Noções de Arquivologia

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De: Study With Mona
R�UMO DE NOÇÕ� DE ARQUIVOLOGIA
Quem recebe o arquivo?
O setor responsável pelo recebimento e distribuição do arquivo é o protocolo que realiza o
controle do fluxo documental/Viabiliza o acesso à informação.
Os protocolos podem ser:
● Centralizado: Controle fica em apenas um local
● Descentralizado: Os documentos e controle ficam em cada setor
Conceito de Arquivo:
O Arquivo é um conjunto de documentos (físicos) - suporte + informações (conjunto de
dados), produzidos e recebidos por órgãos públicos e entidades privadas, em decorrência
do exercício da ativ., que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos.
Como é realizado o recebimento das correspondências?
Separa-se documentos pessoais (entregues direto ao destinatário) dos oficiais.
Os oficiais precisam ser separados entre sigilosos (encaminhados direto ao destinatário)
dos ostensivos (são abertos e analisados anexando informação e depois encaminhados).
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Como é realizado o registro?
Eletronicamente através do número, data, remetente e assunto. Depois é numerado e
classificado por assunto.
Tipos de Arquivo:
● Arquivo Corrente:
○ Pode ser chamado de 1ª Idade é a primeira fase do ciclo de vida dos
documentos.
○ Devem ter fácil acesso, são os Arquivos em curso, mesmo sem
movimentação, consulta + frequente.
○ Devem ficar próximos dos produtores para cumprimento da finalizada
adm/legal/fiscal.
○ São essenciais ao funcionamento de quem os acumula.
○ Consulta restrita ao órgão produtor
○ Uso de armazenamento vertical
○ Possui valor primário.
● Arquivo Intermediário:
○ Pode ser chamado de 2ª idade é a segunda fase do ciclo de vida do
documento.
○ Documento de baixa frequência de consulta
○ Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira (fiscal)
○ Aguardam a eliminação ou guarda permanente
○ Podem ser alocados em local + afastado, manutenção é + barata.
○ Permanência transitória, conhecidos como “limbo” ou "purgatório"
○ Consulta restrita ao órgão produtor.
○ Possui valor primário.
● Arquivo Permanente:
○ Pode ser chamado de 3ª Idade, é a Terceira fase do ciclo dos documentos
○ Conjuntos documentais de valor histórico, probatório (origem/instituição) e
informativo (pessoas/lugar/objeto)
○ Perde todo valor de natureza administrativa
○ Valor secundário
○ Possui fins científicos, sociais e culturais
○ Devem estar localizados em locais de fácil acesso.
○ Consulta liberada ao público
○ Mais comum a adoção de armazenamento horizontal.
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Eliminação de documentos:
● Os documentos nas fases corrente e intermediário estão sujeitos a tabela de
temporalidade que determinam quanto tempo ficaram no arquivo até a eliminação
ou guarda permanente.
● Os documentos que serão eliminados devem ter divulgação pública sobre essa
eliminação.
● No ato do descarte deve haver a descaracterização do documento, manual ou não,
para que não possa ser revertida.
● Métodos:
○ Inglês: quem elimina é a entidade produtora.
○ Alemão: quem elimina é o arquivista.
Classificação dos Arquivos:
● Entidade mantenedora: Arquivo Público ou Arquivo Privado.
○ Doutrina: Marilena Paes - divisão em Arquivo Público, Institucionais,
Comerciais, Pessoais/familiar.
● Extensão da Atuação: Arquivo Setorial ou Arquivo Central/Geral
● Natureza do documento: Arquivo Especial ou Arquivo Especializado
● Estágio de Evolução: Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário ou Arquivo
Permanente.
Métodos de Arquivamento:
● Método básico:
○ Geográfico (ligado ao lugar/direto):
■ estado(capital em caso de empate)-cidade-corresp
■ cidade-estado-corresp
■ pais-cidade-corresp
○ Alfabético (ligado ao nome/direto):
■ Se o nome possuir sobrenome substantivo + adjetivo - classificar
junto. Ex: Castelo Branco, Camilo.
■ Se o sobrenome tiver “São”, “Santo” ou “Santa” ficará junto com o
sobrenome. Ex: Santo Cristo, Tiago.
○ Ideográfico:
■ Alfabético (ligado ao nome/direto): dicionário/enciclopédia
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■ Numérico (indireto): duplex/decimal ou unitermos (exceção:
semi-indireto)
○ Numérico (ligado ao número/indireto): simples/cronológico/dígito-terminal
Elementos do Documento:
● Suporte: material físico. Ex: papel
● Forma: original/cópia/minuta/rascunho
● Formato: configuração física do documento. Ex: livro, caderno, cartão
● Gênero: informação registrada no suporte. Ex: escrito, textual
● Espécie: aspecto formal do documento. Ex: Ata, contrato, certidão
● Tipo/Tipologia: espécie/atividade. Ex: Ata (reunião)/Contrato(aluguel)/certidão
(nascimento)
Classificação do Documento:
● Iconográfico: fotografias
● Sonoro: áudio
● Filmografico: vídeo
● Digital: binário
● Cartográfico: mapas e plantas
● Micrográfico: microfilmagem
*Microfilmagem vs. Digitalização
● Microfilmagem:
○ Técnica Fotográfica
○ Desenvolvida em 1870
○ Lei 5433/68 e Decreto 1799/96 - Regulamenta o uso para substituir o original
○ Objetivo Principal: Aumentar a vida útil do material.
● Digitalização:
○ Transforma o documento em formato digital (binário)
○ Não substitui o original.
Princípios do Documento:
● Unicidade: Caráter Único
● Organicidade: Estrutura/ Atividades/ Funções
● Proveniência ou Procedência: Mesma fonte ou fornecedor (org. pública/privada seja
fundo aberto ou fechado)/família/pessoa.
● Indivisibilidade: Não pode ser separado, sofrer subtração, incorporação ou
alteração.
● Cumulatividade ou Naturalidade: Formação progressiva (tempo, cronograma,
sazonalidade), natural e orgânica.
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