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1 Sistema de Informação Gerencial Aula 1 Prof. Luciano Frontino de Medeiros O Papel das Informações nas Empresas � As informações são utilizadas a todo momento para várias tarefas, tais como alertar, (...) (...) estimular, reduzir incertezas, revelar alternativas e embasar nossas tomadas de decisão � As informações permeiam a hierarquia, formando a base do processo decisório e sendo determinantes para a estratégias da organização Sistema de Informação � Representam uma importante área funcional da empresa, tendo tanta importância quanto as funções de contabilidade, finanças, (...) 2 (...) gerência de operações, comercialização e administração de recursos humanos Diferentes Tipos e Formatos � Níveis da organização (operacional, tático e estratégico) � Elo de sinergia para as equipes � Motivação e disseminação Fatores � Utilização correta � Proteção e segurança � Diversas oportunidades de carreira � Componente central para e-business A Circulação das Informações nas Organizações Tratamento das Informações � Identificação da Necessidade � Aquisição � Organização 3 � Armazenamento � Distribuição � Utilização (CHOO, 2003) Fluxos Informacionais � Perpassam do nível estratégico ao nível operacional, refletindo e impactando nos processos que compõem a organização, (...) (...) inclusive o processo decisório e, por consequência as estratégias de ação (VALENTIM, 2012) Tipos de Fluxos de Informação � Fluxos Formais � Fluxos Informais O Mundo Digital e a Revolução da Informação Uma Revolução Silenciosa � A partir da segunda metade do século XX, com os computadores 4 � Transformou de forma profunda o ambiente das organizações � Novos modelos organizacionais Tecnologias Digitais � Transformam as informações em registros digitais para que sejam processadas de forma eletrônica � Substituição das tarefas repetitivas Redes de Comunicação � Computadores e softwares funcionam de forma interconectada e fazem as informações circularem com velocidade e segurança, percorrendo grandes distâncias Três Pilares � Computadores (Hardware) � Programas (Software) � Redes de Comunicação Agilidade da Comunicação � Estruturas tradicionais, centralizadas e hierárquicas, onde as informações seguiam fluxos controlados e bem definidos, (...) � (...) cederam lugar a modelos horizontais, nos quais as informações fluem de forma ágil diretamente entre setores, interna ou externamente às organizações 5 Ubiquidade e Assincronia � Os modernos ambientes corporativos, permitindo às pessoas interagir, colaborar e compartilhar recursos de forma ubíqua, em qualquer tempo TIC � Ao longo do tempo vai incorporando novos avanços tecnológicos, aprimorados com base nas invenções e inovações produzidas desde a criação da informação digital Viver Sem as TIC? � “TI é como uma commodity como energia elétrica; não é a sua presença que faz diferença; é a sua ausência que exclui” (RITTO, 2005) Fatores Críticos Para as TIC � Obsolescência programada � Atualização permanente � Implantação de novos sistemas � Treinamento e capacitação � Integração corporativa � Prestação de serviços � Habilidades de gerenciamento de projetos Desafios � Cloud computing � Interfaces homem-máquina � Tablet computing 6 � Computing intelligence � Business Intelligence + Big Data � Redes sociais corporativas Sistemas de Informação Gerencial � Os Efeitos da Era da Informação na Economia Revolução da Informação � A concorrência entre as empresas torna-se cada vez mais acirrada, na mesma medida que distâncias geográficas não são mais barreiras para o desenrolar das atividades econômicas Globalização � Impulsionada pela explosão no uso da internet, permitiu a criação de novos modelos de negócio, redirecionando estratégias de mercado Economia Digital � O capital intelectual e a tecnologia são os principais fatores de sucesso das modernas organizações � A Terceira Onda (TOFFLER, 1980) A Verdadeira Revolução � Não está na própria informação em si, nem mesmo nos efeitos práticos que a tecnologia produz no cotidiano � Está nos novos modelos econômicos oportunizados (DRUCKER) 7 Big Data � Está sendo explorado pelas empresas para monitorar de forma contínua o desempenho dos negócios, para conhecer e estimular potenciais consumidores e para criar modelos preditivos, (...) (...) que sejam capazes de antecipar as tendências e, assim, realimentar as estratégias de mercado O Gerenciamento das Informações Gerenciando Informações � As informações tem o potencial de proporcionar agilidade e auxiliar a garantia do sucesso das organizações. Em caso contrário, podem vir a afetar de forma negativa o desempenho Capital Intelectual � Além de manter e cuidar do que possuem, é necessário também que elas cuidem do que elas sabem ou conhecem, ou seja, do capital intelectual � Gestão da Informação e do Conhecimento Gestores da Informação � Gerentes de tecnologia se tornaram gestores da informação, lidando com os sistemas tecnológicos e com as políticas destinadas para garantir que as informações sejam devidamente captadas, (...) 8 (...) organizadas, armazenadas, acessadas, mantidas e protegidas � CIO (Chief Information Officer) Executivo Chefe da Informação Síntese � O papel das informações nas empresas � A circulação das informações nas organizações � O mundo digital e a revolução da informação � Os efeitos da era da informação na economia � O gerenciamento das informações Referências de Apoio � DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 1999. � ELEUTÉRIO, M. Sistemas de Informação Gerencial. Curitiba: Intersaberes, 2016. � LAUDON, K; LAUDON, J. Sistemas de Informação Gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. � MEDEIROS, L. F. Banco de Dados: Princípios e Prática. Curitiba: IBPEX, 2007. � REZENDE, D. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. São Paulo: Atlas, 2003. p. 65. � TURBAN, E. et al. Administração de Tecnologia da Informação. Rio de Janeiro: Campus, 2005. p. 100. 1 Sistema de Informação Gerencial Aula 2 Prof. Luciano Frontino de Medeiros Tema Sistemas de Informação Gerencial � Dado e informação, qual a diferença? Dados � Sinais desprovidos de interpretação ou significado � São números, palavras, figuras, sons, textos, gráficos, datas, fotos ou qualquer sinal desprovidos de contexto Informação � Dado dotado de significado, tornando-se, desta forma, compreensível � Para terem significado, os dados devem conter algum tipo de estrutura ou contexto associado Dado e Informação � Quando um dado é interpretado e analisado, ele ganha “relevância” e “finalidade”, alçando a sua importância: torna-se informação � Podemos dizer então que o dado é o elemento básico, ou a “matéria- prima” de uma informação 2 Escala dos Dados � Dados geralmente são volumosos e capturados de forma automática ou semi-automática, residem em grandes BD e são manipulados diretamente por sistemas Escala da Informação � São produzidas em menor volume � São compreensíveis e significativas às pessoas � Se apresentam na forma de textos, relatórios, planilhas ou gráficos Exemplo: Compra em E-commerce � Cada vez que compramos um produto em um site de comércio eletrônico, são coletados diversos dados sobre a transação Exemplo 2: Análise de Dados � Informação 1: a maior parte da produção anual concentrou-se nos meses de maio, junho e julho JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ 130 200 250 300 700 800 900 250 230 220 30 240 � Informação 2: a produção média no ano foi de aproximadamente 354 peças por mês � Informação 3: no mês de novembro, houve uma queda de produção de 90% em relação à média anual Tema Sistemas de Informação Gerencial � Informaçõesquantitativas e qualitativas 3 Informações Quantitativas � Podem ser medidas, expressas em números � São geralmente usadas para comparar metas e resultados, especificar recursos ou produtos finais Exemplos � “A inflação subiu 3% em relação ao mesmo período do ano anterior.” � “Nossa central telefônica processa em média 60 ligações por minuto.” Informações Qualitativas � Têm natureza subjetiva e são representadas de forma descritiva, expressando julgamentos de valor ou opiniões Exemplos � “O produto avaliado revelou desconforto na sua utilização.” � “Os clientes gostaram da promoção feita no mês passado.” Tema Sistemas de Informação Gerencial � O valor e a qualidade das informações Valor Intangível � Embora se trate de um recurso de característica intangível, pode-se afirmar que o valor de uma informação estará na medida em quanto maior for o seu potencial em afetar o negócio da empresa 4 Relevância das Informações (Moresi, 2000) Qualidade das Informações � Relevância � Precisão � Confiabilidade � Temporalidade Tema Sistemas de Informação Gerencial � Convertendo dados em informações Dados � Informação Contextualização Sabemos qual a finalidade dos dados coletados Categorização Conhecemos os componentes essenciais dos dados Cálculo Os dados podem ser analisados matemática ou estatisticamente Correção Os erros são eliminados dos dados Condensação Os dados podem ser resumidos para uma forma mais concisa Tema Sistemas de Informação Gerencial � A pirâmide do conhecimento 5 Conhecimento � Conjunto completo de informações, dados e relações que levam as pessoas à tomada de decisão, à realização de tarefas e à criação de novas informações ou conhecimento � É uma mistura fluida de experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências e informações Pirâmide do Conhecimento Informação � Conhecimento Comparação De que forma as informações relativas a esta situação se comparam a outras situações conhecidas? Consequências Que implicações estas informações trazem para as decisões e tomadas de ação? Conexão Quais as relações deste novo conhecimento com o já acumulado? Conversação O que as outras pessoas pensam desta informação? Pirâmide do Conhecimento � Outra forma de visualizar a tríade dado-informação- conhecimento é em um contexto maior do qual faz parte a estrutura hierárquica que se inicia desde o bit até a aplicação da inteligência para a resolução de problemas Bits � Do ponto de vista puramente físico, um arquivo nada mais é do que uma sequência de 0s e 1s gravada em um meio de armazenamento estático 6 � A sequência de bits é ininteligível do ponto de vista do tratamento com os dados � Primeiro nível, o mais baixo de tratamento de dados na hierarquia do conhecimento Dígitos � As sequências de dígitos ou caracteres agrupados, num terceiro nível, formam os dados � Caso tal agrupamento seja quebrado, perde-se o sentido do mesmo. Pode-se dizer que temos assim os dados caracterizados como átomos, em termos de indivisibilidade � O nome próprio de uma pessoa (digamos, Maria) não fará nenhum sentido se for separado em duas partes (por exemplo, MAR e IA) P a r a f u s o 7 Dados � Porém, dados isolados não identificam bem elementos ou entidades da vida cotidiana que necessitamos trabalhar � Dados de diferentes naturezas precisam ser armazenados, como o endereço de um cliente (nome, endereço, complemento, cidade, estado, CEP), (...) (...) o saldo de uma conta bancária (cliente, conta, débito, crédito) ou a quantidade fabricada em uma linha de produção (produto, código, quantidade, custo) Nome Endereço Telefone Cidade Salário Maria Rua das Camélias 222-3300 Curitiba R$2500,00 Grupos de Dados � Em um 4o nível, temos os dados ou átomos agrupados, ou mesmo chamando tais como grupos de dados ou moléculas possibilitando que mais tarde, em conjunto ou confrontação com outros (...) (...) conjuntos de dados e a seguinte transformação dos mesmos, venham a produzir o que chamamos de informação, que diz respeito a algo novo, a partir do sentido isolado dos dados ou átomos e grupos de dados, inseridos num certo contexto 8 Informação � Especificamos a informação como o quinto nível da hierarquia � Exemplos práticos de geração de informação são as consultas a banco de dados � Ferramentas de consulta baseadas em linguagem SQL (Standard Query Language), extraem os dados de um grupo (uma tabela ou um conjunto de tabelas) gerando relatórios que atendam a um critério específico de consulta � Desta forma, são feitas várias operações de transformação de dados em informação, tornando os dados com significado e no seu devido contexto Conhecimento � O acervo formado pela geração de informações nos processos de gestão, devidamente filtradas e sistematizadas (...) 9 (...) ao longo do tempo em um certo ambiente tal como um sistema de informação de uma empresa, irá constituir o conhecimento Inteligência � O processo de tomada de decisão faz uso de todo o edifício elaborado desde a estrutura simplificada dos bits até a ponte (...) (...) com o pensamento (humano ou mesmo de um agente de software utilizando inteligência artificial) � Vê-se que os SI desempenham um papel essencial nos procedimentos de nível mais alto, necessários para a vida das organizações 10 Síntese � Dado e informação, qual a diferença? � Informações quantitativas e qualitativas � O valor e a qualidade das informações � Convertendo dados em informações � A pirâmide do conhecimento Referências de Apoio � DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 1999. � ELEUTÉRIO, M. Sistemas de Informação Gerencial. Curitiba: Intersaberes, 2016. � LAUDON, K; LAUDON, J. Sistemas de Informação Gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. � MEDEIROS, L. F. Banco de Dados: princípios e prática. Curitiba: Ibpex, 2007. � REZENDE, D. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. Atlas, 2003. p. 65. � TURBAN, E. et al. Administração de Tecnologia da Informação. Campus, 2005, p. 100. 1 Sistema de Informação Gerencial Prof. Luciano Frontino de Medeiros Aula 3 As Atividades Gerenciais Gerenciar � O gestor não é aquele que executa as tarefas diretamente, mas aquele que assegura que elas sejam realizadas pela sua equipe de acordo com os objetivos traçados Atividades de Gestão 1. Estabelecer objetivos 2. Organizar atividades 3. Motivar e comunicar 4. Medir 5. Desenvolver as pessoas (DRUCKER, 1972) A Tomada de Decisão e Tipos de Decisões Tomada de Decisão � A tomada de decisão é necessária sempre que houver mais de uma alternativa para resolver um problema ou mudar uma situação 2 Uma Atividade Intelectual � Primeiramente percebemos que algo deve mudar, para, depois, elegermos a melhor alternativa de ação Tipos de Decisões � Decisões estruturadas � Decisões não estruturadas � Decisões semiestruturadas Decisões Estruturadas � Decisões estruturadas são aquelas tomadas em situações bem-definidas, com base em variáveis precisas e informações consistentes Decisões Não Estruturadas � Quando as informações que apoiam a decisão são imprecisas, estimadas ou desconhecidas, em situações imprevistas Decisões Semiestruturadas � Ocorrem normalmente nos níveis gerenciais � Os decisores se deparam com combinação de informações bem-definidas com informações estimadas ou qualitativas Exemplos Setor Decisão estruturada Decisão semiestruturada Decisão não estruturada Industrial O supervisor de produção decide desativar a linha de montagem para realizar a manutenção preventiva, conforme estabelecido nas instruções de operação. O gerente de produção decide automatizar a linha de montagem apósobservar os índices de falha e o custo da mão de obra e após análise de viabilidade financeira. O diretor-presidente decide investir na construção de uma nova unidade industrial, em outro país, apostando no crescimento do setor na região. Educacional O analista administrativo decide pela concessão de uma bolsa de estudos, conforme estabelece o regimento interno. O chefe de departamento decide sobre o lançamento de um novo curso para atender à demanda do mercado. A mantenedora decide adquirir faculdades no interior do estado para aumentar a fatia de mercado da instituição. Varejo O analista financeiro decide aprovar o crédito de um cliente, observando que este atende a todos os requisitos predefinidos. O gerente comercial decide redistribuir a equipe de vendedores diante do aumento nas vendas em certas regiões. O diretor comercial decide estabelecer uma parceria estratégica com um grande fornecedor para entrar em um novo mercado. 3 Tipos de Decisões (O’BRIEN, 2002) TIPOS DE DECISÕES Não estruturadas Semiestruturadas Estruturadas ........................................... ......................................... Gerência estratégica; Diretoria Gerência intermediária Gerência operacional Tipos X Hierarquia (O’BRIEN, 2002) Estrutura de decisão Administração operacional Administração tática Administração estratégica Não estruturada Administração de caixa Reengenharia de processo empresarial Análise de desempenho de grupo de trabalho Planejamento de novos negócios Reorganização da empresa Semiestruturada Estruturada Administração de crédito Programação da produção Atribuição diária de trabalho Avaliação de desempenho dos funcionários Orçamento de capital Orçamento de programas Planejamento de produto Fusões e aquisições Localização de sede Controle de estoque Controle de programa de melhorias As Etapas do Processo Decisório Informações Quantitativas � O modelo racional de decisão pressupõe o uso de informações objetivas e analíticas para eleger a melhor alternativa em uma tomada de decisão (SIMON, 1979) Exemplos Combinando Informações para Eleger a Melhor Solução 4 Problemática de Seleção � Tem como objetivo atribuir um valor – ou desempenho – a cada alternativa e, assim, eleger a melhor opção (ROY; BOUYSSOU, 1993) Método Aditivo � Usa uma matriz de decisão para dispor os valores das alternativas � Neste método formulamos um conjunto de critérios de decisão que expressam a qualidade de cada alternativa � A alternativa que obtiver a melhor avaliação no conjunto de critérios será selecionada Escolha dos Critérios � Para decidir, precisamos, antes de tudo, estabelecer os critérios que pretendemos levar em consideração, por exemplo: custo, tempo e conforto Exemplo � Uma locadora de automóveis pretende renovar sua frota de veículos em todo o território nacional, objetivando aumentar o seu faturamento Objetivos Pretendidos � Aumentar a geração de receita de locação, ofertando automóveis mais novos � Minimizar o custo de manutenção da frota � Maximizar o valor de revenda dos veículos 5 Etapa 1: Inteligência � Procuramos validar as premissas de que a frota precisa ser renovada, ou seja, se existe decisão a ser tomada Etapa 2: Concepção � Identificação das alternativas � Suposição de que três modelos de veículos são identificados como alternativas viáveis: modelos A, B e C Etapa 3: Seleção � Método aditivo Etapa 4: Revisão � Os resultados da decisão são continuamente monitorados para verificar se estão atingindo os objetivos e, também, para identificar formas de melhorar os resultados Ferramentas de Apoio à Decisão 6 Sistemas de Apoio à Decisão � Na década de 1980, em decorrência das pesquisas no campo do processo decisório e com o aumento na capacidade dos computadores, surgiram as primeiras ferramentas analíticas criadas para apoiar o processo de decisão Decision Support Systems � Ferramenta se caracteriza pelo uso intensivo de processamento numérico, simulações, projeções estatísticas e técnicas de modelagem de problemas para solucionar situações complexas e não estruturadas Exemplos � Otimização de linhas de produção � Planejamento de rotas em uma companhia aérea � Simulação de investimentos financeiros SIGs X SADs � SIGs se destinam à gestão cotidiana das organizações por meio de relatórios gerenciais � SADs buscam solucionar problemas complexos por meio de simulações de cenários e análises estatísticas Ferramentas para Executivos � Destinam-se a apresentar o desempenho geral da organização, permitindo aos executivos identificar situações de decisão e oportunidades de negócio Business Intelligence � Grandes volumes de dados, frequentemente multidimensionais, são processados por meio de técnicas computacionais avançadas, (...) 7 (...) como o Processamento Analítico Online (OLAP), algoritmos inteligentes e mineração de dados (data mining) Síntese � As atividades gerenciais � A tomada de decisão e os tipos de decisões � As etapas do processo decisório � Combinando as informações para eleger a melhor solução � Ferramentas de apoio à decisão Referências de Apoio � ELEUTÉRIO, M. Sistemas de Informação Gerencial. Curitiba: Intersaberes, 2016. � LAUDON, K; LAUDON, J. Sistemas de Informação Gerencial. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. � MEDEIROS, L. F. Banco de Dados: princípios e prática. Curitiba: Ibpex, 2007. � REZENDE, D. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. São Paulo: Atlas, 2003. p. 65. � TURBAN, E. et al. Administração de Tecnologia da Informação. Rio de Janeiro: Campus, 2005. p. 100. 8 � DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 1999. 1 Sistemas de Informação Gerencial Aula 4 Prof. Luciano Frontino de Medeiros O Conceito de Sistema de Informação Sistema � Conjunto de elementos que interagem entre si com a finalidade de produzir um resultado específico • Exemplo: automóvel � Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função (OLIVEIRA, 2002) Elementos de um Sistema (ELEUTÉRIO, 2016) Sistema de Informação � Conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização (O’BRIEN ,2004) 2 Sistema de Informação e seus Elementos (ELEUTÉRIO, 2016) Sistema de Informação Software (ELEUTÉRIO, 2016) Elementos de um Computador (ELEUTÉRIO, 2016) Interação entre Elementos de um SI (ELEUTÉRIO, 2016) Dimensões de um SI LAUDON e LAUDON (2010) 3 A Organização das Informações: uma Tarefa para o Banco de Dados Banco de Dados � “Um banco de dados é uma coleção de dados persistentes utilizada pelos sistemas de aplicação de uma empresa.” (Date) � [...] um grupo lógico de arquivos relacionados entre si, armazenando dados e associações entre eles, para evitar uma variedade de problemas associados a um ambiente tradicional de arquivos (Turban) � “Um conjunto integrado de elementos de dados relacionados logicamente.” (O’Brien) Redundância � O armazenamento dos dados de determinada empresa, ao longo de suas atividades, pode tender à redundância � Setores que dependem de informações comuns podem fazer a guarda dos mesmos dados simultaneamente � A falta de cuidado na análise do sistema de informações pode incorrer em custos de armazenamento 4 Inconsistência � Dados armazenados referentes a uma situação que pode sofrer alterações ao longo do tempo necessitam de atualização � Dados desatualizados podem gerar inconsistência de representação � A redundância pode também acarretar inconsistência, pois dados guardados (...) (...) em locais diferentes podem sofrer alterações diferenciadas como tempo � Inconsistência pode gerar tomada de decisões defasadas ou errôneas Integração � Dados existentes em um BD geralmente são compartilhados por várias pessoas ou setores em uma empresa � A necessidade de se haver integração é a de estabelecer procedimentos para o acesso em vários níveis e a atualização dos dados (...) (...) de forma a manter a “imagem” do mundo real única e evitando ruídos na comunicação entre setores 5 Exemplo Código Nome Quantidade Custo 1 Parafuso 1000 0,05 2 Chave de fenda 20 4,50 3 prego 2000 0,02 Campo ou atributo Relação ou tabela Coluna R e g is tr o Interação entre Software e BD (ELEUTÉRIO, 2016) Linguagem SQL Standard Query Language � As metodologias utilizadas atualmente em softwares de BD permitem que tal esforço seja bem economizado � Desde que fornecidas as interfaces adequadas, o processo inteiro de uma listagem ou consulta (no inglês, query) pode ser obtido com apenas uma declaração SQL simples � Podemos assim enviar o seguinte comando, para uma interface de um SGBD (desde que a estrutura da tabela, o modelo lógico, esteja criada): SELECT * FROM PRODUTO; Resultado da Consulta � O resultado da consulta já sai em um formato padrão: Código Nome Quantidade Custo 1 Parafuso 1000 0,05 2 Chave de fenda 20 4,50 3 prego 2000 0,02 6 SGBD � Responsável por todas as tarefas pertinentes ao armazenamento, recuperação, segurança e gerenciamento dos dados As Aplicações de um Sistema de Informação SI em Toda Parte � Vida pessoal e profissional � Redes sociais � Comércio eletrônico � Sistemas corporativos SI na Esfera Pública � São usados como canais de informação e de serviços aos cidadãos, além de possibilitar novos meios de interação entre o governo e a sociedade SI nas Empresas � Finanças � Vendas � Marketing � Recursos humanos � Produção � Relacionamento com o cliente 7 Síntese � O conceito de Sistema de Informação � Sistema de Informação e seus elementos � A organização das informações: uma tarefa para o banco de dados � As aplicações de um sistema de informação Referências de Apoio � DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 1999. � ELEUTÉRIO, M. Sistemas de Informação Gerencial. Curitiba: Intersaberes, 2016. � LAUDON, K; LAUDON, J. Sistemas de Informação Gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. � MEDEIROS, L. F. Banco de Dados: princípios e prática. Curitiba: Ibpex, 2007. � REZENDE, D. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. Atlas, 2003. p. 65. � TURBAN, E. et al. Administração de Tecnologia da Informação. Campus, 2005. p. 100. 1 Sistema de Informação Gerencial Prof. Luciano Frontino de Medeiros Aula 5 O Que é um Sistema de Informação Empresarial? Objetivos de um Sistema de Informação Empresarial Fonte: Laudon; Laudon (2010) Importância dos SIs � Nas modernas organizações, os sistemas de informação são usados em todos os níveis funcionais, integrando informações de diversas áreas e funcionando como um verdadeiro fio condutor dos negócios O Surgimento dos SIs Surgimento dos SIs � Em abril de 1964 a IBM lançou o primeiro computador de grande porte (mainframe), de uso genérico, o revolucionário IBM System/360 2 IMS � Information Management System � Primeiro programa de computador capaz de armazenar, organizar e recuperar dados com rapidez em um banco de dados A Evolução dos SIs Evolução dos SIs � Primeira geração (infância) � Segunda geração (pré- -adolescência) � Terceira geração (adolescência) � Quarta geração (adulta) (HIRSCHHEIM, 2012) Segunda Geração � Surgimento dos minicomputadores e dos PCs � Hardware se tornou menor e mais barato � A tecnologia se disseminou por vários departamentos Terceira Geração � Surgimento das redes de dados corporativas e rápido desenvolvimento das tecnologias de hardware, software e telecomunicações Quarta Geração � Surge com o advento da internet e das plataformas online � Competição mais acirrada e empresas atrás de vantagem competitiva � E-commerce 3 A Classificação dos SIs Conforme a Abrangência � Sistemas departamentais (funcionais) � Sistemas integrados (organizacionais) � Sistemas interorganizacionais Sistemas Departamentais � Atendem às demandas exclusivas de um departamento ou de uma função organizacional • Ex.: um sistema desenvolvido especificamente para o setor financeiro Sistemas Integrados � Agregam em um único sistema as informações de todas as áreas da organização • Ex.: finanças, vendas, recursos humanos, marketing, produção (ERP) Sistemas Interorganizacionais � Integram as informações de várias empresas, movendo as informações além das fronteiras de uma organização • Ex.: Amadeus Sistemas para os Diferentes Níveis Hierárquicos 4 SPT � Tem como finalidade registrar, processar, validar e armazenar as transações que ocorrem nas diversas áreas funcionais de uma empresa para futura recuperação e utilização (MAHAJAN, 2009) Atributos de um SPT � Desempenho � Integridade dos dados � Modularidade � Facilidade de uso Tipos de Processamento � Processamento em lote � Processamento em tempo real (MAHAJAN, 2009) Processamento em Lote � Os dados são, primeiramente, coletados por um período de tempo, para, depois, serem processados de uma única vez • Ex.: coleta de dados em catracas Processamento em Tempo Real � Os dados são processados no exato momento em que os dados são registrados • Ex.: compra de passagens aéreas SIG � Uma das principais atividades é o acompanhamento constante da operação por meio de seus indicadores de desempenho 5 Nível Gerencial � Os gestores precisam receber informações qualificadas e significativas, as quais ajudem a eles identificar situações de exceção e, se necessário, tomar decisões Estrutura de um SIG Fonte: Eleutério (2016) Tipos de Relatórios Gerenciais � Relatórios programados � Relatórios sob demanda � Relatórios de exceção SIs � O nível gerencial se ocupa das pessoas e dos processos, em busca da produtividade e da excelência operacional Nível Estratégico � O nível estratégico busca a sustentabilidade e a competitividade do negócio Sistema de Informação Estratégico � Ferramenta capaz de mudar a condução dos negócios com o objetivo de assegurar a vantagem competitiva de uma organização (TURBAN, 2006) 6 Funções � Apoiar as decisões estratégicas � Integrar os processos de negócio para otimizar os recursos empresariais � Usar as bases de dados da organização como fontes de inovação e descoberta de conhecimento � Oferecer sistemas de tempo real para assegurar respostas rápidas e garantir a qualidade dos indicadores de desempenho (HEMMATFAR, 2010) Tipos de SIs � Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) � Sistemas de Apoio aos Executivos (SAEs) SADs � Soluções computacionais usadas para dar suporte às decisões complexas e à resolução de problemas (SHIM, 2002) Surgimento dos SADs � 1970 – baseados em modelos � 1980 – planilhas eletrônicas e SADs colaborativos � 1990 – data warehouse e OLAP Características de um SAD � Destina-se a problemas não estruturados e/ou semiestruturados � Utiliza modelos de análise � Possibilita a interação com o usuário 7 Tipos de SADs � Baseados em: • comunicação • modelos • dados • documentos • conhecimento Conceito de SAEs � Softwares destinados a suprir os executivos com informações úteis para a gestão estratégica da organização SAEs São Diferentes de SIs � Eles observam, fundamentalmente, as informações externas à organização, em particular, o comportamento do mercado, dos concorrentes, dos clientes e parceiros, (...) (...) em uma visão antecipativa que possibilita aos executivos agir de forma proativa em seu ambiente de negócio Business Intelligence � Evolução dos SAEs � Data warehouse � Mineração de dados � OLAP (WALLS, 1992) Características� Apoiam os executivos em suas decisões estratégicas, proporcionando um panorama da organização, identificando ameaças e oportunidades de negócios 8 � Monitoram constantemente as informações provenientes dos ambientes interno e externo à organização � São capazes de antecipar situações que podem afetar a competitividade da organização � Utilizam interfaces gráficas e amigáveis para o acompanhamento dos indicadores críticos do negócio por meio de painéis de monitoramento � Possibilitam o acesso a informações em tempo real, dando agilidade às decisões da alta gestão por meio de tecnologias como o OLAP � Fazem parte dos Sistemas Integrados de Gestão (ERP) na forma de módulos de BI (Business Intelligence) � Podem incorporar técnicas avançadas de mineração de dados (data mining) para descoberta de conhecimento em grandes bases de dados 9 � Operam sobre bancos de dados heterogêneos, os quais integram informações de diferentes tipos e provenientes de todas as atividades da organização Síntese � O que é um sistema de informação empresarial? � O surgimento dos sistemas de informação � A evolução dos sistemas de informação � A classificação dos sistemas de informação � Sistemas para o nível operacional: os SPTs � Sistemas para o nível gerencial: os SIGs � Sistemas para o nível estratégico: os SIs � Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) � Sistemas de Apoio aos Executivos (SAEs) Referências de Apoio � HIRSCHHEIM, R.; KLEIN, H. A Short and Glorious History of the Information Systems Field. In: Journal of the Association for Information Systems, v. 3, 2012. Disponível em: <http://aisel.aisnet.org/jais/vol 13/iss4/5> � ELEUTÉRIO, M. Sistemas de Informação Gerencial. Curitiba: Intersaberes, 2016. � LAUDON, K.; LAUDON, J. Sistemas de Informação Gerencial. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. 10 � MEDEIROS, L. F. Banco de Dados: princípios e prática. Curitiba: Ibpex, 2007. � REZENDE, D. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. São Paulo: Atlas, 2003. 65 p. � TURBAN, E. et al. Administração de Tecnologia da Informação. Rio de Janeiro: Campus, 2005. 100 p. � DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 1999. 1 Sistemas de Informação Gerencial Aula 6 Prof. Luciano Frontino de Medeiros SIG para a Administração Financeira Transações Financeiras e Contábeis � Registros de receitas e despesas � Compromissos de pagamento � Recolhimentos de tributos � Quitação de títulos � Pagamentos de pessoal, caixa � Emissão de notas fiscais � Conciliação bancária � Apoio à gestão Funções de um Sistema Financeiro � Coletar informações financeiras provenientes de diversas fontes, de forma precisa, completa, consistente e no tempo correto � Fornecer relatórios gerenciais para o acompanhamento cotidiano das transações financeiras da empresa � Apoiar as decisões relativas às políticas fiscais e governamentais 2 � Apoiar as decisões relativas às políticas fiscais e governamentais � Ajudar no planejamento e execução orçamentária � Facilitar a preparação de documentos financeiros, como balanços, relatórios de receitas, fluxo de caixa etc. � Fornecer informações financeiras aos órgãos fiscais em todas as esferas governamentais � Possibilitar a análise financeira por meio de ferramentas de fácil utilização, incluindo análises comparativas da atividade atual com históricos financeiros � Gerar informações detalhadas para fins de auditoria interna e/ou externa Módulos de um Sistema Financeiro � Controle contábil � Administração de caixa � Planejamento orçamentário � Administração de investimentos (ELEUTÉRIO, 2016) 3 SIG para o Relacionamento com os Clientes: o CRM Relacionamento com o Cliente � Conjunto de práticas e estratégias usadas por uma empresa para interagir com os clientes, com o objetivo de aumentar suas vendas CRM � São sistemas de informação usados para gerenciar as atividades de relacionamento com o cliente, com forte viés comercial Módulos de um CRM (ELEUTÉRIO, 2016) Automação da Força de Vendas � Cada vez mais as modernas equipes de vendas utilizam recursos digitais – como smartphones, tablets e notebooks – para coletar informações de clientes em suas visitas de campo Atendimento ao Cliente � Módulo para registro e gestão do contato e interação com os clientes e prospects 4 � Consiste de ferramentas de apoio às equipes de atendimento, incluindo as equipes de call center, atendimento eletrônico e suporte técnico (help desk) Marketing � A ideia é utilizar as valiosas informações sobre os clientes e prospects, que são coletadas em campo pela equipe de vendas, para ajudar as equipes de marketing SIG de Manufatura SI de Manufatura � São usados para planejar, monitorar e controlar as compras, os estoques e o fluxo de materiais e produtos 5 Componentes de um Processo Produtivo � Matéria-prima � Equipamentos � Pessoal � Instruções/especificações � Instalações de produção Subsistemas � Projeto e Engenharia (CAD e CAE) � Planejamento e escalonamento da produção � Controle de processos � Gestão da Qualidade 5 SIG para a Gestão de Pessoas RH � Nas últimas décadas, a gestão dos recursos humanos tornou- se uma atividade estratégica das organizações, e um dos principais ingredientes para o sucesso de seu negócio Principais Aplicações � Recrutamento e seleção � Administração da folha de pagamento e benefícios � Gestão de convênios � Planejamento de capacitação e treinamento � Desenvolvimento de carreiras � Gerenciamento de planos de saúde e da segurança no trabalho � Avaliação de desempenho dos colaboradores Sistemas de RH � Administração de pessoal � Treinamento e desenvolvimento � Gestão salarial SIG para a Gestão de Projetos 6 Abordagem de Projeto � Novo empreendimento seja tratado como um projeto, e portanto, implantado com base em uma metodologia, chamada de gestão de projetos – ou PM (Project Management) Projeto � Conjunto de atividades com prazo de conclusão definido que visam criar algo novo para atender a uma necessidade específica � Exemplo: Projeto de Automação Industrial Metodologia de Projeto � Estabelece detalhadamente como um projeto deve ser criado e gerenciado, assegurando sua execução dentro dos requisitos de prazo, custo e qualidade especificados em seu planejamento Sistemas de Gestão de Projetos � Gerenciamento de tarefas � Gerenciamento orçamentário � Gerenciamento da colaboração Sistemas Integrados de Gestão (Enterprise Resource Planning) Sistemas Integrados � Integram todas as atividades e processos de negócio de uma organização em uma única solução, com o objetivo de prover informações de forma simplificada e em tempo real para todas as áreas funcionais 7 Pacote Integrado e Modular � Gestão da produção � Gestão de clientes e fornecedores � Compras � Contabilidade � Gestão de materiais e logística � Recursos humanos Linha do Tempo (ELEUTÉRIO, 2016) Surgimento dos ERP � MRP � MRP II � ERP � ERP II Antes do ERP As primeiras aplicações comerciais tinham objetivos específicos Foram desenvolvidas para resolver problemas pontuais das diversas áreas da empresa Não havia a preocupação com a integração dos processos e dados MRP Material Requirement Planning (Planejamento de Requisitos de Material) Tinha uma finalidade de atender o setor de produção industrial Voltado ao cálculo de necessidades de matéria-prima e componentes 8 Envolvia também as informações sobre os processos de produção Planejamento da Produção Plano Mestre de Produção Necessidade de Materiais Capacidade de Produção Evolução do MRP MRP e MRP II Representaram um grande passo em termos de sistematização da produção e integração de informações Contabilidade Finanças Vendas ERP Integração ERP/CRM/SCM SCM ERP CRM Processos externos Fornecedores Processosinternos Processos externos Operações Clientes Síntese � SIG para Administração Financeira � SIG para Relacionamento com o Cliente (CRM) � SIG de Manufatura � SIG para Gestão de Pessoas � SIG para Gestão de Projetos � Sistemas Integrados de Gestão – ERP � Os Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) � Os Sistemas de Apoio aos Executivos (SAE) Referências de Apoio � DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 1999. � ELEUTÉRIO, M. Sistemas de Informação Gerencial. Curitiba: Intersaberes, 2016. 9 � HIRSCHHEIM, R.; KLEIN, H. A Short and Glorious History of the Information Systems Field. Journal of the Association for Information Systems, vol. 3, 2012. Disponível em <http://aisel.aisnet.org/jais/v ol13/iss4/5>. � LAUDON, K; LAUDON, J. Sistemas de Informação Gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. � MEDEIROS, L. F. Banco de Dados: princípios e prática. Curitiba: Ibpex, 2007. � REZENDE, D. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. Atlas, 2003. p. 65. � TURBAN, E. et al. Administração de Tecnologia da Informação. Campus, 2005. p. 100. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 1 Sistema de Informação Gerencial Aula 01 Prof. Luciano Frontino de Medeiros CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 2 Conversa Inicial Lembre-se de uma situação em que você teve de lidar com informações relativas a alguma atividade que precisou desempenhar em seu trabalho. As informações que você tinha à mão serviram para tomar uma decisão importante? Eram suficientes? Qual o nível de tecnologia que você utilizou para lidar com as informações: hardware (computadores, notebooks, etc.), software (planilhas, relatórios, telas, etc.)? É possível nos dias de hoje desempenhar as atividades de forma eficaz e eficiente sem o uso de tecnologia? Tais questões refletem a importância de se lidar com os Sistemas de Informação nas atividades organizacionais. Por isso, é essencial identificar o papel das informações, a forma como elas circulam dentro das empresas e o seu gerenciamento, bem como assinalar a importância da Era Digital e da Revolução da Informação para as empresas e seus efeitos na economia. TEMA 01 – O papel das informações nas empresas As atividades de gestão, seja em grandes, médias ou pequenas empresas, necessitam da busca e do tratamento de informações, que são utilizadas a todo momento para várias tarefas, tais como: alertar, estimular, reduzir incertezas, revelar alternativas e embasar nossas tomadas de decisão. Elas permeiam a hierarquia, formando a base do processo decisório e sendo determinantes para a estratégia da organização. A qualidade das informações que recebemos influencia, em grande parte, o sucesso de nossas ações, ajudando a enfrentar as mudanças causadas por diversos fatores, sejam sociais, econômicos, normativos e tecnológicos, entre outros, os quais geram impacto na sustentabilidade das empresas. Os sistemas de informação representam uma importante área funcional da empresa, tendo tanta importância quanto as funções de contabilidade, finanças, gerência de operações, comercialização e administração de recursos humanos. Também contribuem para a eficiência operacional a produtividade e o moral dos colaboradores, além da satisfação e do atendimento ao consumidor. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 3 Diferentes informações para diferentes tipos de decisão As informações se apresentam em diferentes tipos e formatos, dependendo do nível funcional e das situações de decisão enfrentadas pelos gestores. No nível operacional, são utilizadas em episódios do cotidiano de característica previsível e efeito imediato, como, por exemplo, quando um gerente de produção resolve substituir um equipamento que vem apresentando níveis de falha acima da média. No nível tático ou gerencial, as informações são tratadas de maneira detalhada e analítica, provenientes de diversas fontes e com efeitos mais amplos, como, por exemplo, quando um gerente de marketing decide lançar uma campanha para a promoção de uma nova linha de produtos. No nível estratégico, os executivos fazem uso das informações em situações complexas e de maior incerteza, envolvendo a elaboração de cenários, previsões, tendências e análises especializadas, que impactam os rumos da organização no longo prazo. Decisões de tal tipo acontecem, por exemplo, quando a diretoria executiva decide fazer a aquisição de uma concorrente, ou se inserir em um novo mercado. Além do suporte à tomada de decisão, as informações constituem-se num elo para a sinergia entre departamentos e um importante fator motivacional dos colaboradores e equipes. Nas modernas organizações, os gestores criam condições para a motivação das pessoas, disseminando adequadamente as informações, estimulando os colaboradores à participação e contribuindo para a produtividade. Quando as informações organizacionais são transmitidas de forma adequada e equilibrada entre equipes, as pessoas tendem a compreender os aspectos relevantes dos negócios da empresa, reconhecendo os problemas e desafios enfrentados por ela, favorecendo a autonomia e proporcionando, portanto, um clima organizacional baseado em transparência e credibilidade. Entretanto, a utilização correta das informações é apenas um dos fatores que afetam o desempenho das empresas. A proteção e os quesitos de segurança também são essenciais para preservar o conhecimento organizacional e o retorno dos recursos investidos em lançamentos de produtos, CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 4 inovação e elaboração de novas estratégias competitivas. Nesse contexto, os sistemas de segurança e as políticas de controle de acesso informacional desempenham o papel essencial de regular a forma com que as informações são recuperadas e distribuídas nos diversos âmbitos da organização, interna ou externamente. Você já deve ter se deparado com alguma situação envolvendo problemas de segurança de dados. Mesmo os e-mails recebidos sem a sua autorização e com suspeita do conteúdo ou links colocados na caixa de spam são situações de potencial perigo. A proteção dos dados requer cuidados no uso de sistemas, geralmente através de senhas de acesso. Muitas pessoas não fazem ideia da criatividade dos hackers em obter os dados pessoais para invadir sistemas. Muitas vezes, cuidados simples, como a troca periódica de senhas e o acesso a sites confiáveis, permitem um bom nível de segurança das informações. Lidar com informações também é uma atividade vista como possibilidade profissional. O desenvolvimento de atividades na área dos sistemas de informação figura como oportunidade dinâmica de carreiras desafiadoras e compensadoras para milhões de pessoas – além de ser um componente central dos recursos, infraestrutura e capacidades das empresas que lidam com e- business. TEMA 02 – A circulação das informações nas organizações As informações organizacionais são tratadas em um processo cíclico envolvendo, antes de qualquer coisa, a identificação da sua necessidade, passando pela sua aquisição, organização, armazenamento, distribuição e utilização (Choo, 2003). A cada etapa em que as informações são manipuladas, elas tendem a circular entre pessoas e sistemas, seguindo os denominados fluxos informacionais. Estes ocorrem em vários níveis funcionais da organização. De acordo com Valentim (Valentim, 2012), “os fluxos informacionais perpassam do nível CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 5 estratégico ao nível operacional, refletindo e impactando nos processos que compõem a organização, inclusive o processo decisório e, por consequência as estratégias de ação”. Em relação às regras de circulação das informações, os fluxos podem ocorrerde maneira formal ou informal. Fluxos formais são os que seguem normas e procedimentos bem definidos, previstos, estruturados e documentados nas políticas da organização. Eles estão na base da gestão informacional, refletindo as regras de circulação e proteção das informações. Como exemplo, o envio de um relatório pelo gestor de um projeto aos seus participantes, conforme previsto no termo de abertura e em conformidade com a política de comunicação da organização. Apesar disso, uma grande parte das informações segue os fluxos informais, iniciados de forma espontânea pelas pessoas, sem regras específicas e trafegando por múltiplos canais de comunicação. São as informações trocadas em ambientes interativos, como as salas de chat online, os fóruns de discussão e os ambientes de relacionamento. A diferença entre os fluxos informais e os formais reside na agregação de diferentes possibilidades de interação, proporcionando maior liberdade de expressão e sendo essenciais para a gestão do conhecimento em uma organização. De acordo com a origem e o destino das informações, os fluxos informacionais são divididos em três categorias: o fluxo das informações provenientes do mundo externo, o fluxo das informações produzidas e organizadas internamente e o fluxo das informações que são produzidas pela organização e destinadas ao mercado (Lesca e Almeida, 1994), conforme ilustra a figura abaixo. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 6 Figura 1 - Fluxo informacional adaptado de (Lesca e Almeida, 1994). TEMA 03 – O mundo digital e a revolução da informação A partir da segunda metade do século XX, os computadores deram início a uma silenciosa revolução que mudou para sempre o cotidiano das pessoas e das organizações. Esse fenômeno foi denominado de “Revolução da Informação” e transformou de forma profunda o ambiente das organizações, fazendo emergir novos modelos organizacionais e moldando também o cenário competitivo das empresas. As tecnologias digitais estão na origem desta revolução, como invenções sem par que transformam as informações em registros digitais para serem processadas de forma eletrônica. Os registros armazenados fisicamente em papel foram-se tornando bancos de dados guardados digitalmente e organizados em grandes volumes. Fazendo uso de softwares específicos, as informações são processadas com altíssima velocidade e grau de precisão. A partir daí, as tarefas repetitivas executadas pelos seres humanos foram sendo abolidas do cotidiano empresarial, criando novos patamares de produtividade. Entretanto, as informações revelam a sua utilidade somente quando alcançam as pessoas e são devidamente utilizadas por elas. Atendendo a esta necessidade, o avanço seguinte – e não menos importante da Revolução da Informação – foi o advento das redes digitais de comunicação. Por meio delas, computadores e softwares funcionam de forma interconectada e fazem as informações circularem com velocidade e segurança, percorrendo grandes CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 7 distâncias à velocidade da luz. Têm-se assim os três pilares tecnológicos da Revolução da Informação: computadores, softwares e redes de comunicação. A agilidade de comunicação alcançada pelas redes mudou o fluxo de informação nas empresas. As estruturas mais tradicionais, centralizadas e hierárquicas, com fluxos controlados e bem definidos, cederam lugar a modelos horizontais, nos quais as informações fluem de forma ágil, tanto em âmbito interno, entre os setores, quanto externo às organizações. Quando postamos uma informação em um site corporativo, ou enviamos uma mensagem por e-mail ou através de um sistema de mensagens instantâneas, fazemos com que a informação chegue de forma quase imediata a um número ilimitado de pessoas. Quando compramos um produto em uma loja virtual, produzimos, sem perceber, um fluxo invisível e instantâneo de informações entre uma infinidade de sistemas, desde o site de e-commerce, passando pelos sistemas bancários, pelos softwares financeiro e de estoque da loja, até o sistema de logística da transportadora. Assim, na prática, as novas formas de produzir e transmitir informações se traduzem em um imenso ganho de eficiência e produtividade. Uma consequência dos avanços da Era Digital são os modernos ambientes corporativos, que permitem às pessoas interagir, colaborar e compartilhar recursos de forma ubíqua. O trabalho em equipe já não exige mais a presença física. As informações estão presentes em qualquer lugar e a qualquer momento, sem barreiras geográficas. A comunicação digital acontece também de maneira assíncrona, permitindo interagir com os outros usuários em momentos diferentes. A ubiquidade e a assincronia são características determinantes das novas formas de comunicação. A tecnologia que move a informação A interação complexa e substancial entre computadores, softwares e redes de comunicação permite o alcance de uma alta capacidade de CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 8 comunicação entre pessoas e sistemas, mantida pela Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), em inglês conhecida por ICT (Information and Communication Technology). A TIC, ao longo do tempo, vai incorporando novos avanços tecnológicos, aprimorados com base nas invenções e inovações produzidas desde a criação da informação digital. Nos dias de hoje, a TIC representa a principal força impulsionando a nova Era Digital e o fator central para que as empresas desenvolvam novos modelos de negócio. Podemos conceituar TI como sendo os recursos tecnológicos e computacionais para guarda, geração e o uso da informação e do conhecimento (REZENDE, 1999). Outra definição se refere ao hardware, software, tecnologia de armazenagem, de comunicações representam a infraestrutura da informação (LAUDON & LAUDON, 2010). Uma forma interessante de pensar na importância da evolução das tecnologias é imaginar a realidade sem ela. “TI é como uma commodity como energia elétrica; não é a sua presença que faz diferença; é a sua ausência que exclui” (RITTO, 2005). Se uma empresa não possui tecnologia, assim como possuem seus concorrentes, então existe uma séria ameaça à própria sobrevivência desta empresa. As TICs lidam com sistemas de vários tipos e de diferentes naturezas, as quais apresentam interações diversas e lógicas diferenciadas (se pensarmos que os seres humanos lidam com uma lógica diferente da dos sistemas). A tarefa de planejar adequadamente as TICs não se resume apenas a definir os tipos de equipamentos ou softwares. Os desafios são muitos e tendem a ficar complexos ao longo do tempo. Os sistemas são concebidos dentro das organizações de maneira simples, geralmente atendendo diretamente às necessidades de informação, e com vistas a controles finais e atendimento à legislação. Com o tempo, o crescimento e interligação com outros sistemas, novas interações e dificuldades aparecem. Além disso, o ambiente também tende a mudar ao longo do tempo. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 9 Inevitavelmente, os modelos mentais que originaram estes sistemas já não servem mais, necessitando de soluções mais adequadas para lidar com a toda a complexidade que surge. Vários são os fatores críticos que têm impacto sobre o planejamento e a estruturação de uma área de TIC. Dentre alguns, podemos enumerar: Obsolescência programada: novos equipamentos já saem de fábrica tendo seu prazo de uso praticamente definido. Computadores se tornam obsoletos em prazos mais curtos que um ano. Gerenciar os impactos da obsolescência é um grande desafio, ainda mais para empresas que trabalham com estratégias inovadoras e precisam lançar novos produtos constantemente. Atualização permanente: é necessário que os sistemas contratados desempenhem umaagenda de atualização, tanto para novas características a serem atendidas pelos softwares, quanto para atualizações de segurança ou adequação a equipamentos. Implantação de novos sistemas: com a proliferação de novos equipamentos baseados em tecnologia multitouch, as plataformas de software precisam ter alto grau de conectividade e portabilidade, e sistemas mais antigos têm dificuldades de se adequar às novas realidades. Treinamento e capacitação: trata-se de um problema permanente, pois à medida que novos softwares e equipamentos são lançados, é necessário que as pessoas sejam bem capacitadas para operar tais sistemas e extrair a eficiência desejada. Integração corporativa: empresas com estratégias de fusão ou aquisição precisam lidar com a integração, substituição ou desmobilização de outros sistemas já implantados, necessitando de programas de implantação que vão lidar com uma série de resistências culturais. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 10 Prestação de serviços: com a ideia de computação em nuvem (cloud computing), bem como o fornecimento de software como um serviço (SaaS – Software as a Service), as organizações precisam adaptar suas plataformas e infraestruturas para novas modalidades de contrato, e conciliar tais modalidades com projetos já implantados e funcionando, o que acaba se tornando um grande desafio de gestão. Habilidades de gerenciamento de projetos: é necessário que os gestores da área de TIC estejam habituados à dinâmica de gerenciamento de projetos, pois cada nova solução a ser implantada é um novo projeto a ser gerenciado, e o controle de cronogramas de implantação com prazos bem definidos é crucial para que os resultados previstos sejam alcançados. Dessa forma, são vários os desafios de lidar com novas tecnologias, para os quais os gestores de TIC devem estar preparados: Cloud computing: computação em nuvem, com servidores de dados localizados na internet para acesso remoto por parte da empresa. Interfaces homem-máquina: novas formas de interação com os sistemas, tais como a movimentação de mãos para operar sistemas, interfaces cérebro-máquina para movimentação de cursor de forma automática, e dispositivos para portadores de necessidades especiais. Tablet computing: a computação com tablets substituindo computadores e notebooks em vários setores das organizações. Computing intelligence: novos softwares e dispositivos inteligentes para tornar as tarefas mais intuitivas, tais como reconhecimento de voz e sintetização de fala. Business Intelligence + Big Data: novas ferramentas e softwares para mineração em quantidades massivas de dados. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 11 Redes sociais corporativas: redes sociais para uso das empresas, modificando os sistemas baseados em intranet e tornando as atividades a serem desempenhadas de forma mais colaborativa. A TIC deve considerar, portanto, as necessidades da empresa e dos usuários de tecnologia. Deve primar também pela visão da qualidade de produtos e serviços e, ainda, a eficiência de processos e eficácia de objetivos. De maneira geral, qual deve ser o objetivo da TIC? Como conciliar a complexidade e o caos inerente ao universo de TI com o objetivo de obtenção de soluções eficientes e eficazes e de fácil usabilidade para as organizações? TEMA 04 – Os efeitos da era da informação na economia Nas últimas décadas, as consequências da Revolução da Informação ultrapassaram os limites das organizações e tiveram grande impacto na economia do planeta. A concorrência entre as empresas torna-se cada vez mais acirrada, na mesma medida em que distâncias geográficas não são mais barreiras para as atividades econômicas. O fenômeno da globalização, impulsionado pela explosão no uso da internet, permitiu a criação de novos modelos de negócio, redirecionando estratégias de mercado. A tradicional economia da Era Industrial, originada no século XVIII e baseada na mecanização e na produção em massa, transforma- se em uma nova economia “pós-industrial”, baseada na informação e no conhecimento. Alvin Toffler, em sua obra intitulada “A Terceira Onda” (Toffler, 1980), refere-se à Revolução da Informação como “a terceira onda econômica mundial”, em que a força das novas organizações não está mais na produção de bens, e sim na informação, no conhecimento e na tecnologia. De acordo com Toffler, a Revolução da Informação, sucedendo as revoluções agrícola e industrial, criou uma espécie de economia digital, na qual o capital intelectual e a tecnologia são os principais fatores de sucesso das modernas organizações. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 12 Peter Drucker, considerado um dos pais da Administração e um dos mais influentes pensadores da gestão contemporânea, apontou que a Revolução da Informação não está na própria informação em si, nem mesmo nos efeitos práticos que a tecnologia produz no cotidiano das empresas. A real revolução está nos novos modelos econômicos propiciados a partir das novas tecnologias. Conforme Drucker (Drucker, 1999), a internet está representando para a Era da Informação o que as ferrovias representaram para a Era Industrial. O uso exponencial da internet e o avanço do comércio nos meios eletrônicos são fatores vitais para a nova economia, criando canais inéditos de distribuição de produtos e serviços, reinventando os fluxos de produção e redefinindo o perfil dos consumidores finais. Big Data: o mais novo fenômeno da Era Digital O volume cada vez maior de dados produzidos a todo momento pelos usuários na internet originou o fenômeno do Big Data. A partir de uma pesquisa na internet, cada palavra de busca digitada e link clicado são devidamente registrados. Qualquer ação, como assistir a um vídeo, ler um jornal virtual ou texto de blog, comprar um produto em uma loja virtual, é registrada. E não apenas os dados da transação, mas também os demais produtos visualizados sem ser adquiridos, a hora da compra, a localização geográfica, os dados pessoais, o comportamento do consumidor etc. Dessa forma, o extraordinário volume de informações que são capturadas a todo momento, em escala global, está armazenado em servidores corporativos, formando imensos banco de dados, de valor inestimável para as organizações. O fenômeno do Big Data está sendo explorado pelas empresas para monitorar de forma contínua o desempenho dos negócios, para conhecer e estimular potenciais consumidores e criar modelos preditivos, que sejam capazes de antecipar as tendências e assim realimentar as estratégias de mercado. O Big Data leva os Sistemas de Informações Gerenciais a um novo CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 13 patamar, sendo o principal desafio conferir significado e utilidade para a imensa massa de dados originada das redes digitais. TEMA 05 - O gerenciamento das informações As informações têm o potencial de proporcionar agilidade e auxiliar a garantia do sucesso das organizações. Em caso contrário, podem vir a afetar de forma negativa o seu desempenho. Além de manter e cuidar do que possuem, é necessário também proteger o que sabem ou conhecem, ou seja, o seu capital intelectual. A partir daí, a gestão da informação e do conhecimento constituiu- se num importante campo, chamando a atenção da alta administração e provocando mudanças importantes nas estruturas das empresas. O volume de informações crescente tratado nas organizações, assim como a sua dinâmica inerente, exige que a gestão informacional tenha o suporte de tecnologias. Dos anos 70 em diante, com o uso intensivo das tecnologias de armazenamento e redes de computadores, o gerenciamento das informações tornou-se altamente especializado. Gerentes de tecnologia se tornaram gestores da informação, lidando com os sistemastecnológicos e com as políticas destinadas para garantir que as informações sejam devidamente captadas, organizadas, armazenadas, acessadas, mantidas e protegidas. Isso reflete a importância estratégica das informações para as organizações, originando a denominação CIO (Chief Information Officer), ou Executivo-chefe de Informação. Trocando Ideias Fórum: poste a sua opinião sobre o Gerente de Informação e o desempenho da sua função em ambientes complexos e de alta mudança no contexto organizacional: os desafios e as oportunidades. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 14 Síntese Nesta aula, foram vistos os conceitos relativos ao papel da informação nas empresas, a forma como as informações circulam dentro e fora das organizações, os impactos da Revolução da Informação e da Era Digital nas atividades das organizações, bem como os efeitos desta era na economia de um modo geral. Por fim, o gerenciamento das informações é uma das atividades mais importantes a serem desempenhadas nas organizações, tendo em vista que todas as atividades da corporação dependem da forma como as informações são tratadas. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 15 Referências ACKOFF, R. From data to wisdom. Journal of Applied Systems Analysis 16, 1989. CHOO C. W. A organização do conhecimento. São Paulo: SENAC, 2003. DRUCKER, P. Beyond the Information Revolution. Atlantic Monthly, 1999. DRUCKER, P. F. O gerente eficaz. Rio de Janeiro: Zahar, 1972. ELEUTÉRIO, M. A. M. Sistemas de Informação Gerencial. Curitiba: Intersaberes, 2016. GONTIJO et al. Tomada de decisão, do modelo racional ao comportamental: uma síntese teórica. Caderno de Pesquisas em Administração. São Paulo, 2004. HARRIS, R. Introduction to Decision Making, VirtualSalt. Disponível em <http://www.virtualsalt.com/crebook5.htm>. Acesso em: 04ago.2016. 1998. LAUDON, K; LAUDON, J. 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Na interação com sistemas organizacionais, os dados podem se transformar em informação, caracterizados pelo valor que esta pode proporcionar. Também em muitas situações, podemos ter uma quantidade grande de informações, porém, insuficientes para avaliar certa situação. Dessa forma, tanto os aspectos quantitativos quanto qualitativos devem ser considerados, com dados e informação relacionando-se entre si e fazendo parte de uma estrutura construída desde os níveis mais básicos até os mais complexos. TEMA 01 - Dado e informação, qual a diferença? A diferença entre dado e informação não é evidente. Tendemos a utilizar estes dois termos de forma sobreposta no dia a dia. Mesmo na literatura especializada, são frequentemente usados de maneira inadequada. Um exemplo é a frase: “a era digital gera uma sobrecarga de informações sobre as pessoas”. Interpretando de forma correta, não se trata de sobrecarga de informações, e sim de dados. Mas qual é a diferença entre dado e informação? Dados são sinais desprovidos de interpretação ou significado. São números, palavras, figuras, sons, textos, gráficos, datas, fotos ou qualquer sinal sem nenhum contexto. Quando alguém vê um cadastro em uma tela de computador, ou olha para um relatório pela primeira vez, tem contato com dados. Dados são entendidos, então, como estruturas sem significado. Informação, por sua vez, refere-se ao dado dotado de significado, tornando-se algo compreensível. Para terem significado, os dados devem conter algum tipo de estrutura ou contexto associado. À medida que as CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 3 informações em um cadastro são assimiladas, analisadas e percebidas, os dados se tornam informações. Portanto, dados são símbolos ou signos que representam objetos ou fatos. Podem ser expressos de maneira numérica, textual ou visual; por exemplo, um valor, uma imagem ou uma data. Os dados constituem-se de registros de algo que foi observado e, então, mensurado. Quando um dado é interpretado e analisado, ele ganha “relevância” e “finalidade”, realçando a sua importância e tornando-se informação. Podemos dizer então que o dado é o elemento básico, ou a “matéria-prima” de uma informação. Da mesma forma, podemos dizer que a informação é o resultado da interpretação dos dados. Outra característica importante dos dados é a escala em que eles são processados. Geralmente, são volumosos e capturados de forma automática ou semiautomática, estão salvos em grandes bancos de dados e são manipulados diretamente por sistemas computacionais. As informações, por outro lado, são produzidas, em menor volume, a partir dos dados. Elas são compreensíveis e significativas às pessoas em suas tomadas de decisão e, normalmente, se apresentam na forma de textos, relatórios, planilhas ou gráficos. Diferentes informações a partir dos mesmos dados De acordo com o contexto em que os dados são interpretados, eles podem originar diferentes informações. Veja nos exemplos a seguir (ELEUTÉRIO, 2016): Exemplo 1. Cada vez que compramos um produto em um site de comércio eletrônico, são coletados diversos dados sobre a transação. Entre eles estão o código do produto, a quantidade de itens adquiridos, a data e hora da compra e a localização geográfica do usuário. No banco de dados do sistema de e-commerce, esses dados ficam armazenados em registros individuais, por exemplo: (5423), (3), (02/12/2014), (12:53) e (192.09.87.31), indicando respectivamente o código do produto, a quantidade, a data, a hora e CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 4 o endereço IP do computador de origem ― que pode ser usado para identificar a localização geográfica do usuário. Esses registros serão ‘apenas um conjunto de dados’ até que sejam interpretados e relacionados entre si. Quando isso ocorre, eles se tornam ‘informações’, ganhando utilidade e relevância, por exemplo, para avaliar o desempenho de venda decada produto, detectar as preferências de cada região, revelar os produtos mais visitados no site, identificar a época do ano em que cada produto vende mais, os horários de maior acesso, entre outras inúmeras informações. Exemplo 2. O supervisor de uma fábrica registra o volume de produção de janeiro a dezembro com os seguintes dados. Dados de produção (quantidade de itens produzidos) JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ 130 200 250 300 700 800 900 250 230 220 30 240 Vejamos algumas informações que poderiam ser extraídas a partir desse mesmo conjunto de dados: Informação 1: a maior parte da produção anual concentrou-se nos meses de maio, junho e julho; Informação 2: a produção média no ano foi de aproximadamente 354 peças por mês; Informação 3: no mês de novembro, houve uma queda de produção de 90% em relação à média anual. No exemplo anterior, as informações auxiliam o gestor de produção com o planejamento e reorganização da operação, sendo essenciais como recursos valiosos na organização. TEMA 02 - Informações quantitativas e qualitativas As informações podem ser divididas em dois grandes grupos: CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 5 informações quantitativas e qualitativas. As primeiras podem ser medidas, expressas em números. Por exemplo: “a inflação subiu 3% em relação ao mesmo período do ano anterior”, ou “nossa central telefônica processa em média 60 ligações por minuto”. As informações quantitativas são geralmente usadas para comparar metas e resultados, especificar recursos ou produtos finais. Por outro lado, as informações qualitativas têm natureza subjetiva e são representadas de forma descritiva, expressando julgamentos de valor ou opiniões. Por exemplo: “o produto avaliado revelou desconforto na sua utilização”. Elas são especialmente úteis para expressar opiniões sobre produtos ou serviços, como aquelas geradas em um grupo focal formado para avaliar um novo lançamento no mercado. TEMA 03 - O valor e a qualidade das informações É possível mensurar o valor da informação? Embora se trate de um recurso de característica intangível, pode-se afirmar que o valor de uma informação é tanto maior quanto for o seu potencial de afetar o negócio da empresa. Tal valor potencial pode ser estimado pelo nível de atenção que a informação provoca nas pessoas e por quanto as empresas estão dispostas a pagar por ela. O propósito das informações Outra forma de avaliar o valor de uma informação é compreender o seu propósito em uma organização. Segundo Moresi (2000), as informações são usadas basicamente para duas finalidades: compreender o ambiente de negócio – interno e externo – e agir sobre ele. Isso significa que as informações estão diretamente ligadas à avaliação das situações e ao processo de decisão. Com isso, a sua importância depende do nível de criticidade que ela representa na atividade gerencial. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 6 A relevância das informações Em relação ao nível de relevância – ou importância –, as informações podem ser classificadas em quatro categorias: irrelevante, potencial, mínima e crítica. A figura abaixo ilustra essas categorias e o impacto que representam para as organizações. Figura 2 - A relevância das informações, adaptada de (Moresi, 2000). Informações críticas são aquelas que garantem a sobrevivência da organização, como, por exemplo, os indicadores financeiros. As informações mínimas são usadas para o gerenciamento das atividades, por exemplo, os indicadores de desempenho operacionais. As informações potenciais são aquelas que podem ter um impacto futuro, tipicamente usadas para buscar diferenciais competitivos para as empresas, como por exemplo, uma tendência de mercado. Por fim, as informações irrelevantes não causam impacto algum sobre a organização, e devem ser descartadas. A qualidade das informações A qualidade de uma informação é avaliada pelos seguintes atributos: relevância, precisão, confiabilidade e temporalidade. A relevância reflete a importância da informação para a tomada de decisão. A precisão indica a proximidade – ou margem de erro – da informação em relação ao fato em si. A CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 7 confiabilidade indica o grau de confiança na fonte produtora da informação. A temporalidade se refere ao tempo que a informação leva para ser apresentada ao tomador de decisão; quando esse tempo é muito curto, dizemos que a informação foi produzida em tempo real, como as utilizadas por operadores de bolsas de valores. TEMA 04 - Convertendo dados em informações Como visto anteriormente, os dados são geralmente coletados em grandes volumes e em formatos inadequados para serem usados diretamente pelas pessoas. Para que se tornem úteis, é necessária a sua conversão por meio de algum tipo de formatação ou configuração que permita sua análise. A conversão de dados em informações envolve três fases: a filtragem, o processamento e a apresentação. Figura 3 - Conversão de dados em informações. Para transformar dados em informação, a partir de um sistema informacional, utilizamos algumas operações específicas. Nossa tarefa de transformação é implícita e não percebemos que fazemos esses processos a todo momento, quando experimentamos qualquer conjunto de dados. De acordo com Davenport e Prusak (1999), podemos caracterizar as seguintes operações: CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 8 Contextualização Sabemos qual a finalidade dos dados coletados. Categorização Conhecemos os componentes essenciais dos dados. Cálculo Os dados podem ser analisados matemática ou estatisticamente. Correção Os erros são eliminados dos dados. Condensação Os dados podem ser resumidos para uma forma mais concisa. Assim, quando vemos uma planilha de produção, contextualizamos os dados do setor específico de que trata o documento; verificamos os diferentes tipos de produtos e categorizamos aqueles que atingiram a meta ou não; fazemos cálculos de cabeça quanto ao atingimento geral em um prazo maior (por exemplo, na semana ou no mês); informamos quanto à correção de algum dado com erro explícito na planilha; e buscamos condensar os dados para um nível de informação mais resumido, como a produção do dia, ao invés de hora em hora. Filtragem dos dados A primeira etapa da conversão de dados em informações é a filtragem, na qual selecionamos apenas o que interessa à nossa análise. Por exemplo, se pretendemos avaliar o desempenho de vendas de um determinado produto em uma determinada região, serão descartados todos os dados que não atendem a essas condições. Tal tarefa é desempenhada com muita eficiência pelos bancos de dados e seus mecanismos de filtragem. Processamento dos dados Depois de filtrados, os dados passam pela etapa de processamento, onde são inter-relacionados, interpretados e manipulados para que se transformem em informações. Um relatório financeiro que agrupa receitas e CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 9 despesas e calcula a margem de lucro a cada período é um bom exemplo. O processamento dos dados é realizado por rotinas de software e normalmente envolve operações aritméticas e estatísticas, como o cálculo de médias, frequências, percentuais, totalizações e sumarizações. Tecnicamente falando, os dados se tornam informações ao final do processamento. É nessa etapa que eles são inter-relacionados e se tornam significativos para fins de análise. Mas, na prática, para que as informações sejam interpretadas pelos usuários, precisam ser exibidas de forma adequada, o que é realizado na etapa de apresentação, como veremos baixo. Apresentação das informações Dados coletados e processados com qualidade terão pouca utilidade
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