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54 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II Unidade II 4 GErEnCIamEnto dE ProJEtoS Atualmente, considera‑se a gestão de projetos uma ciência, com metodologia de trabalho definida. Este assunto tem estado em evidência, especialmente pelo volume e importância que ele ganhou nas últimas décadas. Empresas desenvolvem projetos frequentemente, pois precisam sobreviver e manter‑se atualizadas, o poder público também precisa desenvolver projetos para ampliação de infraestrutura e atendimento permanente das necessidades coletivas para uma população cada vez maior e mais exigente. Um projeto deve possuir roteiro de construção, de forma a ponderar todos os elementos importantes ao mesmo, pensando e repensando fatores financeiros, de RH, estratégia e finalidade, possíveis falhas e formas de detectá‑las etc. Assim, o conteúdo deste capítulo traz ao leitor uma visão sobre os principais elementos a serem ponderados e a forma de dar‑lhes tratamento. 4.1 Concepção de Projeto Um projeto em negócio e ciência é normalmente definido como um empreendimento colaborativo, frequentemente envolvendo pesquisa ou desenho, que é cuidadosamente planejado para alcançar um objetivo particular. Projetos podem ainda ser definidos como sistemas sociais temporários, em vez de permanentes, que são constituídos por equipes dentro ou entre as organizações para realizar tarefas específicas sob restrições de tempo. Também pode ser definido como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas. Os projetos são normalmente autorizados como resultado de uma ou mais considerações estratégicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal (PMI, 2013, p. 14). Veja, portanto, que um projeto deve ser concebido como uma proposta para construção de algo novo ou ampliação daquilo que é existente. As organizações detectam necessidades, e estas direcionam seus investimentos. 55 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais 4.2 o Fator Humano em Projetos Públicos Quando lidamos com projetos públicos, devemos também ponderar as características peculiares que envolvem a gestão do RH nestas instituições. O chamado funcionalismo público, que corresponde à massa de trabalhadores atuantes na área, é composto (resumidamente) por servidores públicos estáveis e cargos de confiança. Embora as equipes gestoras dos projetos possam ser compostas por cargos de livre nomeação, fato que facilita a escolha pelo gestor do perfil e qualificação, a massa operacional fatalmente será composta por servidores públicos, exceto, é claro, nos casos em que há terceirização ou delegação. Mas, quando consideramos o trabalho realizado por servidores públicos, devemos ponderar que eles possuem características próprias e inerentes ao seu regime de trabalho, que podem interferir diretamente no seu comportamento, entre eles, destacamos: • Estabilidade funcional. • Ausência de competitividade. Estes itens exigem gestão diferenciada de um projeto direcionado em uma empresa privada. Em primeiro lugar, devemos apontar que a estabilidade funcional conferida pela legislação aos servidores, embora seja algo que entendemos ser necessário como forma de combate a manipulações políticas da máquina pública, também pode contribuir negativamente para o comportamento funcional do RH, uma vez que o risco extremamente baixo de demissão pode gerar redução do ritmo ou disposição para superação do servidor. Em empresas privadas, o não cumprimento estrito das determinações dos objetivos estratégicos pela equipes ocasiona quase invariavelmente demissão, enquanto nos órgãos públicos, o mesmo não ocorre, devem‑se determinar claramente os objetivos e metas de trabalho desejadas, mas a impulsão dos trabalhadores ao seu cumprimento deve vislumbrar um trabalho motivacional diferenciado, além de estabelecerem‑se indicadores de desempenho muito claros e objetos de análise técnica, visando sua possível cobrança futura. Também citamos aqui a baixa competitividade à qual estão submetidas as instituições públicas. Quando tratamos de serviços públicos, muitos são indisponíveis e de competência exclusiva dos órgãos componentes da máquina estatal, e desta forma não há impulsos por inovações e mudanças na mesma proporção que na iniciativa privada. Isso porque, para as empresas, a inovação e melhoria são fatores‑chave de sobrevivência. Uma empresa que não se adequar ao mercado desaparece. Mas, na área pública, estamos nos referindo a um padrão institucional que não vislumbra o medo da descontinuidade. Veja como exemplo o padrão 56 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II de endividamento de muitos órgãos públicos, que postergam dívidas em proporções e prazos que, para uma empresa privada, significaria a falência. Portanto, o projeto público deve se ater a estas questões como medida fundamental de seu sucesso. 4.3 Estrutura do Projeto Os itens a seguir são componentes curriculares estratégicos na construção de projetos, pois visam a manifestar ao leitor todo o conteúdo do mesmo. A intenção e inspiração do projeto são muito claras aos seus idealizadores, mas estes precisam ser capazes de transmiti‑las para aqueles que farão parte ou autorizarão a sua execução. Para fins didáticos, o presente livro‑texto dispõe do “Anexo I”, contendo um modelo de projeto, em que se demonstra a elaboração de uma proposta para abertura de uma “Casa do Empreendedor” junto ao município de Amparo, em São Paulo. No modelo, demonstra‑se a construção técnica das estruturas de um projeto, para tornar mais claro ao leitor como elaborar o referido documento. Observe os itens a seguir. 4.3.1 Introdução do Projeto Nome do Projeto O projeto deve ter um nome que o identifique. Este item se torna ainda mais importante quando consideramos que as instituições públicas devem possuir “carteiras de projetos”, compreendidas como um portfólio com diversas alternativas de investimento ou mesmo diversos planos simultâneos, desta forma, sua identificação é fundamental. Objetivo do Projeto Descrever os objetivos do projeto, de preferência, citando as expectativas do cliente em relação a ele. O objetivo é de ser sucinto e, claro, não prendendo tempo demasiado do leitor. Justificativas de Negócio Por que o projeto está sendo feito? Normalmente é o que o leitor espera alcançar com o projeto, em relação à sua estratégia de atuação. Neste momento, devemos explicitar a razão da existência da ação sugerida. Gerente do Projeto e suas Atribuições Colocar o nome do gerente do projeto e suas atribuições nele. Essas atribuições podem variar em função da estrutura da organização executora. O gerente é encarregado do projeto e deve ter força para executá‑lo, mas interferências em outras áreas sobre as quais não possui gestão podem gerar conflitos. 57 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais Neste sentido, o perfil do gerente deve ser adequado, não somente na formação e competência técnica, mas também no aspecto interpessoal. Orçamento Prévio A prévia corresponde a uma expectativa de gastos, o detalhamento poder ser disposto como anexo. Neste item apenas devem constar os valores globais para conhecimento. Premissas As premissas são condições indispensáveis à execução do projeto, sem as quais ele não se dará a contento. Restrições Restrições são elementos que não podem ser gerenciados e que limitam a condição de execução do projeto. 4.3.2 Construção do Projeto Planos de Gerenciamento São etapas do planejamento que visam gerenciaras partes fundamentais de um projeto, como o tempo, a qualidade, os riscos etc. Plano de Gerenciamento de Escopo Esta etapa visa estabelecer um plano para lidar com os itens do escopo do projeto. Lista de Requisitos Listar os requisitos e suas particularidades (funcional/não funcional, técnico/negócio, prioridade do requisito etc). Quadro 4 – Modelo de lista de requisitos Requisito Tipo (funcional / não funcional) EAP Trata‑se da estrutura analítica do projeto. Neste ponto nós decompomos o projeto em suas partes mínimas manejáveis, ou seja, pelas ações que serão realizadas e que possuam produtos finais como resultado de sua realização. 58 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II Plano de Gerenciamento de Custos Etapa em que iremos estabelecer as diretrizes para gastos com o projeto. Orçamento do Projeto Demonstrar o orçamento em valores globais, somente utilizar repartições estritamente necessárias, pois o detalhamento deve constar ao final daquele como anexo. Reservas de Contingência Reservas de contingência são as reservas financeiras para riscos identificados. Colocar o valor desta reserva e como se chegou a ele. Este tópico só poderá ser preenchido após a identificação dos riscos do projeto. Plano de Gerenciamento de Tempo Cronograma do Projeto O cronograma de execução deve estar demonstrado preferencialmente em um Diagrama de Gantt. Plano de Gerenciamento da Qualidade Objetivo Descrever os objetivos de qualidade no projeto. Deve responder à questão: o que é qualidade no projeto? Qual qualidade é esperada para o projeto? Indicadores de Desempenho Estabelecer indicadores de desempenho para o projeto. Importante que estes indicadores devem ser mensuráveis. Quando medir? Não basta definir indicadores de desempenho. É importante planejar a periodicidade com que os resultados serão apurados. Responsáveis pela Medição Eventualmente, o gerente do projeto pode delegar a responsabilidade pela medição da qualidade a outro membro da equipe. 59 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos Organograma do Projeto Construir o organograma para o projeto, com as pessoas envolvidas e as relações hierárquicas de cada uma. Quadro 5 – Matriz de Recursos Nome do Recurso Tipo de Contratação Salário/VH Carga Horária Cargo na Empresa Função no Projeto Quadro 6 – Matriz de Responsabilidades (RACI) Recurso R A C I Legenda: R – responsável pela execução; A – Aprova; C – Consultado; I – Informado. Pré-Agendamento de Férias das Pessoas Alocadas no Projeto Informar se as pessoas a serem alocadas no projeto já estiverem com férias marcadas. Exibir o período de férias dessas pessoas. Lembre‑se que a ausência deste item gera riscos ao projeto, uma vez que o gestor pode planejar ações e descobrir depois que várias pessoas do time não estarão disponíveis para executá‑las. 60 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II Treinamento e Desenvolvimento da Equipe Planejar neste tópico as necessidades de treinamento para a equipe. Informar data de realização, quem participará, quem ministrará o treinamento, custo do treinamento, local, conteúdo e avaliação. Plano de Gerenciamento de Comunicações Ferramentas Utilizadas para Armazenamento e Distribuição de Informações no Projeto Planejar quais serão os padrões de ferramentas utilizadas no projeto para armazenamento e distribuição de informações. Quadro 7 – Matriz de Eventos de Comunicação no Projeto Evento ou Informação Objetivo Onde será feito ou disponibilizado? Quando será realizado ou disponibilizado? Quem gera ou quem é o facilitador? Quem é o destinatário ou participante? Como será realizado? Em qual formato? Plano de Gerenciamento de Riscos Quadro 8 – Riscos x Análise de Probabilidade x Impacto Tipo do risco Descrição do risco Probabilidade de ocorrência Impacto P x I Gerenciamento do risco a) Tipo de Risco – Técnico, Humano, Organizacional, Meio‑Ambiente, Governo, Concorrente, Fornecedores. b) Definir a estratégia para gerenciamento de cada risco. É necessário definir como você tratará o risco (mitigar, eliminar, transferir etc.) e também as ações que serão tomadas. 61 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais c) A Probabilidade deve ser estimada em uma escala de 1 a 5, em que 1 é praticamente improvável e 5 é praticamente inevitável. d) O Impacto deve ser avaliado também em uma escala de 1 a 5, em que 1 é insignificante e 5 é arrasador ao projeto. e) O resultado da multiplicação entre Probabilidade x Impacto deve fornecer ao gestor uma visão sobre a importância do monitoramento para cada risco apontado. Quanto maior o resultado, mais atenção o item demandará. Processo para Acompanhamento dos Riscos Não basta planejar os riscos; é necessário acompanhá‑los ao longo do projeto. Deve‑se descrever a periodicidade com que os riscos serão gerenciados ao longo do projeto. Plano de Gerenciamento de Aquisições Decisões de Fazer ou Comprar? O que será necessário comprar ou contratar para o projeto? Critérios para Seleção dos Fornecedores Definir quais os critérios que serão utilizados para a escolha dos fornecedores (licitação, orçamento etc.). Tipos de Contrato Quais serão os tipos de contratos utilizados no projeto? Custo fixo, variável, tempo e material, ordem de compra? Declaração de trabalho de cada aquisição Descrever detalhadamente o trabalho de cada produto/serviço que será adquirido no projeto. Lembre‑se que a declaração de trabalho da aquisição é uma declaração do escopo, premissas e restrições do que está sendo adquirido. Acompanhamento do Trabalho das Aquisições Definir os processos a serem utilizados para o acompanhamento do trabalho das aquisições no projeto. É importante, sobretudo, acompanhar o andamento do trabalho de cada fornecedor. 5 ProJEtoS PúblICoS Quando nos referimos à concepção de projetos para área pública, temos que considerar as especificidades do setor. 62 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II Um bom projeto público precisa sair do papel e converter seus objetivos e metas em realidade. Isso é mais difícil do que parece, pois os órgãos públicos possuem uma realidade diferente das empresas privadas, tendo que ponderar fortemente questões políticas e sociais, além do caráter continuado a que estão submetidas suas propostas mais importantes. Desta forma elaboramos o roteiro adiante, que se recomenda aplicação não por questões legais, mas de bom senso. Estas etapas visam consolidar todas as visões necessárias durante a construção da proposta de governo que ora se pretende instaurar. Roteiro de Projeto 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores 7. Formalização 8. Apresentação ao Legislativo e Comunidade Figura 17 Acreditamos que, se estas etapas forem cumpridas, o projeto possuirá grandes chances de sucesso. Para tanto, detalharemos cada etapa, apresentando ferramentas para trabalho em cada uma delas. 1– Formação da Equipe Cada gestor (líder) deve definir os papéis de trabalho e funções de que necessitará para formar sua equipe de apoio. Devem ser escolhidas as funções essenciais na área financeira, planejamento, feedback com público‑alvo, logística etc. Após definição das funções necessárias, o gestor deverá nomear seu pessoal de acordo com o perfil individual, capacidade, experiência e comprometimento com a atual gestão. Esta etapa se assemelha à montagem de equipes em empresas privadas. O diferencial é que surge, neste momento a figura do Cargo de Confiança. A legislação trabalhista não contempla especificamente umadefinição de cargo de confiança, sendo assim enquadrados pela doutrina e jurisprudência os gerentes, diretores, administradores, chefes de departamento, com amplos poderes e que ocupam função diretiva na empresa ou estabelecimento, são os também denominados altos empregados. 63 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais O exercente de cargo de confiança, apesar de ser também um empregado, a rigor não se confunde com um subordinado comum, face a posição hierarquicamente superior, de colaboração e até exercício do poder diretivo na empresa além da fidúcia que nele é depositada pelo empregador, que não se confunde com uma confiança normal e inerente a toda a relação de emprego, mas um elemento objetivo da relação, expressão do cargo ocupado (CCL, [s.d.]). 2 – Análise do Objeto 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores 7. Formalização 8. Apresentação ao Legislativo e Comunidade Figura 18 Uma vez formada a equipe, esta deve iniciar o processo de análise do objeto. Não se conhecem adequadamente os problemas e projetos de solução viáveis, portanto, a equipe deve utilizar metodologias de avaliação e diagnóstico confiáveis. O ferramental sugerido para a presente fase constitui‑se em uma adaptação do Planejamento Estratégico Situacional (PES). Avaliação e Diagnóstico Existem diversas metodologias de trabalho, e cada governante tem liberdade para escolher as ferramentas que melhor se adaptem ao seu estilo de gestão. Vamos expor uma destas sistemáticas de trabalho para diagnóstico situacional e criação de contra medidas para resolução das diferentes problemáticas detectadas, trata‑se do Planejamento Estratégico Situacional. A metodologia para planejar de forma estratégica a situação compreende quatro fases: 64 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II I Diagnóstico III Estratégia IV Operação II Formulação Figura 19 Observe que o sistema possui caráter cíclico, uma vez que encerrando‑se a fase IV, torna‑se a executar novamente a fase I, para avaliação de resultados e adoção de medidas corretivas, caso necessário, ou ainda eventual mudança de rumo, se os resultados alcançados não se aproximarem de forma satisfatória aos planejados. Diagnóstico Nesta fase inicial, em geral, pode haver um brainstorm. Utilizaremos como ilustração a simulação de atividade nestes moldes junto a uma divisão interna de uma Prefeitura. Neste caso, os funcionários são agentes fiscais concursados e têm oportunidade de citar problemas pontuais que acreditem ser pertinentes para ataque e resolução. Todos têm a oportunidade de participar, desde os cargos iniciais até a chefia, obtendo os seguintes dados: • Total de Horas Extras (HE) ultrapassa limites estabelecidos pelo Diretor. • Volume de trabalho força priorizar quantidade sobre qualidade. • Serviço reativo e não proativo. • Interferência de outras secretarias em trabalhos internos. • Não há conhecimentos de reais problemas na cidade. 65 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais • Horas extras feitas sem autorização. • Fiscalização não opera em finais de semana. • Quantidade de fiscais insuficiente. • Processos mal instruídos. • Foco equivocado. • Qualificação insuficiente. • Fiscalização pouco organizada. • Equipamentos ultrapassados. • Material inadequado. • Conflitos internos. Após a tomada de todos os pontos problemáticos pelos envolvidos no processo, deve haver a exposição visual deles: Uma vez anotadas todas as queixas, elas devem ser encadeadas, em forma de teia, demonstrando suas ligações, uma vez que muitos problemas surgem de forma repetitiva. Fiscalização pouco organizada Horas extras feitas sem autorização Horas extras insuficientes Serviço reativo e não proativo Foco equivocado das ações Material de trabalho inadequado Não há reuniõesBaixa interatividade entre os agentes fiscais Não há conhecimento dos reais problemas da cidade Fiscalização não opera em finais de semana Interferência de outras secretarias nos trabalhos de fiscalização Volume de trabalho força a priorizar a quantidade sobre a qualidade Não são exigidos todos os documentos na entrada para I. M. Processos chegam mal instruídos Quantidade de fiscais insuficiente Qualificação técnica insuficiente Total de H. E.s mensais ultrapassa os limites predeterminados pelo Diretor Atendentes não têm conhecimento dos trâmites e exigências para abertura de empresas Equipamentos ultrapassados Inexistência de padrão às ações desenvolvidas Surgimento de conflitos internos entre os agentes R. H. mal aproveitado Figura 20 66 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II O arranjo dos problemas deve seguir da esquerda para direita, pois, após concluído o encadeamento dos problemas, devemos demonstrar, por meio de vetores de descrição, a veracidade da conjuntura de problemas propostos. Fiscalização pouco organizada Horas extras feitas sem autorização Horas extras insuficientes Serviço reativo e não proativo Foco equivocado das ações Material de trabalho inadequado Não há reuniões Baixa interatividade entre os agentes fiscais Não há conhecimento dos reais problemas da cidade Fiscalização não opera em finais de semana Interferência de outras secretarias nos trabalhos de fiscalização Volume de trabalho força a priorizar a quantidade sobre a qualidade Não são exigidos todos os documentos na entrada para I. M. Processos chegam mal instruídos Quantidade de fiscais insuficiente Qualificação técnica insuficiente Total de H. E.s mensais ultrapassa os limites predeterminados pelo Diretor Atendentes não têm conhecimento dos trâmites e exigências para abertura de empresas Equipamentos ultrapassados Inexistência de padrão às ações desenvolvidas Surgimento de conflitos internos entre os agentes R. H. mal aproveitado Causas Figura 21 67 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais Horas extras feitas sem autorização Fiscalização pouco organizada Horas extras insuficientes Serviço reativo e não proativo Foco equivocado das ações Material de trabalho inadequado Não há reuniões Baixa interatividade entre os agentes fiscais Não há conhecimento dos reais problemas da cidade Fiscalização não opera em finais de semana Interferência de outras secretarias nos trabalhos de fiscalização Volume de trabalho força a priorizar a quantidade sobre a qualidade Não são exigidos todos os documentos na entrada para I. M. Processos chegam mal instruídos Quantidade de fiscais insuficiente Qualificação técnica insuficiente Total de H. E.s mensais ultrapassa os limites predeterminados pelo Diretor d1: Fiscalização cobre somente 50,00% do expediente dos eventos realizados pela prefeitura e 0,00% particulares d3: Apresentação de queixas pelos funcionários em relação à 4,00% dos trabalhos desenvolvidos d2: Processos de inscrição municipal levam até 02 anos para serem concluídos Atendentes não têm conhecimento dos trâmites e exigências para abertura de empresas Equipamentos ultrapassados Inexistência de padrão às ações desenvolvidas Surgimento de conflitos internos entre os agentes R. H. mal aproveitado Causas Vetor de descrição do prlblema (VDP) Figura 22 Formulação: Feito o encadeamento de problemas, suas ligações e apresentados os vetores de descrição, devemos identificar os “nós críticos”, que são pontos‑chave da situação, e uma vez eliminados, acabam por dirimir a conjunturade problemas apontados. 68 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II Horas extras feitas sem autorização Fiscalização pouco organizada Horas extras insuficientes Serviço reativo e não proativo Foco equivocado das ações Material de trabalho inadequado Não há reuniões Baixa interatividade entre os agentes fiscais Não há conhecimento dos reais problemas da cidade Fiscalização não opera em finais de semana Interferência de outras secretarias nos trabalhos de fiscalização Volume de trabalho força a priorizar a quantidade sobre a qualidade Não são exigidos todos os documentos na entrada para I. M. Processos chegam mal instruídos Quantidade de fiscais insuficiente Qualificação técnica insuficiente Total de H. E.s mensais ultrapassa os limites predeterminados pelo Diretor d1: Fiscalização cobre somente 50,00% do expediente dos eventos realizados pela prefeitura e 0,00% particulares d3: Apresentação de queixas pelos funcionários em relação à 4,00% dos trabalhos desenvolvidos d2: Processos de inscrição municipal levam até 02 anos para serem concluídos Atendentes não têm conhecimento dos trâmites e exigências para abertura de empresas Equipamentos ultrapassados Inexistência de padrão às ações desenvolvidas Surgimento de conflitos internos entre os agentes R. H. mal aproveitado Causas Vetor de descrição do prlblema (VDP) NC2 NC1 NC4 NC3 Figura 23 Estratégia A estratégia compreende, após a identificação dos nós críticos, a determinação da situação atual em que nos encontramos, seguida pela situação que objetivamos atingir. Devem constar ainda o tempo estimado e as operações para consecução das metas. 69 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais Quadro 9 – Estratégia Situação inicial Operações Situação do objetivo Problema: Fiscalização Fazendária é ineficiente. d1: Fiscalização cobre somente 50% do expediente dos eventos realizados pela Prefeitura e 0,00% dos Particulares; d2: Processos de Inscrição Municipal levam até 02 anos para serem concluídos; d3: Apresentação de queixas pelos funcionários em relação a 40,00% dos trabalhos desenvolvidos. OP1: Avaliar necessidades e levantar orçamento de equipamentos necessários; OP2: Levantar quantitativo de trabalho, fluxo, atribuições e número ideal de funcionários; OP3: Criar Instrução Normativa com manual de fiscalização; OP4: Levantamento das necessidades de treinamento e qualificação, assim como verba necessária. Resultados R1: Divisão equipada adequadamente, com plena produtividade; R2: Recursos Humanos bem alocados, garantindo a prestação de serviços demandada pelo município; R3: Atuações padronizadas, garantindo a Isonomia da Fiscalização nas ações empreendidas; R4: Agentes bem treinados e qualificados, com serviços de alto padrão prestados ao contribuinte. Tempo: 5 meses As operações são ações que visam à solução do nó crítico, portanto, deve haver uma operação para cada nó. Operação Considerando que a operação visa à solução de um nó crítico, esta deve possuir diversas suboperações, todas focadas e direcionadas à problemática em pauta. Antes, entretanto, devemos elencar os descritores pertinentes ao nó citado, comprovando tecnicamente sua existência, principalmente aos leitores do projeto. Quanto às operações, cada uma também deve possuir os resultados esperados após sua realização. 3 – Idealização do Programa 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores Figura 24 Após formação do cenário atual do objeto, seus principais pontos falhos e problemas‑chave (nós críticos), devemos nos ater à fase “Planejamento” do P.E.S., em que poderemos agrupar as principais ações necessárias na forma de um esboço de Programa. 70 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II De acordo com a Portaria nº 42/99 da STN, programa é o instrumento de organização da ação governamental que visa à concretização dos objetivos pretendidos pela Administração, sendo mensurado pelos indicadores estabelecidos, o PPA. Trata‑se, portanto, de um conjunto de ações da Administração objetivamente voltadas à solução ou minimização de problemas conjunturais ou específicos da sociedade. O PPA deverá contemplar os programas finalísticos, os de apoio administrativo, bem como os relativos às operações especiais de duração continuada (Secretaria Municipal de Fazenda, pg 71). Ainda nesta fase, devemos utilizar, visando à composição correta da estratégia, a análise de dois elementos: • Jurídica: levantar e avaliar toda a carga de legislação inerente à temática estudada, suas limitações, obrigações e vedações. • Cenários: criar projeções de resultados com base no conjunto de decisões possíveis. 4 – Estudos econômico, financeiro, social e político 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores 7. Formalização Figura 25 Agora, a equipe deverá levantar o orçamento necessário para a realização do programa ora analisado. Os custos deverão ser projetados em valores aproximados. A mensuração deve abordar não somente questões financeiras, mas também impactos sociais e políticos sobre a gestão. Problema Programa Ações Subações $ 71 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais Quadro 10 – Exemplo de orçamento Programa Ação Subações Custo Escola Para Todos Construção de Unidade de Ensino Projeto R$ 2.000,00 Contratação de Construtora ‑ Alocação Orçamentária ‑ Execução R$ 500.000,00 Compra de Materiais Escolares Levantamento do Material ‑ Compra Material R$ 50.000,00 Total R$ 552.000,00 5 – Ponderações sobre Estratégias 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores 7. Formalização Figura 26 Uma vez formulada a estruturação dos custos e impactos da proposta, deve‑se analisar sua viabilidade. Caso a Administração entenda o programa como essencial, mas não houver caixa suficiente, pode‑se adotar (desde que não seja serviço público típico) uma estratégia institucional, via entidades paraestatais, ou programática, via processo creditício. O foco aqui é ponderar sobre a viabilidade de implementação do programa, e em caso positivo, a forma desta realização. 6 – Negociações com Atores 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores 7. Formalização Figura 27 72 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II Após definição sobre a forma de implementação, deve‑se analisar os atores que participarão do processo de implementação do projeto. Deve‑se traçar estratégias de aproximação e negociação. Temos que fechar o “Triângulo de Governo”. 7– Formalização 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores 7. Formalização Figura 28 Uma vez concluída a proposta e determinada sua viabilidade, devemos transformá‑la no padrão formal para anexação ao PPA. A seguir, um modelo de planilha simplificada para programa governamental. Quadro 11– Descrição dos Programa Governamentais Inicial Alteração Inclusão Exclusão Município de ... Programa Código do Programa Unidade Responsável pelo Programa Código da Unidade Responsável ObjetivoJustificativa 73 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais Metas Indicadores Unidade de Medida Índice Recente Índice Futuro Previsão da Evolução dos Indicadores por Exercício Indicadores 2006 2007 2008 2009 Custo Total para o Programa Justificativa das Modificações Descritivo - Estrutura O programa é o instrumento de organização da atuação governamental que articula um conjunto de ações que concorrem para a concretização de um objetivo comum preestabelecido, mensurado por indicadores instituídos no plano, visando à solução de um problema ou o atendimento de determinada necessidade ou demanda da sociedade. O programa é o módulo comum integrador entre o plano e o orçamento. Em termos de estruturação, na concepção inicial da reforma orçamentária de 2000, o plano deveria terminar no programa e o orçamento começar no programa, o que confere a esses instrumentos uma integração desde a origem. O programa, como módulo integrador, e as ações, como instrumentos de realização dos programas. A organização das ações do Governo sob a forma de programas visa proporcionar maior racionalidade e eficiência na administração pública e ampliar a visibilidade dos resultados e benefícios gerados para a sociedade, bem como elevar a transparência na aplicação dos recursos públicos. • Órgão responsável: Órgão responsável pelo gerenciamento do programa, mesmo quando o programa for integrado por ações desenvolvidas por mais de um órgão (programa multissetorial). 74 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II • Unidade responsável: Unidade administrativa responsável pelo gerenciamento do programa, mesmo quando o programa for integrado por ações desenvolvidas por mais de uma unidade. • Denominação: Expressa os propósitos do programa em uma palavra ou frase‑síntese de fácil compreensão pela sociedade. Não há restrição quanto ao uso de nomes de fantasia. Por exemplo: “Abastecimento de Energia Elétrica”; “Combate à Violência contra as Mulheres”; “Saneamento Rural”; “Primeiro Emprego”. • Problema: É uma situação indesejável declarada por uma autoridade como evitável ou uma necessidade não atendida, identificada na sociedade. Deve ser formulado como condição negativa, evitando‑se enunciar a ausência de alguma solução específica. • Objetivo do Programa: O objetivo expressa o resultado que se deseja alcançar, ou seja, a transformação da situação a qual o programa se propõe modificar. Deve ser expresso de modo conciso, evitando a generalidade, dando a idéia do que se pretende de forma clara, categórica e determinante. Exemplo: Programa: Acesso à Alimentação / Objetivo: Garantir à população em situação de insegurança alimentar o acesso à alimentação digna, regular e adequada à nutrição e manutenção da saúde humana. • Público‑alvo: Especifica o(s) segmento(s) da sociedade ao(s) qual(is) o programa se destina e que se beneficia(m) direta e legitimamente com sua execução. São os grupos de pessoas, comunidades, instituições ou setores que serão atingidos diretamente pelos resultados do programa. A definição do público‑alvo é importante para identificar e focar as ações que devem compor o programa. • Justificativa: A justificativa para a criação do programa deve abordar o diagnóstico e as causas da situação‑problema para a qual o programa foi proposto; alertar quanto às conseqüências da não implementação do programa; e informar a existência de condicionantes favoráveis ou desfavoráveis ao programa. Além disso, para programas novos, é necessário estimar a despesa prevista para o período do Plano e a origem dos recursos que irão custear o programa. • Objetivo Social Associado: Especifica o principal objetivo setorial para o qual o programa contribui. • Tipos de Programa: Os Programas são classificados em dois tipos: — Programas Finalísticos: dos quais resultam bens ou serviços ofertados diretamente à sociedade, cujos resultados sejam passíveis de mensuração; — Programas de Apoio às Políticas Públicas e Áreas Especiais: são programas voltados aos serviços típicos de Estado, ao planejamento, à formulação de políticas setoriais, à coordenação, à avaliação ou ao controle dos programas finalísticos, resultando em bens ou serviços ofertados ao próprio Estado, podendo ser composto inclusive por despesas de natureza tipicamente administrativas. 75 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais • Horizonte Temporal: Estabelece o período de vigência do programa, podendo ser contínuo ou temporário. Um programa pode ser de natureza contínua mesmo que parte de suas ações seja de natureza temporária. No caso de programa temporário, serão informados o mês e ano de início e de término previstos, e o seu valor global estimado. O término previsto a ser considerado é o do programa, ainda que se situe aquém ou além do período de vigência do PPA. • Estratégia de Implementação do Programa: Indica como serão conduzidas as ações, quais os instrumentos disponíveis ou a serem constituídos, e a forma de execução (direta, descentralizada para Estados, Distrito Federal e Municípios e transferências) para atingir os resultados pretendidos pelo programa. Devem‑se considerar, também, na descrição da estratégia de implementação, aspectos como critérios de elegibilidade para acesso aos bens e serviços ofertados pelo programa, responsabilidades no gerenciamento e na execução das ações (Órgãos e Unidades Administrativas), a forma de implementação das ações, explicitando os agentes e parceiros (federal, estadual, municipal e privado) envolvidos, e a contribuição de cada um para o sucesso do programa; e os mecanismos (sistemas) utilizados no monitoramento da execução. • Indicador: Instrumento capaz de medir o desempenho do programa. Deve ser passível de aferição, coerente com o objetivo estabelecido, sensível à contribuição das principais ações e apurável em tempo oportuno. O indicador permite, conforme o caso, mensurar a eficácia, eficiência ou efetividade alcançada com a execução do programa. Exemplo: Objetivo: “Reduzir o analfabetismo no País” Para cada programa finalístico é obrigatório haver ao menos um indicador. Para os programas de apoio às políticas e áreas especiais, a presença de indicadores é facultativa. O indicador possui os atributos especificados a seguir: — Denominação: Forma pela qual o indicador será apresentado à sociedade. — Unidade de medida: Padrão escolhido para mensuração da relação adotada como indicador. Por exemplo, para o indicador “taxa de analfabetismo” a unidade de medida seria “porcentagem”, e para o indicador “taxa de mortalidade infantil” a unidade de medida seria “1/1000” (1 óbito para cada 1000 nascimentos). — Índice de referência: Situação mais recente do problema e sua respectiva data de apuração. Consiste na aferição de um indicador em um dado momento, mensurado com a unidade de medida escolhida, que servirá de base para projeção do indicador ao longo do PPA. — Índices esperados ao longo do PPA: Situação que se deseja atingir com a execução do programa, expresso pelo indicador, ao longo de cada ano do período de vigência do PPA. 76 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Unidade II — Índice ao final do programa (somente para programas temporários): Resultado que se deseja atingir com a conclusão da execução do programa. Deve ser preenchido apenas no caso dos programas temporários. — Fonte: Órgão responsável pelo registro ou produção das informações necessárias para a apuração do indicador e divulgação periódica dos índices. As informações utilizadas na construção dos indicadores poderão ser produzidas pelos próprios órgãos executoresdos programas ou outros integrantes da estrutura do Ministério responsável. Estes deverão manter sistemas de coleta e tratamento de informações com esta finalidade. Em muitos casos, entretanto, as informações serão buscadas junto a outras fontes que podem ser instituições oficiais ou mesmo privadas, quando de reconhecida credibilidade: IBGE, FIPE, FGV, Banco Central, DIEESE, ANBID, entre outras. — Periodicidade: Freqüência com a qual o indicador é apurado. Por exemplo: anual (apurado uma vez ao ano); mensal (apurado uma vez ao mês); bienal (apurado a cada dois anos). — Base geográfica: Menor nível de agregação geográfica da apuração do índice, podendo ser municipal, estadual, regional ou nacional. — Fórmula de cálculo: Demonstra, de forma sucinta e por meio de expressões matemáticas, o algoritmo que permite calcular o valor do indicador. Por exemplo, para o indicador “Espaço aéreo monitorado”, a fórmula de cálculo poderia ser “Relação percentual entre o espaço aéreo monitorado e o espaço aéreo sob jurisdição do Brasil”, assim como para o indicador “Incidência do tétano neonatal” a fórmula de cálculo poderia ser “Relação percentual entre o número de casos novos de tétano neonatal e o total da população menor de um ano de idade”. (BRASIL, 2013). 8- Apresentação ao Legislativo e Comunidade 1. Formação de Equipe 2. Análise do Objeto 3. Idealização do Programa 4. Estudos Econômico, Financeiro, Social e Político 5. Ponderação sobre Estratégias 6. Negociação com Atores 7. Formalização 8. Apresentação ao Legislativo e Comunidade Figura 29 Criar apresentação da proposta ao Legislativo e à comunidade, para aprovação e inclusão junto ao PPA para realização. 77 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Gestão social das Políticas sociais resumo Vimos que, para o atendimento do princípio basilar da eficiência na administração pública, a otimização dos gastos e investimentos pede a profissionalização da gestão por meio de técnicas já amplamente utilizadas pela iniciativa privada. A administração pública, devido à grande extensão e complexidade que vem ganhando nos montantes financeiros que movimenta, e ainda pela importância estratégica que representa atualmente para sociedade, precisa recorrer a modelos de elaboração de projetos que contemplem quantas variáveis e planos táticos quantos forem necessários para maximização da garantia de sucesso. A sociedade em evolução tem cobrado e acompanhado o poder público nos investimentos aos quais ele tem se impetrado a concretizar, e, diferentemente de tempos passados, quando se via grande distância entre a comunidade e o poder executivo (principal gestor do erário público), agora temos uma camada cada vez maior da população com qualificação para acompanhamento das ações estatais, sem contar os inestimáveis trabalhos realizados de forma incessante pelas instituições controladoras da atividade estatal que hoje se fazem fortemente presentes, como Ministério Público e Tribunais de Contas, além, é claro, da atuação dos poderes Legislativo e Judiciário. O ferramental que apresentamos nesta Unidade é uma adaptação e conceitualização de técnicas da maior importância na esfera de debate da gestão de investimentos. Importante frisar que anexamos ao presente livro‑texto uma cópia de esboço de projeto para investimento na área de fomento social aos pequenos empreendedores. 78 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 FIGURAS E ILUSTRAÇÕES Figura 5 FIGUEIRA, A. F. B. V. B. Orçamento Público. 2009. 120 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado) – UNIFIA, Amparo, 2009. p. 15. Figura 6 FIGUEIRA, A. F. B. V. B. Orçamento Público. 2009. 120 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado) – UNIFIA, Amparo, 2009. p. 16. Figura 7 CAMPELLO, C. A. G. B.; MATIAS, A. B. Administração financeira municipal. Editora Atlas, 2000. p. 64 Figura 11 CAMPELLO, C. A. G. B.; MATIAS, A. B. Administração financeira municipal. Editora Atlas, 2000. p. 32 Figura 16 CAMPOS, A. E. M.; ABEGãO, L. H.; DELAMARO, M. C. O Planejamento de Projetos Sociais: dicas, técnicas e metodologias. Rio de Janeiro: Oficina Social, Centro de Tecnologia, Trabalho e Cidadania, 2002. Cadernos da Oficina Social – Caderno 9. Disponível em: <http://www.coepbrasil.org.br/portal/publico/ apresentarConteudoMestre.aspx?TIPO_ID=1>. Acesso em 8 abr. 2014. p. 19. Adaptação. REFERêNCIAS Textuais ARGUS, A. Planejamento como Instrumento de Gestão. Apostila, UNIP, Programa de Pós‑Graduação em Gestão Social de Políticas Sociais, 2010. ARMANI, D. Como elaborar projetos? Guia Prático para Elaboração e Gestão de Projetos Sociais. Porto Alegre: Tomo, 2000. AZAMBUJA, J. L. B.; DEPONTI, C. M.; ECKERT, C. Estratégia para construção de indicadores para avaliação da sustentabilidade e monitoramento de sistemas. Revista Agroecologia e Desenvolvimento Rural Sustentável. Porto Alegre, v. 3, n. 4, out/dez 2002. BAPTISTA, M. V. Planejamento Social: intencionalidade e instrumentação. Lisboa: Veras, 2010. 79 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 BOBBIO, N. Estado, Governo e Sociedade: para uma teoria geral da política. 4. ed. Tradução de Marco Aurélio Nogueira. São Paulo: Paz e Terra. 1992. BOBBIO, N. Sociedade Civil. In: ___. Dicionário de Política. 2. ed. Brasília: UnB, 2002. p. 1206‑1211. BRASIL. Presidência da República. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília, DF, 1988a. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm>. Acesso em: 7 abr. 2014. ___. Ato das disposições constitucionais transitórias. In: ___. ___. Brasília, DF, 1988b. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm>. Acesso em: 7 abr. 2014. ___. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria n° 42, de 14 de abril de 1999. Disponível em: <http://www.sepof.pa.gov.br/ppasite/pdf/Portaria_n_42_de_14_de_abril_de_1999_ MOG.pdf>. Acesso em: 8 abr. 2014. ___. Presidência da República. Lei Complementar n° 101, de 4 de maio de 2000. Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/LCP/Lcp101.htm>. Acesso em: 8 abr. 2014. ___. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Orçamento Federal. Manual técnico de orçamento – MTO. Edição 2012. Brasília, 2013. CAMPELLO, C. A. G. B.; MATIAS, A. B. Administração financeira municipal. São Paulo: Atlas, 2000. CAMPOS, A. E. M.; ABEGãO, L. H.; DELAMARO, M. C. O Planejamento de Projetos Sociais: dicas, técnicas e metodologias. Rio de Janeiro: Oficina Social, Centro de Tecnologia, Trabalho e Cidadania, 2002. Cadernos da Oficina Social – Caderno 9. Disponível em: <http://www.coepbrasil.org.br/portal/publico/ apresentarConteudoMestre.aspx?TIPO_ID=1>. Acesso em 8 abr. 2014. CARVALHO, M. C. B. Avaliação Participativa: uma escolha metodológica. In: RICO, E. M. (org.) Avaliação de Políticas Sociais em Debate. São Paulo: Cortez, 1998. CCL. Softwares para RH e contabilidade. Cargo de confiança: considerações. [s.d.]. 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Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado) – UNIFIA, Amparo, 2009. GOMES, M. de F. C. M. G. Avaliação de Políticas Sociais e Cidadania: pela ultrapassagem do modelo funcionalista clássico. In.: SILVA, M. O. S. Avaliação de Políticas e Programas Sociais: teoria e prática. São Paulo: Veras, 2001. HEGEL, G. F. W. Princípio de filosofia do direito. Lisboa: Guimarães, 1990. HELDMAN, K. Gerência de Projetos. 5. Ed. São Paulo: Elsevier, 2009. HOBBES, T. De Cive: elementos filosóficos a respeito do cidadão. Tradução de Ingeborg Soler. Petrópolis: Vozes, 1993. Clássicos do pensamento político. MARINO, E. Manual de Avaliação de Projetos Sociais. 1. ed. São Paulo: IAS – Pedagogia Social, 1998. MARINO, Eduardo. Diretrizes para avaliação de projetos e programas de investimento social privado. 2003. Dissertação (Mestrado em Administração) – Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2003. 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Rio de Janeiro: Forense, 2011. 81 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 PMI – Project Management Institute. A guide to the project management Body of Knowledge: PMBOK Guide. 5. ed. Pensilvânia: Project Management Institute, 2013. Guia PMBOK. RODRIGUES, M. C. P. Projetos Sociais Corporativos. São Paulo: Atlas, 2010. ROUSSEAU, J‑J. Do contrato social. São Paulo: Martin Claret, 2013. ROMERA, V. M.; PAULILO, M. A. S. Avaliação em políticas sociais: dimensões constituintes e constitutivas. Revista Ágora Políticas Públicas e Serviço Social, ano 2, n. 4, julho de 2006. SALA, A. 1998. O Registro Médico em Serviços Ambulatoriais: a anotação como Componente da Técnica em Saúde [Tese de Doutorado]. São Paulo: Faculdade de Medicina, Universidade de São Paulo, 1998. SALA, A; Nemes M. I. B.; COHEN D. D. A avaliação e a prática programática, p. 173‑192. In: SCHRAIBER, L. B.; NEMES, M. I. B.; MENDES‑GONçALVES, R. B. (orgs.). Saúde do Adulto: Programas e Ações na Unidade Básica. São Paulo: Hucitec, 1996. SALA, A.; NEMES, M. I. B.; COHEN, D. D. Metodologia de avaliação do trabalho na atenção primária à saúde. Cad. Saúde Pública, Rio de Janeiro, v. 14, n. 4, out. 1998. Disponível em: <http://www.scielo.br/ scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0102‑311X1998000400016&lng=en&nrm=iso>. Acesso: 9 abr. 2014. SãO PAULO. Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. Competência. São Paulo: [s.d.]a. Disponível em: <http://www4.tce.sp.gov.br/competencia>. Acesso em: 9 abr. 2014. SãO PAULO. Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. Gestão estratégica. São Paulo: [s.d.]b. Disponível em: <http://www4.tce.sp.gov.br/gestao‑estrategica>. Acesso em: 14 abr. 2014. SILVA, P. L. B. (coord.). Modelo de Avaliação de Programas Sociais Prioritários: relatório final. Programa de Apoio à Gestão Social no Brasil. Campinas: NEPP‑UNICAMP, 1999. SILVA, P. L. B.; COSTA, N. R. A avaliação de programas públicos: reflexões sobre a experiência brasileira. Relatório Técnico. Cooperação Técnica BID‑IPEA. Brasília: IPEA, 2002. SILVA, P. L. B.; MELO, M. A. B. O processo de implementação de políticas públicas no Brasil: características e determinantes da avaliação de programas e projetos. Campinas: NEPP‑UNICAMP, 2000. Sites <http://www.comprasnet.gov.br/>. 82 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 anExo I – Modelo de Projeto 1. Introdução Nome do Projeto “CASA DO EMPREENDEDOR” Objetivo do Projeto Implementar um novo modelo de atendimento ao empreendedor no município. Busca‑se reestruturar a concepção do projeto “AGILIZA” (em vigor no momento), ampliando o rol de serviços disponíveis, bem como solucionando problemas existentes. A partir deste novo serviço objetivamos colocar a Prefeitura de Amparo definitivamente na rota do empreendedorismo, trazendo facilidades principalmente aos pequenos empreendedores (maioria quantitativa), e estabelecendo um padrão de excelência no ramo, tornando a cidade referência nacional em políticas de formalização. Podemos, portanto, definir a missão do projeto como sendo: “Tornar a cidade de Amparo referência nacional em políticas de apoio ao Empreendedor” Justificativas do Projeto Atualmente, embora os pequenos empreendedores sejam reconhecidamente frágeis do ponto de vista econômico, os mesmos têm papel fundamentalmente social, impactando fortemente na distribuição de renda e poder aquisitivo da população, pois geram muitos empregos (cerca de 60% da massa ocupada) e contribuem para movimentar a economia. Assim sendo, esta classe precisa de atendimento especializado, considerando sua vulnerabilidade, pois ao contrário de grandes empresas os mesmos não possuem em seu quadro funcional profissionais especializados e com dedicação exclusiva ao saneamento de problemas burocráticos e técnicos. Segundo o Sebrae, 6 em cada 10 novos empreendimentos entram em descontinuidade, o que representa alta taxa de mortalidade. Entretanto, somente 30% dos empreendimentos que encerram suas atividades possui “plano de negócios estruturado”, ou seja, os empreendedores planejados têm menores chances de falência do que os aventureiros. Assim sendo, busca‑se uma forma de tratamento verdadeiramente isonômico aos pequenos empresários, de forma a trazer suporte aos mesmos, com simplificação de exigências e facilitação da formalidade, de forma a aumentar a possibilidade de sucesso dos pequenos empresários. 83 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Além destas citações, agreguemos o fato de que o projeto AGILIZA encontra‑se comprometido em sua capacidade de atendimento. O aumento de demanda gerado pela facilitação do processo gerou um esgotamento da capacidade instalada das equipes de apoio (principalmente interno), de forma que o reinvestimento em estrutura é fundamental para continuidade dos trabalhos realizados. Gerente do Projeto e suas Atribuições Começamos, então, a delinear as responsabilidades do projeto. Salientamos que a linha de apoiadores será melhor descrita na versão final do projeto, e deverá ser finalizada junto ao TAP (Termo de Abertura de Projeto). Gerente do Projeto: “Fulano” Área: Secretaria Municipal de Fazenda Responsabilidades: 1) Revisar a documentação formal do projeto e tomar uma decisão para: Aceitar, Recusar ou Aceitar com Condições as diretrizes do projeto após sua aprovação pelo Governo. 2) Atuar como o ponto central de contato para toda comunicação formal relacionada entre o projeto, os apoiadores e o Governo. 3) Assegurar que os membros da equipe do projeto estejam cientes de suas responsabilidades e, também, que todos os compromissos assumidos pelos indivíduos sejam realizados. 4) Elaborar e atualizar o Plano de Projeto com a anuência expressa do Governo. 5) Controlar o cronograma, orçamento e variações técnicas dentro das margens estabelecidas do projeto, e qualidade de execuçãodas ações e escopo definido ou atualizado. Autoridade para: 1) Engajar e substituir o pessoal da equipe de projeto quando necessário e dirigir as atividades da equipe. 2) Acessar os contatos com a população e os fornecedores internos e externos em todos os assuntos relativos a este projeto. 3) Acessar os Gerentes de Recursos em todos os assuntos relativos ao projeto. 4) Controlar o orçamento do projeto. 84 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Orçamento Prévio Aqui devemos fazer uma observação, pois o projeto trata de ampliação de serviço existente, portanto parte do custo de manutenção já é existente. Implantação: Aprox. R$ 95.000,00. • Implantação com Reaproveitamento de Equipamentos: Aprox. R$ 65.000,00. • Diferença: Aprox. R$ 30.000,00. Custeio Anual: Aprox. R$ 52.000,00 (R$ 4.300,00 mensais). • Custeio Existente: Aprox. R$ 30.000,00 • Incremento de Custeio: Aprox. R$ 22.000,00 Folha de Pagto. Anual: Aprox. R$ 240.000,00 (R$ 20.000,00 mensais). • Folha Existente: Aprox. R$ 112.000,00. • Incremento de Folha: Aprox. R$ 128.000,00. Premissas • Apoio do Governo. • Deverão ser contratados servidores. • Deverão ser firmadas parcerias estratégicas com Sebrae, Agência Paulista de Fomento e Empresa Jr. Centro Universitário Local. • As Secretarias deverão apoiar e suportar o projeto internamente, em especial SMS, SMDU e SMF. • A SMDU deverá designar um técnico para elaboração dos projetos e acompanhamento das obras. • A SMGP deverá designar um técnico para detalhamento da estrutura de T.I. e suporte para implementação dos equipamentos no local. • O Governo deverá disponibilizar o cargo de diretor para o local. • A SMA deverá tratar da licitação dos equipamentos sem perder o foco no projeto. 85 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Restrições O custo total do projeto não pode exceder em >20% o total orçado (reserva de contingência), para que não ocorram problemas orçamentários. Planos de Gerenciamento Plano de Gerenciamento de Escopo Lista de Requisitos Seguem alguns requisitos fundamentais ao projeto. Quadro 12 – Requisitos Requisitos Básicos Essenciais Tipo 01 Imóvel para sediar atendimento Funcional 01 Cargo de Confiança de Direção Não Funcional 09 Agentes Administrativos Não Funcional 01 Estagiário Não Funcional 01 Guarda Mirim Não Funcional Equipamentos de Informática Funcional Materiais de Consumo Funcional Contrato para Implementação de Infraestrutura Funcional Aditamento de Contratos pertencentes à Prefeitura para manutenção do local Funcional Dotação Orçamentária Própria Funcional Serviços pela Telefônica, CPFL e SAAE Funcional Serviço de Malote no local Funcional Equipe interna de apoio Funcional Declaração do Escopo Implementação de central de atendimento ao empreendedor. Após edição de LC 126/03 e CGSIM 22 o assunto tornou‑se tendência e trabalho de vanguarda dos municípios. Com advento do SIL pelo Estado de SP e REDESIM pelo Governo Federal, a reestruturação de serviços torna‑se indispensável. O Sebrae monitora atualmente a implementação efetiva da Lei Geral nos municípios. A cidade de Amparo possui conceito 10 em dois entre quatro eixos possíveis (desburocratização e agentes de desenvolvimento), o objetivo do projeto é obter outros dois conceitos 100% (uso do poder de compra e tratamento de Empreendedores Individuais – EI) e tornar‑se referência nacional. 86 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 EAP Casa do empreendedor Gerenciamento de projeto Elaboração Pré‑projeto TAP Divulgação Formação de equipes Apresentação Revisão Aprovação Acompanhamento Estabelecimento de cronograma Divulgação Contratações Inauguração Aquisições Projeto autônomo Treinamento Avaliação e aprendizado Estrutura completa Desenvolvimento de projeto Encerramento do projeto Figura 30 Plano de Gerenciamento de Custos Orçamento do Projeto O orçamento elaborado envolve algumas particularidades. Em primeiro lugar, devemos apontar que o valor a ser investido deve ser avaliado pelo Governo, pois se pode optar por algumas variáveis, como alugar ou não um imóvel, adquirir 100% de equipamentos novos ou reaproveitar alguns existentes, entre outros. Desta forma, optamos por dispor o orçamento junto ao Anexo I, que contempla estas diferentes opções. Reservas de Contingência • 20% do valor do orçamento. Este índice foi estabelecido pelo fato de os gastos com construção civil serem significativos perante o investimento global, sendo que, notadamente, valores de investimento em obras resultam em frequentes reavaliações e imprevistos. 87 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Plano de Gerenciamento de Tempo Cronograma do Projeto Pela dimensão e complexidade do assunto optou‑se por dispor o cronograma de execução junto ao Anexo II. Ainda, por tratar‑se de um pré‑projeto, o mesmo representa apenas uma estimativa. Plano de Gerenciamento da Qualidade Objetivo Garantir a velocidade do atendimento. Garantir a qualidade do serviço prestado. Garantir a satisfação do cidadão. Indicadores de Desempenho Quadro 13 – Indicadores Índice Unidade Meta Tempo de espera para atendimento Minutos Máximo de 20 Tempo de atendimento Minutos Máximo de 20 Efetividade do atendimento % de Alvarás Emitidos Imediatamente 80% Satisfação com atendimento Qualitativo: Ótimo, Satisfatório, Ruim <5% Ruim >50% Ótimo Tempo de Vistoria Dias Após Protocolo >90% em < 8 Dias Quando medir? Apurar valores mensalmente. Responsáveis pela Medição Diretor de Atendimento. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos 88 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Organograma do Projeto Diretrizes Monitoria Gerência de projeto Assessoria Futuro diretor atendimento Estratégico Operacional Figura 31 Organograma do Departamento Matriz de Recursos Humanos Para Implantação do Projeto Quadro 14 – Matriz de Recursos Humanos Nome do Recurso Cargo Institucional Função no Projeto xxxx Prefeito Diretrizes xxxx Secretário Monitoria xxxx Secretário de Fazenda Gerente do Projeto xxxx Coordenador Assessoria A Escolher ‑ Diretor do Depto. 89 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Matriz de Responsabilidades (RACI) Quadro 15 – Matriz de Responsabilidades Atividade\Função Diretrizes Monitoria Gerência de Projeto Assessoria Diretor de Depto. Elaborar/Retificar Projeto I C C R I Aprovar Projeto A C I I I Divulgar Projeto Internamente A C R I I Formação de Equipes de Trabalho C C R R C Cronograma de Trabalho I C C R C Contratações A C R R I Aquisições A C R R I Treinamento I C I R R Publicidade A C R R I Inauguração A C R C I Avaliação I I I R R Legenda: R: responsável pela execução; A:Aprova; C: consultado; I: informado Pré-Agendamento de Férias das Pessoas Alocadas no Projeto Considerando o período de implantação, a única escala a ser ponderada é a da Direção. Entretanto, ainda não foi definido o ocupante do cargo. Treinamento e Desenvolvimento da Equipe • Diretrizes: Não há necessidade de treinamento. • Monitoria: Não há necessidade de treinamento. • Gerência de Projeto: Não há necessidade de treinamento. • Assessoria: Não há necessidade de treinamento. • Futuro Diretor: Será treinado pela assessoria, na forma de estágio junto à Coordenação do Departamento de Arrecadação e Núcleo de Fiscalização. Plano de Gerenciamento de Comunicações Ferramentas Utilizadas para Armazenamento e Distribuição de Informações no Projeto • Nível Estratégico: Escopo do Projeto e memorandos internos, • Nível Operacional: Comunicação será realizada diretamente pela Gerência do Projeto e Assessoria. 90 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Matriz de Eventos de Comunicação no ProjetoQuadro 16 – Matriz de Eventos de Comunicação Evento ou informação Objetivo Onde será feito ou disponibilizado? Quando será realizado ou disponibilizado? Quem gera ou quem é o facilitador? Quem é o destinatário ou participante? Como será realizado? Em qual formato? Aprovação do projeto Comunicar aprovacao Reunião de equipe gestora Fev. 2013 SMGP Equipe gestora Relatório Elaboração do TAP Início dos trabalhos Reunião de secretariado Após aprovação SMGP Equipe de governo PPT Status do projeto Comunicar andamento Reuinião ou memorando Mensal Gerente de projeto + assessoria Nível estratégico Relatório Eventuais imprevistos Planejar ações corretivas Reunião Quando de sua ocorrência Gestor do projeto Nível estratégico Relatório Encerramento do projeto Informar sobre os resultados do projeto Reunião À confirmar Gestor do projeto Nível gerencial Relatório Plano de Gerenciamento de Riscos Riscos x Análise de Probabilidade x Impacto Quadro 17 – Análise de riscos, probabilidade e impacto Tipo do risco Descrição do risco P I P x I Gerenciamento do risco Organizacional Atraso na contratação de mão de obra Atuação junto à SMA Organizacional Atraso na licitação dos bens e serviços Atuação junto à SMA Fornecedores Atraso na realização da obra Utilizar recurso multa contratual e contrato junto à empresa prestadora de serviços de manutenção no paço municipal Fornecedores Atraso na instalação e montagem da sala Antecipação dos trabalhos com equipe de TI a) Tipo de Risco – Técnico, Humano, Organizacional, Meio Ambiente, Governo, Concorrente, Fornecedores b) Definir a estratégia para gerenciamento de cada risco. É necessário definir como você tratará o risco (mitigar, eliminar, transferir etc.) e também as ações que serão tomadas. Plano de Gerenciamento de Aquisições Critérios para Seleção dos Fornecedores Considerando os aspectos legais inerentes à Administração Pública, a seleção se dará por processo licitatório. 91 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 92 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 93 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 94 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 95 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 96 Re vi sã o: R os e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 15 /0 4/ 20 14 Informações: www.sepi.unip.br ou 0800 010 9000
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