Gestão de Eventos: Pré-Evento

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
PRÉ-EVENTO – PARTE I
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Olá!
Ao final desta aula, você será capaz de:
1. Oferecer uma visão geral da fase Pré-evento, analisando de forma especifica as ações que compõem a primeira
etapa desta fase – a pré-produção.
2. Organizar os planos estratégicos e administrativos relativos às atividades de pré-produção.
3. Habilitar o aluno a elaborar instrumentos de controle e cronogramas para a execução dos planos de trabalho.
4. Levantar as estimativas orçamentárias e de custos e a geração de recursos.
5. Orientar quanto à elaboração do texto final do projeto de captação de recursos.
1 Introdução
Quando se passa da fase Planejamento Global para a fase Pré-evento é deflagrado o cronograma de execução do
projeto, tendo como base a matriz de responsabilidades de cada membro das equipes de planejamento. Nesta
aula, serão observadas as principais tarefas que compõem a primeira etapa da fase Pré-Evento, chamada de pré-
produção. De modo geral na pré-produção, se organizam tanto as tarefas administrativas básicas como também
as estratégias gerais que vão guiar o evento dali em diante. Do ponto de vista estratégico, esta é a fase essencial
do evento, na qual haverá a definição do projeto de captação de recursos e o planejamento de todas as
atividades, incluindo o detalhamento de custos e a previsão de receitas. Do ponto de vista administrativo, além
de equacionar de forma taxativa a demanda dos materiais, equipamentos, recursos físicos e humanos, é nesta
etapa que é concluída a elaboração e a confirmação da agenda dos artistas e palestrantes convidados. Também é
nesta etapa que se apronta o programa definitivo e as comissões de trabalho. Também são equacionados os
controles administrativos e financeiros, observando as previsões de receitas estimadas.
2 Pré-evento
Considera-se pré-evento toda a fase de organização que se segue imediatamente ao Planejamento Técnico, cuja
característica principal é o fato de gerar documentos que contenham os planos relativos às estratégias, táticas e
operações capazes de transformar o evento em um produto, e em se tratando do turismo, inseri-lo no mercado
turístico. Esta fase é composta de três etapas: pré-produção, comercialização e comunicação.
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Trataremos nesta aula da primeira etapa: a pré-produção. Como vimos ao concluir o planejamento técnico -
última etapa do Planejamento Global - o organizador deve avaliar se há condições para se detonar o cronograma
geral que servirá para administrar a execução do projeto. Quando se decide seguir com o projeto e entrar na fase
pré-evento, há o estabelecimento de metas e prazos, que conduzem a um comprometimento com pessoas e
parceiros, compondo assim as diversas tarefas da pré-produção.
De modo geral, distinguem-se as seguintes tarefas na etapa pré-produção.
Formatação básica do evento.
Estrutura administrativa.
Orçamento, Plano de custo e Plano de Receitas.
Elaboração de Check list.
Negociação de apoios básicos.
Projeto Final de captação.
3 Formatação básica
É uma síntese necessária para resumir todos os dados que se possui até aqui, e coordená-los num documento de
referência, chamado Este documento é um resumo do planejamentoRDT - Registro de Descrição Técnica.
técnico que foi concluído na fase anterior. Sua função, portanto é dar uma visão geral do projeto, o que será útil
para as tarefas seguintes.
Modelo do documento – Registro de Descrição Técnica.
IDÉIA CENTRAL
Que tipo de evento? (seminário, exposição, feira, show, workshop, palestra)
Para quê? (motivos)
Para quem? (Público-alvo)
Quem seriam as Atrações? (Atores / Músicos / Artistas / Palestrantes / Profissionais):
Quando? Horários?
Onde? (local ou locais)
Como? (forma ou sequência resumida do programa)
Possíveis Patrocinadores, Apoiadores e Parceiros:
Serviços extras: (Coquetel, Coffee-break, Brindes, Pastas, Transportes)
Verba para a realização deste evento - fornecida pelo cliente e/ou a captar:
Tema / Nome do Evento:
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Sub-temas / Assuntos / Agenda de debate:
Observações:
4 Estrutura administrativa
Para satisfazer as necessidades do projeto é preciso que haja uma estrutura organizacional que possa alocar os
recursos humanos em comissões de trabalho, em todas as fases. Já que até aqui, os colaboradores e funções se
agruparam num esquema quantitativo simples feito no planejamento técnico, agora temos a necessidade de
consolidar esta lista com os cargos e as funções de forma qualitativa. Com a lista fechada, fica disposta em
caráter definitivo a governança executiva do evento:
Coordenador do evento
• Planejar, distribuir e coordenar funções e responsabilidades.
• Negociar parcerias para amortização de custos.
• Coordenar a estratégia de marketing do projeto.
• Agendar e liderar as reuniões.
• Supervisionar relações públicas, atividades de recepção e trato com a imprensa.
Gerente de produção
• Elaborar o programa e o coordenar no dia do evento.
• Escolher e confirma os artistas e palestrantes.
• Coordenar a secretaria executiva.
• Administrar os recursos humanos.
• Coordenar montagens, coreografia e decoração.
• Elaborar os documentos de controle.
Gerente de logística
• Pesquisar, escolher e negociar o local do evento.
• Negociar estacionamento e segurança.
• Orientar os indicativos visuais e vias de acesso.
• Facilitar as ações da PM, Bombeiros e UTI móvel.
• Coordenar as operações de abertura, fechamento e “operação pente-fino” no local.
• Acompanhar montagens e desmontagens.
• Obter liberações públicas.
Gerente comercial
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• Decidir o modelo de captação de recursos.
• Contratar e treinar os agentes (captadores e promotores de venda).
• Agendar as reuniões com patrocinadores e apoiadores.
• Enquadrar o projeto em Leis de incentivo, acompanhado do coordenador.
• Negociar com o ECAD(Escritório Central de Arrecadação de Direitos Autorais) e/ou SBAT(Sociedade Brasileira
de Autores Teatrais).
Gerente de comunicação
• Elaborar a estratégia de divulgação impressa e on-line.
• Escolher as mídias.
• Quantificar o material gráfico.
• Coordenar a assessoria de imprensa e RP.
• Elaborar a programação visual e arquitetura web.
Produção
Assistente de produção, cerimonialista, secretária executiva, mestre de cerimônias,
moderador, recepcionista, montador de mise-em-place.
Logística
Diretor de palco, assistente técnico, roadie, (montador e plugador de instrumentos),
monitor de estacionamento, monitor de estádios, montador de palco, engenheiro de
som, engenheiro civil, escalador.
Comercialização
Elaborador do projeto de captação, captador de apoios, captador financeiro, promotor
de venda, assistente financeiro (tesoureiro).
Comunicação
Assessor de imprensa, relações públicas, agente divulgador, (filipetagem e fixação de
banners/cartazes/gallhardetes), programador visual.
5 Orçamento
Orçamentos são pesquisas preliminares de preços para contratos de serviços e terceirização. Nesta etapa de pré-
produção deve-se dispor de 15 a 20 dias para solicitar, estudar e selecionar os fornecedores. Depois, o gerente
comercial deve encarregar-se de fechar o Plano de Custo e Receita, observando os limites impostos pelo
contratante ou em função da amplitude do evento.
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6 Plano de custo
Nem tudo que é orçado transforma-se em custo, visto que ao mesmo tempo em que se elabora o orçamento, são
feitas negociações com os locadores de espaço, os veículos de mídia e os organismos públicos. Parte destas
negociações pode resultar em contratos de apoio que desoneram a planilha de custos. É bom ficar atento.
De modo geral, os custos podem ser agrupados em quatro grupos de despesas: infraestrutura, mídia impressa e
eletrônica, recursos humanos e custos administrativos. Os tributos e impostos são calculados à parte.
7 Plano de receitas
Finalizado o custo, chegou a hora de planejar as receitas. Lembre-se sempre que enquanto os custos são
definitivos, as receitas são apenas estimadas. De modo geral, podem ser captadas quatro fontesde receita:
Ingressos (bilheteria)
Após um ensaio que deve prever alternativas de preço individual combinadas com as probabilidades de lotação
de público no local, o valor médio previsto deve ser transportado para o Plano de Receita Operacional, inclusive
com previsão de ingressos antecipados e meias-entradas.
Cotas publicitárias (patrocínios)
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Empresas e entidades públicas de turismo podem participar como patrocinadoras depois de estudarem o projeto
de captação de recursos e optar por financiar o evento de forma exclusiva ou parcial. Existem vários modelos de
captação de investimentos no mercado que serão estudados na próxima aula.
Venda de espaços publicitários
Pode ser organizado um plano de merchandising com a venda de espaços para exposição da marca contratada
em várias peças ou espaços publicitários: stands, faixas, banners, placas de arena, luminosos, posters,
galhardetes.
Parceria turística
Comissões obtidas junto às agencias de viagem quando se contrata seus serviços para a organização de city-
tours e excursões para os participantes de um congresso ou seminário. Mediante convênio, a empresa
organizadora pode receber uma porcentagem pela venda individual dos pacotes de excursão com a agencia
oficial do evento.
Eventuais (receita indireta)
Aqui podem ser incluídas as vendas indiretas de produtos ligados ou não ao evento, nos espaços de circulação e
que possam gerar caixa para o evento. Podem ser incluídos também os diversos tipos de doação (partidos
políticos, ONGS e patrocinadores não empresariais, do tipo ). Recursos provenientes de programascrowfunding
de incentivo federal, estadual ou municipal das entidades públicas (Lei Rouanet, Lei do audiovisual, leis
regionais, fundos de incentivo à cultura), podem também ser incluídos aqui.
 Crowfunding: Financiamento colaborativo via internet, é a obtenção de recursos financeiros para iniciativas de
interesse coletivo pela agregação de múltiplas fontes de financiamento, em geral pessoas físicas interessadas na
iniciativa.
8 Elaboração de check list
Documento que registra as necessidades de materiais, equipamentos, pessoas e recursos físicos. Normalmente
devem ser incluídos os seguintes itens: descrição em detalhes do local do evento, serviços de criação e arte,
material gráfico, material para divulgação, passagens aéreas, ferroviárias e rodoviárias, material promocional,
recursos humanos, entretenimento, material de expediente, cerimonial e protocolo, alimentação, plano de
cardápio, equipamentos de audiovisual, montagem, hospedagem, apoio turístico, serviços de recepção e pós-
evento.
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9 Negociação de apoios básicos
Com base no pré-projeto de captação já aprontado durante a etapa do planejamento técnico, pode-se iniciar e
concluir as negociações de apoio ao evento por parte de . É importante finalizar esta negociação antesempresas
da próxima etapa (comercialização), até para que a conquista destes apoios, possa figurar no projeto final de
captação e ajudar a trazer recursos financeiros diretos.
Alguns exemplos de empresas que podem apoiar o evento:
• Locador do espaço – cede espaço mediante participação nos lucros, como por exemplo, exploração do bar ou
restaurante.
• Filmagem e Fotografia – em troca da exclusividade, divulgam a empresa ou o evento nos blogs profissionais ou
no Youtube.
• Estacionamentos – cobram preços promocionais mediante apresentação do convite ou do ingresso na saída.
• Fabricantes de bebidas – cedem produtos em troca de publicidade ou para expansão de novos produtos.
• Hotéis e pousadas – oferecem cortesias ou descontos, em troca de publicidade.
• Operadoras de internet – transmitem o evento pela internet, em busca de aumento da base de usuários.
• Cias. Aéreas – oferecem cortesias de bilhetes aéreos para artistas e palestrantes.
• Prefeituras – cedem serviços de som, iluminação e montagem de palco ou liberam taxas de uso de energia
elétrica e taxas de uso de espaço público.
• Emissoras de rádio, TV e jornais - apoiam eventos em troca da visibilidade que aumentam a audiência e
favorecem o acréscimo do valor dos comerciais.
• Comércio local – fornecem materiais e equipamentos em troca de publicidade.
10 Projeto final de captação
O projeto externo é direcionado para os patrocinadores e visa à captação de recursos para financiar o plano de
custo. É composto de várias seções, e destacamos aqui as obrigatórias:
Objetivos
As metas mais amplas que o evento pretende atingir. Costuma ser identificado na segunda página, já que a
primeira, reporta-se a identificação geral do evento (título e memorial). Em eventos estáticos (congressos e
seminários), devem ser incluídos os objetivos secundários, que se referem às metas mais específicas que o
encontro deve visar.
Público-alvo
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O perfil e número dos participantes precisam estar bem definidos. A diferenciação de público pode ser feita por
segmentação demográfica como: faixa etária, classes sociais e proximidade geográfica ou por segmentação
psicográfica: atitudes, comportamentos, estilos de vida, profissões, etc. A quantidade presumível de participantes
ou circulantes devem estar indicadas.
Justificativa
Argumentação que trabalha os motivos que interessam ao patrocinador para investimento em uma verba de
patrocínio.
Programação
Os itens que constam da programação precisam ser divididos em sets ou etapas e que transcrevam de modo
geral, as atrações, os temários e os eventos alternativos.
Retorno publicitário
Conjunto de vantagens que o patrocinador terá com o investimento: logomarca nos cartazes, jingle de rádio,
sorteios de brindes, banners no website do evento na internet, são alguns exemplos.
Vamos apresentar um feed-back publicitário sugerido ao patrocinador que investe uma verba de marketing num
projeto de shows promovido por um município turístico do Estado do Rio de Janeiro.
Saiba mais
Após a finalização do texto do projeto de captação de recursos financeiros, estamos prontos
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11 Finalizando a aula
Veja na os 26 itens das despesas de um hipotético show do grupo Roupa Nova, na casa noturna Vivo Rio –LISTA
no Rio de Janeiro, como parte dos festejos de fim de ano da Secretaria de Turismo da prefeitura.
Lista – Itens de despesa
Locação de espaço
Cenógrafo
Criação de hotsite (site do evento)
Promotores externos
Sonorização
Anúncio de jornal
Cachê + transporte + alimentação
Outdoor
Montagem de placas estáticas (back-light)
Pintura de placas estáticas (front-light)
Cartazes
Spots de rádio
Recepcionistas
Cenografia (material)
Montagem de Iluminação
Impressos (projetos, crachás e formulários)
Assessor de Imprensa
Consultor - elaboração de projeto
Captador de recursos financeiros
Arte-finalista / programação visual
Montagem de palco
Produtor executivo
Buffett vegetariano
Após a finalização do texto do projeto de captação de recursos financeiros, estamos prontos
para a próxima etapa do Pré-evento: a comercialização. Aguardem a próxima aula.
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Propaganda online
Comissões de venda
Energia
O que vem na próxima aula
Na próxima aula, você vai estudar:
• Pré-Evento - parte II.
• Comercialização.
CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Delineou as principais tarefas que compõem a pré-produção de um evento, uma etapa da fase Pré-
evento, que antecede a etapa de comercialização.
• Identificou a importância do RDT - registro de descrição técnica, como o embrião do futuro evento e 
articulador das diferentes ações estratégicas e administrativas do projeto.
• Examinou a montagem de uma estrutura organizacional capaz de gerar a governança executiva do 
evento e articular os diferentes cargos e funções essenciais para esta gestão.
• Analisou a organização do check-list para a execução de um evento e sua relação com a formação da 
planilha de custos.
• Observou a pertinência de se conseguir os apoios de empresas interessadas em trocar materiais, 
equipamentos, recursos humanos e físicos como fatores de alavancagem para a missão de se conseguir 
patrocinadores.• Verificou do ponto de vista estratégico, a necessidade de fechar a planilha de custos, o plano de receitas 
e o projeto de captação de recursos financeiros, antes da comercialização do evento.
Referências
ABREU, Jonas. Como produzir eventos sem medo. Rio de Janeiro: Publit, 2008. Cap. 5. p. 79-82.
CAMPOS, Luiz Claudio de A. Menescal e outros. Eventos: Oportunidades de novos negócios. Rio de Janeiro:
Editora SENAC Nacional, 2000. p. 51-71.
MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Editora Atlas, 1ª ed. 2003. Cap. 3 – p. 82-114.
MATIAS, Marlene. Organização de Eventos. Procedimentos e técnicas. 5ª ed. Barueri, São Paulo: Manole, 2010.
Cap. 7 – p. 145-187.
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	Olá!
	1 Introdução
	2 Pré-evento
	3 Formatação básica
	4 Estrutura administrativa
	5 Orçamento
	6 Plano de custo
	7 Plano de receitas
	8 Elaboração de check list
	9 Negociação de apoios básicos
	10 Projeto final de captação
	11 Finalizando a aula
	O que vem na próxima aula
	CONCLUSÃO
	Referências