Gestão de Eventos: Pós-Evento

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
PÓS-EVENTO
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Olá!
Ao final desta aula, você será capaz de:
1. Proporcionar uma síntese das atividades que transcorrem na fase pós-evento, ressaltando a avaliação técnica,
administrativa e financeira.
2. Confrontar os resultados esperados com os obtidos, observando a possibilidade de se efetivar a continuidade
do projeto.
3. Demonstrar as principais rotinas que devem ser efetuadas no pós-evento referentes à administração,
operações, relações públicas e produção.
4. Observar a importância do plano de remarketing como fator de atualização da identidade do evento e de suas
propostas junto ao núcleo receptor.
1 Introdução
Uma das consequências imediatas para o desenvolvimento do turismo tem sido o surgimento de oportunidades
para a produção de eventos. Seja para atrair investimentos ou como ponto final da indústria de entretenimento,
a organização de eventos vem se constituindo num dos setores que mais crescem no Brasil. Quando se avalia
este crescimento de oportunidades no Brasil, uma cidade que se destaca é o Rio de Janeiro. De fato, a julgar pelas
campanhas de marketing projetadas pela EMBRATUR para o Brasil, que mantém os privilégios do Rio de Janeiro
como porto receptivo de turismo nacional, pode-se esperar para os próximos anos, um boom turístico jamais
visto. Mas não apenas o Rio de Janeiro experimenta essa nova tendência, já que muitas cidades médias como
Florianópolis, Foz do Iguaçu, Salvador, Recife e Fortaleza, por exemplo, possuem calendários regulares de
eventos que se harmonizam com projetos de desenvolvimento turístico. Outro aspecto ressaltado em nossas
aulas é que a área de produção de eventos se torna cada vez mais profissional, mas não basta ter a idéia de
organizar o evento e enquadrá-lo em um calendário turístico. Uma parte significativa dos projetos de eventos
experimenta um fracasso parcial ou total pela inobservância das regras básicas de gestão e organização:
insuficiência do estudo de viabilidade, elaboração indevida de projeto de captação de recursos, divulgação
inadequada e ineficiência da estrutura operacional, para citar as mais freqüentes. Além desses fatores de ordem
estrutural, acrescentamos os de natureza conjuntural, isto é, o evento precisa ser elaborado como se fosse um
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produto e ser lançado no mercado para consumo cultural ou profissional. Como examinar todas estas variáveis e
ainda assim, gerenciar e organizar eventos turísticos bem sucedidos? É o que propomos demonstrar nas aulas
seguintes. Vamos lá?
2 Pós-evento
Vimos que na fase anterior (trans-evento), nossa preocupação foi focada no controle operacional e técnico-
administrativo de todas as ações desencadeadas durante o evento, mas que são vivenciados vários dias antes
dele. Por isso, dissemos que, na fase trans-evento, estamos tentando fazer duas coisas: adequando os termos
desejados pelo promotor e patrocinador aos termos esperados ou executados no evento pelo organizador e
reposicionando a programação em função de imprevistos ligados à equipe, aos convidados, aos fornecedores e às
operações.
Deste modo, caso possamos avaliar esse nosso esforço ao final do evento, estaremos desencadeando uma análise
do nosso desempenho como organizadores. Assim, para caracterizar o pós-evento, vamos manter os mesmos
cenários de atividades da fase trans-evento, para ajudar na compreensão desta avaliação.
É bom lembrar que a fase pós-evento não é apenas uma etapa de avaliação, mas de trabalho duro também. É o
momento de desmontagem, limpeza, manutenção e retorno aos investidores, sem esquecer o relatório
financeiro, é claro.
3 As teorias da motivação
Teoria de Lewin
Podem ser citadas inúmeras tarefas, mas destacamos as principais: correspondência final às entidades privadas
e públicas que tenham participado do evento, arquivamento das correspondências e emails, agradecimentos aos
fornecedores, providencias quanto aos anais (resumos) dos eventos, balanço financeiro e prestação de contas,
pagamento e acerto de todos os pagamentos em aberto, balancete administrativo e demonstrativo das
providencias tomadas, liquidação de pendências sobre instalações, materiais, recursos humanos e equipamentos
utilizados, devolução à empresa promotora do evento dos materiais não utilizados, entrega de toda a
documentação do evento ao promotor, incluindo as estatísticas e relatórios de público.
Teoria dos dois fatores
Vamos nos basear nas orientações de Marlene Matias (2009:185-186) para situar melhor esse ponto.
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Avaliar é o processo fundamental na busca pelo aprimoramento da organização de um evento. Frequentemente,
os trabalhos efetivados para um evento devem ser avaliados por meio de reuniões com os grupos e comissões
envolvidas.
A autora ressalta a importância do cronograma que determina tarefas, estabelece responsabilidades e prazos e o
check-list que acompanha o desenvolvimento de todas essas atividades do planejamento com mais detalhes.
Deve ser levada em conta a opinião das pessoas dos grupos de trabalho e, no final do evento, a equipe deve
reunir-se para avaliá-lo como um todo, em função dos resultados obtidos. Assim, a equipe de produção,
comercialização, logística e comunicação devem expressar suas opiniões sobre o evento de uma forma geral, não
apenas em relação ao conjunto de suas atividades.
Atenção
Segundo Jonas Abreu (2008:146-147), outro aspecto importante é o opinário distribuído aos participantes.
Recomenda-se que pelo menos 10% dos inscritos em eventos formais (congressos, seminários, fóruns)
preencham questionários de avaliação tanto impressos como na web. Em grandes eventos musicais, é sugerido
que a opinião seja captada na internet através das redes sociais ou direcionada via mailing list, aos clientes de
uma marca patrocinadora, que tenham participado do evento (cartões de crédito, bancos, seguradoras etc.)
De modo geral, deve-se fazer uma apreciação relativa ao quadro de resultados geral do evento. É conveniente
traçar um Ciclo de serviço dividido em duas etapas (técnica e financeira) construindo uma grade de avaliação
que varie de 1- Deficiente a 7- Ótimo.
Teoria de Maslow
1. Som (microfones, amplificação, monitoramento, equalização, condições técnicas).
2. Iluminação (efeitos especiais, condições técnicas, monitoramento).
3. Espaços físicos (palco, estacionamento, auditório, salas de reunião, banheiros).
4. Equipamentos (datashow, back line - equipamentos de palco, tradução simultânea).
5. Serviços liberados (filmagem, fotografia, edição de texto).
6. Secretaria executiva (direção, controle, organização, distribuição).
7. Transportes (transfers in-out, serviços aéreos, terrestres, ferroviários).
8. Serviços turísticos (agência de viagens).
9. Distribuição (venda de ingressos, operações nos pontos de venda).
10. Atendimento (recepção, manobrista, alimentos & bebidas).
Teoria X e Y
1. Plano de custo (metas e resultados).
2. Plano de receita (cotas publicitárias, venda de ingressos / metas e resultados).
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3. Auditoria de marketing (custo da campanha de propaganda / metas e resultados).
4 Relações públicas
Do ponto de vista das ações de comunicação e relações públicas, podemos citar diversas tarefas pós-eventos,
mas todas centralizadas em capturar os registros audiovisuais do evento e repercutir seus resultados para a
mídia e os demais interessados.
Preparação e expedição do release final – noticiário geral.
Pesquisa de Clipping – análise da repercussão midiática sobre o evento em jornais, emissoras de rádio e TV, blogs
e redes sociais. Este serviço pode ser terceirizado.
Avaliação final do trabalho e dos impactos obtidos junto aos públicos internos e externos.
Arquivamento, edição e distribuição dos arquivos audiovisuais para redes públicas de consulta (YouTube) e redes
privadas (Associações de classe, promotores contratantes, empresas patrocinadoras, apoiadoras e parceiras dos
setores envolvidos etc.).
Retorno aos patrocinadores dos resultados obtidoscom o evento, através de relatórios estatísticos
comprobatórios do alcance dos objetivos de marketing e propaganda propostos.
5 Produção
Na área de produção, destacam-se entre outras atividades: desmontagem de palco, som, luz e cenários. Operação
pente-fino que recolhe objetos, bolsas e carteiras esquecidas, constata danos ao patrimônio físico e natural no
entorno do evento e verifica se todos os materiais e equipamentos no palco (fixos, alugados ou emprestados)
estão em ordem e funcionando. Esse trabalho pode ser feito em conjunto com o staff de logística.
Como o gerente de produção assume a gerência do evento, é necessário que ele cuide de prover em sintonia com
a equipe de operações (apoio externo), o auxílio necessário aos artistas, palestrantes e convidados em relação
aos serviços de transporte, alimentação e hospedagem após o evento.
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Quando houver ações humanitárias ou beneficentes como reciclagem, produção alternativa de energia ou
recolhimento de alimentos não perecíveis cabe a produção entrar em contato com as organizações responsáveis
ou acionar o poder público, através das secretarias de meio-ambiente e ação social.
6 Operações
Refere-se a toda parte operacional do evento, em âmbito externo (logística e transporte) e interno (instalação
física, bilheteria, estacionamento etc.).
Instalações físicas e equipamentos
É necessário checar avarias nos auditórios, salas, banheiros, aparelhos de ar condicionado, mesas, tribunas,
praticáveis, maquinas copiadoras, painéis, aparelhos telefônicos, central de informática.
Devolver em estágio funcional os equipamentos audiovisuais eventualmente utilizados: projetor de slides, DVD,
aparelhos de som, amplificadores, microfones, computadores, flip chart, datashow.
Infraestrutura de apoio externo
Em sintonia com o gerente de produção, a equipe de operações deve cuidar do apoio externo nos detransfers 
retorno ao aeroporto, ou hotel, e até na programação social, cultural e artística planejada para os convidados que
prefiram esticar sua estada no núcleo receptor. Em eventos ao ar-livre, especial atenção deve ser dada à
supervisão na desmontagem dos banheiros químicos e instalações de quiosques de alimentação.
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Infraestrutura de apoio interno
Desmontagem das placas de sinalização de acesso às dependências internas, principalmente no caso de
reutilização imediata por parte do locador do espaço, procedimentos na bilheteria para fechamento do caixa e
divisão de participação, especialmente quando se tratar de apurar total de público com base nos cartões de
consumo individual distribuídos na entrada, e por fim, avaliar as ocorrências junto a segurança interna e externa
ou eventuais queixas de usuários.
Depois de todo esse processo de avaliação, resta preparar um plano de Mas o que significa isso?remarketing.
Este plano acompanha o Relatório final, ou dele é originado. Em princípio, pode-se imaginar que o Plano de 
 tenha validade quando as avaliações técnica e financeira estiverem abaixo da crítica, mas nãoremarketing
reposicionamos apenas produtos fracassados. Há um ciclo de maturação do evento, que deve ser acompanhado.
O é a busca de uma identidade nova para evitar a saturação e isso se faz com criatividade. remarketing 
Exemplos de eventos “remarketizados”: Tim Festival (abrindo espaço para bandas pop fora do estilo jazz), Feira
da Providência (produtos com tecnologia de ponta) Beto Carrero World (marketing de aproximação através dos
circos), Rock in Rio (ampliando o leque de opções para além do rótulo de um festival de “rock”).
Por último, Jonas Abreu (2008:148) nos lembra os principais motivos que levam um evento ao fracasso:
1. Nome ou slogan equivocado.
2. Distribuição dos pontos de venda de ingresso inadequado ou insuficiente.
3. Erro na identificação do público-alvo.
4. Lançamento do evento na época ou dia errado.
5. Ataque da concorrência através da imprensa.
6. Coincidência de datas.
7. Conjuntura econômica em queda no núcleo receptor.
8. Propaganda mal direcionada ou insuficiente.
9. Serviço sem qualificação (atendimento, secretaria, operações, apoio externo).
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Os motivos nunca estão isolados, sendo resultado de um conjunto de situações que se harmonizam para o
fracasso, e que devem ser destacados para análise, mas posteriormente reintegrados ao plano de remarketing
sob a forma de planos de ação.
Olhando para essa relação, devem-se identificar os motivos mais relevantes que tenham contribuído para o
fracasso, pesquisar as razões da falta de acerto, tomar as decisões administrativas cabíveis e verificar o grau de
influência na identidade do evento, quando você atualizar o método. Às vezes, toda a estrutura do evento fica
modificada, em função do item examinado, dado o caráter de extrema interdependência na produção de eventos.
CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Registrou uma síntese das atividades que transcorrem na fase pós-evento, tendo a oportunidade de 
perceber a importância da técnica, administrativa e financeira.
• Habilitou-se a confrontar os resultados esperados com os obtidos, observando a possibilidade de se 
efetivar a continuidade do projeto.
• Analisou as principais rotinas que devem ser efetuadas no pós-evento referentes a administração, 
operações, relações públicas e produção.
• Identificou os motivos que levam um evento ao fracasso, observando que o plano de remarketing é um 
fator que atenua essas variáveis e atualiza o evento.
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Referências
ABREU, Jonas. Rio de Janeiro: Publit, 2008. Cap. 13. p.146-149.Como produzir eventos sem medo.
MARTIN, Vanessa. São Paulo: Atlas, 2003. Capítulo 3. p.117-133.Manual Prático de Eventos.
MATIAS, Marlene. Procedimentos e técnicas. 5ª. Ed. Barueri, São Paulo: Manole, 2010.Organização de Eventos.
Capítulo 7. p.184-187.
WATT, David. São Paulo: Artmed Editora, 2004. Capítulo 6. p. 96-97.Gestão de eventos em lazer e turismo.
	Olá!
	1 Introdução
	2 Pós-evento
	3 As teorias da motivação
	4 Relações públicas
	5 Produção
	6 Operações
	CONCLUSÃO
	Referências