É importante saber que alguns cuidados devem ser adotados quando tratamos de documentação trabalhista. Destaca-se a questão das possíveis reclamató...

É importante saber que alguns cuidados devem ser adotados quando tratamos de documentação trabalhista. Destaca-se a questão das possíveis reclamatórias trabalhistas, na qual o ex-colaborador poderá reivindicar direitos retroativos aos últimos 5 (cinco) anos trabalhados, mas isso no máximo no prazo de 2 (dois) anos, contados da data de seu desligamento para o ingresso da referida ação. Por isso a importância de guardar corretamente a documentação. Caso um documento venha a faltar para sustentar a tese da defesa, será objeto de condenação da empresa, e essa deverá pagar novamente aquilo que já havia pago. A falta de comprovante de entrega da época devida, quanto a vale transporte ou alimentação, implicará para a empresa o pagamento, novamente, dos valores, acrescidos de juros e correção monetária. Desta forma, caso a empresa opte por terceirizar seus arquivos, antes de descartar os documentos que serão digitalizados, é necessário fazer uma conferência física e virtual, preferencialmente realizada por um profissional, da área de departamento pessoal ou recursos humanos, que possua o conhecimento técnico necessário para fazer a conferência de toda a documentação e de seus respectivos prazos de guarda legais. Os prazos de guarda dos documentos do prontuário do colaborador devem ser observados conforme tabela 1: Documentos Tempo deguarda Termo de rescisão do contrato de trabalho Aviso prévio Pedido de demissão 2 anos Acordo de compensação Acordo de prorrogação de horas Atestado médico Autorização para descontos não previstos em lei Cartões, fichas ou livros de ponto Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) Documentos relativos a créditos tributários (IR) Documentos relativos às eleições da CIPA Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional) Mapa Anual de acidentes do trabalho, Recibo de 13º salário Recibo de abono de férias Recibo de adiantamento do 13º salário Recibo de entrega do Requerimento Seguro- Desemprego (SD) Recibo de gozo de férias Recibos de adiantamento Recibos de pagamento 5 anos Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa Solicitação da 1ª parcela do 13º salário Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador. 20 anos Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador). 20 anos