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MBA EM GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS TÉCNICAS DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO, TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO UNIDADE 2 Os processos de Treinamento e de Desenvolvimento José Benedito Regina SUMÁRIO da UNIDADE 2 Unidade 2 – Os processos de Treinamento e Desenvolvimento Introdução 2 Os processos de Treinamento e Desenvolvimento Especificando o foco desta Unidade 2 2.1 Treinamento e desenvolvimento de pessoas Diferenças e semelhanças entre esses dois processos Aprendizado Razões, finalidades, vantagens e desvantagens dos processos de T&D 2.2 As fases do processo de T&D 2.2.1 1ª Fase - Diagnóstico Questões fundamentais para diagnóstico O que fazer? Indicadores, objetivos, cuidados (pressupostos) Métodos para realizar o diagnóstico (LNT) Mapeamento de competências 2.2.2 2ª. Fase - Desenho O que é um plano 2.2.3 3ª. Fase - Implementação Técnicas de T&D 2.2.4 4ª. Fase – Avaliação Custos de um treinamento e sua composição Aferição dos resultados de T&D Considerações gerais acerca do processo de T&D 2.2.3 3ª. Fase - implementação 2.3 Processo de socialização de novos funcionários 2.4 Tendências para o processo de T&D REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIA INTRODUÇÃO Olá, cara(o) aluna(o)! Nesta Unidade 2 damos sequência à disciplina Técnicas de Recrutamento, Seleção, Treinamento e Desenvolvimento, tratando dos processos de Treinamento e de Desenvolvimento. Considerando que os dois primeiros processos, o de Recrutamento e o de Seleção, têm como missão a colocação do profissional certo no lugar certo da organização, fazendo isso não apenas pontualmente, dentro dos seus processos, mas pensando maior, no todo da organização, em termos de preservação de seus valores e de sua cultura e na missão, garantindo a sustentação da visão organizacionais. Como numa corrida de revezamento, os dois processos desta unidade – Treinamento e Desenvolvimento – têm que “pegar o bastão” do R&S e continuar na pista, rumo à vitória! Ambos têm que captar, aproveitar e manter todos os ganhos que os dois processos anteriores agregaram à organização e, mais que isso, multiplicar essa situação favorável para melhorar cada vez mais a possibilidade da conquista da excelência organizacional e de sua hegemonia no mercado. Enquanto o R&S busca captar para a empresa pessoas que apresentem competências (presentes e/ou futuras) que interessam à mesma, o treinamento e desenvolvimento têm uma função diferente. Cabe ao T&D trabalhar com as pessoas que já são colaboradores, ou com outros que já foram selecionados e estão para serem admitidos, a melhorarem competências que possuem para poderem trabalhar com a eficácia e a eficiência desejadas, ou mesmo para adquirirem novas competências para atuações futuras. Ou seja, vai promover a adequação das competências de suas pessoas para que realizem aquilo que deseja delas. Ao final, esperamos que você possa conseguir ter uma visão sistêmica desses quatro processos e que ela lhe seja útil em suas aplicações profissionais. Todos nós passamos e passaremos por esses processos nas organizações e, à medida que vamos crescendo na hierarquia organizacional vamos assumindo mais responsabilidades com relação a pessoas e esses conhecimentos ajudam, e muito, nossa atuação em tomadas de decisão. Bom estudo! UNIDADE 2 2 – Os processos de Treinamento e de Desenvolvimento Conforme visto em nossa Unidade 1, os processos de treinamento e de desenvolvimento processos fazem parte da GP com o nome de desenvolvendo pessoas (figura abaixo) e são totalmente inter-relacionados com os cinco demais, como mostra a figura abaixo, já exibida em nossa Unidade I: Nessa ilustração acima, o processo da GP denominado desenvolvendo pessoas é reapresentado abaixo por Chiavenato, com outro nome: desenvolver pessoas. Chiavenato, além de alterar seu nome, enriquece essa nova abordagem do processo desenvolvendo pessoas com mais dois subprocessos: o de aprendizagem e o de gestão do conhecimento. Essa alteração de nomes não alterada em nada o processo. Apenas o conceito do processo é que fica expandido com a adição de mais subprocessos que as organizações executam. Os seis processos da GP e seus subprocessos Fonte: Chiavenato, I. – Gestão de Pessoas, 2008, p. 15 Desses quatro subprocessos do desenvolver pessoas (Treinamento, Desenvolvimento, Aprendizagem e Gestão do conhecimento), apenas os subprocessos de treinamento e de desenvolvimento são abordados nesta unidade II. NOTA Todo subprocesso também é um processo, assim como qualquer pedaço de pizza é pizza! Tudo é questão de foco. . Especificando o foco desta Unidade 2 Desses quatro subprocessos do processo de desenvolver pessoas, assim designado por Chiavenato na figura acima (= treinamento, desenvolvimento, aprendizagem e gestão do conhecimento), esta Unidade 2 está voltada apenas para os processos de treinamento e desenvolvimento de pessoas. Alguma explicação para isso: Quanto à aprendizagem: este processo não é estudado aqui em sua profundidade. São apresentas no texto apenas algumas poucas considerações dedicadas ao mesmo que permitam entender a vinculação entre o aprendizado e os processos de T&D. A gestão do conhecimento não é abordada aqui, pois constitui um outro processo, decorrente dos processos de T&D. De acordo com Chiavenato “refere-se à criação, identificação, integração, recuperação, compartilhamento e utilização do conhecimento na empresa. Está voltada para a criação e a organização de fluxos de informação nos e entre os vários níveis organizacionais para gerar, incrementar e desenvolver e partilhar o conhecimento na organização, sobretudo para incentivar trocas espontâneas de conhecimento entre as pessoas. [...] cada pessoa precisa agregar valor aos processos e produtos da empresa. O segredo não está mais em deter o conhecimento nas mãos de poucos, mas divulga-lo em toda a organização, em distribuir e disseminar, e não em retê-lo ou escondê-lo. Chiavenato (2014, p.339) De maneira simples: podemos entender que os processos de T&D é que vão gerar esse conhecimento desejado. Então, a gestão do conhecimento constitui uma disciplina própria e é um outro processo que vai gerenciar, em favor da organização a massa de informações resultante do T&D. Já, o desenvolvimento é um conceito mais amplo que se desdobra em vários outros. Pode ser classificado, por exemplo em desenvolvimento de pessoas, desenvolvimento gerencial, desenvolvimento organizacional, entre outros. O desenvolvimento organizacional é o conceito maior, pois abrange toda a organização; o desenvolvimento gerencial cuida da parte gerencial da organização (quem tem subordinados = supervisores, chefes, líderes, etc.) enquanto o desenvolvimento pessoal atinge todos os colaboradores, individual e coletivamente. Chiavenato mostra isso na figura abaixo: Algumas definições de Chiavenato FONTE: CHIAVENATO, I. – Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações – 3ª. edição, Rio de Janeiro, Elsevier, 2008, p.410 Uma visão sintética da relação treinamento/desenvolvimento de pessoas/desenvolvimento organizacional é dada por Chiavenato na seguinte ilustração: OS TRÊS ESTRATOS DO DESENVOLVIMENTO FONTE: CHIAVENATO, I. – Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações – 3ª. edição, Rio de Janeiro, Elsevier, 2008, p.363 Essa figura mostra que o desenvolvimento organizacional (desenvolvimento da organização como um todo) é o conceito maior, que abrange os outros dois. O desenvolvimento organizacional é o resultado final do desenvolvimento das pessoas e grupos e otreinamento é a base para todos. Logo, pode-se concluir que não há desenvolvimento algum sem treinamento, porém o treinamento pode ocorrer isoladamente, sem levar necessariamente a qualquer tipo de desenvolvimento. O desenvolvimento organizacional (DO) tem o desenvolvimento gerencial como um de seus componentes a serem trabalhados e é, por si só, uma disciplina específica, com modelos e métodos próprios, não sendo por essa razão contemplado nesta unidade. A educação, sendo um processo mais amplo ainda, abrange todos os aspectos da vida de uma pessoa e de suas relações com o ambiente em que vive e é resultante de todas as experiências por ela vivenciadas. É, portanto, um conjunto que é produto de todos os treinamentos e desenvolvimentos experimentados. Quanto ao treinamento, é o processo básico, baseado na aprendizagem, que propicia possibilidade para o desenvolvimento pessoal na direção de sua educação. Como será explicado mais adiante, treinamento e desenvolvimento são processos que, embora com objetivos diferentes utilizam um mesmo processo para atingir esses objetivos. Assim, esta unidade se dedica aos processos de treinamento e de desenvolvimento de pessoas, por meio da aprendizagem, em busca de uma melhor educação. A gestão dos resultados e de sua disseminação e aplicação em toda a organização fica por conta de gestão do conhecimento. 2.1 – Treinamento e desenvolvimento de pessoas Diferenças e semelhanças entre esses dois processos Existem diferenças conceituais entre o treinamento e desenvolvimento. As diferenças entre esses dois processos são assim marcadas por MILKOWICH e BOUDREAU (2000, p.347): “Treinamento é um processo sistemático para promover a aquisição de habilidades, regras, conceitos ou atitudes que resultem em uma melhoria da adequação entre as características dos empregados e as exigências dos papéis funcionais.” e, “Desenvolvimento é o processo de longo prazo para aperfeiçoar as capacidades e motivações dos empregados a fim de torná-los futuros membros valiosos da organização. O desenvolvimento inclui não apenas o treinamento, mas também a carreira e outras experiências.” (MILKOWICH e BOUDREAU, 2000, p.338) ARAUJO e GARCIA (2009, p. 98) apresentam a seguinte relação entre os dois: SIMILARIDADE E DISTINÇÃO ENTRE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO Treinamento Desenvolvimento Voltado para o condicionamento da pessoa, para a execução de tarefas Voltado ao crescimento da pessoa em nível de conhecimento, habilidade e atitude Ambos são processos de aprendizagem FONTE: adaptado de ARAUJO e GARCIA, GESTÃO DE PESSOAS: Estratégias e integração organizacional–Ed. Atlas, 2009, p. 98 Ao tratar de treinamento, Chiavenato apresenta várias definições para o processo: Algumas definições de treinamento FONTE: CHIAVENATO, I. – Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações – 3ª. edição, Rio de Janeiro, Elsevier, 2008, p.367 Chiavenato (2008, p.366), explica que o conceito de treinamento evoluiu da seguinte maneira: no passado, era entendido como um processo para adequar as pessoas aos cargos, passando depois a ser entendido como um esforço para alavancar os cargos, chegando hoje ao entendimento de que existe para desenvolver competências para tornar as pessoas mais produtivas, criativas e inovadoras, de forma a ajudar as organizações a atingirem seus objetivos e se tornarem valiosas para a mesma. Chiavenato esclarece ainda que o desenvolvimento está mais relacionado com a educação e com o futuro que o treinamento. O desenvolvimento está mais focado no crescimento pessoal do empregado e visa à carreira futura e não apenas o cargo atual. Sobral e Peci, ao falar de desenvolvimento, apresentam o conceito de desenvolvimento de recursos humanos, da seguinte maneira: “Em sentido mais amplo, o desenvolvimento de recursos humanos pode ser entendido como o esforço organizacional de transformação de competências individuais para melhorar o desempenho coletivo e atingir nos fins organizacionais”. (ALMEIDA (2005) apud Sobral e Peci, 2013, p.523). Para esses autores, isso indica três tipos de ação: o desenvolvimento organizacional, o desenvolvimento pessoal e o treinamento. “Desenvolvimento organizacional: processo de mudança organizacional que visa melhorar o desempenho coletivo decorrente da plena realização de suas potencialidades” “Desenvolvimento pessoal: processo de identificação e ampliação das habilidades e competências que permite realizar o potencial individual” e, “Treinamento: conjunto de ações concretas com o objetivo de melhorar o desempeno no cargo”. (SOBRAL e PECI, 2013, p.523). E, assim, especificam melhor essas definições de desenvolvimento: “Desenvolvimento pessoal: processo de aprendizagem de longo prazo, orientado para o desenvolvimento de competências que não estão diretamente relacionadas com as exigências concretas do cargo atual.” “Desenvolvimento organizacional: esforço educacional completo, destinado a mudar atitudes, valores, crenças e comportamentos dos membros organizacionais de forma a prepara-los pera enfrentar mudanças.” (SOBRAL e PECI, 2013, p.524). Sobral e Peci, assim definem treinamento: “é um processo educacional de curto prazo que, mediante procedimentos organizados, visa dotar funcionários novos ou antigos de habilidades, conhecimentos e competências de forma a melhorar seu desempenho no cargo atual. O principal objetivo do treinamento é preparar as pessoas para a execução imediata das tarefas do cargo.”. (SOBRAL e PECI, 2013, p.523). Marras (2009, p.133) entende que o “treinamento é um processo de assimilação cultural a curto prazo que objetiva repassar ou reciclar conhecimentos, habilidades ou atitudes relacionadas diretamente à execução de tarefas ou à sua otimização no trabalho”. Ao se referir ao processo de desenvolvimento, Marras (2009, p.157-158) se utiliza do seguinte proverbio chinês: Se queres colher em três anos, planta trigo; se queres colher em dez, planta uma árvore, mas se queres colher para sempre, desenvolve o homem” Explica que “treinamento e desenvolvimento não são a mesma coisa. São dois caminhos distintos: embora ambos possam utilizar técnicas em comum, na verdade perseguem objetivos bem diferenciados”. E, complementa, dirigindo seu conceito especificamente para desenvolvimento gerencial: “o treinamento prepara o homem para realização de tarefas específicas, enquanto um programa de desenvolvimento gerencial oferece ao treinando uma macrovisão do business, preparando-o para voos mais altos, a médio e a longo prazos”. Marras (2009, p1.157-158) Marras (2009) já esclarece que uma das semelhanças entre os processos de treinamento e desenvolvimento é a utilização de técnicas comuns. Um desses aspectos é o uso de um processo com as mesmas quatro fases, que é apresentado mais à frente. Na realidade, a despeito das diferenças entre esses dois processos, é comum encontramos nas organizações uma certa junção desses conceitos, por meio de programas tanto de treinamento como de desenvolvimento que genericamente são tratados como sendo “atividades de T&D”, ou seja, de Treinamento e Desenvolvimento e que utilizam um mesmo conjunto de etapas para sua prática. Aprendizado Outro aspecto de convergência entre treinamento e desenvolvimento, além do mesmo processo de aplicação, é o fato de ambos terem total relação com o conceito de aprendizado. Tanto o treinamento quanto o desenvolvimento baseiam-se no conceito de aprendizado (ou aprendizagem) que MILKOWICH e BOUDREAU (2000, p.347) assim definem: “O aprendizado é uma modificação relativamente constante nos conhecimentos, habilidades, crenças, atitudes ou comportamentos, produzida pela experiência.” Para BLOCH et al., citados por MORIN e AUBÉ (2009, p.346) aprendizadoou aprendizagem é a “Modificação da capacidade que um indivíduo tem de realizar uma tarefa como consequência de interações com seu ambiente.” FRANÇA (2010) discute esse conceito da seguinte maneira: “A aprendizagem é a mudança no comportamento da pessoa pela incorporação de novos hábitos, atitudes, conhecimentos e habilidades.” Duas principais vertentes teóricas sustentam os principais modelos de aprendizagem: o modelo behaviorista e o modelo cognitivo: Modelo behaviorista: seu foco principal é o comportamento (behaviour), pois é observável e mensurável; partindo do princípio de que a análise do comportamento implica o estudo das relações entre eventos estimuladores, respostas, consequências, planejar o processo de aprendizagem implica definir todo o processo, em termos passíveis de observação, mensuração e réplica científica. Modelo cognitivo: pretende ser um modelo mais abrangente do que o behaviorista, explicando melhor os fenômenos mais complexos, como aprendizagem de conceitos e solução de problemas. Procura utilizar dados objetivos, comportamentais e dados subjetivos; leva em consideração crenças e percepções dos indivíduos que influenciaram o processo de apreensão da realidade. (FRANÇA, 2010, p.97-98) O aprendizado pode se dar no nível da pessoa (individual), ou dos grupos e da organização e todos são trabalhados pelos processos de treinamento e desenvolvimento. Razões, finalidades, vantagens e desvantagens do processo de T&D ARAUJO e GARCIA (2009, p. 99-100) Os apresentam algumas razões geradoras da necessidade da aplicação T&D: Identificação de metas Identificação de gargalos Falhas na comunicação Remanejamento de pessoas Modernização da organização Recém-formados com conhecimentos aquém do desejável Natureza das atividades desenvolvidas pela organização Comprometimento da alta direção Diagnose da organização que aprende Como se pode ver, o processo de T&D é fundamental no tratamento das pessoas na organização, em todos os níveis e direções que envolvam a gestão. Para que serve esse processo? Do mesmo modo, ARAUJO e GARCIA (2009, p. 101-103) elencam as seguintes finalidades da utilização do processo de T&D: Adequar a pessoa à cultura da empresa Mudar atitudes Desenvolver pessoas Adaptação das pessoas para lidar com a modernização da empresa Desfrutar da competência humana Preparar pessoas para serem remanejadas Passar informações adiante Reduzir custos na busca por objetivos empresariais Podemos associar sua aplicação com um “tiro de cartucho”: muitos alvos, diretos ou não, são atingidos pelos seus resultados. Porém, o principal efeito de sua aplicação é melhorar as pessoas e, com isto, se conseguem todas as consequentes melhorias, uma vez atua sobre as competências (CHA) das mesmas, alterando essas competências. Sem dúvida alguma, o processo de T&D é uma incrível ferramenta de mudança, pois nenhuma situação deverá permanecer a mesma, após sua utilização. Chiavenato assim esclarece essa qualidade desse processo, mostrando os tipos de mudança dele resultantes: Processos de mudança envolvidos numa atividade de treinamento Processos de transmissão de informações de desenvolvimento de habilidades de desenvolvimento de atitudes de desenvolvimento de conceitos Objetivo do processo Aumentar o conhecimento das pessoas Melhorar as habilidades e destrezas Desenvolver / modificar comportamentos elevar o nível de abstração Como acontece o processo Fornecendo informações sobre a organização, seus produtos/serviços, políticas e diretrizes, regras e regulamentos e seus clientes. Habilitando para a execução e operação de tarefas, manejo de equipamentos, máquinas e ferramentas Promovendo mudanças de atitudes negativas para atitudes favoráveis, de conscientização e sensibilidade com as pessoas, com os clientes internos e externos. Desenvolvendo ideias e conceitos para ajudar as pessoas a pensar em termos globais e amplos. FONTE: Adaptado de CHIAVENATO - GESTÃO DE PESSOAS, Ed. Elsevier, 2008, p.372 Com relação a vantagens e limitações do processo de T&D, ARAUJO e GARCIA (2009) mostram: Vantagens Limitações Ganho em competitividade e qualidade Identifica os pontos fortes e fracos das pessoas e da organização como um todo Capacita as pessoas da organização Aumenta a lucratividade da empresa Racionaliza procedimentos e desenvolve pessoas Aumenta a produtividade Propicia um clima organizacional saudável Reduz desperdícios e retrabalho (fazer de novo) Mobilização de recursos Dificuldade de gerir modismos Resistência originada por quem “sabe tudo, sabe muito” Pessoas têm dificuldade de visualizar seu próprio crescimento Incerteza quanto à continuidade do programa Dificuldade no remanejamento de pessoas Pessoas que adquirem competências essenciais além das exigidas Dificuldade de outplacement (recolocação no mercado) FONTE: ARAUJO e GARCIA, GESTÃO DE PESSOAS: Estratégias e integração organizacional–Ed. Atlas, 2009, p. 110-114 2.2 - As fases do processo de T&D O processo que é descrito neste item é comum para o treinamento e para o desenvolvimento. Trata-se de um processo composto por quatro fases (ou etapas, ou passos), que obedecem a uma ordem sequencial, lógica, de causa e efeito, ou seja: a execução de uma fase só será possível se a anterior for completada e lhe der condições de acontecer. Qualquer autor que trate desse processo (tais como Chiavenato (2008 ou 2014), Araújo e Garcia (2009), Sobral e Peci (2013), Marras (2009), entre dezenas) apresentam sempre quatro passos para o processo, que poderia ser representado graficamente da seguinte maneira: Representação das quatro fases do processo de T&D Criação do autor, com base nos autores Chiavenato (2008 ou 2014), Araújo e Garcia (2009), Sobral e Peci (2013), Marras (2009) A tabela abaixo mostra os vários nomes dessas etapas para cada autor citado, considerando a numeração do quadro acima. Notar que a ordem, e o objetivo de cada fase são comuns para todas. As fases do processo de T&D fases Objetivo da fase Nomes dados às fases pelos diferentes autores Araújo e Garcia (2009) Chiavenato (2008) Marras (2009) Sobral e Peci (2013) Outros (sem autor definido) 1 Entender o que se quer resolver com o T&D (qual é a necessidade a ser atendida) Diagnose Diagnóstico Diagnóstico Avaliação das necessidades Levantamento de (ou das) Necessidades de T&D 2 Estabelecer o que precisa ser feito para conseguir atender à fase 1 Planejamento Desenho Programação Concepção do programa Montagem do plano a ser usado para resolver (guide) 3 Executar as atividades da fase 1 para atender à fase 1 Implementação Implementação Execução Implementação Execução do plano 4 Verificar se o que foi feito na fase 3 conseguiu resolver à necessidade da fase 1 Avaliação Avaliação Avaliação Avaliação dos resultados Avaliação de dos resultados e comparação com a necessidade inicial Criação do autor com base nos autores citados Daqui em diante este texto vai utilizar as denominações de CHIAVENATO (2008, p.368-373), escolhido para especificar de cada uma dessas quatro fases. Dessa forma, temos: DIAGNÓSTICO: levantamento das necessidades ou carências de treinamento. O que precisa ser sanado/atendido para que uma situação mude do que é para o que se deseja. DESENHO: elaboração do projeto ou programação da atividade que atenderá às necessidades levantadas. IMPLEMENTAÇÃO: execução e condução do programa de treinamento AVALIAÇÃO: verificação dos resultados conseguidos pela atividade Detalhamento das fases do processo de T&D 2.2.1 - 1ª. Fase – Diagnóstico Questões fundamentaispara diagnosticar Existem algumas questões básicas relacionadas com o diagnóstico, de acordo com vários autores. Araújo e Garcia (2009) mostram o que é importante observar na fase de diagnóstico. Informam que esta etapa inicial parte do princípio de que as necessidades de treinamento e desenvolvimento “nem sempre são claras, de modo que precisam ser diagnosticadas. Logo, trata-se de uma sondagem, visando ao estabelecimento de processos e instrumentos capazes de corrigir e prevenir falhas, ou melhorar o desempenho” (CHIAVENATO (1999) apud ARAUJO e GARCIA, 2009, p. 115-116). Sendo assim, a função do diagnóstico é auxiliar o planejamento por meio da análise e definição de alguns dados, tais como: Por que treinar e desenvolver? (Levantar a situação-problema e propor soluções no intuito de capacitar as pessoas da organização a uma nova realidade). Para que treinar e desenvolver? (Definir os objetivos gerais que deverão ser alcançados a fim de que se melhore a qualidade do produto/serviço e das pessoas da organização). Quem deve ser treinado e desenvolvido? (Definir as características das pessoas que deverão participar do processo). Quando deve ser treinado e desenvolvido? (Identificar o momento exato de cada pessoa da organização). (CHIAVENATO (1999) apud ARAUJO e GARCIA, 2009, p. 115-116). Marras (2009, p.138-139) simplifica o diagnóstico, que sustentará um programa de treinamento, deve responder a apenas duas questões iniciais: QUEM deve ser treinado? e O QUE deve ser aprendido. QUEM deve ser treinado: pode ser uma pessoa, ou grupo, que apresente alguma defasagem entre o desempenho que apresenta no cargo/função e o desempenho que lhe é requisitado pela organização. O nível dessa defasagem é que vai ditar qual é a profundidade que o programa de treinamento deverá comportar para atender a essa diferença de desempenho e para colocar o treinando na situação desejada, após sua realização. Essa dosagem, podendo ser muito grande, média ou mínima vai definir, por exemplo, a duração da atividade, os métodos e técnicas a serem envolvidos na realização, etc. O QUE deve ser apreendido: identificada a defasagem, os elementos responsáveis por ela é que serão trabalhados no programa de treinamento. O que fazer? Indicadores, objetivos, cuidados (pressupostos) Como saber se existe alguma necessidade para um programa de T&D? A organização é um mar de possibilidades a serem vasculhadas. Porém, há indicadores que, se bem examinados podem facilitar o encontro de situações realmente importantes a serem resolvidas. CHIAVENATO (2008) dá algumas dicas, abaixo, para fazer esse levantamento de necessidades de treinamento: o que pode/deve ser investigado, que justifique uma atividade de T&D. Indicadores de necessidades de treinamento Indicadores a priori São eventos que, se acontecerem, provocarão futuras necessidades de treinamento, facilmente previstas, como: 1. Expansão da empresa e admissão de novos empregados 2. Redução do número de empregados 3. Mudança de métodos e processos de trabalho 4. Substituições ou movimentação de pessoal 5. Absenteísmo, faltas, licenças e férias de pessoal 6. Mudanças nos programas de trabalho ou de produção 7. Modernização dos equipamentos e novas tecnologias 8. Produção e comercialização de novos produtos ou serviços Indicadores a posteriori São os problemas provocados por necessidades de treinamento ainda não atendidas, como: 1. Problemas de produção, como: Baixa qualidade de produção Baixa produtividade Avarias frequentes em equipamentos e instalações Comunicações deficientes Elevado número de acidentes no trabalho Excesso de erros e de desperdício Pouca versatilidade dos funcionários Mau aproveitamento do espaço disponível 2. Problemas de pessoal, como: a. Relações deficientes entre o pessoal b. Número excessivo de queixas c. Mau atendimento ao cliente d. Comunicações deficientes e. Pouco interesse pelo trabalho f. Falta de cooperação g. Erros na execução de ordens FONTE: Adaptado de CHIAVENATO - GESTÃO DE PESSOAS, Ed. Elsevier, 2008, p.377 Como se pode ver, são inúmeras as causas que podem gerar um programa de treinamento. A partir de razões como essas, um programa de treinamento pode ter diferentes objetivos. Marras (2009, p.136) mostra alguns desses objetivos (genéricos) possíveis: Aumento direto da produtividade Aumento direto da qualidade Incentivo motivacional Otimização de pessoal e organizacional Atendimento de exigências das mudanças Quanto à abrangência de um programa de T&D, o mesmo autor caracteriza dois aspectos, a saber: aspecto técnico e aspecto comportamental. A programação de treinamentos que envolvam aspectos técnicos deve ser submetida aos setores envolvidos e homologada junto aos mesmos. Já, os programas que incluam aspectos comportamentais, embora possam e devam receber contribuições e sugestões dos departamentos envolvidos, devem ficar sob a responsabilidade da área de T&D, que deve zelar pela unidade dos valores maiores da cultura da organização. (Marras, 2009, p.136-137). Alguns pressupostos, levantados por Marras (2009, p.141-142), para o sucesso de um programa de treinamento, que merecem ser considerados na fase de diagnóstico: 1- pressupostos teóricos: todo processo de treinamento envolve mudanças, portanto deve- se prever resistências naturais ao longo de todo o processo. deve ser sempre considerado o cenário externo da organização (ambiente) há sempre dois interessem em jogo: o da empresa, que quer melhorar o CHA de suas pessoas para otimização da eficácia e da eficiência e, o das pessoas, que precisam entender o treinamento como um propulsor de sua carreira. há interesses inter e intradepartamentais que precisam ser conhecidos pela empresa, em função de modificações que um programa de treinamento pode trazer. O treinamento deve ser necessariamente visto como um programa de investimento e não como de despesa. 2- pressupostos metodológicos: A metodologia do LNT – levantamento de necessidades de treinamento, independentemente da abordagem a ser utilizada, deve levar em conta o cenário organizacional completo, observado sob três dimensões: a estrutura geral, a tarefa e o indivíduo. Para Marras, essa análise organizacional é complexa, pois contempla aspectos sociais, psicossociais, técnicos e comportamentais, que exige dos profissionais que fazem o LNT uma visão interdisciplinar e holística da empresa. Também, é importante que todo LNT parta do geral para o particular, realizando uma coleta de informações a mais ampla possível, para propiciar uma síntese adequada ao analista. Da mesma forma, o programa de LNT deve usar encontros preparatórios de todas as envolvidas (supervisores, chefes, gerentes, etc.) visando a garantir a unicidade de critérios e clareza de informação ao longo de toda a pirâmide organizacional. Marras (2009, p.141-142). Métodos para realizar o diagnóstico (LNT) De acordo com Marras (2009, p.142), por se tratar de uma pesquisa, o LNT precisa ter um programa para levantar informações, tal como qualquer outro trabalho investigativo. As necessidades podem ser levantadas por meio de: aplicação de questionários entrevistas com trabalhadores e supervisores aplicação de testes ou exames observação in loco de trabalhos sendo realizados folha de avaliação de desempenho solicitação direta do trabalhador ou supervisor. CHIAVENATO (2008), informa que o diagnóstico pode ser feito em quatro diferentes níveis de análise, cada uma com um foco específico, em função do que se espera do programa de T&D: REALIZAÇÃO DO DIAGNÓSTICO DE T&D ANÁLISES POSSÍVEIS E SEUS FOCOS O que faz cada análise o que essa análise quer obter Análiseorganizacional (foco: a empresa como um todo) Diagnóstico organizacional determinação aspectos da missão, da visão e dos objetivos estratégicos da organização que o treinamento deve atender. Análise dos recursos humanos (foco: as pessoas e seus comportamentos) Determinação de quais os comportamentos, atitudes e competências das pessoas o que é necessário para que as pessoas possam contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos da organização. Análise dos cargos (foco: os requisitos e especificações dos cargos) Levantamento de habilidades, destrezas e competências exigidos pelos cargos o que as pessoas deverão desenvolver para desempenhar adequadamente os cargos. Análise do treinamento (foco: o conteúdo do programa de treinamento) Exame dos objetivos e metas do programa de treinamento critérios a serem utilizados na avaliação da eficiência e eficácia do programa de treinamento FONTE: Adaptado de CHIAVENATO - GESTÃO DE PESSOAS, Ed. Elsevier, 2008, p.374-375 Cada organização pode aplicar qualquer desses métodos ou montar uma combinação que lhe seja conveniente, em função de suas peculiaridades (situação, recursos possíveis, momento organizacional etc.). Marras (2009, p.142) acrescenta que “o treinamento vale-se, segundo Chiavenato (1989, p.46) de indicadores que ‘... servem para apontar eventos que provocarão fatalmente futuras necessidades de treinamentos ou problemas decorrentes de necessidades de treinamento já existentes’.” Esses indicadores para o LNT de Chiavenato (2008), a priori e a posteriori, são os que aparecem em tabela apresentada acima. Mapeamento de competências De acordo com Chiavenato Quando o treinamento é focado em competências ele se baseia na lacuna existente entre as competências disponíveis e existentes e as competências necessárias à organização, à unidade organizacional (departamento) ou ao trabalho da pessoa. Ha uma certa similaridade com o levantamento de necessidades de treinamento que acabamos de mencionar. Neste caso, o treinamento significa a maneira pela qual se tenta preencher as lacunas e equiparar as competências existentes com às competências necessárias à organização. (CHIAVENATO, 2008, p.374) 2.2.2 - 2ª. Fase – Desenho O que é um plano Nesta fase deve ser montado o plano que vai ser executado na implementação, próximo passo do processo de T&D. Um plano pode ser entendido como uma “ponte” entre uma situação atual e uma situação desejada (objetivo). Regina (SD, p.136) assim define um plano: “Enquanto o objetivo pode ser entendido como o “ponto de chegada”, os planos podem ser definidos como o “caminho” a ser seguido. É pela execução dos planos que os objetivos são atingidos.”. O mais simples e tradicional modelo para a montagem de um plano, dentro da teoria administrativa, é o representado pelo mnemônico 5W2H, que REGINA mostra a seguir: Uma ferramenta notável para isso é a matriz 5W2H, que permite à empresa determinar os 5 W’s (What = O quê?, Why = Por quê?, Who = Quem?, Where = Onde? e When = Quando?, How = Como? E, How much = Quanto?). Responder a essas perguntas considerando as ações que se quer implementar significa ir montando o próprio plano de ações. Portanto, essa matriz é indispensável à montagem de qualquer plano de ação. (REGINA, SD, p.139-140) Exemplo de matriz 5W2H Fonte: REGINA, José Benedito – Evolução do Pensamento Administrativo – unidade IV - O PROCESSO ADMINISTRATIVO – UNIP, SEI – SD, p.139-140 A fase do desenho (programação, planejamento, etc.) deve produzir um documento, chamado de guide (guia de execução), definindo todas as ações (what) que serão executadas, devidamente cronogramadas (when), indicando quem vai realizar cada ação – o responsável - (who), onde (where) será realizada cada ação do treinamento e, a metodologia - como (how) que será utilizada na realização de cada ação. Em fase de aprovação, qualquer que seja o plano este precisa, também, incluir o “por que?” – justificativa – para cada ação (why) e, para cada ação um custo (how much) que deve ser somado para dar o custo total do plano, se implementado. Isto é absolutamente necessário, pois nenhum executivo aprova qualquer plano sem saber o quanto vai custar. A esse propósito, a análise de um plano sempre está sujeita à um critério de avaliação para sua aprovação, que é a relação custo-benefício. Essa relação deve demonstrar que o custo “x” (despesas) de um plano vai ser compensado pelos resultados que pretende trazer (benefícios), Estes resultados, preferencialmente, devem ser expressos, assim como o custo do plano, em valores financeiros. No caso do guide, como será um guia para execução, talvez esse why não precise aparecer. No lugar do why fica melhor um para que, pois melhor traduz a ideia de objetivo a ser atingido pela ação. Talvez o how much também seja dispensável, pois o valor já deve ter sido aferido para o plano ser aprovado. Pode-se verificar que diferentes autores apresentam algumas diferenças nas perguntas que fazem para esta fase do processo de T&D. Vejamos as perguntas apresentadas. Araújo e Garcia (2009) falam que No planejamento as informações oferecidas pela primeira etapa (diagnóstico) são trabalhadas de forma adequada, para que as diferentes metas sejam atingidas. De um modo geral, podemos dizer que é chegada a hora “conhecer a realidade, que envolve análise de eficácia e eficiência, metas e prazos, permitindo a tomada de decisões sobre as ações a implementar” (MACIAN, 1987). Desta forma, cabe estabelecer os critérios que guiarão o planejamento. São eles: Qual a melhor forma de treinar e desenvolver? Que comportamentos devem ser modificados? O que deve ser ensinado? Como deve ser ensinado? Quanto deve ser ensinado? Quando deve ser ensinado? Onde deve ser ministrado? Quem deve treinar e desenvolver? O que deve ser avaliado? (ARAUJO e GARCIA, 2009, p. 116-117) Chiavenato (2008) apresenta sua lista de perguntas básicas para o desenho do plano de treinamento: DICAS para a PROGRAMAÇÃO segundo CHIAVENATO Quem deve ser treinado Treinandos ou instruendos Como treinar Métodos de treinamento ou recursos instrucionais Em que treinar Assunto ou conteúdo do treinamento Por quem Instrutor ou treinador Onde treinar Local do treinamento Quando treinar Época ou horário do treinamento Para que treinar Objetivos do treinamento FONTE: Adaptado de CHIAVENATO - GESTÃO DE PESSOAS, Ed. Elsevier, 2008, p.376 Estabelecendo uma comparação entre esses autores, constata-se que praticamente todos expressam a mesmas questões, com algumas exceções que não prejudicam a elaboração de um planejamento. As perguntas formuladas têm o sentido de buscar respostas que estabeleçam com clareza os vários pontos do “caminho” a percorrer, na busca dos resultados do treinamento. Esta fase de desenho fica muito enriquecida com as colocações de Marras (2009). Este autor separa as atividades do planejamento das atividades de programação. Para ele, “Cabe ao planejamento, em segundo plano, organizar as prioridades entre o necessário e o possível, enfocando os recursos disponíveis e as necessidades gerais. O planejamento de um programa eficaz de treinamento, segundo Davies, envolve oito etapas: Marras, ao falar das etapas do planejamento do treinamento cita uma autoridade no assunto: Etapas do treinamento, segundo Davies Prescrição do treinamento Dá os detalhes dos objetivos, comportamento inicial e final e teste, análise das tarefas. Análise do assunto Desenvolve um conjunto de regras; uma lista dos pontos de aprendizagem. Planejamento das táticas de ensino Determina as estruturas de ensino e as táticas apropriadas. Redação e um rascunho do curso Uma cópia barata do rascunho do curso que possa ser facilmente alterada. Teste com pessoasUm teste do curso com treinandos típicos. O curso está em julgamento. Revisão do curso Continuar a revisão e o reteste até que seja alcançado um padrão aceitável. Produção e instalação do curso Versão final do curso juntamente com a administração e a manutenção. Validação do curso Determina a assimilação conseguida em termos de resultados práticos. Diferença entre pré-teste e pós- teste. Fonte: Marras 2009, p.144 Marras considera assim a programação do treinamento: Essa etapa do processo de treinamento consiste em analisar e coordenar as ações consideradas prioritárias e necessárias para serem implementadas em módulos de aprendizagem, conforme previamente planejado. Ao idealizar a programação de um módulo de treinamento, alguns aspectos fundamentais devem ser observados, e, para isso, algumas questões, como as que se seguem, devem encontrar as respostas positivas: Em que medida o módulo é necessário? Um módulo será capaz de suprir as necessidades, ou será necessário construir mais de um? A necessidade é passageira ou permanente? Qual o número de treinandos e quantos setores atinge? Qual a prioridade desse módulo? Qual a extensão ideal do módulo? A relação custo-benefício torna o módulo viável? Como se pode ver, essa separação conceitual entre planejamento e programação, que outros autores não fazem, não interfere no resultado final da etapa de desenho do treinamento, pois as questões, se juntadas com outras, vão pesquisar e praticamente criar a mesma coisa: o guide de treinamento para a sua execução. 2.2.3 - 3ª. Fase – Implementação De acordo com Araújo e Garcia (2019), nesta terceira fase, Como o próprio rótulo sugere, é chegada a hora de implementar, ou seja, executar tudo o que foi diagnosticado e planejado anteriormente. Desta forma, esta terceira etapa tem a função de garantir que os procedimentos não se desviem dos objetivos planejados. Todavia, “programas de treinamento custosos podem ser prejudicados por detalhes quanto à arrumação do local, material instrucional, conforto, organização de horário” (BOOG, 1999). Sendo assim, cabe ressaltar neste momento alguns fatores que afetam a implementação de programas de T&D, são eles: Qualidade dos participantes: neste ponto devemos levar em consideração que os participantes dos programas são não só treinadores, como também os treinandos. É essencial que a seleção seja criteriosa, porque bons resultados dependem dos participantes (treinadores e treinandos) dos vários programas. Entenda seleção criteriosa como pessoas motivadas e adaptadas às necessidades dos programas, repetindo e complementando seja os instrutores, com a utilização da comunicação, seja os treinandos, com conhecimentos prévios que justifiquem a sua inclusão naquele dado programa. Qualidade dos recursos: sejam eles humanos, como visto anteriormente, financeiros ou materiais (instrucionais, didáticos, audiovisuais, multimídia mesmo), a verdade é que tais fatores influenciam de forma decisiva a implementação de programas. Por conseguinte, devem ser cuidadosamente planejados a fim de que melhor se adaptem ao processo de T&D como um todo. Facilidades de comunicação: de modo que os participantes obtenham informações precisas acerca do conteúdo do programa, com o intuito de se evitarem boatos ou ruídos de comunicação que acabam por gerar uma aversão ao programa. Aliás, “eliminar barreiras de comunicação deve ser uma constante no decorrer do processo, pois o fluxo das informações é um fator decisivo para a manutenção do interesse, para a correção de desvios e parar a avaliação do projeto como um todo” (MACIAN, 1987). Envolvimento da administração superior: sendo a cúpula de uma organização a maior responsável pelo resultado de qualquer processo, se torna simples deduzir que o seu envolvimento é decisivo. Ademais, programas de T&D não devem ser vistos como custo, mas sim como um investimento. Portanto, é o esquema de envolvimento e cooperação de todos em todos os níveis que vai ou não viabilizar o sucesso de tal programa. Vale destacar que “o melhor instrutor e o melhor programa de treinamento e desenvolvimento que uma pessoa pode ter é contar com uma adequada supervisão” e, completando, um incentivo da administração superior (ZOUAIN, 2003). Flexibilidade do programa: é importante que programas de T&D estejam alinhados com as demandas da organização. Todavia, as demandas são temporárias, episódicas, logo, não podem ter um enfoque estático e permanente. As atualizações dos programas devem ser feitas constantemente, o que requer uma contínua flexibilidade dos programas. (ARAUJO e GARCIA, 2009, p. 118) Marras (2009) assim explica esta terceira fase: A execução é a aplicação prática daquilo que foi planejado e programado para suprir as necessidades de aprendizagem detectadas na organização. É a linha de produção do T&D. A área de T&D deve ter, a princípio, duas grandes preocupações com a execução dos módulos de treinamento: a qualidade da aplicação dos módulos; a eficiência dos resultados. Na qualidade da aplicação dos módulos, os fatores influentes, entre outros, são os seguintes: Didática dos instrutores: o nível de comunicação e a didática desses agentes são de suma importância para uma fácil e rápida assimilação das informações por parte dos treinandos. Preparo técnico: indubitavelmente de extrema importância, pelos mesmos motivos anteriores. É fundamental que o instrutor tenha convivência constante e prática com a função ou com as responsabilidades de que trata o tema do aprendizado. Quanto mais próxima dos problemas do dia a dia dos treinandos o instrutor estiver, mais identificação haverá entre o discurso e a prática, provocando um ambiente propício para o entendimento rápido. Lógica do módulo: os treinandos devem captar de forma transparente e logo nas primeiras sessões de treinamento a praticidade da proposta. A todo momento, ao longo dessas sessões, devem perceber soluções viáveis aos problemas que enfrentam no seu dia a dia e entender a lógica da abordagem. Dessa forma, a execução do programa garante o comprometimento do treinando nas sessões de treinamento e a manutenção da sua motivação em continuar aprendendo. Qualidade dos recursos: todo módulo de treinamento está sustentado por um planejamento prévio dos recursos a serem aplicados como subsídio às sessões de aprendizado. A escolha desse ou daquele recurso é reflexo da espécie do módulo de treinamento. Certo módulo pode requerer a exibição de um trecho específico de um filme; outro, a prática de certa atividade diretamente na máquina e assim por diante. Entre os recursos que podem ser utilizados na execução de um módulo de treinamento, podemos citar os seguintes: slides, filmes de vídeo, computador, sistemas de áudio, televisão, etc. Esse e outros recursos são normalmente utilizados para complementar sessões de exposição oral, com o intuito de facilitar o entendimento e oferecer opções de assimilação diferenciadas para os treinandos (cada indivíduo tem mais ou menos facilidade de assimilar informações, dependendo da forma como lhe são colocadas: por escrito, de forma visual, com práticas diretas etc.). (MARRAS, 2009, p.145-146) Técnicas para T&D São muitas as técnicas disponíveis para aplicação nas atividades de T&D. Elas foram criadas para resolver situações de aprendizagem específicas e se adequaram a exigências de uso, de época ou local. Exigem habilidades variadas de quem as utiliza, sendo algumas mais acessíveis que outras, que exigem formação especializada. Não dá para afirmar que a aplicação de uma é mais fácil que a de outra, pois tudo depende da qualidade do facilitador, dos participantes, da motivação de ambos, do local, do tempo disponível para sua execução, dos recursos à disposição, entre outras coisas.Seguramente, se houver perícia na sua utilização, pode até salvar situações onde os recursos são escassos, mas também pode pôr a perder todo o trabalho das fases anteriores. Chiavenato (2008), por meio de uma tabela, apresenta uma interessante classificação das técnicas utilizadas nesta fase do processo: FASE DE IMPLEMENTAÇÃO - CLASSIFICAÇÃO DAS TÉCNICAS DE TREINAMENTO quanto ao local quanto ao tempo (época) quanto ao uso Fora do local de trabalho No local de trabalho Após o ingresso na empresa Antes do ingresso na empresa Mistas (conteúdo e processo) Orientadas para o processo Orientadas para o conteúdo Aulas Filmes Painéis casos dramatização debates simulações jogos Treinamento em tarefas rodízio de cargos enriquecimento de cargos Treinamento no local (em serviço) ou fora do local de trabalho (fora de serviço) Programação de indução ou de integração à empresa Estudos de casos jogos e simulações conferências e várias técnicas on-the-job Dramatização treinamento da sensitividade desenvolvimento de grupos Leitura instrução programada instrução assistida por computador FONTE: Adaptado de CHIAVENATO - GESTÃO DE PESSOAS, Ed. Elsevier, 2008, p.380 Marras (2009), por sua vez complementa com sua visão: Técnicas utilizadas: as técnicas a serem utilizadas pelos instrutores na aplicação de módulos de treinamento variam conforme a situação, o objetivo do treinamento, o grupo de treinandos etc. Contudo, as técnicas mais empregadas são as seguintes: Aula expositiva: o instrutor repassa oralmente a um grupo de treinandos os conhecimentos necessários ao saber. É uma técnica exigida em praticamente todas as ocasiões de treinamento; porém, é um instrumento limitado quanto à abrangência didática e, normalmente, é utilizado em conjunto com outras técnicas. Estudo de caso: pede-se ao treinando que analise por escrito um case (caso-problema) apresentado pelo instrutor; após análise cuidadosa, ele deverá - sozinho ou em grupo - encontrar alternativas de solução. Essa é uma técnica interessante, pois desperta a criatividade dos treinandos ao mesmo tempo que promove a participação no processo decisório e instiga a familiarização com problemas reais do dia a dia. O estudo de caso representa quase sempre uma solução muito mais racional que emocional. Dramatização: técnica muito utilizada em módulos nos quais há ênfase na análise comportamental e na reação de terceiros a uma certa situação. O treinando assume um determinado papel previamente dado pelo instrutor, e trabalha o script a exemplo de um ator de cinema ou televisão. A dramatização busca muito mais trabalhar ângulos emocionais do que racionais. Workshop: técnica que reúne treinandos para explorar soluções grupais de problemas práticos do dia a dia. Estimula a criatividade e a participação e promove o comprometimento conjunto de decisões. É um excelente instrumento para propiciar a cada treinando a oportunidade de comparar seus sistemas de reflexão com o das demais pessoas diante de problemas reais. Brainstorming (tempestade de ideias): técnica utilizada para provocar principalmente a criatividade e a rapidez de raciocínio dos participantes. Estimulados pelo instrutor, que indica um certo assunto, os treinandos de pronto expressam seu ponto de vista ou aquilo que pensam a respeito do assunto em pauta. A informalidade é o ponto alto dessa técnica; não há nenhum pré- requisito ou formatação que limite as ideias ou movimento dos participantes. Simulação: instrumento muito utilizado para treinamento de operações técnicas, como máquinas, equipamentos, veículos (automóveis, aviões etc.), em que se pode aferir a habilidade motora e/ou visual dos treinandos e suas reações imediatas a certas situações propostas. Painel: técnica que utiliza a apresentação e discussão conjunta de especialistas em determinado assunto para uma plateia de ouvintes (treinandos). É uma reunião de trabalho que se caracteriza pela informalidade e descontração, sob a coordenação de um mediador. Uma variante dessa técnica pode prever, além dos expositores (especialistas), a presença de interrogadores, para fazer o contraponto e questionar certos ângulos abordados. Simpósio: é uma técnica que segue o mesmo formato do painel, com a diferença de que se apresenta de maneira mais formal. Em geral o simpósio aborda temas mais científicos e se vale de algumas técnicas complementares para cumprir sua missão (quadro-negro; material ilustrativo etc.). Os expositores apresentam-se individualmente, cada um apresentando uma faceta do tema central. Palestra: essa técnica é utilizada quando se deseja apresentar aos treinandos a opinião ou o conhecimento de uma pessoa em especial. Em geral, o palestrante é alguém que domina profundamente um assunto e que foi convidado (ou contratado) para que os treinandos possam conhecer e debater com o palestrante detalhes do tema. Conferência: segue o mesmo formato da palestra, diferenciando- se daquela pela maior formalidade com que é realizada a apresentação. (MARRAS, 2009, p.146-148) Encerrando esta fase do processo, Marras alerta para aspectos fundamentais na programação do treinamento: Fonte: Marras, 2009 – p.148 2.2.4 - 4ª. Fase – Avaliação Aqui, agora, vale lembrar a máxima soberana da gestão, que é a seguinte: “aquilo que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Todo o processo de T&D de nada serve se não for avaliado, checado e verificado em toda a sua extensão. É preciso lembrar de que o processo de T&D é um dos mais caros dentro da GP e será desastroso se um processo bem elaborado não trouxer os resultados desejados. Sim, esse é o critério fundamental para sua avaliação: atingimento dos objetivos especificados. Isso é a eficácia do T&D. Mas isso não é tudo e não funciona isoladamente: é preciso considerar, também, a eficiência do processo. Assim, o critério mais adequado é o da razão custo/benefício, ou seja, o custo por maior que seja, acaba sendo justificável e aceito, se os benefícios ocorrerem, no mínimo, na mesma proporção. Vejamos o que dizem Araújo e Garcia (2009): Ao contrário do que se possa imaginar, atualmente esta etapa acompanha todo o processo e não apenas se apresenta ao final dele, como acontecia num passado não tão distante. Em outras palavras, podemos defini-la como uma forma de balanceamento onde os resultados alcançados e os esperados são comparados de forma que possíveis desvios possam ser contornados, ou melhor, estamos tratando e verdadeiros e extensos feedbacks do processo que facilitam a própria avaliação do programa. Todavia, é importante destacar que o cumprimento de todas as etapas não conduz necessariamente ao pleno sucesso. Para entender basta não esquecer que estamos trabalhando com pessoas, sendo o programa de T&D um meio de busca da excelência organizacional. Contudo, nós, seres humanos, somos imprevisíveis, de modo que a tentativa de aperfeiçoamento pode não ser entendida da forma como os gestores gostariam. Mesmo assim, as organizações devem demonstrar à estrutura social a melhor das intenções. Mas, para que o resultado dos programas seja positivo, é salutar definir metas com o intuito de identificar até que ponto os resultados alcançados estarão em consonância com os objetivos organizacionais, ou seja, com os objetivos traçados para toda a organização. Ademais, é impossível desprezar os demais aspectos da organização, como, por exemplo, o histórico de sucesso ou insucesso, os produtos ou serviços colocados ou a serem colocados à disposição dos consumidores ou de sua clientela, a reação desses consumidores e da clientela, a cultura da organização e a relação que a organização mantémcom seus stakeholders, ou seja, das pessoas ou outras organizações que tenham interesses de ordem legal, financeira, acionária, negocial, social e por aí vai. (ARAUJO e GARCIA, 2009, p. 118-119) Chiavenato (2008) apresenta seu panorama para o processo de avaliação do T&D: Dois aspectos devem ser considerados para avaliação da eficiência do processo de treinamento: verificação se o treinamento produziu as modificações desejadas no comportamento dos empregados verificar se os resultados do treinamento apresentam relação com o alcance das metas da empresa. Isso pode ser medido em três níveis: 1. avaliação dos resultados no nível organizacional, tais como: aumento da eficácia organizacional melhoria da imagem da empresa melhoria do clima organizacional melhoria do relacionamento empresa X empregados facilidade nas mudanças e inovação aumento da eficiência clientes atendidos dinheiro aplicado etc. 2. avaliação ao nível dos recursos humanos, por exemplo: redução da rotatividade de pessoal redução do absenteísmo aumento da eficiência individual dos empregados aumento das habilidades das pessoas aumento do conhecimento das pessoas mudança de atitudes e comportamentos das pessoas etc. 3. avaliações ao nível das tarefas e das operações, entre elas: aumento de produtividade melhoria da qualidade dos produtos e serviços redução no fluxo da produção melhor atendimento ao cliente redução do índice de acidentes redução do índice de manutenção de máquinas e equipamentos etc. (Adaptado de CHIAVENATO, 2004, p.419-420) Marras (2009) encerra esta fase da avaliação do processo, com as seguintes considerações: Essa é a última etapa do processo de treinamento. Tem por finalidade aferir os resultados conseguidos comparativamente àquilo que foi planejado e esperado pela organização. Para que essa etapa consiga suprir a sua finalidade, todo módulo de treinamento deve ser previamente planejado e programado para que, ao seu término, haja a possibilidade de mensurar os resultados conseguidos. Sem essa condição, cria-se uma dificuldade muito grande que compromete a possibilidade da efetividade do trabalho realizado. Por essa razão - e por existir, de fato, em alguns casos, essa dificuldade - afirma-se que é um dos grandes problemas enfrentados pela área de T&D: poder mensurar claramente os resultados de certos módulos de treinamento. Assim, em ocasiões em que não há reais possibilidades de realizar uma avaliação objetiva, deve-se traçar previamente metas que conduzam a resultados ao menos observáveis ou com respostas indiretas que subsidiem a decisão de saber se a relação custo- benefício foi conseguida ou não. Há ocasiões em que o treinamento é um investimento de longo prazo, sem nenhuma possibilidade imediata de computar resultados diretos sobre o trabalho. Isso acontece principalmente quando se resolve trabalhar questões ligadas ao comportamento humano, com respostas que envolvem mudanças a médio e longo prazos. Essas práticas são utilizadas por organizações habituadas a essa forma de investimento, pois, historicamente, conseguiram comprovar a eficácia do método. É o que devem fazer todas as empresas ao planejar ações de treinamento e desenvolvimento, resguardando seus investimentos com planejamentos e programas rigorosamente bem elaborados. Como podemos observar no fluxograma a seguir, a avaliação situa-se normalmente em dois pontos no sistema de treinamento: no primeiro, a avaliação é realizada após a aplicação do pré-teste (entenda-se como pré-teste o momento em que se conhece o conjunto de CHA do treinando, antes do treinamento), no segundo, uma nova avaliação deve ser feita, após a aplicação do módulo de treinamento (pós-teste), possibilitando uma análise comparativa entre os resultados “antes” e “depois” do evento. O fluxograma a seguir nos indica ainda que, caso o treinamento não tenha conseguido os resultados esperados na avaliação final, deverá ser realizada uma revisão na metodologia, conteúdo programático etc., reajustando o programa - se necessário - e reaplicando o módulo. Esse looping é necessário até que os objetivos tenham sido alcançados. (MARRAS, 2º09, p.149-150) Fluxo da avaliação no treinamento Fonte: Marras, 2009, p.150 Custos de um treinamento e sua composição Segundo Marras (2009, p.155), as despesas relacionadas com um programa de treinamento, em geral, abrangem três áreas: 1. despesas com pessoal: salários de todos os empregados da empresa que executarem funções de docência envolvidas no programa (técnicos e profissionais de ensino) ajudas de custo (cobertura de despesas de deslocamentos – viagens – estadias, alimentação, etc.), tanto para os treinandos quanto para os ministrantes do treinamento, palestrantes, etc. serviços extraordinários: pagamentos a terceiros por serviços prestados para o programa (logística, iluminação, decoração, etc.) horas extras: para treinandos que estendem seu horário de trabalho para fazerem o treinamento 2. despesas com material: didático: apostilas, vídeos, cópias, livros, utilizados no programa equipamentos: projetores, telas, computadores, etc. necessários à execução do programa 3. despesas diversas: aluguel de salas, transportes, contratação de instrutores e de palestrantes, encargos sociais, etc. Cada organização tem seu sistema da apuração de custos. Os indicadores a seguir são alguns exemplos de apurações geralmente praticados que podem ser criados para trabalhar com os custos de um programa de treinamento: custo total do treinamento custos diretos custos indiretos custo homem/hora custo per capita despesas totais total de treinandos total de horas do programa (total e por seus módulos) etc. Aferição dos resultados do T&D Para Marras (2009), existem alguns fatores indicativos de resultados de um módulo de treinamento: Ao avaliar os resultados conseguidos após a aplicação de um módulo de treinamento, as organizações normalmente se utilizam de um ou mais indicativos, como os que seguem: aumento da produtividade; melhorias na qualidade dos resultados; redução dos custos (retrabalhos etc.); otimização da eficiência; otimização da eficácia; modificação percebida das atitudes e comportamentos; elevação do saber (conhecimento, conscientização); aumento das habilidades. redução do índice de acidentes; redução do índice de manutenção corretiva de máquinas; melhoria do clima organizacional; aumento da motivação pessoal; redução do absenteísmo; redução do turn over etc. Esses resultados conseguidos, sem dúvidas devem ser cotejados com os indicadores de necessidades e seus parâmetros, definidos na fase de diagnóstico, ou seja: é preciso verificar se os objetivos que levaram à realização do processo de T&D foram atingidos. É oportuno frisar que, se o resultado final de uma atividade de T&D não conseguiu atingir objetivo desejado, a causa para isso não precisa estar em apenas uma das fases: pode ser problema decorrente de qualquer fase anterior a ela ou mesmo, de um acúmulo de falhas de uma, de mais de uma ou de todas as fases do processo. Essa avaliação do treinamento pode ser realizada em vários níveis, conforme propõe Hamblin (1978), citado por Marras. São eles: de reação; de aprendizado; de comportamento; de avaliação de valores; de avaliação de resultados finais. A “avaliação de reação” é a mais fácil de obter: busca-se aqui a reação dos treinandos com relação ao módulo aplicado e seu conteúdo, ao instrutor e às condições em que o módulo foi apresentado (local, ambiente, suporte logístico etc.). A “avaliação de aprendizado” nada mais é do que a verificação prática do que foi assimilado durante o módulo de treinamento,comparativamente ao resultado que se vinha obtendo antes do treinamento. A “avaliação de comportamento” é o processo avaliativo mais complicado, devido à dificuldade imediata de comprovar a mudança e pela própria subjetividade em estimar os resultados obtidos. Em muitas ocasiões, o treinando “gostou” do módulo e demonstra que aprendeu, porém, o seu comportamento no local de trabalho não muda: continua, por exemplo, teimando em processar a fabricação de uma determinada peça pelo método utilizado antes do treinamento. A “avaliação de valores” analisa os efeitos do treinamento no que diz respeito aos sistemas de valores dos indivíduos; eles causarão mudanças no perfil cultural individual e, por consequência, na cultura organizacional. A “avaliação de resultados finais” é a comparação que se faz levando- se em conta as metas organizacionais, que deveriam registrar, no período pós-treinamento, melhorias, tais como: redução do absenteísmo (faltas), da rotatividade, otimização das relações intergrupais, otimização da qualidade etc. (Hamblin (1978), citado por Marras, 2009, p.151). Considerações gerais acerca do processo de T&D Após a apresentação desta última fase do processo de T&D, é importante atentar para algumas considerações de MILKOWICH e BOUDREAU (2000) a respeito da sua execução e resultados: “Para que o treinamento possa ter qualquer efeito, os treinados precisam aprender alguma coisa com ele. Quando o treinamento é estruturado de maneira eficaz e os treinandos sentem-se motivados, o aprendizado pode acontecer. Lembre-se que o aprendizado é definido de forma mais abrangente e inclui muito mais do que simplesmente tornar alguém capaz de declarar fatos ou conhecimentos novos. Antes que o treinamento comece a acontecer, é preciso existir algumas precondições para a ocorrência do aprendizado” (MILKOWICH e BOUDREAU, 2000, p.347) Os dois autores discutem alguns importantes aspectos relacionados com o sucesso do processo de treinamento: “Motivação do Treinando para a Aprendizagem: Provavelmente, a motivação mais importante que o treinando precisa ter é a vontade de mudar seus comportamentos e resultados no trabalho. A motivação relacionada com o trabalho requer uma integração entre o treinamento e o sistema de remuneração.”. “Fixação de metas. A teoria da fixação de metas diz que a conscientização das metas pelo indivíduo regula seu comportamento. A função do instrutor é fazer com que o treinando adote ou internalize as metas do programa. Para isso seria possível usar táticas como: Trazer à tona os objetivos do aprendizado no início e em vários momentos estratégicos do programa de treinamento. Tornar as metas suficientemente difíceis para serem desafiadoras, de forma que os treinandos se sintam gratificados ao alcançá-las, mas não tão difíceis que sejam inalcançáveis ou frustrantes. Complementar os objetivos mais amplos com submetas (testes e experimentações periódicos), para manter a sensação de realização.” “Reforço. A teoria do reforço diz que a frequência de um comportamento é influenciada por suas consequências. O comportamento pode ser moldado reforçando-se progressivamente a aproximação cada vez maior das metas desejadas; portanto, o reforço deve ser iniciado tão logo ocorra o comportamento desejado. Uma vez que esses reforços podem não ser os mesmo para todos, o instrutor deve adequá-los às peculiaridades de cada treinando. As pesquisas indicam que o reforço pode ser mais produtivo no treinamento se este for colocado de forma lúdica, como um jogo em que os participantes resolvem quebra-cabeças, em vez de exercícios com empregados de uma organização resolvendo problemas reais.” “Teoria da expectativa. Esta teoria diz que as pessoas sentem-se motivadas a escolher um comportamento ou alternativa que ofereça a maior chance de produzir as consequências desejadas. Assim sendo, os treinandos precisam acreditar que a aquisição de conhecimento, habilidades ou outros itens por meio do treinamento vão conduzi-los aos resultados desejados, e que o treinamento é capaz de proporcionar esse conhecimento e habilidade. Isso reforça a importância do vínculo entre a análise de necessidades, que identifica como o treinamento contribui para as metas organizacionais e individuais, e o conteúdo do treinamento.” “Teoria do aprendizado social. Esta teoria diz que se os indivíduos só pudessem aprender por meio da experiência direta e dos reforços, o desenvolvimento humano estaria sufocado. As pessoas aprendem por intermédio do processamento das informações e da compreensão dos vínculos existentes entre as ações e as consequências. Assim sendo, construir o talento individual mediante a observação de modelos de bom e mau desempenhos, e dar aos treinandos confiança em suas habilidades de aplicação e de seus talentos, tornam-se aspectos importantes do treinamento.” “Ambientes e Instrutores: As características do ambiente e dos instrutores obviamente afetam a eficácia do treinamento. Mesmo os melhores materiais didáticos perdem sua eficiência se não puderem ser vistos ou ouvidos com clareza, ou se a sala for desconfortável. Os equipamentos para treinamento hoje em dia vão muito além da sala de aula com carteiras e quadro-negro. Quando os editores das revistas americanas Training e Presentations fizeram um levantamento dos equipamentos mais topo de linha para treinamento, descobriram que “quase universalmente incluem-se sistemas integrados que controlam tanto as instalações quando à mídia, geralmente com alto grau de automação, com vídeos, computação gráfica e outros. A maioria inclui também videoconferência opcional, e muitos possuem sistemas da rede servidor/cliente ou sistemas interativos para cada participante” (Training, abril, 1994). Qualquer que seja o ambiente, é bom manter em mente o básico. A seguir, listamos várias considerações básicas para a preparação do ambiente e dos instrutores.” “Ambiente. O ambiente do treinamento deve ser projetado tendo em vista atender a nove aspectos básicos: 1. Prender a atenção. 2. Informar os objetivos aos aprendizes. 3. Estimular a lembrança dos pré-requisitos. 4. Apresentar o material para o treinamento. 5. Oferecer orientação ao aprendizado, como instruções verbais, “dicas” e contexto. 6. Provocar desempenho, por exemplo, pedindo a solução de um problema. 7. Oferecer realimentação. 8. Avaliar o desempenho. 9. Aumentar a retenção e a transferência do aprendizado, por exemplo, fornecendo uma grande variedade de exemplos ou tipos de problemas.” “Preparação do instrutor. Também é muito importante que o instrutor esteja preparado. Ele precisa assegurar-se de ter feito o seguinte: 1. Divulgado o programa. 2. Divulgado o horário, local e outras informações sobre o evento. 3. Preparado as instalações. 4. Verificado detalhes físicos como cadeiras, alimentação e suprimentos. 5. Providenciado os equipamentos necessários e verificado seu funcionamento. 6. Estabelecido os objetivos do treinamento. 7. Estudado seu plano de aula para antecipara reação do grupo e preparar as experiências, exemplos e histórias. 8. Desenvolvido seu entusiasmo pessoal pelo assunto a ser tratado. Ainda que tudo isso pareça bastante óbvio, você provavelmente se lembra de pelos menos uma situação em que a aula ou apresentação, sua ou de outra pessoa, teve que ser interrompida porque algum desses detalhes não tinha sido devidamente resolvido.” “Aprendizado acelerado. O aprendizado acelerado é uma abordagem do ambiente que enfatiza princípios como: 1. ser positivo e acolhedor; 2. oferecer condições confortáveis e naturais; 3. agradar o treinando; 4. diminuir a tensão e a ansiedade do treinando; 5. ser apoiador tanto do treinando como do instrutor; 6. usar múltiplas abordagens de aprendizagem; 7. permitir diferentes estilos,velocidades e necessidades de aprendizado, em vez de forçar todo mundo a aprender do mesmo jeito; 8. tornar o aprendizado divertido; 9. enfatizar o aprendizado em grupo; e 10. utilizar materiais que combinem texto e ilustrações. Este tipo de treinamento recebeu uma resposta entusiástica em algumas empresas; com sua aplicação foi possível obter uma significativa economia no tempo de aprendizagem e nos custos em empresas como a Bell Atlantic. Um estudo indica que essas táticas melhoram a reação das pessoas ao treinamento, mas não têm efeito sobre seu aprendizado. De qualquer maneira, pode ser interessante considerar quantos desses princípios são seguidos nas aulas que você tem assistido. Uma questão ainda que em debate é se seria eficaz desenvolver uma abordagem de treinamento sob medida para as preferências ou estilos de aprendizado dos treinandos. Alguns têm maior facilidade para aprender ouvindo, outros, vendo.”. (MILKOVICH e BOUDREAU, 2000, p.348-351) Assim podemos considerar apresentado o processo de T&D neste trabalho. 2.3 – Processo de socialização de novos funcionários A socialização de novas pessoas na organização, embora tenha início no processo seletivo, não é executado nesse processo. Essa orientação de novos funcionários e vai se estender por muitos dias após a admissão dos selecionados e deve ser conduzida como um “processo de treinamento” dos entrantes nessa nova cultura. Nomes recebidos pelo processo: socialização, orientação, ambientação, integração. Chiavenato (2014) e Sobral e Peci (2013) chamam o processo de “orientação de pessoas”. Já, Araújo e Garcia (2009), Morin e Aubé (2009), Chiavenato (2008), Robbins (2005) usam outros nomes: “ambientação”, “integração” e “socialização de pessoas” - Apesar desse processo começar no primeiro contato do candidato com a empresa no processo seletivo e ir se desenvolvendo ao longo de todo esse processo, na verdade ele realmente acontece a partir da contratação das pessoas pela organização. Dessa maneira, pode ser encarado com um processo de treinamento e de desenvolvimento. De acordo com Regina, esse processo de RH consiste em receber (recepcionar) as pessoas admitidas após o processo de seleção, apresentá-las às suas tarefas e à área onde irão desempenhar seu trabalho e, assim, integrá-las à organização. Para tanto é necessário que a organização se preocupe em montar programas de recepção aos novos funcionários para mostrar-lhes a organização, a sua cultura organizacional e, por meio de atividades preparadas nesse processo, socializar essas novas pessoas. É extremamente importante para os funcionários ingressantes em qualquer organização, que conheçam no menor tempo possível “a cultura da casa”, ou seja: quais os costumes, as regras, os ritos vigentes, os mitos em que se acredita, enfim, o modo de vida dessa empresa. Esse estado de coisas é que regula o que será ou não adequado em termos de comportamento para as pessoas. Esses aspectos são fundamentados pelos valores, crenças e expectativas tanto da organização quanto dos seus componentes. Essa cultura, isto é, a maneira como com a organização pensa e age é um produto da interação de todos os seus participantes. Isso confere à cada organização um caráter único, singular, uma personalidade própria. Dessa maneira, é importante que os ingressantes tenham informações a esse respeito. Regina (2012, p.39). Continua Regina, O iceberg organizacional: É tradicional em administração, quando se discute a cultura da organização, lançar mão da figura do iceberg para explicar os aspectos nela envolvidos. Esse artifício que assim permite representar a organização como um iceberg, relaciona suas duas partes (a visível - parcela que está emersa, acima da linha da água, e a oculta - porção que está imersa, abaixo da linha da água) com os dois aspectos organizacionais correspondentes: a parte formal e a informal da organização. Embora seja a parte aparente a que nos mostra a organização, a parte submersa é que lhe dá sustentação. Conforme mostram vários autores, como por exemplo MOSCOVICI (1988) e OLIVEIRA (2006), a porção visível recebe várias denominações: é o lado luz da empresa, são os seus aspectos formais e abertos, seus aspectos racionais. Da mesma forma, o pedaço invisível seria então o lado sombra da organização, os seus aspectos informais e ocultos, seus aspectos afetivos. Essa metáfora é extremamente útil para a montagem de programas utilizados para receber novos funcionários na organização. Regina (2012, p.39-40). Em outro trabalho, Regina informa que Uma vez que a organização “já está montada” quando as novas pessoas estão sendo trazidas para o seu interior, é necessário, portanto, que alguém se preocupe em falar-lhes desses aspectos da cultura, para que possam acelerar sua integração. Cuidar desse rito de passagem é algo que envolve não apenas os profissionais da ARH (Administração de RH): é de capital importância a participação dos gerentes, dos chefes e dos colegas envolvidos no processo. Os produtos desse esforço são os chamados programas de orientação, de ambientação, ou de integração que têm como objetivo socializar os novos companheiros. MORIN e AUBÉ (2009) no capítulo em que tratam do estabelecimento de relações profissionais produtivas e satisfatórias, apresentam a definição de ROCHER para o conceito de socialização: Socialização: processo pelo qual o ser humano aprende e interioriza ao longo de sua vida os elementos socioculturais de seu meio, os incorpora à estrutura de sua personalidade graças a experiências e agentes sociais significativos e, por essa via, se adapta ao meio social onde deve viver.”. (ROCHER, in MORIN e AUBÉ (2009, p.224) Nas organizações, algumas atividades são exemplos comuns para esse processo: as mensagens de boas-vindas, a entrega de material sobre a organização, as palestras iniciais informativas, os cafés da manhã, as visitas monitoradas, os estágios com durações diversas, acompanhamento na área de trabalho por um colega, supervisor ou tutor, as viagens para diferentes unidades da companhia, a utilização de mentores, entre outros. As organizações lançam mão desses programas, em função de sua visão quanto aos seus efeitos, de suas necessidades, de seus objetivos e, também, de suas condições para bancá-los. Algumas empresas realizam toda uma sequência, desde as primeiras boas vindas até a execução de um prolongado estágio, antes de colocar o novo funcionário em seu posto de trabalho, pois acreditam que o tempo despendido nesse esforço é um investimento que retornará não só pelo envolvimento do novo empregado, mas principalmente pela qualidade das decisões que ele será capaz de tomar após esse processo. Então, como o objetivo de todos esses programas é acelerar a integração dos que chegam à empresa, pode-se concluir que aquilo em que organização acredita e aquilo que espera de cada pessoa estão espelhados na forma como ela trata aqueles que estão chegando. SHINYASHIKI (2002) aponta as quatro tarefas básicas do processo de socialização de novos funcionários: 1. domínio da tarefa: aprender como desempenhar seu trabalho 2. clarificação do papel: desenvolver a compreensão de seu papel na organização 3. aculturação: aprender a cultura da organização e ajustar-se a ela 4. integração social: desenvolver relacionamentos com os colegas Papel: É a expectativa de desempenho por parte do grupo social e a internalizarão dos valores e normas que o grupo – implícita ou explicitamente – prescreve para o indivíduo. (CHIAVENATO, 2003, p.320) Outra estudiosa do assunto, WEISS (2006), finaliza um de seus artigos sobre treinamento de integração, afirmando que “... a integração de novos profissionais, bem conduzida, acolhedora e humanizada é o início do cumprimento da missão do RH, contribuindo
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