ATIVIDADE OSM

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A atividade de sistemas, organização e métodos
1) Conceitue SO&M.
2) Explique o componente sistemas da SO&M.
3) Explique o componente organização da SO&M.
4) Explique o componente métodos da OS&M.
5) Mostre a abrangência da OS&M.
6) Mostre o papel da OS&M frente às várias áreas da empresa.
7) Mostre a evolução da SO&M.
8) Explique a influência da administração científica na SO&M.
9) Explique a influência da abordagem clássica na SO&M.
10) Explique a influência da abordagem neoclássica na SO&M.
11) Explique a influência da abordagem humanística na SO&M.
12) Explique a influência da abordagem burocrática na SO&M.
13) Explique a influência da abordagem estruturalista na SO&M.
14) Explique a influência da abordagem comportamental na SO&M.
15) Explique a influência da abordagem de sistemas na SO&M.
16) Explique a influência da abordagem contingencial na SO&M.
17) Explique a influência da abordagem complexa na SO&M.
18) Explique os objetivos da SO&M.
19) Explique o papel do analista de SO&M.
20) Explique o papel do consultor de SO&M.
21) Mostre as principais diferenças entre o trabalho do analista e o
do consultor de SO&M.
22) Mostre as diferenças entre a velha O&M e a nova SO&M.
23) Explique o processo de SO&M.
A abordagem de sistemas
1) Conceitue o sistema.
2) Quais são os diferentes significados da palavra sistema?
3) Quais são as três características básicas de um sistema?
4) O que é estado sólido ou firme?
5) O que é sinergia?
6) O que é entropia?
7) O que é negentropia?
8) Qual é a finalidade do sistema?
9) O que é objetivo?
10) O que é um subsistema?
11) O que é um suprassistema?
12) Quais são os componentes de um sistema?
13) O que é entrada ou insumo?
14) Quais são as possíveis formas de insumo?
15) O que é processamento?
16) O que é saída ou resultado?
17) O que é retroação?
18) Conceitue eficiência na linguagem sistêmica.
19) Conceitue eficácia na linguagem sistêmica.
20) Classifique os sistemas de acordo com sua constituição.
21) Classifique os sistemas de acordo com seu relacionamento com o ambiente.
22) O que são sistemas físicos ou concretos? Exemplifique.
23) O que são sistemas abstratos ou conceituais? Exemplifique.
24) O que é um sistema aberto? Exemplifique.
25) O que é um sistema fechado? Exemplifique.
26) O que é um dado?
27) O que é informação?
28) O que é comunicação?
29) Quais são as técnicas para coleta e registro da informação?
30) O que é entrevista?
31) O que é questionário?
32) Quais são as vantagens do questionário sobre a entrevista?
33) O que é observação direta?
34) Coletada e registrada a informação, quais são os procedimentos a tomar?
RESPOSTAS
1. A disciplina ou especialidade que trata da definição e do arranjo das principais características de todos os processos nas organizações é denominada Sistemas, Organização e Métodos (SO&M). Trata-se de uma área na qual se integram três condições básicas para o sucesso organizacional: sistemas, organização e métodos. 
2. Aludem tanto à organização ou à empresa como uma entidade integrada, como também às suas partes relevantes, isto é, às suas áreas (diretorias), aos seus departamentos e às suas divisões (gerências), ou aos seus processos de trabalho. A abordagem sistêmica permite envolver atividades ou assuntos de maneira global e entrosada no sentido de obter resultados acima da expectativa, graças à perfeita integração e interação de todos os seus componentes.
3. Refere-se à estruturação da empresa, à definição das suas áreas internas de atividade (departamentalização), à atuação de linha (órgãos diretamente relacionados com os objetivos organizacionais) e de staff (órgãos de assessoria e apoio interno aos órgãos de linha), canais internos de informação, grau de centralização/descentralização do processo decisório etc. 
4. Métodos: remetem à maneira como as atividades ou as tarefas são realizadas e executadas. Constituem o melhor caminho para que as atividades ou as tarefas alcancem os objetivos e os resultados para os quais foram criadas. Os métodos definem o modo de fazer as coisas da melhor maneira possível, no sentido de economizar esforços, tempo e recursos e, consequentemente, melhorar a qualidade e a produtividade do trabalho.
5. Ao modelar a estrutura organizacional, a área de OSM deve considerar os níveis de influência (estratégico, tático e operacional) e os níveis de abrangência (nível da empresa, nível da Unidade Estratégica de Negócio e nível de cooperação).
6. A partir da administração científica que foi possível a criação das perspectivas de administração de recursos humanos que nada mais é do que administração de pessoas dentro de uma empresa. Isso garante que os trabalhadores sejam bem selecionados, atendidos e possam executar um bom trabalho junto a empresa.
7. A abordagem clássica foi iniciada por Henri Fayol, um engenheiro francês que se preocupou com as funções da empresa, com a divisão do trabalho e especialização, com as bases da departamentalização e com os princípios gerais de administração. A abordagem clássica inaugurou a concepção de administração como um processo de prever, organizar, comandar, coordenar e controlar, com uma ênfase especial na organização e no controle. Ao enfatizar a estrutura organizacional, o fayolismo elevou a O&M à condição de ferramenta para a organização das empresas da época.
8. A abordagem neoclássica foi uma reação à forte influência das ciências comportamentais na administração a partir do início da década de 1950, enfatizando a prática da administração, a reafirmação dos postulados clássicos com uma nova roupagem e enfatizando os princípios gerais de administração e os objetivos e resultados a alcançar. Demonstrou forte ecletismo ao tentar aproveitar e sintetizar os avanços na administração. Drucker foi o iniciador da chamada Administração por Objetivos (APO) dentro dessa abordagem, para mostrar a importância dos objetivos na administração. Os tipos de organização e a departamentalização encontraram terreno fértil nessa abordagem.
9. Abordagem humanística: teve sua origem na experiência de Hawthorne em Chicago realizada entre 1927 e 1932 para avaliar a correlação entre a produtividade e a iluminação no local de trabalho e acabou desvendando o fator humano e a organização informal por meio das seguintes conclusões:
a) O trabalho é uma atividade tipicamente grupal. O nível de produção é influenciado pelas normas do grupo e não apenas pelos incentivos salariais da organização.
b) O operário não reage como indivíduo isolado, mas como membro de um grupo e em estreita relação de camaradagem e integração com os colegas.
c) A tarefa da administração é formar chefes capazes de compreender e comunicar, com elevado espírito democrático, e que sejam persuasivos e simpáticos.
d) A pessoa humana é motivada essencialmente pela necessidade de “estar junto” com outras pessoas, de ser reconhecida pelos outros e receber adequada comunicação.
e) Além da organização formal oficialmente estabelecida pela organização, existe também uma organização informal composta pelos grupos sociais informais que se constituem espontaneamente e permeiam toda a organização. Essa abordagem é chamada de Teoria das Relações Humanas porque trouxe à tona as necessidades humanas básicas, bem como os grupos sociais informais criados a partir dos relacionamentos sociais entre as pessoas. Abordou pela primeira vez a organização como uma entidade social (composta de pessoas e buscando o equilíbrio interno) e econômica (com foco no lucro e buscando o equilíbrio externo) e deu início à preocupação com o ser humano no trabalho. Até então a pessoa era considerada uma unidade isolada e seu trabalho era influenciado por movimentos dispendiosos e pouco eficientes, pela fadiga e por deficiências no ambiente físico (iluminação, temperatura,
barulho).
10. A abordagem burocrática surgiu graças aos trabalhos de Max Weber traduzidos ao redor da década de 1940 a respeito da burocracia como forma de organização que existiu desde épocas imemoriais e predominou em boa parte do século passado.Weber havia descrito as características do modelo burocrático como a melhor forma de estrutura organizacional até então encontrada pelas empresas. Para ele, as principais dimensões da burocracia eram.: Divisão do trabalho, hierarquia de autoridade, regulamentação, comunicações formalizadas, impessoalidade, e competência profissional. O modelo burocrático teve forte influência na velha Organização e Métodos (O&M), tornando-a uma disciplina basicamente burocratizante ao buscar divisão do trabalho, racionalidade e formalidade na empresa.
11. A abordagem estruturalista foi um movimento que permitiu integrar os conceitos das várias abordagens anteriormente enumeradas em um todo consistente, antecipando-se à abordagem sistêmica17. A abordagem estruturalista integrou conceitos derivados das abordagens anteriores em uma abordagem múltipla (como organização formal e informal, recompensas salariais e sociais, os diversos níveis da organização, a diversidade de organizações e a análise interorganizacional) para demonstrar a interdependência das organizações com a sociedade.
12. A abordagem comportamental foi um desdobramento mais recente da abordagem humanística, proporcionando novas proposições sobre a motivação humana e sobre os estilos de gestão e sistemas de administração, mostrando a organização como um sistema social cooperativo caracterizado por um processo decisório que envolve todas as pessoas. O comportamento organizacional envolve vários tipos de participantes – como acionistas ou proprietários, dirigentes, clientes e fornecedores – que investem na organização na espera de diferentes tipos de retornos. Por outro lado, coexiste na organização um intenso conflito entre objetivos organizacionais e individuais de seus participantes. A abordagem comportamental foi a mais popular de todas elas, ao mostrar a importância do comportamento humano e do processo decisório nas organizações.
13. A abordagem sistêmica surgiu com a Teoria de Sistemas e sua profunda influência na administração moderna20. As organizações são vistas como sistemas sociais abertos e em intensa interação com seu meio ambiente, do qual recebem insumos que são processados e transformados em produtos e serviços que são retornados ao ambiente. Há um processo contínuo de importação-processamento-exportação que se caracteriza por uma extensa cadeia de valor. Com essa abordagem, as empresas passam a ser visualizadas segundo duas características sistêmicas: Totalidade e proposito.
14. A abordagem contingencial foi decorrência de pesquisas que demonstraram o forte impacto ambiental sobre o desempenho de organizações e empresas. Como o ambiente é dinâmico e mutável, as empresas precisam se adaptar e ajustar-se às demandas ambientais para poderem sobreviver. Assim, as características ambientais das empresas bem-sucedidas são continuamente modeladas e remodeladas em função das características ambientais requeridas.
15. A Abordagem complexa surgiu recentemente com o advento da teoria do caos e da complexidade. Tudo é dinâmico e mutável e existe uma infinidade de atores que atuam simultaneamente definindo estratégias, operações, oferecendo produtos e serviços ao mercado e provocando um poderoso dinamismo que conduz à mudança, transformação e imprevisibilidade. Nesse cenário de incertezas, as organizações precisam definir estratégias capazes de gerar vantagens competitivas que garantam a sustentabilidade no longo prazo.
16. Embora seja uma responsabilidade de linha – ou seja, de cada administrador em sua própria casa –, a SO&M é tipicamente uma função de staff e não de linha. A atividade de SO&M se caracteriza pela forma de atuação e relacionamento com todas as áreas da empresa envolvendo aconselhamento, recomendação e assessoria26. Assim deve ser, pois a SO&M não possui autoridade para mandar tomar as providências que seus estudos indicam serem necessários27. Mas isso não significa que as áreas envolvidas possam desprezar as recomendações da SO&M.
17. O analista de O&M é de grande importância em uma organização, principalmente nas de grande porte. Ele atua como um auxiliar do gestor, atentando-se para detalhes que muitas vezes passam despercebidos. Nas pequenas empresas é comum que os próprios funcionários desempenhem as funções que seriam do analista. 
18. Ao contrário do analista de SO&M, o consultor possui uma visão mais abrangente e global. O primeiro trata da análise e desdobramentos enquanto o segundo trata da composição e integração. O primeiro levanta dados e informações enquanto o segundo faz inferências, tira conclusões e faz diagnósticos.
19. 
22.
23. Sistematizar, organizar e metodizar requer um processo que, na medida em que se desenvolve, vai abrindo novas oportunidades e reduzindo a incerteza inerente à pesquisa de algo que pode ser melhorado e incrementado. Em resumo, o processo de SO&M pode ser descrito pelas seguintes etapas:
1) Ter uma visão ampla e generalizada da situação e escolher dentre todos os problemas aqueles que deverão ter prioridade em função da sua relevância.
2) Definir corretamente o objeto de estudo. A identificação adequada do objeto de estudo é fundamental para eliminar ruídos e incertezas posteriores ou então perder o rumo no trabalho.
3) Promover a pesquisa preliminar, obtendo dados e informações que sejam significativos sobre o problema a ser analisado, tais como manuais já existentes (sobre organização, missão, visão, produtos ou serviços, procedimentos), organogramas, relatórios gerais ou específicos, documentação legal e administrativa, descrições de cargos, estudos anteriores, sugestões das pessoas envolvidas etc. Nessa etapa do processo, as informações podem ser coletadas em uma ordem predeterminada em um fluxograma por meio da observação, entrevista ou questionário, dependendo do assunto a ser analisado. Além dos dados objetivos é interessante recolher ideias ou sugestões das pessoas envolvidas para abrir novas perspectivas e gerar novas alternativas pela frente.
4) Paralelamente à pesquisa, fazer um plano de trabalho com uma estimativa de duração do estudo e definir algumas datas-chave para facilitar o controle e definir um quadro de referências a respeito da abordagem do problema.
5) Execução do plano de trabalho com a discussão e a análise das informações recebidas e a identificação dos principais problemas e necessidades. É a fase do diagnóstico que exige forte espírito crítico e que pode se estender e envolver outras unidades da empresa, uma vez que muitas disfunções em uma unidade podem ser decorrentes de causas localizadas em outra unidade. Nessa etapa, já se tem conhecimento dos aspectos positivos e negativos e das vantagens e das falhas da situação abordada.
6) Formulação de alternativas de ação possíveis para corrigir ou melhorar a situação analisada. A busca do caminho mais adequado depende de um balanço dos custos/benefícios decorrentes, seja do ponto de vista financeiro, temporal, social, ético ou competitivo. A decisão da escolha dependerá de um consenso entre o consultor de SO&M e o executivo da área envolvida.
7) Implantação da solução escolhida. Representa a fase de mudança e transformação e que depende diretamente da vontade e da decisão do executivo da área envolvida – o qual deve ser o proprietário ou o agente de mudança – com a assessoria e o suporte do consultor de SO&M.
8) O acompanhamento e a reavaliação da situação é a última etapa do processo de SO&M. Envolve monitoração da implantação e contatos frequentes com o agente de mudança e com as pessoas envolvidas, para verificar possíveis problemas inesperados decorrentes da implantação da solução escolhida, para saber o andamento das coisas e para a provável adoção de possíveis alterações ou ações
corretivas. Sem essa etapa corre-se o perigo de nada acontecer e simplesmente tudo permanecer como antes.
A abordagem de sistemas
1. Existem 3 conceitos básicos para sistemas.
· Sistema é um conjunto de unidades reciprocamente relacionadas que se caracterizam pelo propósito (objetivo) e pelo globalismo(totalidade) 
· Sistema é um conjunto de elementos dinamicamente relacionados, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre dados/energia/matéria para fornecer informação/energia/matéria.
· Sistema é um conjunto de partes inter-relacionadas que funciona como um todo
para alcançar um propósito comum.
2. A palavra sistema (do grego sistemis: combinar, ajustar, formar um conjunto) pode ser utilizada com vários sentidos diferentes. Porém, para o nosso propósito, conceituaremos sistema como um conjunto de partes integradas que têm a finalidade comum de alcançar determinado objetivo. O sistema constitui uma rede de interações entre as partes a fim de alcançar objetivos específicos.
3. Características básicas do sistema: 
· Um conjunto de partes: todo sistema apresenta vários elementos – partes, entidades, componentes ou órgãos – em seu conjunto. Essas partes são denominadas subsistemas.
· Partes integradas: os elementos que compõem o sistema estão intimamente inter-relacionados e interagem entre si. Existe uma relação de reciprocidade entre as partes que constituem um sistema. Sistemas eletrônicos ou mecânicos, como uma máquina de lavar roupa ou um vídeo game, possuem componentes que trabalham em conjunto, cada qual dependendo do outro para cumprir o objetivo. Um sistema de administração de pessoal consiste em procedimentos integrados para recrutar, selecionar, treinar e avaliar os empregados.
· Propósito comum de alcançar determinado objetivo: todo sistema existe para alcançar um ou mais objetivos e suas partes integrantes devem ajustar-se entre si para possibilitar o alcance do objetivo global do sistema.
4. O sistema é considerado solido ou firme quando as partes estão perfeitamente interligadas, o que ocorre em cada uma delas influencia as demais e cada parte ajuda a outra.
5. Sinergia: na medida em que as partes estão interligadas e amarradas, o sistema alcança o seu estado sólido e firme graças às suas comunicações internas. Quando as partes estão perfeitamente interligadas, o que ocorre em cada uma delas influencia as demais e cada parte ajuda a outra: o resultado do sistema torna-se maior do que a soma dos resultados de suas partes, porque o entrelaçamento delas produz um efeito multiplicador que recebe o nome de sinergia. Cada parte apoia mutuamente as outras e provoca o efeito sinergístico que faz que o resultado do conjunto seja maximizado. O sistema de informação provoca sinergia quando funciona bem.
6. Entropia: é um processo pelo qual todas as formas organizadas tendem à exaustão, à desorganização, à desintegração e, no fim, à morte. Na medida em que as partes não estão bem interligadas, o sistema entra em estado de decomposição e desintegração que recebe o nome de entropia. Cada parte se desliga da outra e o efeito entrópico produz perda e deterioração. O sistema de informação provoca entropia quando funciona mal.
7. Negentropia: é o mesmo que entropia negativa. Em outras palavras, para sobreviver, os sistemas abertos precisam se mover para deter o processo entrópico e reabastecerem-se de energia a fim de garantirem indefinidamente suas estruturas organizacionais. É um processo reativo de obtenção de reservas adicionais de energia para compensar a entropia.
8. Todo sistema tem uma finalidade definida, ou seja, todo sistema existe para alcançar um ou mais objetivos.
9. Um objetivo é uma situação desejada, um resultado a alcançar.
10. Todo sistema é constituído de partes relacionadas entre si. As partes são os subsistemas que, por sua vez, são constituídos de outras partes relacionadas entre si e assim por diante.
11. Todo sistema faz parte de um sistema maior, que é o suprassistema.
12. Os componentes básicos de todo sistema são entradas ou insumos, operação ou processamento, saídas ou resultados (outputs) e retroação ou realimentação (feedback).
13. Entradas ou insumos (inputs): é tudo o que ingressa no sistema para fazê-lo funcionar. Nenhum sistema é autossuficiente ou autônomo. O sistema precisa de insumos, na forma de recursos, energia ou informação. 
14. No organismo humano, por exemplo, os insumos são variados, envolvendo o ar, os alimentos, a água, as imagens, os sons e os odores que vêm do meio ambiente externo.
15. Operação ou processamento: todo sistema processa ou converte suas entradas através dos seus subsistemas. Cada subsistema se encarrega de um tipo de insumo que lhe é peculiar. No organismo humano, o ar que respiramos é processado pelo sistema respiratório, a comida que comemos é absorvida pelo sistema digestivo e as imagens são capturadas pelo sistema visual e nervoso. Nas empresas, os recursos são tratados pela área financeira, de marketing, de produção, de RH etc.
16. Saídas ou resultados (outputs): todo sistema coloca, no meio ambiente externo, as saídas ou os resultados de suas operações. As entradas são processadas e convertidas em resultados e são exportadas ao meio ambiente na forma de produtos ou serviços prestados, no caso das empresas.
17. Retroação ou realimentação (feedback): é a reentrada ou o retorno ao sistema de parte de suas saídas ou seus resultados, que passam a influenciar o seu funcionamento. A retroação é geralmente uma informação ou energia de retorno que volta ao sistema para realimentá-lo, alterar ou controlar o seu funcionamento em decorrência de seus resultados ou de suas saídas.
18. 
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20. 
· Físicos ou concretos (em inglês, hardware): são os sistemas compostos de elementos palpáveis e concretos, como máquinas, equipamentos, instalações, edifícios, matérias-primas etc. 
· Conceituais ou abstratos (em inglês, software): são os sistemas compostos de aspectos não palpáveis e abstratos, como filosofias, políticas, diretrizes, programas, procedimentos, regras e regulamentos etc. 
21. 
· Fechados ou mecânicos: são os sistemas cujas entradas e saídas para o meio ambiente externo são poucas e conhecidas. São sistemas mecânicos ou determinísticos que, com determinada entrada produzem determinada saída. 
· Abertos ou orgânicos: são os sistemas que têm uma infinidade de entradas e saídas para o meio ambiente externo que nem sempre são conhecidas. 
22. Físicos ou concretos (em inglês, hardware): são os sistemas compostos de elementos palpáveis e concretos, como máquinas, equipamentos, instalações, edifícios, matérias-primas etc. São constituídos de matéria ou energia. Em geral, os sistemas físicos são altamente previsíveis: a uma determinada entrada no sistema corresponde uma determinada saída, como nos motores a explosão típicos dos automóveis. 
23. Conceituais ou abstratos (em inglês, software): são os sistemas compostos de aspectos não palpáveis e abstratos, como filosofias, políticas, diretrizes, programas, procedimentos, regras e regulamentos etc. São compostos de ideias. Em geral, os sistemas conceituais são pouco previsíveis, pois não há uma correspondência nítida e nem exata entre suas entradas e saídas.
24. Abertos ou orgânicos: são os sistemas que têm uma infinidade de entradas e saídas para o meio ambiente externo que nem sempre são conhecidas. Mantêm intenso intercâmbio com o ambiente e com isso precisam, na medida em que este muda, adaptarem-se. São os sistemas vivos e orgânicos sujeitos à indeterminação e à incerteza. Em geral, são sistemas orgânicos e dotados de elevada flexibilidade e adaptabilidade.
25. Fechados ou mecânicos: são os sistemas cujas entradas e saídas para o meio ambiente externo são poucas e conhecidas. São sistemas mecânicos ou determinísticos que, com determinada entrada produzem determinada saída. São altamente previsíveis e sujeitos à certeza, como o motor, a máquina, os equipamentos etc.
26. Os dados são fatos que constituem a matéria-prima básica da informação. Mas não são a informação. Os dados são representados por símbolos, como letras, números, quantidades, códigos, cores, sinais etc.
27. Informação é o conhecimento relevante produzido como resultado de um conjunto de dados ou de um processamento de dados. A informação éconstituída por um conjunto de dados que contém algum significado ou que reduz a incerteza a respeito de alguma coisa.
28. Comunicação é a informação transmitida por alguém e recebida e interpretada por outrem. Quando alguém transmite a outrem a informação, ocorre a comunicação.
29. As três técnicas principais para a coleta de informação são a entrevista, o questionário e a observação pessoal.
30. A entrevista é uma técnica de coletar e registrar informações por meio de perguntas verbais feitas pelo analista de sistema, que anota as respostas da pessoa que já conhece o sistema.
31. O questionário é a técnica de coletar e registrar informações por meio de perguntas feitas por escrito em um questionário e cujas respostas deverão ser feitas também por escrito no próprio questionário.
32. A vantagem do questionário reside no tempo e no esforço do analista: ele pode distribuí-lo simultaneamente a uma porção de pessoas e a coleta de informação é mais rápida do que na entrevista. 
33. Observação é a técnica de coletar e registrar informações por meio da observação visual do analista que acompanha e verifica a pessoa que trabalha com o sistema. À medida que vai observando as coisas, o analista vai anotando e registrando o que lhe interessa a respeito do sistema.
34. 
· Selecionar as informações desejadas, deixando de lado aquelas que não têm importância ou relevância para o conhecimento do sistema.
· Classificar e arranjar as informações relativas a cada parte do sistema (subsistemas). Com as informações selecionadas e classificadas, descrever detalhadamente cada parte (subsistema) do sistema.
· Fazer uma descrição resumida do sistema como um todo.
· Avaliar a contribuição de cada uma das partes para o alcance do objetivo do sistema.
· Avaliar como as partes podem.
3- 
4- 
5- 
6- Responsável por realizar atividades de levantamento de dados, bem como por analisar, elaborar e implementar sistemas administrativos na empresa, capazes de aperfeiçoar metodologias utilizadas no trabalho, dar maior agilidade à realização das atividades, verificar a ocorrência de atividades em duplicidade, com o objetivo de eliminá-las, criar padrão, implementar melhorias contínuas, gerenciar projetos e processos e encontrar soluções para os problemas enfrentados pela empresa, que são as chamadas patologias organizacionais.