruturação das informações, correspondendo a ferramentas e metodologias, principalmente tecnológicas, para gerenciamento dos documentos dentro das organizações.
3.1 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO GED
O GED possui suas próprias características, das quais a principal é a de ser um instrumento que possibilita às organizações dinamizar, racionalizar e disseminar o acesso à informação, facilitando desta forma a tomada de decisões para a estratégia das organizações (HADDAD, 2000, p. 14).
· Possui modo de gerenciamento e visualização de documento em formato digital, seja digitalizado (escanerizado), em processador de texto, planilha, CAD, etc. Um banco de dados que só gerencia as informações contidas em documentos em papel não pode ser considerado um GED;
· Utiliza necessariamente computadores;
· Não são sistemas restritos somente a documentos acabados no estágio final de aprovação ou com destino ao arquivo. São sistemas que, dependendo de sua necessidade, podem controlar o documento desde a sua criação.
· Um sistema é projetado para fazer upload, armazenamento e recuperação de informações de forma sistemática de acordo com as demandas internas das empresas e de quaisquer requisitos legais. 
· Ferramentas que permitem capturar, carregar e pesquisar informações no sistema;
· Métodos de armazenamento e arquivamento de documentos;
· Capacidade de suportar e administrar qualquer conformidade ou requisitos legais;
· Organização de documentos através de um sistema de indexação;
· Segurança e controle de acesso para impedir o acesso não autorizado a dados;
· Um sistema de auditoria para permitir o rastreamento do ciclo de vida do documento;
· Permite o compartilhamento automático de documentos para pessoas ou departamentos.
3.2 GERENCIAMENTO DOS DOCUMENTOS ATRAVÉS DOS CICLOS DE REVISÃO
O maior desafio da produção de documentos é achar a melhor solução que consolide os esforços para criação da informação, agilizando o processo de revisão e produzindo a maior diversidade de documentos em diferentes meios de saída, sem aumentar os custos de produção. Atualmente, as organizações se deparam com o problema do gerenciamento de grandes volumes de documentos em diferentes meios de forma eficiente.
Normalmente, tenta-se estabelecer os limites através da definição das variáveis que podem ser afetadas pelo sistema ou daquelas que o sistema não consegue afetar. Assim sendo, as variáveis exógenas ou independentes pertencem ao meio-ambiente e as variáveis endógenas ou controláveis constituem parte do sistema.
4. DEFINIÇÃO DE DOCUMENTO
O documento é o conjunto de informações (em meio eletrônico ou não) que agrega dados estruturados, semi-estruturados e não-estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organização
4.1 COMPONENTES DE DOCUMENTOS
Componentes são pedaços de informação. Eles podem ser elementados SGML, elementos HTML, grupos de elementos, outros tipos de arquivos como gráficos, vídeo e áudio ou mesmo documentos inteiros. Quando o usuário tem a possibilidade de gerenciar componentes e não arquivos ele pode:
· Trabalhar com componentes individuais ou uma coleção de componentes para eliminar a interferência do trabalho de outros usuários.
· Interligar componentes entre si economizando tempo de localização da informação desejada.
· Reconfigurar componentes existentes para construir novos propósitos.
· Reusar componentes para eliminar a redundância dos dados e garantir a validade do conteúdo do documento.
4.2 TIPOS DE DOCUMENTOS
Acessar os dados em um banco de dados para exibir informações em uma multiplicidade de formatos. Os usuários finais podem seletivamente recuperar e exibir informações, produzir formulários, relatórios e outros documentos entre os quais páginas da Web.
Muitas pessoas criam, modificam ou visualizam esses documentos diariamente em uma organização, entretanto os documentos não são usados exclusivamente por indivíduos. Eles são também a base para a comunicação entre as pessoas e os processos de negócios.
Os documentos podem existir sob diferentes formas, como facsimiles, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vídeo e áudio, microfilmes, formulários HTML, relatórios, informações de EDI (Eletronic Data Interchange) e outros.
5. ARMAZENAMENTO NAS FORMAS TRADICIONAIS
Ao manter registros físicos dos arquivos tem-se a possibilidade de consulta em uma eventual perda de dados virtuais. Os arquivos de uma empresa ou organização são geralmente colocados em um livro de registros, ou em outros casos há alojamentos (salas específicas, armários, ficheiros) em que os documentos são dispostos de maneira ordenada para eventuais consultas em falhasno software. 
Banco de dados e arquivo tradicional é o armazenamento estruturado de um conjunto de fatos que possibilitam produção de informação, tal conjunto de fatos compõe os dados que, integrados, têm por objetivo atender a uma comunidade de usuários. Os usuários, por sua vez, são responsáveis pela manipulação desses dados, podendo realizar alterações, inserções, remoções e consultas. 
6. CONCLUSÃO
Sendo assim, podemos concluir que os sistemas de informação são todos os sistemas que manipulam dados, e com isso geram informação.
Mais do que um modismo, a tecnologia deve ser compreendida como uma ferramenta, um dos diversos métodos para assegurar qualidade, competitividade, redução de custos e principalmente, satisfazer os desejos e anseios dos clientes, que são a verdadeira razão de ser das empresas.
Então Os sistemas estratégicos de informação mudam totalmente a organização, seus produtos, serviços, estrutura e procedimentos obrigando-as a adotar novos modelos de comportamento que modificará a interação delas com ambiente externo e até seus objetivos afetando não só elementos sociais, mas técnicos. 
REFERÊNCIAS:
Aposlita Administração de Sistemas de Informações
www.administradores.com.br/artigos/sistemas-de-informação
http://www.portal-administracao.com/2014/01/administracao-de-sistemas-da-informacao