Gestão Secretarial Administração de Escritórios APOL 2

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Questão 1/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Uma reunião é o encontro de pessoas a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema. Sabe-se que as reuniões podem ser internas ou externas e podem ainda ser organizadas de diferentes maneiras.  Com relação aos tipos de reunião, analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas.
I. ( ) Reuniões virtuais primam pela rapidez nas tomadas de decisão e tem como vantagem o baixo custo de sua realização, no entanto, ela não é adequada para discutir assuntos complexos.
II. ( ) O tempo ideal para uma videoconferência é de até 20 minutos, e uma das suas desvantagens são as conversas paralelas durante a reunião.
III. (  ) Em reuniões tradicionais, podem ser discutidos qualquer tipo de decisão, uma das suas vantagens é a alta interação e não exige grandes recursos.
IV. ( ) Reuniões ambientais devem durar até 60 minutos e é ideal para reuniões de criatividade ou que exijam decisões rápidas.
 
Agora, marque a sequência correta: 
RESPOSTA:
V, F, V, V
Questão 2/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia as asserções a seguir:
 
I. O documento de ata de reunião é a ferramenta utilizada para facilitar o processo de acompanhamento e controle das decisões pós-reunião
 Porque
 II. Na ata da reunião são descritas as decisões tomadas na reunião e descritos os prazos para realização de cada uma das atividades.
  A respeito dessas assertivas, assinale a opção correta.
RESPOSTA:
A assertiva I é uma proposição falsa e a II é verdadeira.
Questão 3/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
A partir de 1º de março de 2010, em voos nacionais os passageiros deverão apresentar ao funcionário da companhia aérea seu documento de identificação válido, com foto, no portão de embarque e nos balcões de check-in das companhias aéreas dos aeroportos brasileiros. Em voos domésticos serão aceitos documentos originais ou cópias autenticadas e em caso de roubo, furto ou extravio do documento de identificação e se tratando de vôos domésticos, o passageiro deve apresentar boletim de ocorrência – BO emitido há menos de 60 dias.
 
Fonte: http://www.aeroportoguarulhos.net/informacoes-embarque
 
De acordo com os procedimentos de embarque e cuidados em transportes aéreos, assinale a alternativa correta: 
RESPOSTA:
Em voos internacionais, de acordo com as normativas do Estado Americano, torna-se obrigatória a apresentação do visto americano (de trânsito) para os passageiros com destino a alguma localidade que tenha por obrigatoriedade parada nos Estados Unidos.
Questão 4/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Uma atividade desempenhada pelo profissional de secretariado executivo no seu dia a dia é a de organização de viagens nacionais e internacionais, do executivo e da equipe que porventura venha a atender.
Considerando a organização de viagens, analise as afirmativas a seguir:
I. as viagens de negócios são necessárias para prospecção de novos clientes, reunião com fornecedores e parceiros, coordenação de projetos e atividades fora da sede da empresa.
II. durante a organização da viagem, detalhes quanto à hospedagem, alimentação, transporte, precisam ser planejados antes da viagem.
III. em viagens internacionais, mais cuidados deverão ser tomados, em relação a visto e passaporte, quando necessários, documentação de vacinação e outras informações sobre o país. 
IV. assim como a organização da viagem, a conversa após retorno do executivo deverá fazer parte das atividades do secretário, é nesse momento que poderão ser visto questões que podem ser melhoradas ou novas informações para futuras viagens. 
São corretas as afirmativas: 
RESPOSTA:
Afirmativas I, II, III e IV.
Questão 5/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia as asserções a seguir:
 I. Compreender os aspectos culturais em as viagens de trabalho e negócios é extremamente relevante no atual estágio socioeconômico e político mundial.
 Porque
 II. Gafes e problemas com a falta de conhecimento em Interculturalidade podem gerar conflitos durante um processo de negociação.
 
A respeito dessas assertivas, assinale a opção correta.
RESPOSTA:
As duas assertivas são verdadeiras e a segunda afirmativa justifica a primeira.
Questão 6/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
As organizações contemporâneas buscam continuamente produzir produtos e serviços com qualidade. Porém, atualmente isto não demonstra mais diferenciação frente ao mercado consumidor, mas sim, um pré-requisito para existir (OLIVEIRA, 2004).  Com relação a gestão da qualidade, assinale a alternativa correta:
RESPOSTA:
A gestão da qualidade tem se desenvolvido com o passar do tempo, sendo possível definir quatro épocas diferentes: inspeção, controle estatístico, garantia da qualidade e qualidade total.
Questão 7/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia o fragmento de texto a seguir:
O maior desafio de um negociador é ter que superar objeções, mantendo a calma e o poder de persuasão. Devemos entender que as objeções dos clientes nem sempre são racionais. Com frequência, elas são de ordem emocional e devemos responder às necessidades dos nossos clientes.
 
Fonte: Portal da Revista Exame. Disponível em <: http://exame.abril.com.br/pme/noticias/7-dicas-para-negociar-melhor-com-clientes-da-sua-empresa- >. Acesso em: 01/12/2015
 
Considerando o texto dado e as dicas de atendimento aos diferentes tipos de clientes abordados no livro base, analise as afirmativas a seguir: 
I. O cliente demonstrando agitação e impaciência, consultando muitas vezes o relógio é importante que você o atenda como se fosse um cliente decidido, fazendo demonstrações rápidas e simples, tratando-o com objetividade;
II. Clientes comunicativos devem ser atendidos com cortesia, ouvindo-os atenciosamente e procurando descobrir logo suas intenções;
III. No atendimento de clientes confusos, deve-se fazer perguntas breves para descobrir o que está procurando, realizar demonstrações curtas e usar de linguagem técnica para demonstrar o seu conhecimento.  
IV. Cliente desatento deve ser atendido com muita paciência, limitando o número de opções oferecidas e não se aprofundar em eventuais demonstrações.
 
São corretas as afirmativas: 
RESPOSTA:
Afirmativas I, II e IV, apenas.
Questão 8/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia as asserções a seguir:
 I. A padronização das rotinas de trabalho confere às empresas a legitimidade como organizações que visam a qualidade em suas operações.
 Porque
 II. As organizações, para receberem as certificações, devem cumprir normas e exigências, comuns a todas as empresas que desejam ser certificadas, pois só assim serão consideradas possuidoras de uma boa gestão da qualidade.
 A respeito dessas assertivas, assinale a opção correta.
RESPOSTA:
As duas assertivas são verdadeiras.
Questão 9/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
A qualidade de processos, produtos e serviços tem sido considerada elemento fundamental para a competitividade empresarial. As organizações devem concentrar esforços para atender as necessidades e superar as expectativas consideradas importantes pelos clientes e garantir a conformidade com especificações em suas operações (TEIXEIRA et al., 2013). Com relação as atividades de padronização e melhoria, analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas.
 I. ( ) Os programas de padronização e melhoria de processos são primordialmente compostos de 3 itens: manual de qualidade, procedimento operacional padrão e instrução de trabalho.
II. ( ) O manual de qualidade refere-se ao documento principal com o agrupamento dos demais relatórios e índices de documentações relativas ao sistema de gestão da qualidade da empresa.  
III. (   ) A Instruções de Trabalho – IT é a relação descritiva da execução de cada atividade realizada por determinado profissional.
IV. ( ) Procedimento Operacional Padrão – POP é a descriçãodetalhada de cada função na hierarquia organizacional
 Agora, marque a sequência correta:
RESPOSTA:
V, V, V, F
Questão 10/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Durante a organização de viagens o profissional de secretariado deve atentar-se para o tipo de acomodação e tipo de hotel que deverá ser reservado. Alguns hotéis, em sua estrutura oferecem uma acomodação maior que os tradicionais, com cozinha e até cômodos, que é ideal para longos períodos de tempo, já outros hotéis, aproveitam o espaço para dinamizar reuniões e eventos corporativos, facilitando na questão de deslocamento e agenda dos executivos. De acordo com o conteúdo abordado no livro-base, os hotéis mencionados acima são considerados: 
RESPOSTA:
flat hotel e business center.