GESTÃO E PRATICAS SECRETAIAIS QUESTIONÁRIO UNIDADE IV

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gESTÃO E pRATICAS sECRETAIAIS – qUESTIONÁRIO uNIDADE iv
PERGUNTA 1
1. Tanto em organizações de pequeno quanto de médio e grande porte podem existir departamentos responsáveis unicamente pela recepção, distribuição e expedição das correspondências internas e externas da empresa. Nesses locais, todos os volumes recebidos são protocolados, classificados e posteriormente encaminhados aos departamentos e pessoas competentes ou então são tomadas as providências para que os materiais sejam devidamente despachados.
Analise as caixas a seguir e escolha a classificação correta de cada categoria:
a.
A5, B2, C6, D4, E1, F3.
b.
A2, B5, C4, D3, E2, F1.
c.
A4, B2, C6, D3, E1, F5.
d.
A3, B4, C6, D1, E5, F2.
e.
A5, B3, C4, D2, E1, F6.
PERGUNTA 2
1. Todo o processo de recebimento e expedição de correspondência requer conhecimento, atenção e habilidade do profissional de secretariado para identificar os vários tipos de correspondências e classificação de documentos. Classifique a coluna da esquerda de acordo com a coluna da direita.
 
a.
I-A, II-B, III-C e IV-D.
b.
I-B, II-D, III-A e IV-C.
c.
I-C, II-B, III-D e IV-A.
d.
I-D, II-C, III-A e IV-B.
e.
I-A, II-C, III-D e IV-B.
PERGUNTA 3
1. E-mail corporativo ou profissional é uma ferramenta essencial para as empresas de pequeno, médio e grande porte. Os secretários assumem o papel de porta-voz da empresa, dessa maneira, é essencial que toda comunicação seja realizada com profissionalismo. Em qual das alternativas existe incoerência na forma de gerenciar o e-mail corporativo?
	
	a.
	Nunca deixar de responder as mensagens em sua caixa de entrada.
	
	b.
	Utilizar para assuntos pessoais e profissionais.
	
	c.
	Seja claro e direto no assunto do e-mail.
	
	d.
	Cuidado com as informações trocadas entre colegas.
	
	e.
	Em caso de dúvidas sobre a origem e veracidade de determinada mensagem, excluir ou entrar em contato com o remetente.
PERGUNTA 4
1. (CAU, 2013 – Secretário Executivo):
 
Com base nessa informação, considere, hipoteticamente, que determinada secretária executiva de uma multinacional precisava decidir, entre muitas tarefas, qual deveria realizar primeiro para obter eficiência e eficácia no trabalho. Uma dessas atividades tinha prazo de entrega para aquele mesmo dia e, caso não fosse cumprida, poderia causar sérios prejuízos à empresa. Nesse caso, qual das atividades a profissional deveria providenciar primeiro para conseguir atingir o seu objetivo?
	
	a.
	Urgente.
	
	b.
	Prioridade.
	
	c.
	Importante.
	
	d.
	Diária.
	
	e.
	Eventual.
PERGUNTA 5
1. O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. A maneira como se aproveita o tempo é, antes de tudo, uma forma de ter mais qualidade de vida. Portanto, entender a importância de se planejar o tempo é essencial para organizar as ações, de forma a alcançar os objetivos propostos. No desenvolvimento das atribuições, uma administração do tempo contribui para:
	
	a.
	Diminuir o controle das atividades.
	
	b.
	Otimizar o trabalho.
	
	c.
	Postergar prazos.
	
	d.
	Gerar dúvidas.
	
	e.
	Desconsiderar prioridades.
PERGUNTA 6
1. (UFPR, 2007, Secretariado Executivo). O planejamento da rotina diária de um profissional de secretariado deve seguir uma estratégia, um plano de ação, para cumprir de maneira competente e satisfatória todas as suas incumbências. Porém, só será capaz de realizá-lo a(o) secretária(o) que tiver flexibilidade e manifestar interesse em realizar diferentes tarefas, visando o bom andamento do dia a dia do local de trabalho. Para tanto, faz-se necessário o conhecimento dos produtos, serviços e estrutura organizacional. Com relação ao assunto, considere as seguintes afirmativas:
1- O senso de organização é fundamental ao profissional, tanto no tocante à apresentação pessoal quanto ao exercício de suas atividades.
2- O exercício da liderança nas atividades cotidianas é destinado a uma hierarquia diferenciada da área secretarial.
3- A descentralização e delegação de tarefas é inerente ao gestor administrativo.
4- O conhecimento dos processos administrativos e a atuação colaborativa dos seus colegas de trabalho são fundamentais no mecanismo de engrenagem que faz a empresa/setor funcionar e crescer. Assinale a alternativa correta.
	
	a.
	Somente a afirmativa 3 é verdadeira.
	
	b.
	Somente as afirmativas 1 e 3 são verdadeiras.
	
	c.
	Somente as afirmativas 1, 2 e 4 são verdadeiras.
	
	d.
	Somente as afirmativas 1 e 4 são verdadeiras.
	
	e.
	Somente as afirmativas 2, 3 e 4 são verdadeiras.
PERGUNTA 7
1. Todo profissional, independentemente da área de atuação, deve ter alguns cuidados básicos com sua postura e comportamento no meio corporativo. Exageros de todas as ordens são abomináveis em relação à sua imagem profissional e poderão ser usados contra o profissional diante de possíveis progressões ou representatividade empresarial. Por, muitas vezes, ser considerada(o) o “cartão de visita” da empresa, a(o) secretária(o) não foge a essa regra e deve primar por sua imagem, reputação e comunicação. Partindo-se dessa premissa, no que se refere à postura profissional adequada, assinale a alternativa correta.
	
	a.
	O cuidado com a aparência é fundamental. É, sem dúvida, a primeira impressão que fica. Contudo, esse cuidado torna-se irrelevante quando se tem uma boa desenvoltura ao falar, amparada por técnicas de oratória.
	
	b.
	Passar para a frente informações confidenciais somente para os amigos de sua confiança na empresa.
	
	c.
	O uso de expressões que denotem intimidade, tais como, “querida” e “flor”, demonstram atenção devida aos clientes.
	
	d.
	Não há regras fixas, mas é aconselhável que a postura seja firme e que se tenha discrição em todos os sentidos: vestuário, postura, comportamento, acessórios e até mesmo perfumes.
	
	e.
	O uso contínuo de jargões técnicos no linguajar demonstra conhecimento da área de atuação e uma postura profissional impecável para as outras pessoas que não estão no mesmo contexto empresarial.
PERGUNTA 8
1. (Enade, 2012, Secretariado Executivo). Leia os textos a seguir para responder à questão.
 
Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, com o exemplo de seus atos, para elevar a categoria; obedecendo aos preceitos morais e legais. Considerando as informações acima, avalie as afirmações a seguir.
I- A postura profissional compreende ações de caráter físico, comportamental e intelectual.
II- A postura profissional adequada ao secretariado procede mais de ações coletivas do que de ações individuais.
III- A postura profissional inclui a capacidade de o indivíduo compreender o seu contexto de trabalho para adotar comportamento adequado à sua função e ao ambiente profissional.
É correto o que se afirma em:
	
	a.
	I apenas.
	
	b.
	II apenas.
	
	c.
	I e III apenas.
	
	d.
	II e III apenas.
	
	e.
	I, II e III.
PERGUNTA 9
1. Cada profissão tem seu próprio código de ética. Cabe ao profissional cumprir com as atividades de sua profissão de acordo com os princípios determinados pela sociedade e pelo código de ética do seu grupo de trabalho. Para a profissão de secretariado, qual das alternativas a seguir não condiz com os princípios determinados à sua atuação profissional?
	
	a.
	Estabelecer e manter um clima profissional e agradável entre as partes, não alimentado discórdias e desentendimentos.
	
	b.
	Guardar total confidencialidade das informações obtidas (salvo se houver obrigação legal, judicial ou profissional de revelá-las).
	
	c.
	Não prejudicar deliberadamente a reputação profissional do cargo ou área em que atua.
	
	d.
	Respeitar as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, política ou posição social de seus clientes.
	
	e.
	Valer-se de sua posição na empresa ou do prestígio do gestor é algo natural na área de secretariado. Afinal, o cargo exige tratamento diferenciado, com benefícios, vantagens e privilégios.
PERGUNTA 10
1. Fazer networking é estabelecer uma rede de relacionamentos com um grupo de pessoas que poderáexercer influência positiva em sua carreira. Diz respeito às pessoas que um indivíduo conhece e aos relacionamentos pessoais, comerciais e profissionais que mantém com elas. Diante disso, analise as afirmativas a seguir e julgue quais são verdadeiras (V) e falsas (F):
 (__) O networking, quando bem praticado, oferece uma série de vantagens aos praticantes, entre eles: ter acesso a oportunidades no mercado de trabalho, divulgar seus serviços e captar recursos financeiros para um projeto.
(__) Networking é o termo utilizado para a criação e manutenção de redes de contatos. Sendo que a única maneira de realizar um networking eficiente é participar de eventos, como palestras, treinamentos e feiras.
(__) O networking é hoje uma das formas mais eficientes de relacionamento profissional. Isso significa que deve ser utilizada somente por aqueles que buscam uma recolocação no mercado de trabalho ou a captação de novos clientes.
(__) O networking de resultado é aquele praticado de forma online, utilizando as redes sociais, como o LinkedIn, Facebook e Instagram.
(__) Desenvolver um bom marketing pessoal mostra-se fundamental na criação e manutenção de um bom networking. Afinal, ser conhecido, respeitado e reconhecido faz toda a diferença em um momento de necessidade de ajuda ou indicação.
A ordem correta dessa classificação apresenta-se em:
	
	a.
	V, F, F, F, V.
	
	b.
	F, V, F, F, F.
	
	c.
	V, V, F, V, V.
	
	d.
	F, F, V, V, F.
	
	e.
	V, F, F, V, F.