Planejamento de Eventos: Fases e Tarefas

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
PLANEJAMENTO GLOBAL – PARTE I
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Olá!
Ao final desta aula, você será capaz de:
1. Oferecer uma visão geral das quatro fases em que se divide a organização de eventos, observando a relação
entre elas e os objetivos definidos para cada etapa.
2. Delinear a primeira fase (planejamento global), procurando identificar as principais tarefas a serem
desenvolvidas desta fase.
3. Examinar duas destas tarefas (pesquisa de marketing e estudo de viabilidade).
4. Introduzir noções gerais das etapas de uma pesquisa de marketing, conduzindo suas conclusões para o estudo
de viabilidade do evento.
1 Introdução
O planejamento é a espinha dorsal do evento. Muitas empresas ou profissionais de eventos empenhados em
concretizar rapidamente suas ideias, partem para projetos mal formulados, apostando mais em tarefas e
processos, se esquecendo de mapear estrategicamente todas as possibilidades. Este procedimento é até
compreensível em gestores amadores de eventos, que realizam seus projetos sem uma estratégia definida,
partindo logo para a realização do projeto assim que a ideia toma forma. Agora, vamos supor que você seja um
profissional de eventos, tendo a responsabilidade de organizar calendários turísticos e coordenar uma imensa
variedade de tarefas, muitas delas simultâneas e quase todas desafiadoras. Poderá agir se não se organizar de
modo profissional? Claro que não. Esta aula tem como objetivo fornecer uma visão geral das fases que compõem
a realização de um evento, detendo-se nos pontos principais da primeira etapa: o planejamento global. O início
de um evento é um trabalho bastante cuidadoso, e se você não capturar as informações necessárias para
elaborar a ideia central e concluir um estudo que permita tomar a decisão de continuar com o projeto, o fracasso
será iminente. Pesquisa de marketing, análise de mercado, estudo de viabilidade publicitária e financeira e um
eficiente planejamento técnico são as atividades indispensáveis nesta etapa, que chamamos de Planejamento
Global. É o que veremos a seguir.
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2 Fases da produção
A grande providência de estudos preliminares desde sua concepção torna o projeto de organização de eventos
um grande exercício na busca pelo atingimento dos objetivos propostos.
As fases da produção colocam o coordenador de eventos diante da possibilidade de gerenciar e controlar todos
os aspectos de planejamento, execução e avaliação de um evento ou projeto de eventos e compreende quatro
passos fundamentais:
Planejamento Global: destacando-se a Pesquisa de Marketing, Estudo de Viabilidade e Planejamento Técnico.
Aqui a ênfase se concentra na estratégia geral.
Pré-evento: quando o plano estratégico passa para o nível das comissões e se constrói o planejamento tático 
composto de Pré-produção, Comercialização e Comunicação.
Transevento: que corresponde à execução e transfere o planejamento tático para a frente operacional,
organizando as tarefas de administração, produção, relações públicas e operações, propriamente dita.
Pós-evento: que inclui a avaliação mercadológica, técnica e financeira, visando à reformulação dos
procedimentos.
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3 Planejamento Global
Antes de organizar um evento, é essencial que a ideia seja consolidada e passe por um processo estruturado de
seleção e aprovação.
Lembre-se que estamos falando aqui com futuros profissionais de turismo que almejam os benefícios que o
turismo de eventos pode trazer ao destino turístico. Seria interessante você recordar que na aula 01 foram
identificados vários objetivos sociais, econômicos e culturais, que podem motivar a realização de uma política
para o mercado turístico.
Ainda podemos nos dirigir também aos profissionais das diversas empresas turísticas que planejam organizar
eventos visando aproximar parceiros e fornecedores, ou mesmo como parte integrante de um plano de
promoção institucional da empresa.
Atenção
Nesta fase, após a ideia, dois passos são necessários: pesquisa de marketing e estudo de viabilidade.
4 Pesquisa de Marketing
O promotor do evento deve descrever o objetivo principal do evento ou projeto de eventos (mercadológico,
social, cultural, econômico e turístico). A partir daí elaborar um conjunto de questões ou perguntas que precisam
de respostas e que atendam às principais demandas do projeto.
Objetivos turísticos
Alguns objetivos turísticos para os eventos (ver aula 01):
• Estimular trocas culturais.
• Gerar oportunidades de lazer.
• Estimular projetos sociais.
• Reequilibrar o mercado turístico.
• Criar ou ampliar o turismo de eventos.
Objetivos mercadológicos, sociais, culturais e econômicos
Alguns objetivos mercadológicos, sociais, culturais e econômicos (ver aula 01):
• Lançar produtos.
• Reunir parceiros.
• Confraternizar com funcionários.
• Organizar projetos de inclusão social.
• Revitalizar espaços decadentes.
• Criar corredores culturais.
• Atrair investidores para a área.
• Aumentar arrecadação de impostos.
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Toda pesquisa deve se concentrar na captura e análise das informações que ajudem a responder às sete questões
da ideia central do evento:
Por que será feito?
Que tipo de evento?
Quais são as atrações?
Qual o público-alvo?
Quando poderá ser feito?
Como será feito?
Onde?
Supondo que você seja o idealizador, lembre-se que quando você declara os objetivos do projeto, já
responde à primeira questão: Por que será feito?
Depois disso, deve-se identificar que questões mais urgentes a pesquisa de marketing pode solucionar para
auxiliar no planejamento de eventos. A título de exemplo, sugerimos um quadro comparativo que envolve
eventos corporativos e shows:
5 Pesquisa primária e secundária
Sistema primário
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Algumas destas informações podem ser colhidas no mercado, por meio de contatos com promotores, produtores,
locatários de espaço, hotéis ou com o público em geral. Algumas fontes: telefone, questionários interativos via
internet, pesquisa de opinião, pesquisa de campo, questionários impressos, entrevistas, brainstorming (reunião
de pessoas para uma “tempestade de ideias”).
Sistema secundário
Outras podem ser colhidas de terceiros, porque são informações prontas capturadas em websites, publicações
de órgãos diversos (públicos ou privados), pesquisa bibliográfica (histórica, científica, documental) e seleção de
dados de pesquisas já feitas. Algumas fontes: websites de entidades turísticas, anuários estatísticos (IBGE e
EMBRATUR), guias de hotéis, Secretarias de Turismo, Cultura e/ou Lazer; jornais, revistas, boletins técnicos,
revistas especializadas.
6 Identificação e resposta às principais forças 
macroambientais
Avaliação do problema: Que alternativas terei a partir das informações da pesquisa? Você quer a pesquisa para
comprovar uma hipótese ou quer avaliar as disposições em aberto? Esta pesquisa é realmente necessária?
Definição do problema: Para se atingir um grau de eficiência elevado, o primeiro passo é estabelecer os limites 
da informação ou problema. Defina a informação principal que precisa, isolando-a. Formule hipóteses e descreva-
as relacionando análises pessoais ou conclusões a respeito do mercado, da atratividade da ideia, do local que
sediará o evento, do público-alvo, etc.
Por exemplo, se você tem a verba do evento garantido pelo patrocinador, seu problema principal estará nas
operações do evento (como? quando?). Mas se seu projeto é idealizado pela sua empresa, provavelmente suas
preocupações principais podem estar ligadas à atratividade do projeto e à captação dos prováveis investidores.
Determinação dos objetivos: Suas incertezas principais o levarão a declarar um ou dois objetivos 
fundamentais. O objetivo fundamental é a informação básica que precisa para viabilizar o seu projeto. As demais
hipóteses relacionadas na fase anterior transformam-se nos seus objetivos secundários, constituindo-se
naquelas informações que ajudarão a cumprir o objetivo principal.
Coleta de dados: Chegou o momentode você escolher os métodos de coleta de informações. Escolha de acordo
com a conveniência e com os objetivos do evento.
• Mala direta ou resposta via internet.
Seu alcance é maior, mas o retorno de questionários é reduzido, além disso, é necessário forte estímulo para
resposta.
• Telemarketing.
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Veículo rápido para obter informações, exige seleção criteriosa e pode ocasionar falta de colaboração do
entrevistado por imaginar ser pesquisa para venda. Há dificuldades na entrevista com executivos.
• Contato pessoal.
Apresenta capacidade para obter dados mais criteriosos, utilização de questionário, permitindo tabulação mais
precisa. Pode haver influência sobre o entrevistado. O contato pessoal utiliza de forma destacada: entrevista em
residências, empresas, abordagem na saída de eventos e shoppings.
• Pesquisa qualitativa.
Apresenta capacidade para obter dados mais criteriosos, utilização de questionário, permitindo tabulação mais
precisa. Pode haver influência sobre o entrevistado. O contato pessoal utiliza de forma destacada: entrevista em
residências, empresas, abordagem na saída de eventos e shoppings.
• Observação.
Utiliza grupos específicos, normalmente incluídos no público-alvo do projeto, cujo critério de seleção para
entrevistas deve ser rigoroso. A pesquisa qualitativa é interativa e segue um roteiro, ao invés de um questionário
e pode servir como introdução a uma pesquisa mais profunda.
Tabulação e análise: Se sua pesquisa for quantitativa, é necessária uma tabulação dos dados, isto é, o
processamento e seleção das informações, observando a possibilidade de cruzamento dos dados. Por exemplo,
se você precisar saber a porcentagem de empresas de uma localidade interessadas em patrocinar espetáculos de
teatro e dança ou a capacidade hoteleira de um núcleo turístico capaz de hospedar visitantes para eventos
corporativos.
Se sua pesquisa for qualitativa, deve ser organizado um roteiro de conclusões, anotando as mais claras, e
procurar identificar as incidências mais relevantes. Por exemplo, se você quiser saber se há mercado para a
criação de um corredor cultural de música afro em certa região turística ou qual é a tradição histórica mais
importante desta região.
Estar com os dados dispostos e organizados não quer dizer muita coisa. É necessário compreender e intuir sobre
providências e estratégias. Rever o procedimento da pesquisa, avaliar os métodos e concluir se as informações
estão dispostas em torno dos objetivos. A partir deste ponto, divida a análise em blocos de dados e organize uma
análise final consistente.
Estratégias de ação: É necessário pesquisar outras informações? Os dados apresentados ou tabulados servem
aos meus propósitos? Caso eu viabilize a realização deste evento, quais as estratégias imediatas a serem
formalizadas? Minha empresa ou o promotor tem condições e infraestrutura para tocar o projeto?
Finalizada a Pesquisa de Marketing que obviamente respondeu as suas indagações principais, o próximo passo é
responder seis perguntas básicas, que concluirão pela viabilidade ou não de seu projeto.
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O que vem na próxima aula
Na próxima aula, você estudará os seguintes assuntos:
• Planejamento Global - parte II.
• Planejamento técnico.
CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Identificou as quatro fases em que se divide a organização de um evento, observando a relação entre 
elas e os objetivos definidos para cada etapa.
• Analisou os principais passos envolvidos no planejamento global, que constitui a primeira destas quatro 
fases.
• Percebeu a importância da pesquisa de marketing e do estudo de viabilidade, para a elaboração da 
estratégia de eventos.
• Delineou as principais etapas de uma pesquisa de marketing aplicada a eventos, observando sua 
aplicabilidade de acordo com os objetivos traçados.
• Examinou uma lista de perguntas que auxiliam na elaboração de um estudo de viabilidade para qualquer 
projeto de eventos.
Referências
ABREU, Jonas. Rio de Janeiro: Publit, 2008. Cap. 3. p. 57-63.Como produzir eventos sem medo.
MARTIN, Vanessa. São Paulo: Editora Atlas, 1ª ed. 2003. Cap. 3 – p. 70-77.Manual Prático de Eventos.
MATIAS, Marlene. Procedimentos e técnicas. 5ª ed. Barueri, São Paulo: Manole, 2010.Organização de Eventos.
Cap. 7 – p. 145-6.
No capítulo 7 - “Planejamento e Organização de Eventos” do livro ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
– PROCEDIMENTOS E TÉCNICAS, 5ª. edição, 2010, de Marlene Matias, você encontra um
abundante material explicativo sobre as quatro fases do processo de planejamento e
organização de eventos, que será utilizado para consulta nas próximas aulas.
Saiba mais
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	Olá!
	1 Introdução
	2 Fases da produção
	3 Planejamento Global
	4 Pesquisa de Marketing
	5 Pesquisa primária e secundária
	6 Identificação e resposta às principais forças macroambientais
	O que vem na próxima aula
	CONCLUSÃO
	Referências