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GESTÃO DOS RECURSOS HUMANOS De acordo com o Dinsmore (2005, p.255), “o gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam, gerenciam e guiam a equipe do projeto. A equipe do projeto consiste das pessoas com papéis e responsabilidades designadas para completar o projeto. Os membros da equipe do projeto podem ter vários conjuntos de habilidades, atuar em regime de tempo integral ou parcial, e podem ser acrescentados ou removidos da equipe à medida que o projeto progride. Os membros da equipe do projeto também pode ser referidos como pessoal do projeto.” Apesar de aparentemente óbvio, é importante ressaltar que todo o projeto é feito por pessoas. Costumamos chamar a estas pessoas que “fazem o projeto”, cumprindo as suas funções e efetivamente garantido que aquilo que foi planejado seja executado, de equipe do projeto. De acordo com Maximiniano (2010, p. 174),“a equipe de projetos é um conjunto de pessoas que se combinam e se sucedem ao logo do ciclo de vida de um projeto”. Considerando-se que a equipe do projeto é composta por pessoas com perfis, habilidades e expectativas diferentes, não é exagero dizer que um dos pontos chave para o sucesso de um projeto é liderar essas pessoas tão diferentes rumo aos objetivos. Essa é a finalidade dos processos de gestão de recursos humanos em um projeto. De acordo com o PMBOK (2013, p. 255), os processos de gestão de recursos humanos são os seguintes: • Desenvolver o plano dos recursos humanos - O processo de identificação e documentação de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias, relações hierárquicas, além da criação de um plano de gerenciamento do pessoal. • Mobilizar a equipe do projeto - O processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para terminar as atividades do projeto. • Desenvolver a equipe do projeto - O processo de melhoria de competências, da interação da equipe e do ambiente geral da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. • Gerenciar a equipe do projeto - O processo de acompanhar o desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto. PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS De acordo com Dinsmore e Cabanis-Brewin (2006, p. 137), o processo de planejamento do gerenciamento de recursos humanos “identifica os papéis e responsabilidades necessários para completar um projeto”. De uma maneira geral, neste processo devem ser identificados os papéis e responsabilidades individuais para cada uma das atividades de um projeto com a finalidade de obter a utilização mais eficiente de todos os recursos humanos envolvidos. Segundo Dinsmore (2005, p. 145), “uma das ferramentas mais utilizadas com a finalidade de identificar os papéis e reponsabilidades em um projeto é a matriz de responsabilidades”. Observe abaixo um exemplo de uma matriz de responsabilidades. Fase/Pessoa João Paulo Pedro Elza Carlos Planejamento H V P R Desenho da Solução H R P P Desenvolvimento H P R Operação do piloto H R P Perceba, que na matriz de responsabilidades definem-se nas linhas as principais responsabilidades à serem atribuídas e nas colunas as pessoas que compõem a equipe. Já nas intersecções entre linhas e colunas deverão ser descritas o nível de responsabilidade de cada pessoa em relação àquela atividade específica. Na tabela acima temos: H – Homologa; V – Valida; P – Participa e; R – Responsável. MOBILIZAR A EQUIPE DO PROJETO Uma vez definidas as responsabilidades e os recursos necessários é preciso confirmar a disponibilidade dos recursos planejados. Segundo o PMBOK (2013, p. 267), o processo de mobilizar a equipe do projeto “é o processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para terminar as atividades do projeto”. Porém, para mobilizar a equipe necessária, diversos fatores podem vir a afetar a disponibilidade dos recursos. É importante considerá-los, pois de acordo com o PMBOK (2013, p.267), “a equipe de gerenciamento do projeto pode ou não ter controle direto sobre a seleção dos membros da equipe devido a acordos de negociação coletiva, uso de pessoal subcontratado, ambiente de projeto em estrutura matricial, relações hierárquicas internas ou externas, ou diversas outras razões.” A tabela abaixo discute alguns dos fatores mais comuns que devem ser considerados durante o processo de mobilização da equipe do projeto: FATORES IMPORTANTES PARA A MOBILIZAÇÃO DE UMA EQUIPE O gerente de projetos ou a equipe de gerenciamento de projetos deve negociar com eficácia e influenciar outras pessoas que estejam em uma posição de fornecer os recursos humanos necessários para o projeto. Deixar de mobilizar os recursos humanos necessários para o projeto pode afetar os cronogramas e orçamentos, a satisfação do cliente, a qualidade e os riscos. Recursos humanos ou capacidades insuficientes podem reduzir a probabilidade de sucesso e, na pior das hipóteses, resultar no cancelamento do projeto. Se os recursos humanos não estiverem disponíveis devido a restrições, fatores econômicos ou designações anteriores para outros projetos, o gerente de projetos ou a equipe do projeto pode precisar designar recursos alternativos, talvez com menos competências, desde que não ocorra infração de requisitos jurídicos, regulatórios, obrigatórios ou outros critérios específicos. DESENVOLVER A EQUIPE DO PROJETO Nas organizações o processo de desenvolvimento de pessoas é um aspecto muito importante da gestão de recursos humanos e está ligado, inclusive, a motivação das equipes. Em um projeto isso não é diferente, segundo o PMBOK (2013, p. 273), “desenvolver a equipe do projeto é o processo de melhoria de competências, da interação da equipe e do ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto”. Assim, o gerente de projetos deve se preocupar com as duas perspectivas do desenvolvimento de pessoas: o desenvolvimento de habilidades individuais e o desenvolvimento da habilidade de trabalhar em equipe. Estas duas habilidades são necessárias para o aumento de desempenho na execução das atividades de um projeto. Desta maneira, desenvolver a equipe do projeto eficaz é um importante elemento para o desempenho do projeto. De acordo com Maximiniano (2010, p. 177), “uma equipe eficaz tem, um certo número de atributos, chamados fatores críticos de desempenho que devem ser mantidos e criados na equipe”. A tabela abaixo descreve cada um desses fatores críticos: FATORES CRÍTICOS AO DESEMPENHO DE UMA EQUIPE Coesão – Uma condição básica para o trabalho eficaz é a coesão. Coesão significa a percepção que os indivíduos tem de fazer parte de um mesmo grupo. Essa percepção é reforçada por sinais mútuos de aceitação, que fazem parte da cultura do grupo, como linguagem, o apoio às posições dos colegas e a defesa contra a ameaça de outros grupos. A coesão também é definida como o interesse de cada integrante em permanecer no grupo e trabalhar por ele. Organização - Nenhuma equipe pode ser eficaz sem a clara definição dos papéis de seus integrantes. O processo de organizar a equipe consiste essencialmente em definir papéis e suas ligações, de forma que fique claramente estabelecida uma estrutura orgânica capaz de realizar objetivos. Motivação - É o estado psicológico de quem interesse em realizar as tarefas e os objetivos do projeto ou que deseja integrar a equipe do projeto. Uma pessoa motivada mostra a disposição para fazer o esforço necessário à realização das tarefas. Quando todos os integrantes da equipe compartilham esse tipo de interesse, a motivação torna-se uma condição coletiva e um dos ingredientes que tornam a equipe coesa. Comunicação – É a competência central de qualquer atividade coletiva, sem troca de informações, não há decisão nem organização no grupo. GERENCIAR A EQUIPE DO PROJETO Com o projeto emexecução é necessário acompanhar como a equipe está executando as suas tarefas e fornecer as informações necessárias acerca de como o desempenho individual está contribuindo para o desempenho do projeto como um todo. O PMBOK (2013, p. 279) define o processo de gerenciar a equipe do projeto como o processo “de acompanhar o desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto”. Um importante aspecto relacionado ao gerenciamento da equipe de um projeto é a gestão de conflitos. É importante chamar a atenção para o fato de que em projetos não entendemos os conflitos como algo negativo. Eles são inerentes ao processo de gerenciamento de um projeto e devem ser gerenciados na medida em que ocorrerem. Segundo Dinsmore (2005, p. 148), os conflitos são “inevitáveis consequências das interações entre as pessoas e, dependendo de sua intensidade e da maneira como forem tratados, podem ser benéficos para a estrutura do projeto. De maneira geral, a sua resolução deve levar em conta a causa-raiz que lhes deu origem, e os mesmos devem ser solucionados diretamente pelos envolvidos e, se necessário, o gerente de projetos deve agir como facilitador nesse processo”. A tabela abaixo mostra as fontes potenciais de conflito de um projeto, em ordem decrescente de intensidade em cada uma das etapas do ciclo de vida: Iniciação Planejamento Execução Encerramento Prioridades do projeto Prioridades do projeto Prazos Prazos Processos administrativos Prazos Questões técnicas Recursos Prazos Processos Administrativos Recursos Choques de Personalidade Recursos Questões Técnicas Prioridades do Projeto Prioridades do Projeto Custos Recursos Processos Administrativos Custos Questões técnicas Choque de personalidade Custos Questões técnicas Choques de personalidade Custos Choques de personalidade Processos administrativos
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