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CONTROLADORIA Luara Pinto Minuzzi 108 INTRODUÇÃO As empresas vivem, hoje, o imperativo do valor, segundo o qual todas as suas operações e todos os seus recursos devem estar voltados para produzir ou adicionar valor. Dessa forma, a busca pela solução dos problemas do dia a dia das organizações conduz os gestores a optarem pela alternativa mais adequada de gestão. Por isso, é relevante analisar a empresa sob o ponto de vista sistêmico, isto é, unir as partes que compõem a organização para formar um sistema, de modo que haja condições de encontrar soluções e opções para administrar o todo. OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM Ao final desta aula unidade, você deverá ser capaz de: • Mostrar a importância da visão sistêmica e do papel da gestão nos processos de criação de valor, de gerenciamento de riscos e de avaliação do desempenho das organizações; • Entender o processo de globalização e seus impactos; • Entender os sistemas da empresa e criação de valor. EMPRESA Antes de iniciarmos é importante sabermos o conceito de empresa e suas transações necessárias. A empresa é um organismo vivo que precisa manter o equilíbrio, renovar-se constantemente e adaptar-se à realidade para garantir sua continuidade e sustentabilidade no mercado. 109 Trata-se de uma unidade produtiva que objetiva lucros e crescimento mediante transações entre dois mercados: 1. Fornecedor: Quem vende produtos ou serviços. 2. Consumidor: Quem compra produtos ou serviços. Sistema empresarial Os subsistemas que compõem o sistema empresarial são: • Institucional: Subsistema relacionado às crenças e aos valores dos proprietários da empresa, que deve ser assimilado por todos os seus integrantes. • Administrativo: Subsistema relacionado ao sistema de planejamento e controle da empresa, bem como à área de gerenciamento. • Organizacional: Subsistema representado pela estrutura da empresa e pela autoridade e delegação de responsabilidades dentro de seu ambiente. • Físico: Subsistema relacionado aos elementos materiais da empresa, tais como veículos, edifícios, móveis etc. • Social: Subsistema relacionado aos elementos humanos da organização, incluindo as características pessoais do grupo que a integra. Ambiente empresarial Agora que você já entendeu a noção de empresa, vamos definir o ambiente em que ela se encontra. Em outras palavras, vamos identificar quais são os desafios das empresas, como está o mercado nacional e globalizado, e o que elas podem esperar deles. Processo de globalização O processo de globalização que afetou as economias em todo o mundo vem impactando não somente as sociedades, mas também as estruturas empresariais mundiais. 110 O desenvolvimento dos meios de comunicação, que colaborou para a transformação das formas de gerenciamento de empresas. Por exemplo, para um gerente entrar em contato com uma filial em outro país. O processo pré globalização era completamente diferente do que é hoje. A tecnologia da informação era primitiva se comparada com os recursos disponíveis atualmente. Com a globalização e o avanço da tecnologia todos os países passaram a interagir de forma rápida e eficiente trazendo assim muitos benefícios não só para o país, mas também para as empresas. O gerenciamento das finanças passou a ser mais fácil e dinâmico, pois os fatos e lançamentos ocorrem em tempo real. Isso exige alto preparo dos gestores e a controladoria passou a ser uma importante ferramenta de defesa dos interesses dos acionistas. Sistema de empresas e geração de valor A principal ferramenta de auxílio e orientação à tomada de decisão no cenário competitivo em que as organizações vivem hoje é a controladoria. Um de seus objetivos é atribuir valores à empresa, analisando e traçando as melhores oportunidades e os melhores caminhos em direção ao alcance de objetivos. Toda empresa tem o propósito de alcançar o sucesso, o que demanda a aceitabilidade de seus produtos e serviços perante o mercado através de seus clientes. Se a atribuição de valor e a excelência nos resultados são os principais focos da controladoria, é necessário aplicar tais conceitos no dia a dia das empresas, a fim de garantir a otimização dos custos e a maximização dos lucros. Para isso, a organização deve estar em equilíbrio e integração com as áreas envolvidas em seu planejamento estratégico. As organizações empresariais interagem com a sociedade, pois são sistemas abertos e dinâmicos. 111 Sendo assim, a empresa é composta por várias partes. Cada uma realiza um conjunto de atividades que, apesar de distintas, possuem relação de dependência entre si para que se possa atingir um objetivo, nesse caso, a missão organizacional. Por exemplo, o departamento de vendas de uma empresa cumpre determinadas atividades que lhe são atribuídas e pertence ao sistema empresarial, pois concretiza a venda de um produto. Essa venda movimenta outros departamentos como compras, estoque, produção, qualidade, RH, financeiro, etc. A empresa busca incessantemente aumentar seus resultados e a interação de suas atividades são influenciadas pela economia, por outras empresas, pelo país e pelas pessoas e sociedade. Figura 02 – Sistema empresarial – Fonte: Padoveze (2003, p.35) CONTROLADORIA - Asseguradora da Eficácia Empresarial Compras ComprasComercializaçãoProdução Desenvolvimento de produtos Missão, Crenças e valores Empresa Produtos/Serviços e Processos ÁREAS DE RESPONSABILIDADE Sistemas de Informação de Apoio às Operações Sistemas de Informação de Apoio à Gestão 112 A MISSÃO DA EMPRESA De acordo com Catelli (2004 apud PADOVEZE, 2012, p. 13): “Toda empresa tem uma missão em relação à sociedade, e a missão das empresas corresponde a seus objetivos permanentes, que consistem em otimizar a satisfação das necessidades humanas”. A missão de uma empresa é a razão de sua existência, o proposito para o qual ela foi criada e em sua essência transmite a ideia do empresário sobre o que ele espera obter e informa aos clientes o que esperar dela. Ao escrever a missão da empresa é preciso ser o mais claro possível para evitar que sejam passadas informações não verdadeiras e dessa forma deixar a empresa exposta ao mercado concorrente. A missão deve ter em si o poder de transmitir segurança a todos os interessados ligados a ela, sejam diretos (funcionários, acionistas), ou indiretos (fornecedores, parceiros, comunidade. Etc.). Os subsistemas empresariais As empresas buscam incessantemente manter o equilíbrio entre o ambiente em que estão inseridas e as diversas áreas que compõem suas operações. Para conseguir esse equilíbrio elas se utilizam de subsistemas que oferecem formas de obter resultados e tomar decisões. Os principais subsistemas empresariais utilizados para manter o equilíbrio ambiental na atualidade são: • Subsistema Institucional: Segundo Catelli (2010), o objetivo deste subsistema é definir como a empresa deve se comportar com relação ao ambiente externo a partir de sua missão, crenças e valores. • Subsistema físico-operacional: Busca a interação entre as atividades empresariais (estrutura empresarial) com o objetivo de torna-las compatíveis com o meio ambiente (relações com entidades governamentais, sociedade, clientes, fornecedores). Para Rosa Filho (2005), a configuração do subsistema físico operacional deve: 113 • Ser configurado de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo subsistema modelo de gestão para permitir o cumprimento da missão; • Assegurar interações proativas entre as partes: fornecedores de recursos, o sistema físico-operacional e os diversos clientes dos produtos e serviços gerados; • Dimensionar o ambiente próximo, detectando as variáveis (fornecedores de recursos, concorrentes, e clientes) bem como o ambiente remoto com suas variáveis (econômicas, sociais, políticas, tecnológicas, regulatórias etc.) das quais dependem a eficácia da empresa; • Fazer com que cada transação desenvolvida neste subsistema gere produtos eserviços de valor superior aos recursos consumidos. O bom andamento desse subsistema garante que o subsistema social tenha todas as possibilidades de gerar bons rendimentos pela empresa, pois terá todo o suporte necessário. Ao atender esses requisitos segundo Rosa Filho (2005) “a empresa obterá a composição ideal de um modelo sistêmico de atuação empresarial”. • Subsistemas sociais: Composto pelas pessoas da organização e dependem diretamente das capacidades e características dos indivíduos que interagem entre si e influenciam o que vai ocorrer e como irão ocorrer as operações empresariais e os procedimentos ditados pelo Subsistema Modelo de Gestão. De acordo com as ideias de Guerreiro (1996), citado por Rosa Filho (2005), para que o subsistema social componha o adequadamente o modelo de atuação empresarial é necessário: • Existir sinergia entre os objetivos pessoais e da empresa; • Existir espirito de liderança e conhecimentos multidisciplinares por parte dos gestores. Somente assim eles terão capacidade de tomar decisões com base em variáveis diversas; • Motivar e aglutinar indivíduos com especialidades e crenças diferentes para atingir os objetivos e cumprir a missão da empresa; • Tornar possível a comunicação e coleta de feedback dos indivíduos e dos gestores sobre todas as operações. • Criar um clima organizacional que proporcione às pessoas relacionarem-se 114 adequadamente durante a execução de suas atividades na empresa. • Subsistemas organizacionais: Tem como objetivo interagir os recursos humanos e as necessidades para realizar os objetivos da empresa. Quanto maior a organização, maiores as necessidades desses subsistemas. Para que os subsistemas organizacionais realizem as suas funções, de acordo com Rosa Filho (2005), é preciso: • Montar uma estrutura organizacional integrada entre os administradores e empresários; • Estabelecer normas; • Preencher os cargos com pessoas treinadas nas normas e procedimentos. • Disponibilizar os recursos produtivos necessários; • Estruturar o organograma da empresa. • Subsistemas de gestão: Elaborado de acordo com os subsistemas institucional e do modelo de gestão com a finalidade de indicar o caminho a ser seguido para atingir os objetivos estabelecidos. Ele é composto por diversos modelos (mensuração, decisão, informação, outros) que oferecem suporte ao administrador para tomar decisões. Esse subsistema precisa ser elaborado com a flexibilidade necessária para permitir ajustes diante das mudanças de cenários impostas pelo mercado. • Subsistemas de informação: Muito útil para transmitir conhecimentos. O conhecimento é uma necessidade básica para a empresa para estabelecer seus planos estratégicos táticos e operacionais. De acordo com Laudon e Laudon (2007, p. 10) as informações podem ser classificadas como: 1) Informações Seletivas: técnica nova de levar ao público, comunidade, governo e à concorrência informações sobre a empresa. É como se fosse um feedback tanto para o cliente interno quanto para o externo; 2) Informações Obrigatórias ou Legais: são aquelas caracterizadas pela sua obrigatoriedade, periodicidade e são impostas pelas leis e por convenções. Exemplo: notas fiscais, recibos, balanços financeiros, impostos, etc. 115 3) Informações Confidenciais: caracterizadas pelo sigilo, por serem acessíveis a poucas pessoas. Exemplo: formulas planos, patentes, projetos, lucros, perdas e logística. 4) Informações Complementares: são informações que precedem as outras, servindo como complemento. Exemplo: descrições, comentários, narrações, explicações, anexos, demonstrativos e gráficos. 5) Informações Arquivadas: é a técnica de detectar até que ponto a empresa tem condições de tratar suas informações como algo de valor, como uma demonstração de sua organização em relação ao passado, presente e futuro. Uma empresa que toma decisões retrospectivas não trabalha com informações atualizadas. Os requisitos necessários para que um sistema de informação forneça as informações necessárias para que as operações empresariais e os eventos ambientais sejam integrados segundo ROSA FILHO (2005, p. 7) são os seguintes: • Ser elaborado após a formalização de todos os outros subsistemas, conforme mencionado; • Ser supridor das necessidades decisórias dos gestores gerando informações relevantes, tempestivas e confiáveis; • Ser formalizado e integrado ao processo de gestão; • Deve evidenciar os impactos das variáveis internas e externas; • Deve permitir avaliações de desempenho global e analítico; 116 Sistema Ambiental Subsistema de objetivos e valores Subsistema Técnico Subsistema Estrutura Subsistema Psicossocial Subsistema de Gestão Figura 01 – Sistema Ambiental – Fonte: Autor REFERÊNCIAS CATELLI, Armando. Controladoria: uma abordagem da gestão econômica – GECON. São Paulo: Atlas, 2010. FIGUEIREDO, S.; CAGGIANO, P. C. Controladoria: teoria e prática. São Paulo, Atlas, 2004. LAUDON, Kenneth C; LAUDON, Jane P. 1944. Gerenciamento de Sistemas de Informação; tradução Thelma Guimarães. 7 ed. – São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. 117 MOSIMANN, C. P.; ALVES, J. O. de C.; FISCH, S. Controladoria: seu papel na administração das empresas. Florianópolis, Fundação ESAG, 1993. NAKAGAWA, M. Introdução à controladoria. São Paulo: Atlas, 1993. OLIVEIRA, L. M. de; PEREZ JÚNIOR, J. H. de; SILVA, C. A. dos S. Controladoria estratégica – textos e casos práticos com solução. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2011. OLIVEIRA, Jayr Figueiredo de. Sistemas de informação: um enfoque gerencial inserido no contexto empresarial e tecnológico. São Paulo: Ética, 2000. PADOVEZE, C. L. Controladoria básica. 2. ed. São Paulo: Cengage Learning, 2010.
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