Gerenciamento Escopo e Qualidade

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MATRIZ DE ATIVIDADE INDIVIDUAL
	Disciplina: Gerenciamento de Escopo e Qualidade 
	Turma: Gestão de Projetos – 0721-1_3
	Aluno: Leticia dos Santos SILVA
Projeto Música solidária – take 1
Etapa 1 – gerenciamento do escopo: visão de produto
Ténica É / NÃO É / FAZ / NÃO FAZ 
	É / NÃO É / FAZ / NÃO FAZ
	
É
· É um projeto que visa reunir músicos profissionais por meio do modelo de lives: transmissões ao vivo de áudio e vídeo, via internet e em tempo real.
· Programação de até 2 lives por mês.
· Será uma ação solidária e sem fins lucrativos.
	
NÃO É
· Não é um evento presencial.
· Não é um evento com fins lucrativos.
· Não é um evento engessado e padronizado.
	FAZ
· Entretenimento para o público.
· Aumenta a visibilidade dos artistas e dos patrocinadores masters.
· Arrecada doações.
· Conscientização sobre a quarentena em tempos de pandemia.
	NÃO FAZ
· Não realiza a venda de ingressos.
Etapa 2 – gerenciamento dos requisitos
	Parte I: Registro dos requisitos
	Título do projeto:_Música Solidária – Take 1_ 
	Data da versão:_11/08/2021_
	ID / Data
	Requisito
	Parte interessada
	Categoria
	Prioridade
MoSCoW
	Critério de aceitação
	Critério de validação
	RF001/11.08.2021
	Captação de patrocionadores
	Equipe do Projeto
	Negócio
	Must
	Não podem ser concorrentes dentro de um segmento.
	Estar de acordo com os pré-requisitos
	RF002/11.08.2021
	Cartilha de Conduta Ética
	Organização Responsável pelo evento
	Não Funcional
	Must
	Aceitação da Cartilha
	Estar de acordo com as normas da cartilha
	RF003/11.08.2021
	Recolhimento das doações e direcionamento para as instituições
	Equipe do projeto
	Negócio
	Must
	As instituições devem ser credenciadas e de acordo com a Lei.
	Atender os requisitos.
	RF004/11.08.2021
	Seleção dos artistas
	Equipe do Projeto
	Negócio
	Must
	Artistas que estejam de acordo com a cartilha de conduta e ética.
	A preferência será por artistas que realizem os seus shows como ações voluntárias, sem cobrança de honorários.
	RF005/11.08.2021
	Normas Sanitárias
	Organização Responsável pelo evento
	Negócio
	Must
	Seguir com as Normas.
	Verificar se está sendo seguida.
	RF006/11.08.2021
	Contratação de Estrutura (Iluminação, Som, Decoração)
	Organização Responsável pelo evento
	Negócio
	Must
	Os fornecedores devem trazer os equipamentos e garantira a funcionalidade.
	Conferência dos equipamentos.
	RF007/11.08.2021
	Promoção do evento nas mídias sociais
	Organização Responsável pelo evento
	Negócio
	Must
	Marketing digital do evento através das mídias sociais
	Planejado e aprovado com antecedência.
	RF008/11.08.2021
	Contrato de prestação de serviço com todos os fornecedores envolvidos no evento
	Gerente do projeto
	Negócio
	Must
	Contrato acordado e assinado entre as partes
	Contrato acordado e assinado entre as partes
	RF009/11.08.2021
	Energia elétrica compatível com a demanda do evento
	Equipe do Projeto
	Tecnico
	Should
	Live ocorrendo sem problemas de energia eletrica
	Live ocorrendo sem problemas de energia eletrica
	RF010/11.08.2021
	Divulgação dos resultados do evento
	Gerente do Projeto
	Negócio
	Must
	Levantamento de Receita e Custos
	Levantamento de Receita e Custos
OBS.: informações como, por exemplo, que membro da equipe do projeto é responsável pela execução de um determinado requisito ou também que membro foi o responsável pela coleta de um determinado requisito, também poderiam fazer parte de um documento como esse. No entanto, optou-se por não alocar esse tipo de informação nesse template por diversas razões. Apenas para citar uma, em times auto-organizáveis, a informação acerca de quem será o responsável pela execução de um determinado requisito poderá ser definida dependendo de como corram os entendimentos entre o time no momento do início de um ciclo iterativo, não sendo uma informação primordial no momento da documentação e sim no momento do monitoramento dos requisitos. 
	Parte II: Ferramenta/técnica para coleta do requisito
	Segundo o PMI, existem muitas formas de se coletar requisitos, sendo muito difícil listar e descrever todas elas, pois, para cada caso específico, pode existir uma maneira própria de descobrir importantes informações. Há algumas sugestões, como Brainstorming, que foi a ferramenta utilizada para coleta de requisitos. O Brainstormings consiste em “levantar ideias de maneira aleatória ou ordenada, em que um conjunto de técnicas é aplicado em um grupo de indivíduos para que o pensamento criativo possa ser estimulado e surja uma orientação final do que precisa ser feito ou uma direção a ser tomada. Nada é descartado, pois não existe o conceito de errado ou absurdo. A mera citação de algo absurdo pode gerar um insight para outro indivíduo e protagonizar uma nova funcionalidade.” 
Como parte do processo de Brainstorming definimos o requisito RF007 pois achamos que a divulgação do evento era essencial, e por mídias sociais para alcançar um maior publico e por ser mais econômico.
etapa 3 – ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO E DO DICIONÁRIO
	Parte I: Relação das principais entregas do projeto
	gestão geral
	gestão dos contratos
	mobilização e gestão da equipe do projeto
	pré-evento
	evento e
	pós-evento.
	Parte II: Elaboração da EAP
	1. Projeto Música Solidária – Take 1
1.1 Gestão Geral 
1.1.1 Gerencimento do Escopo do Evento
1.1.2 Gerenciamento do Cronocrama da Equipe Organizadora
1.1.3 Marketing Digital
1.1.4 Comunicação
1.1.5 Gerenciamento do Custo e prestação de contas
1.1.6 Gerenciamento dos Patrocinadores 
1.1.7 Cadastramento de Instituições 
1.2 Gestão dos Contratos 
1.2.1 Definição do Contrato para Fornecedores
1.2.2 Definição do Contrato para Artistas/Casting
1.2.3 Denifição do Contrato para Patrocinadores
1.2.4 Revisão das Propostas 
1.2.5 Publicar Edital 
1.2.6 Validação
1.3 Mobilização e Gestão da Equipe Organizadora 
1.3.1 Seleção da equipe 
1.3.2 Treinamento e Cursos 
1.3.3 Reuniões 
1.4 Pré-Evento 
1.4.1 Elaboração do roteiro do evento
1.4.2 Definição dos artistas 
1.4.3 Elaboração da cartilha técnica
1.4.4 Contratação dos fornecedores 
1.4.5 Montagem da Estrutura do evento
1.4.6 Adequação do evento as Normas Sanitárias da OMS
1.4.7 Alinhamento do roteiro do evento com a equipe organizadora
1.4.8 Testes dos equipamentos
1.4.9 Testes da velocidade e qualidade da internet
1.4.10 Cathering (Alimentação e bebidas)
1.4.11 Licenças
1.5 Evento
1.5.1 Controle da Iluminação e Sistema de Aúdio
1.5.2 Apoio aos Artistas 
1.5.3 Controle do fluxo de pessoas 
1.5.4 Controle das Normas Sanitárias 
1.5.5 Controle da Cartilha de Ética 
1.5.6 Recolhimento das doações 
1.5.7 Controle do Roteiro
1.5.8 Transmissão do evento
1.6 Pós-Evento
1.6.1 Desmontagem da estrutura 
1.6.2 Direcionamento das doações para as Instituições selecionadas 
1.6.3 Avaliação de Desempenho
1.6.4 Disponibilização dos balancetes
1.6.5 Termo de encerramento do projeto
	Parte III: Elaboração do Dicionário da EAP
	Pacote de Trabalho 1
	Código da EAP
	Item da EAP
	Descrição
	Critério(s) de validação
	Nível de esforço
	Responsável
	1.1.6
	Gerencimento dos Patrocinadores 
	· Levantamento dos Patrocinadores interessados
· Análise dos pré-requisitos 
· Alinhamento entre as partes interessadas sobre o contrato e sobre a cartilha de ética 
· Após a assinatura do contrato, o mesmo será direcionado para o advogado para que o mesmo possa realizar os tramites judiciais. 
	· Não serão aceitos patrocinadores concorrentes 
· Empresas com pendencias judiciais 
	24 horas
	Equipe do Projeto
	Pacote de Trabalho 2
	Código da EAP
	Item da EAP
	Descrição
	Critério(s) de validação
	Nível de esforço
	Responsável
	1.3.2
	Treinamento e Cursos
	· Serão disponibilizados treinamentos para a equipe organizadora selecionada. 
· Serão 5 dias de treinamento de 2 horas por dia. 
· Treinamento de projetos, normas sanitárias, ética e gestão de eventos. 
· Sera totalmente online disponível por uma plataforma.
· Além disso, na plataforma ficará disponível cursos.
	· Participação obrigatória. 
· No final todos receberão certificado.· Necessário 10 horas de treinamento.
	10 horas
	Equipe do Projeto
Etapa 4 – GERENCIAMENTO DA QUALIDADE E MELHORIA CONTÍNUA
	MURA
	Podemos ter um possível desperdício, Mura, com o roteiro do evento, onde mal planejado, pode extrapolar o tempo definido de live (3 horas), pode não dar tempo para que todos os artistas se apresentem ou para que os patrocinadores possam ter seu tempo de merchandising. Esses últimos exemplos, sendo os mais críticos, pois serão findados contratos com patrocinadores e artistas, e a quebra do contrato pode acarretar problemas judiciais.
	MURI
	Podemos ter um possível desperdício, Muri, com a transmissão da live, que com o aumento do tráfego/acessos pode ter a interrupção do evento. E esse é um dos mais preocupantes, pois não podemos ter essa interrupção. Além disso, podemos ter a sobrecarga da equipe organizadora no dia do evento, pois eles terão muitas responsabilidades e atividades para serem desempenhadas.
	MUDA
	Podemos ter um possível desperdício, Muda, com as alterações do escopo, com inclusões de entregas que possam não satisfazer os patrocinadores. 
	DIAGRAMA DE ISHIKAWA
	
	SOLUÇÕES ENCONTRADAS
	O recrutamento e seleção é de extrema importância, pois para que haja o planejamento do evento é necessário se ter um produtor de eventos com experiencia, e uma equipe preparada. O mal planejamento do roteiro é causado devido ao despreparo da equipe. Uma equipe que saiba se portar corretamente e cumpra com o planejado é essencial para o sucesso do evento. Além disso, a organização do evento pode contar muito quanto a opinião dos expectadores do evento. Por isso, desde a contratação deve ser alinhado as expectativas e necessidadas para que não tenhamos uma equipe desanimada ou dispostas com a missão do evento. A forma de comunicação entre o produtor e a equipe precisa ser de uma forma aberta sempre para ouvir opiniões dos colaboradores, motivá-los e incentivá-los. Sendo assim, para que não ocorra esse problema será contratado através de uma empresa de RH especializada, uma equipe com experiencia e motivada. A escolha do produtor será com base em pesquisa do mercado e histórico de eventos do mesmo. 
Referências Bibliográficas 
HOFFMANN, Guilherme. Gerenciamento do Escopo e da Qualida de em Projetos – Rio de Janeiro : FGV, 2020.
	
	1
	6 
	
	
	5
Mão de ObraMeio Ambiente
Equipe desqualificadaLocal desorganizado atrapalhando o fluxo 
Pessoas sem experiência em 
organicação de eventos
Falta de Liderança 
Desenvolvimento da programação sem 
planejamento
Não inclusão do tempo da troca de artistas, 
merchandising, troca de figurinos, montagem 
de algum equipamento especifico de algum 
artista.
Falta de revisão do roteiro
MedidaMétodo
Roteiro do Evento Mal 
Planejado
Reuniões de Brainstormings sem estimulos para 
discussão e exposição de ideias